行政管理文件.docx
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行政管理文件
行政管理文件
根据GB/T19001-2000idtISO9001:
2000标准
受控状态：
发放编号：
批准签署：
肇庆市宇龙珠金属制品有限公司
肇庆市津铭金属制品有限公司
2006年12月26日发布2006年12月28日实施
目录
序号
文件名称
文件编号
编制
审核
页码
1
人员招聘管理流程
DHM/WDF-005
4
2
员工绩效考核制度
DHM/WDF-006
6
3
档案工作管理办法
DHM/WDF-007
8
4
加班管理制度
DHM/WDF-008
11
5
印章管理制度
DHM/WDF-009
12
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
更改明细表
文件名称/编号
修改状态
更改内容
批准人/日期
文件编号
DHM/WDF-005
文件名称
人员招聘管理流程
版本
A
制定部门
人力资源课
发布日期
2006.12.26
生效日期
2006.12.28
修改状态
0
文件编号
DHM/WDF-006
文件名称
员工绩效考核制度
版本
A
制定部门
人力资源课
发布日期
2006.12.26
生效日期
2006.12.28
修改状态
0
第一条、定义
为了对员工在日常工作中显示出来的工作能力、工作态度和工作成绩进行以事实为依据的进行评价，并使评价及评价后的结果在之后的人力资源管理中有助于激励员工的工作积极性，增加企业的竞争力，促进企业经营目标的实现，将这些内容体系化、制度化，即为员工绩效考核制度。
第二条、目的
1、公正地定位员工的工资待遇；
2、促进人才开发和选拔优秀员工；
3、提高和维持企业的高效率经营。
第三条、分类
序
评定种类
考评对象
评定程序
使用表格
实施时间
考核主要内容
直接上级
越级上级
部门评定
总务部
评定
工场长
总经理
评定
1
平时考核
全体员工
◎
◎
◎
◎
◎
◎
相应表格
2
晋级考核
班长以下员工
◎
◎
◎
◎
◎
◎
作业员工
考核表
每年10月
工作效率、安全品质意识、劳动纪律、责任感、配合性
办公室
文职人员
◎
◎
◎
◎
◎
◎
办公室职员考核表
每年10月
处理能力、配合性、责任感、积极性、劳动纪律
班长以上
◎
◎
◎
◎
◎
◎
干部考核表
每年10月
成果、能力、工作态度
2
职务晋升考核
被推荐提名的对象
◎
◎
◎
◎
◎
◎
晋升考核表
机构调整
成果、能力、工作态度
3
年终考核
系长以上
◎
◎
◎
◎
◎
◎
干部考核表
每年1月
成果、能力、工作态度
注：
C1级员工的考核为半年一次；员工有特殊贡献、表现特别突出、表现特别差的可视情况进行考核，给予适当的职务升降或调薪。
第四条、考核原则
1、明确性。
明确规定考核的标准和考核程序，并向全体员工公开。
使员工对考核工作有信任感，有助于员工对考核结果的理解和接受。
2、客观性。
要以事实为依据，将被考核者与既定的考核标准相比较，而不是在人与人之间作比较。
3、直接性。
充分尊重员工直接上级的考核结果，越级上级及相关部门应起到确认和修正作用。
4、反馈性。
考核的结果由直接上级以面谈的方式，反馈给部下。
肯定成绩，指出不足，促进其提高。
5、监督性。
为了体现考核结果的公平、公正，防止腐败，公司欢迎员工向总经理、工场长、总务部提出书面或口头申诉报告，公司将对申诉事项做认真全面调查，保证各项考核工作的健康运作。
6、激励性。
针对考核结果，在工资、奖励、晋升、岗位等方面进行体现，使考核成为激励员工的手段。
第五条、反映
1、以上述考核为基础，经总经理同意后，由总务部在每年定位工资或年终奖中实施。
1、在通常的调整范围内无法得到完全体现时，有可能实施总经理特别奖励。
文件编号
DHM/WDF-007
文件名称
档案工作管理办法
版本
A
制定部门
人力资源课
发布日期
2006.12.26
生效日期
2006.12.28
修改状态
0
一、档案管理
档案是公司各级在工作中直接产生和现实使用的文件材料，可提供在生产工作发展中可靠的依据。
档案工作直接受行政部管辖。
档案管理岗位的主要工作范围有：
一、负责档案之收集、整理、鉴定、统计、保管和提供查阅。
协助文印室立卷分类及编制归档存档，并标明档案的归档存档日期。
二、对销售档案、文件加以统计，随时以表格、数字等形式进行登记、综合分析，并把统计情况报送给经理。
