工程监理档案资料管理办法新.docx

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工程监理档案资料管理办法新

湖州市中立建设工程监理有限公司

工程监理档案、资料管理办法

第一条为了加强对公司档案资料的管理，有效的收集、建立、保管和利用工程文件档案，确保公司质量管理有效运行，提高工程管理的整体水平，根据《建设工程文件归档规范》GB/T50328—2014和《建设工程监理规范》GB50319—2013及相关档案管理等法律、法规的规定，结合本公司实际、制定本办法。

第二条本办法所称的公司档案，是指公司在质量管理过程中，工程监理活动中直接形成的，具有保存价值符合城市建设档案要求的文字，图表、声像等各种载体的文件材料。

第三条根据公司质量管理的要求，公司各职能部门应及时整理对本部门的文件和质量管理中产生的各种质量记录，在隔年1月底移交公司资料室，进行归档。

第四条公司现有的和新近购置的外部技术文件作为资料，由公司资料室进行登记、编号、编录台帐。

第五条监理部应根据各类监理人员岗位职责和公司要求，对工程监理实施过程中产生的质量记录认真收集整理，并按以下程序在监理项目竣工验收合格后的15天内移交公司资料室进行归档。

（一）专业监理工程师整理、编册；

（二）总监理工程师根据《建设工程监理规范》（GB50319—2013）和《建设工程文件归档规范》GB/T50328—2014及公司归档要求对资料进行审核，合格的移交公司总师室复核并做好移交手续。

（三）打印资料一律由公司资料室进行整理归档，采用电子文件或光盘存档保存。

第六条监理部移交公司的工程监理档案的内容及组卷顺序（按附表1）

监理文件移交城建档案馆的工程监理档案的内容（见附表2）

监理部移交建设单位的工程监理档案的内容（见附表3）

监理工程文件的归档范围和保存单位（见附表4）

第七条监理档案文件、资料的组卷要求：

1、及时收集、整理，以防资料散失，移交的档案资料要求完整、准确、系统。

2、资料的形成应与工程建设同步，确实反映实际情况，杜绝事后补做的现象。

3、资料、文件要求字迹清楚、图面整洁，签字手续完备，并且要求是原件（如无法提供的，对抄件和复印件应注明原件放何处，经办人签字、单位盖章）。

4、组卷应遵循工程文件的自然形成规律和工程专业的特点，保持卷内文件材料的有机联系，组成一册或若干册有机联系的集合体，具体可按以下要求：

1）、监理及文件按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷，群体工程项目的统一监理文件资料汇总组卷。

