解决问题的四个步骤.docx
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解决问题的四个步骤
目錄
壹、導言1
貳、解決問題的四個步驟2
參、會議？
會談？
3
肆、會議的功能5
伍、會議的種類6
陸、會議的準備7
柒、議事的要領9
捌、開會的額數10
玖如何發言11
拾、何謂動議12
拾壹、獨立存在的主動議13
拾貳、附屬於主動議的附屬動議15
拾參、會議中隨機發生的偶發動議17
拾肆、討論原則19
拾伍、表決方式20
拾陸、記錄守則22
拾柒、主席應有的氣勢23
拾捌、參與人應有的表現24
拾玖、參與會議的謀略25
貳拾、會議的省思27
附錄 29
導言－會議與民主
一、傳統：
打人頭的霸權社會（一言堂）
二、現代：
數人頭的民主社會
1．民權行使的原則
．多數決定
．尊重少數
．法律至上
．人民法律下的自由
．政府權力的限制
．協調政治
2．民權行使的目的
．團結人心，糾合群力
．訓練守法精神，培養法律至上的觀念
3．尋求解決問題的方法，唯有討論
．不斷的協議
．自由交換意見
4．會議成為民主社會的重要產物
．集會是執行民權的第一步
．是為了解決問題而產生
．民主並不能消除不同的意見，反鼓勵大家提出不同意見，使是非真理愈辯而愈明，使少數服從多數，行動歸於一致。
貳、解決問題的四個步驟
一、發生了什麼事？
二、造成狀況的原因有那些？
三、有那可能的解決辦法？
四、最好的解決辦法是什麼？
參、會議？
會談？
一、會議－
１．三人以上
２．一定規則
３．研究事理，經提案、討論、表決，達成決議，解決問題
二、會談－
１．人數不拘
２．無所規則
３．漫漫討論，無須決議
三、開會
１、「開」的意義
．召開
．開放－言論開放、思想開放、胸襟開放
２、目的
．會而能議
．議而能決
．決而能行
．行而能實
３、處理事務三步驟
．動議
．討論
．表決
四、一般會議常見的現象
1．與會人員常起衝突
2．墨守成規的氣氛，扼殺創意及高見
3．不願發表意見，唯恐有負面評價
4．聚在一起開聊取樂，花在正事討論少之又少
5．主管級大頭們通告會眾
肆、會議的功能
一、對組織
１．彙集資源及智能
２．互相激勵增進共識
３．分工合作相互支援
４．集思廣益解決問題
二、對個人
１．資料溝通
２．印象製造
３．人物觀察
４．靈感激發
５．構想預試
６．人情培養
７．聲勢運用
８．決策左右
伍、會議的種類
一、臨時會議
為應付特殊事件而召集的
二、委員會議
1．受團體的委託，以審查指定事件
2．可分常態編組、任務（臨時）編組
三、永久集會
有固定的目的為處理其經常事務而召開的
四、決策性會議
所決議的事項，有權力性的約束
五、建議性會議
所會商的結論，僅提供高級會議參考
陸、會議的準備
一、會議六問及準備工作
1．釐訂會議主題──Why
．為什麼開會？
．有那些議題？
．會議目標是什麼？
．為什麼選擇這種會議？
2．會議時間的安排──When
．何時開會？
．會議該進行多久？
3．會議程序的擬定──How
．如何進行？
．會議內容為何？
．是否要作決策？
．是否需事先做協調工作？
4．會議資料的準備──What
．會議討論範圍為何？
．相關法令規章可有？
5．議場的佈置──Where
．在何處開會？
．人數？
交通？
光線？
氣氛？
6．會議的召集及記錄──Who
．誰該出席會議？
．誰主持？
．誰記錄？
二、會議通知
１．信函式
２．表格式
３．通知內容
．受文者
．會議名稱、事由
．會議時間（包括日期）
．會議地點
