会计信息系统金碟ERP系统采购模块工作流程.docx
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会计信息系统金碟ERP系统采购模块工作流程
金碟ERP系统采购模块工作流程
企业要提高竞争力，企业的信息化建设是必有之路，企业资源计划ERP（EnterpriceResourcePlanning）为企业的信息化建设提供了全面的解决方案。
ERP是管理技术与信息技术相结合的产物，是一个复杂的系统。
而金蝶ERP财务软件是我在日常工作中较常使用的财务软件。
金蝶ERP财务软件是以“让管理更简单”为核心设计理念，面向小型企业管理需求开发设计，旨在提高管理能力、完善规范业务流程，全面覆盖小型企业管理的五大关键环节：
老板查询、财务管理、采购管理、销售管理、仓存管理，实现企业决策者对管理信息实时掌控和灵活的财务、业务一体化的管理。
而采购管理系统是金蝶ERP系统中相对比较容易实现、见效最快的子系统之一。
有些大型公司使用的了ERP系统，其中包含了物料模块、应付模块、成本模块、总账模块等，目前财务软件也有这些模块，并更易于操作，我所介绍的暂估入账法就是建立在这样的系统基础上的，因此它是很方便借鉴的。
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L$Z;q,X一、金蝶ERP采购模块操作流程
金蝶ERP系统!
j0o*p.X9l8g应付模块中有一个采购订单界面，采购部在签订采购合同后，在正式采购前须在系统的采购订单界面录入订单内容，包括合同号、供应商、材料编码、材料名称规格、价格、数量、到货日期、运输及付款条款等，然后将合同正本交财务部。
财务部收到合同正本后对采购订单进行复核，并将合同存档。
复核后的采购订单不能修改。
系统中的采购订单是用于向供应商订货的单据，其格式和内容是可以编辑的。
在材料到达前采购员在系统中根据采购订单自动生成入库单，并打印出来。
一个采购订单可以分数次入库，即可以多次生成入库单，但当数量超过订单限制时，系统将会报警，并将报警信息打印在入库单上。
采购员在入库单上签字后将入库单交仓库验收。
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n.~7]6e'v 仓库验收入库后在入库单上签字，将财务联和采购联交采购员，并在系统中确认过账，这时入库材料就进入了材料子系统了，公司就可以查询到这笔材料的入库及库存情况。
发票到达后，采购员将发票单据、入库单、申购单等单据整理并粘贴好交财务部入账。
财务部将这些单据核对准确无误后，在系统中生成入库凭证。
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至月末发票单据仍未到达的，财务部就需做“暂估入账”操作了。
月末财务部将所有单据齐全的入库单转为入库凭证，剩下未转为入库凭证的入库单就是要“暂估入账”的入库单，为稳妥起见，将这些需暂估入库的入库单清单发一份给采购部备查。
#p,b（]）z%K9v$K中国会计社区通过程序支持，暂估操作是可以自动化的，点击系统中“暂估入账”按扭，系统自动进行暂估入账操作。
系统在入库单信息上加注暂估标记，在应付账子系统登记一笔应付款记录，并有暂估标记，同时产生暂估凭证：
借：
原材料
其他应收款——暂估进项税
v/I,A;F&r'H-U2L5D中国会计社区是国内最知名、最火爆的会计论坛.讨论会计实务、税务、审计、会计从业资格考试、会计职称考试、注册会计师考试等行业话题。
贷：
应付账款——暂估
下月初，将上月“暂估入账”冲回，产生红冲凭证，此时应付账子系统记入一笔红冲金额，将上月“暂估入账”数据冲回，子系统中入库单的“暂估”标记消失，处于未编制凭证状态，材料子系统数量、金额不变。
采用这种材料“暂估入账”法一方面保证了月末总账和子系统账的完全一致，同时材料子系统账始终和仓库实物数据一致，应付账子系统明细账能够反映材料到货和发票到达的实际情况，更重要的是暂估入账材料的“暂估”价格其实就是采购实价，据此计算的生产成本是完全正确的。
4A6`8a8}#a中国会计社区值得注意的是，不管采取何种“暂估入账”法，发票单据是必需及时交到财务部来办理账务手续的，本人在实践中是采用了考核机制来保证发票单据的及时性。
二、金蝶ERP采购模块评价
（一）以职责为核心
在传统的管理模式下，其贯穿的管理思路是基于部门的管理，其层次首先是部门，其然后是部门对应的工作范围，如我们在企业组织机构图中能够找到供应部门，之后我们进一步去了解供应部负责的具体工作。
而在金蝶ERP系统中，每名员工首先是对应各个职责，这些职责既可以是系统预先设定的，也可以灵活进行定义。
