行政管理制度.docx

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行政管理制度

行政管理制度

第一节合同管理

一、总则

（一）为加强合同管理，规范合同法律行为，防范经营风险，保护公司利益，根据《中华人民共和国合同法》及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。

（二）公司各部门及分公司对外签订的各类业务合同一律适用本制度。

各部门必须相互配合，切实执行本制度，凡违反规定操作而造成公司损失的，追究当事人的责任。

二、合同的签订

（一）合同的主体

1、订立合同的主体必须是公司及所属各公司中具有法人资格，能独立承担民事责任的组织，其他部门、机构、分公司等不得擅自签订合同。

2、订立合同前，应当对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。

3、对方签约人是否是法定代表人或授权代理人及其代理权限，确保所签合同有效。

4、公司一般不与自然人签订经济合同，确有必要签订经济合同，应经总公司总经理同意。

（二）合同的形式

合同除即时结清（银货两讫）者外，一律采用书面形式。

凡国家和行业有标准或示范文本的，应当优先采用。

当事人协商一致的修改、补充合同的文书、电报、电传、图表等是合同的组成部分。

（三）合同的内容

1、当事人的名称、住所：

合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。

2、合同标的：

合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容；服务合同应约定详细的服务内容及要求；对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。

3、数量：

合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如电报、传真、送货单、发票等）。

4、质量：

有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号。

5、价款或报酬：

价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款；价款的支付方式如转帐支票、汇票（电汇、票汇、信汇）、托收、信用证、现金等应予以明确；价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。

6、履行期限、地点和方式

履行期限应具体明确定，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式；合同履行地点应作对本方有利的约定；买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如托运单、仓库保管员签单等。

7、合同的担保

合同中对方事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续。

8、合同的解释

合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。

9、保密条款

对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。

10、合同联系制度

履行期限长的重大经济合同应当约定合同双方联系制度。

11、违约责任

根据《合同法》作适当约定，注意合同的公平性。

12、解决争议的方式

解决争议的方式可选择仲裁或起诉，选择仲裁的应明确约定仲裁机构的名称，双方对仲裁机构不能达成一致意见的，可选择第三地仲裁机构。

（四）合同的签署

合同签署实行法定代表人签署和授权委托签署双制度，法定代表人对外代表公司有权签署各类合同，授权委托人必须在授权范围内签署合同，没有代理权限或超越代理权限均不得以公司名义对外签约。

