银川能源学院教学档案管理办法.docx

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银川能源学院教学档案管理办法

银川能源学院教学档案管理办法

银科职发[2009]204号

各系（部），各处（室）、中心：

现将《银川能源学院教学档案管理办法（试行）》予以印发，望各单位认真组织传达学习，并遵照文件严格执行。

银川能源学院教学档案管理办法

教学档案是教学管理的重要组成部分，为加强教学档案管理工作，充分发挥教学档案在学校教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化，更好地为学校的发展服务，根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》，结合我校实际情况，特制定本管理办法。

一、基本原则

（一）凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体等材料均属教学档案。

（二）教学档案管理要做到“四同步”，即：

下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、实习报告、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；考评教学管理与考评教学档案管理工作同步。

（三）教学档案实行学校档案室、教务处、各系（部）、教研室分级管理。

（四）教务处及各系（部）应明确一名领导分管档案工作，配备一名兼职档案员，统一管理本部门教学档案。

（五）归档的教学档案必须有参考价值和凭证作用，并应遵循其自然形成规律，保证完整、系统、准确。

二、岗位职责

（一）分管教学工作的校领导职责

1、贯彻《档案法》及有关档案工作的方针、政策，把教学档案工作列入学校工作计划。

2、制定和健全有关管理制度，切实做到把教学档案纳入教学管理之中。

3、定期检查和研究教学档案工作中存在的问题。

（二）教务处领导的职责

1、协助档案室制定和健全有关教学档案管理制度，把教学档案管理纳入教学管理人员的岗位职责，并监督执行。

2、协助档案室做好各教学单位及相关部门教学档案归档的业务指导和监督检查工作，保证教学档案质量。

（三）各部门兼职教学档案管理人员的职责

1、做好本部门教学档案的收集、分类、组卷、登记和存档工作。

2、按档案分类存档要求，及时向档案室或教务处移交档案。

3、业务上接受学校档案室和教务处的指导和检查。

（四）系（部）、教研室主任的职责

1、指导和检查本单位兼职档案管理人员收集档案材料，存档或向档案室、教务处、本系（部）移交。

2、督促教师向本部门整理、移交各种教学档案。

三、教学档案管理

（一）教学档案移交、保管与处理

1、档案移交工作

（1）移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材

料是否完整、齐全，排列书写是否符合要求，标题是否确切等。

凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。

（2）填写移交目录一式两份。

提交人、接收人签字，注明移交时间，双方各执一份。

2、各部门应做好教学档案保护工作，建立档案管理和检查制度，实行专人负责，确保教学档案安全；及时修补残破档案，对字迹褪色的教学档案要及时修复或复制；在定期检查教学档案时，遇有特殊情况，应及时向部门领导汇报，及时处理。

各部门档案保管人员对保存的档案，要定期检查。

3、各部门兼职档案员应定期做好教学档案的处理工作，对保管期限己满的档案，可向教务处提出销毁申请。

凡销毁的档案要有销毁时间记载。

4、各部门兼职档案员应做好教学档案统计工作，及时统计教学档案的收进、移出、利用、销毁等各种数据。

（二）档案的利用与开放

1、教学档案管理工作人员应熟悉各类教学档案，了解学校各项工作的需求，加强内外信息的综合开发利用，发挥教学档案的信息功能，最大限度地满足使用者的需要，提高办学效益和管理水平。

2、使用学校教学档案，应按规定办理使用手续

（1）学校工作人员因工作需要经档案管理人员同意，可到校档案室查、借阅非保密教学档案。

（2）借出档案材料，应办理签借手续，限期归还；查阅、借用教学档案不得丢失、污染、折迭、涂改和转借；对借出的教学档案，档案管理人员要定期催还，并负责清点、检查教学档案完好情况，发现损坏或丢失，应书面报告教务处长处理。

