档案管理实施细则.docx
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档案管理实施细则
华能通辽风力发电有限公司
工程档案管理实施细则
编码
HNTLFD--0001--2008
编制/修订部门
华能通辽风力发电有限公司综合部
A版
受控
2008-09-06
版次
状态
日期
编制/修订
审核
批准
编制/修订说明
工程档案管理实施细则
（A版）
1总则
1.1为了加强华能通辽风力发电有限公司的档案管理，统一竣工文件的编制和整理，实现工程档案管理达标移交，特制定本细则。
1.2本细则适用于华能通辽风力发电有限公司及所属各风电项目部的档案资料管理、竣工文件的编制、整理和验收，参建各方均应按照本细则执行。
1.3本细则的编制依据文件
1.3.1国家电力公司总经理工作部总文档[2002]29号文《火电企业档案分类表6-9大类》；
1.3.2国家档案局国档发[1988]4号文《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、
1.3.3GB/T50328—2001《建设工程文件归档整理规范》、
1.3.4GB/T11822—2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》、
1.3.5GB/T10609.3-1989《技术制图复制图的折叠方法》、
1.3.6GB/T11821-2002《照片档案管理规范》、
1.3.7DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、
1.3.8DL-T5229-2005电力工程竣工图文件编制规定
1.3.9中电建协工[2006]6号文关于印发《电力工程达标投产管理办法》（2006版）的通知
1.4管理原则
1.4.1依据《档案法》的规定，贯彻统一领导、分级管理，确保工程档案的完整、准确、系统、规范整理、安全保管和有效利用的原则。
1.4.2为了组织和协调项目建设过程中各参建单位档案管理工作，成立由华能通辽风力发电有限公司、各风电项目部及各主要参建单位领导组成的项目竣工档案管理领导小组。
领导小组负责领导和协调竣工档案管理工作;组织检查档案资料管理情况;领导和组织竣工档案预审及竣工档案移交工作。
1.4.3施工期由华能通辽风力发电有限公司工程部作为统一管理各风电项目竣工档案的职能机构，在竣工档案领导小组的统一领导下，负责制定《档管管理实施细则》，开展档案专业知识培训；负责对各项目部及各参建单位档案资料整理工作进行业务指导、监督、检查和验收;负责统一组织、指导竣工文件的编制整理，同时要求各风电项目资料主管定期对各参建单位进行业务指导及例行检查，以便及时发现问题。
要求各参建单位认真落实本细则各项规定，加强领导和组织工作力度，密切配合，齐心协力，共谋达标。
1.4.4华能通辽风力发电有限公司各风电项目档案资料管理工作是工程建设质量管理的重要组成部分，各参建单位应把工程档案管理纳入工程建设计划，纳入工程基建目标管理程序，纳入工程质量保证体系，纳入有关部门领导和技术人员以及档案管理人员的岗位经济责任制。
1.4.5根据《档案法》的精神，华能通辽风力发电有限公司各风电项目竣工档案整理贯彻谁经办，谁立卷，谁负责，严把关，达标移交的原则。
各参建单位应按照本细则的要求，完成各自职责范围内及合同规定的工程竣工文件的编制和档案整理工作。
1.5纳入合同管理
1.5.1华能通辽风力发电有限公司应在招投标和签订各类合同协议时，明确各参建方在文件收集范围、编制、归档责任等方面的条款，明确设计单位、施工单位、调试单位、监理等单位移交档案材料的内容、名称、数量、时间、质量要求和违约责任。
如果签订的合同中，对档案管理内容有不完善的地方，应以本细则规定的档案整理职责范围和要求执行，不再补签合同。
2工程文件收集、整理的责任划分
2.1华能通辽风力发电有限公司职责
2.1.1负责对各风电项目部、各参建方档案工作的全过程指导、监督、检查和验收、移交工作。
2.1.2负责制定《华能通辽风力发电有限公司档案管理实施细则》，采用统一的档案管理软件。
2.1.3负责对工程前期文件、设计文件、招投标文件及合同进行收集、积累、整理、发放、归档工作。
2.1.4协助各风电项目部最终汇总、编制工程竣工档案总清册，向华能通辽风力发电有限公司资料室进行移交
2.1.5负责工程验收交接文件收集、整理及其归档工作。
2.2华能通辽风力发电有限公司各风电项目部职责
2.2.1按照本细则内容要求,负责对各参建方档案资料管理进行过程管理及业务指导
2.2.2负责定期组织监理公司对各方资料进行检查,做好事前控制
2.2.3负责对设备资料进行收集、整理及归档工作；
2.2.4负责建立各类资料收\发\借等台账;
