档案分类.docx

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档案分类

档案工作管理规定

1．档案管理的基本原则

1．1本单位对档案实行集中统一管理的原则，以确保档案的完整、系统、准确、安全和有效利用；

2．档案管理体制

信息科档案室负责单位档案工作管理。

3．职责

3．1档案室的职责

3．1．1负责制定本单位档案工作的管理规定和标准；

3．1．2负责接收、整理、保管单位各类档案；

3．1．3负责单位档案信息资源的开发与利用工作。

3．2各科室的职责

3．2．1各科室负责工作过程中材料的形成、积累、整理，应按规定向信息科档案室移交，集中管理，任何科室不得拒绝归档或据为已有。

3．2．2归档的材料必须完整、准确、系统，能基本反映工作活动的原貌。

3．2．3凡是归档的材料必须经过初步整理，把同一具体问题的形成的材料集中在一起，按材料的先后形成排列好。

4．文件的归档

4．1归档要求

4．2归档的文件必须纸质优良、字迹工整、图形照片清晰、录音录像效果良好；

4．3项目研发文件的状态必须与项目产品技术状态一致

5．归档范围

各科室应归档的文件、材料。

6.归档时间

各业务科室应于文件材料形成后第次年3月15日的前送到信息科档案室归档。

7.档案移交接收手续

信息科档案室接收档案时，应根据各科室提供的档案目录，与移交人共同清点，经核对无误，方可办理签收手续。

安全保密制度

1、凡属秘密文件，都须由办公室统一管理、保存、编号、登记、呈阅、清理、归档。

按档案管理规程实施。

2、各种文件和资料按文档管理办法每年清理一次。

3、凡属立卷存档的文件一律不得外借，查阅、摘抄、复印须经领导批准。

4、外单位人员查文件和资料时凭介绍信，并经领导批准方可查阅。

5、工作人员参加各种会议带回的技术资料，文件，一律交办公室、图书资料室存档，使用时办理借阅手续。

希望各科室人员协助我做好档案管理这项工作。

档案借阅管理规定

9．主题内容与使用范围

本标准规定了本单位档案资料的借阅原则、范围和要求。

本标准适用于公司档案室的档案资料和各类文件的借阅。

10．借阅原则

10．1公司档案室保存的档案是全公司员工在研发、生产和管理活动中形成的真实记录，是公司的宝贵财产，其产权属于本公司所有，一般只供本公司在职人员借阅使用；

10．2公司档案室一般只提供档案的副本进行借阅，具有凭证作用的档案应严格按照借阅规定借阅档案原件；

10．3凡是从档案室借阅的文件和档案不得转借他人或私自复印；

10．4员工在岗位调动和离职时必须将原来从档案室借阅的档案归还档案部门；

10．5公司档案室保管的各类档案必须严格按照档案的借阅范围和要求借阅。

11．借阅范围

11．1公司员工可借阅秘密级档案副本和本人业务范围内的机密级档案副本；

11．2机密级档案副本的借阅必须由归档部门主管批准，方可借阅；

11．3绝密级档案副本的借阅必须由公司授权负责人批准；

11．4具有凭证作用的档案必须借阅原件时，必须由公司授权负责人批准。

12．借阅规定

12．1借阅档案需通过部门主管或公司授权负责人批准的，必须填写档案"借阅申请表"，由相应的负责人签字后借阅；其他档案借阅时，由档案管理员在"档案借阅登记表"表中进行登记，借阅人签字确认后借阅；

