基建工程档案管理制度及分类.docx

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基建工程档案管理制度及分类

中国华电新能源发展有限公司甘肃分公司

基建工程档案要求细则与分类

1.总则

为了更好地贯彻执行国家建设项目工程档案管理有关规定，使工程档案管理与工程建设实现同步管理，确保工程文件材料齐全、完整、准确、系统归档，实现建设工程高水平达标，为今后生产经营管理工作服务，根据中国华电新能源发展有限公司甘肃分公司（以下简称“华电新能源甘肃分公司”）基建工程的实际情况，特制订本制度。

2.引用标准

2.1《中华人民共和国档案法》及《中华人民共和国档案法实施办法》

2.2《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822-2008

2.3《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28－2002

2.4《中国华电集团公司风电工程达标投产考核办法》（2010年版）

2.5《电力工程竣工图文件编制规定》DL/T5229-2005

2.6《风电企业档案分类表6-9大类》

3.适用范围

本制度适用于华电新能源甘肃分公司各基建工程项目，各参建单位及分公司各部门。

在工程建设活动中所形成的应归档材料，均应达到《中国华电集团公司风电工程达标投产考核办法（2010年版）》中有关“工程资料与档案管理”考评项目标准与本办法的要求。

4.组织机构及职责分工

华电新能源甘肃分公司基建工程档案管理工作按照统一领导、分级管理的原则，由建设单位全面负责，组织成立由监理、施工、设计、调试、设备等单位（部门）参加的工程档案管理领导小组，及时研究、解决工程档案管理中存在的问题。

华电新能源甘肃分公司成立综合档案室，负责对公司各基建工程档案工作进行监督、检查和指导，各工程项目公司成立项目档案室，并配备兼职档案管理人员，其他各参建单位也应成立相应的工程档案管理机构和配备相应的工程档案管理人员负责工程中形成的档案的积累、整理工作，并按照《华电集团公司风电机组达标投产考核办法》（2010版）规定的时间将项目有关的全部资料按时向项目公司档案机构移交归档。

工程档案管理是工程建设管理的有机组成部分，各参建单位应把工程档案管理工作纳入工程目标管理规划及工作计划，纳入工程质量保证体系，纳入有关人员的职责范围或岗位经济责任制，并有相应的检查、控制及考核措施。

为保证工程档案的完整性、准确性、系统性，华电新能源甘肃分公司基建工程执行档案保证金制度并在招标文件和合同文件中明确档案管理职责，档案保证金为合同项目结算价的1%。

档案保证金的提留和支付由建设单位项目公司、建设管理部、财务部负责实施。

对不按本规定移交档案的合同项目，视为合同违约，不返还档案保证金。

对按规定移交档案的单位，档案保证金预以返还。

5.归档内容

各参建单位归档内容详细内容见附件1：

《风电企业科技文件归档范围与6-9大类档案分类及保管期限划分表》

6.工程竣工档案的编制及质量要求

6.1总体要求

6.1.1用于工程技术管理的所有文字材料、各种记录表格、试验检验记录等均一律采用国际标准A4（210mm×297mm）规格的70克以上白色书写纸（复印纸）；图幅大于A4的图表或图纸，应折叠成A4幅面，小于A4的须粘贴在A4复印纸上。

6.1.2纸质归档材料应设定适当页边距，原则上装订边25mm，其它三边各为上25mm、右15mm、下15mm左右。

6.1.3各类工程施工、技术记录等文字材料、表格及图纸均需用激光打印机打印，用蓝黑墨水或黑色签字笔填写；为保证字迹的耐久性，填写时不得使用易褪色的书写材料（如红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔及复写纸等）书写或绘制。

6.1.4归档的文件材料要作到内容准确、可靠，字迹端正、图文清晰，图面整洁，签字手续完备，签名真实、规范；技术数据如需改动，可用杠改，并由改动人在该处盖章确认，不得使用修正液。

6.1.5施工技术记录、验评记录等表式要符合电力行业规定的表式要求，部分电力系统没有的表式则根据合同规定的施工和验评标准，由施工单位提供其本行业的表式，经工程监理审核，规范表式的格式后统一使用。

