office使用讲解.docx
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office使用讲解
Office2000培训教程·
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·1.1显示“网格线”
·1.2修改文字
·1.3选定文字
·1.4设置字体和大小尺寸
·1.5复制与粘贴文字
·1.6在文档中插入表格
·1.7为表格添加边框
·1.8在文档中绘制表格
·1.9建立新的段落样式
·1.10应用段落样式
·1.11为应用样式设置快捷键
·1.12为段落添加项目符号或编号
·1.13自动编号文字段落
·1.14删除项目符号或编号
·1.15插入图片
·1.16调整插入的图片
MicrosoftOffice是微软公司开发的办公自动化软件，Office2000是第三代办公处理软件的代表产品，可以作为办公和管理的平台，以提高使用者的工作效率和决策能力。
Office2000是一个庞大的办公软件和工具软件的集合体，为适应全球网络化需要，它融合了最先进的Internet技术，具有更强大的网络功能；Office2000中文版针对汉语的特点，增加了许多中文方面的新功能，如中文断词、添加汉语拼音、中文校对、简繁体转换等。
Office2000不仅是您日常工作的重要工具，也是日常生活中电脑作业不可缺少的得力助手。
使用Office，可以帮助我们更好地完成日常办公和公司业务。
尽管现在的Office组件越来越趋向于集成化，但在Office2000中各个组件仍有着比较明确的分工：
一般说来，Word主要用来进行文本的输入、编辑、排版、打印等工作；Excel主要用来进行有繁重计算任务的预算、财务、数据汇总等工作；PowerPoint主要用来制作演示文稿和幻灯片及投影片等；Access是一个桌面数据库系统及数据库应用程序；Outlook是一个桌面信息管理的应用程序；FrontPage主要用来制作和发布因特网的Web页面；Photodraw主要是用来进行图片处理的工具。
文字编辑软件——Word
使用MicrosoftWord创建和编辑信件、报告、Web页或电子邮件中的文本和图形。
Word是协助我们编辑文字、处理文字的工具，具有强大的文字编辑能力与编排能力。
适合进行书信、公文、报告、论文、商业合同、写作排版等一些文字集中的工作。
电子表格处理软件——Excel
使用MicrosoftExcel执行计算、分析信息并管理电子表格或Web页中的列表。
Excel应用程序可以协助我们进行财务、预算、统计、各种清单、数据跟踪、数据汇总、函数运算等计算量大的工作。
幻灯片演示软件——Powerpoint
使用MicrosoftPowerPoint创建和编辑用于幻灯片播映、会议和Web页的演示文稿。
PowerPoint可以制作幻灯片、投影片、演示文稿，甚至是贺卡、流程图、组织结构图等。
可引导你逐步建立投影，协助你建立精彩的投影片放映，以及安排令人注目的电脑简报等。
数据库管理软件——Access
使用MicrosoftAccess创建数据库和程序来跟踪与管理信息。
利用Access应用程序可以建立图书、歌曲、通讯录、客户订单、职工自然情况等方面的数据库，并对数据进行管理和维护。
收发电子邮件与个人信息管理——Outlook
使用MicrosoftOutlook发送和接收电子邮件；管理日程、联系人和任务；记录您的活动。
Outlook可以收发与管理你的电子邮件，包括日历、联系人和任务清单等功能，并可将这些功能与电子邮件相结合，加强与外界的结合，轻松完成待办的事情。
网页设计工具——Frontpage
使用MicrosoftFrontPage建立并管理完全符合您的构想的Web站点。
利用FrontPage来制作个人、公司网页，简便、快捷、高效。
第一部分操作与应用中文Word2000
第一讲显示“网格线”
中文Word2000由“中文Office2000”软件包提供，这是一个字处理软件，可用于制作报表、信函以及一些简单的出版物等，并且可以在文档中插入图片、图形、表格等各种对象，从而编排出图、文、表并茂的文档。
