大学活动策划组织参考.docx
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大学活动策划组织参考
活动策划参考
[为了团总支各部门能把策划更加规范化、专业化、人性化、此文档以供参考。
]
软件学院团总支办公室
2010/3/21
目录
一、基本步骤与注意事项：
1
二、活动的策划类文案：
2
三、会场布置：
7
四、活动记录9
五、活动总结：
10
一、基本步骤与注意事项：
1、了解需求：
特别是自己做主创的活动，一定要事先了解同学的需求，包括是否对此有兴趣、希望以怎样的活动形式开展等，必要时还可以针对性的做调研工作。
2、策划先行：
策划是办活动的脉络，一份好的策划是成功的前提。
策划书应该包括活动的总体规划、活动实施各阶段的具体安排、活动的收尾总结工作的安排、活动的应急方案等各项内容，目的就是通过这份策划书的制定使得活动能够让任何一个有一定责任心的人、只要按照策划书执行就能够比较好的完成该项活动的组织工作。
3、获得支持：
获得领导的认可与支持，是一件非常有必要的事情，任何一个活动必须得到学院/学校/任何与该活动的审批、监管有关的老师的支持都能够使的活动能够大放异彩，而他们的阻挠则会让你的心血付诸东流，所以必须尽可能获得领导的认可与支持。
4、组建团队：
组织任务小组，分配人员职责。
权责相应，每个人都要非常明白自己的责任。
注意，分配任务要以人为单位，而不能说某件事“你们几个做”，这样这件事情基本做不好。
有几个方向：
指挥中心，外联赞助组，现场工作组，宣传媒体组，现场秩序、礼仪接待组、应急人员。
打印出权责清单，让每个人看得明明白白。
并且，每天碰头一次，及时汇报进展，以便处理各种信息；
5、经费来源：
如果没有足够的活动经费，可以寻找赞助商，与他们进行艰苦地谈判，最后取得双方能认可的协议，当然这个工作主要由外联部承担，但是各个部门仍应该尽量配合好外联部工作，必要时应该由活动的主创人员与公关部详细说明活动的细节甚至参与洽谈，这是活动需要。
有了经费，一切好办；注意：
广告不能太过分，谈判一定掌握尺度，否则商业味道可能让晚会变得失败
6、整合资源：
资源可以分为人力、物力和财力；所谓财力就是上面所说的经费来源，所谓人力就是指活动的策划组织团队和活动的具体执行、参与者，所谓物力包括场地、设备、道具等。
整合资源的意思就是，你要将现有的所有人力物力财力恰到好处的分配给活动的各个项目，是活动能够顺利地得到运作。
7、进行宣传：
调足参与者的胃口，可以玩悬念，也可以奖励刺激，比如，讲座有讲座单、现场有抽奖、参与有礼品等等。
当然，这也不只是广告、海报、横幅等的职责，更应该发动学生干部进行“面传”，可能大家都没有尝试过这么做，但是这也不失为一种比较有效的宣传传播方式。
8、现场指挥：
现场必须有一个指挥中心/总负责人，负责及时调度，他的任务包括：
在活动举行前，事先拟定一份现场准备工作的实施细则，提前几天发给各个工作人员，同时说明他们的职责；另外，对工作人员分组，分别确定组长进行负责；制定好活动现场的布置工作的具体流程，确定各工作的完成时间并严格执行。
9、加强沟通：
活动进行过程中，要有至少一种让所有工作人员沟通的方式。
比如手机短信，纸条或手势。
注意，在某些室内活动场所（例如，报告厅、部分教室）手机信号很差，所以必要时还是应该使用原始的纸条或者手势，实在迫不得已还可以通过传话的方式——当然应该避免影响现场活动的进行。
10、特别提醒：
要事先安排好领掌的（托儿），即制造气氛的人员要特别安排好，对于各种可能出现的冷场的情况也应该做好相应的应急方案。
另外，应该特别注意礼仪，在迎、送参与活动的高层人物（领导）时千万谨慎，不要失去任何礼节；
二、活动的策划类文案：
活动的组织策划不仅是指制作一份计划书，更重要的是如何通过事先制定的计划书指导后续各项活动的组织、准备工作的有序进行。
下面将通过策划书的各个部分为序，说明活动的策划组织需要注意的事项：
（一）策划书名称：
可参考下表，具体可根据页面效果确定
行
内容
格式
1活动主办单位+届数+名称
