会务工作练习.docx

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会务工作练习

会议练习题

1、保密性较强的议题一般放在会议的

A．前面B.中间C。

后面D任何时间

2．会议（）是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，常冠以序号将其清晰地表达出来。

A议程B．日程C程序a记录

3．安排会议程序应充分考虑（）。

A会议各环节衔接是否合理B顺序是否合理

C会议进行是否紧凑D下级的意愿是否得到满足

4.在会议议程度的安排上，应尽考虑（）。

A与会人员的要求B将同类性质的问题集中安排

C公司章程对会议议程的规定D议题所涉及事物的规律

5．在会议日程表的设计上要将（）。

A．会议程序加以明确B会议时间固定

C会议议题具体化D会议安排附于表后

6．会议日程一般采用（）形式。

A表格B段落C．简短文字D．分条排列

7．在安排会议议程、日程时，应注意（）。

A会议日程的编制应放在前面

B会议日程、日程的功能是相同的

C会议议程的编制应放在前面

D会议议程、日程表编制后需经领导审核同意

8．公司董事会会议要由（）主持。

A.公司办公室主任B董事长指定的其他董事

C公司董事长D董事会秘书

9．大型会议筹备方案中形成会议组织分工是指（）。

A会议组织部门的组建B参会人员的落实

c．会议服务人员分工的落实D．各单位代表名额的落实

10．会议组织工作较多，因此很注重（）。

A服务人员的素质B总体协调与安排

C会议日程的安排D组织分工与协作

11会议期间产生的文件有（）等。

A工作报告B．会议总结报告

C会议须知D．会议记录

12．会议议题可采取（）等方法进行合理安排与协调。

A撤题B并题C．缓题D结题

13．在领导办公会议的组织工作中，秘书应在会前做好（）。

A议题协调工作B会场准备工作

C．文件准备工作D．茶水准备工作

14．按载体形式划分，会议通知可分为（）。

A内部通知B．书面通知C．口头通知D专人通知

15．分发保密文件一般要（）。

A编号登记B．当面交接C清点件数D标明密级

16．保证会议在安静的环境中顺利进行需要考虑的因素是（）。

A谢绝访客参观B调整扩音器的音量

C关闭场内的手机、呼机D会场应有隔音设施

17．确定会场大小需要考虑的因素是（）。

A会议的规模B会议的主题C会议的规格D．会议的时间

18．应根据会议的规模和规格确定参加人员的（）。

A层次B档次C费用D知名度

19．选择适当的会议地点应考虑（）的地方。

A有充足的停车位B．离领导和与会者较近

C设备齐全D租借成本合理

2（）．为了缩短会议时间，可以采取（）的方法。

A减少大会发言的人数B缩短分组讨论时间

D限定发言时间D取消领导讲话

21会议召开的时间应在（）确定下来之后确定。

A会议的名称B会议的主持人C会议的规模D会议的主题

22．正确选择会议会址，要考虑到其（）。

A经济效益B．社会影响C．政治因素D企业自身知名度

23．会议记录要求（）。

A生动B完整C简洁D准确

24．会议记录的特点包括（）。

A指导性B论述性D真实性D资料性

25秘书要为会议记录做好准备工作，包括（）。

A会议议程表B会议值班表C与会人员座位图D足够的磁带

26．会议记录原稿通常要（）。

A进行复制B统一编号C装订成册D予以销毁

27．会议记录的内容应包括（）。

A会议的讨论形成B．会议的过程

C会议的概况D会议的日程

28．会议结束后，秘书人员应根据领导的交办或会议的决定做好会后的（）工作。

A进行复制B信息反馈D指导D宣传

29．秘书在作会议记录时，有时跟不上发言者，出现内容漏记的现象，应采取（）的方法弥补。

A提示主持人先停止发言

B．提示发言人说话速度放慢

C在漏记之处作出记号，用磁带内容修正

D提示主持人请发言人就某些术语和观点作出解释

30．会议记录前，会议主持人应向记录员明确（）。

A记录的重点B机密事项的范围

C出席会议的主要领导D会议议程

31．秘书收集信息的渠道主要有（）。

A．媒介B．数据库D关系D市场

32．会议信息的收集要力求（）。

A全面B及时C真实D重点突出

33．做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作、秘书人员要（）。

A做好会议记录B．深入实际

C经常与领导沟通D注意多听多记

34．公司在举办某新产品展示会后，拟召开记者招待会，秘书应为总经理答记者问准备的材料包括（）。

A新产品的有关资料B展示会上与会者的基本情况

C展示后的基本情况D记者招待会与会者的基本情况

35．会议期间接信息沟通要注意内外有别，做到（）。

A严守单位秘密B注意收集舆论的反映

C不向社会公开会议内容D慎重选择传递方式

36．公司要召开第一季度生产情况工作会议，秘书负责会议记录，要做好这项工作，需要准备的资料包括（）。

A会议议程表B一季度的生产报表

C本年度生产计划D公司奖金分配方案

37．信息加工的形式有（）。

A综合加12B．推导加工C提炼加工D．调查加工

38．信息传递的方式包括（）。

A口头传递B．媒体传递D专人传递D．会议传递

39．做好会议期间的对外宣传工作，注意与新闻媒体沟通要（）。

A迅速及时B平等相待

C讲究实效D以诚相待

40．会议期间，会议值班人虽要做到（）。

A坚守岗位B做好服务

C及时联络D控制与会议无关人员的进入

41．在做会议文件资料的立卷归档工作时要清楚（）。

A文件的收集范围B．文件的收集渠道

c文件的保密措施D文件收集的方法

42．会议保卫工作包括（）的保卫。

A重要人员人身安全B重要文件

C重要设备D贵重物品

43．会议文件的收集整理工作要把责任落实到人，要做到（）。

A分类立卷归档B严格履行文件登记手续

C检查文件是否完好元损D注童保密

44秘书在对会议文件进行立卷归档时，发现财务总监所做的财务报告的附件缺失，他应采取的做法是（）。

A再向财身总监婴一份附件B把财务报告撒出来，不归档

C在财务报告上注明“缺附件”D向其他与会者借来附件复印

45．会议经费结算时，与会人员可采用（）等支付方式。

A现金B支票C记账D信用卡

46．开会期间的文具可以（）．

A活动之前用零用现金购买B事先开发票和付款

C用支票统一购买D预交定金，统一结算

47。

会议经费结算工作中，秘书要严格遵守公司的（）制度和规定．

A财务报销B零用现金管理

C主管领导审批D职务权限

二、会议实务

1、背景说明，您是金泰有限公司行政秘书卫红，下面是行政经理张涛给您布置的几项工作需要您完成．

便条

卫虹，

公司拟定于2006年7月15日至20日召开公司年会，各分公司经理以上人员全部参加，会议规模150人，会期5天，王总经理希望安排一处安静、设搐完备且环境较好的会议中心开会。

请你给我发一封电子邮件，介绍一下选择会址的技巧，并介绍一至两个好的开会地址（请说明你的理由）。

行政经理张踌

即日

便条

卫红：

下周一召开公司人事制度改革会议，主要内容是推出人事制度改革方案，组织与会人员充分讨论方案的实施问题．此次会议很重要，我已安排新来的秘书王璐担任会议记录，请你根据经验给她提供一些关于如何做好会议记录的资料，用电子邮件的形式直接发给她．