2）、如果文件材料不多，可按上述排列顺序组成一册或将文字图纸保组成一册。

3）、如果文件材料较多，文字材料可按上述顺序组成若干册，但应保持文件的有机联系。

4）、文字材料按事项、专业顺序排列。

同一事项的请示和批复，同一文件的印本和定稿，主件和附件不能分开，并按批复在前，请示在后，印本在前，定稿在后，主件在前，附件在后的顺序排列。

当案卷内既有文字材料又有图纸时，文字材料应在排在前面，图纸应排在后面。

各种文字材料排列印本在前，定稿在后；审批文件在前，申请文件在后。

在上述前提下，按时间先后排列为宜。

5）、案卷不宜过厚，文字材料卷厚度不宜超过20mm，图纸卷厚度不宜超过50mm。

5、案卷编目：

（1）、编制卷内文件页码应符合下列规定：

1）、卷内文件均按有书写内容的页面编号。

每卷单独编号，页号从“1”开始。

2）、页号编写位置：

单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角；背面在左下角。

折叠后的图纸一律在右下角。

3）成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。

4）、案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

（2）、卷内目录的编制应符合下列规定：

1）、卷内目录排列在卷内文件首页之前，式样宜符合归档规范附录C的要求。

2）、序号应以一份文件为单位编写，用阿拉伯数字从1依次标注。

3）、责任者应填写文件的的直接形成单位和个人。

有多个责任者时，选用两个主要责任者，其余用“等”代替。

4）、文件编号应填写文件形成单位的发文号或图纸的图号，或设备、项目代号。

5）、文件提名应填写文件形成标题的全称。

6）、日期应填写文件的形成日期或文件的起止日期。

7）、页次应填写文件在卷内所排列的起始页号，最后一份文件应填写起止页号。

8）、备注应填写需要说明的问题。

（3）、卷内备考表的编制应符合下列规定：

1）、卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后，式样宜符合归档规范附录D的要求。

2）、卷内备考表应标明卷内文件的总页数、各类文件页数或照片张数及立卷单位对案卷情况的说明。

3）、立卷单位的立卷人和审核人应在卷内备考表上签名；年、月、日应按立卷、审核时间填写。

（4）、案卷封面的编制应符合下列规定：

1）、案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面。

也可采用内封面形式。

案卷封面的式样宜符合归档规范附录E的要求。

2）、案卷封面的内容应包括档号、案卷提名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、本案卷所属工程的案卷总量、本案卷在该工程案卷总量中的排序。

