档案及其作基建档案讲稿.docx

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档案及其作基建档案讲稿

档案与档案工作

一、档案与档案的重要作用

（一）什么是档案？

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织、以及个人从事政治、军事、经济、科学、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。

档案与其他文献相比，其最显著的特点，这就是它的原始性或者说是第一手材料。

（二）我国“档案”的沿革与分类

档案沿革：

甲骨；金文；石刻；竹简木牍；缣帛；纸张；照片；电报；录音；录像；光盘等。

机关、企业事业单位档案的一般分类：

1、文书档案：

（问题、机构）；

2、会计档案：

（凭证、账簿、报表）；

3、科技档案：

（基建、设备、科研等）；

4、出版物档案（书稿、杂志）；

5、声像档案：

（录音、录像、照片）；

6、电子档案：

（磁盘、磁带、光盘）；

7、实物档案：

（奖牌、奖杯、证书、锦旗、印章、赠品、题词）；

8、专门档案（诉讼、商标、专利、病历、干部人事等）；

（三）档案有什么作用？

档案是一种无形资产，是一种不可再生的信息资源，其作用归纳起来主要有四个方面：

一是记载历史作用。

二是工作查考作用。

三是宣传教育作用。

四是原始凭证作用。

（四）档案的社会效益与经济效益

1、社会效益：

指档案在消除社会不稳定因素，构建和谐社会的过程中发挥积极作用所产生的良好效果（举例）；

2、经济效益：

指档案在生产、经营过程中直接或间接发挥作用所取得的良好效果（举例）。

二、我国的档案工作体系

（一）行政管理体系：

国家、省、地、县档案局；

（二）档案保管机构：

各级各类档案馆、档案室；

（三）档案人才培养：

学历教育、在职培训、职称评定

（四）档案法制：

法律法规建设、执法检查

（五）档案宣传：

参与重大活动、举办档案陈列展览、新闻媒体

（六）档案出版：

档案出版社、档案学著作

（七）档案外事：

与国际档案界的交流

（八）档案科研：

科研课题、学术理论

三、档案法律法规与档案标准规范

（一）档案法律法规

1、《档案法》；

2、《档案法实施办法》；

3、《甘肃省档案管理条例》；

4、归档制度。

（二）档案标准规范

科技档案与科技档案工作

第一节科技档案

一、科技档案的概念与种类

（一）科技档案的概念

科技档案是直接记述和反映科技活动并归档保存的科技文件材料。

这一概念揭示了科技档案产生于自然科学研究、生产技术、基本建设等科技活动之中，记述和反映了自然界各种物质的现象、运动规律和人们认识自然、改造自然的活动，是科技活动的直接记录和科技信息的载体。

（二）科技档案的种类

按照内容性质划分，科技档案分为五大类：

1、科研档案：

指在科学技术研究过程中产生的档案。

其特点是以科研课题为单位的成套性。

内容包括规划、计划和依据性论证性等前期材料，实验研究阶段形成的材料，工业性或区域性试验的材料，科研成果和总结、鉴定的材料，科研成果推广材料以及科研成果评奖的材料。

2、生产技术档案：

指人们从事物质生产活动所形成的档案，具体又可分为工业生产技术档案和农业生产技术档案。

工业生产技术档案是指在工业产品的设计、试制和生产、制造等活动中形成的科技档案，分为产品档案和工艺档案两个基本部分，其基本特点是以型号为标识的成套性。

农业生产技术档案是指在农、林、牧、副、渔等生产技术活动中形成的科技档案，可分为农作物生产技术档案、林业生产技术档案、畜牧生产技术档案、水产技术档案等。

3、基本建设档案：

指在各种生产性或民用性建筑物、构筑物、地下地上管线等基本建设工程的勘察、设计、施工、管理和维护等活动中形成的科技档案。

按照工程建设的不同阶段，基建档案一般由四个部分组成：

一是前期文件材料，如可行性研究报告、设计任务书、选址报告、基础资料等：

二是设计文件，如设计依据性文件、设计基础资料、初步设计、技术设计、施工图设计等；三是施工文件材料，如施工组织设计、图纸会审纪要、建筑材料检验报告及出厂合格证、施工记录等；四是竣工文件材料，如竣工报告、竣工图、竣工验收证明书等。

