学会用笔记本管理工作.docx
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学会用笔记本管理工作
学会用笔记本管理工作
不论到什么地方都必须带好简单——却又是人类曾经发明的最重要的工具——一支笔和一本笔记本，记下问题和答案。
另外带一本读的书，用最宝贵的时间读最有用的书。
日常把散步当作运动，并不忘以使用过的纸张背面来书写。
如果你想从事事业，就要学会读一切东西，不读东西的人也就不写东西；要真正从书本里学到东西，就要慢慢看，手中不妨拿一支笔，把认为最有意义、最有启发的句子划下来，在要点下划线，并在页边上写出你的想法，而不必保持书的整洁，利用书的边角做笔记，并在认为需要重读的章节作上记号，当读完这本书时，便已经有了清楚的笔记并且知道要做什么，对于书中的重要内容，以卡片记录下来随身携带。
每天不管多忙，都要花一些时间阅读，因为不能及时补充学习资源，是很快就会被淘汰的。
一个人的命运，决定于每晚八点到十点之间，如果每天都能抽出两个小时有效地读书。
必有成就。
另外，接收不同的论点的书籍信息，不但可以解除心中因不了解而产生的疑惑，更可以因为不同观感而让自己置身更宽广的想象与理解空间。
每个人心中都有一本书，想要改变，首先自己要先改变，不论什么人，读书扩展视野与经验，就是一种让自己改变的很重要方法，只有会学习的人才会不断进步。
学习的关键是靠自己，终身学习，永不懈怠。
对于书本一要读，二要怀疑，书不会说谎，不会搞错而写书的人常常说谎，怀疑一旦产生，调查工作就必须开始，绝不要等到各项证据确凿后才进行；三要提意见。
人生的体验有限，读书可以丰富人生，读书是节约时间的作为。
好书坏书都要读。
不要对书等闲视之，大略读过便束之高阁：
不妨从头到尾浏览一遍，以了解全书梗概，时时与书为伴，随时参阅并付诸行动。
即使已对书中观念得心应手，还是可以不时翻阅，或许会有更多体会与收获。
除了吸收还要能复述，在阅读过程中与人分享或讨论读书心得。
心态不同，阅读的成效就会两样：
阅读可以增强记忆，加强体会，扩大视野，而且会有更强烈的动机去运用书中所讲述的原则。
同时开诚布公地与人分享读书心得，可以改变形象，赢得友谊。
养成经常去图书馆，书店，上网的习惯。
任何挑战都不算大，如果有什么不懂的到图书馆的书堆里和上网去寻找答案。
必须养成终身好学的习惯，不断进取，永不知足；高等教育可为个人综合素质的培养打下良好基础，有利于今后的不断培训、深造和提高。
只有不断改进思维，更新知识，才能不断增长才干。
养成任何事都做记录的习惯，随时记下所看到的、听到的，对自己有用的事情，好记性不如烂笔头。
不论参加什么会议或是做什么事情都要带上笔记本用于记录，将记笔记变成一种习惯，坚持基本不变的习惯——随身携带记录工具，坚持源自对职业的热爱。
保持良好关系的先决因素是有完善的记录管理：
平时读报纸，杂志、报告时，也要把重点记录在笔记本上，每周一定要找一天把一周重要的数字、事件誊写到另一本分门别类的笔记本里，以便查阅。
不计较赚多少钱，但一定要知道每日花多少钱列明用途，节俭和守信为兴家之本，养成习惯每日记日记，每天将要做的事情写在纸上，记得只能算人证，笔下成文就有了物证。
勤笔免思，记录永远比记忆要可靠的多。
最淡的墨水胜过最强的记忆力。
日记实际是计划的一种工具。
笔记本可以帮助管理日常工作，管理各种方案甚至预测趋势，做事最重要的就是做判断，做判断过去的资料很重要。
