运营中心档案管理制度.docx
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运营中心档案管理制度
运营中心档案管理制度
总 则
第一条 企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。
必须加强对档案的科学化、规范化管理。
第二条 为保证企业在工作中形成的档案完整、安全，企业档案工作要坚持统一的管理原则，必须由行政人事部集中统一管理。
档案管理机构、人员配备
第三条 公司档案管理机构为行政人事部，由人力资源经理领导。
第四条 公司设专职人员作为档案员负责公司档案工作，各部门设兼职档案员负责随时收存和管理本部门日常工作形成的档案。
各部门档案人员变动时应及时通知行政人事部。
档案的立卷、归档
第五条 公司档案归案范围
1、公司召开重要会议的文件材料，如参加会议的名单、会议通知、报告、决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要、录音带、照片等；
2、公司股东会、董事会、监事会等会议材料；
3、公司内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；
4、公司重要性的往来公文，如请示与批复，来函与复函等；
5、公司及其内部职能部门活动形成的重要文件材料，如工作计划、总结、报告、财务报表、会计凭证，审计报告及公司汇总的统计报表、统计分析资料等。
6、反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料；
7、重要的信访材料、调研材料、各种普查工作形成的材料；
8、反映公司的机构、体制、人员编制、干部任免、人事劳资、专业职务评聘、治安保卫、纪检、财务等工作形成的文件材料；
9、公司制订的工作条例、章程、制度等文件材料；
10、公司的财产、物资、档案等的交接凭证、清册；
11、公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；
12、公司档案实行年度－－问题分类方法。
即：
将档案先按年度分开，再按问题立卷归档，存入行政人事部统一保管。
13、公文档案的保管期限分为永久、长期（十六年至五十年）、短期（十五年以下，含十五年）。
案卷目录及档号的编制
第六条 合理编制案卷目录，使其成为固定案卷位置，统计案卷数量，监督、保护档案的基本工具，应区别不同的保管期限，分年度编制。
第七条 档号的编制使用规则要求：
一个全宗内的案卷目录号不能重复；一本案卷中的案卷号不能重复；一个案卷内的文件页号（件号）不能重复。
第八条 案卷目录号的编制：
不同门类和不同载体档案的档案目录，一般应按目录产生的先后顺序，统一编制流水的目录号。
做到一个全宗内，案卷目录号不重复。
如果档案目录较多，为便于管理，可编制简单的案卷目录索引，使之一目了然。
第九条 案卷号的编制：
在编制案卷号时，要注意第一本案卷目录的案卷号应从“1”开始顺延大流水编制，并做到不重、不空、不漏。
第十条 件号的编制：
全宗内的所有文件材料，均无需装订，统一从“1”开始顺延大流水编号，一份文件编一个号（文件的正本与定稿、正件与附件等应视为一份文件）。
在每份文件首页的右上角逐件编写件号。
第十一条 页号的编制：
每一单份文件中、凡有字迹、图表等内容的页面，都要编页号，空白页则不编号。
页号的填写位置是，正页在文件的右下角，反页在文件的左下角，一般用阿拉伯数字。
页号的编排，每卷要顺延流水编制，避免出现重号、空号，编号可使用铅笔。
第十二条 每份案卷都要填写卷内文件目录和卷内备考表，卷内备考表应填写对卷内文件材料的情况说明、立卷人、检查人的姓名和立卷时间。
卷内文件目录放在卷首，备考表应置卷尾。
填写时要用钢笔，字迹亦要工整。
案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
档案保管
第十三条 档案保管人员要定期检查档案，发现隐患，及时处理。
第十四条 存放档案必须有专用档案柜，排架方法要科学和便于查找。
第十五条 为保证档案的安全，档案室要做好“八防”工作，即：
防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染。
档案的开发利用
第十六条 档案的开发利用是企业档案管理的一项重要内容，开发工作主要是指对生产、技术和经营管理的档案信息开发。
档案信息开发利用要重点服务于改善企业经营管理、提高产品质量、降低物质消耗和增加经济效益等方面。
第十七条 在公司内部实行档案登记借阅制度。
第十八条 编制各级分类档案目录，便于公司领导及各职能部门的查找和利用。
第十九条 档案在开发与提供利用过程中，必须严格执行保密制度。
第二十条 对于积极主动开发与提供利用档案，为公司发展、提高质量、降低物质与资金消耗和增加经济效益等做出贡献的人员，公司将给予表扬和奖励。
档案借阅
第二十一条 档案可为公司领导决策提供咨询服务，为各职能部门日常工作服务。