．主持人、出席人、列席人
．會議程序
．發文單位、日期
．備註
柒、議事的要領
一、開會額數
需要多少人出席才可以召開會議
二、如何發言
分口頭發言、書面發言
三、何謂動議
對於事務處理的提案
四、討論原則
如何討論才叫足夠
五、表決方式
何種方式、額數算是通過議案
六、記錄守則
如何製作唱作俱佳的實況報導
捌、開會的額數（定額）
一、一般會議
以應到人數之過半數參加，即可開會
二、永久之集會或重大會議
可自行規定其開會額數
三、臨時集會
原無定額，無論到會人數多少，都可開會
四、特殊狀況
會議中，有人離席，漸不足開會額數，若無人提出異議，會議仍可繼續，且決議亦可生效；反之，如有人提出額數問題，主席應立即宣佈停止討論，清點人數，如不足額則宣佈散會。
玖、如何發言
一、口頭發言
1．先取得發言地位始可發言
2．舉手口呼主席，經主席認可後，始得發言
3．「權宜問題」
「秩序問題」
「申訴動議」無須取得言地位，並可間斷他人發言，因為四項狀況事出突然，可能影響會議進行，因此急於解決。
二、書面發言
１．出席人將要點以書面提請主席宣讀
２．依序交記錄或秘書人員代為宣讀
拾、何謂動議
一、動議即是對事務處分的提案
１．凡會員想在會議中提出一個問題來討論，或獻一種意見，希望會眾採納，必須以正式動議的方式提出
２．需經出席人一人以上之附議，動議始得成立
３．附議（贊同討論該動議，非贊成該動議之意見）
．等於書面提案內的連署
．動議至少要有二人有興趣，始可付眾討論，否則豈不浪費時間
二、動議可分為－
1．主動議
2．附屬動議
3．偶發動議
拾壹、獨立存在的主動議
一、一般主動議
主動議在場討論、表決時，不得再提另一主動議；如經提出，即為不合會議秩序，主席應不予接述。
二、特別主動議
1．復議動議
．一動議經表決後，覺決定不妥，必須重加考慮、討論，再行決定。
．限制：
（１）須於同一次會議或下一次會期中提出，過期即不得再提。
（２）在同次會議中任何人皆可提，出在下次會議中只有表決勝利的人才可提出。
（３）表決結果業已執行，難挽回者，不得復議。
（４）可用其他方法達到目的時，不可用復議。
2．取消動動
直接將表決的案取消，不復再議
3．抽出動議
．抽出是與擱置相對的動議，將已被擱置的議案回復討論。
．限制：
抽出時效通常以本會期及下次會期為限，超過下次會期仍不抽出，擱置原議即於打銷。
4．預定議程
．動議某一議案預定於某日、某次、某時會議中討論。
．某日、某次會議為普通議程預定；某時會議為特別議程預定，三分之二贊成始為可決。
拾貳、附屬於主動議的附屬動議
一、附屬動議的特性
1．為改變主動議內容或處理方式而提
2．其優先順序為散、擱、停、延、付、修、無，並優先於主動議而討論。
3．散、擱、停，無須討論即付表決；此三種動屬於會員是否繼續開會或繼續討論之意向測驗，故不須討論。
４．延、付、修、無，須討論，始得表決；此四種須經討論，始能決定出其個別處理方式如何。
二、散會動議（休息動議）
１．為最高級的附屬動議
２．不得討論、打銷、修正、付委、延期、擱置、復議，應立付表決。
３．在下列情況時不得提出散會動議－
．在其他會員取得發言地位
．在進行表決時
．在已表決停止討論時
４．散會動議表決前先決定下次會議之召開
５．有條件的散會動議不是附屬動議，為一普通主動議，可以討論。
三、擱置動議（與抽出動議為相對動議）
１．擱置的目的即為緩議，不經討論立付表決。
２．擱置案必須將原案及在場的付屬動議一併記錄歸檔，以免抽出時有所掛漏。
３．主動議及修正案一併擱置，抽出時仍從修正案討論起。
四、停止討論動議
