商场信息系统方案.docx

1、商场信息系统方案商业管理信息系统方案需求建议书1引言. 411系统背景 . 41 2基本情况简介 . 4121基本情况 4122管理模式： 62系统 业 务需求 . 72 1前台销售系统 需求. 8211基本功能描述 8212前台业务系统的管理功能 112 2物流管理系统 需求. 11221商品管理 12222供应商合同管理 12223订货管理 13224验收进货 14225商品批发 14226商品调拨 15227退货处理 15228报损处理 16229溢余处理 172210盘点处理 172211商品削价 182212商品调价 182213商品促销调价 192214待处理商品盘盈处理（红字库存

2、处理） 202215厂家结算 202216报警处理 202217销售报表 212218库存报表 212219查询系统 222220报表功能 232221分析系统 2423会员卡管理系 统需求描述 . 27231基本功能描述 27232制作会员卡 27233领取会员卡 27234发售会员卡 27235会员卡销售查询 28236会员卡消费 28237会员卡查询 28238会员卡换卡 28239会员卡分析 283培训 及 服务. 2931培训骨干人员 2932技术人员培训 2933技术及管理支持的承诺 3034售后维护服务 301引言11系统背景丽日购物商场（下 称）是一 家正在进行施工建 设，即将

3、于 今年 10月完工并开 业的大型货 仓式 商业企业，预计于 2001年年底试营业。随着我国市场经济 向“大市 场、大商业、大流 通”方向发 展，商业企业在城 市现代化建 设的 发展水平，为了应 对激烈的 市场竟争，计划以 特色鲜明的 经营管理模式，并 以计算机网 络管理为 现代管理手段，高 起点、高 效能地立富有召唤 力的商业企 业，并以此作为投 资回报的重 要途经， 显示了经营者的魄 力和雄心 。计划采取国外流行 的集权制 管理模式，以计算 机网络互联 方式，把商业的进 销调存的各 环节 有机地联接起来， 商品管理 细化到单品，信息 管理资源共 享，服务管理定位 到目标顾客 ，资金管 理以

4、成本控制为重 点，以商 场为利润中心，以 职能部门成 本控制中心，力争 把企业办成 国内名牌 企业，名利兼收。根据的经营管理情 况及对管 理信息系统功能的 需求,我们对此提出以下 建议 ,谨供参考 :12基本情况简介121基本情况丽日购物商场是一 间大型货 仓式商店，建筑面 积约一万平 方米，计划经营品 种5-6 万种，日营 业额 200 万元，日交易量 2-3 万笔，每 笔交易额 70-100 元。各部门职能：1）总经理办公室：协助总经理处理有 关行政管 理事务，负责对外 公关工作， 及总务工作，负责 有关法制纠 纷， 宣传、文书、保密 、文件打 印、财产、计生、 卫生、办公 用品购置等工作

5、。2）行政办公室：负责员工招聘、培 训、调动 、考核、奖罚、文 档、劳保、 福利、员工合同、 技术职称、 干部 任免等管理工作。3） 财务部：负责商场的营运资 金使用审 批、成本核算、费 用审核、利 润分配、货款计划 、会计文档 ，会 计报表填报、财务 分析、现 金。信用卡、储值 卡、支票、 内部会计人员凭证 管理，投资 资金 等计划等。4 ） 采购部：负责新商品的筛选 及进货， 旧商品的补充，与 供货商洽谈 、订合同、制订订 货计划、商 品对 外批发，对外调配 、货仓储 备、商品编码、物 价调整等。5） 企划部：负责市场调查、分 析、预测 、促销策划制定， 物价管理， 服务管理、商品流 转综

6、合统计 等。6)电脑中心：负责计算机系统开 管理、计算机管理发监理， 有关技术培训、系 统、网络、设备的安装、维护 、系统数据 安全 算及购置等。规范的制 订，计算机设备及消耗品的预7)管家部：负责商场装修工程的招标、 设计、现场管理、机电设备的维护、保养等。车队调运，负 责企业的场地、现金、财产、人 员及顾客的保安工作。8)店务部：负责商品的促销，制订销售 计划、陈列、介绍、整理、盘点管理等工作，营业员的调配 ，培训现场监督等管理，确定商 场到货、旧商品订购量确定、对营业小组的经营情况进行管 理。对计划量商品实行负责制， 编制营业员班表，执行落实商品的进场、上架、标价，介绍 、销售、整理、盘