做事前翻看笔记，看过去相关的资料，有助于很快掌握状况，迅速决策。
碰到新提案，笔记也能发挥很大功能；因为经常有不同团队在研究新提案，很多提案在当时状况不可行，就搁了下来。
现在再被提出，笔记可以提醒当初搁置的考虑是什么，有助于评估现在状况，掌握过去的资料有助于洞悉趋势，提早适应。
工作中能坚持看法最主要的是有过去的数字支持，数字资料会说话，很多人常常忘了历史，谁知道日后什么是重要的。
谁知道天上哪块云彩会下雨。
好脑筋不如烂笔头，不怕一万就怕万一，做个有心人是十分必要的。
要培养良好的习惯。
记笔记的习惯一定要养成，即使已有记录仍应有自己的记录，因为同样的事情，轻重缓急不同的人会有不同的判断，而且记笔记、整理笔记，是个重要的思考过程，不时翻翻也可以激许多新的想法：
鉴往可以知未来，笔记本记的事是过去的事，可以反省，从而进步。
自己做的事，将来也会忘记，但有了整理，不时翻翻就不会忘记，管理就是点点滴滴都求其合理，在事情求合理的习惯下，在笔记本上记事的方法落伍了，电脑又快又好用，要用什么资料，马上就跑出来，可以发挥比笔记本更快更大的功能，要用电脑来代替笔记本了，把计算机笔记本作为你记笔记的新工具，就像你今天用的笔记本一样，而且他能让你将所需要的私人和专业的资料统统随身携带。
大部分人在试着组织一个长文件时，喜欢把每一页在桌上摊开，这样能够同时看到所有的内容——这用一台计算机很难做到，书和杂志由于阅读方便、便于携带，所以暂还不会被击败。
如果将所有的信息都数字化，那就是另一个局面了。
数字工具通过把各种懂得自己专业，但不一定懂得其他专业的专家汇集在一起，使得解决多维度、多变量的问题成为可能。
信息工作是每门事业的核心。
人与人最大的区别是对信息技术的把握。
获取、保留和从信息中获益的唯一措施就是放手使用信息技术。
程序创新是竞争优势的根本来源，最好的竞争方式就是给人以强大的信息工具。
所谓力量，也就在于对信息的深入洞察。
电脑笔记本的伟大之处，就在于不管你往里面塞多少东西，它都不会变得更大或更重。
在工作中电脑是不可或缺的幕后功臣。
要发挥电脑的最大功效必须实行追根究底的管理，经点滴分析、整理得到完整正确的基本资料，才能通过合理的程序进行高效率的电脑化管理。
别只是管理，要学会领导，在被迫改革之前就进行改革。
管理是一门严谨的科学，遍阅管理类的书籍和教材是获得相应的理论与方法的途径，这将有助于提高理论水平与管理素质。
管理同时还是一门实用的科学，理论必须应用于实践，才能产生实用效益，任何不能用于实践的管理理论都是无益的。
做每件事总有一个最好的方法，解决持续有效性的关键就在于能否为一项工作迅速找到适合的方法。
方法是你工作的助手，并非前进的挡路石。
方法的用途不拘一格，方法的使用能够简化工作，至于其是否有某些设定的用途，又有什么关系呢？
不同的方法适合不同的环境。
不管使用什么方法，方法本身不会告诉你不应该怎么做，它们只会为你指出在那些工具为工作服务，人类的许多进步之所以产生，多半是由于什么人发明了一个更好的更有力的工具。
从人类第一次拾起一块石头或是一根树枝当作工具的那一刻起，他便不可挽回地改变了他与他的环境之间的平衡……尽管工具的数量还很多，它们的影响需要很长时间才能传播开来并产生变化。
然而随着它们数量的增加，它们的影响也越来越大：
工具越多，变化的步伐越快。
相信存在许许多多的天才，只不过是他们的抱负和潜力都因经济上的困扰和工具上的欠缺而被扼杀了。