2.2.5负责对项目部产生的各类传真、会议纪要、联系单等资料的收集、整理及归档工作；
2.2.6负责完成职责内工程竣工资料三套原件及相应电子版和扫描版
2.2.7负责整理竣工图
2.3施工单位职责
2.3.1按照合同负责各承包范围内，在施工过程中形成文件资料的收集与积累、整理与编制、审核与移交工作。
2.3.2在整个工程建设过程中，各参建单位的资料管理工作必须无条件的服从华能通辽风力发电有限公司档案管理实施细则。
2.3.3建立合同范围内的单位工程清册，并按本细则要求编制相应单位工程竣工档案（一式三套原件）和相对应的电子版及扫描件档案，在投产发电15天内按合同规定提交各风电项目部向华能通辽风力发电有限公司本部移交。
2.3.4每个单位工程收集工程照片4—8张，主体结构及主要安装单位工程收集8张，照片档案单独组卷。
2.4设计单位职责
2.4.1负责按工程建设要求，及时提供工程设计文件并编制施工图及总清册。
2.4.2负责六套设计变更单原件（即施工方3份,建设方1份,监理方1份,设计1份）。
2.4.3负责对设计变更文件进行最终审核，保证其完整、准确，按设计合同，编制竣工图三套，按A4幅面（297×210）图面朝里，图标外露的规格折叠。
每页图纸均应加盖“竣工图章”（式样符合DA/T28-2002要求）。
在投产发电60天内全部提交各风电项目部,经各风电项目部负责整理后移交本部。
2.5调试单位职责
2.5.1负责对单体调试、分系统调试、整套启动试运调试文件（包括管理、综合及技术调试文件）等的收集、整理、归档工作，在投产发电后按合同要求提交相应风电项目部三套调试竣工资料（包括电子版和扫描件）经各风电项目部确认后移交本部
2.6质量监督中心站与质量监督站的职责
2.6.1负责工程质量监督过程中形成的全部文件材料的收集、整理，各阶段监检后提交华能通辽风力发电有限公司相应风电项目部三套原件质量监检报告及相应电子版。
2.7监理单位职责
2.7.1负责监理文件的形成、收集、整理、自检、组卷、装订、归档及移交。
移交内容依据但不限于《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》的要求进行。
2.7.2负责对施工单位文件的接收、审核、处理、传递工作。
2.7.3负责对竣工图的审核工作。
2.7.4负责对施工承包商、设计单位的竣工资料的完整性、准确性、真实性进行监督、检查工作。
2.7.5负责监督、检查施工单位不符合项整改及封闭情况。
3工程档案的整理与移交
3.1归档文件的要求
3.1.1归档的文件材料必须达到完整、准确、系统、规范的要求，以保证工程建设、生产、管理和维护的需要。
3.1.2档案的完整：
指按国家档案局、国家计委国档发[1998]4号文《基本建设项目档案资料管理暂行规定》和DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》所确定的内容，将华能通辽风力发电有限公司各风电项目应归档保存的竣工文件材料原件齐全完整归档。
3.1.3档案的准确：
指档案的内容真实，反映华能通辽风力发电有限公司各项目的实际情况和建设全过程，保证图物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备。
3.1.4档案的系统：
指按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。
3.1.5档案的规范：
指档案卷盒、卷皮、表格、分类、编目、装订、用纸规格、图纸折叠、书写格式等，应符合国家相关的行业标准。
3.2归档审查：
各参建单位在竣工文件收集立卷后，由华能通辽风力发电有限公司各风电项目部档案资料室、监理单位组织各单位有关专业技术人员根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》第7.9款要求进行审查，经确认后，再进行档案整理。
3.2.1技术方面的审查：
由华能通辽风力发电有限公司、各风电项目部、监理单位及各施工单位的专业技术人员应对竣工档案进行技术及质量方面的审核，核查施工技术文件的表式是否符合《火电施工质量检验及评定标准》的要求；全部记录数据的真实性、准确性；图纸与实物是否相符；检查移交文件的完整性、系统性以及文件的手续完备等情况。
3.2.2档案方面的审查：
各单位档案人员应对归档文件的齐全；书写材料的规范性、耐久性；文件的闭环；档案组卷是否合理符合标准；文件的签字、印章认可手续的完备程度等档案管理方面的要求进行审查。
3.3竣工档案移交审查程序
3.3.1第一步：
施工单位自检。
竣工文件的自检，一般以单位工程为单元。
