小圈ERP操作手册.docx
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小圈ERP操作手册
小圈ERP产品PC端使用手册
小圈ERP产品PC端使用手册
一、基本资料
基本资料是使用小圈ERP的第一步，只有当基本资料全部录入后，软件才能正常使用。
基础资料部分总共包括11种小项。
1.1部门资料
部门资料是公司的组织结构部门，是根据钉钉上的组织架构获取，生成之后可点击左边操作下方的笔状编辑按钮进行编辑，修改部门编号，部门名称等信息。
1.2员工资料
员工资料是本公司使用小圈ERP的人员列表，是根据钉钉上本公司相应团队内的人员名单自动获取。
在本页面上，人员姓名是不能进行修改的，可修改的内容为手机、邮箱、备注、性别、状态可以打开下拉菜单选择。
红色方框：
点击“编辑”下的笔状按钮，可以修改对应行人员信息。
紫色方框：
该部分为可编辑内容，点击编辑按钮之后对应的部分就成为可编辑状态，可以进行相应的填写。
绿色方框：
该部分为选择项，点击蓝色字，出现下拉框，可进行选择。
其中性别为“男”、“女”两个选项；状态为“启用”、“禁用”两部分状态，选用启用则表示该员工可登陆使用，选择禁用则表示该员工无法正常登陆使用小圈ERP产品。
1.3仓库资料
在仓库资料中可以添加本公司的仓库信息，同时设置多级仓库，但是录入库存是只可以选择最后一级仓库。
左侧区域为公司仓库树状图，可点击△形状符号展开信息。
点击新增按钮可添加仓库，填写仓库名称等相关信息，选择上级仓库（若为一级仓库则可选择为无），然后再点击上方的保存按钮将该条信息保存至系统
点击绿色框中的笔状按钮，则可对相应行信息进行修改。
删除仓库可先点击该行信息前的方框选中，然后点击上方的删除按钮进行批量删除。
如需要单独删除某条信息则可以点击该行操作下方的删除按钮进行删除。
删除仓库时需要从最下级仓库开始，有下级仓和已经录入商品的仓库无法进行删除。
1.4货品分类
在添加货品之前先将公司的商品进行分类，目前货品分类支持多级分类。
可设置商品规格，商品单位等。
点击上方新增按钮添加新的商品分类，在页面中选择上级分类（若为一级分类则可选择为无），填写分类编码，名称，设置属性（固定三种原材料、半成品、成品），选择默认仓库。
点击保存按钮保存该信息。
点击笔状按钮对该行信息进行编辑设置。
勾选生成编码则在该分类下新增商品时自动根据设置的分类编号生成商品编号，如上图中九级分类的分类编码为1234，添加商品时会自动生成商品编码‘1234001’。
勾选生成名称则在新增商品时会根据分类名称和商品规格生成商品的名称，如上图中给九级下新增商品，规格为30*1会自动生成商品名称为‘九级30*1’。
点击规格信息和多单位下方的设置可对该分类进行设置。
规格只在最下级分类中设置。
设置页面如下图，点击启用则该条规格在系统中启用显示。
删除操作规则与删除仓库规则一致。
1.5货品资料
添加商品时需要选择最下级的分类才可操作。
点击上方新增按钮添加商品信息，在货品分类勾选过生产编码则自动填写编号，勾选过生成名称，填写完规格属性，则自动生成货品名称。
同时将改行余下信息填写则可点击上方保存按钮保存信息。
所有货品的编号是唯一的，不可重复；货品名称可以重复。
删除操作可先勾选然后点击上方删除或者点击操作下的删除按钮。
已经创建单据引用过的商品无法删除。
如果货品资料比较多可以选择批量导入，先选择需要导入的分类（导入时也只支持在最下级导入），点击下载模板，在导出的模板上填写相关信息，保存该表格；点击导入按钮，选择相应文件，导入。
1.6BOM清单
BOM清单新增：
1、成品名称，选择属性成品或半成品的货品。
2、必须填写版本号。
3、打钩是否默认BOM，是否启用：