四、教学档案整理要求（见附件1）

五、教学档案归档范围和保管期限

1、凡具有长远利用价值的教学档案定为“永久保存”。

2、凡在较长一段时期内具有利用价值的教学档案定为“长期保存”，“长期保存”的年限为15年以上直至不用。

3、凡在短时期内具有利用价值的教学档案定为“短期保存”，“短期保存”年限为5年直至不用。

具体归档范围及其保存年限见附件2。

六、不存档的文件材料

1、上级有关教学的不办文件；

2、上级有关教学的未定稿文件；

3、无查考利用价值的事务性、临时性文件；

4、非隶属单位抄送的不需办理、无参考价值的文件；

5、校内其他单位发来的无保存价值的文件；

6、与校外单位交流的材料。

七、学校档案室存档文件

1、各级各专业人才培养计划；

2、学生毕业成绩单；

3、学科（专业）论证、评估、申报、审批材料；

4、上级行政部门和教育主管机关颁发的有关教育、教学、招生、就业等方面的条例、规定、办法等文件和材料；

5、上级行政部门和教育主管机关下发的重要通知、工作计划等。

附件1：

教学档案整理要求

1、归档教学档案应按照档案工作规范化的要求，整理组卷，编排页号（或件号），填写卷内目录，检查、装订、签字装入档案柜，做到档案边形成边收集。

2、教学档案一般按教学年度或学期立卷。

每学年（学期）初两个月内完成立卷。

3、立卷应按照归档范围归类，案卷的题名（标题）要确切，要能简明地反映卷内文件材料的内容；卷内文件材料要逐件在目录上登记，并逐页编号；每卷厚薄适中，要做到组卷合理、编目清楚、标题准确、装订整齐牢固。