公司员工因工作需要借阅档案时，必须遵守借阅制度，履行借阅手续。
第二十二条 员工借阅档案应填写《档案借阅登记表》逐级审批后方可借阅，借阅档案原则上应在当日归还，如因工作需要仍需借阅，可到人事行政部续办借阅手续。
第二十三条 复制、摘抄档案需经部门负责人和人力行政部同意并应填写《档案复印登记备案表》任何人不得私自印制公司档案。
档案管理要求
第二十四条 要编制档案总目录、档案分类目录和保管单位目录。
第二十五条 接收公司档案必须认真验收，要严格办理交接手续。
第二十六条 要建立健全档案管理的统计工作，档案数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。
定期作档案管理基本情况统计，档案数量统计，提供档案利用及其效果的统计等。
第二十七条 销毁档案必须严格掌握，慎重从事，销毁前要造具清册，提出销毁报告，经公司主管领导审批，并由人力行政部进行备案后方可销毁。
第二十八条 对违反公司档案管理制度者，视情节轻重，给予批评教育或处予500元罚款。
运营中心资产管理制度
第一条 为了规范公司各项资产的管理，提高资产的使用效能特制度此制度，资产是指公司购买，用于生产与经营的生产设备、办公设备、运输设备、办公家具、生产低值资产、办公低值资产、无形资产等。
第二条 固定资产采购
采购价格在500元（含）以上的且使用年限在1年以上的办公用品为固定资产。
（一）固定资产范围：
①办公自动化设备包括：
电脑、网络服务器、复印机、打印机、传真机、投影仪、扫描仪、数码照相机、调制解调器等；
②办公电器设备包括：
电视机、电冰箱、洗衣机、吸尘器、通讯器材、电话机、空调等其它办公电器等；
③其它办公设备：
保险柜、文件柜、办公家具等；
（二）固定资产的采购流程
1.申报
各部门申请采购固定资产需提前5天填写《固定资产申请单》相关领导
审批后报行政人事部，具体实施购买。
2.询价
行政人事部对所需固定次产进行询价（三家以上供应商报价），其中包
括含税价格及不含税价格。
3.采购
行政人事部执审批后的《固定资产请购单》、《费用申请单》到财务部
支取所需费用进行固定资产采购；
采购流程如下：
申报
审批
询价
采购
申请部门
负责人申报
行政
人事部
总经理
审批
行政人事部询价
行政人事部
申请费用
总经理
批准
报
批
批
报
采购
财务部
支取所需费用
第三条 低值易耗品采购。
价值低且易消耗，不重复使用，使用年限较短的物资。
（一）低值易耗品范围：
笔、本、尺子、剪刀、打印纸等常用办公文具
（二）低值易耗品的采购流程
1.申报：
申请采购办公用品的部门于每月5日前提交《办公用品采购申请单》；
2.审核：
将《办公用品采购申请单》交行政人事部审核；
3.询价：
行政人事部对需办公用品进行询价，确定价格；
4.采购：
办公用品价格确定后由行政人事部到财务部领取采购办公用品所需费用进行采购；
5、领用：
所有人员领用办公用品均应填写《办公用品登记表》记录各部
门使用办公用品情况。
采购流程如下：
申报
审核
询价
采购
申请部门
行政人事部审核
行政人事部采购
行政人事部询价
6、任何部门及个人不得擅自购买后报销，特殊情况经部门负责人和行政人事部批准后可先行购买。
行政人事部有否决购买不合理资产的权利。
违反规定者处以50-100元的处罚。
第四条 资产的管理
资产采购回来后，行政人事部统一登记编号，并通知各部门及个人领用。
同时，按以下方式登记管理。
1、固定资产：
行政人事部建立固定资产管理台账。
2、办公用品要进行入库登记。
第五条 资产采购的付款：
在资产入库手续办理完毕时，即可进行付款申请工作。
付款流程必须严格按照财务规定执行。
第六条 资产的移转
1.使用部门需移转资产时，必须由双方的部门负责人和当事人签字确认，交给行政人事部备案后方可办理移转手续。
2.部门与部门之间办理资产移转手续前，必须先协商，达成共识，经双方部门领导同意后才能办理。
员工之间禁止私下转移。
违反规定者处以50-100元的处罚。
第七条 资产的日常维护保养
1.公司资产管理采取责任到人的办法，实行谁领用谁保管，谁使用谁保养原则。
属部门公用资产的由部门指定资产管理人或部门负责人维护、行政人事部每年统一安排保养。
2.资产使用人员或管理人员要定期对领用的资产进行清洁、清查、整理，时时保证最佳使用状态。
3.员工要掌握基本的操作规程，不得违规私自操作。
4.未经批准擅自进行维修所造成的费用与损失由当事人自己承担。
第八条 资产的报废
1.部门、员工使用固定资产报废时，应由使用部门填写《资产报废单》，需说明报废原因，未达报废期限的资产，经相关人员鉴定后确实属于非人为损坏，如维修费高于资产帐面价值或成本价，可申请报废。
2.已经报废的资产应交由行政人事部统一处理。
处理产生的收入需及时上交财务。
第九条 资产的责任范围
1.资产的保管人或使用人为资产的第一责任人。
2.保管人或使用人的上级领导为资产的第二责任人。
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