办公自动化的研究和应用.docx
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办公自动化的研究和应用
办公自动化的研究和应用
摘要：
EXCELVBA在办公自动化方面的应用极其广泛，许多办公都可以运用其功能，如果用户只是手工操作这些功能，在处理一些重复性的工作时就只能像机器人一样进行机械的操作。
然而，使用VBA编辑器，却能减轻操作者的工作负担，使Excel的大量重复性操作变得简单快捷。
系统基于MicrosoftOfficeExcel，用内嵌的VisualBasicforApplication进行开发，最终完成了开发。
对学生考试成绩的管理，是每个学校重要的日常管理工作之一。
由于每个学校的考试面广，参加人数多，如果人工管理学生成绩，将会降低学校的运作效率。
而利用EXCELVBA开发一个学生成绩管理系统，则可大大提高管理效率。
关键词：
成绩管理；信息管理；EXCELVBA
Officeautomationresearchandapplication
Abstract：
EXCELVBAapplicationisinawiderangeofofficeautomation.itsfunctioncanbeusedinManyoffice.iftheuserisjustmanualindealingwithsomeoftherepetitivework,itwillbemechanicallythesameastherobot'soperation.ButtheuseofVBAeditorcanreducetheworkloadoftheoperatorsothatalargenumberofrepetitiveExcelbecomessimpleandquickoperation.
SystemsbasedonMicrosoftOfficeExcel,usingembeddedVisualBasicforApplicationfordevelopment,thefinalcompletionofthedevelopment.
Eachschoolisanimportantday-to-daymanagementtasksinthetestscoresofstudentsofmanagement.Becauseeachschoolhaveawiderangeofexaminations,thenumberofparticipants,andifeachschoolcarryouttheartificialmanagementofstudentachievement,itwillreducetheoperationalefficiencyofschools.AndEXCELVBAthatisusedtodevelopastudentachievementmanagementsystemcangreatlyenhancemanagementefficiency.
Keywords:
Studentachievement,InformationManagement,EXCELVBA
目录
第一章绪论1
1.1选题背景1
1.2成绩管理系统发展及现状1
1.3系统研究目的与意义2
1.4问题描述3
第二章系统可行性研究4
2.1经济可行性4
2.2技术可行性4
2.3ExcelVBA简介4
2.3.1VBA简介4
2.3.2VBA开发环境简介6
第三章系统分析7
3.1需求分析7
3.2功能分析7
3.3配置方案8
第四章系统设计9
4.1总体设计9
4.1.1办公自动化学生成绩管理方案设计9
4.1.2办公自动化学生成绩管理系统的工作簿设计10
4.1.3为自选图形按钮指定宏10
4.1.4保护工作表11
4.2系统详细设计11
4.2.1登录模块的设计11
4.2.2班级管理模块的设计13
4.2.3学生名单管理模块的设计14
4.2.4管理学生成绩模块的设计16
4.2.5查询学生成绩模块的设计17
4.2.6成绩统计分析模块的设计18
4.2.7打印成绩单模块的设计19
第五章系统编码21
5.1ExcelVBA的使用21
5.2系统主界面21
5.2.1为工作簿对象编写有关的事件程序22
5.2.2“管理学生名单”窗体的程序代码设计24
5.3各模块详细设计25
5.3.1“学生成绩管理”窗体的程序代码设计25
5.3.2“学生成绩查询”窗体的程序代码设计28
5.3.3“成绩统计分析”窗体的程序代码设计29
