人事档案管理中存在的问题及对策思考.docx
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人事档案管理中存在的问题及对策思考
人事档案管理中存在的问题及对策思考
人事档案管理中存在的问题及对策思考
干部档案管理工作是党和国家干部工作不可缺少的一个重要组成部份，是做好干部工作的基本条件之一，干部档案管理工作的好坏直接影响到干部工作的效率和质量，涉及到每个干部的切身利益。
为了更好管理干部档案，为干部工作服好务，今年，我局就我县人事档案管理的现状及存在的问题进行了深入的调研，并就此提出了解决问题的思路及对策。
一、我县人事档案管理的基本现状及沿革
1、我县行政事业单位职工16917人、退休职工7180人，管有干部、职工、退休职工等档案24097卷，分别由20个管档单位管理，多的单位有1万多卷，少的只有几十卷。
2、我县干部档案管理主体的沿革
随着我国各项改革的不断深入，随之进行的人事管理制度和用人制度的改革，也相应给我县干部档案管理工作带来了新的变化，即由原来组织、人事、劳动部门相对集中管理下放到组织、人事、委口管理，到1998年委口管理的档案又下放到各主管局管理。
现我县县直机关有组织部，人事、劳动、农业、林业、水务、畜牧、交通、公安、财政、教育、卫生、文体、城建、蚕桑局等20个单位管有人事档案。
二、人事档案管理目前存在的主要问题及原因
近几年来，由于机构编制和用人制度的改革，单位管档人员变动频繁，出现了忽视人事档案管理现象，影响了干部管理工作，从调查中我们发现目前主要存在以下问题：
1、硬件设施解决落实差。
对干部档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀、个别单位的档案夹都被虫蛀多处小孔，影响档案的美观整洁、完整，有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。
2、材料收集不便，缺损严重。
由于乡镇事业单位机构改革，管理体制发生了变化，实行了乡镇政府和主管部门的双重管理，推行人员竞争上岗后，部分人员变动了工作岗位，档案没有及时转递，干部档案材料收集整理归档不及时。
有个别单位从97年干部档案下放到主管局管后，一直未按全国统一标准整理，材料多年未归档，造成档案材料不齐不全。
在这次调研中，我们在抽查的841份档案中，发现有438人差档案材料，占抽查总数的50以上。
其中：
差入党材料的208人，占24.7；差学历材料的99人，占11.8；差履历表的38人，占4.5；差年度考核表的93人，占11。
在20xx年新录用的60名国家公务员中，有55名党员，就有52人档案中没有入党材料，占94.5。
据统计，我县档案材料不齐不全，特别是入党材料、年度考核、工资变动材料差缺率几乎达40以上。
3、管档人员业务不熟、档案管理制度执行差。
近几年管档人员工作变动频繁，新手占70，加之各级管档部门没有组织专业知识培训，业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应干部档案管理工作。
个别管理人员在接、转调出、转入、工资、退休时需要查档案时不严格履行手续按规定办事，部门与管档单位协调不够，各做各的，需要用档案时，为了各自方便，不到管档单位查阅档案，叫本人自己提，造成在接转档案时不密封，借出半月、1月甚至有长达10个月不归还的，个别人钻空子，抽取个人档案材料造假、销毁、涂改等，为自己谋利，严重影响了档案的真实性。
三、我县人事档案管理的对策与思考
1、提高认识，加强领导。
干部档案是做好干部工作的基本条件之一，借助干部档案了解干部在各个时期的表现，历史地全面看待干部档案，把干部档案管好、用好是一项很重要的工作，国家在1990年制订了《干部档案工作条例》，中组部发了[1988]5号、[1996]55号、[1998]13号文件，对加强干部档案管理制订了一系列法规政策，体现了对干部档案工作的重视。
在这次调研中，通过我们对5个管档单位的了解中得知，只要领导重视的单位，档案就管得好，基本设施完善，有专用档案库房、铁质柜、空调等，领导落实，人员落实，档案装订好。