施工单位在完成竣工档案编制后，应由各编制单位负责档案工作的领导组织本单位的档案人员会同相关技术人员对其编制的竣工文件，严格按照国家、行业以及“达标投产考核标准”等有关规定和要求，对文件的完整、准确情况和案卷质量进行自检，并填写《竣工资料预检/复核情况表》，在检查人员签字后，提交监理单位预验审查。
3.3.2第二步：
监理单位预验审查。
竣工文件在编制方自检后，连同《竣工资料预检/复核情况表》依次提交监理单位，由监理单位组织对文件的完整、准确情况和案卷质量进行预验审查。
若不合格，填写《竣工资料审核整改单》，提出整改意见，退回编制单位限期整改，合格后，在《竣工资料预检/复核情况表》上签字认可。
3.3.3第三步：
验收移交。
经施工单位、监理单位自检和审查合格后，各风电项目部对竣工档案进行确认，然后办理交接手续。
移交时，《竣工资料预检/复核情况表》作为竣工资料的附件一同移交，建设单位、监理单位、施工单位三方责任人必须在档案验收签证上签署验收意见，并签字盖章。
3.4档案分类组卷的编制要求
3.4.1华能通辽风力发电有限公司竣工档案的整理，统一执行GB/T11822—2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》；案卷分类统一执行[2002]29号文《火电企业档案分类表6-9大类》。
3.4.2组卷要遵循项目文件的形成规律，保持卷内文件的有机联系，分类科学，组卷合理。
3.4.3施工技术文件的表式应符合《火电施工质量检验及评定标准》，按“项目划分表”划定的单位工程，进行组卷。
3.4.4外文资料为文件夹形式的，原则上保持原来案卷及文件排列顺序、文号及装订形式，按工期、按专业系统整理；外文资料有译文的，应一并立卷、归档。
3.4.5前期文件、施工管理性文件、竣工验收方面的文件：
按问题、时间顺序，组成一事一卷。
3.4.6竣工图的编制：
根据《火力发电厂工程竣工图文件规定》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》要求编制，按专业组成卷册。
3.4.7土建施工、设备及管线、电气仪表安装施工文件：
一般按《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《火电机组达标投产考核标准》（2001年版）要求编制整理。
3.4.8调试文件以专业系统组卷。
3.4.9原材料出厂证明及试验报告，按专业结合单位工程可单独组卷。
如钢筋、水泥、焊条、混凝土试块等，必须编制材料跟踪记录、单位工程使用情况一览表。
3.4.10设计变更、变更设计文件，按专业与编号可单独组卷，每份变更必须有相应的签证，即变更执行情况。
3.4.11施工文件编制整理时若分别由两个或两个以上施工单位承包的单位工程，其竣工文件的编制整理方法：
先由各分包单位编制其承建部分的竣工文件的编制整理；再由各风电项目部委托监理单位组织各标段的参建承包商进行汇总，组成完整的一个单位工程档案案卷；或者是把分包商编制的其承建部分（分部或分项）的竣工文件单独进行组卷，但必须将单独组卷部分的档案号与单位主体工程档号连续。
3.4.12监理文件，一般按专业分阶段结合文种组卷，按《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》编制。
3.5卷内文件的排列
3.5.1按《科学技术档案案卷构成的一般要求》编写，但要注意序号、责任者、页号的编写。
3.5.2前期、管理性、施工及竣工验收文件，一般是按问题、时间或文件重要程度，依据文字在前，图样在后；批复在前，请示在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后的规定排列。
3.5.3竣工图，按设计专业、图号排列。
3.5.4单位工程竣工文件，卷内文件排列应满足文字在前，图纸在后的要求。
总的内容依次：
签字页、单位工程概况、开（竣）工报告、技术要求（交底）、图纸会审、施工组织设计、施工（安全）措施（作业指导书）文件、施工（安装）记录、隐蔽工程记录、（设备调试）试验报告、事故缺陷处理、质量检验评定记录等排列。
3.5.5设计监理文件，按专业或文件编号结合文种，依据设计顺序排列；施工监理文件，按专业结合工程阶段（进度）或单位工程的划分排列。
3.5.6设计变更、原材料出厂证明及试验报告、焊接与金相检验记录等单独立卷的，卷内文件的排列，一般是按各种一览表、汇总表等说明性文件在前，记录在后进行排列。
3.6案卷编目要求
3.6.1案卷题名的编写：
一般有三种情况。
一是由一个单位工程组成一卷的，题名由“项目名称+单位工程名称（分部分项、专业、设备、系统、阶段）+文种名称”组成；二是按分部分项工程组卷的，题名应是由“项目名称+单位工程名称+分部或分项名称+文种名称”组成；三是按承包合同组卷的，题名应是由“项目名称+单位工程名称+承包合同名称+文种名称”组成。