12．2档案借出应当天归还，需长时间借阅，需由相应主管人批准；

12．3借阅的档案要注意保密和妥善保管，不准随意拆页、撤页，不准在档案上勾画和涂改，不准私自复印、摘抄；

12．4借出的档案在收回时，由档案管理员检查后，在"档案借阅登记表"中签字确认。

档案类目划分与档号编制规则

1．主题内容与适用范围

本标准规定了公司档案类目的划分原则、档号编制原则。

本标准适用于公司档案室组织档案时对档案的分类及编号。

2．档案类目划分原则

2．1遵循档案管理全宗原则，将我公司档案作为一个整体，类目的设置覆盖公司的全部档案；

2．2遵循档案来源原则，依据管理职能和业务分工，结合档案内容、形成特点及档案管理的状况，保持档案之间的有机联系；

2．3档案类目划分要便于科学管理与开发利用。

3．档案类目

公司档案类目共划分为5个一级类目，一级类目下设若干个二级类目，二级类目也下设若干个三级类目。

公司的档案类目划分与档号编制见表1。

表1：

交大铭泰公司档案类目表

续表1

4．档号编制的原则

4．1档号应根据公司档案的类目划分进行科学的编制，不应有重复；

4．2文件归档案后，应以保管单位给定档号；

4．3档号与公司档案的一个保管单位一一对应，同一个档号只能代表一个档案保管单位，同一个档案保管单位也只能有一个档号.