领导不够重视的单位，档案装订管理就差，不谈设施，就连装订工具都没有，材料不齐不全，多年未装。
为此，必须提高各级各部门对人事档案管理工作的认识，切实加强对档案管理工作的领导，人事档案管理工作应由各级各部门主要领导亲自负责抓总。
2、将现行人事档案管理权相对集中，推行人事代理制度。
中组部、国家档案局发布的《干部档案工作条例》（组通字[1991]3号）第六条规定，“干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。
县以上（含县）机关单位的干部档案实行由县委组织部集中管理，或由县委组织部、县人事局等单位相对集中管理，不具备保管条件或档案很少的单位，其干部档案由上一级单位管理。
”为此，应建立统一的政府所属的人事档案管理中心，以人事档案管理机构的独立性来确保人事档案内容的真实性。
3、加强档案工作的基础建设。
按照《干部档案工作条
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例》第二十七条规定，干部档案管理部门，要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜、库房面积每千卷需20至25平方米，库房内应设置空调、去湿、灭火等设备，库房防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施，库房、阅档室、办公室三室分开，经调查我县20个管档单位只有十分之一的单位基本达到要求。
为此，应将人事档案管理中心设置为不以赢利为目的的、经费由政府财政补助的事业单位，改人事档案付费托管为政府无条件保管，还人事档案为国家所有的本来面目。
4、加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人事档案管理人员素质。
《干部档案工作条例》三十八条规定，各级组织人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活、充分发挥他们的积极性和创造性。
而我县的实际情况是，20个管档专兼职干部70是新手，业务不熟。
建议：
（1）由组织部门，每2-3年组织培训一次业务知识，使他们了解管理档案的重要性，增强责任心。
掌握如何收集、鉴别归档材料、整理、装订档案的技术，知道如何把档案管好。
（2）配置专（兼）职人事档案管理人员，落实管档人员待遇。
干部档案管理的基本要求，就是外在形式的规范统一内容的完整、真实、精炼、实用，要实现这个要求需要一支热爱档案工作，熟练档案业务，安心本职工作，具有奉献精神的档案管理干部。
为此，应参照档案局对文书档案管理人员的待遇标准，落实人事档案管理人员应有的待遇。
5、严格制度，推行责任追究制。
为了避免档案的丢失、改动，必须建立健全档案工作管理制度和责任追究制度，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，利用方便，提供准确，有效地制约造成干部档案泄密、涂改等人为因素。
对人事档案管理中出现问题的，实行责任追究。
（1）在查阅、借阅档案时必须持单位证明，二人以上到管档单位，经领导批准方可查（借）阅。
（2）部门协作，除特殊情况需查（借）阅干部档案的外，其它任何需要档案的单位，必须到管档单位查（借）阅，不得为自身工作的方便，将个人档案叫本人借阅到用档单位一月半月，给个别人有机可乘，伪造、销毁、涂改档案等，不准随意复印干部档案材料。
（3）转出、转入干部档案必须密封，盖好密封章方能转出、转入。
各审查单位审查完后必须密封盖章或再转另一个单位。
6、收集干部档案材料是干部档案工作的基础。
随着政治经济体制改革的不断深化，干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给干部档案材料的收集带来了新的要求。
特别是乡镇事业单位人员聘用制改革后，干部管理权限下放，事业单位人员工作岗位发生变化，档案未随着人员流动转移等，也增大了收集材料的难度。
建议：
（1）管档人员必须及时向有关部门采取电话或一年一次上门催收与档案有关的各种材料。
（2）各管委人事部门随时收集材料及时交管档部门，形成层层有人管，上下左右，纵横相通的干部档案材料收集网络。
