商场信息系统方案.docx
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商场信息系统方案
商业管理信息系统
方案需求建议书
1．引
言.4
1．1系统背景.4
1．2基本情况简介.4
1．2．1基本情况4
1．2．2管理模式：
6
2．系统业务需求.7
2．1前台销售系统需求.8
2．1．1基本功能描述8
2．1．2前台业务系统的管理功能11
2．2物流管理系统需求.11
2．2．1商品管理12
2．2．2供应商合同管理12
2．2．3订货管理13
2．2．4验收进货14
2．2．5商品批发14
2．2．6商品调拨15
2．2．7退货处理15
2．2．8报损处理16
2．2．9溢余处理17
2．2．10盘点处理17
2．2．11商品削价18
2．2．12商品调价18
2．2．13商品促销调价19
2．2．14待处理商品盘盈处理（红字库存处理）20
2．2．15厂家结算20
2．2．16报警处理20
2．2．17销售报表21
2．2．18库存报表21
2．2．19查询系统22
2．2．20报表功能23
2．2．21分析系统24
2．3会员卡管理系统需求描述.27
2．3．1基本功能描述27
2．3．2制作会员卡27
2．3．3领取会员卡27
2．3．4发售会员卡27
2．3．5会员卡销售查询28
2．3．6会员卡消费28
2．3．7会员卡查询28
2．3．8会员卡换卡28
2．3．9会员卡分析28
3．培训及服
务.29
3．1培训骨干人员29
3．2技术人员培训29
3．3技术及管理支持的承诺30
3．4售后维护服务30
1．引言
1．1系统背景
丽日购物商场（下称）是一家正在进行施工建设，即将于今年10月完工并开业的大型货仓式商业企业，预计于2001年年底试营业。
随着我国市场经济向“大市场、大商业、大流通”方向发展，商业企业在城市现代化建设的发展水平，为了应对激烈的市场竟争，计划以特色鲜明的经营管理模式，并以计算机网络管理为现代管理手段，高起点、高效能地立富有召唤力的商业企业，并以此作为投资回报的重要途经，显示了经营者的魄力和雄心。
计划采取国外流行的集权制管理模式，以计算机网络互联方式，把商业的进销调存的各环节有机地联接起来，商品管理细化到单品，信息管理资源共享，服务管理定位到目标顾客，资金管理以成本控制为重点，以商场为利润中心，以职能部门成本控制中心，力争把企业办成国内名牌企业，名利兼收。
根据的经营管理情况及对管理信息系统功能的需求,我们对此提出以下建议,谨供参考:
1．2基本情况简介
1．2．1基本情况
丽日购物商场是一间大型货仓式商店，建筑面积约一万平方米，计划经营品种5-6万种，日营业额200万元，日交易量2-3万笔，每笔交易额70-100元。
各部门职能：
1）总经理办公室：
协助总经理处理有关行政管理事务，负责对外公关工作，及总务工作，负责有关法制纠纷，宣传、文书、保密、文件打印、财产、计生、卫生、办公用品购置等工作。
2）行政办公室：
负责员工招聘、培训、调动、考核、奖罚、文档、劳保、福利、员工合同、技术职称、干部任免等管理工作。
3）财务部：
负责商场的营运资金使用审批、成本核算、费用审核、利润分配、货款计划、会计文档，会计报表填报、财务分析、现金。
信用卡、储值卡、支票、内部会计人员凭证管理，投资资金等计划等。
4）采购部：
负责新商品的筛选及进货，旧商品的补充，与供货商洽谈、订合同、制订订货计划、商品对外批发，对外调配、货仓储备、商品编码、物价调整等。
5）企划部：
负责市场调查、分析、预测、促销策划制定，物价管理，服务管理、商品流转综合统计等。
6）
电脑中心：
负责计算机系统开管理、计算机管理
发监理，有关技术培训、系统、网络、
设备的安装、维护、系统数据安全算及购置等。
规范的制订，计算机设备及
消耗品的预
7）
管家部：
负责商场装修工程
的招标、设计、现场管理、
机电设备的
维护、保养等。
车
队调运，负责企
业的场地、现金、
财产、人员及顾客的保安工
作。
8）
