财务报销流程手册.docx

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财务报销流程手册

财务报销流程手册

一、报销规定

1.发票名称必须写“广西大学”，不能写个人或学院，纳税人识别号填写统一社会信用代码：

124500004985009929。

2.发票要注明具体物品的名称、数量、单位和单价，如无法注明，请由开票单位提供发票清单。

3.各商场、超市购买办公用品等均须提供收银台开具的原始购物明细清单，如果开票单位回收原始小票，请务必提前拍照后打印出来附在发票后面。

4.发票背面中间须有经办人、证明人（或验收人）、负责人签字，不要签在发票背面的右上角，以免凭证装订后被完全覆盖。

5.面积过小的发票（如车票、打的票）应按阶梯状分类整齐地贴在“广西大学原始凭证粘贴单”上，写清楚单据张数和金额，由经费项目负责人、经办人和验收人签字。

发票不允许贴在粘贴单装订线的左上角，票不能贴在票的上面，以免票面信息被粘住看不见，每张小票都要贴在粘贴单上。

6.科研经费借款、转账、报销、劳务发放等，纵向经费单次业务金额在3万元（横向经费5万元）含或以上的，除了项目负责人审核签字外，还须科技处或社科处领导签字审批。

二、办公费报销流程

1.办公费指的是购买按财务会计制度规定不符合固定资产确认标准的日常办公用品、办公室公共书报杂志等支出。

2.U盘、硬盘单价200元以上，以及单价在500元~1000元且使用年限在一年以上的物品，到设备处办理低值易耗品登记手续并在发票上加盖“低值易耗品”印章。

3.办公费网上预约，预算经费选择“办公费”预算项，科研经费选择“出版、文献、知识产权事务费”或者“其他”预算项。

4.办公费报销单据排放顺序依次是：

预约报销单（可以不用填写原始凭证报销表）、签好字的办公费发票。

三、印刷费报销流程

1.印刷费包含印刷信封、文头纸、文件、报表、内部刊物、凭证票证（不包括发票）、无碳复写票据以及其他资料，证书、证卡、证件、包装类制品以及其他非纸质材料印刷品等。

打印费、复印费不属于印刷费，在“其他”支出。

2.根据《关于2016年10月-2018年9月自治区本级预算单位印刷服务定点采购的通知》（桂财采〔2016〕44号）文件精神，印刷费应实行定点印刷，否则不予报账。

3.印刷费网上预约，预算经费选择“印刷费”预算项，科研经费选择“出版、文献、知识产权事务费”或者“其他”预算项。

4.印刷费报销单据排放顺序依次是：

预约报销单（可以不用填写原始凭证报销表）、签好字的发票。

四、邮电费报销流程

1.邮电费指开支的信函、包裹、货物等物品的邮寄费及电话费、电报费、传真费、网络通讯费等。

2.预算经费不允许报销电话费。

3.面积小的快递费粘贴如图所示。

4.邮电费网上预约，预算经费选择“邮电费”预算项，科研经费选择“出版、文献、知识产权事务费”或者“其他”预算项。

5.邮电费报销单据排放顺序依次是：

预约报销单（可以不用填写原始凭证报销表）、通讯费发票或粘贴好的快递费。

五、差旅费报销流程

差旅费单据排放顺序依次是：

预约报销单（可以不用填差旅报销单）、车票或机票、住宿票、公务卡交易流水、出差审批表、参加会议或培训的还应当同时提供经批准的会议通知（或培训通知）、特殊事项审批表等。

六、市内交通费报销流程

1.报销南宁市内的出租车票及公交车票的，填制“市内交通费报销单”，由于出租车票有具体的出行日期，要求在报销单上按时间顺序清楚地列出每张出租车票的具体起点和讫点以及事由。

2.市内交通费网上预约，请选择“差旅费”预算项。

3.市内交通费报销单据排放顺序依次是：

预约报销单（差旅费模板）、市内交通费报销单、按顺序粘贴好的车票。

七、出国差旅费报销流程

出国差旅费单据排放顺序依次是：

差旅费报销单（不用网上预约）、车票或机票、住宿票、出国审批表、邀请函或会议通知、因公护照基本信息页（即照片页）、出入境签证页等。

八、维修费/工程款报销流程

1.维修费指的是日常开支的固定资产（不包括车船等交通工具）修理和维护费用，网络信息系统运行与维护费用。

2.维修费1万元（含）以上的，必须进行事前审计方可借款转账或报账。

3.工程款或工程性设备、物资款的支付必须以合同为依据并严格按规定履行审批手续后方能办理。

原则上应根据施工单位开具的发票直接报销支付。

4.大额维修改造支出均须填写经费支出审批表，扫描所有票据、原始凭证报销表、审计单后上传文件管理系统进行审批：

（1）实验室土建水电等配套工程支出20万元以下的，由项目负责人核准，基建管理部门负责人审批；一次付款或报销金额在20万元以上（含20万元）的，由基建管理部门、财务处负责人签署意见后，报分管后勤基建工作的校领导审批；

（2）工程进度款或工程竣工结算款支出80万元以下的，由基建管理部门负责人审批；一次付款或报销金额在80万元以上（含80万元）的，由财务处负责人签署意见后，报分管后勤基建工作的校领导审批；