3.6.2卷内目录的编写：
严格按《科学技术档案案卷构成的一般要求》编写。
3.6.3其他关于案卷封面、脊背、备考表的编写：
3.6.3.1严格按《科学技术档案案卷构成的一般要求》标准执行。
案卷内封面、签字页、卷内目录（不包括原图纸目录）、卷内备考表不编页号。
3.6.3.2不装订的案卷，卷内每件材料单独编写页号，统一在每件材料的右上方加盖档号章。
3.6.4工程（代号）的标识方法：
华能通辽风力发电有限公司各风电项目工程代号统一用四位数标识，即XXXX，前两位代表项目所在地，后两位代表第N期；项目所在地宝龙山、珠日河、开鲁顺序为“01、02、03”;例：
0101和0203即：
宝龙山一期工程和珠日河三期工程，凡不能明确归属某一期的共用系统工程代号用“0100”标识（即宝龙山项目共用系统）;每台风机同样用四位数标识,即XXXX。
3.6.5分类号，参见《[2002]29号文火电企业档案分类表6-9大类》规定执行。
均使用四级类目，即将8031（合同及合同附件）。
3.6.6案卷号，按各级分类号小流水编制。
外文资料有译文时，原文、译文应排列在一起，当原文、译文放在同一个案卷时，编为同一个案卷号；当原文、译文分别立卷时，按顺序确定案卷号，不得编成同一个案卷号；对于一套几个分册的案卷，仍按顺序流水确定案卷号，不得有重号，用三位数字标识。
3.6.7完整的档案号标识，例：
0102-0029-8031-001（即宝龙山二期工程第29台风机合同部分第一卷）
3.7案卷装订
3.7.1案卷采用装订与不装订（单份文件装订）两种形式。
3.7.1.1装订时要取掉金属物，印件在上，定稿在下；批复在上，请示在下；左下齐，三孔一线，距中点上下8厘米，线头在内下，要装订牢固、穿过封底，美观，不压字，卷内不同尺寸文件材料折叠统一。
3.7.1.2外文资料档案应保持原来的文件排列顺序及文号
3.8归档文件的质量要求
3.8.1原件与复印件的掌握
3.8.1.1凡合同、协议、招投标资料等均为正本归档，签字方不能用副本或复印件归档。
3.8.1.2施工技术记录、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单、工程联系单等表式和数据均应用合格的书写材料书写并原件归档。
各方人员必须签全名，不能以盖章或打印件代替签名。
3.8.1.3全部竣工资料必须采用激光打印机打印，不能用复印件或普通色带打印，以保证字迹的耐久性。
3.8.1.4主送和抄送本单位的文件材料均以红头文件归档（不能用复印件）。
3.8.2工程技术记录表式应符合部颁《火电施工质量检验及评定标准》有关要求。
3.8.3不同幅面的的工程图纸应按GB/T10609.3—1989《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成A4幅面（297mm×210mm）,图标栏露在外面。
3.8.4工程档案案卷的分类、组卷、编目、卷皮规格及制作材料的质量应符合GB/11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》和《火电企业档案分类表6-9大类》的规定。
3.8.5案卷内文件材料必须采用统一标准格式，标题为宋体，小二，加粗；正文为宋体，小四，1.5倍行距。
填写必须规范，字迹清楚，签名必须手写（要求为正规楷体,任何资料不允许出现以章代名）、齐全，并标明日期（日期标准格式为2008年09月06日或2008.09.06）,正文边距分别为上边距2CM,下边距2CM,左边距2.5CM,右边距1.8CM,页眉、页脚为1.5CM,页码标识为第X页共Y页,要求公司本部及所属各项目部在过程资料控制时严格执行本条内容。
3.9工程项目档案整体质量控制
3.9.1项目竣工后如因归档文件不全或整理不规范而影响移交，各参建单位负主要责任,华能通辽风力发电有限公司将酌情扣除部分质量保证金和或提留金。
3.9.2参建各方的资料管理部门，应积极、主动与华能通辽风力发电有限公司各风电项目资料室取得联系，以便相互协作、监督和指导，使工程档案管理与整理的全过程得到控制，避免事后返工，造成人、财、物的浪费。
3.10编制工程档案移交总清册
3.10.1工程档案移交总清册，指各风电每期项目竣工后应整理移交的全部档案的底数，内容主要包括：
工程前期依据性及管理性文件总清册、施工图总清册、设备档案总清册、单位工程总清册、竣工图总清册、设计变更单总清册、设备开箱检验、索赔等设备管理性文件总清册等，作为档案移交检查的依据，总清册一律用计算机打印。
3.10.2工程前期依据性及管理性文件总清册，包括工程前期文件、设计基础材料、设计文件和工程管理性文件的清单，该部分清册由华能通辽风力发电有限公司本部与各风电项目部共同完成。