授权委托人（代理人）的代理权限，由总公司总经理授权，并以授权委托书记载事项为准。

（五）合同的审查（会签）、批准

1、公司所有合同（协议）签订前，相关部门和人员必须对合同进行逐级会审、会签（公司法定代表人签署合同除外）。

2、下列合同由总公司总经理审批：

（1）标的超过50万元的；

（2）预付定金或预付货款超过10万元的；

（3）投资100万元以下的项目合作、招商引资合同；

（4）其他重大合同。

3、合同的审批程序如下：

（1）合同审查批准程序为：

经办人申报—→部门负责人审核—→相关部门审核—→财务部审核—→副总经理审核（批）—→总经理批准—→法定（授权）代表人签字—→办公室审核盖章。

（2）申报。

由经办人填写合同会审表，附合同签约文本，按本《制度》规定的审批权限，分别报送部门负责人及直接负责人。

（3）审核。

对送审的合同，应按本《制度》规定的审批权限，由主管人或有关人认真审阅，并在“申报表”上签署意见，必要时可进行调查研究，最后决定。

（4）财务部审核。

财务部门对合同的审核，重点考核付款方式与结算方式，发票的开具及会计科目处理等，以确保会计处理的合法化及有效合理避税。

（5）合同批准。

所有合同根据审核权限审核后均经由法定代表人或授权委托人批准（签署）。

（6）公司办公室审核。

公司办公室审核合同是否按照审批程序完成审批，是否存在越权审批等，手续完备后加盖公司印章。

本公司对外签订的经济类合同，一律加盖公司的合同专用章；对外签定的其他业务合同，根据需要加盖公司行政公章或合同专用章。

其他印章一律不准代替使用。

否则财务部门有权拒绝办理相关手续。

合同正式签订后，合同文本除经办人自行保管外，应当随合同会审表交存公司办公室一份备案。

三、合同的履行

（一）合同依法成立，即具有法律约束力。

一切与合同有关的部门、人员都必须严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。

（二）合同签约人和部门领导应随时了解、掌握合同履行情况，及时发现和处理问题。

因本人原因造成合同不能履行或不能完全履行的，将追究有关人员的责任。

四、合同的变更、解除

（一）在合同履行过程中，如实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。

变更、解除合同，一律采用书面形式。

（二）对方当事人不履行或难以履行合同的，应及时提出变更或解除合同。

若对方主动提出变更、解除合同的，应从维护本公司合法权益出发，从严控制。

（三）变更、解除合同，必须符合《中国人民共和国合同法》的规定，并按本《制度》规定的审批权限和程序执行。

（四）变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。

但特殊情况经双方一致同意的除外。

五、合同纠纷的处理

（一）合同在履行过程中如与对方当事人发生纠份的，应按《中华人民共和国合同法》等有关法规和本《制度》规定妥善处理。

（二）处理合同纠纷的原则以双方协商解决为基本办法，在协商不成的情况下，或仲裁或诉讼，但仲裁优先。

（三）提请处理合同纠纷的程序是：

1、承办人填写“对外合同纠纷申报表”（一式二分），按本《制度》的审批流程报批。

2、审批部门可依据情况，在1天内作出处理意见，报法律顾问负责处理。

3、法律顾问应提出处理意见并反馈给公司主管领导，对于经协商仍无法解决或认为有必要的合同纠纷，征求主管领导同意后，可提交上级主管机关、仲裁部门或人民法院依法处理。

4、凡由法律顾问处理的合同纠纷，公司有关部门应提供下列证据材料（原件或影印件）：

（1）合同的文本（包括变更、解除合同的协议），以及与合同有关的附件、文书、电报、图表等；

（2）送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证；

（3）货款的承付、托收凭证，有关财务财目；

（4）产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告；

（5）有关违约的证据材料；

（6）其他与处理纠纷有关的材料。

5、对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方法人公章或合同专用章。

6、对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书，或已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书，公司办公室、财务部应监督其执行情况。

合同纠纷处理或执行完毕的，应及时通知公司有关部门，并将有关资料汇总、归档，备查。

六、合同的管理

（一）合同管理由公司总经理主管，并由公司办公室具体负责本制度执行情况的监督、检查和考核。

（二）合同签订后，经办人应将合同文本送交公司办公室登记，并将合同文本和相关资料原件送档案室存档，复印件一份送财务部备案，一份由本部门备案。

（三）公司办公室对已签订的合同进行登记，负责做好合同台帐；财务部负责对合同履行期间的检查、督促和监督。

（四）公司办公室及各部门应认真做好合同管理和基础工作。

具体如下：

1、建立合同档案。

每一份合同都必须有一个编号，不得重复或遗漏。

每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议（包括文书、电传等），均应妥善保管。

2、建立合同管理台帐。

公司办公室应根据合同的不同种类，建立合同的分类台帐和总台帐。

各部门必须设一个分台帐。

其主要内容包括：

序号、合同号、经办人、签约日期、合同标的、价金、对方单位、履行情况及备注等。

台帐应逐日填写，做到准确、及时、完整。

3、填写“合同情况月报表”。

各部门应在每月5日前将上月月报表填好后报送办公室，同时抄报财务资产部。

七、违者，考核200元/次，给公司带来损失者，由合同签订者全额承担。

第二节印章管理

一、总则

（一）为规范公司印章刻制、保管，以及使用的合法性、严肃性和安全性，有效维护公司利益，特制定本制度。

（二）本制度所指印章包括公司行政印章、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、董事会印章、监事会印章等具有法律效力的印章。

（三）本制度适用于公司公文、信函、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表及对外签署的合同、协议及其他须用印章的文本等。

（四）公司行政印章、法定代表人印章、合同专用章由公司办公室负责管理和使用；公司财务专用章、发票专用章由公司财务部负责管理和使用。

上述印章外的其他印章由公司总经理授权各相关部门管理和使用。

董事会印章、监事会印章分别由公司董事长、监事会主席授权公司办公室负责管理和使用。

二、印章的刻制和启用

（一）印章的刻制必须符合国家有关印章刻制的规定。

（二）根据实际需要，需新刻或重刻印章的，应报副总经理以上级别领导批准后方可到公安机关办理刻制手续，原有印章立即缴销。

（三）未经审批，任何部门和个人不得擅自刻制印章，擅自私刻印章或有意隐瞒、拒绝登记者，一经发现，必须追究其责任，由此造成的民事、经济、法律纠纷和后果，由当事人承担。