店务部：
负责商品的促销，
制订销售计划、陈列、介绍
、整理、盘
点管理等工作，营
业员的调配，培
训现场监督等管理
，确定商场到货、旧商品订
购量确定、
对营业小组的经营
情况进行管理。
对计划量商品实行
负责制，编制营业员班表，
执行落实商
品的进场、上架、
标价，介绍、销
售、整理、盘点、
调价、信息反馈等工作。
9）
仓诸加工部：
负责商场内中转仓
的存位管理，货物分布，配
拣货，盘点，
及对原材料加工
处理。
1．2．2管理模式：
1、采取中央进货制，采购部与商场相结合，由采购部统筹商品的采购工作，并配合财务部及店务部与供货商结算，采购部重点在新商品的开发与商场共同确认进货，而旧商品则由商场决定进货数量并委托采购部进货，既可做到集中进货，降低进货成本，亦可由商场与采购部相互制约，尽量减少权力过于集中所带来的进货经营风险，此外，采购部还统筹商品的存货及运货工作，以及商品批发，内部调配商品编码工作，采购部重点考核指标是资金运用情况，商品周转率，商品贡献度，库存是否合理等。
2、采取专业一级职能管理，减少管理层次及环节，充分发挥职能管理部门的高水平管理能力，采购部以商品管理为重点，统筹商品的进销调存的商品流工作，财务部以资金管理为重点统筹资金的合理分配使用及回笼等资金流工作，市场部以管理信息为重点，抓好信息的综合运用等信息流工作，行政企划部以客人为重点，抓好员工的招聘，培训，调用，考核，奖罚等人事流工作，而店务部则重点抓好服务及商品销售工作，以优良的销售技巧及服务来达到销售的目的。
3、以成本控制为重点，创造利润为中心，商品进货成本控制直接影响到企业的竞争力，包
括价格利润等，应选择一条低成本，高利润、低首要任务，应把企业职能部门视为成本控制中心方法去最大限度地满足顾客的要求，以特色鲜明
的利润。
4
、计算机管理与规范管理相结合：
计算机管理的目的是合理组织企业的资源组合，用先进的管理技术为企业创造更多的效益，规范化管理能为计算机管理提供有效的保障，所谓“三分技术、七分管理”说明规范管理的重要性，因此，把计算机管理贯穿在企业主要经营管理环节方面。
分明，可满足多方面的要求。
9、补货出场由商场负责，根据电脑提供缺货情况电脑制单提货。
9、与供货商结算由商场确定，先购销，后代销，同一种商品进货只允许有一间购销及一间代理商，结算按实销实结，数期为主。
10、盘点每月未一次，实行实盘、电脑、制表三合一背靠背盘点，亦可在必要时实现不定期抽样盘点，便于随时了解系统真实库存。
11、新商品选定实行每月定期业务会议讨论，并实行半月到一月试销新商品，效果好则转入正常商品，由商场确定进货数量，实现数期结算。
12、扩大收款范围，凭支票购物者可将开出其所需商品小票集中到某一收款台，一次性结算。
14、充分利用电脑资料进行分析及指导进货、陈列、销售、合理安排劳动力，对销量大，盈利大的主力商品以购销方式降低进货成本，亦可逐渐过渡到以数期结算为主。
15、在条件成熟的情况下试用EOS电子订货，与供货商共享电脑资源，统一编码，提高进货的时效性。
16、推出店内贵宾优惠卡和会员卡，培养长期目标顾客，掌握分析顾客购物信息，提供内容多—样的各种服务。
2.系统业务需求
目前业务主要在本部实施，未来将采用配货中心控制下远程仓储中心的支持多个商场经营,管理的模式，应用系统将要适应未来的发展情况。
近期系统具有以下主要特点：
多个商场分部经营
采购部统一进货，统一订价，统一对供货商结算财务部对各个商场进行经营核算
采购部同时支持整个商场
会员卡在整个商场通用
根据这些特点，在系统中需要采用client/server的处理模式，从应用结构上适应业务的需求。
我们将整个商业管理信息系统从大的功能上划分为六个系统：
前台销售系统
物流管理系统
会员卡管理系统
统计分析系统
以下是商业管理信息系统的功能需求的总结。
2.1前台销售系统需求
2.1.1基本功能描述
前台POS应提供以下基本功能：
售货、退货、收银、挂单、折扣、出款、入款，上载，下载,锁机。
为保证网络出现故障时商场营业不受影响，前台POS应具有脱机工作的能力。