基建档案的基本特点是以工程项目为单位的成套性。

4、设备档案：

指记述设备的结构、性能及其管理使用、维修过程的科技档案。

设备档案按其构造和使用形式的不同可以分为两种，即与土建工程连在一起使用的设备的档案和脱离土建工程独立使用的设备的档案。

按来源可分为自制设备的档案和外购设备的档案。

设备档案的内容主要有购置合同、说明书、图册、合格证、装箱单、安装调试和运行维修记录等，其基本特点是以型号为标识的成套性。

5、专门科技档案：

指在某些专门性领域形成的科技档案，主要有8种：

在气象科技活动中形成的气象档案，在天文观测、研究活动中形成的天文档案，在水文观测、预报、研究活动中的水文档案，在地质勘探、研究活动中形成的地质档案，在大地测量和地图绘制活动中形成的测绘档案，在地震监测、预报、研究活动中形成的地震档案，在环境监测、调研、评价、治理活动中形成的环境保护档案，在疫病预防、治疗、护理和卫生监督活动中形成的医疗卫生档案。

二、科技档案的特点与作用

（一）科技档案的特点

1、专业性：

产生于特定的专业领域，服务于特定的转业领域。

2、科技性：

记载着各种丰富的科技知识和科技信息。

3、成套性：

每一个科技项目形成的科技档案都是一个密切联系、不可分割的有机整体，对科技档案进行分类整理不能破坏这种成套性。

4、复用性：

可以反复复用套用，实现科技档案信息资源的共享。

（二）科技档案的作用

1、科技活动的历史记录；

2、科技资源储备的载体；

3、科技创新的参考依据；

4、科技交流推广的工具。

第二节科技档案工作

科技档案工作是一项集专业性、管理性、保密性、服务性于一体的工作，主要包括行政管理和日常业务两个方面。

一、科技档案工作的行政管理

主要任务是：

档案行政管理部门和各专业管理部门按照集中统一管理的原则，对科技档案工作从宏观上进行统筹规划组织协调，从业务上统一制度和标准，从管理上进行监督和指导，在队伍建设上开展人员培训教育，其目的就是在组织、制度、标准、管理、人员等方面，为科技档案工作的健康开展提供必要的保障。

二、科技档案工作的日常业务

科技档案工作的日常业务主要包括收集、整理、鉴定、保管、统计、利用六个方面，下面作以简要介绍：

（一）科技档案收集工作

这是开展科技档案工作的基础和起点，主要包括两方面的内容：

一是有关部门和人员按归档制度将科技文件材料整理好后进行归档；二是档案部门主动收集散存在有关业务部门和人员手中的科技文件材料。

要做好科技档案的收集归档工作，关键是要制定并严格执行科学完善的归档制度。

归档制度的内容主要包括归档范围、归档时间、归档份数和归档要求四个方面。

归档范围主要是明确哪些科技文件材料应当归档，这主要是按照服务本单位当前和长远科技活动的需要来确定；归档时间根据科技活动的不同情况可采取随时和定期两种不同形式；归档份数根据工作需要合理确定；归档要求主要包括材料的完整情况、制作情况、整理编目情况、移交手续等。

（二）科技档案整理工作

科技档案整理工作就是按照一定的原则与方法，对科技档案进行科学分类、有序排列、准确编号、系统编目的工作，其基本原则是遵循内在规律，维护有机联系，便于保管查阅。

1、科技档案的分类一个单位的科技档案比较多，整理时应先从分类着手。

要做好分类工作，应先结合实际选择适当的分类方法并编制出科学的分类方案。

常见科技档案分类方法有以下六种：

（1）以产品型号为特征的产品型号分类法；

（2）以独立的基建工程项目为特征的工程项目分类法；（3）以独立的科研课题为特征的科研课题分类法；（4）以不同的专业性质为特征的专业分类法；（5）以不同的地域为特征的地域分类法；（6）以时间为特征的时间分类法。

