客户服务部管理系统doc 83页.docx
《客户服务部管理系统doc 83页.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《客户服务部管理系统doc 83页.docx（90页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
客户服务部管理系统doc83页
文件编号
WZMY-WI-03
版本
A0
发行日期
年月日
文件管制
■管制□非管制
生效日期
年月日
编制部门：
管理者代表
采
客户服务部管理系统
编制
发行副本章：
审核
批准
客
户
服
务
部
管
理
系
统
目录
WZMY-WI-031
第一章客户服务部的组织结构与责权6
一、中小型企业客户服务部的组织结构6
二、客户服务部的职责7
三、客户服务不权利7
四、客户服务部经理的岗位职责8
五、客户服务部主管的岗位职责8
第二章客户调查与开发管理9
一、客户调查主管的岗位职责9
二、客户开发主管的岗位职责9
三、客户调查专员的岗位职责10
四、客户开发专员的岗位职责10
五、客户调查计划表11
六、客户调查明细表12
七、客户信息采集表13
八、客户信用调查表15
九、客户信用调查总表16
十、客户开发计划表16
十一、客户拜访计划表17
十二、客户开发日程记录表17
十三、新开发客户报告表18
十四、客户开发评定表18
十五、客户调查管理流程21
十六、客户信用调查流程22
十七、客户开发管理流程23
第三章客户关系管理24
一、客户关系主管的岗位职责24
二、客户关系专员的岗位职责24
三、客户地址分类表24
四、客户总体分类表25
五、客户区域分析表25
六、客户销售分析表26
七、客户层次分析表26
八、客户分级表27
九、重点客户管理表28
十、重要客户对策表29
十一、问题客户对策表29
十二、客户关系评估表30
十三、客户联络计划表30
十四、客户联系预定表31
十五、客户拜访记录表31
十六、客户拜访日报表32
十七、客户招待申请表’32
十八、客户招待报告表33
十九、礼品馈赠计划表33
二十、礼品馈赠申请表34
二十一、客户拜访区域规划流程34
二十二、客户拜访管理流程35
第四章大客户管理36
一、大客户主管的岗位职责36
二、大客户专员的岗位职责37
三、大客户评定表37
四、大客户档案表37
五、大客户支持表39
六、大客户月报表40
七、大客户分析表41
八、大客户问卷调查表42
九、大客户意见调查表43
十、大客户专员考核表44
十一、大客户满意度调查流程45
十二、大客户关系维护流程46
十三、大客户回访管理流程47
十四、大客户服务管理流程48
第五章售后服务管理49
一、售后服务主管的岗位职责49
二、售后服务专员的岗位职责50
三、售后服务登记表50
四、产品维修报告单50
五、产品退换货汇总表51
六、产品故障维修统计表51
七、维修人员工作月报表51
八、售后服务评价表52
九、售后服务调查问卷53
十、售后服务网点分布表54
十一、售后服务例行检查表54
十二、售合服务方案制定流程56
第六章：
客户投诉管理59
一：
客户投诉主管的岗位职责59
二：
客户投诉专员的岗位职责59
三：
客户投诉登记表59
四：
客户投诉调查表60
五：
客户投诉统计表：
60
六：
客户投诉分析表60
七：
投诉处理记录表61
八：
客户投诉处理表61
九：
投诉处理报告表62
十：
客户投诉处理通知单62
十一：
客户投诉案件追踪表63
十二：
客户投诉总结表64
十三：
客户抱怨表64
十四：
客户抱怨处理表65
十五：
客户投诉接待流程66
第七章：
客户信息管理68
一：
客户信息主管的岗位职责68
二：
客户信息专员的岗位职责68
三：
客户等级分类表68
四：
客户区域分类表69
五：
客户销售资料一览表69
六：
客户销售信息月报表70
七：
客户销售毛利排名表70
八：
法人客户信息资料表71
九：
自然人客户信息资料表72
十：
客户信用分析表72
十一：
客户信用度变更表73
十二：
优秀客户统计表73
十三：
危险客户统计表74
十四：
客户信息综合管理流程75
十五：
客户档案建立流程76
十六：
客户档案管理流程、77
十七：
信息保密管理流程78
十八：
客户注销管理流程79
十九：
客户信用制度制定流程80
第八章：
呼叫中心管理81
一：
呼叫中心主管的岗位职责81
