客服部规章制度.docx

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客服部规章制度

客服部规章制度

1.0客服部考勤管理制度及规定

1.1制度

1.1.1客服部安排专人负责员工的考勤。

1.1.2考勤员应严格遵守公司的考勤制度，并按照公司的规定执行考勤工作。

1.1.3考勤员应于每月25日将本部门的考勤情况报行政人事部。

1.1.4制定下一个月的排班表，并复印给相关部门，在岗人员需人手一份。

1.1.5排好的班次不可随意改变或更换，如需要调整班次，需提前报告上级主管批准。

如遇特殊情况而无法上岗，需提前报告上级主管，以便其重新布置安排工作。

1.1.6如遇重大法定节假日（如元旦、春节、五一、十一等），需提前将班次排开，并于一周前将安排好的排班表交行政人事部。

1.1.7排班表如经修改，需通知并重新复印给相关部门及人员，并将旧表收回。

1.2规定

1.2.1公司实行值班三班制。

1.2.2员工应严格遵守作息时间。

1.2.3工作时间无论因公或因私临时外出者，必须向直属上级领导请示，经批准后方可外出。

2.0客服部会议制度

2.1制度

2.1.1晨会制度

2.1.1.1客服部员工需提前15分钟到岗，并换好工服，做好工作的交接工作。

2.1.1.2阅读交接班记录本并签字后，由客服部主任主持召开部门晨会。

2.1.1.3客服部各口负责人将前一天发现的问题提出，互相沟通，并由客服部主任协调，同时提出解决办法。

2.1.1.4客服部主任可将前一天在工作中发现的各类问题提出，寻找解决办法。

2.1.1.5记录无法完成的问题，上报上级领导处理并及时跟进。

2.1.1.6如有问题直接针对外包清洁公司，将由客服部主任予以沟通。

2.1.1.7安排、布置当天的各项工作。

2.1.2例会制度

2.1.2.1客服部安排每周五16：

00召开部门例会。

2.1.2.2例会将由客服部主任主持召开。

2.1.2.3召开例会目的在于对上周的工作加以总结，综合所提出的问题，制定解决办法，并计划、安排下周工作。

2.1.2.4客服部全体员工均应参加例会，因特殊缘故或倒班而不能到岗的人员，需提前以书面的形式将所要反映的情况上交或记录在交接班记录本上。

2.1.2.5客服部主任需在会上传达领导的要求和决定。

2.1.2.6召开例会时，需要有专人进行记录。

2.1.2.7所记录的会议纪要需要所有与会人员传阅并签字。

2.1.2.8会议纪要需上报物业项目经理审阅，对会议中所提出的问题进行处理并存档。

2.1.2.9所有客服部员工将按照例会的宗旨和要求安排下周的工作。

3.0客服部办公制度

3.1制度

3.1.1严格执行公司考勤制度，排班表上的工作时间是指上、下岗时间，不包括换衣服及就餐时间。

3.1.2在规定的上岗时间内需着工装，办公区域不得穿便装。

3.1.3严格执行公司关于礼仪、礼貌、言行举止的各项要求及部门内的各项服务纪

律。

3.1.4客服部所辖区域内要求清洁、整齐、无烟头、无纸屑、无瓜果皮壳、无痰

迹、无杂物、无废物堆放等。

3.1.5合理安排就餐时间，午餐时间保证有人值班，不能出现缺岗或脱岗现象。

3.1.6客服部所有员工应严格执行公司的岗位卫生责任制及个人卫生制度，养成良好的卫生习惯。

3.1.7严禁在公共场所吸烟，禁止随地吐痰。

3.1.8严禁将食品带入办公室，严禁在上班时间吃东西。

3.1.9整理好自己的个人物品，个人办公用品应放在办公桌的抽屉内；应保证工作

台面干净、整齐；离开时，需整理好自己的办公区域，做好人走桌清。

做好保密工作。

各种资料、文件应及时存档，不能放在工作台上或随意放在他处，以免有关资料泄露。

客服部人员须完成当日交办之工作方可下班。

4.0部门安全制度

4.1制度

4.1.1客服部所有员工对所在岗位的工作环境，设施、设备的安全均负有责任。

4.1.2客服部所有员工均需有良好的安全意识。

4.1.3员工离岗时，应切断电器的电源；下班时，仔细检查各种电器是否均已正常关闭。

4.1.4客服部员工需了解所有设施、设备的操作原理，不得违章操作，避免产生安全隐患。

4.1.5客服部员工需了解所在区域的设施、设备的运转情况，不使用时，应及时

切断电源。

4.1.6在工作过程中，如发现任何可疑之处或治安问题，应立即上报或通知保安部。

4.1.7了解灭火设备的位置及使用方法，如发现火灾隐患，及时扑灭初起小量明火。

4.1.8了解紧急事件的处理程序，如出现问题，按照程序操作。

4.1.9每位客服部员工均应严格遵守公司的安全规定。

5.0客服部员工保密制度

5.1客服部员工应遵守公司的规章制度，为公司保守企业秘密。

5.2不得向非本公司员工透露本公司的相关背景、资金状况等较敏感的问题。

5.3不得将公司内部的文件带出公司，或借予其他无关人员。

6.0客服部档案管理暂行制度及规定（适用于部门文员）

6.1制度

6.1.1文件资料的形成与归档

6.1.1.1资料的形成：

⑴各部工作中形成的具有保存价值的文件资料都必须归档，并由专人进行管理；

⑵文件资料的形成和积累必须纳入各部门工作计划，在部门文员岗位职责中予以明确。

6.1.1.2资料的归档：

⑴文件资料的归档范围

①物业管理

A.业户资料（含收楼表格、遗留修缮问题记录表、投诉记录等）；

B.清洁卫生管理；

C.绿化管理；

d.值班记录；

e.楼宇巡检记录；

f.公共区域维修记录。

②质量管理

A.质量体系文件；

B.质量管理资料。

　③其他资料

⑵归档要求

①归档的文件资料在纸张、格式上符合公司要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨笔等书写材料。