如果一个成品有多个BOM，可以将某一个BOM设置为默认BOM，在后续引用到BOM的时候，默认BOM会自动带出；如果BOM未启用，在后续引用到BOM的时候无法选择该BOM。
4、添加物料货品和生产时需要消耗的物料数量。
5、如果生产过程中会有一定的损耗率，必须在损耗率输入数值，这样才有充足的物料保证生产进度。
注：
属性原材料的货品不可以成为BOM成品名称，属性成品的货品不可以成为BOM清单的物料。
1.7客户资料
客户资料是保存有订单往来的客户资料和联系人资料的地方。
新增客户资料时先选择左侧客户分类，然后点击新增按钮，输入名称，发票名称，营业执照号码，税务登记证，开户银行，银行账号等信息点击保存按钮保存该条信息。
保存之后点击操作下方笔状编辑按钮添加联系人信息。
新增客户时发票名称，营业执照号码，税务登记证，开户银行，银行账号为选填项。
删除操作可先方框勾选然后点击上方删除或者点击操作下的删除按钮。
已经创建过单据的客户无法删除，但可进行编辑操作。
1.8供应商资料
供应商资料是保存为公司提供原材料货品的供应商信息与联系人信息的地方。
操作与客户操作一致。
1.9账户资料
账户资料为本公司内有资金流动的账户信息。
可根据本公司情况进行添加。
在操作收付款时进行选择。
点击上方的新增按钮，添加商品信息，选择账户类别，填写账户编码、账户名称、银行账号、期初余额等信息之后点击保存按钮进行保存信息。
1.10期初应付账款
期初数据分为：
期初应付账款、期初应收账款、期初库存3个菜单，用于记录账户初期的账款及库存数据。
1.11期初应收应付账款
期初应收、应付款项主要用于记录针对于客户、供应商的期初应收、应付款项，在收付款中用于核销。
注：
鉴于期初应收款项和期初应付款项类似，这边就只介绍期初应收款项功能，期初应付款项将不再做累述。
1.12期初库存
期初库存是账户初期对库存信息的记录。
期初数据添加、删除、重置草稿功能：
添加期初数据有两种方式，一种是在页面上直接添加，用户也可以自行下载模板，通过上传EXCLE表格进行导入。
对于不符合导入条件的EXCLE表格，系统会有报错提示。
期初数据的删除操作与其他单据的删除、重置草稿相同：
草稿状态和驳回状态的单据才可以删除；
系统根据用户在后台设置的参数进行严格控制，不符合重置条件的单据会给予相关提示。
二、采购管理
共分为4个业务菜单和5个报表菜单。
2.1采购申请单
功能菜单：
新建或删除采购申请单。
列表筛选菜单：
筛选已建采购申请单。
采购申请单列表：
显示所有的采购申请单。
2.1.1新建采购申请单
功能区：
对单据进行新建、编辑、删除等操作。
新建：
放弃目前页面的数据，新建采购申请单。
编辑：
对暂存的草稿单进行再次编辑内容。
暂存：
对当前的采购申请单保存为草稿状态。
提交：
对当前单据生成正式采购申请单或提交至审批流程，有审批人进行审批。
删除：
删除该单据以及内容。
（已生效的单据无法再此处删除）
导出：
将当前单据导出为电子表格格式。
打印：
将当前单据打印出来。
功能：
包含转入、追溯、重置草稿和审核信息，4个子菜单。
转入：
当前单据内容由那个销售单转入。
需要先建立销售单数据。
追溯：
该采购申请单的来源单据和去向单据
重置草稿：
将生成的采购申请单，改为草稿状态。
注：
1、新建或草稿状态的采购申请单无该菜单；2、已被采购单引用的采购申请单无法直接重置为草稿状态。
3、开启审批流程的单据只能由审批人来重置草稿。
）
审核信息：
审批流程中的相关信息；未开启审批流程无内容。
返回：
返回采购申请表列表页面。
2.1.2：
单据信息
单据号码：
编号规则在设置的自动编号设置中设置。
如未开启“允许手动修改单号”，此处单号无法修改编辑。
单据日期：
单据的建单日期。
预交日期：
预计交货日期。
（预交日期必须晚于建单日期。
）
请购人：