5．各类档案的档号编制

员工档案管理规定

5．主题内容与适用范围

　　本标准规定了公司员工档案工作的基本要求，员工相关文件的收集、形成、积累、整理、归档和管理等。

本标准适用于公司员工档案的管理。

6．术语

　　员工档案是指员工从入司、在职工作期间，一直到离开公司的过程中形成的各种形式的文件。

7．职责

3．1公司档案室负责对人力资源部员工相关文件的形成和归档工作进行检查，并负责对离职员工档案的保管与利用工作；

3．2人力资源部应将文件工作纳入到日常的人事管理工作过程中，认真做好员工文件的收集、形成、积累、整理与归档工作。

8．文件的积累

4．1员工文件的积累，以人为积累单位，由人力资源部专人负责积累登记；

4．2员工文件应注意做好收集工作，注意员工入司时相关文件的收集，特别注意员工在职期间相关工作部门文件的产生、收集。

9．文件的归档

5．1归档要求

5．1．1归档文件应完整、准确、系统的反映员工的基本信息和在职工作期间工作等各方面的基本状况；

5．1．2归档文件一般应归原件，员工身份证明及学历证明可以归复印件，计算机打印件可视原件归档，文件第一页应由文件责任者手签；

5．1．3文件归档时，应由人力资源部将文件整理好，并编写"文件情况说明"；

5．1．4离职员工文件在向档案室移交时，必须由人力资源部填写"移交文件目录表"一式两份，包含离职员工姓名、工作部门、移交文件名称等内容；

5．2归档范围

5．2．1员工基本信息文件（机密）

身份证复印件；

最高学历证明复印件；

入职体检表；

员工应聘简历、应聘登记表；

员工面试记录；

员工录用表。

5．2．2员工在职期间文件（机密）

员工登记表；

试用协议；

知识产权保护协议书；

员工转正申请表；

劳动合同书；

工作绩效考核表；

员工培训台帐；

奖惩台帐；

年度体检表；

其他相关文件。

5．2．3员工离职文件（机密）

辞职报告（申请书）；

员工辞离申请表；

员工辞离手续办理传递单。

5．3归档时间

离职员工文件应在员工辞职并办妥辞离手续后，由人力资源部整理好员工相关文件，及时向公司档案室归档。

10．档案的整理

文件归档后，公司档案室应根据要求对档案进行整理。

6．1对离职员工档案，以人为单位进行整理，形成案卷，一人一卷；

6．2编写档案档号应根据"档案类目划分与档号编制规则"进行编制，要符合唯一性、继承性、适用性的原则；

6．3填写案卷卷内目录；

6．4以案卷为登记单元，对每位离职员工的档案进行登帐。

9．档案保管与利用

7．1离职员工档案由公司档案室集中统一管理；

7．2归档档案立卷后，案卷使用档案袋作为装具，案卷的排列整齐有序、科学；

7．3编制必要的检索工具，为利用者提供方便；

7．4严格执行"档案借阅制度"，提供档案利用，做好档案服务工作。

项目档案管理规定

11．主题内容与适用范围

本标准规定了公司项目档案工作的基本要求，项目文件的形成、积累、整理、归档和管理等。

本标准适用于公司项目档案的管理。

12．术语

项目档案是指在项目开发和项目管理过程中形成的各种形式的文件，公司项目档案包括项目研发档案、产品测试档案和CMM认证档案。

13．职责

3．1公司档案室负责对研发中心项目文件的形成和归档工作进行检查，并负责对项目档案的保管与利用工作；

3．2研发中心应将文件工作纳入到项目开发和项目管理工作过程中，认真做好项目文件的形成、积累、整理与归档工作。

14．文件的积累

10．1项目研发文件的积累，以项目为积累单位，由项目负责人或指定专人负责积累登记；

4．2产品测试文件的积累，以项目为积累单位，由测试集成部负责人或指定专人负责积累登记；

4．3CMM认证文件的积累，根据CMM认证工作，由CMM小组负责人或指定专人负责积累登记。

15．文件的归档

5．1归档要求

5．1．1归档文件一般应归原件，计算机打印件可视原件归档，文件第一页应由文件责任者手签；

5．1．2文件归档时，应由项目组、测试集成部或CMM小组将文件整理好，并编写"文件情况说明"；

5．1．3归档文件在向档案室移交时，必须由项目组、测试集成部或CMM小组填写"移交文件目录表"一式两份；

5．2归档范围

5．2．1项目研发文件

立项申请书（绝密）；

产品原型说明书（绝密）；

技术可行性分析报告（绝密）；

市场分析报告（绝密）；

立项批准书（绝密）；

项目立项及执行协议书（机密）；

项目变更说明书（绝密）；

产品发布申请（绝密）；

任务单（机密）。

5．2．2产品测试文件

测试申请报告（绝密）；

产品测试记录表（绝密）；

测试大纲（绝密）；

测试报告（绝密）；

测试总结（绝密）；

产品问题概要（绝密）。

5．2．3CMM认证文件

CMM认证过程中产生的文件（绝密），以及CMM小组工作中产生的文件（机密）。