启动后，它的操作窗口就出现在屏幕上，如图1所示。
图1运行中文Word2000
在中文Word2000中，可以使用多种“视图”模式，第一次启动时您将进入“页面视图”，这是中文Word2000的一种常用的屏幕显示方式，它具有一些特殊的性能，在默认状态下，就将使用此视图。
在“页面视图”中，当前鼠标的右上方会有一个文本行标记，您可以在需要的时候移动它，随着位置的不同，形状将会有所变化。
注：
“视图”是在屏幕上显示中文Word2000的各种内容的形式，“默认”的意思是中文Word2000软件开发者设置的状态，而且您可以改变它。
在图1中，当前插入点光标位于文字编辑区的左上部位，此处有一个表示“页面视图”左上角的十字线标记，插入点光标是一条竖直线，正好与此十字线下端的垂直线相重叠，若此时输入文字，文字就将在此插入中文Word2000文档。
如果您了解了输入英文与中文的方法，现在就可以试一试了。
也许您更习惯于在水平横线的稿笺纸，为此可以在“页面视图”中显示水平“网格线”，请按下列步骤进行操作：
图2“视图”下拉菜单
步骤一、单击“视图”菜单，弹出如图2所示的“视图”下拉菜单。
步骤二、单击“网格线”命令。
完成上述操作后，屏幕上就将显示“网格线”，中文Word2000的操作窗口看上去就像是您已经熟悉的中文稿纸，如图3所示。
图3屏幕上就将显示“网格线”
第二讲修改文字
利用“键入时覆盖已有文字”的操作将发生对已有的文字进行编辑操作中。
例如，如果您文档中的“您的启动此软件后”中“的”字应为“在”字某一个字错了，您可按下面的操作去修改它：
步骤一、移动鼠标器，单击“您”字后面，“的”字前面的位置，将插入点光标移至此处。
这一步操作说明了移动插入点的方法。
您也可以使用键盘上的方向键移动插入点光标，但是此处使用这种操作方法最快，也最简单。
步骤二、从键盘上输入文字“在”。
此后，“在”字将插入在“您”字与“的”字之间，这种输入文字的方法称为“插入”方式。
插入点光标将始终位于所键入的文字之后，而文字总是在此光标处插入。
步骤三、按下键盘上的Delete键。
注：
按Ctrl+Z组合键可以回退刚才键入的文字，这一步操作将回退刚才键入的文字。
这是一种常用操作，多次进行则可以回退您在中文Word2000所做的一切操作。
第三讲选定文字
在中文Word2000中可以对您的文字进行格式设置，在设置时应先选定文字，有两种方法可以选定文字。
一、使用鼠标选定文字
1.将鼠标移至所选文字开始处。
2.住鼠标左键不放移动到所选文字结束处。
3.开鼠标左键。
这一步操作称为“拖动”，是使用计算机的常用操作，拖动的方向可以是上、下、左、右。
拖动时，光标所扫过的各行文字将变成白色，而背景则变成黑色，此现象称为“颜色反转”，结束拖动后，这些文字就被选定了，参见图8。
图8这些文字就被选定了
二、使用键盘选定文字
除上面使用鼠标器选定文字外，您还可以将插入点光标移至文档中某处后，接着按下键盘上的Shift键不要放，然后配合键盘上的其它键来选定下列内容：
1.按下键盘上的“左方向箭头键”，选定左边的一个字符；按下键盘上的“右向箭头键”，则选定右边的一个字符。
2.按下“Ctrl+→键”组合键选定至单词结尾处的所有字符。
3.按下“Ctrl+←键”组合键选定至单词开始处的所有字符。
4.按下End键选定至当前行结尾处的所有字符。
5.按下Home组合键选定至当前行开始处的所有字符。
6.按下“↓”键选定下一行；“↑”键选取定上一行。
7.按下Ctrl+↓键选定至当前段结尾处的所有字符；Ctrl+↑键选定至当前段开始处的所有字符。
8.按下PageDown键选定至下一页的所有内容，PageUp键则选定至上一页的所有内容。
9.按下Alt+Ctrl+PageDown组合键选定至当前操作窗口未尾处的所有内容，Atl+Ctrl+Home组合键则选定至当前操作窗口开始处的所有内容。
上述与Shift键合用操作实际上是在运用两种处理方式，一是按住Shift键准备选定内容，二是移动插入点光标，确定选定的范围，因此，您可以将后者作为焖僖贫迦氲愎獗甑牟僮骷记衫从τ谩?