新技术将为人们提供自己的新手段，新技术是一种有助于解决特定问题的工具而已，它并不像某些人所希望的那样是一个神奇的、万能的灵丹妙药。
技术使一切事物都在发生变化，不必非得是一个技术专家，但必须接受技术，单单“应付”它是不够的。
知识和技术必须不断更新、换代，才能跟上发展步伐。
再好的技术也离不开管理，三分技术，七分管理。
技术进步已经带来，且将继续带来许多好处。
然而，技术进步也给管理造成了负担，新技术常常意味着高昂的价格、使用或维修成本也很高。
对新观念、新技术的投资几乎有一半不会产生任何可用的效益。
组织长久生存的条件是对全体成员所具有的感召力（信念）
有一个流行的错误观念，即认为人是生产率的主要决定因素，照此观点，让人更卖力工作是提高生产率的途径。
然而，事实上，过去很多生产率的提高是由于技术的改进。
技术本身并不能保证生产率的提高；它必须被精心地加以利用。
事实上，没有周密的计划，技术反而会降低生产率。
在技术导致应变能力差、成本高或操作不配套的情况下尤其如此；另一个致使生产率下降的原因是某些人利用新技术做一些与工作无关的活动。
在人学习操作新设备或新程序的过程中，必然出现生产率下降，一旦此学习阶段结束，必将带来生产率的提高。
要提高效率就要先提高技术，其一是更新装备和工具，但再先进的技术设备都是有局限性的。
二是重组流程和革新方法。
解决问题的方式有两种：
一是创新，应用最新最高成本的新科技；二是改善（利用常识性的工具检查表用技巧，不须花费多少金钱。
内部的效率和技术能力是工作中的两个必要因素。
工作中的基本方法有辨别（登记）、跟踪和俗话说的“圈套”。
人类最早使用的武器就是石块、棒子和情报。
最宝贵的情报常常不是金钱所能买到的，而金钱开支的数额也不能反映情报工作的质量和效果。
在情报工作中，质比量更为重要，尤其是在组织方面。
现在世界上任何一个国家都不可能在没有情报工作的情况下执行自己和政策，情报为重大决策提供参考依据，往往会起到决定胜负的重要因素。
思维导图规则：
（思维导图将消除普通笔记的一切弊端）
1、首先在纸的中心画一个彩图，这个彩图往往胜过千言万语，明确主题，并且刺激创意性思维，同时会强化记忆。
2、多用图画，可以刺激大脑皮层，而且醒目，利于记忆。
3、以粗体字书写，这样更清晰，便于阅读，便于反馈。
虽然书写时会多花点功夫，但因其便于复习，因此实际上能节省大量时间。
4、字词以线相连，这样形成一个基本框架结构。
5、多用单个的词语，这样每个词语间连接起来更自如，联想空间更大，更自由，更多变。
6、多用各种颜色，同样是为了醒目，强化记忆。
7、大脑应尽可能地保持“自由”，这样可以充分利用其创造性。
任何关于事物应朝何处发展及是否应包括在思维导图中等方面的“思维”，都会直接使大脑创造性思维减速。
听演讲用的思维导图：
建议在记笔记时用一张大一点的空白纸，这样能使你的大脑能看见思维所及信息的“全貌”。
做笔记时，尤其是听演讲时的笔记，最重要的是要记下关键词及所需要的重要图像。
还要记住，最终的结构在最后才会明了。
因此，任何记下的笔记可能只是半成品，而不是最终的成品。
最初记下的几句话在演讲的主题变得明晰之前，可能是杂乱无章的。
要明确的是，称之为“乱”的定义只是相对“整洁”的笔记而言的。
很多人喜欢草草而就，到处画满箭头，句子也不成行。
传统意义中“整洁”的笔记，指那些按顺序且呈线型的方式组织的笔记。
而这种“凌乱”只是视觉上的，而不是内容上的杂乱。
记笔记时，重要的是内容，而不是视觉。