申请采购人，可以为非账号所有人。
2.1.3：
申请采购物资信息
用于选择货品以及创建相关资料
操作：
新建一条申请采购的商品信息。
删除该条货品信息。
查询所选货品的库存数量。
货品名称：
点击后在货品资料列表中选择货品。
注：
点击该处的空白处，将按照货品创建的时间，来排列显示商品。
2.1.4：
单据备注信息
填写该单据的备注信息。
2.1.5：
预付款信息
填写该采购申请单的预付款金额以及付款的相关账户信息。
2.1.6:
单据的状态
分为：
草稿、生效和一（二、三）级审核；
2.1.7:
筛选菜单
提供按照：
单据建单时间；单据预交日期；单号号码；供应商名称；业务员名字或单据的状态，6种筛选模式。
2.1.8采购申请单列表
用于查看单据的详细信息，并可以对需要删除的单据信息选择。
2.2采购订单
功能菜单区：
提供新建或删除采购订单。
筛选菜单区：
筛选已建采购订单。
单据列表区：
显示所有的采购订单以及相关信息。
2.2.1新建采购订单
操作菜单：
对单据进行新建、编辑、删除等操作
单据信息：
编辑该单据的供应商、建立日期、预交日期、业务员以及计税方式等信息。
（计税方式：
分为含税价、不计税和不含税价。
即：
采购订单的货品信息栏中的货品所填写的单价本身是否含税或不启用税率。
）
单据备注信息栏：
该单据的相关备注信息内容。
单据预付款项信息栏：
该采购订单的预付款项金额以及付款账号信息。
2.3采购入库单
功能菜单：
新建或删除采购入库单。
列表筛选菜单：
筛选已建采购入库单。
采购入库单列表：
显示所有的采购入库单以及相关信息。
2.3.1新建采购入库单
操作菜单：
对单据进行新建、编辑、删除等操作
单据信息：
编辑该单据的供应商、建立日期、预交日期、业务员以及计税方式等信息。
单据备注信息栏：
该单据的相关备注信息内容。
单据预付款项信息栏：
该采购入库单货品的折扣率、折扣额以及折后金额。
2.4采购退货单
功能菜单：
新建或删除采购退货单。
列表筛选菜单：
筛选已建采购退货单。
采购退货单列表：
显示所有的采购退货单以及相关信息。
2.4.1新建采购退货单
操作菜单：
对单据进行新建、编辑、删除等操作
单据信息：
编辑该单据的供应商、建立日期、预交日期、业务员以及计税方式等信息。
（继续送货：
打钩后，所退货的商品数量可以继续采购入库。
反之采购单只执行余下为入库的数量，该数量商品不在发货。
）
单据备注信息栏：
该单据的相关备注信息内容。
单据预付款项信息栏：
该采购订单的预付款项金额以及付款账号信息。
2.5采购订单明细表
筛选菜单：
可以根据创建的时间、单据号码、供应商类别、供应商名称以及货品名称5个不同的属性来筛选。
采购订单明细：
根据筛选条件显示的所有采购订单。
导出按钮：
将所选择的单据导出为电子表格格式。
2.6采购订单统计（按货品）
筛选菜单：
提供日期和货品名称2个筛选项
采购订单的货品统计：
根据筛选条件显示的所有采购订单。
导出按钮：
将所选择的单据导出为电子表格格式。
2.7采购订单统计（按供应商）
筛选菜单：
提供日期、供应商类别、供应商名称、货品名称4个筛选项
采购订单的货品统计：
根据筛选条件显示的所有采购订单。
导出按钮：
将所选择的单据导出为电子表格格式。
2.8采购入库明细报表
筛选菜单：
提供日期范围、单据号码、供应商类别、供应商、货品类别、货品名称、仓库、单据类型和是否包含退货9种筛选模式。
2.9采购付款一览表
筛选菜单：
提供日期范围、供应商类别、供应商、是否包含退货4个选项。
三、销售管理
共分为3个业务菜单和5个报表菜单。
3.1销售订单
功能菜单区：
提供新建或删除销售订单。
筛选菜单区：
筛选已建销售订单。
单据列表区：
显示所有的销售订单以及相关信息及状态。
3.2新增销售单
操作菜单：