（四）印章启用应事先发布启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。

新印章要做好戳记，并留样保存，以便备查。

三、印章管理和使用

（一）印章的使用范围：

1、以公司名义发出的公文，须凭公司法定代表人或其授权人签发批准的文件原稿用印。

2、公司发文的附件（如各类业务报表等）凭发文并按该文中限定发给附件的单位、数量用印。

3、对外签署的合同或协议，按《公司章程》及公司合同管理规定审批程序，最终经法定代表人或其授权代理人在合同或协议上签章后方可用印。

4、公司对外报送的各类业务报表（财务报表、统计报表）及其他需用公司印章的文本等，须按规定办理用印手续。

5、公司使用的存根类介绍信、便函、授权委托书等开具要严格履行审批手续，须按权限由相应领导签批后方可开具，开具时应按要求认真填写存根，严禁在空白介绍信、空白便函、空白证件、空白授权委托书等文本上加盖印章。

6、其他公司宣传、企业管理、对外业务、公司决策、行政事务等有关文书。

7、有权审批人分别为：

公章、法人章、合同章涉及市场业务的由总经理审批，其他业务由分管副总经理以上人员审批；

财务专用章由财务负责人审批；部门专用章由部门负责人审批。

（二）公司各类印章实行用印审批登记制度，由公司统一印制“印章签批单”和“用印登记簿”。

“印章签批单”内容包括：

用印单位或部门、用印内容、用印名称、经办人、用印单位或部门负责人审批意见、印章管理部门负责人审阅意见、公司分管领导、公司董事长（如须）签批意见、印章专管员签字。

“用印登记簿”内容包括：

用印日期、用印内容、用印类别、印章专管人员签字、用印部门经办人签字。

（三）公章管理人员应严格履行审核登记手续，未按批准权限用印或用印件内容有误的，印章专管人员不予用印；经办人拒绝印章专管人员审核用印内容的，印章专管人员可拒绝用印并报告领导处理。

介绍信、便函、授权委托书要有存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章。

对外签署的合同或协议、各类业务报表（财务报表、统计报表）及其他需用公司各类印章的文本等，须在合缝处加盖印章。

（四）在法定代表人或其授权人出差期间，用印事项应由印章专管人电话请示法定代表人或其授权人同意后，并在《用印签批单》上做好记录后方可用印。

（五）印章专管人员不得擅自用印，一经发现，严肃处理。

（六）印章专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时，印章授权人应指定他人代管印章，印章专管人员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项。

专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作。

（七）印章原则上不允许带出公司，确因工作需要将公司印章、财务专用章、合同专用章带出使用的，应事先填写“印章签批单”，载明事项，经公司领导批准后由两人以上共同携带使用。