②归档的文件材料要完整、系统、准确、真实。

③归档的文件必须是原件。

④保管归档文件资料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编目编号。

档案目录应编制总目录、案卷目录、卷内目录。

⑤案卷题名应确切反映卷内文件的内容，并区分保管期限。

⑥文件资料的归档必须办理移交手续。

⑦所有文件资料必须及时归档。

⑧有专用柜架，在排列上架时，应按类别和保管单位的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。

6.1.1.3每月底进行一次库藏档案清理，核对和保管质量的检查工作，做到帐物相符。

对破损或变质档案，要及时修补和复制。

6.1.1.4档案柜要注意“七防”（防虫、防霉、防尘、防火、防盗、防潮、防高温）。

6.1.1.5档案的接收、转移、外借必须履行登记手续，借出档案须在规定时间内归还。

6.1.2档案借阅

6.1.2.1公司员工都应重视保护档案，并按阅档批准权限办理手续后借阅有关档案。

6.1.2.2文书档案只阅不借。

6.1.2.3所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写。

6.1.2.4服从文员的管理，在借阅范围内借阅，保密档案不供查阅。

6.1.2.5借出与归还档案时，应办理清点、签名登记手续，由部门文员和借阅者当面核对清楚。

6.1.2.6档案如有丢失、损坏或机密材料泄密，须立即写出书面报告，按情节追究当事人的法律和行政责任。

6.1.2.7调离公司的人员必须清理移交，归还借阅档案及该归档的资料，方可办理调离手续。

6.1.2.8外单位人员查阅本公司档案须持所在单位介绍信和本人证件，经领导批准后，办理有关查阅手续后查阅。

6.1.2.9上级公司借阅本公司档案，须办理有关借阅手续后借阅。

6.1.3档案管理人员职责

6.1.3.1忠于职守，严格遵守公司档案管理制度及本细则，积极开展工作。

6.1.3.2负责收集、接收本公司各业务、管理等档案资料，做好职守、补充、配套、保管和提供查阅。

6.1.3.3及时立卷归档，编制总目录，卷内目录，编排入档。

要熟悉管理的档案，协助查阅检索。

6.1.3.4熟练掌握计算机数据库软件系统的操作和运用。

6.1.3.5妥善管理档案，严格执行档案供阅制度，建立借阅登记，对借出资料按期催还。

6.1.3.6定期清理，由次年初进行全部档案的清理核对。

核对后将公司所有档案集中存放、保管。

6.1.3.7严守机密，确保档案安全；完成领导交办的其它工作。

6.1.3.8做好各种资料的保管工作，并对有些文件进行定期封存。

6.1.4公司内外档案文件管理：

6.1.4.1公司内部的各种档案应按照部门进行分开存档。

6.1.4.2公司对外部相关单位的文件应与公司内部文件分开，每个单位都应有一个独立的档案。

6.1.4.3所有存入档案应按照日期先后进行存档，并做好档案目录，以便查找。