那些看来“整洁”的笔记从信息角度讲，实则是杂乱的。
在那些“整洁”的笔记中，关键信息是隐蔽的，被切割并混杂于一些不相干的词语中，而那些看来“凌乱”的笔记从信息角度看是整洁的。
它们能即时地表明重要的概念及其之间的联系。
在某些情况下甚至表示出交叉及对立的信息。
当你最终完成思维导图之后，无论从那个意义上讲，它都会是整洁的。
你往往花不到十分钟的时间，就可以在另一张新的空白纸上最终完成一小时笔记的思维导图。
重新组织思维导图是一个很有成效的练习过程，尤其是当你在学习阶段就很合理组织的话，那么这个重组过程可以看作是首次的温习过程。
会议用的思维导图：
会议，尤其是那些制定计划或解决问题的会议，往往陷入这样的局面；每个人听别人讲话只是为等说话的人讲完话后有机会发表自己的观点。
在这种场合，一些好点子往往被忽略或被遗忘了，时间也浪费了。
最令人恼火的是，那些最终被接受的点子往往不是因为最好，而只是因为发言者叫嚷得最厉害或是某个重要人物。
如果会议组织者运用思维导图的话，这些问题将迎刃而解。
在会议室中心的黑板或白板上，以思维导图的基本形式，写下讨论的中心议题及几个副主题。
让与会者事先了解会议的内容，使他们有备而来。
在每个人陈述完他的看法之后，要求他用关键词的形式，总结一下，并指出在这个思维导图上，他的观点可以从何处切入。
这种方法有以下好处：
1、每个人的发言都可以准确地记录下来。
2、不存在信息的遗失问题。
3、各观点孰好孰坏取决于内容，而不是发言者。
4、人们的讨论将更关心各种观点的优劣，由此避免离题或长篇大论地讲话。
5、会议结束后，每个人都可以记录下思维导图，而不会在第二天就遗忘一切。
在笔记与交流中，思维导图还有一个好处：
每个人都坚持积极地参与正在进行的复杂过程，而不是仅仅关心最后的结论。
这种参与越全面，越便于批评与分析。
越能全面地加强内在联系，就越有利于强化记忆，越有利于更全面地理解。
思维导图是在任一给定时间内，你内在思维复杂的相互关系的外在“写照”，它能使你的大脑更清楚地“明确自我”，因而更能全面地提高思维技能；它给你的生活带来满足，快乐与情趣。
绘图的工具：
基本绘图工具包括铅笔、削笔刀、橡皮、彩色钢笔或彩色铅笔，以及A3大小的白纸。
这些工具虽然看起来简单，但是却很有效。
白板或黑板虽然远没有纸张轻便，但它们的作用也和纸张一样。
别老想着要把图形绘制成“杰作”，图形只是思考的工具。
将你和你的竞争对手区别开来的最有意义的方法：
就是利用情报来干最好的工作，你怎样搜集、鉴定和使用信息将决定你的输赢。
人与人最大的区别是对信息技术的把握。
信息是公司的生命线。
小企业可以通过卓越的情报、技术与组织才干来弥补实力方面的缺陷。
情报是公司的生命线。
（情报有二种含义：
一是一种被告之的知识，是一种情况或消息的报导，情报的主体可以认为是一种信息，一种知识，一种资料。
另一个含义是一种经过鉴定，经过加工处理的有价值信息，常常可以与秘密战、谍报战、军事情报等等联系起来，有时甚至是同义语。
如果你工作搞得好，你得不到感谢，如果你遇到了困难，也得不到援助。
做好情报搜集的工具：
一支笔、一把剪刀、一本本子、一罐浆糊、一个卡片盒和一个具有积极心态的头脑，以及长期不懈的搜集、积累、研究、整理。
要持之以恒、辛勤工作，对工作未雨绸缪，深谋远虑，行动就是力量。
弄清情况，不能凭借灵感，也不依靠天才。
它是在知识、经验和普通常识的基础上，从勤勉而耐心的工作中取得的，这里边没有神秘之处，只是对情报进行有系统和耐心的研究。