您还可以按下CtrlA.组合键来选定整篇文档。
利用此操作还可以将插入点光标移至文档的开始处。
按下键盘上的CtrlShiftF8组合键，则可以选定“纵向文本块”。
“纵向文本块”所包含的内容是文档中某几行中的某几列，如图9所示。
图9选定“纵向文本块”
第四讲设置字体和大小尺寸
中文Word2000提供有多种文字字体和大小让您选择，按下列操作步骤即可为选定的文字设置一种新的字体或大小：
一、设置文档的字体
步骤一、选定要改变字体的文字。
步骤二、单击格式工具栏中“字体”下拉按钮，弹出如图10所示的下拉列表
步骤三、在下拉列表中选择所要的字体。
比如，选择“黑体”，就单击“黑体”列表项。
此后“黑体”就将出现在“字体”列表窗中，成为了当前字体，随后被选定的文字就变成此字体了。
“字体”下拉列表中列出了中文Word2000所支持的所有字体，如果您没有在屏幕上看到所要的字体，可以拖动列表框右边缘的滚动条让它显示出来。
图10“字体”下拉按钮与列表
二、设置文档文字的大小尺寸
改变文字大小尺寸可使用两种方法：
一种是与改变文字字体的方法一样，用“字号”下拉按钮中的选项改变字号（如图11所示）；另一种是使用键盘操作。
图11“字号”下拉按钮与列表
使用下列操作步骤能够使用键盘改变字体大小：
步骤一、将光标移至需要改变文字大小的文档的开始处。
步骤二、按住鼠标左键不放并向下移动光标，选定所需文字。
步骤三、按下键盘上的Ctrl]组合键。
注：
“]”称为“右方括号”键，位于Enter键的左旁。
完成上述操作后，所选定的文字就会被放大，每按一次Ctrl]组合键，就放大一磅。
如果您按下Ctrl[组合键，则将缩小。
在选定文字后，若接着从键盘上输入文字，所输入的文字将替换选定的文字。
注：
“磅”是一种Word的长度度量单位，不是重量单位。
步骤四、按一下左方向键（←）。
此操作将把插入点光标移至选定文字块的开始处。
若按一下键盘上的右方向键则移至未尾处，这是一个很有处的操作技巧，可以快速移至光标。
您应当注意到，操作完成后，文字不再处于选定状态。
注：
“插入点”光标与鼠标器移动时随之移动的光标是不一样的。
鼠标光标称为“指针”。
当您从键盘上输入文字时，“插入点”光标将确定文字在文档中的位置。
第五讲复制与粘贴文字
在中文Word2000中，使用“纵向文本块”的用处可大了。
例如，当您输入一个用阿拉伯数字表示的序号后，需要接跟一个英号句号，即小圆点（.），有时需要切换一个输入法（如关闭五笔字型），这是很麻烦的操作，特别是在序号较多的情况下会大大的影响工作效率。
此时就可以按上述操作选定“纵向文本块”，然后按下列步骤进行操作：
步骤一、按下键盘上的Ctrl+C组合键。
这一步操作将把选定的文字送入Windows剪切板中。
“剪切板”是Windows系统中的一个暂存区域，您可以将一些内容暂时存放在这里，以便于随后将它粘贴在别处。
Ctrl+C组合键用于将选定的内容复制进剪切板中；若按下键盘上的Ctrl+X组合键则在复制的同时删除选定的内容。
注意：
Ctrl+C与Ctrl+X是中文Word2000中常用的两个组合键，它们分别对应于“编辑”下拉菜单中“复制”与“剪切”命令。
步骤二、将插入点光标移要插入的地方，按Ctrl+V组合键。
这一步操作将把Windows剪切板中的内容粘贴在当前插入点光标所在处。
此后，您就可以将插入点光标移至各序号之后，输入相应的内容。
注意：
中文Word2000提供有自动设置序号的功能。