１．不必討論立付表決。
２．表決須三分之二為可決。
五、延期討論動議
１．延期至一定時刻為特別日程，須三分之二通過。
２．延期至一定日期為普通日程，須過半數通過。
３．延期至一定會議。
六、付委動議
１．委員人數（單數為佳）及委員產生方式。
２．委員會的形成與付委動議有密不可分的關係。
３．委員會的討論，可以談話方式進行。
七、修正動議
１．修正的方式有加入、刪除、代入。
２．加入不否定詞的修正，應予制止。
３．修正案可有兩級，不可有第三修正案。
４．修正後的主動議仍須表決。
５．修正特例
．填空方式，如數字、日期，由會員盡量提出依次排列。
．指名方式，如提名候選人，其法如填空。
．原提案人的接受，如無人反對，修正即成為原案的一部分，不必表決。
八、無期延期動議
１．對於一動議認為沒有討論的價值，或某議案討論足以引起其他不良的結果時，宜提出無期延期予以打銷。
２．嚴厲壓止動議，不宜常用。
拾參、會議中隨機發生的偶發動議
一、權宜問題
１．與會眾全體或會員個人的權利有關的緊急事件。
２．順序最高，只要發言得當，無時不可提出。
３．無須附議即可提出處理，並可間斷他人發言。
４．不必表決，由主席裁定。
５．其目的是處理阻礙會議進行的事故。
二、秩序問題
１．會員言行違背議事規則的偶發事件，一有錯誤，立可提出處理。
２．發言順序第二，僅次於權宜問題。
３．無須附議，可間他人發言，由主席裁定。
４．其目的是改議案進行中的錯誤。
三、會議詢問
１．無須附議，可中斷他人發言
２．詢問應向主席提出，主席無法答覆時，可請某會員代答。
四、收回動議
１．動議在未得附議或主席尚未接述前，原提案人得隨時請求收回取消。
２．主席接述後，在無人反對時可以收回取消。
３．無須附議。
五、尚有其他偶發動議，視情況提出，但須經附議始得成立
１．分開動議
２．申訴動議
３．變更議程動議
４．暫時停止實施議事規則一部之動議
５．討論方式動議
６．表決方式動議
拾肆、討論原則
一、一時討論一動議
１．在一個動議未經討論完畢，提付表決以前，不得將其他動議提出討論。
２．若有違反情事，主席應立即予以制止，或不接述。
３．若為權宜問題或秩序問題，不受上述限制。
二、充分與自由討論
１．出席人所提發言討論的要求只要合乎秩序，主席不得任意拒絕。
２．除特別規定外，任何議案，非經過適當的討論，不應倉促提付表決。
３．一問題尚未討論充分，不可急付表決。
三、服從多數，尊重少數
１．多數決定一切為民主社會的重要原則。
２．議案必經「討論」，就是為了要聽取少數的意見。
四、論事不論人
１．發言應儘量簡明，以免浪費會眾的時間與腦力。
２．凡涉及私人的語詞，直避免直指他人的姓名。
３．發言態度應求公正及禮貌。
拾伍、表決方式
一、記名表決
１．舉手表決。
２．起立表決。
３．唱名表決。
４．記名投票表決。
二、無記名表決
投票表決。
三、表決額數
１．一般規定以「較多數」、「大多數」為原則
．較多數－參加表決中，佔較多數的一方。
如三項（含）以上的表決。
．大多數－參加表決中，佔過半數以上的一方。
僅二項的表決。
２．集會中可有特定表決額數，部份為法定，部份可由會眾討論決議。
四、兩面俱呈
１．一個議案必須就贊成與反對兩方面，分別舉行表決。
２．目的－容許個人有緘默的自由，與採中立的立場。
－容許反對派有表示其意見的具體行為。
五、表決之特定額數
１．須參加表決之四分之三以上之贊同者
．關於變更團體宗旨或目的之表決。
．關於團體解散之表決。
２．須參加表決之三分二以上之贊同者
．關於修改團體組織或議事規則之表決。