施工总结、作业指导书等资料要求编写规范、内容齐全，要有编写、审核、批准人员签名，要注明编制单位和编制日期。

6.1.6工程竣工档案必须以正本、原件移交建设单位归档（移交的竣工文件材料中必须有一套是原件）。

施工中形成的技术文件、施工记录、工程签证单、设计变更通知单、工程联系单、材料半成品试验单、质量验评及签证、试运记录等，由相关人员亲笔签字即作为原件。

材质证明、外委试验报告、设备缺陷处理单、洽商、索赔、咨询单、材料代用单等，均应为原件归档；钢材质量证明单若为复印件，则需在该复印件上注明原件所在单位或部门，并由供货、填发单位在该件上加盖公章，可视为原件。

施工方案、联系单中如果有附图的，则附图必须为打印件，清晰、可靠。

6.1.7设备缺陷、施工缺陷、检验及质检、监理提出需整改问题、工程联系单必须闭环。

6.1.8每个单位工程中所有材料质保书与复验报告应—一对应放置。

所有记录、验评表格均要填写齐全，确实不需填写的项目均应打“/”杠或加盖“以下空白”章。

6.1.9凡合同、协议、试运后签证、机组启动验收交接书、机组移交试生产交接书、机组移交生产交接书等文件材料均应为正本（即必须由各方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章）归档。

主送和抄送本单位的文件材料应以红头文件归档移交。

6.1.10项目招投标中形成招标过程文件及中标单位的投标书30年、10年保管，未中标的投标书正本作为10年保管。

6.1.11所有金属探伤底片均应用塑料（牛皮）袋单张套装，再用专用底片袋按系统分装，并按底片袋上要求详细填写完整，编上袋号后方可移交。

6.2分类与组卷

6.2.1工程档案组卷要遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件的有机联系，并要便于档案保管和利用。

案卷厚度一般不超过3cm为宜。

同一内容或问题的文件材料一卷装不下时，可按问题细分的方法组成多卷。

不同载体的文件一般应分别组卷，分类存放。

6.2.2工程竣工档案

6.2.2.1工程施工及调试完成后，施工单位、监理单位应根据合同规定以及建设单位的要求编制工程竣工文件。

竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核。

6.2.2.2质量检验评定表分部分项的排列顺序应一一对应，一个分部对应下属若干分项，每个分项下为若干检验批，排完后再排下一个分部，与“施工质量检验与评定标准”规定的顺序一一对应，同时其填写数据应具体，不得出现“符合自检”“符合设计”“符合要求”等字样，签字不得以盖章代替，也不得他人代签。

6.2.2.3工程竣工档案组卷方法依据《风电企业档案分类表（6～9大类）》”的规定组卷，工程竣工文件列入第8大类。

6.2.3设备档案

6.2.3.1设备生产厂家及安装单位协同基建工程项目公司做好所有设备开箱资料（主设备及主要辅助设备技术文件内容包括：

设备出厂说明书、总装、试验记录、合格证件、手册、图纸等）、材质证书、产品合格证、商检记录等文件材料的收集及归档。

6.2.3.2设备厂家提供的产品合格证、说明书、试验报告、检测报告、商检记录等文件材料必须为原件，且用合格的纸张和书写材料书写。

有些尺寸过小的证件，如产品合格证等应统一粘贴在与说明书纸张规格相同的纸张上。

6.2.3.3设备档案以台、件为组卷单位，主设备和主要辅助设备资料不得少于两套。

设备档案资料列入第9大类。

6.3竣工图的编制

6.3.1设计单位受建设单位委托负责本单位设计范围的编制。

施工、调试和建设单位应在施工及启动调试过程中及时、准确地做好变更记录，见表7。

6.3.2竣工图应按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》中竣工图编制要求进行编制。

竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映工程竣工时的实际情况。

设计单位各专业工地代表应及时做好本专业的设计变更记录，收集施工、建设单位的设计变更单，并将变更情况及时反映在设计蓝图上。

在出竣工图之前，组织各专业对变更资料进行核实，以保证竣工图的质量。

6.3.3应编制“竣工图编制总说明”，在总说明中应说明竣工图的编制原则、各专业的竣工图卷册目录以及编制情况。

对每册修改图纸，应编制分册说明，内容包括：

修改内容、修改原因、变更单号、提供修改资料单位等。

6.3.4没有设计变更的施工图用作竣工图时，编制单位应逐张审核，确认与现场相符后直接在蓝图上加盖“竣工图”图章；经修改或变更的施工图应重新编制竣工图，重绘图按原图号编，末尾加注“竣”字，或在新图标内注明“竣工图阶段”加盖“竣工图”图章，因此规定，风力发电场建设以及技术改造项目形成的竣工图，应按DA/T28规定加盖并签署竣工图章，以规范管理。

