采购招标管理制度范文.docx

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采购招标管理制度范文

采购招标管理制度

为了规范公司的采购、招标行为，使采购过程有章可循，保证采购的产品符合要求，使采购过程透明化，特制定本管理制度。

一、适用范围：

本制度使用于公司各部门、药厂、办事处等所涉及的固定资产、办公设备设施购置、房屋装修、维修，宣传资料、广告制作和发布，办公用品、图书资料、各种礼品、公司福利品、零星采购等。

二、管理办法：

㈠采购申请：

1、固定资产、办公设备、设施、图书资料、各种礼品、生活用品、零星产品购买，由各部门填写“采购申请单”，（见附表一）每批采购总金额200元以下，由各部门负责人审核，行政办主任审批后予以办理；每批采购总金额200元以上，由部门负责人、行政办主任审核、总经理批准，审批手续齐全后，由行政办负责安排采购。

2、行政办根据办公用品库存及各部门购买的申请，每月30日前编制下月公司办公用品采购计划，单批金额200元以下，由行政办主任审批；单批金额200元以上，由行政办主任审核，总经理审批。

审批齐全后由行政办负责采购。

3、公司基础设施建设、房屋装修及维修，公用设备及设施维修、福利品购买，由行政办填写“采购申请单”，单批金额200元以下，由行政办主任审批，单批金额200元以上，由行政办主任审核，总经理审批。

审批齐全后由行政办负责安排采购。

4、宣传资料、印刷品、广告制作和发布由各部门填写“采购申请单”，单批金额200元以下，由部门负责人审核，行政办主任审批。

单批金额200元以上，由各部门负责人、行政办主任审核，总经理批准后，由行政办负责安排采购。

㈡采购合同的审批、要求：

1、行政办在接到审批后的“采购申请单”后，本着货比三家的原则选择合格的供货方，收集采购询价记录。

2、采购金额200元以下的，由行政办采购人员持“采购申请单”直接采购。

3、采购金额200元—2000元的，由采购人员填写“采购合同评审表”，（见附表三）办理采购合同审核、审批手续，经批准确定供货方后进行采购

4、在确定供货方后，采购金额2000元以上的，由采购人员负责草拟“采购合同”，将“采购合同”和“采购合同评审表”一同送相关部门进行审核批准，然后进行采购。

5、采购合同的审核、审批按合同金额确定权限，权限范围内的审核、审批人对采购合同进行核准，并在“采购合同评审表”上签字。

6、公司办公用品、电脑耗材的采购，由行政办每年进行一次招、议标，常规用品必须在中标单位购买。

7、采购合同必须明确采购产品的类别、型号、规格、价格、检验规格、产品支付方法、验收条件、质量保证要求、依据标准、违约责任，如有要求还应付说明、图样。

（三）采购招标、议标

1、合同金额在5万元以上的所有产品采购，必须选用招标的方式选择供货方。

其中包括

（1）大宗商品：

指公司长期、稳定需求的产品，如生产原料、包装材料等。

（2）价格低于5万元的竞争性产品：

指采购价格未超过5万元，但产品属于买方市场，价格弹性较大，产品种类多，质量关键且难以确定的产品，如各类软件、网络产品、办公用品等。

2、成立由至少三人组成的采购招标小组，成员为行政办主任，财务部经理，申请部门负责人，公司法律顾问，各相关专业人员等。

3、招标小组选择至少三家以上有能力、资信良好的供货方，邀请其参与投标，参与投标的单位应提供以下文件、资料：

（1）营业执照复印件

（2）单位出具的法人委托书、所代理产品的授权书

（3）企业资质文件或产品国家认证书

（4）具有投标产品的生产或配套能力的证明

（5）具有良好的银行资信和商业信誉的证明

（6）国税、地税登记证

（7）具有完善的质量保证体系的证明

（8）具有完善的售后服务的证明

（9）产品业绩

（10）付款方式

（11）售后服务：

质保期内提供完善服务和故障免费更换

4、招标小组召开会议，对供货商所提供货物的价格、交货期、付款方式、质量保证、售后服务等进行评审。

5、评审结束后，招标小组组织到有倾向性的供应商所在地、生产基地、已完工或正在施工的现场考察。

并根据考察结果召开招标小组会议，确定合格的供应商。

6、招标小组就招标结果编制“招标评审表”，（见附表三）经招标小组成员签字，报总经理审批。

7、对于大宗产品，如供应商比较固定，价格有波动，但市场透明度较高，招标原则采取议标的方式，既由三家以上供货商传真报价，并注明数量、交货期、付款方式等。

或者由行政半进行电话询价、议价，但询价、议价时必须有两个以上人员在现场公开进行，并将询价、议价过程做记录，由询、议价人员、行政办主任签字认可后，报总经理审批。

（四）采购物品的验收入库：

采购回来的物品，由采购人员和申请部门根据“采购合同”及“物品装箱单”的要求进行验收，验收合格后方可办理入库。

相关使用说明、保修卡、赠品、驱动软件等由行政办收回归档。

（五）付款：

1、采购付款均由行政办负责办理。

2、在向供货方支付预付款、货款时，原则上要求供货方先开具合同规定金额的发票。

当应付金额超过合同货款的85%时，应收供货方开具的合同规定的金额发票后方可支付货款。

3、采购人员凭采购申请单、采购合同评审表、采购合同、发票、入库单等办理付款报销手续。

4、付款金额500元以下的，可以现金支付，500元以上的需通过支票、转账方式支付。

（六）采购合同由行政办设专人负责采购合同的台帐管理。

行政办

2004年4月12日

采购流程

表一：

采购申请单

日期：

申请人

所在部门

部门负责人

申请事由

具体要求（名称、数量等）

采购预算

行政办

审批

总经理

审批

表一：

采购申请单

日期：

申请人

所在部门

部门负责人

申请事由

具体要求（名称、数量等）

采购预算

行政办

审批

总经理

审批

采购合同评审表

日期：

表：

二

采购物品（项目）名称

询价记录

序号

所询厂家

对方联系电话

数量

订货总金额

付款方式

选定厂家

序号

产品名称

规格型号

数量

单价

总价

审批意见

经办人

行政部部长

财务总监

总经理助理

总经理

法律顾问

备注

注：

1单笔采购金额200元以下的，采购人员可以直接办理。

2单笔采购金额200—2000元的，采购人员须办理“采购合同评审表”后，进行采购。

3单笔采购金额2000—50000元的，采购人员须持“采购合同”和“采购合同评审表”，经批准后进行采购。

4采购金额50000元以上的，必须通过招标

招标评审表

年月日表四

序号

投标企业名称

企业性质

企业资质

供货渠道

投标价格

付款方式

交货时间

售后服务

备注

评标意见或建议

评标结论

总经理审批

采购询价记录表

日期：

表二

序号

单位名称

联系人

联系电话

要求量

报价

议价结果

总金额

付款方式

备注

最终确认供应商：

寻价人员签名

行政办主任

总经理

备注：