在情报工作中，是没有窍门和捷径的。
广泛搜集，分类剪裁；寻找线索，对比分析；系统研究，综合判断；把公开资料的研究与秘密情报结合起来分析，相互印证，直至取得准确情报。
将公开资料和秘密来源的情报进行综合人分析研究，然后编写成“情报产品”上报或提供给有关部门。
在信息化时代所面临的挑战是，需要分析研究并做出判断的问题越来越繁杂。
同时，原始材料数量越来越大，而且单一来源的资料很少能反映整个事件的本质或潜在的危险，因此需要进行综合分析。
在这种情况下，绝不要奢望分析人员仅仅依靠手工劳动就能在浩淼无际的资料海洋中自由遨游，并创出佳绩，必须为他们引进自动化的过滤、筛选、归类和分析技术与设备。
公开情报搜集处理技术，就是预先设定一套科学的情报需求明细目录，并据此以自动化手段筛选出有价值情报的过程；该技术是计算机等科技手段检索来源广泛、种类繁多和数量巨大的信息和资料，然后对这些数据进行挑选、归类、比对和分析，最后从中发现前所未知或未曾引起重视的资料，以便获得新的知识、情报和商业活动中的优势。
所有公开资料，包括来自各国政府部门、电台广播、电视台节目、电讯拦截和邮检等渠道获得的情报，都必须首先经自动化设备和手段处理，最后再由专家们分析研判，做出结论。
浩瀚宽广的原始资料经过技术处理后，会变窄变宽，而且只与特定的问题有关或只满足某种预先设定好的要求。
这样就使得情报分析人员只接触那些最有价值的情报，并将精力集中于那些最有值得研究的问题上，因此能更好地为决策服务。
全面开发资料采集技术并将其用于情报筛选和分析工作之中。
在信息爆炸的今天，全世界每天制造出的信息资料犹如滔滔洪流，要想对来自各种渠道所有原始资料进行全面细致的分析已很难做到。
而资料处理技术（情报要送得及时，情报要清楚明白而且要有预见性，要做到这样并非易事，因为搜集来的情报浩如烟海，这需要进行分析和研究，把大量的具有不同来源的情报汇拢起来，去伪存真，去粗取精，及时做出判断和预测，提供给决策者及有关部门使用）则可有效地剔除其中糟粕，只让有用的资料进入情报研究部门，供专家分析。
这样，分析人员就可以集中精力研究最有价值的资料，进而产生出高质量的情报产品。
许多情报机构的不成功之处不在于情报的搜集方面，而在于对情报的分析和判断。
在情报分析工作方面。
情报分析人员不应参与决策，但不能被隔绝，分析人员与决策者之间应建立广泛的联系。
情报要有独到见解，反对一家之言，要对同一问题展开多种研究，以供决策者参考。
对情报的分析研究，特别是公开情报资料的研究工作，必须要靠专门人才。
有些工作可以委托研究机构去做，关键是要有高水平的人，拥有高素质、高效率的情报研究分析人员队伍，是公开情报工作获得成功的决定性因素，重视培养情报人员的情报观念和职业意识，使情报人员对情报具有敏感性，能利用一切机会和可能条件猎取情报（包括利用社会研究力量），使之发挥最大的效益。
情报工作从根本上要依靠专业知识和技能。
没有任何系统或技术手段本身能使我们掌控新的威胁或未来几年我们所面临的信息泛滥。
需要一支具有技能和专业知识的队伍来从事这份工作，必须为情报人员提供更大的奖励和奖赏使他们成为地区和技术专家，同时成为熟知业务的人员。
如果说高素质的人员是队伍发展的基本，那么严格且有针对性的训练是保持和提高情报队伍战斗力的关键。
对人员的培训应贯穿于人员的整个生涯，这是学习、提高，再学习、再提高不断发展的过程。