系统将部分工作从采购模块中全部或部分剥离出来，如提出采购请求、检验入库、通知财务付款、供应商管理这几个工作等。
系统的这种设计方法是将所要完成的工作分解成相关的职责，并对应到模块中，在金蝶ERP实施中，最好将属于一个模块的职责进行组合成一个工作组或业务部门，这样做的益处在于：
企业将同一类业务进行集中处理，体现集中管理的思想。
如某企业在实施中通过职责分析，发现同一个采购定单职责由多个业务部门所拥有，在咨询顾问的建议下，将其收归为一个部门，减少了大量采购资金。
实行集中管理还减少了许多协调工作，因为企业的跨部门协调是一项费时费力的工作，减少了这些工作，无疑极大地提高了办事效率；将属于库存的职责从原有的职能部门分离出去，有利于加强业务监督，因为从库存管理角度讲，希望存货的资金占用最少，存货的数量越少管理也越容易，而采购部门希望存货的数量“多”些以保证生产要求，这样的一对矛盾使得库存管理部门尽可能的结合生产消耗来制定相关的库存补充计划，包括最大-最小计划、物料调配计划等，而采购部门通过对存货的定期检查来避免缺货。
经过一段时间的运行，其存货必然会调整到一个相对合理的水平。
物流管理和资金流管理分离，即将通知财务付款职能放到财务部门，体现资金流随物流而动的管理思路，避免了对供应商付款中的很多人为因素，同时对盲目采购也起了相当的限制作用，因为付款的权利不在物流部门。
（二）基础信息高度共享
虽然许多企业在实施ERP时都将减少日常工作量作为成功标准之一，但在使用金蝶ERP系统后，有些岗位的工作量是会增加的，尤其是提供基础信息的岗位。
具体到采购管理中，采购员、询价/报价管理员的工作会增加，因为以往这些工作都是通过电话来完成，而金蝶ERP系统要求所有的采购单据都要在系统中进行记录，这样做对采购管理会带来如下变革：
业务的可追溯性强——金蝶ERP系统可随时查询任何时候与任何供应商发生的采购业务，并可以查出该笔业务进行的状态，包括库存接收的数量、采购退货的数量、发票数量等；减少业务操作中的人为因素对供应商的管理在采购管理中是一个中心环节，传统的供应商管理存在大量人为因素。
使用金蝶ERP系统后，系统将按照设定的指标对供应商的状态进行分析，包括供应商供货质量分析、数量分析等，并从中总结规律制定相应的供应商管理策略，如设定相应的配额和询价优先级等。
这样将业务人员的调动对工作的影响尽可能的减少，新来的业务人员可以通过系统方便的查询某一类供应商的名单、联系方式、历史供货记录，并按照设定的供应策略进行采购业务。
（三）控制体系完备
“事前控制、事中监督、事后分析”这一管理理念在金蝶ERP系统中的具体运用，是金蝶ERP系统与传统信息系统最明显的区别：
流程有序在金蝶ERP系统中可以设定哪些物料必须经过采购申请，哪些物料必须首先制定总的采购计划等来对采购工作流程进行控制，来细化采购部门的日常管理，加大管理幅度。
审批严格。
虽然在传统模式下，我们也强调采购管理要按照一定的层次进行控制，但是在实际操作中，尤其是跨地区的公司要这点非常难。
通过金蝶ERP系统建立采购单据的审批控制流程，可以控制不同职责的员工可以采购哪种物料，其采购金额上限是多少，超过一定的金额必需经主管领导审批，否则金蝶ERP系统中将无法继续处理该单据，包括接收相应的货物、进行付款等。
如果一个公司采取集中财务模式，那么配合采购流程的控制，其效果将更明显。
监督有方。
在采购业务处理过程中，监督人员若通过查询发现业务处理有问题，则可以终止或暂停业务处理，直到问题解决为止。
如若发现某定单属于重复定单，可以将其暂停，查明原因，或取消该定单；区别于传统管理模式，金蝶ERP系统还可以随时运行需要的报表，来反映某一时期采购业务的执行情况，包括趋势分析等，为下一阶段工作改善提供及时的信息；金蝶ERP系统实施对采购管理的改善不仅局限于上述3个方面，更重要的是它为业务人员带来了一种体验，让业务人员认识到信息技术是如何改变和优化业务流程的。
三、会计电算化与财务业务一体化的进程与策略
从会计电算化的初步实施到广泛应用，中小企业已经从信息化发展中体会到管理技术革命的促进作用，并在电算化系统应用进步中铸就了良好的管理基础。
在ERP浪潮不断兴起的信息系统应用背景下，挣脱传统电算化的束缚，扩展系统应用的新领域，是现代化技术赋予中小企业的时代机遇，也是中小企业提高生存与发展能力的有效途径。
会计电算化在不断创新与发展的软件产业支撑下，取得了令人瞩目的成绩。
更多的中小企业在对信息技术的吸纳与应用中不断地成熟。
如今，以计算机替代手工记账的会计电算化的发展正面临抉择，一部分具有明显管理优势的企业已在尝试实施以ERP为代表的全面信息化工程，但ERP系统的全面性与复杂性，以及相对较低的成功率，使实力一般的中小企业面对这一高起点的信息化改造工程望而却步。
那么，中小企业在当今信息化管理浪潮中应如何选择自己的方向呢?