3）、档号应由分类号、项目号和案卷号组成。

档号由档案保管单位填写。

4）、案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。

5）、编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。

6）、起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。

7）、保管期限应根据卷内文件的保存价值在永久保管、长期保管、短期保管三种期限中选择划定。

当同一卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。

永久保管是指工程档案无限期地、尽可能长远地保存下去。

长期保管是指工程档案保存到该工程被彻底拆除。

短期保管是指工程档案保存10年以下。

各类文件的归档范围和保管期限详见归档规范附录A和附录B。

8）、密级应在绝密、机密、秘密三个级别中选择划定。

当同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。

（5）、卷内目录、卷内备考表、案卷内封面宜采用70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面。

（6）、案卷装订：

1）、案卷可采用装订和不装订两种形式。

文字材料必须装订。

既有文字材料、又有图纸的案卷应装订。

装订时不应破坏文件的内容，并应保持整齐、牢固、便于保管和利用。

2）、装订时必须剔除金属物。

（7）、案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式，并应符合下列规定：

1）、卷盒的外表尺寸应为310㎜×220㎜，厚度一般为20、30、40、50㎜。

2）、卷夹的外表尺寸应为310㎜×220㎜，厚度一般为20～30㎜。

3）、卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。

（8）、案卷脊背应由档号、案卷提名构成，由档案保管单位填写，式样宜符合本归档规范附录F的规定。

第八条资料借阅应办理借阅手续，做好资料的保护工作，一般在使用后10天内归还。

第九条档案借阅要求进行审批，根据密级做好相应的保密、保护工作，使用后及时归还。

第十条公司档案管理人员应忠于职守、维护史实、遵纪守法，定期公布开放档案的目录、开发档案信息资料，并为档案的利用提供便利。

第十一条本办法自2015年10月1日起执行。

附表1：

（监理档案内容及组卷顺序）

序号

类别

内容

一

合同文件类

1、建设工程监理合同、监理中标通知书（直接发包备案单）；

2、建设工程施工合同、施工中标通知书（直接发包备案单）；

3、分包合同、各类定货合同等。

二

设计文件类

1、施工图纸；

2、工程地质勘察报告；

三

监理规划类

1、监理规划；

2、监理实施细则；

3、安全生产管理监理带班制度；

4、监理工作交底资料。

四

设计变更洽商类

1、图纸审查意见书及设计回复联系单、图纸审查报告；；

2、设计交底纪录、图纸会审纪要；

3、设计变更联系单；

4、设计变更、洽商记录。

五

监理月报类

六

会议纪要类

1、第一次工地会议；

2、监理例会；

3、专题会议；

4、地基、中验和竣工验收会议与市政、人防各阶段验收会议。

七

施工组织设计（施工方案）类

1、施工组织设计；

2、施工专项方案；

3、安全方面施工方案。

八

单位资质管理类

1、总、分包单位资质资料；

2、管桩厂家、商品混凝土、商品砂浆等供货单位资质资料；

3、桩基检测单位、见证检测试验室等单位资质资料。

九

进度控制类

1、工程开工报审表及开工报告（包含A01表及现场质量管理制度、施工许可证等）；

2、总进度计划、月进度计划；

3、工程停工、复工资料。

十

质量控制类

（按单位工程单独分类）：

1、各类工程材料、构配件、设备报验；（管桩、砂、石、砖（砌块）、水泥、钢筋、隔热保温、防腐材料、轻骨料、防水材料、门窗、钢结构等）（复试报告见附注1）

2、.施工测量放线报验；（规划部门放线成果单、工程测量定位记录、沉降观测记录等）；

3、施工试验报验（见附注2）

4、分部工程质量报验与认可（隐蔽验收记录，混凝土浇捣令、检验批、分项、分部/子分部工程验收记录）

5、各种进场施工机械设备和检测测量器材报验；

6、旁站记录；

7、质量、安全监督站的整改通知及回复单；

8、质量缺陷与事故的处理文件。

十一

投资控制类

1、概预算或工程量清单；

2、工程量报审与签认；

3、工程款（预付款、月付款）报审与支付证书；

4、设计变更、洽商费用报审与签认；

5、工程竣工结算等。

十二

安全生产管理类

1、塔吊、升降机、吊篮的验收资料；

2、标化工程验收资料；

3、建筑施工安全检查报验表。

十三

监理通知类：

1、有关进度控制的监理通知单；

2、有关质量控制的监理通知单；

3、有关投资控制的监理通知单；

4、有关施工安全生产管理的监理通知单。

十四

工程验收备案资料类

1、工程验收资料（打试桩记录、地基验槽记录、桩基工程竣工验收记录、基础和主体结构工程验收报告）；

2、设备安装专项验收；

3、竣工验收资料（单位工程竣工验收记录及统表ⅡⅢⅣ，勘察、设计、施工、建设单位竣工验收报告、工程质量保修书）；

4、竣工移交证书，工程竣工验收意见书、竣工验收备案表；

5、屋面及厨卫楼面蓄水试验记录；

6、施工阶段工程质量评估报告。

十五

合同其他事项类

1、工程延期报告、审批；

2、费用索赔报告审批；

3、合同争议、违约报告处理资料；

4、合同变更资料。

十六

来往函件类

1、上级主管部门、公司下发文件；

2、建设单位；

3、施工单位；

4、工作联系单；

5、备忘录。

十七

监理台帐及日志类

1、见证取样台帐（混凝土、砂浆试块见证取样，材料见证取样，施工试验，检验批、分项、分部工程验收、工程款支付等）。

2、监理日志（专业监理工程师记录项目工程的施工和监理工作情况、检查发现的问题及处理记录）。

3、监理日记（专业监理工程师、监理员分别记录个人现场监理工作情况内容）。

4、总监巡视记录在监理日记中应有明确记录。

（大项目单独记录）

十八

监理工作总结类

1、地基、基础、主体、安装阶段监理质量评估报告；

2、工程竣工质量评估报告；

3、工程监理报告；

4、监理工作总结。

十九

工程声像资料类

1、开工前原貌、施工阶段、竣工新貌照片；

2、工程建设过程的录音、录像资料（重大工程）。

附注1：

（建筑工程）

各类工程材料、构配件、设备复试报告的报验资料：

1、钢材试验报告；

2、水泥试验报告；

3、砂试验报告；

4、碎（卵）石试验报告；

5、外加剂试验报告；

6、防水材料（防水涂料、卷材）试验报告；

7、砖（砌块）试验报告；

8、预应力筋复试报告；

9、预应力锚具、夹具和连接器复试报告；

10、钢结构用钢材复试报告；

11、钢结构用防火涂料复试报告；

12、钢结构用焊接材料复试报告；

13、钢结构用高强度大六角头螺栓连接副复试报告；

14、钢结构用扭剪型