工程项目竣工档案归档交底手册.docx

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工程项目竣工档案归档交底手册

1、名词解释

2、归档范围及保管期限

3、归档流程

4、模版录入

5、系统录入

6、系统打印及操作说明

7、档案移交

8、档案借阅

项目竣工档案归档交底手册

归档文件要求：

原件、清晰、完整、办毕件。

文件归档形式：

以“卷”为单位归档（把有联系的资料做成书）。

一、名词解释

全宗号：

8208（中建八局为西南分公司档案管理分配的编号）

档号：

以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

档号通常包括全宗号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。

工程项目档案：

工程项目档案分工程经营（分类号E1）和工程施工（分类号E8）2个部分组成，是指工程施工管理过程中发生的办毕文件。

一级目录：

项目级（项目的基本信息）

二级目录：

案卷级（案卷基本信息）

三级目录：

卷内级（卷内文件信息）

工程项目档案档号：

全宗-分类号-归档年度-项目号-案卷号（例：

8208-E1-2017-0001-0001）

案卷题名：

概述卷内文件的名称。

保管期限：

根据文件的重要性及利用价值分为10年、30年、永久3类。

编制单位：

中建八局西南分公司

归档年度：

项目竣工年度

归档日期：

项目竣工验收完毕后6个月内，组卷整理装订完毕时间。

编制日期：

案卷内第一份文件日期。

二、归档范围及保管期限

二级类目

序号

归档范围

保管期限

工程经营（E1）

1

总包文件

1.1

招标文件:

经济标、技术标、业绩标

30年

1.2

招标书、承诺书、中标通知书

30年

1.3

合同评审文件（包括合同洽商及评审过程中形成的各类书面文件）

30年

1.4

施工合同、合同变更与补充协议

永久

1.5

合同交底与履约、重要往来函件（包括传真和信件）

30年

1.6

合同履行主体发生变化的书面确认

永久

1.7

授权委托书

30年

2

分包分供文件

2.1

分包分供合同、补充协议

30年

2.2

招标、投标文件，中标通知书、补充协议

10年

2.3

安全施工协议、职业安全卫生与环境管理协议

10年

2.4

企业资质

10年

3

工程结算

3.1

结算书文件（包括：

协议书、计划书、跟踪卡、责任书、结算单等）

永久

工程施工（E8）

1

施工管理文件

1.1

施工现场质量管理检查记录、施工日志、技术文件报审表等文件

10年

2

施工技术文件

2.1

施工组织设计及施工方案

30年

2.2

技术交底

30年

2.3

图纸会审记录

30年

2.4

设计变更通知单

永久

2.5

工程变更洽商记录

永久

3

施工测量记录

3.1

工程定位测量记录

30年

3.2

基槽平面及标高实测记录

30年

3.3

楼层平面放线及标高实测记录

30年

3.4

楼层平面标高抄测记录

30年

3.5

建筑物垂直度、标高测量记录

30年

4

施工物资文件

4.1

砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料试验汇总表

30年

4.2

砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料出厂证明文件

30年

4.3

砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、轻集料、焊条、沥青复试试验报告

30年

二级类目

序号

归档范围

保管期限

工程施工（E8）

4.4

预制构件（钢、混凝土）出厂合格证、试验记录

30年

4.5

工程物料选样送审表

10年

4.6

进场物料批次汇总表

10年

4.7

工程物料进场报验表

10年

5

施工记录

5.1

隐蔽工程验收记录

30年

5.2

地基钎探记录和钎探平面布点图

30年

5.3

验槽记录和地基处理记录

30年

5.4

桩基施工记录

30年

5.5

试桩记录

30年

5.6

工程定位测量检查记录

30年

5.7

预检工程检查记录

10年

5.8

冬施混凝土搅拌测温记录

10年

5.9

冬施混凝土养护测温记录

10年

5.10

烟道、垃圾道检查记录

10年

5.11

沉降观测记录

30年

5.12

结构吊装记录

30年

5.13

现场施工预应力记录

30年

6

施工试验记录

6.1

土壤（素土、灰土）干密度试验报告

30年

6.2

土壤（素土、灰土）击实试验报告

30年

6.3

砂浆配合比通知单

30年

6.4

砂浆（试块）抗压强度试验报告

30年

6.5

混凝土配合比通知单

30年

6.6

混凝土（试块）抗压强度试验报告

30年

6.7

混凝土抗渗试验报告

30年

6.8

商品混凝土出厂合格证、复试报告

30年

6.9

钢筋接头（焊接）试验报告

30年

6.10

防水工程试水检查记录

30年

6.11

楼地面、屋面坡度检查记录

30年

6.12

土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗渗试验报告

30年

7

过程验收文件

7.1

结构实体混凝土强度验收记录

30年

7.2

结构实体钢筋保护层厚度验收记录

30年

7.3

钢筋保护层厚度试验记录

30年

7.4

检验批质量验收记录

30年

7.5

分项工程质量验收记录

30年

二级类目

序号

归档范围

保管期限

工程施工（E8）

7.6

分部（子分部）工程质量验收记录

永久

8

竣工质量验收文件

8.1

工程概况表

永久

8.2

工程竣工总结

永久

8.3

单位（子单位）工程质量验工验收记录

永久

8.4

竣工验收证明书

永久

8.5

竣工验收报告

永久

8.6

竣工验收备案表（包括各专项验收认可文件）

永久

8.7

工程质量保修书

30年

9

竣工图

9.1

建筑竣工图

永久

9.2

结构竣工图

永久

9.3

装修（装饰）工程竣工图

永久

9.4

电气工程（智能化工程）竣工图

永久

9.5

给排水工程（消防工程）竣工图

永久

9.6

采暖通风空调工程竣工图

永久

9.7

燃气工程竣工图

永久

三、归档流程

1.纸质档案操作流程

1.1.工程档案由项目部负责收集、整理，并于项目竣工验收后六个月内移交各经理部档案室.

1.2.归档的工程档案至少编制四套原件（建设单位、施工单位、当地档案馆、核心资料统一归总部机关、总公司名义承接项目要至少多一套），内容必须符合国家有关工程技术规范、标准和规程，符合局《质量管理体系》有关内容的要求。

1.3.移交归档的工程档案必须是经过整理并装订成册的原件，装订方法采用三孔一线（孔距8cm）或胶装,竣工图应是新蓝图，不得为复印件。

不同幅面的竣工图应统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。

可以不装订，图纸散装在卷盒内时，须将案卷封面、卷内目录、备考表三件用棉线在左上角装订或用不锈钢钢钉装订。

（移交总公司名义承接项目核心资料要求）

1.4.按照文件重要性及利用价值分保管期限（最好把经常利用到的如开工报告、施工许可证、分部分项竣工验收、单位工程竣工验收及竣工备案等装订到一册）。

1.5按照资料多少分2~6厘米厚度分卷（标准档案盒厚度6厘米，2厘米的可以装3卷，以此类推直至装满盒）。

1.6.文件重新打印页码（4位数位）。

1.7.做卷内目录（文件编号为：

文件原编号（如没有不填写）；责任者为：

中建八局西南分公司；正题名：

文件名称；文件日期为：

文件原日期（格式：

2017-02-15）；页号：

文件的起始页码（格式0001）卷内最后一件页码为起止页）见后附表1。

1.8.做卷内备考表（图样材料指：

图纸页数，照片材料页数，文件整页为照片算1页，若照片和文字并存记为文字页数，备考表内的审核人为部门/项目负责人），见后附表2。

1.9.填写案卷封皮，见后附表3。

1.10装盒填写脊背，见后附表4。

1.11.对应实体资料文件录入档案系统模版，导入档案管理系统平台并逐条对应电子文件上传到档案系统。

（操作流程及注意事项详见后面档案系统数据批量导入操作）

2.荣誉档案

2.1.归档范围：

省、市、部级颁发的奖项。

（如某某省优质工程、AAA级安全文明标准化诚信工地、全国“安康杯竞赛优胜单位”等）。

2.2.荣誉档案的编号及录入系统由各属经理部档案管理人员完成，项目仅需把获奖证书、奖牌、文件及扫描件一起随竣工资料一并移交各属经理部档案室。

3.照片及声像档案

3.1.收集党和国家、省（部）、市等上级领导视察慰问，施工进度照片、施工技术照片、重点工程、获奖工程洽谈、签约、开竣工典礼照片等。

3.2.照片及声像档案的编号及录入系统由各属经理部档案管理人员完成，项目仅需把电子文件随竣工资料一并移交各属经理部档案室。

四、模版录入

1、新系统所有档案类型都可以用Excel模版导入，要求项目资料员统一用模版录入并导入系统，在录入模版前，向各属经理部档案管理员要最新模版及项目编号。

2、项目工程模版分三级：

工程项目级、工程案卷级、工程卷内级；录入过程中注意事项：

首先在三个模板中分别进行如下设置，把工作表全部选中-格式-单元格-数字-文本-确定，完成此操作再进行下一步录入（项目级、案卷级、卷内级模板中，行可根据数据变动增加或删除；列可以移动，但不能删除）。