（3）认真整理，保证干部档案质量。
要按档案工作有关规定，实行全国统一标准整理装订，管好干部档案为合理流动人才服务，做到经常检查，室内清洁卫生、防火、防潮、防蛀、防尘。
今年以来，我分局全面落实宜春市工商局《关于集中开展集贸（农贸）市场“限塑”整治行动的紧急通知》的文件精神，取得了“限塑”工作上的一些成效。
一、认真组织领导。
成立了由分局长牵头的集贸市场“限塑”整治行动领导小组，制定了开展集贸市场“限塑”整治行动工作方案，明确了工作目标和责任。
二、做好大力宣传。
我分局结合万载县创建卫生城和创建文明城市工作，督促市场开办单位通过市场广播、宣传栏、横幅等形式向场内经营户、流动摊点和消费者宣传“限塑”的必要性和重要性。
截至目前，各市场、商场悬挂宣传横幅2条，办“限塑”宣传板报1起，在集贸市场张贴了5份限塑公告。
三、市场巡查到位。
我分局按照“网定格、格定责、责定人”的市场区域巡查模式，采取专项检查与日常巡查相结合的方式，积极开展“限塑”专项整治行动，对市场批发销售不合格塑料袋的行为进行严肃查处。
今年以来，我局共出动执法车辆12台次，出动执法人员38人次，检查各类市场5家、商场超市9家，检查各类经营户178户次，收缴不合格塑料袋近1.8万个，并依法对一家超市进行了罚款50元的处罚，有效的打击了销售、使用不合格塑料购物袋的行为。
对提高信息工作的几点思考
随着社会主义市场经济体制的建立和新一轮资产经营责任制的实施，信息在铁路经营管理中的作用日益重要，已成为影响领导制定和实施决策的重要因素，成为领导决策的基础和依据。
信息既有动态的、浅层次的，也有综合的、反映问题本质的深层次的。
为领导决策服务的主要是深层次信息，深层次信息能帮助领导及时掌握、贯彻、落实铁路各项方针政策和工作部署，能帮助领导揭示、解决生产经营中的主要矛盾和问题，能帮助领导对方向性和倾向性的问题进行超前预测和防范，能帮助领导掌握典型、总结经验、推动全局工作。
为达到这些要求，更好地服务于领导决策需要，必须改变被动地“等米下锅”的工作方法，积极主动地围绕铁路生产经营管理中的难点、重点、热点、焦点、亮点等方面，努力开发高层次信息。
笔者结合工作实践从五个方面谈几点粗浅体会。
一、强化信息意识，抓习惯养成 信息意识强不强的一个重要标志，就是看他是否养成良好的挖掘信息的习惯，是否有一种勤奋务实、无私奉献的挖掘信息精神。
这就要求我们秘书人员把重视信息工作不能只停留在口头上，应该落实到具体的行动中，养成积极主动、良好向上的挖掘信息习惯。
抓习惯养成可以从三个方面入手：
一是从强化组织管理入手，建立信息定量考核机制，形成外在压力推动。
在组织上，要加强信息工作的计划性，可根据企业的中心工作需要的原则，开展信息工作，确立信息题目，落实专人负责并限定完成时间。
从办公室主任到秘书人员，每一时期都要明确每一时期的信息重点。
在管理上，要引进竞争激励机制，将完成信息任务情况与秘书岗位责任及个人的分配挂钩，定期的开展优秀信息评选活动。
通过建立有计划、有目标、有责任、有考核的信息定量考核机制，强化秘书主动挖掘信息意识，有序推进秘书信息工作。
二是从增强自控能力入手，主动自我加压，调动内在积极性。
信息工作的计划性是相对的，不是绝对的，由于情况的变化，一些计划往往会受客观原因的影响而落空。
这就要求秘书人员，除想法设法尽力排除干扰外，还要有一种自我加压的意识，给自己提出既有数量指标，又有质量指标的信息。
如，陪同领导下基层检查工作、领导为基层解决问题等都要主动地写出信息。
这是变被动抓信息为主动挖掘信息的有效方法。
三是从提高综合素质入手，注重知识更新，养成自觉钻研的习惯。
信息工作是无止境的，没有停*站，更没有终点站，有的只是加油站。
特别是在当前铁路企业走向市场，实行资产经营责任制的过程中，运输单位的剥离分流、工附业单位的市场化经营、安全基层建设的深层推进、三项制度的配套改革、经营管理向安全生产过程的渗透、融合等许多方面，有的是刚刚立题，有的正处在改革与发展的关键时期，这对秘书搞好信息工作提出了更新、更高的要求。
为此，要求秘书人员加强理论和业务学习，重视知识、素材、信息的日常积累和更新，重视宏观思维能力的锻炼，不断的充实自己，完善自己，增强信息意识。