6.1.4.4相关档案存放一年后，应统一放进档案袋封存，以便日后复查。

6.1.4.5对于一些涉及公司秘密的文件，应单独存放于带锁的文件柜内，以免发生意外。

6.1.5档案销毁

6.1.5.1如有任何文件无需继续存放，需做销毁处理，不可随意乱丢。

6.1.5.2保密文件应使用碎纸机处理，如是普通文件且文件较多，应撕毁后处理。

6.1.5.3所有存档的文件均应定期进行检查，以避免文件受潮或有蛀虫、腐蚀等问题出现。

6.2规定

为完整系统地保存公司的各类档案，提高档案管理水平，更好地为公司的各项工作

服务，特制定本规定。

6.2.1档案管理范围：

6.2.1.1政府部门颁布的政策性、指令性文件；

6.2.1.2政府部门、集团公司针对本公司的批复、指示、通知、要求等；

6.2.1.3公司文件；

6.2.1.4物业的管理、维修、保养计划、记录等资料；

6.2.1.5治安保卫、消防、安全等相关资料；

6.2.1.6公司领导讲话和年终总结；

6.2.1.7其他经济、外包合同；

6.2.1.8音像、图片资料；

6.2.1.9其他要求归档的重要文件。

6.2.2第4、5、6、8、9项由相关部门妥善保管，其余各项均由总经理秘书归档保管，任何部门和个人不得以任何理由据为己有。

6.2.3在外参加各种会议带回的文件，应及时移交公司秘书归档，不得自行保管、销毁。

6.2.4负责档案管理的人员应对归档文件进行整理、分类、编号、编制索引和目录。

6.2.5借阅档案时，必须遵守以下规定：

6.2.5.1办理登记手续，限期归还，不得带出公司；

6.2.5.2爱护档案，所借档案不得随意折叠和拆散，严禁涂写、更改档案；

6.2.5.3借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理人员和借阅者当面核对清楚；

6.2.5.4档案如有遗失、损坏、泄密，要追究当事人的责任；

6.2.5.5档案借阅按阅档批准权限借阅；

6.2.5.6调离公司的人员，必须清理、移交档案文件后，方可办理调离手续。

7.0对讲机使用规定及对话要求

对讲机是客服部必备的重要通讯工具，全体物业人员必须执行对讲机使用规定，熟悉对讲机的性能，爱护并熟练地使用对讲机。

7.1使用规定

7.1.1持机人负责保管和使用对讲机，禁止转借他人或将天线拆下来使用。

7.1.2发现对讲机有损坏或通讯失灵，持机人应立即向直属上司报告，由管理处经理检查后交行政人事部维修，严禁自行拆修。

7.1.3严格按规定频率使用，严禁乱按或乱调其他频率。

7.1.4严格按对讲机充电程序充电，以保障电池的性能、寿命和使用效果。

7.1.5客服主任负责检查所有对讲机，并督促使用人注意使用方法及操作事项。

7.2对话要求

7.2.1呼叫对方时，先报自己岗位，再呼对方，并在最后讲“收到请回话”。

7.2.2收接方回话后，呼方要简明扼要地将情况讲清楚，收接方收到情况或信号后，应回答“清楚”或“明白”