（一）选择财务业务一体化的必然性
财务业务一体化的基本思路是：
在包括网络、数据库、管理软件平台等要素的IT环境下，将企业经营中的三大主要流程，即业务流程、财务流程、管理流程有机融合，建立基于业务事件驱动的财务业务一体化的信息处理流程，使财务数据和业务数据融为一体。
就中小企业来看，选择实施财务业务一体化已经具有客观的要求和比较充分的条件。
（１）会计电算化为信息系统的扩展积累了丰富的经验
二十几年来，无论是涉用信息技术应用的相关职能部门，还是承载着电算化应用任务的企业自身，都一直致力于推进以会计核算为主体的电算化进程。
国内财务软件的成熟更是为企业会计电算化的迅速普及提供了积极的动力。
经过20世纪90年代中期以及21世纪初的两次跃进，更多的中小企业在使用不同层次的会计信息系统方面取得了进展。
如今，更多的中小企业已能熟练地运用财务软件服务会计工作，并在系统管理、日常维护、业务处理的程序化与规范化等方面积累了经验，许多企业已能熟练驾驭会计电算化系统，并在对辅助管理和财务分析模块的深入应用中体会了信息化的优势。
（２）提高管理效益成为内涵发展的主题
传统的电算化使会计人员从繁重的手工重复劳动中解脱出来，这一会计业务领域的技术革命，其意义非比寻常。
如今，激烈的市场竞争与知识经济时代对信息化的要求使中小企业不能继续满足于简单的效率优势，转而寻求能从本质上扩充系统功能和实现更宽领域管理飞跃的信息化系统扩展，以便跳出财务的圈子而获得更广泛的应用效益与联动效益。
从财务向业务的延伸，既是会计业务内在功能的自然扩充，也是从软件功能角度体现流程一致性和环节联动性的最为平滑顺畅的方向。
（３）单项系统的普及对提升信息化管理水平产生了压力
票证管理、事务管理、电子公务等领域的信息化，使财务会计原始凭证获得渠道与取得方式都发生了深刻的变化，也使会计这一最早得益于计算机应用的传统领域显露出相对滞后性。
在会计电算化系统中，原始凭证从采集到利用基本由手工完成，其处理手段和流程规范都与生成这些凭证的相关领域的电子化方式显得不太合拍，从而使会计工作与相关经营管理活动的对接出现了障碍。
因此，财务会计工作与业务工作的结合已是势在必行了。
（４）以财务软件为基础的一体化系统软件已趋成熟
国内的一体化软件大多从财务软件发展而来，其功能更多地考虑到了会计核算与财务管理的需要，也更多地照顾到了用惯了财务软件的会计人员的工作思路与作业习惯。
所以，众多的一体化软件能够帮助会计人员实现系统功能从单一财务处理向具有较高关联度的业务领域的延伸，支撑起多元化的财务业务一体化系统的形成。
（二）财务业务一体化的结构与内容
由于业务部门和财务部门的基础数据结构、信息流路径、专项系统要求等方面的差异，财务应用与业务应用不能简单地实现无缝对接，这也是目前实现财务业务一体化管理的主要困难所在。
考虑到财务应用软件已经比较成熟，而且所用软件多由财务软件扩展而来这两个特点，财务业务一体化可以采取以下两种结构形式。
（１）财务和业务分属于两个不同的系统
财务系统开始于接收记账凭证（或原始凭证），其事务基本局限于传统的电算化范畴，即进行会计核算和辅助管理;而业务系统生成、处理和管理各类原始凭证，其内部建立相对独立的数据循环系统，独立处理与输出各类业务数据信息，必要时可建立专门的业务控制中心，以协调业务环节的处理流程以及处理与财务系统的数据对接问题。
在这种结构中，可将财务业务两个系统完全分设，而仅以同一规范的数据接口保持两个系统的链接，也可建立中间核算模块（如存货核算系统），实现财务与业务的系统数据按照约定的接口标准传递到中间表，存货核算系统从中间表中提取数据后，进行单据审核、核算，产生记账凭证。
为求得业务和财务的数据一致性，也可将财务的计算结果返写到业务系统中。
（２）财务和业务属于同一系统
在会计电算化系统基础上，拓展财务模块的功能，使系统功能与流程涵盖购、销、存等业务环节，其系统控制可由财务部门掌握，而将各业务环节作为一体化系统的一个或数个处理终端。