二、呼叫中心组长的岗位职责81
三：
呼叫中心专员岗位职责82
四：
呼入记录表82
五：
呼出记录表83
六：
电话记录表83
七：
电话访谈计划表84
八：
呼叫中心设备明细表85
九、呼入业务管理流程86
十：
呼出业务管理流程87
十一：
呼叫中心服务流程88
十二：
呼叫中心运行流程89
第一章客户服务部的组织结构与责权
一、中小型企业客户服务部的组织结构
售后服务
调研专员
客户投诉接待专员
大客户服务团队
客户接待专员
客户信息管理专员
客户提案管理专员
售后服务管理主管
客户关系维护主管
大客户关系管理主管
客户服务经理助理
客户服务经理
二、客户服务部的职责
1.制定客户服务工作的各项制度，包括各类服务操作流程、岗前责任制度、客户服务人员考勤制度等，以便于操作执行和监督检查
2.制定客户服务标准、业务标准和流程标准，规范客户服务工作，为客户提供优质服务、提高客户满意度，塑造企业形象
3.客户资料库的建立和完善，保证客户资料完整、信息准确，客户信用信息及时、有效，防止客户信息泄露
4.以客户为中心的服务管理，巩固和增进与客户的合作关系，同时使企业准确把握和迅速响应客户的个性化需求，提高客户的忠诚度，提高运营效率和利润收益
5.客户投诉处理和监督检查，及时发现问题，总结经验教训，从而达到完善服务管理机制、改进服务工作流程、提高服务效率和工作水平的目的
6.围绕产品销售过程开展配套的售后服务工作，进行客户需求调查并反馈给相关部门以改进工作；认真接待客户来信、来电、来访提出的问题，处理及时、公正
7.向社会做出产品和服务的承诺，从而方便客户监督和投诉，塑造企业良好的社会形象
8.围绕公司销售目标，拟写客户开发计划，制定大客户管理策略并组织实施
9.客户分析与行为调查，为企业制定科学的销售策略、服务策略提供支持
10.其他相关职责
三、客户服务不权利
1.有权参与公司营销政策的制定，并提出相应的建议
2.有权参与年度、季度、月度营销计划的制定，并提出意见和建议
3.有权对破坏客户关系的行为和过失提请处罚
4.有对客户服务部内组织机构建立、员工考核的权力
5.有对各办事处或区域销售经理、销售人员考核的参与权
6.有对客户服务部门内部员工聘任、解聘的建议权
7.有要求相关部门配合相关工作的权力
8.有在客户服务部内部工作开展的自主权
9.其他相关权力
四、客户服务部经理的岗位职责
1.负责制定客户服务部各项制度，规范客户服务部的各项工作
2.负责制定客户服务标准及各项工作规范，并对实施人员进行指导、培训
3.负责管理、安排本部门各项服务项目的运作，如售后服务和维修管理等
4.负责对客户服务人员进行培训、激励、评价和考核
5.负责对企业的客户资源进行统计分析，抓好客户档案资料管理工作
6.负责按照分级管理规定，定期对所服务的客户进行不同形式的访问、拜访
7.负责按客户服务部的有关要求对所服务的客户进行客户关系维护
8.负责对客户有关产品或服务质量投诉与意见处理结果的反馈
9.负责大客户的接待管理工作，维护与大客户长期的沟通和合作关系
10.努力提高上门服务的工作质量，加强对客户代表的职业道德和形象教育
11.客户提案制度的建立与组织实施
12.建立与管理呼叫中心，全面了解客户意见、需求，为客户提供即时服务
13.负责创造企业间高层领导交流的机会
14.完成总经理临时交办的其他工作
五、客户服务部主管的岗位职责
1.协助客户服务部经理制定客户服务部的各项规章制度并具体实施
2.协助客户部经理制定客户服务工作的各项标准，并对实际操作人员进行指导
3.负责实施客户服务部各服务项目的开发、运作
4.负责客户资料的收集、统计、分析，建立客户资料信息库
5.负责安排售后服务人员的工作班次及上门服务工作
6.按客户服务部的有关要求对所服务的客户进行客户关系维护，积累经验与技巧
7.负责客户投诉的接待与一般性问题的处理，并及时反馈处理结果
8.关注客户服务工作的发展，收集相关资料，为企业完善客户服务工作提出建议
9.根据业务发展要求，制定客户调差计划并组织实施，为企业决策提供资料支持
10.完善客户服务部经理交办的其他工作
第二章客户调查与开发管理
一、客户调查主管的岗位职责
1.制定公司客户调查总体规划、年度计划和费用预算，经公司批准后组织实施
2.制定公司客户调查的详细工作规程和细则，并监督各部门和人员按程序作业
3.负责客户调查项目的组织和实施，并提出调研报告供领导和有关部门决策参考
