办公用品集中采购管理办法.docx

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办公用品集中采购管理办法

　为加强企业专业化，规范化管理，保证日常办公需求，控制费用支出，集团研究决定对所属各单位的办公用品实行集中采购，分级管理的管理办法。

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　　一．集中采购和管理的原则

　　1.保卫物业部是全集团办公用品和低值易耗品的采购与管理的主管部门，凡涉及办公用品事宜均由保卫物业部负责。

　　2.保卫物业部要设专人负责，加强管理，为各单位提供质价相符的物品保证办公需要。

　　3.集团所属各单位办公用品以部室、门店为单位设专人管理，并按照本办法的要求，做好计划编制、物品领用和保管工作，

　　4.财审部负责核算并制订各单位的预算费用和考核指标。

　　5.人力资源部根据考核指标对各单位实施考核。

　　二、审批权限

　　购置办公用品、维修配件等、500元以下的由保卫物业部征得板块、门店、部室主管领导同意进行购置。

500元以上的一律写书面请示，相关部室会签后，报总经理审批。

　　三、办公用品集中采购的范围

　　办公所需低值易耗品、办公用品、电脑、电脑耗材、电脑零部件、飞机票、火车票、邮品、印刷品、牌匾、灯箱、工作服、汽油及集团范围内组织各项活动所需物品等均属集中采购范围。

　　四、集中采购程序

　　1.各部室、门店根据本部门的实际需要和经财审部核定、总经理批准的费用预算指标，使用统一表格《物品领用计划表》编制次月物品领用计划，经主管部长审核批准后，于每月20日送达保卫物业部。

　　2.保卫物业部根据各单位的申请计划、预算指标、进行审核汇总，并上报主管副总经理审批。

　　3.保卫物业部根据领导批准的内容，对价值在5万元以上的成批大宗物品以招标的形式采购，其他零星物品采取货比三家的形式实施集中采购。

　　4.保卫物业部采购用品后，由各企业、机关各部室到保卫物业部一次性登记领用

　　五、实施中注意事项

　　1.计划内采购须填制《物品领用计划表》见附表

　　2.购置计划需注明序号、名称、规格、单位、数量等并由主管部长、店长审核签字。

　　3.各门店、机关各部室临时急用和超预算需购置的办公用品，需写出书面请示，报总经理审批，由保卫物业部负责采购，或由保卫物业部委托该部门自行采购。

　　4.书面请示需写清楚原因、用途、价格、名称、规格、单位、数量、金额等。

　　5.电脑、耗材、零部件的申请，按照集团京东集办字〔2005〕1号执行。

　　6.部分特殊专业用品原则上由保卫物业部购置，保卫物业部委托相关部门自行采购的，自采购后3日内需到保卫物业部办理相关登记报销手续。

　　7.各部部长、门店店长为实物负责人。

　　六、具体要求

　　1.各单位的计划要依据实际需求和费用预算编制，不得虚做冒估超预算。

　　2.按照先审批后购置的原则，未经审批购置的将不予报销。

　　3.当月计划当月有效。

本月未购置须次月重做计划。

　　4.各单位和个人对管理的物品不得挪做私用、避免浪费、损坏和丢失。

　　5.保卫物业部采购所需用品时，须本着质优价廉的原则，经招标或审批同意，逐步建立资信度高的采购基地，建立互惠合作伙伴关系，长期合作。

　　本办法适用于集团所属各企业，机关各部室。

　　本办法由保卫物业部负责解释。

（一）提高会议成效的要领

1.要严格遵守会议的开始时间。

2.要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。

3.要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。

4.在会议进行中要注意如下事项：

（1）发言内容是否偏离了议题?

（2）发言内容是否出于个人的利害?

（3）是否全体人员都专心聆听发言呢?

（4）是否发言者过于集中于某些人呢?

（5）是否有从头到尾都没有发言过的人呢?

（6）是否某个人的发言过于冗长呢?

（7）发言的内容是否朝着结论推进呢?