以下按业务过程的各个环节对POS机的基本功能进行描述。
生成顾客购物清单
根据收银员输入的商品条码或自定义商品码，从数据库中查询商品名称、记价单位和单价、促销折扣率，计算应收金额；将以上信息记入当前购物清单中，并打印（同时打印到水带和显示器）。
收银员输入商品条码可采用两种方式：
扫描仪输入和手工输入。
两种方式界面一样，系统将自动判别，不需要手工切换。
商品数量的输入在条码输入之前，以‘*'键为标志。
具体操作方式为：
收银员先手工键入数量，按‘*'键,再扫条码或手工输入条码（或自定义商品码）。
如不输入数量，系统缺省地认为数量为一。
收银员输入数量，并手工输入条码后，需按确认键，系统方进行处理。
如果扫码，系统将自动确认。
收银员输入数量或条码出错，但尚未确认，可以按“清除”键清除错误的数量和条码；但在确认之后不能清除。
对于非法的操作（例如，数量中有英文字符），系统不予接受，并及时报警。
系统亦可通过“F2”键设置数量缺省输入状态，默认值为上述状态，可按“F2”切换到超
市状态，柜台状态，单打印（左右），双打印等。
计算应收金额
收银员每次往购物清单中添加商品，系统都会算出新添商品的金额（单价X数量），折扣（金额X折扣率），应收金额（金额-折扣）.并计算出当前应收总金额.系统同时会将以上信
息打印到显示器。
按这种工作方式，每添加一项商品，系统就做一次Subtotal计算；因此，本系统
中没有专门的“Subtotal”键。
收银
系统缺省进入收银状态，无需专门的“Total”键。
本系统考虑了多种支付方式及其组合方式，并提供了方便的操作界面。
本系统可以接收多种支付方式：
现金、会员卡、储值卡、支票和信用卡。
其中现金可以是人民币、港币和其它外币；其它外币可以根据具体需要而指定。
各种支付方式可以任意组合，逐笔支付。
例如，顾客可以使用如下的组合方式：
人民币支票1000元＋人民币现金500元＋港币现金600元＋商厦储值卡300元＋信用卡100元。
系统的缺省收银状态——人民币支付状态。
如要使用其它支付方式可按相应的键作状态转换。
港币现金、储值卡、支票和信用卡可用特定的热键转换。
其它外币则先按“其它外币”键，再根据系统提示菜单指定。
系统收银状态转换以后，会自动将应收金额换算成相应币种提示给收银员。
顾客用相应货币支付以后，如果支付金额与应收金额不等，系统自动回到人民币支付状态，应收金额或找赎金额用人民币表示。
对于不足部分，收银员可以再次按键，选择新的支付形式，直到总支付额大于等于总应收额为止。
总支付额大于等于总应收额后，系统提示找赎金额。
收银员找赎完毕，关闭现金抽屉，系统将退出收银状态，进入下一步处理——记录销售收银流水。
在交易结束之前，允许收银员继续进行销售。
记录销售收银流水
收银员关闭现金抽屉以后或交易结束，系统自动将收银流水和销售流水记入网络数据库，本地数据库是在打印输出前，自动记录，这样保证了数据安全性。
清除
在提示行输入未完成之前，可以按“清除”键清除提示行输入。
更正
收银员输入数量或条码出错，并且已经确认，可用“更正”键更改数量。
收银员按“更正”键后，系统提示“输入柜长id和密码“，杨长输入其id和密码后，收银员获得授权，系统将根据收银员的输入，用负数冲减清单内容。
退货
本系统中退货需要经过柜长授权。
一次只能处理一种商品，如果对几种商品退货，需要分几次处理。
退货处理过程如下：
收银员按“退货”键，系统提示“输入柜长id和密码”。
柜长输入其id和密码后，收银员获得授权。
收银员输入退货商品的数量、条码，此笔交易的数量及金额均为负数，随即退出退货状态，进入支付状态或销售状态。
入款和出款
入款和出款是指由于某种原因而往收银员现金抽屉内添加现金,或从收银员现金抽屉内取出现金。
入款和出款需经柜长授权。
折扣
系统提供两种折扣功能：
促销折扣和优惠折扣。
促销折扣，在销售过程中，系统会自动处理，不需要收银员手工操作。
优惠折扣分为总额折扣和单项折扣两种。
优惠折扣需要经过柜长授权才可以使用。
其操作方式如下：