对单据进行新建、编辑、删除等操作
新建：
放弃目前页面的数据，新建销售单。
编辑：
对暂存的草稿单进行再次编辑内容。
暂存：
对当前的销售单保存为草稿状态。
提交：
对当前单据生成正式销售单或提交至审批流程，有审批人进行审批。
删除：
删除该单据以及内容。
（已生效的单据无法再此处删除）
导出：
将当前单据导出为电子表格格式。
打印：
将当前单据打印出来。
功能：
包含转入、追溯、重置草稿和审核信息，4个子菜单。
追溯：
该销售单的来源单据和去向单据
重置草稿：
将生成的销售单，改为草稿状态。
审核信息：
审批流程中的相关信息；未开启审批流程无内容。
返回：
返回销售单列表页面。
单据信息：
编辑该单据的客户、建立日期、预交日期、业务员以及计税方式等信息。
（计税方式：
分为含税价、不计税和不含税价。
即：
销售订单的货品信息栏中的货品所填写的单价本身是否含税或不启用税率。
）
单据备注信息栏：
该单据的相关备注信息内容。
单据预收款项信息栏：
该销售订单的预收款项金额以及收款账号信息。
3.3销售出库单
操作菜单：
对单据进行新建、编辑、删除等操作
单据信息：
编辑该单据的客户、建立日期、预交日期、业务员以及计税方式等信息。
（计税方式：
分为含税价、不计税和不含税价。
即：
销售订单的货品信息栏中的货品所填写的单价本身是否含税或不启用税率。
）
转入：
当前单据内容由销售单转入。
需要先建立销售单数据。
追溯：
该销售出库单的来源单据和去向单据
重置草稿：
将生成的销售单，改为草稿状态。
审核信息：
审批流程中的相关信息；未开启审批流程无内容
单据备注信息栏：
该单据的相关备注信息内容。
折扣率信息栏：
该销售订单的相关折扣情况的记录以及折扣金额和折后金额。
3.4销售退货单
功能菜单：
新建或删除销售退货单。
列表筛选菜单：
筛选已建销售退货单。
操作菜单：
对单据进行新建、编辑、删除等操作
转入：
当前单据内容由销售出库单转入。
需要先建立销售出库单数据。
追溯：
该销售退货单的来源单据和去向单据
重置草稿：
将生成的销售单，改为草稿状态。
单据信息：
编辑该单据的客户、单据日期、业务员以及计税方式等信息。
（继续送货：
打钩后，所退货的商品数量可以继续销售出库。
反之销售单只执行余下为出库的数量，该数量商品不在发货。
）
单据备注信息栏：
该单据的相关备注信息内容。
3.5销售订单明细表
筛选菜单：
可以根据创建的时间、单据号码、客户类别、客户名称以及货品名称5个不同的属性来筛选。
导出按钮：
将所选择的单据导出为电子表格格式。
3.6销售订单统计表（按货品）
筛选菜单：
提供日期和货品名称2个筛选项
导出按钮：
将所选择的单据导出为电子表格格式。
3.7销售订单统计表（按客户）
筛选菜单：
提供日期、客户类别、客户名称、货品名称4个筛选项
导出按钮：
将所选择的单据导出为电子表格格式。
3.8销售订单统计表（按业务员）
筛选菜单：
提供日期、业务员、货品名称3个筛选项
导出按钮：
将所选择的单据导出为电子表格格式。
3.9销售出库明细表
筛选菜单：
提供日期、单据号码、客户类型、客户、货品名称、货品类别、仓库、单据类型、包含退货9个筛选项
导出按钮：
将所选择的单据导出为电子表格格式。
3.10销售收款一览表
筛选菜单：
提供日期、客户类型、客户、包含退货4个筛选项
导出按钮：
将所选择的单据导出为电子表格格式。
四、库存管理
库存管理分为：
库存单据和库存报表。
库存单据有：
库存盘点、库存调拨、库存入库单、库存出库单和模拟生产。
库存报表有：
商品库、出入库明细和出入库统计。
4.1库存盘点
库存盘点列表页：
新增按钮：
添加新的盘点单据。
删除按钮：
草稿和驳回的单据可在记录页打钩删除。
筛选条件：
可选择单据日期、单据号码、盘点人、盘点仓库点击确定按钮，可查看包含已选择的内容单据。