上述操作仅用于为初者学说明一种有用操作技巧，以及使用Windows剪切板的方法。
当您选定文字后，可以将它拖至另一个地方，使其移动至别处。
若拖动时，按住键盘上的Ctrl键，结束拖动后再释放此键，那么就将把选定的内容复制在别处。
第六讲在文档中插入表格
在当前文档中使用插入的方法来建立表格，是初学者最容易接受的简单操作，其步骤如下所列：
步骤一、如图12所示，从“表格”下拉菜单中选择“插入”命令，然后从“插入”子菜单中选择“表格”命令，进入如图13`所示的“插入表格”对话框。
图12“表格”下拉菜单
也可以通过“常用”工具栏中的“插入表格”按钮来调用。
该按钮位于“帮助”下拉菜单的下方，其图标就是一张表格。
图13“插入表格”对话框
步骤二、在“插入表格”对话框中的“列数”文字编辑框中输入列数，如2；“行数”文字编辑框中输入行数，如7。
中文Word2000的表格是按行现列排布的网格单元构成的。
在“插入表格”对话框中，您可以指定行与列值，从而建立一个您想要的表格。
例如，这里输入2，表示新的表格中有两列单元格，下面输入7表示有7行单元格。
步骤三、单击“插入表格”对话框中的“根据内容调整表格”单选按钮，最后单击“确定”按钮
打开此单选按钮后，您可在表格中的单元格里输入文字，而单元格的宽度将随文字的长度自动调整。
图14一个由2列7行构成的表格
完成上述操作后，“插入网格”对话框将从屏幕上消失，一个由2列7行（7x2）构成的表格就将显示在中文Word2000的操作窗口中，如图14所示。
此时，该表格中没有任何内容，正等待着您输入有关的内容，输入内容后，如图15。
图15在表格中的各单元格里输入内容
第七讲为表格添加边框
为表格添加边框可以突出表格的外观效果。
例如，请按下列步骤操作：
步骤一、单击表格中的任意处。
注意：
如果单击一个文字段落，或者字符串，下面的操作也用于为它们加上边框线或者底纹。
“底纹”如同背景，可以让对象更加突出醒目。
步骤二、从`“格式”下拉菜单中的选择“边框和底纹”命令，进入如图16所示的“边框和底纹”对话框。
图16“边框和底纹”对话框
步骤三、在“边框”选项卡中单击“网格”按钮。
在“预览”区域中除第三个和第七个按钮被选中，按钮四周为黑色的实线显示。
步骤四、单击“宽度”下拉按钮，进入如图17所示的下拉列表。
图17“宽度”下拉列表
在“宽度”下拉列表中可以选择一种宽度值，让它成为当前边框线的宽度值。
此下拉列表中所列出的值，将随下面选择的线型而定。
步骤五、单击“线型”下拉按钮，弹出如图18所示的“线型”下拉列表。
图18“线型”下拉列表
“线型”下拉列表列出了中文Word2000所提供的边框线型，您若从中选择一种线型，它就会成为当前线型。
在此对话框中，您可以单击“颜色”下拉按钮，弹出“颜色”下拉列表。
在“颜色”下拉列表中，将光标对准某一种颜色的按钮，单击它即可选择此颜色。
如果您的计算机系统没有设置成能显示256种颜色的模式，利用此操作仍然可以选择到您所要的颜色。
步骤六、单击“确定”按钮。
图19表格四周就会出现您想要的边框线
完成上述操作操作，表格四周就会出现您想要的边框线，如图19所示。
在单击“确定”按钮之前，您还可以单击“应用范围”下拉列表，从中选择指定将边框应用在什么对象上。
如果您要为文档页面设置边框，可以在“边框与底纹”对话框的“页面边框”选项卡中进行操作，通过“格式”工具栏中的“字符边框”与“字符底纹”按钮，可以设置简单的边框线与底纹。