图章样式如图1-1：

（单位为毫米）

编制单位

竣工图

编制人

技术负责人

编制日期

监理单位名称

监理人

1-1DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》规定的竣工图章样式

6.3.5所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。

竣工图章中的内容填写齐全、清楚，不得代签。

不管是施工图作为竣工图，还是新制作的竣工图，均应加盖“竣工图”章。

如果施工图作为竣工图的，加盖的“竣工图”章，设计单位与监理单位必须签字；重新出“竣工图”的，则“竣工图”上加盖的“竣工图”章，设计单位可不再签字，但监理单位仍要签字。

竣工图章盖在标题栏附近的空白处或右下角向上折叠后空白处；竣工图章应使用不褪色红印泥。

6.3.6建设单位应负责或委托有资质的单位编制工程总平面图和综合管线竣工图。

6.3.7与施工图有关的设计更改、现场洽商和材料变更单等文件材料单独组卷。

在填写卷内文件目录时，以“图号”作为文件编号。

6.3.8竣工图按GB/T10609.3—1989《技术用图复制图的折叠方法》，手风琴式统一折叠成A4图幅，图标朝外。

6.3.9国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目，外方提供的竣工图应由外方签字确认。

6.3.10竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合。

竣工图编制完后的审核，监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况，发现不准确或短缺时要及时修改和补充。

6.3.11竣工图电子文件应以不可涂改式光盘为长期存储介质（竣工图电子文件的命名应与图纸编号一致，以保证其唯一性）移交建设单位。

6.4声像档案

6.4.1照片档案

6.4.1.1照片档案按单位另外整理成册，照片整理、编目整理应根据GB/T11821-2002《照片档案管理规范》规定；工程结束时，各承包方在移交竣工资料的同时，应移交纸质照片和数码照片档案各2套。

6.4.1.2照片档案用统一的照片档案盒，应有照片档案编制说明、目录，并对每张照片进行标注，标注项包括题名、照片号、光盘号（底片号）、参见号、时间、摄影者、文字说明等要素，按规定要求填入固定的表格，其中文字说明应将照片的事由、时间、人物、背景、摄影者的信息按“六要素”要求填写，照片统一为5寸彩照。

6.4.1.3照片档案内容应齐全，应有开工到结束全过程照片，并分专业整理，含全貌、关键进度、隐蔽工程照片等。

6.4.2录像档案

各承包方应编制反映该工程的录像资料，一式两份，声像档案按磁性载体档案管理与保护规范整理，DA/T15-1995；。

6.5电子档案

6.5.1电子档案归档时应把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。

对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。

6.5.2国家推荐采用的载体，按优先顺序依次为：

只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。

不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

6.5.3存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。

6.5.4特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。

6.5.5电子档案整理依据电子文件归档与管理规范整理，GB/T11821-2002

6.6工程档案的编号

案卷编号为：

目录号＋分类号＋案卷流水号，采用阿拉伯数字标识，各段之间用“-”号分隔：

一级类目。

二级类目等不同级分类号，中间直接连接不设分隔。

示例：

0000－000－000

案卷流水号（001－999标识）

三级类目号

二级类目号

一级类目号

目录号

6.6.1第6大类电力生产和第7大类科学技术研究目录号用年度号标识。

跨年度完成的科研项目年度号应为课题立项年度。

6.6.28大类建设项目和第9大类设备仪器目录号由工期号和机组号组成。

第一位数代表“工期”，后三位代表“机组”各期工程的机组号连续。

0000－000－000

案卷流水号（001－999标识）

分类号

机组号

工期号

6.6.2.1工程公用部分前一位表示“工期”，后三位表示公用部分例：

一期公用部分为：

“1000”二期公用部分为：

“2000”以此类推。

6.6.2.2机组部分前一位表示“工期”后三位表示机组号。

例：

一期工程1号机组为“1001”