（八）财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章的无须经上述程序。

（九）合同专用章的使用，必须按法定代表人委托的范围签订合同，超越委托范围的无效。

严禁在空白合同上盖章。

利用公司合同专用章给外单位签订合同者，代替其他章使用者，一经发现，收回合同专用章，取消委托代理人资格，有关法律责任由责任人承担。

（十）印章如不慎遗失，保管人员应及时向主管领导报告，并及时在报纸、电视、广播中声明作废，声明作废的一切费用由丢失者全部承担。

若印章损坏，保管人员应向相关主管领导申请更换。

（十一）印章管理人员如工作变动，须办理分管印章的移交手续后方可办理。

（十二）对于所有需要加盖印章的复印件，应标注“此复印件与原件一致”的字样，并标注用途。

四、附则

（一）任何人员违反本制度的规定使用印章，造成丢失、盗用、仿制、超越权限等,考核200元/次，给公司造成损失的，还应承担损害赔偿责任或追究法律责任。

（二）本办法有关条款若与国家法律、法规和上级合同管理机关有关规定相抵触的，从其规定。

第三节公文管理

一、公文主要种类

（一）决定：

对主要事项和重大行动做出安排，用“决定”。

（二）通告：

公布应当普遍遵守和众所周知的事项，用“通告”。

（三）通知：

颁发规章制度和措施；转发上级、同级和不相隶属部门公文，批转下级部门的公文，要求下级部门办理和需要周知或共同执行的事项；任免和聘用事宜，用“通知”。

（四）通报：

表彰、批评、传达重要情况，用“通报”。

（五）报告、请示：

向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、用“报告”；向上级请求指示、批准，用“请示”。

（六）批复：

答复请示事项和对下级部门布置工作，用“批复”。

（七）会议纪要：

传达会议决定事项和主要精神，要求相关部门共同遵守执行的，用“会议纪要”。

（八）函：

平行部门、不相隶属部门之间商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请示批准事项，用“函”。

（九）工作计划：

年、季、月、周工作安排，用“工作计划”。

（十）工作总结：

年、月工作总结，用“工作总结”。

二、公文办理

（一）公司所有公文由办公室统收统发，并作好收发登记。

（二）收悉外部公文，由办公室主任根据文件内容，决定送阅人员，并作好留档工作。

（三）公司文件的发文稿由主办部门起草，送至办公室审核后，送公司总经理签发，由办公室统一发放。

（四）收件部门必须妥善保管好公司文件，办公室要不定期检查。

三、公文管理

（一）公司公文由办公室专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

（二）列入公司《保密管理规定》或注明不准翻印的公文，经公司领导批准，方可翻印。

翻印时，应当登记清楚翻印的部门、日期、份数和用途等。

（三）公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

（四）不具备归档和存查价值的公文，经公司领导批准，可以销毁。

（五）销毁涉及公司秘密的公文应当到指定场所由二人以上监督，并进行登记。

（六）公司各部门合并时，全部公文应当随之合并管理。

撤销时，需要归档的公文整理后按有关规定移交档案部门。

（七）工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

四、违者，考核50元/次。

第四节会议管理

一、会议类别

（一）公司会议

1、由主持会议的公司领导提前半天以上（临时召开的会议除外）向办公室发出召开会议指令。

2、办公室书面或电话通知参会人员，并做好登记。

3、由办公室针对会议议题负责会议材料准备和会场布置工作。

4、办公室文秘负责会议记录，并根据公司领导的要求，整理成会议纪要。

（二）部门会议

1、职能部室主持的需要公司领导参加或涉及多个部门人员参加的会议，由主持会议部门的主管领导，提前一天书面通知办公室（明确会议内容、参会人员、时间、地点），由办公室发会议通知、布置会场并负责会议记录。