（3）一次付款金额在150万元以上（含150万元）的工程进度款或工程竣工结算款，在履行了有关规定的审批程序后（含分管的校领导审批），须经总会计师签署意见后，报校长审批。

5.维修费网上预约，预算经费选择“维修费”预算项，科研经费选择“其他”预算项。

6.维修费报销单据排放顺序依次是：

预约报销单（可以不用填写原始凭证报销表）、签好字的发票，1万元以上的附上审计单，20万元以上的附上校领导的审批意见。

九、会议费报销流程

1.会议费指的是组织召开会议过程中按规定开支的会议住宿费、伙食费以及文件资料的印刷费、会议场地租用费等。

2.使用代管经费、预算经费举办会议，当校内不具备召开条件时，应当到会议定点场所召开。

到非会议定点场所发生的会议费用，原则上不予报销。

3.使用科研经费举办会议，当校内不具备会议办会条件时，原则上选择会议定点饭店召开。

若选择非会议定点范围的饭店，应根据经济性、便利性原则选择会议地点，价格不超过会议费综合定额标准。

4.会议费网上预约，请按照“会议住宿费”、“会议伙食费”、“会议室租金”、“会议其他费用”分门别类填写“会议费”预算项。

5.会议费报销单据排放顺序依次是：

预约报销单（可以不用填写原始凭证报销表）、签好字的发票、《广西大学会议审批表》、会议通知、实际参会人员签到表、饭店等会议服务单位提供的原始明细单据、会议费原始票据等，会议费原则上应集中一次性结算。

十、培训费报销流程

1.培训费网上预约，请按照“培训住宿费”、“培训伙食费”、“培训场地费”、“培训其他费用”分门别类填写“培训费”预算项。

2.培训费报销单据排放顺序依次是：

预约报销单（可以不用填写原始凭证报销表）、签好字的发票，培训通知、实际参训人员签到表以及培训机构出具的收款票据、费用明细等，培训费原则上应集中一次性结算。

十一、公务接待费报销流程

1.公务接待费网上预约，请选择“公务接待费”预算项。

2.公务接待费报销单据排放顺序依次是：

预约报销单（可以不用填写原始凭证报销表）、签好字的发票，公务接待审批表与接待清单、派出单位公函或邀请函。

十二、专用材料费报销流程

1.专用材料费是指在项目研究开发过程中消耗的各种原材料、辅助材料等费用，不包括办公用品等耗材。

2.购买实验材料等，金额超过1万元（含），需提供与销售方签订的销售合同。

3.专用材料费网上预约，请选择“专用材料费”预算项。

4.专用材料费报销单据排放顺序依次是：

预约报销单（可以不用填写原始凭证报销表）、签好字的发票，1万元以上的还要附上合同。

十三、测试化验加工费报销流程

1.测试化验加工费是指在项目研究开发过程中支付给外单位（包括项目承担单位内部独立经济核算单位）的检验、测试、化验及加工等费用。

2.测试化验加工费开支要附上具体测试的样本和数量，金额超过1万元（含）要与对方签订的加工委托书或合同书。

3.测试化验加工费网上预约，预算经费选择“委托业务费”预算项，科研经费选择请选择“测试化验加工费”预算项。

4.测试化验加工费报销单据排放顺序依次是：

预约报销单（可以不用填写原始凭证报销表）、签好字的发票，1万元以上的还要附上合同。

十四、其他支出报销流程

1.预算经费的其他支出如出版费、版面费、打印复印费、赔偿费和诉讼费、国内组织的会员费、来访费、广告宣传费等。

2.科研经费的其他支出是指课题在研究开发过程中发生的除所列直接费用之外的不可预见的支出，如审计费、维修费等。

3.出版费报销要附上出版合同。

4.在同一家文印店打印复印费报销金额达1500元以上，需另附文印店结账登记本清单复印件并加盖开票单位公章，清单上必须写明业务的内容、数量、单价、合计金额等。

5.其他支出网上预约，请选择“其他”预算项。

6.其他支出报销单据排放顺序依次是：

预约报销单（可以不用填写原始凭证报销表）、签好字的发票、特殊事项还须有合同。

十五、图书购置费报销流程

1.图书购置费反映高等学校图书购置支出，只能报销与课题相关的图书。

若发票上没有注明具体书名的，要附上购书清单。

2.图书购置费网上预约，预算经费选择“图书购置费”预算项，科研经费选择“出版、文献、知识产权事务费”预算项。

3.图书购置费报销单据排放顺序依次是：

预约报销单（可以不用填写原始凭证报销表）、签好字的发票。

十六、设备购置报销流程

1.设备费是指用于购置并按财务会计制度规定纳入固定资产核算范围的办公家具和办公设备的支出。

2.购买单台设备在5000元（含）以上，批量设备在10000元（含）以上的，必须办理事前审计方可借款转账或报账。

3.设备费网上预约，请选择“设备购置”预算项。

4.设备费报销单据排放顺序依次是：

预约报销单（可以不用填写原始凭证报销表）、签好字的发票，单台5千元以上要附上审计单，10万元以上要附上合同及验收单等。

十七、本科生实习费报销流程

十八、研究生业务费报销流程

十九、借款及冲销报销流程