．關於罷免會員之表決。
．關於處分團體財產之表決。
．關於已通過議事程序變更之表決。
．停止討論動議之表決。
拾陸、記錄守則
一、記錄內容
１．會議名稱、會次
２．會議時間、地點
３．主席
４．出席人數，及出席人簽到表
５．記錄人
６．會議內容
．一般為摘要性
．特殊者為實況報導性
二、其他要點
１．議案之表決情形及結果應詳細記載。
２．討論提案的書寫方式可依－
提案、說明、辦法、意見、表決、決議等字眼。
３．記錄完成應經主席簽名認可或經會眾認定，始得作數。
４．會議中「權宜」或「秩序」等偶發動議不須記錄。
５．善用錄音設備等輔助工具。
６．儘早整理記錄，以求其時效性。
７．妥善保存記錄。
拾柒、主席應有的氣勢
一、主席的地位
１．公正超然、不偏不倚
２．嚴格執行會務
以是非為準則，以討論為趨向，以多數為依歸
３．熟悉議事規則，但不一定用到
二、主席應避免之行為
１．不能在主席之位動輒發表關於動議的意見
２．不可輕易打消動議，其動議未得附議者，寧自行附議
３．不應過早將動議呈眾表決
４．以不參與表決為原則
５．儘量避免發表自己的意見
６．「提案及附議權」、「討論權」、「表決權」非必要時，主席不必行使。
三、主席的特權
１．不經動議而將正式事件列入議程或口頭提出。
２．可將會中循例應行之事，自行決定，如無會員反對，即作默認通過而不必付表決。
３．有權處決誰取得發言地位。
４．可打銷不合秩序的動議，或令會員將動議以書面提交。
５．可阻止超越範圍的討論，認為討論已充分時，可逕行宣佈討論結束。
６．有權判斷「權宜」及「秩序」問題是否得宜。
７．未宣佈散會時，會眾不得自行解散。
拾捌、參與人應有的表現
一、一般與會者的責任
1．不遲到早退，如有必要，應向主席請假。
２．遵守議事規則及秩序。
３．確實掌握會議目標及議題。
４．仔細了解與會者名單及利害關係。
５．慎選座位。
６．注意儀容服裝，別讓「無聲的語言」破壞形象。
７．發言要有重點，注意聲調、語氣和非語言的肢體符號。
８．每次針對問題只提一個解決的辦法。
９．用證據或數據來支持每一個解決辦法。
１０．討論問題，對事不對人。
１１．摒除偏見，重視別人的觀點，保持良好風度。
１２．儘量貢獻自己的知識和經驗。
１３．不開無準備的會議。
二、列席人應注意的－
１．可參與討論，提供意見。
２．不可動議、參與表決或選舉。
拾玖、參與會議的謀略（溝通的技巧）
一、報告方面
1．嚴格控制報告時限
2．周全的準備與規劃
3．先提結論，再作說明，最後重覆一次結論
4．善用輔助工具，例如資料、商品等
5．隨時保持自信心
6．隨時保持禮貌，即使在吵架時亦然
7．隨時保持幽默感
8．注意語言因素，例如聲調、速度、措詞等
9．善用身體語言，例如站姿、手勢、表情等
１０．尊重會議主席的指示
二、傾聽方面
１．記錄摘要
２．棄先入為主的成見
３．區別發言的性質，以便作山最適當的回應
４．觀察發言者的身體語言和說話方式
５．邊聽邊鼓勵發言者
三、答辯方面
１．完問題才開始回答
２．不回答不清楚的問題
３．就事論事，別作人身攻擊
４．不瞧不起質詢者
５．答辯不要有所遺漏
６．與其強辯，不如認錯
四、談判方面
１．入侵對方領土，直接切入主題
２．主動要求合理讓步
３．從對方語言、商品等找瑕疵
４．運用「如果」，達成協議
５．造成競爭，讓對方在壓力下讓步
６．堅持下去，堅持得越久，獲勝機率越大
７．多給少拿，少許讓步，以獲更大利潤
８．甜言蜜語，讓對方警戒減低
９．專心傾聽，用心的人至少贏得尊重
１０．險中求勝，以最大的風險換取勝利