3、项目级模版：

全宗号：

8208分类号：

E8年度：

2017

项目序号：

（录入前向各属经理部档案管理员要项目序号）；

工程名称：

填写规范的工程名称，多个单体时，须填写完整；

工程类别：

根据工程对应系统选项填写（下图红色标注）；

建筑高度：

多个单体时，填写单体最高高度；

建筑面积：

多个单体时，填写所有单体面积总和；

工程规模、跨度等没有具体数值的字段，因系统设置为必填项，可用“／”代替。

3、案卷级模板：

档号规则：

全宗号-分类号-归档年度-项目序号-案卷号；

案卷号：

为4位数，0001。

。

。

。

。

。

注意补零规则；

案卷题名：

应简明、准确地提示卷内文件的内容，应包括：

工程名称＋专业名称＋（概括卷内的主要内容）；

编制单位：

填写案卷内文件形成单位或主要责任者；

编制日期：

填写该案卷形成的起始日期～起止日期；竣工图不能理解填写为设计院出图的日期，应填写竣工图章里的编制日期；

保管期限：

除鲁班奖、国优工程、开、竣工文件核心卷（含竣工图）填写“永久”外，其它案卷均为“30年”；文字页数、图样页数：

无具体页数时，须用“0”或“／”代替；

立卷日期、审核日期：

填写案卷整理、装订、审核的日期。

4、卷内级模板：

档号规则：

全宗号-分类号-归档年度-项目序号-案卷号-卷内顺序号；

卷内顺序号：

为4位数，0001。

。

。

。

。

。

，注意补零规则；

原编制号:

因在系统里为必填项,无具体编号内容的,须用“／”代替;

文件形成日期：

录入时注意格式及补零规则，若有错误都将导致数据无法自动对应；例2017-10-09

页次：

填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号；

载体类型：

按局要求需上传范围规定，需上传的填写“纸质和电子”，不需要上传的填写“纸质”；

归档部门：

具体到相应的分公司项目部、直属项目部。

数字化副本：

指的是上传的扫描件或者拍摄的照片。

五、系统录入

1.系统网址

http:

//10.8.5.18:

8080/esoaisapp/（内网）

http:

//210.13.83.56:

8080/esoaisapp（外网）

2、登录档案系统

网页打开后显示如图，输入用户名和密码（初次登录人员，用户名及密码找各属经理部档案员提供，初始密码000000，输入后“登录”即可进入系统）。

3、项目工程数据模版批量导入操作

3、1数据导入（第一步）。

在接收中心—档案收集整理—项目目录-点批量操作-数据导入。

导入路径如下图：

点数据导入后会出现以下图中对话框，在点浏览，打开对应模版数据分工程项目项目级、工程项目案卷级、工程项目卷内级逐条导入，点“下一步”进入数据导入（第二步）。

3、2数据导入（第二步）

按下图中所示顺序逐步操作

注意事项：

在项目级、案卷级、卷内级分别点自动对应后都会出现下面的对话框，如框内没有显示内容，就是表示模版录入没有问题，如标注的红框内有显示条目，说明模版录入与系统不匹配的内容，也就是在模版里录入有问题的项，重新查看模版填写内容，纠正内容及格式，如红框内显示的为非必填项，在模版里清空该列内容，重复以上步骤重新导入，在点“自动对应”，无出现提示错误内容后，点“导入”即可完成。