7.2.3用对讲机讲话时应使用规范礼貌用语，严禁用对讲机讲粗言秽语、开玩笑或谈与工作无关的事情。

8.0客服部文件管理制度及规定

8.1制度

8.1.1客服部文员负责客服部所有文件（通知、制度、命令、公函、总结、报告、通报、会议纪要、政府纪要、政府法规等）的收集存档和保管。

8.1.2文员、助理负责各部门文件及资料（技术图纸、说明书、手册、业户档案、车辆档案、工作联络单、通知、报告、公函、总结、会议纪要等）的收集、存档和保管。

8.1.3任何人员借阅上述文件资料，须登记日期、用途、经手人及归还日期。

8.1.4秘密文件要妥善保管，不准散播其内容，未经总经理批准，不准翻阅，不准复印，不准带离办公室。

8.1.5员工个人档案、材料属秘密材料的，他人无权翻阅，保管人员也不准，禁止将这些资料擅自给他人过目。

8.1.6文件资料等要进行字母顺序还是按内容、按时间等形式分类，其目的都要使查找迅速方便，因此都必须在档案夹里清楚地标明。

8.1.7要经常进行清理归档，以免资料堆积混乱，对过期的文件资料要及时清理，

无保存必要的材料，经总经理批准可做销毁处理。

8.1.8文件具有较强的严肃性和权威性，一经发文必须执行。

8.1.9文件一经领导签发，任何人不得擅自更改。

文件分发传递必须做到及时、准确、安全。

各部门对需要办理的文件，应当认真办理，不得延办、误办或推诿，对办理完毕的文件，承办人应填写结果和报告。

8.2规定

为加强文件管理，准确传递文件，提高办公效率，特制定本规定。

8.2.1外部来文的有关规定：

⑴各上级机关、政府部门及其他单位来文，统一由办公室签收；

⑵对收到的外来文件，应及时进行分类、登记和分发传递；

⑶外来文件原则上先送总经理阅批；

⑷根据总经理批示，逐一传递各部门经理传阅；

⑸根据总经理批示，送达文件办理部门，并催促办理；

⑹承办过程中若有疑问，应及时请示，报告解决；

⑺文件阅毕或办毕，阅文人及承办人应填写承办结果和报告，连同原文退回秘书处存档。

8.2.2对外行文有关规定：

⑴部门对外的报告、请示和业务事项联系的文件，均必须送总经理审阅后，方可外发。

⑵对外行文，领导批转后，原件由部门文员留存、归档。

⑶对外行文，统一由部门文员负责进行编号、登记和外发事项。

8.2.3内部行文

8.2.3.1公司内部一般性业务往来文件（包括联络单），由各部起草，部门经理签阅。

8.2.3.2公司内部文件（包括联络单），由各部收集、存档和保管，必须保证完整性及连续性，以便备查。

8.2.4不论外部行文或内部行文，一律由秘书、文员、内勤传递。

9.0客服部钥匙管理制度

9.1制度

9.1.1对钥匙管理

9.1.1.1早班管理人员在上班后，到中控室领取管理区域钥匙并填写《钥匙交接单》。

9.1.1.2中班管理人员下班后将管理区域钥匙交到中控室，查验数量并填写《钥匙交接单》。

9.1.1.3封存钥匙如有损坏或丢失，立即上报客服部，并写出事情详细经过，由客服部处理。

9.1.2单元内各房间的钥匙管理

9.1.2.1各房间的钥匙存放在客服部由专人负责管理。

9.1.2.2管理人员如需使用各房间的钥匙应统一办理借用手续并详细填写钥匙借用登记表。

9.1.2.3查看房间后，管理人员需确认单元内电源已切断，门窗关闭后及时将单元锁好并将钥匙交回客服部。

9.1.2.4负责人每日要认真检查钥匙登记表，对未收回的钥匙要查明原因并做好记录。

9.1.2.5未经许可，任何人不得将钥匙带出项目客服部或借给非物业工作人员使用。

9.1.2.6客服部聘请的外来施工人员（甲方施工人员）需进入单元做维修时，由管理人员到客服部签字借用。

施工人员不得进入客服部直接借用。

9.1.2.7房间钥匙如有损坏或丢失，立即写出书面报告上报客服部经理。

10.0客服人员守则

范围：

适用于客服部员工。

10.1守则

10.1.1客服部人员工作责任:

10.1.1.1维护其管理区域内外安全、整洁及大厦一切设备操作正常，对业户提供最优质的服务。

10.1.1.2需遵守公司规定，工作态度认真，所有员工都应身体力行维护公司的利益和荣誉。

10.1.2客服部人员对工作应有的认识：

所有职级之客服部人员应对其管理区域全部设备、位置及其性能与使用方法，及对各种紧急事件应变措施清楚了解。

10.1.3客服部人员应有的态度和仪表：

10.1.3.1须对业户及访客礼让谦和，尽可能在工作职责范围内帮助帮忙。

10.1.3.2对上级尊敬服从，对同僚和睦互助。

10.1.3.3对工作严谨，小处不可随便。

10.1.3.4须时常保持仪容端庄整洁，服装需整齐，令他人有亲切感。

10.1.4客服部人员的日常工作由主任编派：

10.1.4.1担任巡察工作的管理人员，须在指定时间内依照编定程序对管理区域样板间、绿化及清洁情况作逐项检查，如发觉出现问题者，需立刻作出报告。

10.1.4.2填写楼宇检查报告，将检查出的施工质量问题形成文件经公司领导审阅后上报甲方工程部协助维修。

10.1.4.3特别留意室内维修是否动用明火或留有火种（以往物业火警多因装修、维修工程疏忽引起）。

10.1.4.4负责定时开关管理区域内的照明灯具（效果灯）。

10.1.4.5需留意所有人物出入大厦，如发觉有可疑人物，需立刻报告保安部及作出适当措施。

10.1.4.6留意大厦走廊，楼梯，电梯及所有消防通道、围墙等，除特许外，均不应在该等地方放置杂物、标贴。

10.1.4.7巡查时需留意，大厦围挡、各空置单元户门、窗户是否有被撬毁等情形。

10.1.4.8电梯如发生故障困人时，应立即找出电梯所停位置，及时通知工程部维修人员，并到电梯困人地点安慰被困者，直到被困者被救出为止。

10.1.4.9遇有风雨、沙尘等恶劣天气时,须立即巡视各空置房间，将门窗

关紧。

10.1.4.10火警发生时，须尽快赶到现场查询，并立刻通知客服部及公司领导，通知工程部关闭火警区域的电源并停止使用电梯，引导人员疏散，如属小火则应与其他同事协做将火扑灭，保护好现场，上报经理。