这种方式突出了以财务为中心的管理思想，同时便于在管理一致原则下掌控一体化系统。
多数国内通用软件能在不进行功能更新情况下支持这种结构模式。
同时，这种结构也比较真实地反映了中小企业的管理现状与信息化应用能力。
无论采用哪一种结构形式，相对于原会计电算化系统，财务部门所处理的内容都需进行一定的扩展。
通常，在业务作为相对独立系统的模式下，需要应用专门的往来管理模块（应收应付款管理系统）来处理应收应付业务，以适应业务系统的购、销处理流程。
同时，需要设置财务与业务协同作业的中间模块（如存货管理），由业务控制基本单证的录入或生成，而财务负责审核并据以进行会计核算。
另一方面，业务部门除了处理购、销、存原始单据外，还需要了解或参与这些单据在财务环节的后续传递，尤其在相对独立模式中，业务人员需与财务人员一同处理原始凭证，使业务活动所形成的所有单据满足会计核算的专业要求，必要时还可替代财务一方承担会计核算的部分预处理工作，如生成基本购销业务的记账凭证等。
从职能管理角度看，财务与业务的严格划分被淡化了，职能界限也不如之前清晰了。
（三）财务业务一体化系统的特点
（１）财务业务一体化系统是一个高度集成的系统
财务业务一体化系统通过物理的和逻辑的手段把业务系统和财务系统集成在一起。
在一体化系统中，完整的业务处理过程是若干分子系统联合作业的结果，这些分子系统的联合作业依存于系统内部所形成的业务处理和数据传递的逻辑机制。
比如对于产品销售业务，由库存部门开出的发货单以及由销售部门开具的销售发票经过逻辑接口转入财务处理，财务部门根据有关原始凭证形成销售收入、应收账款、销售成本和产成品等账目。
这项业务活动涉及3个业务部门（业务分子系统），包括开出货单、开销售发票、登记账簿等3个作业过程，并在整个处理过程中始终保持业务活动和业务数据的内在联系。
一体化的集成性集中表现为财务部门与购、销、存各部门共同拥有一个作业环境，并在某些环节由于共同处理一项业务而体现出作业交叉特点与数据共享优势。
（２）一体化处理采用“业务驱动”的体系结构
“业务驱动”的体系结构是指当某一特定的经济业务发生时，相关的分子系统将围绕着该项经济业务有序地进行各自的业务处理。
业务驱动在系统内部表现为有序或对口的流程衔接与数据承接。
这种体系结构需把一项经济业务活动按照其合理的业务流程、业务性质和特点分解成若干个基本作业，然后由系统分派给（或者作业触发）不同的分子系统去完成这些作业。
一项业务活动被看成是基本作业的有序集合，每个作业环节实质上正是相关分子系统进行业务处理的时机和业务处理的具体内容。
在上例商品销售的业务中，销售部门开具销售发票，库存部门以出货单联动响应，而系统的内在功能又驱动财务部门形成记账凭证并完成必要的账簿登记，这一连贯性动作都是销售作业驱动的结果。
（３）采用实时、同步的信息处理模式
一项经济业务活动必然引起一连串的、跨部门的业务处理，前一业务环节处理完成以后，会触发后面的业务环节进行相应的动作，直到把该项业务处理完毕，这是一种跨功能、实时、同步的信息处理模式。
这一处理模式下，各部门在进行业务处理时，其所在系统的数据处理将实时同步进行，即在进行业务活动的同时，完成对数据进行采集、加工和传递。
由于系统数据处理的实时对接与同步更新，信息不会出现重复采集的问题，这将大大降低信息流相关作业的冗余度。
同时，对一体化系统内的数据进行维护、修改时，业务活动信息的完整性和相关性将受到保护。
同步处理模式为提高信息质量提供了保障，也使实时决策成为可能。
（４）一体化系统是对单一财务系统的信息管理模式的根本改造和提升
单一的财务系统的数据来源是各个专业核算模块，各模块在逻辑上或物理上是相对分割的，数据采集分散在各模块中进行，这种传统的数据处理模式多半只是手工处理方式的模拟。
而财务业务一体化系统在逻辑和物理两方面将各分子系统集成在一起，财务系统的数据虽然也同样来自于业务系统，但其数据处理的方式发生了质的变化。