7、点、调价、信 息反馈等工作。9)仓诸加工部： 负责商场内中转仓的存位管 理，货物分布，配拣货，盘点 ，及对原材料加工处理。1 22管理模式：1、 采取中央进货制， 采购部与 商场相结合，由采 购部统筹商 品的采购工作，并 配合财务 部及店务部与供货 商结算， 采购部重点在新商 品的开发与 商场共同确认进货 ，而旧商品 则由商场 决 定进货数量并委 托采购部 进货，既可做到集 中进货，降 低进货成本，亦可 由商场与采 购部相互 制约， 尽量减少权 力过于集 中所带来的进货经 营风险，此 外，采购部还统筹 商品的存货 及运货工 作，以及 商品批发 ，内部调 配商品编码工作， 采购部重点 考核指标是

8、资金运 用情况，商 品周转率， 商品贡献 度，库存 是否合理 等。2、 采取专业一级职能 管理，减 少管理层次及环节 ，充分发挥 职能管理部门的高 水平管理能 力， 采购部以商品管理 为重点， 统筹商品的进销调 存的商品流 工作，财务部以资 金管理为重 点统筹资 金 的合理分配使用 及回笼等 资金流工作，市场 部以管理信 息为重点，抓好信 息的综合运 用等信息 流工 作，行政企划 部以客人 为重点，抓好员工 的招聘，培 训，调用，考核， 奖罚等人事 流工作， 而店务 部则重点抓 好服务及 商品销售工作，以 优良的销售 技巧及服务来达到 销售的目的 。3、 以成本控制为重点 ，创造利 润为中心，

9、商品进 货成本控制 直接影响到企业的 竞争力，包括 价格利润等，应选 择一条低 成本，高利润、低 首 要任务，应把企业 职能部门 视为成本控制中心 方 法去最大限度地满 足顾客的 要求，以特色鲜明的 利润。4、 计算机管理与规范 管理相结 合：计算机管理的 目的是合理 组织企业的资源组 合，用先进 的 管理技术为企业创 造更多的 效益，规范化管理 能为计算机 管理提供有效的保 障，所谓“ 三分技术、 七分管理”说明规 范管理的 重要性，因此，把 计算机管理 贯穿在企业主要经 营管理环节 方面。分 明，可满足多方面 的要求。9、补货出场由商场负责，根据电脑提供缺货情况电脑制单提货。9、 与供货商

10、结算由商 场确定，先购销，后代销，同一种商品进货只允许有一间 购销及一间代 理商，结算按实销 实结，数期为主。10、 盘点每月未一次， 实行实盘、电脑、制表三合 一背靠背盘 点，亦可在必要时 实现不定期抽 样盘点，便于随时 了解系统 真实库存。11、 新商品选定实行每 月定期业务会议讨论，并实 行半月到一月试销新商品，效 果好则转入正 常商品，由商场确 定进货数量，实现数期结算。12、 扩大收款范围，凭 支票购物者可将开出其所需 商品小票集 中到某一收款台， 一次性结算。14、充分利用电脑资料进行分析及指导进货、陈列、销售、合理安排劳动力，对销量大，盈利 大的主力商品以购 销方式降 低进货成本

11、，亦可 逐渐过渡到 以数期结算为主。15、 在条件成熟的情况 下试用EOS电子订货，与供 货商共享电脑资源，统一编 码，提高进 货的 时效性。16、 推出店内贵宾优惠 卡和会员卡，培养长期目标 顾客，掌握 分析顾客购物信息，提供内容多 样的各种服务。2.系统业务需求目前业务主要在本 部实施，未来将采用配货中心控制下远程仓储中心的支持 多个商场经营, 管理的模式，应用系统将要适应未来的发 展情况。近期系统具有以下主 要特点：多个商场分部经营采购部统一进货，统一订价，统一对供货商结 算 财务部对各个商场进行经营核算采购部同时支持整 个商场会员卡在整个商场通用根据这些特点，在 系统中需要采用clie

12、nt/server的处理模式，从应用结 构上适应业务的需求。 我们将整个商业管理信息系统从大的功能上划分为六个系统：前台销售系统物流管理系统会员卡管理系统统计分析系统以下是商业管理信息系统的功能需求的总结。2. 1前台销售系统需求2. 1. 1基本功能描述前台POS应提供以下基本功能：售货、退货、收 银、挂单、折扣、出款、入款，上载，下载, 锁机。为保证网络出现故 障时商场营业不受影响，前 台POS应具有脱机工作的能力。以下按业务过程的各个环节对POS机的基本功能进行描述。生成顾客购物清单根据收银员输入的 商品条码 或自定义商品码， 从数据库中 查询商品名称、记 价单位和单 价、 促销折扣率，