居中、字体可以是黑体或者宋体加粗、字号可以是三号到二号
2如有需要的话，活动副标题
字号可与上一行相同，或者小一点（例如，上一行二号，本行可以小二号）
3“活动策划书”
例如：
湖南科技职业学院软件学院
第五届校园文化艺术节策划书
（二）活动宗旨：
（也可称之为活动目的、意义和目标）
活动的目的、意义应用简洁明了的语言将目的要点表述清楚；在陈述目的要点时，该活动的核心构成或策划的独到之处及由此产生的意义（经济效益、社会利益、媒体效应等）都应该明确写出。
活动目标要具体化，并需要满足重要性、可行性、时效性。
例如：
软件学院“第五届文化艺术节”的举办是为了进一步深化校园文化建设，推进大学生校园文化活动的开展，以营造活跃、浓郁、和开心的学校人文精神氛围为宗旨，提高在校学生的学习兴趣和对校园生活的情趣，为青年学生的生活和学习服务。
让他们在课余的校园生活中、参与并体会校园文化的魅力。
我院校园文化艺术节已经连续成功举办过四届，活动的开展对提高广大同学的学习生活兴趣产生了广泛而积极的影响。
本届校园文化艺术节将进一步凸显组织工作的凝聚性，活动内容的高雅性，活动范围的普及性，以更为丰富的校园活动来调动学生的积极性，从而贴近学生生活，更体现了我院的人文关怀面貌。
（三）活动主题：
这个根据不同活动的性质、内容、目的、意义制定，通过一个短语简明扼要的说明此次活动的主要内容和主要思想，例如，“学会感恩、但当责任”
（四）主办单位：
说明该项活动的主要策划者和组织者，也应写明承办者。
例如：
活动由软件学院团总支承办的，则应注明
主办单位：
湖南科技职业学院软件学院
承办单位：
湖南科技职业学院软件学院团总支
（五）活动对象：
明确活动主要针对的参与对象，以确定活动的宣传、组织主要应针对哪些群体进行。
如，湖南科技职业学院软件学院主办、软件学院团总支承办的第五届校园文化艺术节比赛就应注明
参与对象：
全体学生
（六）活动时间：
注明该项活动的总体时间跨度，即该项活动延续多少时间
例如，第五届校园文化艺术节时间可以是
2008年11月下旬至2008年12月下旬。
（七）活动主要内容：
主要适用于大型综合性活动，简单列明活动的各项子活动名称和内容，如果各项活动可以确定时间的话，还应注明活动的大致时间。
例如，第五届校园文化艺术节主要内容是
寓教篇
重温入团誓词,争做文明大学生
省博物馆文物展参观
学生手册、党团知识竞答赛
英语演讲比赛
改革开放三十周年图片展
青春展现篇
风采之星
书画艺术大赛
08届“新生杯”篮球赛
动漫作品展
“新起点”书画艺术作品展
厨艺大赛
编程大赛
温馨篇
爱心募捐
中秋游园会
（八）活动组织：
这是活动策划书中最核心的内容，作为策划的正文部分，表现方式要简洁明了，使人容易理解，但表述方面要力求详尽，写出每一点能设想到的东西，没有遗漏。
在此部分中，不仅仅局限于用文字表述，也可适当加入统计图表等；对策划的各工作项目，应按照时间的先后顺序排列，绘制实施时间表有助于方案核查。
人员的组织配置、活动对象、相应权责及时间地点也应在这部分加以说明，执行的应变程序也应该在这部分加以考虑。
主要应包括活动准备、活动组织、活动总结三个部分，当然，下述的具体内容不一定要在同一份计划书中出现，但是在活动策划阶段必须对如下问题有针对性的制作相应的计划、实施细则等，以指导活动的准备与组织。
1、活动准备：
（活动准备是指活动准备阶段的工作计划）
（1）宣传工作：
海报制作与张贴、横幅制作与悬挂、邀请函制作与发送、宣传传单印发
（2）活动准备：
列出所需资源（人力资源、物力资源），包括使用的地方，如教室或使用活动中心都详细列出。
可以列为已有资源和需要资源两部分。
并注明包括“场地联系”“工作人员”“活动人员的联系”“活动材料的准备”等的具体时间节点（即各项工作的完成时间）。
（3）嘉宾评委的邀请
（4）活动出现突发事件的应急计划的制定
2、活动组织：
（活动的现场准备阶段的工作计划）
基本准备：
这个部分需要对活动现场的种种所需设施、物品、人员做好规划，主要包括：
会场布置、嘉宾/评委、现场工作人员、技术/设备、信息联络、其他
（1）会场布置：