财务系统接受的可以是经过业务系统预处理的有序信息，同时系统内的数据高度集成统一，货币的、非货币的信息都被系统同时处理，物料信息与资金信息被整合在一起，物流、资金流、信息流三流合一，同步管理，使企业资源处于较佳配置状态。
此外，财务系统在进行自身业务处理的同时，也对业务活动的全过程实施监控，可随时反馈和提供准确、及时、全面的分类核算数据与决策信息。
（四）财务业务一体化的实施步骤与策略
（１）以局域网络为基础的硬软件扩展
财务业务一体化需要设置业务终端，即要求以多节点的分布式局域网络系统的支撑。
从物理分布看，业务节点分布在购、销、存各部门，其系统处理与业务活动结合在一起，在协同与交互中处理各项业务。
而财务部门则可延续原电算化系统，除了增加一项与业务部门的联动作业外，可基本保持原会计信息系统的岗位设置与流程设计。
在一体化系统的建设中，除了涉及局域网络改造，软件升级，更重要的是进行节点分布设计与流程设计，使业务驱动下的作业与核算产生驱动关联，使信息流与资金流保持通畅。
（２）数据档案及其对后续处理的重要影响
与会计电算化所涉及的基础数据相比，业务一体化需要增加大量的基础档案与环境参数。
这些基础性的数据可分为以下三种类。
一是业务处理所涉及的各种要素类别与内容，如存货分类与目录、购销类别档案、出入库方式等。
这些要素既具有与过去一贯做法的承接性，又需要与软件功能相一致的适应性，如设置不当，将影响后续业务的处理方法或处理步骤。
二是业务环节的基础数据，包括购、销、存环节的期初数，也包括与财务相关的往来辅助核算或存货专项核算的期初数据，这些数据对业务核算的正确性有直接的影响。
三是与业务处理和财务处理密切相关的方式方法的种类与状态，通常表现为有多种可选案的复选项或可实现状态切换的开关项，多数项目一旦选定，通常只允许在年末作有限的维护操作。
（３）按任务需要设置岗位并配备专业人员
一体化处理使软件从部门级应用升格为企业级应用，软件的直接应用人员也扩充到包括购、销、存在内的多个部门。
相关部门需要对岗位配置、岗位间的协作关系、业务处理流程等作出新的设计与安排，即开展所谓的流程重组。
在财务业务一体化系统实施中，由于采用的是非颠覆性的应用策略，除了因业务程序改变而撤换的岗位外，应尽量沿着原业务流程的思路来设计新的流程。
为保持业务部门工作的延续性，可将一体化处理后的系统要求分项落实给不同的岗位或不同的人员，同时明确系统实施后原岗位人员所承接的业务在处理方式和手段方面的变化。
（４）系统管理与运行规章
由于财务业务一体化的改造是以原会计电算化为基础和起点的，所有参与人员中，财务人员具有对系统的理解和适应方面的优势。
一些企业将财务人员作为系统运作的主要承担者，或将属于业务处理的部分工作纳入财务工作范围，或临时将部分财务人员安插在购、销、存各部门，同时以财务为中心来管理整个系统。
此外，相应规章的制订以及流程的安排也以维护财务系统的完整性以及保证会计核算需要为准则。
诚然，这样一个系统的建立只是鉴于中小企业目前的管理状况而作出的现实选择，这并不是一个理想的信息化结构模式。
条件成熟时，需要按照ERP应用原理，重组业务流程，对系统进行必要的更新和完善。
总之，在ERP硬件平台上、以价值链管理理念为指导下的会计信息系统的构建，应该以一个动态、发展的眼光去认清会计信息系统内在的逻辑性与复杂性，使之与先进的技术和科学的管理理念相结合，以促进会计信息系统的完善，最终达到在会计电算化环境下财务、会计和业务一体化。
[参考文献]
[1]董文栋.财务业务一体系统特征研究[J].中国管理信息化,2007,（10）:
8-11.
[2]赵连静,沈文华.财务业务一体化综合实验模拟角色设计[J].财会月刊（综合版）,2005,（10）:
77-78.
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