1）在紧接商品输入后按“F7”的折让是单项折扣，在按“F8”折让是总额折让，但不允许折
上加折。
2）输入折让率，收银员按“优惠折扣”热键，系统弹出“柜长授权”提示菜单。
3）输入柜长ID和密码，获得授权。
4）若授权成功，则折让成立。
5）自动退出授权状态。
挂单／解挂单
在进入支付状态以前，收银员按Hold键，可将已经输入的待结商品清单临时挂起，继续进行
下一笔交易。
在未输入条码的销售状态下按Hold,可将挂起的待结商品清单取出。
再按Hold,还可将取
出的单再次挂起。
本系统允许存在多张挂单。
最大挂单数是一个可配置参数。
当系统中存在多张挂单时，反复按Hold,系统将按先进先出的原则把挂起的单逐份取出。
挂单取出后，还可继续添加新商品。
挂单取出后，将首先打印挂起部分的商品清单；因此，一笔经过挂单的交易将在水带上留下两次记录，一次是挂单前商品清单（最后一项记录是挂单标志），另一次是完整的交易记录。
收银员注册（Logon）和注销（Logoff）
每日营业开始，收银员必须首先用自己ID和密码在POS机上注册，才能开始日常业务。
每日营业终了，收银员应该从业务系统中注销（Logoff）。
收银员从业务系统Logoff时,系统将对收银员工作现场进行检查。
如有未结清的交易，不允许注销。
如有挂单,系统将提示收银员，经确认后，系统将打印并清除所有的挂单，然后批准收银员推出，并在收银员上岗表中记录。
收银员申请注册时，系统应进行一系列的检查：
如果该收银员已经在其他POS机注册，则拒绝注册。
如果该POS机已有其他收银员注册，则拒绝注册。
如果密码不符，则拒绝注册。
如果系统禁止该收银员在该POS机注册，则拒绝注册。
如果该POS机没有任何收银员注册，而且收银员ID与密码输入正确，则同意注册，并立即进入初始销售状态。
如果该收银员已经在该POS机注册，尚未注销；而且收银员ID与密码输入正确，则同意注册。
系统首先为该收银员恢复现场，然后进入初始销售状态。
一个收银员在同一时间只能在一台POS机上注册。
系统不允许使用同一收银员ID同时在多台POS注册。
一台POS机在同一时间只能有一个收银员注册。
其他收银员只有在已经注册的收银员注销之后才能注册。
如果收银员尚未注销,而POS重新启动，POS将被系统自动锁定。
输入原来收银员的ID和密
码可以重新注册；使用特权用户的ID和密码可使POS强行解锁（同时使原收银员强行注销）。
POS机加锁／解琐（Lock/Unlock）
收银员临时离开POS机,可按“Lock/Unlock”键锁定POS机。
要继续操作，需先按
“Lock/Unlock”键，并在系统提示下键入收银员号和密码，方可将此POS机解锁。
只有加锁者
本人和特权用户才能将被锁定的POS机解锁。
如果被锁定的POS机重新启动，其他普通用户亦不能注册，只有加锁者和特权用户能注册。
柜长是否具有将POS机强制解锁的特权，将由具体的配置参数决定。
2．1．2前台业务系统的管理功能
本系统采用集中管理的模式。
POS的配置由管理员在后台服务器上统一维护。
管理员在后台服务器上应能查看商场内各POS机上收银员的注册情况，必要时可强制收银员退出。
2．2物流管理系统需求
物流管理系统主要是为商场后台服务，对商品的订货、进货、销售、调拨、库存等业务进行处理。
系统通过对这些业务的处理，正确反映商场的经营情况，商品库存情况。
商场的进销调存业务主要包括以下几种处理。
商品管理供应商合同管理订货管理验收入库商品批发商品调拨退货处理报损处理溢余处理盘点处理商品削价商品调价商品促销待处理商品盘盈处理厂家结算库存报警销售报表库存报表查询系统报表功能分析系统
2．2．1商品管理
2.
可标识新厂家是否已签合同。
询功能。
3.商品根据管理需要，将商品状态设置为暂记，停售，淘汰等标记，实施单品的行政管理，采购人员
可根据编码，名称，分类等属性查询商品资料库中的数据，并按要求排序打印。
2．2．2供应商合同管理
1.采购人员依据商品业务要求，与商家签订订货合同，交电脑部预制合同。
2.