查看按钮：
查看盘点单据的详细盘点数据。
新增盘点单：
1、选择要盘点的仓库。
2、“打钩”自动同步盘点数量（盘点数量默认显示当前库存数）
3、点击“开始计算”。
4、“盘点数”栏目填写实际盘点数量。
5、点击暂存，单据为草稿状态，点击编辑，可继续进行盘点。
6、点击提交，盘点结束。
从左到右，从上到下分别为：
1、新增按钮，用于新增盘点单。
2、编辑按钮，可以继续盘点。
3、暂存按钮，用于暂时保存盘点单。
4、提交按钮，用于结束盘点。
5、删除按钮，草稿和驳回的单据可在记录页打钩删除。
6、导出按钮，用于导出盘点基础数据资料。
7、打印按钮，用于打印盘点基础数据。
8、功能按钮包括：
生成盘盈单（将盘盈的数量进行库存入库）、生成盘亏单（将盘亏的数量进行库存出库）、重置草稿（将生效的单据重置草稿状态，才可编辑和删除）、审核信息（盘点单在开启审批的情况下，单据提交后，点击审核信息可查看单据审核记录）
4.2库存调拨
库存调拨：
主要用于商品在不同仓库之间的调拨。
库存调拨列表页：
新增按钮：
添加新的调拨单据。
删除按钮：
草稿和驳回的单据可在记录页打钩批量删除。
筛选条件：
可选择单据日期、单据号码、调拨人点击确定按钮，可查看包含已选择的内容单据。
查看按钮：
查看调拨单据的详细数据。
新增调拨单:
只要选择拨出仓库、拨入仓库、货品名称、货品数量提交即可
4.3库存入库单
库存入库单：
用于其他入库（供应商和单价不是必填项，只需选择货品和数量即可入库）和盘点时生成的盘盈单。
库存入库单列表页：
新增按钮：
添加新的库存入库单。
删除按钮：
草稿和驳回的单据可在记录页打钩批量删除。
筛选条件：
可选择单据日期、单据号码、业务员（制单人）点击确定按钮，可查看包含已选择的内容单据。
查看按钮：
查看库存入库单的详细数据。
新增库存入库单：
只要选择货品和数量即可提交（供应商和单价可填可不填）。
单据在生效或草稿状态下：
点击功能按钮，可追溯来源单是否是盘点单生成的盘盈单。
4.4库存出库单
库存出库单：
用于其他出库（供应商和单价不是必填项，只需选择货品和数量即可入库）和盘点时生成的盘亏单。
库存出库单列表页：
新增按钮：
添加新的库存出库单。
删除按钮：
草稿和驳回的单据可在记录页打钩批量删除。
筛选条件：
可选择单据日期、单据号码、业务员（制单人）点击确定按钮，可查看包含已选择的内容单据。
查看按钮：
查看库存出库单的详细数据。
新增库存出库单：
只要选择货品和数量即可提交（供应商和单价可填可不填）。
单据在生效或草稿状态下：
点击功能按钮，可追溯来源单是否是盘点单生成的盘亏单。
4.5模拟生产
模拟生产：
根据成品的BOM清单，按生产的成品数量来推算需要多少的原材料和缺多少原材料。
1、选择成品名称：
选择的成品必须是存在BOM清单的，会自带出默认的BOM，也可以在BOM号码选择该货品的其他BOM。
2、生产数量：
输入多少数量，物料就会按照这个数量进行模拟推算。
3、仓库：
选择某个仓库，就代表是选择该仓库的物料模拟生产成品（可选可不选）。
4、开始分析按钮：
点击开始分析，物料数据就会产生变化。
5、按库存量推算缺料：
如果用所有现有的库存物料生产成品时的缺料量。
6、按可用库存量推算缺料：
如果扣除物料的销售订单量，按剩余的可用物料推算生产成品时的缺料量。
7、需求量：
生产成品需要的物料数量。
8、库存量：
目前仓库现有的所有物料数量。
9、可用库存量：
库存量扣除订单量就是可用库存量。
10、缺料量：
需求量扣除可用库存量就是缺料量。
11、缺料金额：
预估缺料量的采购金额（如果成品没有在货品资料内设定单价时，该物料就没有缺料金额）。
4.6商品库
商品库用途：
通过该表格查询实时的公司仓库内商品的数量。
商品库筛选条件：
1、仓库：
