公文处理规范.docx

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公文处理规范

公文处理程序

目的

为进一步规范公文格式，严格办文程序，提高公文质量和工作效能，根据国家、省、市国家行政机关公文处理工作有关规定，并结合我局实际，特制订本规范。

适用范围

本标准适用于德州市质监局公文的处理。

工作流程

公文处理流程见附录A。

程序与要求

程序

收文办理程序

收文指局办公室收到省局、市委、市府等上级部门或相关单位发来的网上电子文件和纸质文件材料后，在单位内部及时运转直到阅办完毕的全过程。

包括：

签收、登记，拟办、批办与承办，分发与传阅。

（一）接收、登记、分发、填写阅办签

（二）需接收的电子公文。

省局OA内网和市府公文传输系统上收到的文件。

工作时间随时接收，节假日期间收到通知及时接收。

电子文件接收后在OA内网上流转。

（三）需接收的纸质公文。

包括：

省局邮寄的公文、市府公文交换站取回的公文、密级文件和从机要局取回的内部文电、密码电报。

（四）办公室文秘人员收到电子文件在收文登记表上登记编号后，按照文件的内容、性质和要求，在网上填写文件阅办签和阅文签后在OA内网上发送办公室主任填写拟办意见。

（五）收到需要办理的纸质公文，办公室文秘人员进行登记、打印文件阅办签，送交办公室主任填写拟办意见。

不需要办理的公文打印阅文签传阅。

密级文件在办文过程中防止丢失，确保文件安全。

拟办、批办、承办、传阅

（一）拟办

1、办公室主任收到电子公文后，根据文件内容和缓急程度填写拟办意见，发送文秘人员继续流转。

2、办公室主任收到纸质公文后，根据内容和要求，综合考虑各方面因素，简明扼要、有针对性地填写切实可行的拟办意见，供领导人批阅时参考。

文秘人员送领导批办。

（二）批办

局领导人对送批的电子文件或纸质文件提出处理意见，并指明负责承办该文件的承办单位或承办人。

文秘人员根据批办意见或送分管领导阅批或发送相关单位、科室承办。

（三）承办

有关科室或人员按照来文要求开展具体工作或办理复文。

有领导具体批示意见的公文，要认真领会领导的指示精神，按照领导的意图办理复文。

对没有领导签署批办意见的公文，根据有关的文件精神、按照规定或按以前的惯例，酌情办理。

对领导批办要求本部门牵头与其他部门或单位联合办理的公文，本部门要先拟出复文初稿请有关部门或单位会商，再报请局领导审批。

来文内容涉及到以前的收文或其他有关材料时，承办人要查找或调阅有关文件材料作为承办复文的参考，不能凭记忆办事，以防出错。

科室承办的电子公文完成后，发回办公室文秘人员办结归档。

纸质公文妥善保存，年底文秘人员收回整理归档。

（四）传阅

单份或份数很少的文件以及一些非承办性文件，需要经机关各领导和许多部门阅知时，由文秘人员组织在他们中间传递和阅读。

传阅件主要包括：

上级机关的指导性文件或重要会议文件；

需要几位领导共同批办的文件，包括上级机关和有关部门的专项业务文件、下级机关的请示报告、以及本机关制发的需要会签的文件等；

上级领导在文件上有重要批示，需其他领导同志和部门阅知阅办的文件。

发文办理程序

发文是局办公室等部门根据工作需要向外发出的文件材料。

包括本局制发、转发、翻印、复印的文件材料。

分网上电子发文和纸质发文。

发文办理程序是文件从拟稿到印制发出的整个运转过程。

由拟稿、审核、登记与签发；核发、套红与缮印；用印与装订、分发等环节组成。

拟稿、审核、登记与签发

（一）拟稿

电子公文。

由科室或部门根据领导交拟或批办的意见草拟文稿。

草拟的文稿转部门领导核稿后转下一环节办公室主任审核编号。

纸质公文。

单位人事、党务等有关纸质发文。

由科室或部门拟稿人拟稿并填写纸质拟稿纸，然后交办公室主任审核文秘人员编号。

需相关科室会签或相关单位会签的公文（包括电子公文和纸质公文），会签后转交办公室主任审核。

（二）审核

科室或部门草拟的网上电子和纸质文稿，在转局领导人审批签发以前，由办公室负责人对公文的内容、体式进行全面审核和检查。

（三）登记

局办公室文秘人员采用电子表格登记形式对所发电子和纸质文件进行统一编号登记。

（四）签发

重要发文。

纸质发文，主要负责人签发前，相关科室先递交分管领导审签，然后按纸质发文程序流转；网上电子发文，从网上先转入分管领导审签，然后再转给主要领导签发、流转。

一般发文，由分管领导签发。

领导签发好的公文转文印室套红打印。

局领导在签发公文时，必须确认是自己职权范围内的有关公文才有权签发，不可越级签发公文。

局领导在出差或休假期间，需严格按照市局领导工作补位制度执行。