5．3归档时间

5．3．1项目研发文件应在项目完成的同时，由项目负责人整理后向公司档案室归档；

5．3．2产品测试文件应在产品测试完成时，向公司档案室及时归档；

5．3．3CMM认证文件应根据CMM认证工作阶段，在每一阶段结束的同时整理好相关文件，向公司档案室归档。

16．档案的整理

文件归档后，公司档案室应根据要求对档案进行整理。

6．1对项目研发档案、产品测试档案和CMM认证档案分别以项目、产品和阶段为单位进行整理，形成案卷；

6．2编写档案档号应根据"档案类目划分与档号编制规则"进行编制，要符合唯一性、继承性、适用性的原则；

6．3填写案卷卷内目录；

6．4以单份文件为登记单元，对每份文件进行登帐。

17．档案保管与利用

7．1项目档案由公司档案室集中统一管理；

7．2归档档案立卷后，案卷使用统一的装具，案卷的排列整齐有序、科学；

7．3编制必要的检索工具，为利用者提供方便；

7．4严格执行"档案借阅制度"，提供档案利用，做好档案服务工作。

经营档案管理规定

18．主题内容与适用范围

本标准规定了公司经营文件材料的管理职责、收集、归档、案卷的整理和档案的管理工作。

本标准适用于公司经营档案的管理。

19．术语

经营档案是指在公司经营活动中形成的需要归档的各种形式的文件，公司经营档案包括合同协议档案和登记证书类综合档案。

20．职责

3．1公司档案室负责对研发中心、市场中心和行政部等相关部门经营文件的形成和归档工作进行检查，并负责对经营档案的保管与利用工作；

3．2相关各经营管理部门和业务人员应将文件工作纳入到经营管理工作过程中，认真做好经营类文件的形成、收集、积累、整理与归档工作。

21．文件的积累

4．1合同协议文件的积累，以每一类经营活动为积累单位，一般以一份合同协议为保管单位，由经营活动负责人或指定专人负责积累登记；

4．2登记证书类综合文件的积累，以每一类证书为积累单位，由登记证书的办理人员负责积累登记；

22．文件的归档

5．1归档要求

5．1．1归档文件应完整、准确、系统的反映经营活动的真实面貌和历史过程；

5．1．2具有凭证作用的经营文件，应符合国家有关经济法规的要求；

5．1．3归档文件一般应归原件，计算机打印件可视原件归档，合同协议类经营文件应由文件责任者手签，并盖公司合同章；

5．1．4文件归档时，应由相应的业务执行部门将文件整理好，需对文件进行说明的应编写"文件情况说明"；

5．1．5归档文件在向档案室移交时，必须由业务执行部门填写"移交文件目录表"一式两份。

5．2归档范围

5．2．1合同协议文件

合作协议（书）（机密）；

广告（代理）合同书（机密）；

代理协议（机密）；

授权书（机密）；

保密协议书（机密）；

购销合同（协议）书（机密）；

订单（采购合同）（机密）；

租赁合同（机密）；

备忘录（机密）等。

5．2．2登记证书类综合文件

企业法人营业执照（绝密）；

组织机构代码证（绝密）；

社会保险登记证（绝密）；

商标注册证（绝密）；

商标注册申请书（机密）；

国家工商行政管理局商标局受理通知书（机密）；

软件产品登记证书（信息产业部）（绝密）；

计算机软件登记证书（国家版权局）（绝密）；

域名注册证（绝密）；

新技术企业批准证书（绝密）；

外商投资企业批准证书（绝密）等。

5．3归档时间

5．3．1合同协议文件应在合同双方签字、盖章完成的同时，由业务负责人整理后向公司档案室归档；

5．3．2登记证书类综合经营文件应在**机关发证，公司相关业务负责人领取后，向公司档案室及时归档；

23．档案的整理

文件归档后，公司档案室应根据要求对档案进行整理。

6．1对合同协议档案和登记证书类综合档案以每一类经营活动为单位进行整理，定期将过期失效的合同整理形成案卷；

6．2编写档案档号应根据"档案类目划分与档号编制规则"进行编制，要符合唯一性、继承性、适用性的原则；

6．3填写案卷卷内目录；

6．4以单份文件为登记单元，对每份文件进行登帐。

24．档案保管与利用

7．1经营档案由公司档案室集中统一管理；

7．2归档档案立卷后，案卷使用统一的装具，案卷的排列整齐有序、科学；

7．3编制必要的检索工具，为利用者提供方便；

7．4由于经营档案的凭证作用，可以原件提供利用；

7．5严格执行"档案借阅制度"，参照公司相关合同管理制度，提供档案利用，做好档案服务工作。

机读档案管理规定

25．主题内容与适用范围

本标准规定了公司机读文件和机读档案工作的基本要求，机读档案的类别、积累、整理、归档和管理等。

本标准适用于公司项目研发活动中形成的机读文件和机读档案的管理。

公司其他经营、行政管理等各项活动中形成的机读文件和机读档案的管理可以参照本标准执行。

26．术语

2．1机读文件

机读文件是指能被计算机系统识别、处理，并按一定格式存储在磁盘、磁带或光盘上的代码序列。