13、计算 应收金额 ；将以上信息记入 当前购物清 单中，并打印（同 时打印到水 带和显示 器）。收银员输入商品条 码可采用 两种方式：扫描仪 输入和手工 输入。两种方式界 面一样，系 统 将自动判别，不需 要手工切 换。商品数量的输入在 条码输入 之前，以 * 键为标志。具体操作方式为：收银员先手工键入 数量，按 * 键,再扫条码或 手工输入条码（或 自定义商品 码）。如不输入数 量，系统 缺省地认 为数量为一。收银员输入数量， 并手工输 入条码后，需按确 认键，系统 方进行处理。如果 扫码，系统 将 自动确认。收银员输入数量或 条码出错 ，但尚未确认，可 以按“清除 ”键清除错误的数 量和条码；

14、 但 在确认之后不能清 除。对于非法的操作（ 例如，数 量中有英文字符） ，系统不予 接受，并及时报警 。系统亦可通过“ F2 ”键设置数量缺省输入状态，默认值 为上述状态，可按“ F2 ”切换到超市状态，柜台状态 ，单打印 （左右），双打印 等。计算应收金额收银员每次往购物 清单中添 加商品，系统都会 算出新添商 品的金额（单价X 数量），折 扣 （金额X折扣率），应收金 额（金额-折扣）.并计算出 当前应收总金额. 系统同时会 将以上信息打印到显示器。 按这种工 作方式，每添加一 项商品，系 统就做一次Subtotal计算；因此，本系统中没有专门的“ Subtotal ”键。收银系统缺省进

15、入收银 状态，无 需专门的“ Total ”键。本系统考虑了多种 支付方式 及其组合方式，并 提供了方便 的操作界面。本系统可以接收多 种支付方 式：现金、会员卡 、储值卡、 支票和信用卡。其 中现金可以 是 人民币、港币和其 它外币； 其它外币可以根据 具体需要而 指定。各种支付方式可以 任意组合 ，逐笔支付。例如 ，顾客可以 使用如下的组合方 式：人民币 支 票1000 元人民币 现金500元港币现金 600元商厦储值卡 300 元信用卡 100 元。系统的缺省收银状 态 人民币支付状态。如 要使用其它 支付方式可按相应 的键作状态 转 换。港币现金、储 值卡、支 票和信用卡可用特 定的热

16、键转 换。其它外币则先 按“其它外 币”键， 再根据系统提示菜 单指定。系统收银状态转换 以后，会 自动将应收金额换 算成相应币 种提示给收银员。 顾客用相应 货 币支付以后，如果 支付金额 与应收金额不等， 系统自动回 到人民币支付状态 ，应收金额 或找赎金 额用人民币表示。 对于不足 部分，收银员可以 再次按键， 选择新的支付形式 ，直到总支 付额大于 等于总应收额为止 。总支付额大于等于 总应收额 后，系统提示找赎 金额。收银 员找赎完毕，关闭 现金抽屉， 系 统将退出收银状态 ，进入下 一步处理 记录 销售收银流 水。在交易结束之前， 允许收银 员继续进行销售。记录销售收银流水收银员关

17、闭现金抽 屉以后或 交易结束，系统自 动将收银流 水和销售流水记入 网络数据库 ， 本地数据库是在打 印输出前 ，自动记录，这样 保证了数据 安全性。清除在提示行输入未完 成之前， 可以按“清除”键 清除提示行 输入。更正收银员输入数量或 条码出错 ，并且已经确认， 可用“更正 ”键更改数量。收 银员按“更 正” 键后，系统提示“ 输入柜长 id 和密码“，杨长 输入其 id 和密码后，收银员 获得授权 ，系统将根据 收银员的输入，用 负数冲减 清单内容。退货本系统中退货需要 经过柜长 授权。一次只能处 理一种商品 ，如果对几种商品 退货，需要 分 几次处理。退货处理过程如下 ：收银员按“退货

18、” 键，系统 提示“输入柜长 id 和密码” 。 柜长输入其 id 和密码后，收银员获得 授权。收银员输入退货商 品的数量 、条码，此笔交易 的数量及金 额均为负数，随即 退出退货状 态， 进入支付状态或销 售状态。入款和出款入款和出款是指由 于某种原 因而往收银员现金 抽屉内添加 现金 , 或从收银员现金抽 屉内取 出现金。入款和出款需经柜 长授权。折扣系统提供两种折扣 功能：促 销折扣和优惠折扣 。促销折扣，在销售 过程中， 系统会自动处理， 不需要收银 员手工操作。优惠 折扣分为总 额 折扣和单项折扣两 种。优惠折扣需要经过 柜长授权 才可以使用。其操 作方式如下 ：1)在紧接商品输入后