已立卷的档案，要按检索序目存放，同时在电脑中进行储存，使查找存取方便。

4、卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。

5、卷内材料一律拆除金属物，以右侧、底边为齐，左侧装订。

对破损的材料应进行修补。

6、各种材料大小均为A4纸或正规稿纸，文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内。

7、按顺序编排页号，无论单面或双面只要有文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。

不装订的以件为单位，并在右上角加盖件号章，按顺序填写件号。

8、填写卷内目录及备考表。

9、填写案卷封面各栏目，标题要简短、准确。

10、凡属归档的教学材料必须内容准确、纸质优良、格式统一、书写规范、字迹工整，一律使用碳素墨水或蓝黑墨水书写，严禁圆珠笔、复写字迹书写，签字盖章手续要完备。

10、注意档案防潮、防火、防污、防虫害。

11、档案保存格式

（1）原始材料：

手写稿的纸张采用学院信笺纸，打印稿的纸张为A4纸，第一页手写注明文件或材料的名称、撰写人、撰写人所在系（部）或教研室、撰写日期等。

（2）复印件（包括传真件）：

必须字迹清晰，纸张大小、内容与原材料一致。

（3）电子文档：

①电子文件和相关说明等依据规定的格式做两套备份存储归档。

一套封存保管，一套供查阅使用。

②归档光盘应精心保存，不得擦、划、触摸记录涂层，不得弯曲、挤压、摔打盘片，防止盘片沾染灰尘和污垢，避免阳光直接照射。

③光盘应放置在防磁的材料柜中，注意防震、防尘、防光、防潮、防火，远离热源和强磁场，并与有害气体隔离。

④电子档案应分类存放。

光盘应按照年度、类别和顺序排放。

附件2：

档案归档范围和保存期限

（一）教务处归档范围和保存期限

一级类目

二级类目

保存期限

上级文件

上级行政和教育主管部门颁发的有关教育、教学、招生、就业等方面的条例、规定、办法等文件和材料

永久保存

上级行政和教育主管部门下发的重要通知、工作计划等

长期保存

综合性

教学文件和材料

学校教学工作发展规划、实施计划

永久保存

学校制定的教学工作条例、规章制度、教学工作规范、规定和办法等

永久保存

学校教学工作年度计划、总结

长期保存

学校召开的教学工作会议、教学工作例会的记录、纪要等材料

长期保存

教务处年度工作计划、总结

长期保存

学校教学工作中形成的各种总结汇报材料

长期保存

网络为教学服务方案、教务处网络建设材料

长期保存

运动会、军训材料

长期保存

各种教学统计报表

长期保存

系（部）、处（室）报送教务处的各类教学报告、材料等

短期保存

学科（专业）建设

课程建设

学科（专业）论证、评估、申报、审批材料

永久保存

学校各专业人才培养计划

永久保存

教学各主要环节质量标准（教学大纲）

永久保存

学校学科（专业）、课程建设规划、建设情况、总结材料等

长期保存

学校重点学科（专业）、重点课程建设材料

长期保存

区级骨干示范专业建设材料

长期保存

区级精品课程建设材料

长期保存

学校公共选修课材料

长期保存

教学运行

校历、学期教学进程表、课程表、任课教师名单、临时调课通知等

长期保存

学年任务一览表

长期保存

教学任务书

长期保存

教学计划执行中的修改申请报告、批示、调整结果

长期保存

教学工作量统计材料

长期保存

实践教学

实验（实训）中心（室）、实习基地一览表

长期保存

实习基地论证、评估、申报、审批材料

长期保存

实验（实训）室、校内外实习基地建设发展规划、方案、管理办法、总结材料等

长期保存

实习基地情况介绍、实习基地考评材料等

长期保存

实验、实训、生产实习（顶岗实习）计划和安排

长期保存

实验、实训、课程设计、生产实习（顶岗实习）毕业设计教学管理文件及相关资料

长期保存

职业技能培训和职业资格证书

各专业职业资格（技能）证书统计表（职业资格、技能种类、证书颁发部门）

永久保存

学生获取专业职业资格（技能）证书情况统计表

长期保存

我校考评员统计表

长期保存

教学监控

教学检查文件、材料、总结

长期保存

学生评教材料

长期保存

学生信息员反馈材料

短期保存

校领导、教务处长听课记录

短期保存

学校教学督导名单、工作制度及督导简报、听课记录等

长期保存

教代会有关教学工作提案的办理结果

短期保存

教材建设

各专业使用教材情况一览表

长期保存

使用教材样书、校级优秀教材简介和样书（存于系部）

长期保存

我校教师主编、参编的公开出版教材、自编教材、指导书（讲义）等

永久保存

教材建设及教材管理材料

长期保存

教材发放登记

短期保存

教材征订单

短期保存

现代教学技术

自制声像多媒体材料、多媒体课件、网络教学材料等

永久保存

多媒体教室一览表、多媒体课表等

长期保存

现代教学技术培训材料

长期保存

教学研究与改革

开展教学改革的方案、措施以及实施情况

永久保存

区级教学改革项目立项材料

长期保存

校级教学改革项目立项材料

长期保存

教学改革项目结题材料

长期保存

区级教学成果评奖材料

长期保存

校级教学成果评奖材料

长期保存

考试

在校学生成绩册

永久保存

考试试题、评分标准及参考答案

永久保存

学校试题库建设

永久保存

学生各类考试安排、考试总结

长期保存

学生补考名单及补考安排

短期保存

学生参加计算机等级考试名单、成绩统计表

长期保存

学生参加外语等级考试名单、成绩统计表

长期保存

教学和教学管理

队伍建设

教学机构设置

永久保存

教师队伍情况统计表（分各系部、教研室教师自然状况统计表）

永久保存

教学管理队伍情况统计表（教务处、系部管理人员情况统计表、名册）

永久保存

教务处教学管理人员进修学习、业务培训材料

长期保存

教务处人员年度考核材料

长期保存

各级、各类优秀教学单位、教师评选材料

长期保存

各级、各类优秀教学管理单位、优秀教学管理工作者评选材料

长期保存

教学经费

教学经费预算

长期保存

教学经费使用计划

长期保存

评估工作

专升本评估材料

永久保存

高职人才培养工作评估材料

永久保存