信息意识实际上是信息人员一种捕捉信息，对信息是否有价值、具有较高质量的综合判断和快速反映能力。
信息的最大特点是在于它的不确定性，既千变万化、稍纵即逝。
一个有良好信息意识的信息人员，能够凭借其敏捷的反映、深刻的洞察力在千变万化的信息世界里分辨出、捕捉到有价值的信息。
二、围绕中心信息，抓信息质量 作为企业领导参谋部、智囊团的办公室秘书的工作很多，很杂，办文、办会、办事牵扯了很大精力，用在信息上的时间十分有限，不可能每一件事情都能去，每一个会议都能参加上。
即使是企业的中心工作，存在的问题也是很多的，但是，总有一些是主要的。
因此，秘书人员要善于围绕中心工作抓主要矛盾，在信息内容、选题上应着重抓住四点：
一是突出重点，加强决策型信息的编写。
突出重点就是要以领导决策的需要为出发点，以服务企业科学决策为根本目的，避免四面出击，眉毛胡子一把抓的做法。
如，我们去年年初职代会确定了一些重点改革项目，为及时的宣传企业8个方面24个改革项目，编写了《支线改革迈出实质性步伐》、《房产制度改革呈多渠道发展》、《货装一体——装卸改革的出路》等一大批改革信息，及时反映了改革中出现的新情况、新问题，提出了深化改革的措施和建议，为推动改革起到了一定的参谋作用。
二是突破难点，加强导向信息的编写。
难点问题，往往制约着事物的发展。
突破难点，哪怕只是突破难点的一个方面，都具有很强的指导性和借鉴性。
如，东北地区冬季工务的“三折”问题，也是一个长期以来都没有解决好的难点，在很大程度上制约着分局安全基础建设的进程。
对此，我们针对分局长每周徒步走两个区间检查工务“三折”的信息下发到管内各单位，各单位纷纷仿效，形成了领导干部走区间，层层检查保安全的氛围，这样即为解决难点问题，又对各单位起到了良好的引导、借鉴作用。
三是抓住热点，加强系列信息的编发。
任何事物的发展都是一个动态的变化的过程。
我们要善于在动态中抓热点，采写信息，这是促进各项管理不断深入的良好
方法。
如，我们针对分局安全不牢的实际，组织采写了制约安全管理的成因、暴露出的相关管理的深层次问题，提出了改变被动局面的途径和一些对策的一系列专题信息，引起了分局领导的高度重视，也得到基层站段的认同。
四是盯住落点，加强信息的督查作用。
我们要在从属和被动中求得主动，就必须把信息和调研工作有机的结合起来，互为所有，相得益彰。
信息是调查报告的题目、前导和基础，调查报告则是信息深化的产物。
充分利用好信息和调查报告的关系，认真抓好落实过程中的信息督查工作，及时了解落实决策的情况，发现落实过程中带有普遍性、倾向性及苗头性问题，总结、提炼基层单位带有普遍意义的典型经验，提供领导参考和指导全局的工作。
三、提高信息质量，抓吃透“两头” 吃透“两头”，就是吃透“上情”、“下情”和掌握领导工作的热点，这是提高信息质量的前提。
具体的讲，就是要全面理解部、局当前的方针、政策精神和中心任务，摸清本企业生产经营实情，掌握本企业的特点，熟悉了解基层的情况和职工关注的难点、热点、焦点问题。
要吃透“两头”，必须在动态中把握好三个环节：
一是主动捕捉领导决策意图，力求实现与领导的“思路对接”。
要近可能的参加旁听企业领导办公会议、党政工团联席会议、经济活动分析和安全路风分析会等有关重要会议，了解企业领导的工作重心、决策思路，及其关注的热点。
要特别重视积累领导的观点，对领导在一些场合发表的零星观点，要留心记录、归纳、整理，形成系统化。
通过追踪领导思维的轨迹，掌握领导的思维与特征，并联系实际，系统和完善领导的思路。
这样才能在采写信息中做到想领导之所想，急领导之所急，帮领导之所需。
二是主动掌握基层的现实动态，力求实现与企业的“实情对接”。
要经常下基层，熟悉、了解整个企业的生产过程和经营状况，努力做到把部、局的方针、政策与分局的实情结合起来，把分局领导的决策与各站段的实情结合起来，全面准确地把握部局的精神实质和分局的现实需求，有针对性地开展信息工作。
三是主动调查研究，在真正解决问题上下功夫。
要坚持实事求是的信息原则，注重向实践请教，向基层请教，向群众请教，要从实践中、从事实中产生信息的观点和解决问题的办法，力避“闭门造车”、“报喜不报忧”等不良倾向。
做到不唯上，不唯书，只唯真，只唯实。