5.应当引导在预定时间内做出结论。

6.在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间。

7.应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。

8.应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。

（二）会议禁忌事项

1.发言时不可长篇大论，滔滔不绝（原则上以3分钟为限）

2.不可从头到尾沉默到底。

3.不可取用不正确的资料。

4.不要尽谈些期待性的预测。

5.不可做人身攻击。

6.不可打断他人的发言。

7.不可不懂装懂，胡言乱语。

8.不要谈到抽象论或观念论。

9.不可对发言者吹毛求疵。

10.不要中途离席。

企业会议管理制度

（一）总则

为改进作风，减少会议、缩短会议时间，提高会议质量，特制订本制度。

（二）会议分类及组织

第一条全厂会议归纳为四类：

1.厂级会议：

主要包括党政领导（扩大）会，全厂干部会、全厂班组长会、全厂党员大会、全厂团员大会、全厂职工大会，全厂技术人员会以及各种代表大会。

应分别报请党委或厂部批准后，由党、政、工、团等办事部门分别负责组织召开。

2.专业会议：

系全厂性的技术、业务综合会（如经营活动分析会、质量分析会、生产技术准备会、生产调度会、安全工作会等），由分管厂领导批准，主管业务科室负责组织。

3.系统和部门工作会：

各车间、科室、支部召开的工作会（如车间办工会、科务会、支部会、车间（科室）职工大会等）由各车间科室、支部领导决定召开并负责组织。

4.班组（小组）会：

由各党、工、团小组长或行政班组长决定并主持召开。

第二条上级或外单位在我厂召开的会议（如现场会、报告会、办公会等）或厂际业务会（如联营洽谈会，用户座谈会等）一律由厂办受理安排，有关业务对口科室协作作好会务工作。

（三）会议安排

第三条例会的安排。

为避免会议过多或重复，全厂正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。

例行会议安排如下：

1.行政技术会议

（1）厂长办公会：

研究、部署行政工作，讨论决定全厂行政工作重大问题。

（2）厂务会：

总结评价当月生产行政工作情况，安排布置下月工作任务。

（3）班组长以上干部大会（或全厂职工大会）：

总结上季（半年、全年）工作情况、部署本季（半年、新年）工作任务，表彰奖励先进集体、个人。

（4）经营活动分析会：

汇报、分析工厂计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，揭露矛盾，提出改进措施，不断提高工厂经济效益。

（5）质量分析会：

汇报、总结、上月产品质量情况，讨论分析质量事故（问题）、研究决定质量改进措施。

（6）安全工作会（含治安、消防工作）：

汇报总结前季安全生产、治安、消防工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施。

（7）技术工作会（含生产技术准备会）

汇报、总结当月技术改造、新产品开发、科研、技术和日常生产技术准备工作计划完成情况，布置下月技术工作任务、研究确定解决有关技术问题的措施方案。

（8）生产调度会：

调度、平衡生产进度、研究解决各车间科室不能自行解决的重大问题。

（9）科务会：

检查、总结、布置工作。

（10）车间办公会：

检查、总结、布置工作。

（11）班组会：

检查、总结、布置工作。

（12）班组（科室）班前会：

对先天工作进行讲评，布置当日工作任务和注意事项。

2.各类代表大会

（1）职工代表大会：

（2）车间（部门）职工大会（或职工代表小组会）：

（3）党员代表大会：

（4）团员代表大会：

（5）科协会员代表大会：

（6）企协会员代表大会：

3.民主管理会议

（1）工厂管理委员会：

（2）厂长、党委书记、工会主席联席会：

（3）生产管理委员会：

（4）生活福利委员会：

4.论文、成果发布会。

（1）科协年会：

（2）企协年会：

（3）政治思想政治工作研究会年会：

（4）厂QC成果发布会：

（5）科技成果发布会：

（6）信息发布会：

（7）企管成果发布会：

第四条其他会议的安排：

凡涉及多个车间（科室）负责人参加的各种会议，均须于会议召开前××经部门或分管厂领导批准后，分别报两办汇总，并由厂办统一安排，方可召开。

第五条厂办每周六应将全厂例会和各种临时会议，统一平衡编制会议计划并订印发到厂领导和各车间、科室及有关服务人员。

第六条凡厂办已列入会计计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位应提前2天报请厂办调整会议计划。

未经厂办同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。

第七条对于准备不充分、或重复性、或无多大作用的会议，厂办有权拒绝安排。

第八条对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，厂办有权安排合并召开。

第九条各部门会期必须服从全厂统一安排，各部门小会不应安排在全厂例会同期召开，（与会人员不发生时间上的冲突除外）应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。

（四）会议的准备

第十条所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别作好有关准备工作。

（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲，发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好坐位、茶具茶水、奖品、纪念品，通知与会人等）。