2号机组为“1002”20号机组为“1020”，以此类推。

6.7案卷的整理

6.7.1卷内文件页号

6.7.1.1卷内文件均以有书写内容的页面编写页号。

页号编写位置：

单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图纸的页号编在右下角或标题栏外右上角；成套图纸或印刷成册文件，不必重新编页号；各卷之间一般不连续编页号。

6.7.1.2为使编制标准化，竣工档案编制时可暂以铅笔在页面左下角编写，待审核通过后在案卷装订前再用黑色油墨打号机打号。

6.7.2案卷封面

6.7.2.1案卷采用案卷外封面和卷内封面两种形式（封面样式见表1）。

6.7.2.2案卷题名应简明、准确地揭示案卷文件的内容。

主要包括项目名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和名称等；项目名称应与核准项目名称保持一致，设计（包括代号）相符，应由建设单位同意规定，可填写全称也可填写简称。

项目名称发生变更时，应有上级主管单位出具项目名称变更的文件。

外文归档材料的案卷题名应译成中文。

6.7.2.3立卷单位，填写案卷整理单位的全称。

6.7.2.4起止日期，填写卷内最早形成文件的日期与最终形成文件的日期。

6.7.2.5保管期限，填写规定的保管期限，同卷中存有不同保管期限者，保管期限从长。

6.7.2.6密级，应依据国家有关档案保密规定划定，同一案卷内文件密级不同的，应从高。

6.7.2.7档号，由项目代号（年度）、分类号、案卷流水号组成。

6.7.3卷内目录

卷内目录主要包含括档号、序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页数/页号、备注等内容，每页行数为15行（样式见表2）。

6.7.3.1序号用阿拉伯数字从1依次标注，应依次标注文件在卷内排列的顺序，各案卷之间序号不连续。

6.7.3.2文件题名，填文件标题的全称。

对按单位工程整理的，每份文件题名前宜填写单位工程名称；对文件标题不明确、不准确、不完整的、应由立卷人根据文件内容重新拟写或补充。

6.7.3.3文件编号，应填写文件的文号或编号、图样的图号等。

6.7.3.4日期，应填写流转结束最终责任人（单位）签署盖章的日期。

填写形成文件的年、月、日要求是8位数，如：

2012.05.12

6.7.3.5页数/页号，应按装订形式分别填写，应填写每份文件起始页号，最后一个文件填写起止页号；按件装订的，应按件填写每份文件的页数。

6.7.3.6责任者,应填写文件形成的单位的全称或规范的简称。

合同文件应填写主要主要责任方；报验文件宜填写报验责任单位。

6.7.3.6，应根据实际情况填写与这条目文件有关需要说明的信息。

6.7.4卷内备考表（样式见表3）

卷内备考表应填写案卷文件的总件数和总页数以及在组卷和案卷提供利用中需要说明的问题。

备考表排列在卷内文件之后，不编写页号。

立卷人和检查人应分别签署姓名和时间。

6.7.5案卷目录编制

6.7.5.1案卷目录应填写序号、档号、案卷题名、总页数等内容。

案卷目录格式见附录表5.并进行案卷脊背编制。

6.7.5案卷装订

6.7.5.1文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式，图纸可不装订。

单份文件装订卷要按卷内文件目录次序排列，并在卷内每份文件首页右上方加盖、填写档号章。

整卷装订卷内不同尺寸文件要统一折叠成A4幅面；永久、30年保存案卷不得有金属物（不锈钢钉除外），装订时要求装订边和下边对齐，无倒页，不漏订。

6.7.5.2字迹不清的重要文件，应进行复制（打印或复印），并与原件一起立卷。

复制件在前、原件在后。

6.7.5.3案卷采用三孔一线装订，装订线长度为18cm，装订结实、整齐、美观。

6.7.5.4外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。

6.7.5.5归档文件应在卷内每份文件首页右上方加盖填写档号章，图纸在标题栏上方的空白加盖档号章。

档号章样式如下：

档号

序号

7．项目竣工档案的移交和归档

7.1归档移交时间：

各参建单位应在项目实体竣工后三个月内将整理完毕的项目档案移交建设单位归档。

尾工形成的档案应在尾工完工后及时移交。

7.2档案移交份数：

施工单位编制的竣工档案一式两套（其中一套必须是原件）、需移交城建档案馆的应增加一套。

需电子版两套（包括案卷目录、卷内目录、工程照片电子版，竣工资料扫描后形成的电子版文件）；移交的电子版文件中所有目录必须有一套为excel电子表格形式；设计单位编制的竣工图提供两套纸质版或按合同约定份数提供，同时提供扫描件电子版两套，电子文件移交套数应按GB/T18894执行。