4.筛选专业调研机构，保持正常联络，对委托调查项目进行协调、督促、验收
5.筛选合格的调研人员，并对其业务进行培训、指导，对工作业绩进行考核
6.采取各种措施，在各个质量控制点进行监控，确保调查结果的质量和可信度
7.接受公司各部门的客户与市场信息咨询，或主动提供定期的信息服务
8.对相关客户资料进行收集、整理、归类建档，确定客户资料的密级，并妥善保管
9.创造条件，推行调查工作和数据处理的信息化
10.上级领导交办的其他事务
二、客户开发主管的岗位职责
1.根据企业发展目标制定客户开发计划、客户开发管理制度并组织实施
2.根据企业业务特点确定新客户开发范围，制定客户开发措施
3.根据实际业务要求，配合客户调查主管做好客户调查工作
4.建立客户开发工作流程及操作规范，指导、培训客户开发专员的工作
5.监督、考核客户开发专员的工作，及时发现问题，及时解决
6.建立大客户开发、管理制度，提高企业客户的稳定性
7.积极拓展客户开发渠道、客户开发策略并组织实施
8.建立合理的客户开发奖励机制，激发客户开发专员的工作积极性
9.对客户状况、合作前景进行预测，适时提出解决方案
10.对客户开发专员与客户签订的合同进行审核、审批
11.协助完成其他部门需要配合的工作
12.完成上级交办的其他事项
三、客户调查专员的岗位职责
1.协助客户调查主管制定年度客户调查计划，为其提供建议和意见
2.协助客户调查主管制定调查的详细工作流程，并安排人员要求执行
3.负责调查项目的内容、调查问卷或客户调查表的编制
4.协助筛选合格的调查员，并对其业务进行培训、指导
5.负责客户调查工作的具体实施，协调调查员的工作
6.对调查资料及时进行整理、汇总
7.对调查资料进行归类、分析、建档，并妥善保管
8.协助客户调查主管撰写《客户调查报告》，为其提供数据支持
9.做好《客户调查报告》的存档，必要时向相关部门分发
10.完成上级领导交办的其他事务
四、客户开发专员的岗位职责
1.协助客户开发主管制定开发计划，并提出合理化建议
2.根据企业客户范围定位，积极寻找潜在客户
3.潜在客户资料的收集、整理，建立自己的客户资料档案，比便于开发工作
4.制定针对每一位客户的开发策略并有效实施
5.对潜在客户定期拜访、维护关系，以便增进相互之间的了解
6.与客户进行合作谈判，确定合作的各项条款，直到签订合作合同并实施管理
7.认真履行合同、落实承诺，加深合作
8.积极开发新客户，拓展客户开发渠道
9.不断总结工作经验，提出合理化建议
10.完成上级交办的其他工作
五、客户调查计划表
调查目标
调查对象
重点客户
其他客户
具体调查内容
调查实施进度
采用调查方法
人员安排
预算说明
备注
六、客户调查明细表
客户名称
电话
地址
接洽人员
负责人
年龄
文化程度
性格
厂长
年龄
文化程度
性格
接洽人
职称
负责事项
经营状况
经营方式
积极保守踏实不定投机
业务
兴隆成长稳定衰退不定
业务范围
销售对象
合理偏高偏低削价
价格
企业性质
股份有限公司有限公司合伙店铺合资
组织员工人数
领导者具影响一级二级三级
同业地位
态度
付款期
方式
手续
与本公
司往来
年度
主要采购产品
金额
旺季每月
淡季每月
客户负责人:
审核：
调查表：
七、客户信息采集表
直营店名称：
客户填写
促销人员填写
姓名
性别
电话
生日及身份证号码
地址
邮编
金额
备注
……
……
……
……
……
……
……
……
八、客户信用调查表
公司编号
地址
电话
负责人
住所
电话
创业日期
年月日
营业项目
经营方式
独资合伙企业
开始交易日期
年月日
营业区域
经营地点
市场住宅郊外
负责人情况
性格
温柔开朗古怪自大
气质
稳重寡言急躁饶舌
兴趣
名誉地位
学历
大学高中初中小学
籍贯
经历
口才
佳普通口拙
思想
稳健派
保守派
革新激进派
嗜好
酒
饮不饮
香烟
抽不抽
优点
特长
缺点
技术
熟练略懂不懂
财务状况
往来银行
银行信用
很好好普通
差很差
财务体系
完备
不完备
同业者评为
很好好普通
差很差
经营组织
股份公司个人经营
有限公司合资公司
近邻评价
很好好普通
差很差
资本额
元
付款态度
爽快普通尚可
迟延为难拖欠尾款
营业执照登记号码
其他说明
店铺情况
资产
自有汽车
辆
自由
租用
场所
处于繁华区一般商业区偏僻地区
面积
面积
装饰
精装普通差
层数
保险
有（元）无
市价
营业状况
交易品种
品种
品牌
月销售量
金额
年销售量
金额
备注
……
……
……
……
……