第八讲在文档中绘制表格
在中文Word2000中，可以如同手执一支笔那样随心所欲地在文档中绘制更复杂的表格，而且在所建立的表格中各单元格的高度可以不同，或各行有不同的列数。
例如，您可以按下列步骤进行操作：
步骤一、单击要创建表格的位置，将插入点放置在此处。
步骤二、单击常用工具栏中的“表格和边框”按钮，此按钮所在位置如图20所示。
图20单击“表格和边框”按钮
步骤三、在“表格和边框”工具栏中单击“绘制表格”工具，参见图21。
选择此工具栏后，光标指针将变成一支铅笔的形状。
图21“绘制表格”工具的位置
步骤四、单击所在绘制表格的左上角，然后向右下方拖动绘制表格的边框线。
此后，插入点光标将自动移入表格边框中，并且停留在左上角，等待着您继续绘制表格中的各行与各列。
步骤五、在“表格和边框”工具栏中单击“折分单元格”按钮。
步骤六、在图22所示的“折分单元格”对话框中，将“行数”值设置为6。
图22“拆分单元格”对话框
这一步操作将在整个表格的边框中划分出2列6行的单元格，若单击表格中的任意一处，该结果就将屏幕上显示出来。
注意：
在已经划分好了的单元格中，还可以使用“折分单元格”工具，按上述操作步骤划分出更小的单元格。
步骤七、从“表格和边框”工具栏中单击“擦除”按钮。
使用“擦除”工具选定要擦除的单元格线。
“擦除”工具的光标指针形状是一块“橡皮擦”，使用时应单击要擦除的单元格线附近某处，然后使用拖动的方法的方法建立一个选取框，并且让该单元格线的部分处于选取框中。
选取框是一个红色的线框，初学者需要多试几次才能掌握它的应用方法。
使用“擦除”工具能够擦除表格的边框线与内部单元格线，将它与上述“折分单元格”工具结合在一起使用，即可建立出各种样式的表格。
注意：
应用“擦除”工具，能够合并表格单元，这是一个很有用的操作技巧。
除了上述操作外，通过“表格和边框”工具栏，还可以在建立边框时使用“精细”下拉列表选择线条的宽度，以及“外部框线”按钮与下拉列表，控制边框线与每一个单元格线的宽度。
一旦确定了表格，就可以在表格输入内容了。
第九讲建立新的段落样式
“样式”规定了文档中标题、题注以及正文等各个文本元素的外观形式，使用它不仅可以更加方便的设置文档的格式，而且可以构筑文档的大纲和目录。
在中文Word2000中存在着“段落样式”和“字符样式”。
前者控制段落的外观，如文字对齐方式、制表符、行间距、以及边框，字符格式设置；后者只影响所选定的文字，可对其应用“格式”下拉菜单中“字体”命令中的任何格式，如文字的字体和大小，以及粗体和斜体格式。
新建段落样式的最快捷的方式是通过定义段落格式来进行操作，请使用下列步骤来达到此目的：
步骤一、选定文档中要应用段落样式的段落。
注意：
您可以在每一段落之后找到一个回车符号，此符号的外观与键盘上Enter键上的符号相同，即使是只是一行文字的文字段落也会有此符号。
步骤二、在“格式”工具栏中单击“字体”下拉按钮，然后从下拉列表中选择一种字体。
如“仿宋”体。
完成上述操作后，此段落的格式样式就定义好了。
步骤三、单击“格式”工具栏中的“样式”列表窗，让现有的列表名处于选定状态。
步骤四、从键盘输入新建样式的名字“仿宋体”来替换它。
步骤五、按下键盘上Enter键。
这样一种新的段落样式就定义好了。
在这个例子中，段落的格式很简单，您可让它复杂一些。
无论简单还是复杂，都可以按上述方法来定义一种新的样式。
第十讲应用段落样式
一旦建立好了的样式，就可以按下列操作步骤来应用它：