7.3归档案卷的审查，工程档案的移交一般通过自检、审核、移交三个步骤。

7.3.1施工单位、监理单位等各参建单位在项目竣工文件收集、编制和整理后，首先组织本单位有关的管理人员、工程技术人员、安全质监人员、档案管理人员进行自检，确认归档文件齐全、完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程，案卷质量符合国家、行业有关标准及本制度上述各条款的规定。

7.3.2竣工文件及案卷经文件编制单位自检合格后，填写《案卷质量审核表》，再由监理单位对所有拟归档的案卷逐卷审查，审查的主要内容：

归档文件的完整性、准确性、系统性、真实性、规范性，竣工图绘制方法、图式及规格等是否符合国家、行业有关标准规范、规定以及各专业的技术要求，是否有遗留问题等，并在《竣工档案案卷质量审核表》上签署审核意见（样式见表4）。

7.3.3经监理单位审签确认的拟归档案卷，建设单位相关管理人员、各专业技术人员审核相应专业的归档文件材料，确保归档文件材料完整性、准确性。

竣工图应图物相符，真实反映工程竣工验收时的实际情况，并签署审核意见。

7.3.4勘察、设计、质监、调试、监理等单位的拟归档档案经自检合格后履行前款规定。

7.3.5档案专业人员对拟归档的案卷进行审查，主要按国家及行业的档案管理标准、要求及本细则的规定对文件质量、归档范围、案卷整理质量、案卷封面、卷内目录、文件的排列顺序、装订质量、字迹的书写材料、卷内备考表、竣工图章等有关档案内容、案卷质量进行审查，并签署审核意见。

7.3.6上述审查均合格的拟归档档案符合向建设单位档案室移交的条件后，档案移交单位可将案卷质量审核表装订在每一卷相对的卷内目录下面，算一件，在卷内目录中体现。

并编制全引目录，全引目录由案卷目录和卷内目录合并装订而成，卷内目录用打号机编写页码，并将页号填写在案卷目录的确“页号”栏。

案卷　目　录

序号

档号

案卷题名

页号

保管期限

备注

完成以上程序后，档案移交单位编制《风电项目档案交接签证》，经移交单位、监理单位、建设单位三方会审后，将所有归档材料向建设单位档案室移交，且填写的《风电项目档案交接签证》应一式三份，建设、施工、监理交接各方应留存一份归档。

档案移交签证格式见表6。

档案人员接收时既要对移交工程档案的数量进行认真清点、核实，做到帐物相符，又要对档案质量进行抽查（移交数量在100卷以内的抽查40%，数量在100卷以上的抽查30%），对不符合要求的案卷退回整改。

8．项目档案的排架与保管

8.1设置与档案工作相适应的库房。

档案库房采取有效防火、防盗、防尘、防光、防潮、防有害生物和温湿度控制措施，库房环境符合JGJ25-2000《档案馆建筑设计规范》的要求。

8.2档案库房与阅览、办公用房分开。

8.3档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具牢固、美观、质量符合标准要求。

档案盒应采用无酸牛皮纸制做，外表尺寸为310mm×220mm，厚度可根据需要设为20、30、40、50、60mm。

案卷内封面用牛皮纸软卷皮，按华电新能源甘肃分公司要求制作。

9.4档案部门要采取有效措施保证档案实体和信息安全。

10．附则

10.1本制度未涉及的有关其它规定参照有关国家或行业标准执行。

10.2本制度从颁布之日起执行。

风电企业科技+件归档范围与6-9大类档案分类及保管期限划分表

6大类电力生产

分类号

类目名称

归档范围

（主要归档文件）

保管期限

文件来源/归档单位

备注

电力生产

综合

生产部门

600

总的部分

电力业许可证（电力生产）

永久

电监会、生产部门

电监会令（第9号）

601

生产准备

生产准备部门成立文件

10年

生产准备部门

生产准备大纲、计划及报批文件

生产人员培训计划、教材

10年

602

观测与监测

全厂沉降观测、水文、气象、环保、观测（监测）记录与报告