2．2软件文件

软件文件即软件的书面描述和说明。

软件文件规定了软件的功能、性能、组成以及软件设计、测试、维护和使用方法。

2．3机读档案

具有保存价值的、予以归档的机读文件和有关的软件文件。

公司所指的机读档案主要是指公司在项目研发活动中形成的机读文件及其软件文件。

从档案的记录载体来看，相对于纸质载体而言，机读档案是特殊载体档案的一种。

27．职责

3．1公司档案室负责对公司机读档案的编号、登记、保管、转换和提供利用工作；

3．2公司研发中心应将研发过程中形成的机读文件及其软件文件纳入项目管理工作，负责本部门产生的各类机读文件及其软件文件的收集、整理，并按要求归档；

3．3由机读文件转换成的纸质文件的积累、归档及管理仍按现行有关规定和标准执行。

28．机读文件的类别

机读文件按照信息处理对象划分为以下四类

4．1程序类文件：

计算机使用的系统软件、支持软件和应用软件的程序；

4．2数据类文件：

各种类型的计算、测试、管理数据文件等；

4．3图形类文件：

计算机处理形成的矢量图、标量图等各种图形文件；

4．4文本类文件：

一般用字处理技术处理形成的文字设计文件、表格设计文件等。

29．文件的积累

机读文件的积累，以项目为积累单位，并应包含软件文件，由研发中心按照项目研发的阶段性负责机读文件的积累、备份、刻盘、登记。

30．文件的归档

6．1归档要求

6．1．1归档机读文件的载体要完好无损、干净、整洁，机读文件本身不能含有病毒；

6．1．2机读文件的书面描述和说明，也应随机读文件一起归档；

6．1．3有效性要求：

机读文件必须有完整的签署，可在文件头用注释行或在文件中指定的特定区域进行；机读文件的软件说明文件也必须签署完整；在符合软、硬件平台的条件下，机读文件能正常被本公司的计算机系统识别、运行，并能准确输出；

6．1．4归档的机读文件应为本阶段技术状态的最终版本，同时与相应的纸质文件保持一致；

6．1．5文件归档时，应由产生机读文件的部门将文件整理好，并编写"机读文件归档说明"，包含文件名称、文件大小、形成时间、版本号和软、硬件平台等内容；

6．1．6机读文件在向档案室移交时，其软件文件，必须由相关部门填写"移交文件目录表"一式两份，包含机读文件名称、软件文件名称、软件文件页数等内容。

6．2归档范围

公司在项目研发过程中形成的各种类型的机读文件（绝密）。

6．3归档时间

机读文件应在项目研发完成后，由研发中心相关部门整理好机读文件及其软件文件，及时向公司档案室归档。

6．4归档检查

归档的机读文件应进行检查，检查项目包括光盘有无划痕，盘体是否清洁，以及机读文件有无病毒。

31．档案的整理

文件归档后，公司档案室应根据要求对档案进行整理。

7．1对机读档案，以项目为单位，对机读文件及其软件文件进行整理；

7．2一张光盘上应存储同一项目的同一类别机读文件；

7．3编写档案档号应根据"档案类目划分与档号编制规则"进行编制，要符合唯一性、继承性、适用性的原则，机读档案的编号应贴于光盘包装上；

7．4对每个机读文件及其软件文件进行登帐。

32．档案保管与利用

8．1机读档案由公司档案室集中统一管理；

8．2机读档案归档后，光盘应存放于档案室中专门的档案柜内，不得弯曲、挤压盘片，防止盘片沾染灰尘和污垢，避免阳光照射，远离磁场，并应排列整齐有序、科学；

8．3编制必要的检索工具，为利用者提供方便；

8．4机读档案应定期进行有效性、安全性检查和拷贝；

8．5严格执行"档案借阅制度"，提供机读档案的利用，做好档案服务工作。

实物档案管理规定

33．主题内容与适用范围

本标准规定了公司实物档案工作的基本要求，实物档案的收集、积累、整理、归档和管理等。

本标准适用于公司实物档案的管理。

34．术语

公司所指的实物档案是指公司在项目研发以及对外交流等各项活动中形成或获得的象征成果和荣誉的物质实体。

从档案的记录载体来看，相对于纸质载体而言，实物档案是特殊载体档案的一种。

35．职责

3．1公司档案室负责对公司实物档案的编号、登记、保管、副本复制（复印或拍照）和提供利用工作；

3．2公司各部门负责本部门产生或获得的各类实物文件（实物及实物附属品、包装物等）的收集、整理，并按要求归档。

31．文件的积累

实物文件的积累，以奖项为积累单位，应包含实物的相关附属品以及实物包装，由产生或获得实物文件的部门负责积累登记。

36．文件的归档

5．1归档要求

5．1．1归档的实物要完好无损、干净、整洁；

5．1．2实物文件若含有相关附属品以及实物包装，也应随实物一起归档；

5．1．3文件归档时，应由产生或获得实物文件的部门将文件整理好，并编写"实物归档说明"，包含实物名称、授奖/授礼单位、授予/赠送时间、获奖/受礼单位以及归档实物的简要说明等内容；