谢谢！

行玫经理张涛

┌────────────────────────────

│电子邮件

│寄件人：

Zhangtao@

│收件人：

Weihong@

│日期：

2006年3月10日

│主题；关于日程安排

│内容；

│2006年3月20日公司将召开科技成果研讨会，会议内容包括：

上午900一10：

30在二楼会议室听报告，10：

30一12：

oo观看科技成果演示，12：

oo一13：

00公司用餐，下午13；30一15coo专家专题讲座，1500—17：

00现场观摩科技成果的应用，1730—18：

30用晚餐，20：

00~21；30联谊活动．请你设计一份日程安排表，并将设计日程表的要求及与议程表的联系和区别，用传真的形式发给我。

│

│谢谢！

│便条

│卫红：

我将在7月15日召开客户咨询联谊会，请你列出发送会议通知应注意的问题拟写一份带回执的会议通知．

谢谢

│行政经理张明

│2006年6月20日

：

参考答案

一、选择

i．C2．ALABC4．BCD5．BC

6．AC7．CD8．BCD9．AClO．BD

11．BD12．ABC13．A14．BC15．ABC

16．ACD17．AB18．A19．ABCD20．C

21．D22．ABCD23．BCD24．CD25，ACD

26．ABC27．BC28．B29．CD30．B

31．ABD32．A：

BCl）33．BD34．ACD35．ABD

36．ABC37．ABC38．AC39．ABD40．ACD

41．ABD42．ABCD43．BCD44．C45。

ABD

46．CD47．ABD

电子邮件

│奇件人：

Weihong6sina．com

│收件人：

Zhangtao（~sina．com

│日期：

2006年6月12日

│主题：

关于选择公司年会会址事宜

│内容；要选择合适的会址，需注意以下问题：

│1．根据以往的办公经验，应先从报纸、杂志、广播和网络的广告中获取信息，也可通过同事、朋友提供的信息在市郊寻找几家宾馆或会议中心。

这些会址要尽量远寓闹市区，位置要安静封闭，环境最好依山傍水，空气清晰。

│2．通过电话、传真、上网等方式让人选的三、四家宾馆或会议中心提供包括会议室、

│客房、餐饮等方面的报价表，井问清折扣比例，再进行比较。

│3．在此基础上选择两家会议中心或宾馆，这两家应和会场大小与会议规模相符，各

│种会议设备齐全，食宿方便，价格适中合理，娱乐设施齐全，环境封闭安静。

然后与之进行具体的洽谈．

│4．在此之前一定要亲自到达实地看看，参观一下客户和餐厅，品尝一下饭菜，亲眼

│看一下会场设施，检查一下环境和卫生，再傲决定。

│5．要注意会议地点有无充足的停车位，并在回来后画出会议地点的详细路线图。

│6．将两处会址的租借费用、环境交通状况、客房、餐厅、会议室等各方面的情况和报价细目表用报告的形式上报公司领导，由领导决定选择哪一处。

│7．我建议选择郊区的XX会议中心，这里环境好，价格便宜，设施齐全，并与我公司有过合作关系，能够给予较优惠的条件。

│（以上意见仅供参考）

│电子邮件

寄件人：

Weihong@sina．com

收件人：

Wanglu@sina．com

│18期：

2006年5月15日

│主题：

关于会议记录

│内容：

│

（1）为会议记录做好准备工作

│1）准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸．

│2）准备好录音机和足够的磁带以补充手工记录。

│3）要备有一份会议议程表和其他的相关资料、文件。

│4）提前到达会场，了解与会人员的座位表，便于识别会议上的发言者；在利用录音机的同时，必须手工记录，以防止录音机中途出现故障。

│

（2）会议记录的内容

│1）会议描述，包括会议类型、时间、日期、地点。

│2）与会者姓名，主席的名字在最前面，记录员的名字在最后面。

│3）会议过程：

宣读上次会议记录，由会议记录中产生的问题、通讯情况、一般事务、其他事务、下次会议日期。

│4）主席、记录员签名．

（3）会议记录的方法

│1）应将主要讨论的观点、决议、决定、重要的声明、修正案内容、结论一字不漏地记录下来，而其他内容可简要概括地记录。