编制分类方案一是要注意同一层次标准要一致，二是要注意避免交叉重复，三是类别设置的粗细大小要与材料的多少、工作的方便相匹配。

2、科技档案案卷的组织大量的单份科技文件材料要组织成一个个既相互独立又紧密联系的案卷，才便于保管查阅。

组织案卷的方法步骤如下：

（1）根据联系和厚度分卷，图纸与文字材料原则分开组卷；

（2）对每一卷（或盒）内的材料进行系统排列，文字材料按重要程度或时间顺序排列，图纸按照图号顺序排列并按规定进行折叠；（3）把组织好的案卷装在卷盒里。

3、科技档案案卷文件材料的编号、编写卷内目录与装订。

4、拟写案卷标题、书写案卷封面。

5、案卷的系统排列与编写案卷目录。

（三）科技档案的鉴定工作

科技档案的鉴定就是根据一定的原则和标准，判定其历史的和现实的价值并确定其保管期限。

科技档案的保管期限分为永久、长期、和短期，划分的原则是：

1、凡是在工作查考、经验总结、科学研究等方面具有长远利用价值的科技档案，列为永久保存；2、凡是在一定时期内具有利用价值的科技档案，列为长期或短期保存；3、凡是介于两种保管期限之间的科技档案，其保管期限从长划定；4、有的科技档案保存的期限，应与其所反映的对象共存亡，不能短于所记载反映的对象。

（四）科技档案的保管工作

1、业务方面：

（1）科技档案案卷的排架：

大流水排架法、分类流水排架法。

（2）底图的保管方法：

平放法、卷放法。

（3）更改与补充。

2、安全方面：

防火、防盗、防水、防鼠、防虫。

3、技术保护方面：

防光、防尘、防霉，温度湿度控制。

（五）科技档案的利用工作

这是档案部门利用科技档案为科研、生产、基建、教学等服务的一项经常性工作，是实现档案工作根本目的的关键环节。

其主要工作内容是：

研究用户需求、建立系统完善的检索体系、编辑印发档案参考资料、接待查阅档案人员

（六）科技档案的统计工作

1、根据国家规定的统计；

2、根据自身工作需要的统计。

建设项目档案管理

一、建设项目文件材料的超前控制

（一）认识超前控制的重要意义

根据档案管理学基本理论，建设项目档案由建设项目形成的科技文件材料归档转化而来。

建设项目科技文件材料的状况如何，即文件材料的形成标准不标准、完整不完整、准确不准确，直接影响着建设项目档案的质量。

因此，做好建设项目档案形成的前期控制工作，把好建设项目科技文件材料形成关，对于保证建设项目档案质量，为建设项目档案的整理与利用创造有利条件，具有十分重要的意义。

（二）明确超前控制的主要内容

建设项目科技文件材料形成、积累的超前控制工作，具体内容主要有四个方面：

1、材料编写制作标准化。

科技文件材料的内容和形式要严格执行国家有关标准，制图要认真执行GB-74《建筑制图标准》的规定，使用标准尺寸的图纸，规范填写图样标题栏；文字材料编写符合有关规定，统一文字材料用纸规格，书写字迹符合档案长期保管的要求。

2、材料编号、更改规范化。

建设项目科技文件材料的编号一般采用工程编号法或专业编号法，要结合实际制定本建设项目的分类编号方案。

同时，要制定落实科技文件材料的更改、补充制度，确保发生更改、补充时文件材料的完整准确和图物相符。

3、材料复制、发放制度化。

要建立健全科技文件材料复制、发放和回收制度，并且在实际工作中认真贯彻落实。

4、材料积累归档系统化。

各建设单位应建立文件材料收集归档制度，明确收集范围和有关人员的职责，创造并改善条件，确保文件材料的齐全完整。

（三）掌握超前控制的有效方法

做好建设项目档案资料的超前控制工作，应当采取得力措施。

根据多年的经验，超前控制的有效方法主要有：

1、实行“四纳入”，强化监督管理。

即把建设项目科技文件材料形成的质量控制工作，纳入建设项目总体规划，纳入与有关单位签订的合同协议，纳入项目建设程序，纳入有关部门和人员的职责范围。

“四纳入”的实质就是将建设项目文件材料的管理同建设项目的各项工作紧密结合，同步进行，一体化管理。

2、建立超前控制的责任保证网络体系。

即建立有主管建设项目的领导、建设项目各参与部门负责人、专（兼）职资料员组成的三级责任保证体系，各司其职，各负其责，从组织上保证建设项目文件材料的质量。

3、运用经济手段，加强控制管理。

即把文件材料的形成、积累、归档与有关部门和人员的经济利益挂钩，运用经济手段实现对建设项目文件材料的有效控制。

4、制定并执行档案部门、档案人员参加项目建设工作会议、参加设备开箱验收、参加建设项目竣工验收的“三参加”制度，以便于档案人员履行职责，有针对性地加强对档案形成、积累工作的监督指导。