……
……
信用评定
信用等级
信用评分
付款方式选择
赊销限额
是否担保
备注
总经理：
经理：
调查人：
九、客户信用调查总表
年月日
客户名称
类别
总资产
（单位：
万元）
净资产
（单位：
万元）
信用等级
ABCD
发展前景
ABCD
发展前景
ABCD
编制：
填表人：
十、客户开发计划表
姓名：
客户
名称
拜访
对象
地址
电话
拜访时间安排
备注
1月
2月
3月
4月
5月
6月
7月
8月
9月
10月
11月
12月
计划
实际
计划
实际
计划
实际
十一、客户拜访计划表
客户开发专员：
年度
日期
访问客户
约定
访问要点准备
分类
编号
公司名或工厂名
访问时间
面谈者
所属部门
电话
1
2
3
4
5
6
1
2
3
4
5
6
编制：
审核：
十二、客户开发日程记录表
客户开发专员：
客户公司名称
访问对象
滞留时间
初次拜访
再拜访
业务进度
不在
客户类别
备注
接近客户
产品说明
产品展示
建议书
缔约
热心
一般
冷淡
……
日期
当日
拜访数量
回访数量
累计
拜访数量
回访数量
十三、新开发客户报告表
客户专员：
日期：
年月日
客户名称
电话
公司地址
电话
工厂地址
负责人员
推销产品
第一次交易额及品名
开
拓
经
过
备
注
批
示
主管：
经理：
十四、客户开发评定表
日期：
年月日
编号
客户名称
地址
业务增长率
信用度
利润率
综合评价
……
……
填写人：
审核人：
十五、客户调查管理流程
⑦编写客户调查报告
⑥整理分析调查数据
⑤调查实施，收集数据
审批
审批
审批
结束
⑧调查报告存档
上报客户调查报告
④编制调查报告问卷及调查表
③确定调查内容
②制定调查计划
①确定调查目标
开始
客户服务经理客户调查主管客户调查专员
十六、客户信用调查流程
客户服务经理客户调查主管客户调查专员
及时上报有关部门
实施对策
客户信用状况骤变的对策
审批
审批
信用状况是否良好
结束
⑥编写信用调查报告
④信用调查实施
⑤整理分析调查结果
③确定信用调查内容
②选择信用调查方法
①选择信用调查机构
开始
十七、客户开发管理流程
合格
合格
结束
⑥定期汇报
⑤实施开发计划
④新客户开发申请
合格
③筛选评价
②潜在客户调查
资料支持
确定新客户范围
①选定具体新客户
开始
客户服务经理客户开发主管客户开发专员其他相关部门
否
否
是
是
第三章客户关系管理
一、客户关系主管的岗位职责
1.负责建立有关客户关系管理的各项制度，制定客户关系维护及管理计划
2.组织、监督客户关系管理的各项制度的实施，并对相关人员进行考核
3.准备和实施相关政策、预算和目标，建立和发展新客户关系
4.保持和发展适当的数据，对客户关系维护及管理做出计划和分析
5.对客户关系做出合理的评价，为售后客户服务工作提供指导
6.组织安排客户拜访和接待等事宜，控制客户接待费用
7.培训和支持客户关系专员，指导下属工作并实施考核
8.完成客户服务部经理交办的其他工作
二、客户关系专员的岗位职责
1.协助客户关系管理的各项制度，为制度的合理性提供数据支持
2.对客户需求信息资料进行统计分析，提出改善客户关系的具体建议和措施
3.根据客户关系主管的安排和计划，开展客户拜访活动，巩固公司于客户的关系
4.接待来访客户，协助处理客户提出的一般问题、要求，巩固公司与客户的关系
5.在拜访和接待过程中，了解客户对企业的满意程度及评价，为企业决策提供依据
6.完成客户关系主管临时交办的其他工作事项
三、客户地址分类表
序号
客户名称
编号
地址
与公司之间的距离
经营类别
不宜拜访时间
备注
1
2
3
四、客户总体分类表
分类标准
客户比例
性别
男性比例
女性比例
年龄
18岁以下所占比例
18~45岁所占比例
45~60岁所占比例
60岁以上所占比例
地域
乡村比例
城市比例
东部比例
西部比例
南部比例
北部比例
消费额
高额比例
中额比例
低额比例
需求类型
生产资料需求所占比例
生活资料需求所占比例
工薪水平
1000元以下所占比例
1000~3000元所占比例
3000元以上所占比例
偏好的购物方式
摊点零售比例
市场批发比例
厂家批发比例
五、客户区域分析表
年度：
年度
项目
区域
客户数量
占客户总数量的比例
占该区总销售额的比例
审核：
填写：
编制：
六、客户销售分析表
年度：
客户名称
销售额
产品
A产品
B产品
C产品
D产品
E产品
F产品
G产品
合计
合计
升级会员 