3.3档案信息管理系统上传电子文件内容范围及操作说明

3.3.1上传电子文件内容范围分2个部分：

（一）、工程经营文件（E1）

1．招、投标文件：

（纸质原件+电子光盘）

2．中标通知书；（纸质原件+扫描件）

3．总包合同（协议）：

（合同扫描主要条款+项目经理页+付款页+合同评审页）。

4．总包结算：

审定值页。

（二）、工程施工文件（E8）

1．建设工程施工许可证

2．开工报告

3．地基验槽检查记录

4．分部工程验收记录（地基与基础、主体结构、屋面、装饰装修、节能、电气、给排水及采暖工程、智能化工程、通风空调、电梯分部）。

5．单位（子单位）工程质量竣工验收记录

6．建筑工程竣工验收报告

7．监理单位出具的工程质量评价文件

8．当地建设行政主管部门出具的质量监督文件

9．工程竣工验收备案表

10．消防工程验收意见书

11．施工总结

12．工程简介（参照群共享样板）

13．工程照片（工程竣工外观及主要部位）

14．施工组织设计（报审页+审批汇签页+封面+施工组织设计具体内容页）PDF格式

15．重要施工方案（报审页+审批汇签页+封面+×××施工方案具体内容页）（上传1-2个最重要施工方案即可）PDF格式

注意事项：

在做实体卷内目录及系统卷内级模板录入时，施工方案要一个一个的展开录入，切记不能把几十个施工方案，概括成一条卷内目录来录入，会导致无法一一对应上传电子文件。

3.3.3上传要求

①文件格式为PDF格式，图片格式为JPG格式，分辨率设定为300dpi，图片大小每张控制在300KB以内；

②上传的电子文件名称重新命名：

工程名称-具体上传的卷内文件材料题名；

③如一件多页时，扫描时须合并为一个文件，每张大小控制在300KB以内，杜绝上传形成若干个文件。

3.3.4上传电子文件操作说明（按照下图顺序示例逐步操作）

六、系统打印案卷目录及卷内目录操作说明

一、案卷目录打印

点开项目—点开案卷目录勾选要打印案卷目录条目—点“打印”

选择要打印的格式（word/PDF）点击打印

系统菜单里我的个人空间--我的下载--勾选下载好条目下载保存---即可打印使用。

样板打印成功。

提示：

在报表打印实例里可以选择打印卷内目录、案卷封皮、备考表等，操作方法一样。

七、档案移交

档案资料按照要求整理并填写《项目竣工资料移交确认表》见后附表5，后附案卷目录（档案系统可以直接打印），请项目部门负责人及项目经理签字确认。

资料移交各属经理部技术部相关人员审核通过，在移交档案负责人及经理部办公室负责人签字确认。

以上资料一式两份，档案室和项目各执一份。

八、档案借阅

填写档案借阅申请表（见后附表6），由经理部业务部门负责人签字同意后提交档案管理人员。

资料使用结束及时归还。

后附表1-6

附表1

中国建筑管理表格

（E/F/G/K类）卷内目录

表格编号

CSCEC8XN-OA-B4007

序号

文件编号

责任者

正题名

文件

日期

页

号

备

注

附表2

中国建筑管理表格

卷内备考表（工程项目类）

表格编号

CSCEC8XN-OA-M4008

本案卷共有文件材料页，其中：

文字材料页，图样材料页，

照片张。

说明：

立卷人：

年月日

审核人：

年月日

附表3

中国建筑管理表格

档案盒模板（工程项目类）

表格编号

CSCEC8XN-OA-M4011

档号：

档案馆（全宗）号：

企业档案

案卷题名

编制单位

编制日期

保管期限

密级

中国建筑管理表格

全宗卷、企业管理、项目、会计背脊模板

表格编号

CSCEC8XN-OA-M4013

全宗卷盒脊背模板企业管理档案盒脊背模版板项目档案盒脊背模板会计凭证盒脊背模板

单位：

mm

中国建筑管理表格

项目竣工资料移交确认表

表格编号

CSCEC8XN-OA-M4003

工程名称

移交单位

工程面积

开工时间

竣工时间

移交人

移交时间

移交档案情况

共移交：

册，其中：

土建资料、竣工图安装资料、竣工图

其它档案管理信息系统录入完成情况。

（并附案卷目录系统打印即可）

项目部

意见

总工程师：

年月日

项目经理：

年月日

分公司意见

总工程师：

年月日

公司部门意见

科技部

执行经理：

年月日

经理：

年月日

办公室

业务经理：

（档案主管）年月日

主任：

年月日

接收人

接收时间

备注

此表一式三份，由科技部填写，项目部、公司档案室备案。

附表6

中国建筑管理表格

档案借阅利用审批表

表格编号

CSCEC8XN-OA-B4021

编号：

年月日

借阅单位

（部门）

利用目的

批准人

借阅人

联系电话

借

阅

内

容

档案证件请妥善使用，用后请尽快寄回。

合计件

计划归还

日期

年月日

实际归还

日期

年月日

服务评价

非常满意

有待提高

满意

不满意

利用效果

业务部门经办人：

档案室经办人：