高效时间管理与支配能力分析_精品文档.doc

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高效时间管理与支配能力分析

德信诚经济咨询有限公司

4有无会议计划、目标、议程，时间安排？

4时间和地点是否恰当？

4参加人是否适当和必须？

（2）分析会议过程

4是否准时开会？

为什么？

4是否跑题？

4是否按计划进行？

4秩序是否正常？

4是否有人中途出去？

4是否按时结束？

（3）会后分析：

4会议纪要有没有？

发给与会者没有？

4会议决议的执行情况。

4会议必要性评估。

以上三步分析，主要用于对浪费时间严重的“马拉松”会议或严重无效会议的详细分析。

3.会议分析法的启示

（1）根据统计，职业经理用于会议的时间约占工作时间的20%，如何利用好这20%的时间，是时间管理的重要环节。

（2）职业经理自行主持召开的会议主要有“部门例会”、“业务总结会”、“专题讨论会”等。

对于自己可以决定是否召开的会议，一定要事先评估开会的必要性。

（3）事先准确通知参会人员，即使是部门里只有几个人或十几个人。

最好养成以简明的书面形式的通知大家会议计划，而不要简单一句“下午开会”就把大家召集起来。

（4）严格会议纪律。

（5）参加别人召集的会议，可请求召集人确认会议规则，以免浪费时间。

干扰因素分析

1.目的

分析哪些因素干扰了正常的时间安排，以便寻求治理的措施。

2.方法

运用《干扰因素分析表》。

表5-6干扰因素分析表

姓名：

日期：

年月日

分析

干扰因素

干扰者

排序

后果

对策

缺乏自律

文件杂陈

拖延

不会说不

职责混淆

突然约见

当下想干的事太多

经常“救火”

条理不清

计划不周

无效会议

不速之客

电话干扰

（1）列出干扰因素

干扰因素可以分为两大类：

一类是实发性干扰，一类是拖延性干扰。

（2）对干扰因素排序

通过对干扰因素的排序，每次找出排在前三位的干扰因素加以克服。

甚至可以找出排在第一位的干扰因素加以克服。

每次不要多，但求找出干扰最大的因素，坚决克服掉。

（3）对突发性干扰的分析

突发性事件是职业经理工作时间的最大干扰因素。

由于职业经理角色的特殊性，会遇到上、下、左、右全方位的干扰。

研究表明，干扰者顺序为：

（4）罗列出干扰所带来的后果

高效能时间管理培训班

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【课程描述】

“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴。

”中国人是世界上最早认识时间管理的重要性的。

“人生有涯”更是将时间管理与人的生命相提并论。

孔老夫子曾经站在河边对着湍急的江水喟然长叹：

“逝者如斯夫，不舍昼夜！

”当他见到他的一位弟子时间管理不善，用白天的时间睡觉的时候，给了那位弟子全方位的否定。

可见，一个人是否会管理时间在别人眼里是多么的重要。

西方的管理大师也都对时间管理高度重视。

彼德·杜拉克就曾说：

“时间是最高贵而有限的资源。

”德信诚培训方法：

课堂讲授、提问研讨、案例分析、小组讨论、学员简报、讲师点评、游戏、角色扮演等

【课程帮助】

如果你想对本课程有更深入的了解，请参考>>>德信诚高效能时间管理手册

【课程对象】

企业管理人员、企业所有人员。

【课程大纲】

第一章：

认识时间管理

1、彻底抛弃模糊的时间观念

2、你的时间成本是多少

3、时间管理理论

第二章：

时间管理的发展

第三章：

时间管理法则

1、时间管理矩阵

2、ABC时间管理法

3、帕累托的80/20法则

第四章：

高效时间管理技巧

1、正确的时间做正确的事

2、巧分时间蛋糕

3、简化法

4、快速处理信息的四个诀窍

5、高效会议的3M管理模式

6、如何兼顾效果与效率

第五章：

排除时间干扰

1、摆脱繁杂文件四步法

2、巧对不速之客

3、敢于对别人说“NO”