对人员的培训大致可分为内部培训和外部培训，前者针对性强，以专业知识和技巧等为主要培训内容，强化人员的职业技能，强调业务能力要“精”；而后者的培训内容更为广泛，强调知识面要“广”。
二者互为补充，相互促进提高，是“点”和“面”的有机结合。
在人员的培养问题上，短期培训与长期系统培养相结合尤为重要。
科学在发展，知识要更新，只有提高现有人员的素质，才能提高情报质量。
培训是人员综合素质不断提高的重要途径之一。
情报活动程序包括四个环节：
搜集、传递、研究和利用。
公开的情报是从报纸、书籍、学术和技术刊物、政府公报、广播和电视等方面搜集的，即使是一本小说或者是一出戏也可能包含着关于某个有用的情报材料，公开的情报是许多情报的主要来源，甚至90%以上的情报来自于公开情报，世界上并不存在什么不值一顾的琐碎小事，把一切情报数据都收集起来，什么都不放过。
控制了情报就是控制了命运，失去了情报就会失去一切，情报的自由流通重要无比。
在当今世界里，哪个领域里，没有间谍在刺探情报。
有人人生中的一半时间用来猜测对手那边在发生着什么，没有这个“猜测”，就不可能有切实可行的战略和战术。
精确而有用的情报对于国家和个人来说，如同氧气对我们的健康和幸福那样必要。
处处留心皆情报，时时不忘搜集一切可以搜集到的情报。
一个没有知识和知识传播的社会（即没有情报的社会），即使有能源和材料，也不可能很好地发展。
在情报工作中，如果你工作搞得好，你得不到感谢，如果你遇到了困难，也得不到援助。
，一项工作的安全取决于他所在组织的效能、保密性和计划的稳妥性。
组织要考虑最大限度的效力，把危险减低到最低限度。
在内部任何事情都要安排和计划得象钟表一样的准确。
组织要保持极度严密并且越小越好。
永远要保持高效率水平，成员，人人都有明确划分的专责。
活动的效率，主要取决于从事这种活动所付出的努力和决心，以及个人身心的特长。
利用公开渠道“合法”地全面搜集情报主要是指：
搜集可合法得到的文件、刊物，如报纸、杂志及政府和学术机构发表的报告和论文等；公开观察外国的政治、军事或经济活动，这项工作通常由外交官、记者或情报机构派出的自己人或聘雇的专业人士完成；国际问题研讨会、学者及学术交流等；参加外国公开的政治、军事或经济活动，从中得出某种结论或对某项结论予以验证；监听和录制公开的电台电视台广播。
其中，依靠出版物搜集情报在整个公开情报搜集活动中占有相当大的比重。
间谍活动就是有指导性地寻求其他来源所不能提供的缺少信息的环节。
获取经济情报的手段有：
（正当）利用公开发表的材料和文件，如法院记录和政府报告；通过正当的手段，从对方公司的员工中获知有关情况；利用市场调查和咨询者的报告；利用有关公司的财政报告、证券分析调查、公司年度报告以及他们的经理人员所作的讲演，并与这些经理人员进行交谈；利用交易会、展览会和竞争厂家印发的产品说明书和小册子；分析竞争厂家的产品、销售方法以及特邀顾问们的报告；利用推销员和采购人员的报告书；（非正当）设法与竞争的厂家工作人员面谈，从中了解对方的制造技术、生产成本和专利情况；与竞争厂家的工作人员进行技术座谈时，设法套取经济情报；采用秘密办法，偷看设备或生产方法，通常是采用秘密拍照；利用向竞争厂家的员工表示想聘用他（实际并非真想聘用）的办法，在与其面谈工作条件时获取经济情报；在谈判许可证协议时，设法获知对方的商业秘密；雇用职业调查人员或妓女获取对方厂家的商业秘密；雇用不是竞争厂家的人员，要其了解竞争厂家的专门制造技术或其他商业秘密；通过间谍活动，非法进入竞争厂家的厂地窃取秘密；对竞争厂家的员工或生产资料供应者进行贿赂，以获取商业秘密；物色代理人，了解竞争厂家的在职人员名单和工资发放数额，以获取商业秘密；窃听竞争厂家的电话；偷窃竞争厂家的设计草图、样品、文件及有关秘密材料；抓住竞争厂家中一些主要工作人员乱搞男女关系的毛病，迫其进行合作；设法打入竞争厂家的电脑系统，以查阅或者获取资料和秘密。