１１．自我嘲諷、裝傻，博得對方鬆懈、好感
１２．拖延戰術，以時間換取空間
貳拾、會議的省思
一、參與的重要
1．有參與，才有了解。
2．有參與，才有發言、討論的機會。
3．有參與，才能加入決議、行動，進而實現夢想。
4．汲取他人經驗、知識。
5．有參與、有關心，團體及個人才會有成長。
二、正確的會議觀念
１．不能為貪圖自己的方便，找一堆人來開會。
２．找真正相關的人員來開會，不要找專門負責開會的人來開會。
３．千萬不要找那些無關又沒決定權的人來開會。
４．開會前先發相關資料，並確實閱讀。
５．主席是會議成效的關鍵。
６．針對主題才能開好會。
７．不要想開一次會就解決所有的問題。
８．最要不得的是遲到、早退的人。
９．會議中有兩種極端應避免－
．會員不守規則，主席優柔寡斷。
．主席剛愎武斷，會員怯懦順從
三、會議中，個人的成長
１．培養優美的表達能力
２．培養強勁的說服能力
３．培養有條理的分析、整合能力
４．培養隨機的應對能力
５．培養迷人的掌控能力
６．培養魅力十足的風度
７．塑造個人的專業權威
結束囉!
看我橫行天下,
打遍無敵手、
說遍無敵咀。
附錄
規則
動議
名稱
應否取得發言地位
可否間斷他人發言
需否附議
可否討論
可否修正
可以提出那些動議
表決額數
可否重提
主
動
議
一般主動議
應
不
需
可
可
附屬動議、復議動議、取銷動議、收回動議、分開動議、討論方式動議、表決方式動議、暫時停止實施議事規則一部之動議。
詳五十八
、五十九條
不
特別主動議
復議動議
應
不
需
可
不
擱置動議、停止討論動議、延期討論動議、無期延期動議、收回動議（復議動議被擱置不得抽出）
參加表決之多數
不
取銷動議
應
不
需
可
不
除修正動議外可以提其他附屬動議、收回動議
與被取銷之本題同
不
抽出動議
應
不
需
不
不
收回動議
參加表決之多數
可
預定議程動議
應
不
需
可
可
修正動議、收回動議
參加表決之多數
可
附
屬
動
議
散會動議
應
不
需
不
不
收回動議
參加表決之多數
可
休息動議
應
不
需
不
不
收回動議
參加表決之多數
可
擱置動議
應
不
需
不
不
收回動議
參加表決之多數
可
停止討論動議
應
不
需
不
不
收回動議
參加表決之2/3
可
延期討論動議
應
不
需
可
可
停止討論動議、修正動議、收回動議，在同次會可以復議
參加表決之多數
可
付委動議
應
不
需
可
可
停止討論動議、修正動議、收回動議，在委員會未著手審議前可以復議
參加表決之多數
可
修正動議
應
不
需
可
可
停止討論動議、修正動議（只能對第一修正案提出）、分開動議、收回動議、復議動議
參加表決之多數
不
無期延期動議
應
不
需
可
不
停止討論動議、收回動議、復議動議
參加表決之多數
不
偶
發
動
議
權宜問題
不
可
不
不
不
收回動議
不必表決
可
秩序問題
不
可
不
不
不
收回動議
不必表決
不
會議詢問
不
可
不
不
不
收回動議
不必表決
不
收回動議
應
不
不
不
不
參加表決之多數
可
分開動議
應
不
需
不
可
修正動議、收回動議
參加表決之多數
不
申訴動議
不
可
需
可
不
停止討論動議、收回動議
參加表決之多數
不
變更議程動議
應
不
需
可
可
收回動議
參加表決之2/3
不
暫時停止實施議事規則一部之動議
應
不
需
不
不
收回動議
參加表決之2/3
不
討論方式動議
應
不
需
不
不
收回動議
參加表決之多數
不
表決方式動議
應
不
需
不
不
收回動議
參加表決之多數
不
升级会员 