5.3.4“打印成绩单”窗体的程序代码设计30
第六章系统测试32
6.1测试目的32
6.2各模块测试32
6.2.1登录模块测试32
6.2.1学生名单管理模块测试33
6.2.2学生成绩管理模块测试34
6.2.3学生成绩查询模块测试35
6.2.4成绩统计分析模块测试36
6.2.5打印成绩单模块测试38
6.2.6关于系统说明模块测试39
结论40
致谢41
参考文献42
第一章绪论
1.1选题背景
在信息化社会日渐蓬勃、信息资产高度膨胀的今天，忙碌的办公室人员每天要对公司各种大量数据进行统计、计算、分析汇总处理等工作，而且这些工作的具体流程及方法往往是重复的。
在现实工作中，这些重复的工作往往使得办公室人员焦头烂额，处于无边无迹的“数据”苦海中。
MicrosoftOffice套装办公软件作为现在最常用的办公软件，现在很多工作都与其相关，对于大多数对计算机认识不深的用户来说，能使用到的仅仅是一些Office自身的功能，这些功能虽然常用，但也有着较大的局限性，特别是当你需要一些自动处理或者一些交互式的功能时,Office自己的功能就爱莫能助了。
而解决这些问题的途径之一，就是将VBA引入到Office的办公中来。
通过查阅相关书籍，了解当前EXCELVBA自动化办公的技术与动态，掌握相关的技术与原理，设计并实现EXCELVBA自动化办公系统，并针对某一具体的工作深入了解和分析系统的要求与技术特点，实现该办公系统对相关工作的程序化管理。
和其他新兴的技术一样,VBA虽然在国内还没有被广泛的使用,但是其潜力不容忽视，良好的运用VBA能够有效的提升我们办公的效率。
1.2成绩管理系统发展及现状
办公自动化学生成绩管理系统是一个学校不可缺少的重要部分，它的内容对于学校的决策者和管理者来说都至关重要，所以办公自动化学生成绩管理系统应该为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。
当前许多中小学校没有一个完善的成绩信息管理平台，计算机使用主要基于MicrosoftOffice，而随着我国教育改革的不断深入以及自学教育的不断扩招，参加考试的人越来越多，考试科目的多样化，使得许多中小学校对自学考试成绩的管理越趋繁琐、复杂，工作业务繁杂，工作量大，这种传统的学生管理模式已经暴露出种种弊端：
难以统一调配和处理，效率极低，缺乏科学性以及合理性。
随着计算机应用的普及与深入，利用计算机能够对所有自学考试成绩进行统一管理，并进行分析，大大减少教学秘书的工作量，提高工作效率，为教学办公带来了极大的方便。
通过操作手册，使用者可以了解本软件的基本工作原理及使用说明。
操作人员只需输入一些简单的汉字、数字，就可以管理、查找、修改、打印学生成绩信息等。
本系统开发的总体任务是实现办公自动化学生成绩管理的系统化、规范化、自动化、达到提高办公自动化学生成绩管理效率的目的，本系统本着实用、通用、开放和安全的原则，实现了学生信息管理、班级管理、成绩管理、成绩查询等功能。
该设计方法易于推广至其它信息化管理系统的设计，充分利用计算机作为辅助工具，实现学生考试成绩从传统的手工管理到计算机管理，对提高管理效率和节约大量的人力、物力有一定的推动作用。
本系统一切从实际出发，充分考虑了成绩的内部管理、信息交流等方面的复杂需求，实现成绩的有效管理，真正为办公自动化学生成绩管理提供一个电子平台。
因此为了充分利用许多中小学校现有的计算机硬件资源，做好办公自动化学生成绩管理工作，提高办事效率，实现全面的、相对集中的办公自动化，开发本系统就成了当务之急，其目的主要为了彻底改变这种繁杂的管理模式，实现全面的、相对集中的、智能化的信息综合管理，为许多中小学校的教学管理工作带来方便。
1.3系统研究目的与意义
目前，几乎所有办公室人员都是使用MicrosoftOffice套装办公软件来处理日常工作中的数据资料，而MicrosoftOffice套装办公软件绑定的VBA语言就是用来实现MicrosoftOffice套装办公软件应用程序的自动化。
另外，VB对于我们学习过计算机编程的人员来说都能够快速掌握，即使没有学过计算机编程，对于VB也能够快速的入门，从而进行一些简单的自动化办公。
伴随着Office用户的不断增多，范围逐渐扩大，Office所使用的工作类型也越来越多，以Office本身的功能来进行一些烦琐的工作已经显得越来越力不从心，甚至一些工作看似根本不可能用Office来完成。
将VBA应用到Office日常办公里是势在必行的。