三、负责制定档案的各项规章制度，借阅规则和工作岗位职责。
四、负责档案的鉴定与销毁。
对已过保管期的档案、文件，进行审查，将已无使用价值的档案、文件编列销毁清单。
提出销毁报告，呈经理审批，由行政部主管监督执行销毁工作。
五、负责搜集各类具有使用、保留价值的信息资料，加以整理、分类和装订并送行政部主管审阅，由行政部主管决定是否存档。
六、分清归档、存档范围，对机密、绝密文件进行装袋封口，注意防潮、虫、火和日光直射。
负责补修和复制残缺破损的档案、文件。
二、档案管理制度
为了加强档案管理工作，便于档案归档存档工作顺利进行，也为了档案文件管理的保密性、规范化。
特制定本档案管理制度如下：
一、未经批准不准私翻档案材料。
二、不准私自抽取或更改档案记录。
三、建立齐备、完整的档案登记交接手续。
四、若借用档案须经行政部批准，须当日借当日还，一般公开性档案，在特殊情况下可放宽1-3日。
五、借阅绝密、机密档案要由经理签名批准，文件由档案保管员送到行政部主管手中，再由行政部主管亲自传交给借阅人。
六、借阅绝密、机密档案不得随意带出现场，要在保管员指定地点查阅，确保机密性。
不得复印和笔录。
七、保管员要妥善保管档案，谨防丢失，不得随意转借或替当事人涂改内容。
八、档案柜钥匙不得随身携带、要妥善保管。
九、交来文件、档案要及时编号分类、归档存档。
十、对文件、档案内机密内容，保管员要做到守口如瓶，严守职责，不得随意传播或泄露内容。
十一、保管员要经常清理档案柜卫生，要做到不堆放、不杂乱、整洁有序，醒目易找。
三、档案工作岗位职责
一、认真执行档案管理制度，学习国家颁布的有关档案法规，贯彻其有关精神，严格保密意识。
二、确保档案完整、正确、安全。
三、负责组织好各项档案工具的维护保养，注意节约纸张及原材料。
四、主动搜集有关经济信息和情报，分类装订定期上报厂长。
五、负责组织档案的收集、整理、保管、鉴定、利用、销毁、保证档案质量，不误工作需求和查阅要求。
六、对借阅超出保密范围的文件、档案，不经公司经理批准，绝不办理借阅手续。
七、对于不完整的档案资料和不符合档案制度要求等不办理归档、存档手续。
八、作好防火、防潮、防虫工作，爱护保存好原始材料、档案内容等。
四、档案编号暂行办法
为了使档案管理规范化，便于档案文件的归档、存档、查阅，特制定本暂行办法。
一、公司所有档案文件编号格式为“×字[×××]第×××号。
二、格式中的“金荔红“为广东金荔红酒业有限公司惠来分公司的缩写。
三、格式中“×字“的为公司各部门的代码，如行政部为政，财务部为财，公司各部门的代码如下：
总务部—总财务部—财制造部—制工模部—工
品质部—品采购部—采销售部—销
四、格式中“[××××]的××××为年号，代表档案文件的归档年份。
如[2000]、[2001]等
五、格式中“第×××号”为档案文件的流水号，如001号、010号等。
六、格式中的流水号每年都从001号开始，且流水号要连续，中间不能有间隔号，也不能有重复号。
七、举例说明，广东金荔红酒业有限公司行政部2001年编写的第三份文件的编号即为：
金荔红政字[2001]第003号。
八、属公司生产技术机密的文件材料由相关部门自行编号归档、存档。
九、所有档案上要注明密级，公司密级分为：
一般（A）机密（AAA）绝密（AAAA）。
五、人事档案管理办法
为确保人事档案的机密性，完整性和准确性，加强公司所有员工的人事档案。
特制定本管理办法。
一、新进员工第一次建档后，日后所有有关个人人事资料都要随时归档。
二、新员工报到后按如下目录顺序进行建档，目录如下：
个人简历
职员档案登记表
学历证复印件
身份证复印件
健康证
计生证
劳动合同
员工考核表
其他有关证件
三、所有人事档案者属于机密文件，应妥善保管，不得随意泄密。
四、调阅个人档案经主管以上人员亲自借阅本部门人员档案。
五、任何人不得借阅自己本人的档案。
六、员工如离（调）职本公司，一年后便可销毁其人事档案。
文件编号
DHM/WDF-008
文件名称
加班管理制度
版本
A
制定部门
人力资源课
发布日期
2006.12.26
生效日期
2006.12.28
修改状态
0
第一条目的：
为明确加班审批程序及有关费用的计算，特制定本制度
第二条适用：
适用于公司全体员工
第三条责任：
各部门课长、部长
第四条程序内容：
公司提倡高效率的工作，鼓励员工在工作时间内完成工作任务，但对于因工作需要的加班，公司支付相应的工作日或假日加班费。