只有这样才有可能采写出有质量、有特色，又能揭示事物客观本质的信息，为领导提供可*的依据。
四、提高信息深度、精度，抓高层次信息的开发力度 日常信息工作中，由于信息人员的自身素质、所处角度不同等原因，所采写的信息反映表面现象、揭示一般问题，视野不开阔，深度不够，质量差，价值低的信息不少。
这就需要我们对信息进行再加工、再提炼、再浓缩，再挖掘，具体要把好“四关”。
一是筛选关。
对于所上报的信息，要精选信息素材，严格信息内涵，信息选才要求真，表现事物的本来面目，无论从哪个角度来采写，都来不得半点的“合理想象”和“文艺创作”，因而信息的综合加工，就要我们认真的判断，鉴别真伪，发现信息中的破绽和疑点，对原始信息加工进行核对、审查，把其中列举的事实、数据等核准搞清，剔除其中不真实、不可*的成分，防止偏差的信息给领导决策造成失误。
二是加工关。
在信息加工上注意做到从零散单一的反映个别情况到比较完整、系统的反映某一局部工作或全局情况；从一般为领导者提供信息到引发启示领导者的决策思路；从视角狭小的微观信息到涉及全局的宏观信息；从简单的提出问题到彻底的分析问题、提出解决问题的方法和步骤；从只看到现象到事物的本质；从报喜不报忧到喜忧皆报，加工出高质量、深层次的信息。
三是精炼关。
在把内容讲明、内容说清的基础上，尽量精简信息内容，提炼表达方式，使信息精悍严谨，简明扼要，重点突出。
要针对过去信息报的多，采用的少，单方面的材料多，综合性的材料少，报经验性信息多，报问题性信息少，一般性信息多，深加工信息、高层次信息少的实际，切实采取措施，搞好信息的深加工和精加工，提高信心的服务价值。
四是深度关。
透过信息反映的表面现象，挖掘更深层次的内涵，使信息立意新，有深度。
对信息从内容到形式上进行深加工，要站在领导的角度思考问题，选取加工信息，要掌握全局性、有指导的信息，要找出倾向性和共性问题的信息，通过全面、系统、综合、深入的反映和处理，提出一定的主观认识、看法和意见，达到认识事物本质联系、为领导提供高层次服务的目的。
五、提高信息效率，抓工作作风 企业的每一项工作都有一定的阶段性，只有敏锐的观察，善于捕捉信息，及时的进行加工整理，方能发挥信息的作用。
信息了解的再深、再细，由于事过境迁，也是徒劳无功。
因此，要注重提高信息效率，讲求信息的实效性。
要做到快出信息，出好信息，关键要该进工作作风，念好“勤、理、谋”三字经。
一是重于“勤”。
勤，就是勤于思考，勤于积累。
具体的讲，就是要做到“六勤”，即勤思，勤于捕捉问题，勤于思考问题；勤看，多看文件、报刊，新闻联播；勤听，处处留心，哪怕只是只言片语的信息，勤问，多问，不懂就追根究底，弄清原委；勤记，多记，及时整理归纳，切误时机；勤跑，多到各业务部门，多下基层，深入实地，获取第一手资料。
只有掌握了企业的整体情况，积累了丰富的素材，动笔时才会心中有数，言之有物。
二是善于“理”。
理就是理思路，提炼观点。
采写信息虽然没有什么捷径可走，但是，在采写前，拟个题目，在动笔之前，理清思路却是必不可少的。
只有这样，才能使写出的信息有的放矢，少走弯路。
我们既要学会理，还要善于理。
理思路要力避单一，就事论事，要结合当前重点工作，针对一些重点、难点、热点、焦点、亮点等方面，反映在加快改革开放和社会主义市场经济新形式下，铁路实行资产经营责任制过程中的新情况、新问题、新经验、新观念、新举措，根据领导的需要，提供层次不同的“适销对路”的信息。
三是敢于“谋”。
谋就是帮助领导出主意、当参谋、作智囊。
要提高信息服务效率，必须灾难谋字上下工夫。
要敢于“换位思考”。
俗话说“站的高，看的远”。
在采写信息是也应该站在企业的高度，站在领导的高度，摆脱部门和职位的局限，做到职位低，站得高，部门小，装得全，从领导的角度去思考本部门、本单位、本系统全局性的大事，去看待问题，分析问题，研究问题。
做到不在其位谋其政，不具其职尽其责，不掌其权想其事。
要敢于用改革的思路和超常规的方法，及时总结别人没有总结的经验和教训，敢于研究别人没有涉足的领域和课题，敢于提出没有提出的观点和对策。
这种“谋”才是高层次的“谋”，必然能产生更高的信息效率和效益，为领导提供高层次的信息服务。
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