使用VBA加强Office的功能，具有传统软件又或者Office本身都无法比拟的优点。
Office本身只是针对日常办公的文本表格等的处理，当需要计算机处理一些程序化的事情时，Office本身就爱莫能助了。
对于软件来说，VBA的灵活程度就高得多了，每个人都可以根据自己工作需要量身定做自己的工作软件，而且由于Office系列本身提供了不错的框架结构，在程序设计上也比制作一款软件轻松许多。
这些优点使得VBA能用最少的投入获得最多的回报，即节约成本，又能制作出功能强大的软件，使得自动化办公软件不再是只属于程序员的独门武艺。
高校学生的成绩管理工作量大、繁杂，人工处理非常困难。
办公自动化学生成绩管理系统借助于计算机强大的处理能力，增强了成绩输入、查询、统计及成绩单打印等管理功能，大大减轻了管理人员的工作量，并提高了处理的准确性。
办公自动化学生成绩管理系统的开发运用，实现了办公自动化学生成绩管理的自动化，不仅把广大教师从繁重的成绩管理工作中解脱出来、把学校从传统的成绩管理模式中解放出来，而且对学生成绩的判断和整理更合理、更公正，同时也给教师提供了一个准确、清晰、轻松的成绩管理环境。
1.4问题描述
本课题所设计的目标是ExcelVBA自动化办公系统。
该系统基于ExcelVBA平台，在保存大量学生成绩资料的基础上，对办公自动化学生成绩管理进行快捷有效的处理。
合法用户可以申请注册管理，可登陆对学生成绩进行管理，管理班级、学生名单管理、输入学生成绩、查询学生成绩、成绩统计分析、打印成绩单等。
第二章系统可行性研究
2.1经济可行性
首先，Excel在日常办公中主要管理大量的数据资料，生成报表等对工作进行总结，其作用和数据库十分相近。
随着使用Excel的用户不断增加，很多超越Excel本身功能的需求也不断出现。
一些简单但烦琐的工作，一些需要根据规则规划的工作等等。
人为的处理这些不但工作效率低下，结果还不一定另人满意。
所以设计开发一个有效的办公软件，将办公中一些常做的事情功能化程序化，大大提高了工作效率，并实现了资源共享，信息公用，可谓一劳永逸。
其次，由于Excel办公所涉及的事物比较烦琐，但却又是办公中比较重要的环节，所以能否有效的处理好办公的日常事务是至关重要的。
一个管理系统能否为用户带来一种新的自动化办公理念，能否有效的改善用户的工作环境，获得用户的肯定和支持。
所以，开发一套行之有效的自动化办公系统是十分迫切的。
总的来说，开发这样一个系统的投入甚少，只需要学习点VBA知识即可，而系统带来的效益则是十分明显的，简化了一项工作就有更多的时间投入到其他工作中去。
从经济上考虑，自动化办公系统是可行的。
2.2技术可行性
本系统作为连接教师资料，工作情况，工资发放之间的关系纽带，可以方便地对员工进行管理操作，以减少人力负担及工作时间。
采用本系统只需添置一般计算机，支持多台计算机上同时访问。
采用本系统不会对现有软件会产生冲突，系统运行比较稳定。
管理者只需要短时间来熟悉本系统，易于掌握使用以及维护。
利用好现有技术和人员，完全可以实现预期目标。
2.3ExcelVBA简介
2.3.1VBA简介
在办公软件中实现应用程序自动化，直到20世纪90年代早期，还没有取得突破性的成果，正在接受来自各方面的挑战。
对于每套办公软件，人们如果需要实现应用程序的自动化，提高工作效率，减少工作量就必须学习一种不同的自动化语言。
Microsoft公司一直想让其开发出来的MicrosoftOffice套装办公软件在实现应用程序自动化时共享一种通用的自动化语言，于是VBA（VisualBasicForApplication）就应运而生了。
微软公司将VisualBasic的一部分代码结合到Office中，形成一种功能强大、使用简中一的而向对象体系结构的编程语言VisualBasicforApplication（简称VBA），使之成为Office的嵌入式开发工具。
有了这种开发工具，用户就可以像编写VB程序那样来编写VBA程序，从而实现某种特定的高效处理办公事务的功能。
可以认为VBA是非常流行的应用程序开发语言VisualBasic的子集，它可以使已有的应用程序如Excel等自动化，并创建自定义的解决方案。
利用VBA可以很方便的对数据内容进行Word和Excel的整理归档。
大多数的桌而编程语言都对VBA提供了很好的支持。
这里使用Excel作为开发平台进行教职员工数据管理系统的编制，现在用目前最成熟的Office2003中的Excel2003作为开发平台,以简洁,高效,完整为目标拟实现本管理系统.有如下原因:
1、功能强大，能解决大多数用户的问题，而且简单易学，操作简单快捷。
2、用一个小小的VBA程序就可以很方便地完成大量的、特别是重要的重复操作；而且用户可以通过快捷键、按钮等快捷途径来执行VBA程序，实现大量复杂的操作。
3、VBA是绑定在Excel中的共享语言，因此，Excel中的各个功能都可以直接使用VBA时行操作。
4、VBA编辑器提供了很丰富的对象，在一个工作表中可以很方便实现对其它工作表、数据表或文档的控制，从而实现不同工作表之间的数据交流。
5、VBA编辑器中提供了丰富的控件和完备的语言系统，用户可以根据需要创建自己的VBA应用程序，从而实现一个复杂的管理控制系统。
例如：
若用其他语言开发应用程序，一半的上作需编写一些基本功能的模块，包括文件的打开和保存、打印、复制等，而由于Excel已经具备这些基本功能，我们要做的只是使用它，实现应用程序。
另外，由于VBA可以直接应用Office套装软件的各项强大功能，所以对于程序设计人员的程序设计和开发更加方便快捷，有助于使工作自动化，提高工作效率。
2.3.2VBA开发环境简介
任何一门语言都有其自己的开发环境，VBA这门共享语言也不例外，它虽然与MicrosoftOffice套装办公软件绑定，但是它也拥有自己的开发界面。
在Office中提供VBA开发界面，称为VBE（VisualBasicEditor）窗口，在该窗口中用户可以实现应用程序的编写。
如图2-1所示。
图2-1ExcelVBA界面
第三章系统分析
系统分析是根据系统规划阶段建立的业务模型和在数据分析的基础上，并在现有的资料深入地调查研究，进行功能分析，最终确定新系统的逻辑功能结构。
3.1需求分析
要求系统需要具有以下性能：
◆实用性：
为教学提供方便，有效进行作业管理，尽量最大限度降低管理员日常管理工作量，提高教学质量和效率，优化资源，实现效益最大化。
◆操作简单：
本系统应该适用不同水平的使用者，同时系统不应太复杂和烦琐，因此要求系统的操作尽可能简单易行。
◆适应性：
应该能广泛用于初中级学校。
系统采用模块化设计，用户可以根据自己的实际情况自行组合，使系统在不同的硬件环境下都能得以应用。
◆代码可读性好：
程序的代码将尽可能简洁、易懂。
3.2功能分析
该管理系统必须在MicrosoftOfficeExcel2003平台上运行，开发工具采用VBA语言开发。
其基本工作流程为：
用户登录、班级管理、学生名单管理、学生成绩管理、成绩统计分析、成绩单打印。
本系统适用于中小学校，其功能主要分为七大类：
用户管理：
确认是否是管理员，并进行用户注册。
班级管理：
用于对各年级的班级进行管理。
成绩管理：
用于对各个班级学生成绩的输入、修改。
学生成绩查询：
用于用户根据满足条件查询相应学生。
成绩统计分析：
对某班级或某哦年级的学生考试成绩按设定的条件进行统计分析。
学生成绩单打印：
生成学生成绩单并打印。
系统说明：
本系统说明。
系统退出：
退出系统。
3.3配置方案
在总体规划的后期，需要建立计算机的配置方案。
确立配置方案需要综合考虑系统的客观约束条件、新系统的处理方式、联机存储量、系统所需硬件资源以及系统所需软件。
本系统针对小型学校的学生成绩管理，同时考虑到开发成本和安全性的问题，因此，该系统设计成一个单用户运行系统。
综合考虑以上问题，本系统的配置方案如下：
1、分布方案
●处理器：
Celeron1.7GHZ或更高。
●内存：
128MB或更高。
●磁盘空间：
10GB或更高。
●监视器：
Microsoft Windows支持的VGA或分辨率更高的监视器。
2、软件环境
●操作系统：
WindowsXP/Vista
●开发工具：
MicrosoftOfficeExcel2003
第四章系统设计
4.1总体设计
4.1.1办公自动化学生成绩管理方案设计
办公自动化学生成绩管理系统的模块构成如下图所示。
本系统由“班级管理”、“学生名单管理”、“登记学生成绩”、“查询学生成绩”、“成绩统计分析”、“打印成绩单”、“关于系统”和“用户登录注册”和“退出系统”等9个模块构成。
各模块的功能介绍如下。
⑴班级管理：
设置各个年级的班级名称。
⑵学生名单管理：
用于管理各班级的学生信息，包括学生的学号、姓名、性别等基本信息。
⑶登记学生成绩：
完成学生各学科考试成绩的登记、修改等功能。
⑷查询学生成绩：
根据设定的条件查询学生成绩。
⑸成绩统计分析：
对各班、各年级的学生考试成绩进行统计分析。
⑹打印成绩单：
将学生的考试成绩按班级生成成绩单，并打印出来。
⑺关于系统：