第五条加班申请及记录
加班时间
申请
审核
批准
备注
全公司加班
总务部
工场长
总经理
人力资源课备案
常规加班连续两星期以上
各部门
工场长
总经理
人力资源课备案
加班合计20小时以上
各部门
各部门部长
工场长
提前申请
加班合计10~20小时
各部门
各部门课长/系长
各部门部长
提前申请
加班合计10小时内
各部门
各部门系长/班长
各部门课长
提前申请
备注：
1.加班时间等于人数和小时乘积。
2.品质、采购、销售部门的加班，由工场长执行部长权限。
3.严格执行：
为了更好地培养大家做计划的好习惯，公司将强制执行加班需要提前申请的做法，因此，如果不能在规定时间交出加班申请的员工，其实际加班时间将视为无效。
4.紧急任务：
特殊情况需要临时计划加班者,相关部门课长以上人员批准，但要加以额外的说明并补加班申请单。
5.领导出差：
如果员工提出申请时，需要签名的领导适逢外出，应于第二天补办相关手续。
6.加班打卡：
无论是工作日、周末或是假日加班，员工均应如实打卡，记录加班时间。
7.加班需经通知方有效，如未通知而擅自到岗加班一律无效。
第六条加班工资计算
1.工资等于1500元以上的员工不享受加班补贴以及加班费。
2.工作日工作超过工作时间8小时，并已提前申请加班的付给其本人全部工资的150％；
周六加班付给其本人全部工资的200％；国家法定节假日加班，付给其本人全部工资的300％。
3.加班补贴以及加班工资结算发放每月一次，由人事核实后月底随工资一起发放。
第七条加班或考勤有弄虚作假，故意多计出勤或加班时间的，一经核实，将按《惩处细则》或有关规定严肃处理。
文件编号
DHM/WDF-009
文件名称
印章管理制度
版本
A
制定部门
人力资源课
发布日期
2006.12.26
生效日期
2006.12.28
修改状态
0
第1条、目的
确保印章的法定、权威、凭证及效力作用，严格规定印章的使用及管理，特制定本制度。
第2条、范围
本规程适用于公司内所有印章。
第3条、分类
根据公司在经营管理活动中所需用到的印章，通常可分为以下四大类：
通用印章（以章、部门章）、专肜印章（合同专用章、财务专用章、发票专用章等）、领导人名章（法人章、职务印章）、其它印章。
第4条、管理
1、保管
1公章、合同章、法人章由总务部专人保管及管理。
2部门章、各类业务专用章、其它印章由各部门专人保管及管理。
3公章、法人章等代表公司的重要印章必须放在安全的地方，所放的抽屉柜应加锁。
若遗失，要及时报告领导。
4印章保管人（简称章管人，以下同）应明确责任，保证印章的正常使用和绝对安全，防止印章被滥用和盗用。
5章管人不得擅自让给他人代管。
章管人出差或请假时，由课长或以上领导另派专人代管印章。
6印章只能在保管者办公室内使用，不得擅自拿出办公室。
因特殊情况需携带公章外出时，须提交书面报告，经总经理批准后，由章管人携带同行。
2、登记
公司内所有的印章统一在总务部登记备案存档。
3、使用管理
（1）公章、合同专用章、法人章的使用按“审批一审阅一登记”程序办理。
1审批：
申请用印部门或用印人事先填写盖章申请单。
盖公章一般由部长或部长级以上领导签批，若总经理不在，可由工场长代签：
盖合同专用章则按合同的金额和部门来区分，工场相关部门：
金额在1000元以下的，可由部长签批；1000元以上，5万元以内的由工场长签批；5万元以上的由总经理签批。
其它部门：
金额在1000以下万元以下的，可由工场长签批；是由1000元元以上的需总经理签批。
2审阅：
章管人在盖章时有议务对文件（资料）的内容、手续、格式等方面进行审阅，发现有问题或疑点时，及时请示领导。
3登记：
用印人需履行盖章登记手续，登记项目包括用意日期、用印人、事由、用印数量、批准人、监印人等。
（2）各部门其它用章，由各章管理人根据需要使用。
第5条、刻制
1、公章、钢印、合同专用章等的刻制根据国家规定的样式及尺寸到公安部门指定的印章店刻制。
在启用前，新章必须在公安部门备案。
2、其它印章根据业务的需要，经审批后刻制。
第六条、印章的停用
由于公司名称、机构变更或上级单位要求企业改变印章式样以及印章发生损坏等，相应的印章需停止使用。
1、经公安部门审批后，公章、合同专用章方呆停止使用，旧章由公安部门回收处理。
2、其它印章统一由总务部回收，经领导批准后，销毁。
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