19、按“ F7”的折让是单项折扣， 在按“ F8”折让是总额折让，但不允许折上加折。2)输入折让率，收银 员按“优 惠折扣”热键，系 统弹出“柜 长授权”提示菜单 。3)输入柜长 ID 和密码，获得授权。4)若授权成功，则折 让成立。5)自动退出授权状态 。挂单解挂单在进入支付状态以 前，收银员按Hold键，可将已经输入的待结商品清单临时挂起 ，继续进行下一笔交易。在未输入条码的销 售状态下按Hold, 可将挂起的待结商品清 单取出。再 按Hold,还可将取出的单再次挂起。本系统允许存在多 张挂单。 最大挂单数是一个 可配置参数 。当系统中存在多 张挂单时， 反 复按 Hold, 系统将按先进先出

20、的原则把挂起的单逐份取出。挂单取出后，还可 继续添加 新商品。挂单取出后，将首 先打印挂 起部分的商品清单 ；因此，一 笔经过挂单的交易 将在水带上 留 下两次记录，一次 是挂单前 商品清单(最后一 项记录是挂 单标志)，另一次 是完整的交 易记录。收银员注册 (Logon) 和注销 (Logoff)每日营业开始，收 银员必须首先用自己ID和密码在POS机上注册，才能开始日常业务。 每日营业终了，收 银员应该 从业务系统中注销 (Logoff) 。收银员从业务系统 Logoff 时,系统将对收银员 工作现场进行检查 。如有未 结清的交易，不 允许注销。如有挂 单, 系统将提示收银 员，经确认后

21、 ，系统将打印并清 除所有的挂 单，然后批准收 银员推出，并在收 银员上岗 表中记录。收银员申请注册时 ，系统应 进行一系列的检查 ：如果该收银员已经 在其他POS机注册，则拒绝注册。如果该POS机已有其他收银员注册，则拒绝注册。 如果密码不符，则 拒绝注册 。如果系统禁止该收银员在该POS机注册，则拒绝注册。如果该POS机没有任何收银员注册，而且收银员ID与密码输入正确，则 同意注册，并立即 进入初始 销售状态。如果该收银员已经在该 POS机注册，尚未注 销；而且收银员ID与密码输 入正确，则同意注 册。系统 首先为该收银员恢 复现场，然 后进入初始销 售状态。一个收银员在同一 时间只能在一

22、台POS机上注册。系统不允许使用同一收银员ID 同时在多 台POS注册。一台POS机在同一时间只能有一个收银员注册。 其他收银员 只有在已经注册的 收银员注销 之后才能注册。如果收银员尚未注 销,而POS重新启动，POS将被系统自动锁定。输入原来收银员的 ID和密码可以重新注册； 使用特权 用户的ID和密码可 使POS强行解锁(同时使原收银员强行注销)。POS 机加锁解琐 (Lock/Unlock)收银员临时离开POS机,可按“ Lock/Unlock ”键锁定POS机。要继续操作，需 先按“Lock/Unlock ”键，并在系统提示下键入收银 员号和密码，方可将此POS机解锁。只有加锁者本人

23、和特权用户才 能将被锁 定的POS机解锁。如果被锁定的POS机重新启动，其他普通用户亦不能注册，只有加锁者和特权用户能注册。柜长是否具有将POS机强制解锁的特权，将由具体的配 置参数决定。212前台业务系统的管理功能本系统采用集中管 理的模式。POS的配置由管 理员在后台服 务器上统一维护。 管理员在后 台服务器上应能查 看商场内各POS机上收银员的 注册情况，必要时可强制收银 员退出。22物流管理系统需求物流管理系统主要 是为商场 后台服务，对商品 的订货、进 货、销售、调拨、 库存等业务 进行 处理。系统通过对 这些业务 的处理，正确反映 商场的经营 情况，商品库存情 况。商场的 进销调存

24、 业务主要包括以下 几种处理 。商品管理 供应商合同管理 订货管理 验收入库 商品批发 商品调拨 退货处理 报损处理 溢余处理 盘点处理 商品削价 商品调价 商品促销 待处理商品盘盈处理 厂家结算 库存报警 销售报表 库存报表 查询系统 报表功能 分析系统2 21商品管理2.可标识新厂家是否 已签合同 。询功能。3.商品根据管理需 要，将商 品状态设置为暂记 ，停售，淘 汰等标记，实施单 品的行政管 理，采购人员可根据编码，名称 ，分类等 属性查询商品资料 库中的数据 ，并按要求排序打 印。222供应商合同管理1.采购人员依据商品 业务要求 ，与商家签订订货 合同，交电 脑部预制合同。2.若该