主要包括饮用水、席卡、座位（座次）、参考资料的发放、讲台、鲜花、其他装饰用品等
（2）嘉宾评委：
主要包括确认各位嘉宾评委是否能够到场（保险起见可“三次确认”：
递交邀请函的时候、活动前一天、活动开始前4小时左右分别确认一次）、是否需要嘉宾/评委的休息室（以供嘉宾评委提前当场的休息、评委退场评议等）、由专人负责迎接嘉宾/评委（适用于邀请校外的老师或专家）、嘉宾/评委致辞稿、嘉宾/评委所使用的资料（包括活动流程、活动简介、小纪念品、笔等）
（3）现场工作人员：
主要包括
A人选：
主持人（包括主持稿的确定）、礼仪人员、会场服务、秩序维持、技术人员（例如，PPT的播放）
B分工：
现场准备时的“总指挥”、各小组的负责人、各小组的具体工作内容（包括进行必要的培训和演练）等
（4）技术/设备：
主要包括
A技术：
现场所需要的特殊设备的租借/采购、安装、调试，PPT、视频、音频文件的制作、调试，相应工作人员的确认和必要的培训演练。
B设备：
主要是指活动现场用到的话筒（固定式？
有线/无线？
几个？
怎么安排？
）、灯光、音响、投影仪、舞台、道具、服装、奖品等
（5）信息联络：
主要是指活动相关参与人员的联络工作，包括参赛者、嘉宾评委领导、观众、工作人员，赞助单位、合作单位，甚至采访的媒体等的联络工作，确认活动的各项准备工作以及活动的时间、地点、内容的告知等。
（6）其他：
是指虽然与活动本身可能并无直接联系，但是仍需要事先准备的工作，包括接送车辆、合影、餐饮招待、后续联络等，根据活动的具体情况调节选用。
以下根据不同活动类型列举部分活动需要特别注意的内容以供参考：
（1）会场型活动（例如，演讲比赛、讲座、论坛等）：
预防冷场的“现场气氛调节”（也就是“托儿”）、现场控制（现场秩序、提问等环节的时间控制等等）
（2）舞台类活动（例如，迎新晚会等）：
服装、道具、活动后清理人员等
（3）户外型活动（例如，运动会等）：
安全措施、活动后清理人员等
其他可能涉及的内容：
赞助方式、合同协议、媒体支持、校园宣传、广告制作等。
3、活动总结
主要包括活动资料的记录和整理、活动总结的制作、经验总结等
（1）活动资料的记录和整理：
包括参与者反响、活动报道、活动现场照片、影音资料等的记录和整理；
（2）活动总结的制作，包括活动总结报告的制作、活动现场影音资料的整理汇总等；
（3）经验总结，针对活动策划组织的各个环节中出现的问题进行总结，找出问题或者漏洞并制定相应的解决办法，避免今后的活动中出现类似问题。
（九）经费预算：
活动的各项费用在根据实际情况进行具体、周密的计算后，用清晰明了的形式列出。
需要注意的是，这部分的写作可能有其“两面性”，主要出现在由学校或者学院拨款的活动上面，例如，由学院拨款的校园文化艺术节：
首先，先要做一份所谓的“自己的预算”，对活动中可能的花费做好严格的估计，尽可能详细的罗列出各项支出项目、单价、数量、总价等，以便控制好活动总体的花费。
同时，对于活动操作过程中也要严格遵守，禁止超支。
然后，要做一份用于上交的“预算”，这份预算的要求是“做满”。
具体的来说，就是把该项活动拨款的全部金额都做为考虑，预算并适当“超支”（超过10%），比如，艺术节的拨款是2000元，这个时候，上交的预算的总金额应该在2100-2200之间，这样可以充分利用该项活动的经费。
最后，在做完了两个预算后，要对活动预计的各项支出内容做一个审核，看看是否合理：
比如，每项支出的金额是否有“浪费”之嫌。
（十）活动中应注意的问题及细节：
（也可称之为应急方案）
内外环境的变化，不可避免的会给方案的执行带来一些不确定性因素，因此，当环境变化时是否有应变措施，损失的概率是多少，造成的损失多大，应急措施等也应在策划中加以说明。
例如，在户外的活动应该防备阴雨天气的影响；竞赛类活动应该防备评委的因故缺席等等。
另外：
可以专门给策划书制作封页，力求简单，凝重；策划书可以进行包装，如用设计的徽标做页眉，图文并茂等；如有附件可以附于策划书后面，也可单独装订；策划书需从纸张的长边装订；一个大策划书，可以有若干子策划书。
三、会场布置：
1、席卡的摆放：