签发人在签发文件时，必须对文件的内容和文字作严格的审阅修改对其所签发的公文内容和文字表达的正确性应负完全责任。

核发、套红与缮印

（一）核发

领导签发后的纸质和电子公文正式印发之前，文印人员应对领导人签发的文稿进行复核并确定发文字号、分送单位、印制份数、审批手续、审批意见是否齐全。

（二）套红与缮印

文印人员对领导已签发的电子公文定稿进行文件套印红头和印章，印制纸质文件归档，发送文秘人员分发并归入电子文档。

领导签发好的纸质文件，文印人员按要求印制。

用印、分发、归档

（一）用印

纸质文件印制完成后由相关科室到办公室在文件上加盖单位印章。

（二）分发

印制加盖好印章的纸质公文，相关科室分装好由本科室负责发送。

网上电子发文，由办公室文秘人员从网上上报省局、分发到相关单位。

（三）归档

文秘人员，将网上电子发文分发、上报完成后归入电子档案并将印制的纸质文件同时归档。

纸质发文，用印、印制好的纸质发文由文秘人员妥善保管，下年度初进行归档整理。

要求

公文办理规定

凡由局制发的公文，要严格按照《山东省质量技术监督局公文处理细则》（鲁质技监办发[2001]22号）规定办理。

公文内容应当符合国家的法律、法规及其他有关规定。

以局名义制发的文件，其内容应属于关系全市质监系统的重大改革方案、政策措施以及需要全市质监部门执行和周知的重要事项。

局办公室负责以市局名义下发的各类公文的审核、编号和发放工作。

市局领导关注的重大事项，办公室要跟踪督办，并把有关办理情况及时向局领导报告。

局领导审批公文，对有具体请示事项的，应签署明确意见、姓名和日期。

签批公文不得使用铅笔或圆珠笔。

公文签发权限：

以局名义向省局和市委、市政府的请示、报告，以及涉及重大方针、政策的事项，由局长签发或局长委托主持工作的副局长签发。

凡由局管理的干部任免公文由局长签发。

以市局名义下发的文件，一般性业务公文由分管副局长签发；内容涉及其他副局长分管范围，需请其他副局长会签；涉及面广或有意见分歧的，应报请局长审定签发。

凡市局制发的文件，全部由有关科室代拟草稿。

内容涉及其他科室职权范围内的事项，主办科室应当主动与有关科室协商会签，协办科室要积极配合，取得一致意见并经有关科室负责人会签后报办公室；科室间如有分歧意见，主办科室主要负责人应当出面协调，经协调仍不能取得一致时，主办科室应将有关科室的意见及数据列明，并将有关科室的正式意见作为附件，报请办公室协调并由分管领导裁定。

各科室之间征求意见或会签文件时，除主办单位另有时限要求的以外，协办单位一般应在1个工作日内予以回复。

如因特殊情况不能按期回复，协办单位应当提前主动与主办单位沟通并商定回复时限及方式，否则视为失职。

在规定时间内不回复意见的，主办单位可以视其为无不同意见处理。

局办公室转办有关单位的文、电、函，凡明确提出时限要求的，各科室在办理时，对属于本科室职权范围内的事项，应当在规定的时限内办理完毕；对属于需要报市局审批的事项，应当在规定的时限内予以回复；确因情况特殊不能按时回复的，应当在回复时限内以书面形式向市局办公室说明理由。

各县市区局、直属单位报送市局的请示性公文，必须由局主要负责人签发。

各县市区局、直属单位报送需局领导审批的公文，必须经市局办公室按程序受理，市局各科室不得直接受理、批复。

市局领导批示过的公文，应统一交市局办公室转办、处理。

提高公文办理效率，公文运转的各个环节都要按照规定的时限要求完成。

大力精简文件，行文应当确有必要，注重实效，严格控制公文规格和发文数量。

记录

公文处理工作应保存的记录：

——收文处理单

——发文稿纸

——电话通知处理单

——收文登记表

——发文登记表

（规范性附录）

公文处理流程图

办结

办结

（规范性附录）

德州市质量技术监督局文件处理单

收文

编号

收到

时间

来文

机关

来文

字号

标题

拟办

意见

领

导

批

示

郭萍

田军

曹镇

张毅军

王蕊

李开玉

王颖

承办单位

办理

（规范性附录）

德州市质量技术监督局发文稿纸

等级：

密级：

字号：

签发：

审签：

会签：

审核：

拟办单位：

拟稿人：

核稿人：

联系电话：

标题：

主送：

正文：

发文时间：

印发份数：

页数：

（规范性附录）

德州市质量技术监督局电话通知处理单

来电单位

来电时间

通知内容

拟办意见

领

导

批

示

办理结果

附录E

（规范性附录）

收文登记表

（中央、省委、密级文件）

序号

时间

来文编号

文件标题

密级

份数

备注

附录F

（规范性附录）

发文登记表

序号

时间

发文编号

文件标题

密级

份数

备注