步骤一、选定要操作的文字段落。
步骤二、单击“格式”工具栏中的“样式”下拉按钮。
在“样式”下拉列表中选择一种样式。
如“仿宋体”。
这样，所选择的段落就将使用“仿宋体”样式。
上述操作将一种样式应用于了一组段落上。
您也可以仅对某些文字应用于样式。
当您要一次改变特定文字的格式时，只需改变应用于它的样式，重新定义样式即可。
当您使用“工具”下拉菜单中的“自动更正”命令，并打开“自动功能”选项卡上的“基于所用格式定义样式”复选框时，中文Word2000就将在您键入字符时自动创建样式。
注意：
建立一份文档时，所使用的模板将提供相应的样式，只是您可能还不知道如何使用它们，上述操作说明了此问题。
第十一讲为应用样式设置快捷键
若要为应用样式设置快捷键，就需要更改样式的属性，请按下列步骤进行操作：
步骤一、单击“格式”下拉菜单中的选择“样式”命令。
步骤二、在“样式”对话框的“样式”列表中选择要应用的样式。
如“仿宋体”。
步骤三、单击“更改”按钮。
步骤四、在“更改样式”对话框中单击“快捷键”按钮。
步骤五、在“自定义键盘”对话框中单击“请按新快捷”框，确保它处于选定状态。
步骤六、按下键盘上的一个功能键，或者组合键。
如，F3键。
键盘上的功能键指的是Fn（n表示1、2、3.......12）键。
组合键是指Ctrl、Shift、Alt，以及其它键所构成的复合键，在这里您需要同时按下它们，如在前面按下的Ctrl+C就是一个组合键。
步骤七、单击“指定”按钮。
完成此操作后，上一步操作所按下的功能键或者组合键，就会显示在“自定义键盘”对话框的“当前快捷键”列表框中。
步骤八、单击“关闭”按钮，结束在“自定义键盘”对话框中的操作。
然后在在“更改样式”对话框中单击“确定”按钮。
步骤九、关闭“样式”对话框。
这样，上面所建立的“仿宋体”样式就将由F3功能键来快捷引用。
例如，请按下列步骤进行操作：
步骤一、选定如图23所示的文字段落。
图23选定段落文字
此段落文字的大小尺寸是输入时的字号——五号。
步骤二、按下键盘上的F3功能键。
该功能键是上面所定义的快捷键，它能将“仿宋体”样式应用于当前选定的段落或者文字上，通过图24可以看出，此样式所包含的字体与大小都将被应用。
图24使用快捷键应用的样式
注意：
若在“更改样式”对话框中打开“添加到模板”复选框，可将更改后的样式应用到以模板为基础新建的文档中。
在“样式”对话框中的“样式”列表中选定一种样式后，单击“删除”按钮可以取消此样式。
取消您自己创建的段落样式后，中文Word2000会先对所有带有此样式的段落应用正文样式，然后从模板中取消此样式的定义。
第十二讲为段落添加项目符号或编号
为了在文档中添加项目符号或编号，可以按下列步骤进行操作：
图25选定几个段落
步骤一、选定要添加项目符号或编号的列表项,如图25中所示的段落。
步骤二、从“格式”下拉菜单中选择“项目符号和编号”命令。
步骤三、在“项目符号和编号”对话框中单击“编号”选项卡，参见图26。
图26“项目符号和编号”对话框
注意：
这里的操作用于对已经存在的文字段落添加列表编号，因此可以在“多级符号”选项卡中完成此操作，使用“编号”选项卡也能达到此目的，您可以参阅下面的内容后，自己在屏幕上试一试。
步骤四、在“编号”选项卡中单击图26中光标所指处的图标后，单击“确定”按钮。
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