首先要弄清楚各位领导的“大小”，一般顺序（也就是主持人介绍到场嘉宾的顺序）如下：
（1）我学院的：
软件学院院长佘正德、软件学院党总支书记黎明、软件学院副院长胡利
然后是辅导员，一般可以根据年龄大小、专职兼职排列
（2）其他非学院领导可以按照党、政、团的顺序排列，同一系统（例如同是教务处的）按照正职、副职、一般的顺序排列。
（3）校级高于院级
然后是席卡的摆放，一般从嘉宾席的正中间开始，左右左右（一般座位安排，左为上）排列，
最后要注意的是席卡的印制，一般选用隶书、华文新魏等字体，尽量避免使用华文行楷一类的字体。
2、嘉宾所用材料的准备：
任何一个活动，嘉宾手中需要有如下材料：
活动流程、活动简介、活动相关资料、笔、水，嘉宾所用的材料一般都采用粉红色的纸印制。
（1）嘉宾致辞：
一般嘉宾致辞最好在邀请嘉宾时就选定需要致辞的嘉宾，并将我们拟定的发言稿先交给嘉宾；活动现场要在需要致辞的嘉宾的材料中放入一份嘉宾致辞发言稿，同时主持人手上、主持台上，都要有一份以防万一，发言稿均使用粉红色纸印制，字号一般不小于四号、多采用1.5倍行距、最好不要采用花哨的字体（例如，应该避免使用诸如华文行楷一类的字体，便于嘉宾辨识），一般发言稿不多于一页A4纸。
（2）活动流程：
如果每位嘉宾都有不同的参与（例如致辞、揭幕、宣布开始、点评等）可以在该嘉宾的流程中注明，如果实现无法确定嘉宾是否出席的，可以在每张流程上均注明何处需某位嘉宾做什么。
（3）活动简介：
一般情况下，活动简介可算是在所有材料中最吸引眼球的部分，可以通过“造型”的改变突出新意，例如可以做成纪念封、通讯录、小台历一类的，不失实用价值，又能起到一定的宣传效果，当然如果能控制一下成本的话，甚至可以用这种方法作为宣传手段。
（4）活动相关资料：
例如，类似比赛的活动需要评分表、评分标准；类似颁奖的活动需要简单说明颁奖方法或安排；类似总结的活动需要活动的简单总结材料等等，都要视该次活动的内容而定。
3、工作人员安排：
（1）礼仪接待人员：
安排好活动的礼仪接待人员，包括引导领导嘉宾入场、发放嘉宾所用材料、发放活动简介和流程等。
（2）现场秩序维持：
例如，竞赛类活动对观众秩序的维持和选手的引导、颁奖类活动领奖人的引导等。
（3）收尾工作人员：
做完活动以后别忘了把现场收拾好，包括安排好送领导、嘉宾、评委离场，安排好竞赛类活动如有后续比赛安排的通知等。
四、活动记录
每项活动无论是否“出彩”都必须做好活动的记录工作，活动记录包括文字材料、影音资料、现场图片、活动反馈四个部分。
1、文字资料：
（1）活动计划：
活动计划书的制作在上面第二部分已经介绍过了，这里就不再赘述。
（2）实施细则：
实施细则是对实施过程中的各个细节做好详细的安排，包括各项准备工作的要求、时间，所涉及的人物、邀请，所涉及的器材、设备等等，都要做好详细的安排，从而细化活动计划的内容，使之成为直接指导活动操作的“工作手册”。
（3）活动报道：
在活动进行后，应该在第一时间做好活动报道，活动报道应该包括对活动时间、地点、参与对象、活动现场效果的描述，以及活动的现场照片。
2、影音资料：
活动现场的影音资料应该包括活动现场的整体的全景、活动精彩部分的特写、活动参与者的表情等。
3、现场图片：
要求与影音资料的要求基本相同。
4、活动反馈：
包括活动参与者的感想、活动组织者的感想、领导嘉宾评委老师的评价等，可以通过正式的采访，也可以通过非正式的聊天等方式搜集整理。
五、活动总结：
活动总结一般包括两个部分：
活动总结书、活动总结资料，对于大型综合性的活动必要时还可以开展总结活动（例如在活动中心进行活动成果展示等）。
1、活动总结书：
一份完整的活动总结报告应该包括：
活动的策划组织、活动简报、活动成果三个方面。
2、活动总结资料：
主要包括活动的视频总结资料、现场图片、总结书、总结活动的相关资料（海报、展板等）资料，按活动名称与时间整理，并保存于光盘中（或其他电子存储设备中）。
湖南科技职业学院软件学院
二〇一〇年三月二十一日
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