25、合同包含样品 资料，则 将资料调入预制合 同，打印储 进售价确认表，在 合同确认时 再编码。 确定进、销价、促 销等，将 样品库中该样品标 记为已选用 。入厂家资 料。包含进场 费、经营方式（购 销代销） 、大小类、进售价 、试销期， 优惠等内确认后， 给样品编店内条码 （该商品无 条码或条码不规范 时），再自 动给它编 记入订货 合同库，将预制合 同库中该合 同标记为已确认， 同时增加或 更改商品资料库。6此合同必须由采购部主管审批通过，才确认生效。7.在预制合同确认以 前，预制 合同编辑者可修改 、删除该合 同。8.采购部人员可根据 供应商编 码、名称、商品编 码、名称等 查询合同内容，并

26、 按一定格式 打印。9合同根据管理需要，将合同标记为开始，进行中，作废，违约，完成，从而对评价供应商 作为参考 。合同之作用：1 防止采购员 对原有承诺不 执行，如：折扣额2 对退货，换 货作出保证。3 对供应商的 约束。223订货管理1.采购人员根据订货 合同，预 制订货单。2.采购人员根据库存 报警，预 制订货单，并记载 报警部门， 以便送货使用。3.订货单经审核确认 后，可使用电脑Fax，手工Fax等方法，应尽量避免电话通知，并传送到指定收货 部门及供应商。224验收进货1.收货员根据订货单货单库中，记录预，验收货 品品种、价格、数 制标志。量、品质， 根据验收结果，转 制验收单， 并在

27、该订2.验收单经审核后，记入商品 台帐。3.对库存作出处理，并在该订 货单库中，记录已收货标志。4.验收单包含结算方式（完销 后结、实销实结、数期、税率 等）。5.提供统计、查询功能。6.在验收单审核确认以前，预 制单录入人有权修改、删除。注：具体收货特殊情况处理 实施细则中另作介绍。225商品批发根据业务需求，业 务人员预 制批发单。批发价 人员作出适当修改 。1.2.3.4.1.2.3.4.5.6.1.2.3.4.5.6.7.1.2.3.4.5.226商品调拨商品调拨指商场根 拨。据实际业 务的需要，在商场与商场、商 场与仓库、仓库与仓库之间进 行商品调业务人员根据实际需求，在 店务部预制

28、调拨单。预制调拨单经审核后，记入 调拨单库，并发送调出/调入商场或 仓库。商场（仓库）接调拨单作验 收处理确认后，通过在调出、 调入地商品台帐增加调出柜组 调出商品记录和增加调入柜组调入商 品实现调拨处理。提供统计、查询功能。在调拨单确认以前，调拨单 制单人有权修改、删除。227退货处理 提供明细、统计、 执行情况 的查询打印。 在报损单确认以前 ，报损单 制单人有权修改、 删除。228报损处理6.7.1.2.3.4.5.1.2.3.5.6.1.2.3.6.7.8.1.2.3.4.5.229溢余处理商场在业务过程中，发现帐 面库存与实际库存不相符时， 经有关部门批准，可进行溢余 处理。根据实际

29、差额数，制溢余单 。经审核，确认后，记入溢余 单库，并将溢余数据记入商品 台帐，自动更改库存数据。提供统计、查询功能。在溢余单确认以前，溢余单 制单人有权修改、删除。2210盘点处理商场（仓库）根据 打印可选择是否打业务要求 ，按盘点范围（指 印帐面库 存。定范围，细 划到柜组和类），打印盘点表 ，盘点表根据实际盘点数，输入盘点 数据表，记入实际盘点库存库 ，保留盘点库存数据。经审核，确认后，与帐面库 存核对，记入盘长盘短表，并 将盘长盘短数据记入商品台帐 ，自动更改库存数据。提供统计、查询功能。在盘点单确认以前，盘点单 制单人有权修改、删除。2211商品削价业务人员根据业务 要求，制 商品削价表。削价表包括削价前 商场编码 、售价、柜组，削 价后商场编 码、售价、柜组， 削价数量等 信息。 经 审核，确认后， 记入商品 削价表，同时，在 商品资料库 中增加削价后作为 新商品的资 料，并记 录 其原商品编码， 在商品台 帐中，增加该削价 品从核算部 门的冲减，和新增 商品增加库 存资料。 商 品削价单包含结 算方式等 信息。提供统计、查询功 能。在削价单确认以前 ，削价单 制单人有权修改、