5．1．4实物文件在向档案室移交时，若含有相关附属品或实物包装，必须由相关部门填写"移交文件目录表"一式两份，包含实物名称、附属品名称、实物包装等内容。

5．2归档范围

5．2．1公司或公司各部门、个人代表公司在工作中获得的各种奖状、奖杯、锦旗、奖章、奖牌、证书、匾等（机密）；

5．2．2在开展各项活动或对外交流中，公司获得或接收社会团体及知名人士等赠送的工艺礼品等实物（机密）；

5．2．3公司研发产生的具有代表性的产品实物（机密）。

5．3归档时间

实物文件应在公司产生或获得实物后，由相关部门整理好实物及其附属品、包装，及时向公司档案室归档。

37．档案的整理

文件归档后，公司档案室应根据要求对档案进行整理。

6．1对实物档案，以奖项为单位，对实物及其附属品、包装进行整理；

6．2编写档案档号应根据"档案类目划分与档号编制规则"进行编制，要符合唯一性、继承性、适用性的原则，实物档案的编号应贴于实物上；

6．3以奖项为登记单元，对每件实物档案及其附属品、包装进行登帐；

6．4对实物档案进行副本复制，奖状、证书类实物档案可采用复印方式，奖杯、奖牌、锦旗等实物，需要为实物拍摄照片，以照片作为副本，照片编号应与实物档号一致。

38．档案保管与利用

7．1实物档案由公司档案室集中统一管理；

7．2实物档案归档后，实物存放于公司大会议室的展示柜中，实物的排列要整齐有序、科学；

7．3编制必要的检索工具，为利用者提供方便；

7．4严格执行"档案借阅制度"，提供实物档案副本的利用，做好档案服务工作。

行政管理档案管理规定

39．主题内容与适用范围

本标准规定了公司行政管理档案工作的基本要求，行政管理文件的形成、积累、整理、归档和管理等。

本标准适用于公司行政管理档案的管理。

40．术语

行政管理档案是指在公司建设和行政管理过程中形成的各种形式的文件，公司行政管理档案包括制度流程档案、设备仪器档案、会议纪要和其他行政管理档案。

41．职责

3．1公司档案室负责对行政部等相关部门行政管理文件的形成和归档工作进行检查，并负责对行政管理档案的保管与利用工作；

3．2行政部等相关部门应将文件工作纳入到日常的行政管理工作过程中，认真做好行政管理文件的形成、收集、积累、整理与归档工作。

42．文件的积累

4．1制度流程文件的积累，以事项为积累单位，由制度制定部门专人负责积累登记；

4．2设备仪器文件的积累，以每一台设备仪器为积累单位，由设备仪器的购入部门或行政部专人负责积累登记；

4．3会议纪要文件的积累，以每一次会议为积累单位，由会议记录人负责积累登记；

4．4其他行政管理文件的积累，一般以事项为积累单位，由文件形成部门指定专人负责积累登记。

43．文件的归档

5．1归档要求

5．1．1归档文件应完整、准确、系统的反映公司建设及行政管理活动的真实面貌和历史过程；

5．1．2归档文件一般应归原件，计算机打印件可视原件归档，文件第一页应由文件责任者手签；

5．1．3文件归档时，应由文件形成部门将文件整理好，并编写"文件情况说明"；

5．1．4归档文件在向档案室移交时，必须由文件形成部门填写"移交文件目录表"一式两份；

5．2归档范围

5．2．1制度流程文件

各部门工作流程（机密）；

公司制度规范（秘密）。

5．2．2设备仪器文件

设备仪器使用说明（机密）；

设备仪器保修单（机密）；

设备仪器维修记录（机密）；

公司设备管理（秘密）。

5．2．3会议纪要文件

公司一般性会议纪要（机密）；

会议重要发言材料（机密）。

5．2．4其他行政管理文件

公司日常行政管理工作的决定、决议、计划、通知（秘密）；

调查材料和调查结论（机密）；

公司组织机构及机构调整文件（机密）。

5．3归档时间

5．3．1制度流程文件应在制度流程制定和批准发布时，由相应负责人整理后向公司档案室归档，若公司制度流程有变更修改时，应在修改批准发布