选择某个仓库的所有货品的数量。
2、货品类别：
可多选一个货品分类，也可多选。
3、货品名称：
可输入货品名称/编号/规格关键字即可。
4、显示0库存：
打勾代表页面显示包含0库存的数据，不打勾代表不显示0库存的货品。
5、指定单位查看：
如果指定单位的货品名称有选择内容，那筛选条件是以指定单位内容为主，其余筛选条件不起作用。
商品库存页面：
1、导出按钮：
用于导出商品库数据。
2、库存量：
根据仓库、货品显示的库存数量。
3、在途量：
已经做过采购订单未入库的数量。
4、在订量：
已经做过销售订单未出库的数量。
4.7出入库明细
出入库明细：
用于记录所有货品的入库和出库明细。
1、导出按钮：
用于导出出入库明细的数据。
2、筛选条件：
根据选择的条件显示在页面。
4.8出入库统计
出入库统计：
用于记录统计所有货品的入库和出库。
1、导出按钮：
用于导出出入库统计的数据。
2、筛选条件：
根据选择的条件显示在页面。
3、上期结余：
筛选条件内的单据起始日前的货品库存数。
4、本期入库：
起始日期和结束日期间的入库数。
5、本期出库：
起始日期和结束日期间的出库数。
6、期末结存：
起始日期和结束日期间的最终库存数。
五、收付款管理
收付款分为：
预付款单、付款单、预收款单、收款单4个菜单，提供导出功能。
目前的该功能主要用于记录款项的预收预付以及收付情况，帮助相关人员及时了解款项出入的情况。
5.1预收、预付款单
预收预付款单生成有两种方式，一种是在预收、预付款单据页面针对于某个供应商、客户直接生成，一种是在采购、销售订单中填写预付、预收的金额来产生。
注：
两种方式生成单据的区别：
无论后台是否启用审核，由订单生成的预收、预付单是直接生效的，且不能重置草稿和删除，当订单删除时，预收、预付单自动删除；
直接生成的预收、预付单要受系统后台是否启用审核的控制。
5.2收付款单
收付款记录用于记录某时间段内所有已收到的款项和已支付的款项，以及相关的账户信息。
用户新增一张付款单，选择供应商，点击转入，弹出框中显示单据类型包括期初应付、采购入库、采购退货，用户可根据筛选条件自行勾选要结算的单据，点击确定，在详情页下面输入本次核销金额，退货单输入负数金额。
每次付款产生的金额会累计显示在已付金额上，已付金额与应付金额相等时，该记录将不再显示。
用户点击预付核销，弹出框中输入本次要核销的金额，已经核销过的金额会在已核销金额中累计显示。
本次核销金额与已核销金额相等时，该记录将不再显示。
提交时，系统会自动校验金额是否满足：
付款金额+预付核销=本次核销金额，满足条件时，单据方可提交，否则系统报错。
注：
收付款单删除、重置草稿的原则与其他单据相同。
鉴于收款和付款类似，这边只介绍付款功能，收款将不再做累述。
5.3收付款报表
系统提供收付款流水表，用来记录某时间段内所有已收到的款项和已支付的款项。
用户按照提供的筛选条件进行筛选统计。
6、设置中心
6.1系统参数设置
系统参数设置分为：
系统参数、采购参数、销售参数、库存参数4个部分控制，系统严格按照用户设定的参数值来控制单据和数据。
6.1.1、系统参数
用户可在系统参数中设置是否启用税率以及设置税率值，在采购、销售单据中选择计税方式，计税方式分为：
含税价、不含税价、不计税。
含税价：
含税价=金额
不含税价=金额/（1+税率）
税金=含税价-不含税价
不含税价：
不含税价=金额
含税价=不含税价*（1+税金）
税金=含税价-不含税价
不计税：
含税价=金额
不含税价=金额
税率、税金为空
小数位数设置：
数量小数位数限制0~6位，金额小数位数限制0~2位，用户可自行设置。
6.1.2、采购、销售参数
采购、销售参数提供了对商品价格和数量的控制，以及是否允许增加来源单货品。
对商品价格和数量的控制方式：
不检测
升级会员 