（堡垒是最容易从内部攻破的）
经济科技情报主要包括以下几个方面：
（1）全球及区域性经济发展趋势；
（2）特定国家或地区的经济走向和政府的经济计划、政策，以及企业和公众的反应；（3）生产、金融和贸易活动，工业方面包括生产、管理等，商业方面包括商业活动特点、业务关系和商品销售市场等，对外贸易方面包括收支情况、出口限制、某种产品出口指标、某些官员的影响等；（4）与生产发展和利润收益直接有关的发明创造；（5）经济谈判对手的意图、底牌甚至谈判人员的风格与喜好等；（6）与经济贸易有关的其他社会情况；（7）一个国家的各种经济数据，包括各种资源情况；（8）先进的科学技术等。
任何有关的资料在离手之前，都要留下一个副本，以防将来发生问题时，可以有副本可查，也便于马上补件。
谨慎一点，强过后悔莫及，谨慎永远不是多余的，千万要谨慎行事。
保密的方法有一个很清楚的顺序。
首先应该是对所有“机密”加以隐蔽，保卫和预防工作当列在第二位，对内保密活动是最后的措施。
管理档案制度的原则是：
甚至在口头讨论，实际上就是规则或规章的地方也是适用的，至少是预备性讨论、动议和随后的决议以及形形色色的指示和法，全都用文字固定下来，并将档案和人员的持续运作结合在一起。
即使资料整齐地存放在夹子中，却依然找不到想找的资料，解决这个问题最简单办法就是——在给资料和目录命名时，用一个一看便知其内容的词。
缺乏完整的档案是通病，若想要份完整有用的档案就必须持续地保存它们，这可真是件苦差事。
但如果以后想轻松地回头查看发生的事件，那这就是必须的，需要建立“个案档案”或“功能档案”，然后必须做收集档案工作，花些时间去做资料的归档，建立系统化的档案，做些额外的拷贝，这样才可以在每个档案中都放上一份，如此周围就会有许多的拷贝本，这总比要靠记忆或再建立交互参考系统要好得多，为每个档案设张内容表，甚至每份档案集都设立内容表，这在要找紧急文件时可节省时间，电脑则提升了对于完整建档工作的需求。
把所有需要告诉别人的资料，放在一个档案夹里，再放一张白纸想到什么就记下来，定期把想到的事和其他人分享，更多的思想成果源于无拘无束的交流，轻松的双向信息沟通——来自彼此之间不断重复的接触及熟悉。
工作的失败有很多原因，可能因为手边作为判断基础的资料太少或过多，可能无法取得有关意图的情报，也可能是可用的情报太多，造成选择上的困难。
工作中要发展便要解决如何完成积累，并且它还是一个不断积累的过程，这个积累往往又要靠人来实现。
问题是需要怎样才能使得不因个别人的离走而使积累过程中断？
一个组织的成熟就是要使各方面的事变成一种有意识的积累过程，使各方面表面上看是无形的东西变成有形的，变成一种可以记录交流的东西，把这种表面上看是属于个人的东西转变成不止是一个人掌握，通过学习推广变成让大家掌握的东西；也就是说要把一个人所拥有的东西扩展到各个层面，把这种带有运作核心的东西变为一种人人可以学习的操作手册。
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