│2）捕记的内容，可事先标出记号，然后对照录音磁带修改，也可提示会议主持人请发言者重复内容或对莱一术语作出简要的解释。

│3）与会者提出的意见、建议，要把人名记录下来。

│（4）会议记录的修改

│1）在定稿打印之前，向主席提交一份草稿经他签字批准。

│2）如果某一成员指出会议记录中的错误，经会议批准，主席或秘书可以在会议记录中修改。

│3）会议记录一经签名，任何地方都不能再作修改。

│（5）会议记录的要求

│1）准确，正式的会议记录是具有法律效力，要确保内容的真实可靠，准确无误。

│2）完整，会议记录必须体现会议的实际进程，要将所有要点完整地记录下来。

│3）简洁，将会议进程以简明扼要的形式表达出来。

│4）条理清楚，内容表述要准确无误，不能含糊。

│

3．答；

├──────┬───┬──────┬──────┬──────┬────────┤

│日期│时间│内容安排│地点│参加人│备注

├──────┼───┼──────┼──────┼──────┼────

│││主报告│二楼大会汉室│全体与会人员│

│├───┼──────┼──────┼──────┼──────

│││科技成果演示│三楼会议室│自由参加│

│├───┼──────┼──────┼──────┼──────

│││用午餐│公司餐厅││

│├───┼──────┼──────┼──────┼──────

│2007年3月20日││专家专属讲座│二楼大会议室│全与会人员│

│├───┼──────┼──────┼──────┼─────

│││现场观摩│三楼会议室│自由参加│

│├───┼──────┼──────┼──────┼──────

│││用晚餐│公司餐厅││

│├───┼──────┼──────┼──────┼──────││联谊活动│公司多功能厅│自由参加│

├──────┴───┴──────┴──────┴──────┴──────

│会议的日程表一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午．下午、晚上三个单元里，并将会议的议题具体化。

│会议议程表与会议日程表的联系与区别：

│

（1）会议议程与会议日程的功能是不同的，会议议程是对会议议题的细化，是会议内容的具体体现．井冠以序号编写出来；会议日程是会议议程在时间上的具体安排和分配。

│

（2）会议议程的编制应在前，议程一旦确定，就不应再变了；会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇到一些变化，可相应调整。

（3）会议议程与会议日程的安排必须吻合。

（4）会议议程、日程表制定后，必须经主管领导审核方可实施。

4．答：

发送通知应注意：

1）检查所有的通知中是否已附上了会议日程，然后再封口。

2）如某些客户不熟悉宾馆的确切地点，应附上一张简明的交通路线图。

3）检查寄送通知的信封上地址、姓名、邮编是否齐全，有无错寄、漏寄。

┌──────────────────────────────────────┐

│会议通知

│尊敬的客户：

│

│为了进一步加强与贵公司的协作关系，听取客户对我公司产品和服务的意见，我公│

│司拟于2006年7月15日上午9：

00一下午5：

00在燕丰宾馆召开客户联谊咨询会，敬

│请回复和光临。

│

│附：

会议日程、路线图。

│

│

回执

│请示6月30日以前将回执寄至：

北京市朝阳z区金泰有限公司卫红小组。

邮编

│100110。

电话：

8437051。

│

│口我公司参加此次会议，参加人数：

│

│口我公司不能参加此次会议。

│

│姓名：

│

│公司：

│

└──────────────────────────────────────┘

旅程表是按预定的日程表和领导的计划要求、意见而制定的。

旅程表的内容一般比旅行计划更详尽，主要包括六项内容：

日期、时间、地点、交通工具、具体事项、备注。

旅程表除行动计划外，还应将必要的信息尽量详细的写入：

旅馆名，所在地、电话号码、当地的联系人姓名、地址、电话号码；会晤者姓名、企业名称、所在地、电话号码；海外出差时当地的中国大使馆所在地、电话号码等。