本系统的系统说明。
⑻用户管理：
进行用户登录和注册，判断是否是合法用户。
⑼退出系统：
退出系统。
4.1.2办公自动化学生成绩管理系统的工作簿设计
建立一个名称为“办公自动化学生成绩管理系统”的工作簿，将此工作簿的一个工作表重命名为“首页”，在此工作表中插入一个背景图片，对应文字也做相应美化。
插入6个自选图形（矩形），分别在这8个自选图形中添加文字，如下图，设置自选图形和文字的格式。
插入其他的用于修饰界面的自选图形，并设置其格式。
图4-1办公自动化学生成绩管理系统
4.1.3为自选图形按钮指定宏
为了在单击首页工作表的7个自选图形时，能够执行相应的操作，为这7个自选图形指定如下的宏，并将它们保存在一个名称为“自定义按钮的指定宏”的标准模块中。
Sub关于系统（）'"关于系统"按钮
关于系统窗口.Show
EndSub
Sub班级管理（）'"班级管理"按钮
Worksheets（"班级管理"）.Visible=True
Worksheets（"班级管理"）.Activate
EndSub
Sub管理学生名单（）'"管理学生名单"按钮
学生管理窗口.Show
EndSub
Sub管理学生成绩（）'"管理学生成绩"按钮
学生成绩管理窗口.Show
EndSub
Sub查询学生成绩（）'"查询学生成绩"按钮
学生成绩查询窗口.Show
EndSub
Sub成绩统计分析（）'"成绩统计分析"按钮
成绩统计分析窗口.Show
EndSub
Sub打印成绩单（）'"打印成绩单"按钮
打印成绩单窗口.Show
EndSub
4.1.4保护工作表
为了保护“首页”工作表的各个自选图形及其布置，应该对此工作表进行保护。
在设计好工作表后，可以通过手工的方法对工作表进行保护。
为了保险起见，在工作簿对象的Open事件程序中，也同时对工作表进行保护。
4.2系统详细设计
4.2.1登录注册模块的设计
4.2.1.1登录模块的设计
⑴用户窗体：
名称属性设置为“登录窗口”，Caption属性设置为“登录”。
将用户窗体的ShowModal属性设置为False，即设置为无模式窗体，以便在运行窗体后，仍可以操作工作表。
⑵2个标签：
显示说明文字，其Caption属性分别设置为“用户名”和“密码”，并放在合适位置。
⑶1个复合框：
用于输入用户名称，其名称属性分别设置为“用户名”。
⑷1个文本框：
用于输入用户名密码。
⑸命令按钮“登录”：
单击此按钮，系统将自动登录，其名称属性和Caption属性均设置为“登录”。
⑹命令按钮“注册”：
单击此按钮，系统将跳至注册窗体。
⑺命令按钮“退出”：
单击此按钮，就关闭窗体，其名称属性和Caption属性均设置为“退出”。
登录窗体时用户进入学生成绩管理系统是首先看见的窗体，因此需要将其设计得简洁方便，如图4-2。
图4-2用户登录窗体
4.1.1.2注册模块的设计
⑴用户窗体：
名称属性设置为“注册窗口”，Caption属性设置为“注册”。
将用户窗体的ShowModal属性设置为False，即设置为无模式窗体，以便在运行窗体后，仍可以操作工作表。
⑵3个标签：
显示说明文字，其Caption属性分别设置为“在此注册窗口只能注册为一般用户”、“用户注册名”和“注册密码”，并放在合适位置。
⑶2个文本框：
分别用于输入注册用户名和注册密码。
⑷命令按钮“注册”：
单击此按钮，系统将判断是否能注册，合法用户则能注册，其名称属性和Caption属性均设置为“注册”。
⑸命令按钮“退出”：
单击此按钮，就关闭窗体，其名称属性和Caption属性均设置为“退出”。
注册窗体时用户进入学生成绩管理系统后需要注册时用的窗体，因此也需要将其设计得简洁方便，如图4-3。
图4-3用户注册窗体
4.2.2班级管理模块的设计
班级管理模块的功能是对各个年级的班级名字进行管理。
班级管理是通过一个工作表“班级管理”进行的。
“班级管理”工作表的结构如图4-4所示。
图4-4“班级管理”工作表
在“班级管理”工作表中，第1行保存年级名称，如“高一”、“高二”、“高三”、…，在年级名称对应的各列分别保存各年级的班级名称，如“1班”、“二班”、“三班”、…。
这样设计是为了便于操作各个班级学生成绩工作表。
在“首页”工作表中单击“班级管理”图形按钮，即可激活“班级管理”工作表。
4.2.3学生名单管理模块的设计
学生名单管理模块的功能是激活各个班级工作表并输入或修改学生的基本信息，包括“
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