10.1.5客服部人员应守纪律：

10.1.5.1绝对服从上级合理指引及调派。

10.1.5.2不得无故旷工，请假未经核准前不得擅离职守，或未被接替而离开工作岗位。

10.1.5.3当值时必须穿着整齐公司制服，带工牌。

10.1.5.4不得在工作时间内进行任何形式之赌博或容许他人在客服部及公共地方内进行赌博游戏。

10.1.5.5不得在当值时间内酗酒。

10.1.5.6不得在公共地方饮食及吸烟。

10.1.5.7不得假公济私，挪用公款及瞒骗，隐报等行为。

10.1.5.8不得受私徇情或索取或收受任何形式之赏钱、礼物。

10.1.5.9不得诽谤、争吵、打架、或借故滋事。

10.1.5.10严禁吸毒或收藏违禁品。

10.1.5.11不得破坏或盗窃及浪费公物。

10.1.5.12必须对业户有礼，在任何情形下皆不得粗言秽语。

10.1.5.13不得假借公司名义或利用职权向外作有损公司声誉或利益之行为。

10.1.5.14不得向外泄露公司之任何资料。

10.1.5.15除得公司批准外，所有职工均不得另任兼职。

10.1.5.16所有公物均不得用之于私人方面，对所有公物如有不合理损坏须负责赔偿。

10.1.5.17不得在工作时间内睡觉。

10.1.5.18得在工作时间内收听音乐或阅报、书籍等。

10.1.5.19不得向外界对公司行政作任何指责与批评。

10.1.5.20遇紧急事件发生时，不得无恰当理由拒绝担任超时或额外工作。

10.1.5.21不得迟到早退。

10.1.5.22请假

⑴员工申请事假，需提前向部门申请并填写事假申请单，未经批

准而休假时，将作旷工处理。

⑵申请病假者，须有政府注册医生签发之正式证明文件及通知主管安排接替人员。

11.0客服部员工文明服务制度

11.1制度

11.1.1热爱本职工作，努力学习先进的管理技术，提高管理水平，牢固树立物业客服部“宾客至上、服务第一”的宗旨和全心全意为业户服务的思想。

11.1.2上班时间穿戴整洁、大方，佩戴工作卡，保持仪表端庄，精神饱满，不得有不雅观的举止。

11.1.3主动向客人问好，待人彬彬有礼，笑容可掬，举止文雅，讲话清楚，用词准确，不含糊其词，不用不雅之词。

11.1.4在工作中坚持原则，秉工办事，不徇私情，不以权谋私。

11.1.5遵守岗位职责，明确分工，各司其职，团结协作，互相配合，监督，按质按量完成本职工作。

11.1.6当业户有无理言行时，必须容忍，耐心说服，晓之以理，动之以情，不以恶言相待，更不允许与业户发生打架行为。

11.1.7认真热情地处理业户来函、来访，积极为他人排忧解难，对业户的投诉、批评、建议、要及时进行调整处理或向上级汇报，做到事事落实。

不能推诿、扯皮、推卸责任，更不允许有打击报复现象发生。

12.0客服部员工接待管理制度

12.1制度

12.1.1规范上岗条例：

接待人员必须明确：

项目管理物业管理的礼仪服务不同于社会上一般单位的礼仪服务，是创一流服务，要高起点、高水平、高品位。

因此，在服务管理上要体现“三严”，即严格管理、严格要求、严格纪律，树立礼仪接待人员良好服务的形象，为项目管理物业管理增添光彩。

12.1.2接待服务宗旨：

宾客至上，服务第一；工作核心：

固定岗位，流动服务，主动补位，通力合作；工作标准：

表里如一。

12.1.3接待服务实行逐级负责制，物业助理对物业户任负责，业户服务接待人员对客服主任负责，物业户任/客服主任对客服部经理负责，客服部经理对总经理负责。

工作中要互相合作，严于律己，正确处理当班所发生的各类事宜，并做好记录与报告。

12.1.4接待人员应听从客服部的统一安排，严格遵守岗位职责，站如松、坐如钟，彬彬有礼，微笑服务，有问必答。

12.1.5仪表、仪容要求：

⑴上岗前、用餐后应适当化妆、补妆，修饰；按规定着装，仪表、仪容端庄、整洁，精神饱满，真诚微笑。

站立时，两脚合拢，双手交叉在前。

⑵发型应统一、规范，修剪指甲，上班时必须摘除项链或戒指等饰物。

⑶在规定场合应站立服务，对宾客要主动热情，和蔼可亲。

12.1.6接待服务人员应坚持文明用语，做到无投诉、无违纪、无责任事故。

12.1.7接待服务人员在工作中要一丝不苟，认真负责，既要坚持原则，又要掌握灵活运用，做到外松内紧，有理有礼。

12.1.8接待服务人员应自觉遵守项目管理各项规章制度，做到领导在与不在一个样。

12.1.9员工间应提倡互相友爱，通力合作，坦诚相见，一切以工作为重。

有利于物业客服部的话与事，多说多做；不利于物业客服部的话与事，不说不做。

12.2用语

12.2.1当见到客人时说：

“您好！

”。

12.2.2对客人应问：

“先生（小姐），很荣幸能为您服务？

”、“请问有什么事情吗？

”、“有什么事我可以帮您。

”等。

12.2.3接受客人吩咐，听清客人要求时说：

“好！

明白了”、“好！

知道了”、“好！

听清楚了”，若未听清，要说：

“对不起，请您再说一遍”。

12.2.4对待不能立即接待的客人，应说：

“对不起，请您稍候”或说“对不起，请您稍等一下”。

12.2.5对等待的客人要说：

“对不起，让您久等了”。

12.2.6接待失误或给客人添麻烦时说：

“对不起，刚才疏忽了，给您添麻烦了实在抱歉，今后一定注意，不再发生这类事”。

1.2.7当客人离开时，应说：

“谢谢光临，欢迎再来，再见！

（或请走好）”。

13.0客服部员工接听电话工作规定

13.1工作规定

为维护公司的良好形象，全体员工在接听电话时，