2、部门内部会议或涉及其它部门参会较少的会议，由召集部门自行组织。

如果需要公司领导参加，应提前2小时通知。

四、会议准备

（一）会议主持人要认真准备，做到主题明确、发言简明，有具体的贯彻实施意见。

（二）参会人员应准时参加会议并签到，准备好与会议有关的资料。

（三）会议室由办公室指定专人负责管理，各部门如因会议需要使用会议室，须事先向办公室申请，由办公室统筹安排。

（四）会议室电子设备的管理、使用和维护由专人负责，其他人不得随意操作，如需使用应提前与办公室联系。

五、会议记录

（一）会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。

（二）总经理、副总经理主持的公司例会、临时行政会议原则上由办公室秘书负责会议的记录工作，另有规定的，依据公司总经理、副总经理指定的办法执行。

（三）会议记录员应遵守的规定：

1、做好会议的原始记录及会议的考勤记录，根据需要整理成会议纪要。

2、会议纪要于次日呈报会议主持人审核签名。

六、会议要求

（一）会议应按规定时间准时召开，组织会议的部门会前应准备好会议议程及有关内容，并负责维护会议纪律。

所有会议应作到精简、高效，提倡开短会。

（二）会议涉及机密事件，所有与会者要严守保密制度，不得外传泄密，否则按有关规定处理。

（三）会议形成的决议应由牵头部门及时书面通知有关执行部门，对要求传达的会议内容要及时进行传达。

七、会议纪律

（一）参会人员必须遵守会场纪律，不准迟到、早退、频繁走动。

（二）会间将手机设置成“会议模式”，接听手机应离开会场。

（三）带好笔和笔记本，认真做好记录。

（四）公司组织的会议实行签到制。

八、违者，考核50元/次。

第五节接待管理

一、接待范围

（一）按接待对象分：

1、各级政府部门，公司重要客户等。

2、营销客户接待。

3、一般来客接待。

（二）按性质分：

1、会议接待。

综合性培训、会议或其他重要活动的接待，由公司办公室拟定接待计划及费用预算，报公司总经理研究确定。

2、公务接待。

接到来客通知后将来客情况告之办公室主任，由负责人报告公司分管领导。

3、非公务性接待。

报公司领导审批同意后，由公司办公室进行登记，按规定标准接待，并确定相关人员负责。

二、具体安排

（一）公司领导出面的接待，由办公室负责组织、安排。

（二）部门领导出面的接待：

1、需公司领导参加的，由办公室通知；

2、只需业务对口部门参加的，由接待部门安排。

（三）其它相关接待工作，由办公室负责。

三、接待程序

接来客通知→做好记录并汇报相关领导→领导批示→做好迎接准备→办公室接待服务→接待洽谈→安排食宿→礼貌送客安排

四、接待管理

（一）接待工作由办公室统一管理和协调。

（二）特殊来访人员的用餐、住宿由办公室联系办理。

（三）严格控制烟、酒标准，除重要接待一般不安排高档烟酒。

（四）严格限制接待陪同人数，实行对口接待。

（五）接待必须取得正规发票，严禁虚开增开。

五、违者，考核100元/次，接待费用由接待人承担。

第六节微机管理

一、办公室是公司微机与网络的归口管理部门。

二、微机的配置由各部门根据工作需要提出书面申请，由办公室审核签署意见，交公司总经理批准后方可执行。

三、微机的管理

（一）微机购买后，由办公室组织验收，并做好台账记录（明确使用部门、使用人、微机品牌、型号、机号等内容）。

（二）各部门配置的微机应放置在办公区域，严禁私自带出公司以作它用（特殊情况由公司分管领导批准）。

否则，按50元/次考核。

（三）各部门配置的微机应专人使用、专人负责管理；配置给集体使用的微机，由部门指定专人负责管理。

未经本人允许，不得擅自使用他人管理的微机。

否则，按50元/次考核。

（四）涉密岗位的计算机应设置密码并妥善保管，否则，按1000元/次考核。

（五）严禁上班时间将微机用于私人学习、玩游戏、浏览网页等与工作无关的事。

否则，按100元/次考核。

（六）微机属于高值办公用品，使用人员应合理使用，人为造成损坏者，按100元/次考核，并承担维修费用的50%。

（七）微机应安装杀毒软件，避免在使用外来存储介质时感染病毒，造成微机损坏。

（八）下班后或长时间不使用微机时，应将电源关闭。

否则，按50元/次考核。

（九）严禁私自在微机上安装各类游戏软件等与工作无关的软件，不得利用电脑网络故意删除或破坏公司数据、技术资料及其他重要资料、信息。

否则，按50元/次考核。

（十）严禁访问、传播或下载各种反动、色情、游戏、暴力、毒品、赌博、影视、动漫、交友、婚介、贺卡、音乐及与公司经营管理无关的网站。

否则，按100元/次考核。

（十一）严禁利用公司网络资源进行个人行为的炒股、购物、聊天、看小说、玩游戏及其它娱乐活动。

否则，按100元/次考核。

五、微机的维护与维修

1、微机使用人员负责微机的日常清洁。

2、微机发生故障需外委维修时，由使用人员书面申请，所在部门领导签署意见，公司分管领导同意后交物资供应部办理。

第七节公务车辆管理

一、总则

（一）为规范车辆管理，提高车辆的使用效率，控制办公用车成本，制定本规定。

（二）办公室负责公司公务车辆的统一管理，包括车辆的档案、调度、维修（保养）、保险、油料、清洁等。

二、驾驶员及车辆管理

（一）驾驶员要加强业务知识的学习，自觉接受安全教育和业务培训，努力提高自身综合素质。

（二）驾驶员必须严格遵守公司的各项规章制度，树立良好的工作作风和主动热情的服务理念。

（三）驾驶员要严格要求自己，爱护车辆，经常保持车容整洁，自觉遵守交通法规，操作规程，严守职业道德。

（四）驾驶员必须服从工作调配，工作期间必须坚守岗位，未经批准不得私自出车或将车交给他人，否则造成车辆损失或其它后果，将由驾驶员承担全责，并根据情节轻重给予处罚。

（五）车辆车况必须良好，经公安、交通部门年审后持所发合格证方可行驶。

（六）公务车辆实行专人负责管理，负责人每天必须对车辆进行日常检查、维护，并填写检查记录台帐。

（七）驾驶员在驾驶车辆行驶中，必须集中精力，严禁酒后驾车，疲劳驾驶及违章作业，行车中不准与旁人闲淡。

（八）严禁在交叉路口、窄桥、弯道、陡坡、隧道、人行横道、市区交通流量大的路段超车。

（九）车辆行至拐弯时，要做到“一看、二慢、三通过，”同时减速、呜号、靠右行驶。

（十）停车时，驾驶员必须做到熄火、拉好手刹。

（十一）为保证车辆随时使用，油箱内必须有足够的油量。

三、车辆安全管理

驾驶员除严格遵守《道路交通条例》外，还应认真遵守以下规定：

（一）驾驶员必须牢固树立安全第一的思想，时刻要为公司利益、自已和他人着想，一切工作都必须建立在确保安全的基础上。

（二）驾驶员要按照车辆技术要求认真做到例行保养，出车前，收车后对车辆进行认真检查，发现故障及时排除，长途行车时，每行