3.10.3施工图总清册，指应该向华能通辽风力发电有限公司本部移交的全部施工图的总清册，是作为各风电项目所移交公司本部的施工图完整性的依据，该清册由设计单位负责提供，各风电档案资料室负责汇总。
3.10.4设备档案总清册，指应该移交华能通辽风力发电有限公司本部全部主设备和主要辅助设备的清单，是作为各风电项目所移交公司本部设备档案完整性的依据，该清册由各风电档案资料室负责汇总。
3.10.5单位工程总清册，指应该移交华能通辽风力发电有限公司本部及各风电项目清单，是作为检查移交的单位工程档案完整性的依据，有一个单位工程就应有这个单位工程的竣工档案。
该清册由施工方负责编制，监理公司审核,各风电项目工程部负责最终确认，作为单位工程竣工档案移交检查的依据，该清册内容一般应包括：
单位工程名称（按项目划分顺序排列）、每个单位工程一般应具备的文件范围、编制说明等。
编制说明应指出：
（1）按单位工程立卷；
（2）单位工程的专业排列顺序；（3）个别不宜按单位工程立卷而采用按文种、分专业集中立卷的文件，应指出是什么内容的文件；（4）单位工程的数量及各单位工程竣工档案的数量和份数；（5）其它需要说明的问题等。
3.10.6竣工图总清册，由设计单位负责编制，各风电项目部负责汇总。
3.10.7设计变更单总清册，由设计单位负责编制。
3.10.8设备开箱检验、索赔等设备管理性文件总清册，是指应向华能通辽风力发电有限公司本部移交的全部设备材料检验文件、设备开箱检验、索赔、设备储存、运输、付款等设备管理性文件的清单，是作为检查各风电项目工程部所移交的该部分档案文件完整性的依据，该清册由各风电项目工程部负责编制。
3.11工程档案的移交
每期工程竣工档案经达标复检验收后，按国电电源[2001]218号文中有关条款的要求，由各风电项目工程部负责组织各参建单位（施工、设计、调试、监理单位）与公司本部办理档案移交手续，明确档案移交的内容（卷册名称）、数量（份数）及有关的补充说明等，并有完备的清点、签字等交接手续。
4附则
4.1本细则由华能通辽风力发电有限公司本部档案资料室负责解释，各风电项目请将执行过程中存在的问题及时向华能通辽风力发电有限公司本部档案资料室反映，以便不断改进和完善。
附表一：
建设项目文件归档范围和保管期限表
序号
归档文件
保管期限
建设
单位
施工
单位
设计
单位
一、可行性研究、任务书
1
项目建议书及其报批文件
永久
长期
2
项目选址意见书及报批文件
永久
长期
3
可行性研究报告及其评估、报批文件
永久
长期
4
项目评估（包括借贷承诺评估）、论证文件
永久
长期
5
环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复
永久
长期
6
设计任务书、计划任务书及其报批文件
永久
永久
二、设计基础文件
1
工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明
永久
永久
2
地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录
永久
长期
3
水文、气象、地震等其它设计基础资料
永久
长期
三、设计文件
1
总体规划设计
永久
永久
2
方案设计
永久
永久
3
初步设计及其报批文件
永久
永久
4
技术设计
永久
永久
5
施工图设计
长期
永久
6
技术秘密材料、专利文件
永久
7
工程设计计算书
长期
长期
8
关键技术试验
永久
永久
9
设计评价、鉴定及审批
永久
永久
四、项目管理文件
1
征地、移民文件
1.1
征用土地申请、批准文件、红线图、坐标图、行政区域图
永久
1.2
征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书
永久
1.3
建设前原始地形、地貌、状况图、照片
永久
1.4
施工执照
永久
2
计划、投资、统计、管理文件
2.1
有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划
长期
序号
归档文件
保管期限
建设
单位
施工
单位
设计
单位
2.2
概算、预算管理、差价管理文件
长期
2.3
合同变更、索赔等涉及法律事务的文件
长期
2.4
规程、规范、标准、规划、方案、规定
长期
2.5
招标文件审查、技术设计审技术协议
长期
2.6
投资、进度、质量、安全、合同控制文件
长期
3
招标投标、承发包合同协议
3.1
招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件
长期
长期
长期
3.2
投标书、资质材料、履约
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