附件：

经理人时间管理指南

（5）寻求对策

寻求前三位干扰因素的对策，其他则可以缓一步。

3.干扰因素分析法的启示

（1）通过对干扰性因素排序，找出最需要克服的因素。

（2）在拖延性干扰中，最需要而且最能够克服并且容易产生良好结果的是克服“缺乏自律”。

因为在拖延性干扰中，许多因素你可能无法把握，但是，你应当可以把握你自己。

（3）在突发性干扰中，最需要克服的是“突然约见”。

（4）都是谁干扰了你的时间安排，偷走了你的时间？

不同的人、不同的行业、不同的企业，可能会有不同的顺序。

你一定要清楚，谁对你的干扰最大？

下属、上司、同事、客户、朋友，还是你自己？

【自检】

选择你认为最适合的分析方法，对你的时间利用方式进行分析。

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【本讲总结】

本讲主要介绍时间分析的方法。

感到特别忙乱的时候，运用不同的时间分析方法对时间进行分析，以帮助职业经理获得利用时间的合理模式。

这是职业经理进行时间管理的重要方法。

【心得体会】

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时间支配能力分析

请回答下列问题，测试一下你对时间的支配能力。

请问答“是”或“否”。

（1）你是否一到公司便列出当日工作安排？

（2）你是否在固定的时间里处理往来函件，如上午或下午？

（3）你是否将无用的文件处理掉，而不是机械地归档？

（4）你是否能避免各种浪费时间与精力的“琐事”？

（5）你能使每项工作都善始善终，避免头绪多而乱吗？

（6）你能注意缩短用餐、饮茶时间吗？

（7）你只欢迎那些实在的、对公司有益的推销员或顾问吗？

（8）你除非万不得已才召开会议吗？

（9）你只参加那些对本部门的工作有直接影响的会议吗？

（10）你收到函件后是否阅后立即处理？

（11）你阻止别人给你寄发各种无用资料吗？

（12）你阅读报刊杂志时是否浏览大意后，再细读重点章节？

（13）你肯放手让部下独立工作吗？

能不频繁检查或干扰他们吗？

（14）你鼓励部下遇到问题时开动脑筋，提出独立见解吗？

（15）你手边有重要工作处理时，如果同事找你聊天，你能巧妙地拒绝吗？

（16）你能充分利用电话提高效率，不在工作时间煲“电话粥”吗？

（17）你每天下班之前是否将未完成的工作列入第二天的计划？

（18）你能充分利用电脑、复印机提高效率吗？

（19）当你遇到非得靠专门知识与经验才能解决的问题时，你是否请教专家协助，而不是单枪匹马地蛮干？

（20）你在召开重要会议时是否吩咐秘书不转电话，不会见未约来访者？

回答“是”，得5分；回答“否”，得0分。

如果得80-100分，表明你能最充分地利用自己的时间，不必因不能完成任务而加班或将工作带回家。

如果得60-80分，表明你基本上能够有效支配时间，只在某些方面仍须改进，可参考测试结果对照检查。

如果得30-60分，表明由于做事计划性差、效率低，增加了很多工作压力，你的问题集中在三个方面：

主次不分；不能充分相信下属，不放权；精力分散，易受不速之客干扰。

只要下决心改正以上不足，你一定能在有限的时间里取得更高的效益。

如果得30分以下，那表明你面临严重的问题或将被解职，除非你立即全力以赴提高效益。

工作紧急性分析

1.目的

分析每天（每周、每月）的工作紧急程度，根据紧急程度安排工作的先后顺序。

2.工具

运用《工作紧急性分析表》。

表5-3工作紧急性分析表

姓名：

日期：

年月日

紧急性

工作事项

非常紧急（马上要做）

紧急（短时间内

要做）

不很紧急（可从长计议）

不紧急（无时间要求）

频次

时间

在紧急性的四格中选择“ü”即可

3.程序

（1）将工作事项的紧急性分为四档：

非常紧急，马上要做；紧急，短时间内要做（一般是当天要做的）；不很紧急，可从长计议（可以纳入计划中做）；不紧急。

（2）统计“频次”。

即不同紧急程度的工作事项各占多少（每天或每周或每月）。

（3）统计“时间”。

即完成不同紧急程度的工作事项所占用的时间。

4.工作紧急性分析法的启示

（1）统计你每日、每周、每月最紧急的是哪三项工作？

（2）非常紧急的工作事项，如果频繁发生，即应考虑授权式管理。

制度、营销策略、产品品质等重大问题，与时间无关。

（3）“紧急事项”越多，时间管理问题越大。

（4）“紧急”和“非常紧急”和“不紧急”事项，时间比重越大，时间管理问题越大。

（5）除“非常紧急”之外，要分析所谓“紧急”事项是否真的那么急。

工作重要性分析

1.目标

分析每天（每周、每月）的工作重要程度，根据重要程度安排工作的用时。

2.方法

运用《工作重要性分析表》。

表5-4工作重要性分析表

姓名：

日期：

年月日

重要性

工作事项

非常重要（绝对要做）

重要（应该做）

不很重要（可做可不做）

不重要（可不做）

频次

时间

在重要性的四格中选择“ü”即可

（1）将工作事项的重要性分四档：

非常重要，绝对要做（即其他事情都可以不做，也要做的事项）；重要，应该做（不做就要出问题）；不很重要，可做可不做（做比不做好一点）；不重要，可不做（做也不见得好）。

（2）统计“频次”。

即不同重要程度的工作事项各占多少（单位：

日、周、月）。

（3）统计“时间”。

即完成不同重要程度的工作事项所占用的时间。

3.工作重要性分析法的启示

（1）你每日、每周、每月最重要的是哪三项工作？

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