若该合同包含样品资料，则将资料调入预制合同，打印储进售价确认表，在合同确认时再编码。
确定进、销价、促销等，将样品库中该样品标记为已选用。
入厂家资料。
包含进场费、经营方式（购销／代销）、大小类、进售价、试销期，优惠等内
确认后，给样品编店内条码（该商品无条码或条码不规范时），再自动给它编记入订货合同库，将预制合同库中该合同标记为已确认，同时增加或更改商品
资料库。
6．此合同必须由采购部主管审批通过，才确认生效。
7.在预制合同确认以前，预制合同编辑者可修改、删除该合同。
8.采购部人员可根据供应商编码、名称、商品编码、名称等查询合同内容，并按一定格式打印。
9．合同根据管理需要，将合同标记为开始，进行中，作废，违约，完成，从而对评价供应商作为参考。
合同之作用：
1．防止采购员对原有承诺不执行，如：
折扣额
2．对退货，换货作出保证。
3．对供应商的约束。
2．2．3订货管理
1.采购人员根据订货合同，预制订货单。
2.采购人员根据库存报警，预制订货单，并记载报警部门，以便送货使用。
3.
订货单经审核确认后，可使用电脑Fax，手工Fax等方法，应尽量避免电话通知，并传送到指定收货部门及供应商。
2．2．4验收进货
1.
收货员根据订货单
货单库中，记录预
，验收货品品种、价格、数制标志。
量、品质，根据验收结果，转制验收单，并在该订
2.
验收单经审核后，
记入商品台帐。
3.
对库存作出处理，
并在该订货单库中，记录已
收货标志。
4.
验收单包含结算方
式（完销后结、实销实结、
数期、税率等）。
5.
提供统计、查询功
能。
6.
在验收单审核确认
以前，预制单录入人有权修
改、删除。
注：
具体收货特殊
情况处理《实施细则》中另
作介绍。
2．2．5商品批发
根据业务需求，业务人员预制批发单。
批发价人员作出适当修改。
1.
2.
3.
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2．2．6商品调拨
商品调拨指商场根拨。
据实际业务的需要，在商场
与商场、商场与仓库、仓库与
仓库之间进行商品调
业务人员根据实际
需求，在店务部预制调拨单
。
预制调拨单经审核
后，记入调拨单库，并发送
调出/调入商场或仓库。
商场（仓库）接调
拨单作验收处理确认后，通
过在调出、调入地商品台帐增
加调出柜组调出商品
记录和增加调入柜
组调入商品实现调拨处理。
提供统计、查询功
能。
在调拨单确认以前
，调拨单制单人有权修改、
删除。
2．2．7退货处理提供明细、统计、执行情况的查询打印。
在报损单确认以前，报损单制单人有权修改、删除。
2．2．8报损处理
6.
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3.
4.
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5.
2．2．9溢余处理
商场在业务过程中
，发现帐面库存与实际库存
不相符时，经有关部门批准，
可进行溢余处理。
根据实际差额数，
制溢余单。
经审核，确认后，
记入溢余单库，并将溢余数
据记入商品台帐，自动更改库
存数据。
提供统计、查询功
能。
在溢余单确认以前
，溢余单制单人有权修改、
删除。
2．2．10盘点处理
商场（仓库）根据打印可选择是否打
业务要求，按盘点范围（指印帐面库存。
定范围，细划到柜组和类），
打印盘点表，盘点表
根据实际盘点数，
输入盘点数据表，记入实际
盘点库存库，保留盘点库存数
据。
经审核，确认后，
与帐面库存核对，记入盘长
盘短表，并将盘长盘短数据记
入商品台帐，自动更
改库存数据。
提供统计、查询功
能。
在盘点单确认以前
，盘点单制单人有权修改、
删除。
2．2．11商品削价
业务人员根据业务要求，制商品削价表。
削价表包括削价前商场编码、售价、柜组，削价后商场编码、售价、柜组，削价数量等信息。
经审核，确认后，记入商品削价表，同时，在商品资料库中增加削价后作为新商品的资料，并记录其原商品编码，在商品台帐中，增加该削价品从核算部门的冲减，和新增商品增加库存资料。
商品削价单包含结算方式等信息。
提供统计、查询功能。
在削价单确认以前，削价单制单人有权修改、
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