技工、技师评估材料

永久保存

其他

应该保存的其它教学资料及文件

长期保存

（二）系（部）归档范围和保存期限

一级类目

二级类目

保存期限

上级文件

上级行政和教育主管部门颁发的有关教育、教学、招生、就业等方面的条例、规定、

办法等文件和材料

永久保存

上级行政和教育主管部门下发的重要通知、工作计划等

长期保存

综合性

教学文件和材料

学校制定的教学工作条例、规章制度、教学工作规范、规定和办法等

永久保存

系（部）制定的教学工作制度、教学工作规范、规定和办法等

永久保存

系（部）教学工作年度计划、总结

长期保存

系（部）召开的教学工作会议记录、纪要等材料

长期保存

年度工作计划、总结

长期保存

系（部）教学工作中形成的各种总结汇报材料

长期保存

系（部）报送教务处的各类教学报告、材料等

长期保存

学科（专业）建设

课程建设

学科（专业）论证、评估、申报、审批材料

永久保存

专业人才培养计划

永久保存

教学各主要环节质量标准（教学大纲）

永久保存

学校学科（专业）、课程建设规划、建设情况、总结材料等

永久保存

校级重点学科（专业）、重点课程建设材料

长期保存

系重点学科（专业）、重点课程建设材料

长期保存

区级、校级骨干示范专业建设材料

长期保存

区级、校级精品课程建设材料

长期保存

校级公共选修课材料

长期保存

本系（部）开设课程及所选用的教材（含CAI软件教材）目录

长期保存

教学运行

校历、学期教学进程表、课程表、任课教师名单、临时调课通知等

长期保存

系（部）教学任务一览表

长期保存

教学任务书、教学日历、课程小结

长期保存

教学计划执行中的修改申请报告、批示、调整结果

长期保存

教学工作量核算统计材料

短期保存

实践教学

实验（实训）中心（室）管理制度

永久保存

实验、实训、实习考核办法

永久保存

实验（实训）（室）、实习基地一览表

长期保存

实习基地论证、评估、申报、审批材料

长期保存

实验（实训）室、校内外实习基地建设发展规划、方案、建设、总结材料等

长期保存

实习基地情况介绍、实习基地考评材料等

长期保存

实验、实训、生产实习（顶岗实习）计划和安排

长期保存

实验、实训、课程设计、生产实习（顶岗实习）毕业设计教学文件及相关资料

长期保存

学生实验、实训、生产实习（顶岗实习）、课程设计、毕业设计（论文）原始成绩

毕业2年

优秀实习报告、课程设计、毕业设计（论文）

长期保存

职业技能培训和

职业资格证书

各专业职业资格（技能）证书统计表（职业资格、技能种类、证书颁发部门）

永久保存

学生获取专业职业资格（技能）证书情况统计表

长期保存

职业技能培训相关材料

长期保存

教材建设

使用教材情况一览表

永久保存

使用教材样书、校级优秀教材简介和样书

长期保存

本系教师主编、参编的公开出版教材、自编教材、指导书（讲义）等

永久保存

教材建设及教材管理材料

长期保存

教材征订单

短期保存

现代教学技术

自制声像多媒体材料、多媒体课件、网络教学材料等

长期保存

教学研究与改革

系（部）教学改革的方案、措施以及实施情况

长期保存

教学改革项目立项材料

长期保存

教学改革项目结题材料

长期保存

教学成果评奖材料

长期保存

系（部）教研活动、教研室活动记录

短期保存

考试

学生成绩册

永久保存

考试试题、评分标准及参考答案

永久保存

试题库建设

永久保存

学生考试试卷

毕业2年

教学监控

教学检查文件、材料、总结

长期保存

系（部）、教研室主任、教师听课记录

短期保存

系（部）、教学督导名单、工作制度及活动情况

长期保存

系（部）人员、教师队伍（分教研室）自然状况统计表

长期保存

系（部）人员、教师年度考核材料

长期保存

评优上报材料

长期保存

教学经费

教学经费预算

长期保存

教学经费使用计划

长期保存

评估工作

专升本评估材料

永久保存

高职人才培养工作评估材料

永久保存

技工、技师评估材料

永久保存

其他

应该保存的其它教学资料及文件

长期保存

（三）教研室、实验室归档范围和保存期限

一级类目

二级类目

保存期限

教学管理文件

学校、系（部）、教务处下发的相关教学文件

永久保存

师资队伍

教研室（实验室）成员基本情况

长期保存

教师个人业务材料（教学工作总结、获奖、学术活动、进修学习等材料）

永久保存

教学工作

（理论、实践）

专业人才培养计划

永久保存

课程教学大纲，实验、实训、实习大纲，主要教学环节质量标准

永久保存

教研室实验室年度教学工作计划、总结等

长期保存

实验室建设规划、新建、改建、扩建相关材料等

永久保存

教研室、实验室开设的课程及所选用的教材、指导书（含CAI软件教材）目录

永久保存

任课教师名单、教学任务书、课程表、教学日历、课程小结

长期保存

实训、实习、课程设计等教学环节计划、安排；学生优秀作品（含CAI作品）

长期保存

学生实验实训报告、课程设计、毕业设计（论文）、顶岗实习报告、总结等

短期保存

学生学期考试、考查原始成绩册；实验、实训、课程设计原始成绩

长期保存

试题库建设；试卷底卷考、评分标准和参考答案

永久保存

实验室管理制度，教学仪器设备统计，实验实训室使用登记，仪器设备损坏、维修、转移、报废记录材料等

永久保存

教学研究

教研室实验室开展教学改革的方案、措施及实施情况

永久保存

教师参与教学研究项目课题情况（立项、结题、获奖）及实施效果

长期保存

教师参与科研工作情况（立项、结题、获奖情况）

长期保存

教师教学法、教学经验总结

永久保存

各级优秀教学质量评奖材料

永久保存

教师发表的学术著作、论文或在学术会议、教学研讨会上宣读或交流的论文

长期保存

教师兼任各种协会理事或兼任各种刊物编辑、编委等

长期保存

质量监控

教学质量检查、评估、总结

永久保存

教研室同行评价、教师评学材料

短期保存

听课制度、听课记录、公开课记录

短期保存

新开课程及新上课教师试讲评议材料

短期保存

教材建设

自制声像多媒体材料、多媒体课件、网络教学材料等

长期保存

教师主编、参编的公开出版教材、自编教材、指导书（讲义）等

永久保存

其他

应该保存的其它教学资料及文件

长期保存