二、建设项目竣工文件的编制

（一）对建筑施工和安装施工竣工文件编制的要求

在建设项目的建筑施工和设备安装及调试结束后，有关施工单位即应根据工程现场的实际情况和合同的规定，并按照国家或者行业有关规定、标准，及时编制竣工文件，其要求有以下五点：

1、竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核。

主要内容包括：

施工综合管理文件、测量文件、原始记录及质量评定文件、材料（构件、配件）质量保证书及复试文件、测试（调试）及随工检查记录、建筑安装工程总量表、工程说明、竣工图、重要工程质量事故报告等。

2、收集。

即按照建设项目的收集归档范围和项目建设的实际情况，收齐所缺少的重要文件，补足合同、协议规定的份数。

3、核对。

对施工文件、施工图以及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改或补充标注到相应的文件或者图纸上。

4、变更处理。

与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更的文件，数量较少的可以分散与相应的竣工图编制在一起，数量较多的可以单独组卷整理。

具体应由建设单位与有关单位协商，做出统一规定。

5、易褪色载体材料处理。

对复写纸、热敏纸等形成的需要长期或永久保存的文件材料，应当在其后附存一份复印件。

（二）对竣工图编制的要求

竣工图应当是建设项目最终情况的真实反映，是项目建成投产或者交付使用后维修保养和使用管理必不可少的依据。

按照国家的一贯规定，凡是新建、扩建、改建、技术改造、技术引进的建设项目，都应编制规范的竣工图。

竣工图过去一般由施工单位（包括总包单位和分包单位）负责编制，但现在也有由设计单位编制的行业和施工单位委托设计单位编制的情况。

出现这种情况时，应当明确施工单位和监理单位审核和签认的责任。

另外，建设项目的总平面图和综合管线竣工图，一般由建设单位负责编制或者由建设单位委托有资质的单位编制。

不管是那个单位编制竣工图，都应遵循如下要求：

1、竣工图应按单项工程、装置或专业进行编制，并附有详细的编制说明和竣工图纸目录。

2、竣工图应是新图，必须完整、准确、清晰、规范、真实地反映工程建设的真实情况，其内容应与施工图设计、设计变更、施工记录和质量检查记录相符合，严格地做到图物一致。

3、凡是竣工图，不管用的是施工图还是重新编制的竣工图，不管是否进行过更改，都要逐张加盖竣工图章并签署各个项目；其中国外引进项目、引进技术或者由外国企业承包的建设项目，由外国企业提供的竣工图要由外国企业签字确认。

4、同一建筑物、构筑物重复使用的标准图、通用图，一般不编入竣工图之中，但要在图纸目录中列出图号，指明其所在位置并在编制说明中注明。

不同的建筑物、构筑物应当分别编制。

5、竣工图应统一按照GB/T10609.3规定的图幅进行折叠。

6、要编制竣工图总说明及各专业的编制说明，系统准确地表述竣工图的编制原则和各专业的目录及编制情况。

7、竣工图编制完毕后，监理单位应督促和协调各有关方面检查其竣工图的编制情况，如果发现不准确或者短缺的问题，应及时补充修改。

（三）竣工图的更改

1、一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，可以在原图上更改；涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变以及变更面积超过35%的，要重新绘制竣工图，重新绘制的竣工图仍然使用原图编号，并且在末尾加注“竣”字，或者在新图图标内注明“竣工阶段”。

2、文字、数据的更改一般采取杠改方法，线条更改一般采取划改的办法；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制。

3、利用施工图更改，应当在更改处注明更改所依据文件的名称、日期、编号和条款号。

4、直接在图纸上更改难以表达清楚的，应当在标题栏上方或者左边的适当空白处用文字说明。

新增加的文字说明，要同时在其涉及的竣工图上做出相应的变更。

5、因更改而在图纸上新引出的文字说明或者图样，应与原图框架平行，并且引出的线条不交叉，不遮盖其它线条。

6、更改图纸应当符合相应的专业技术要求，并且使用黑色墨水或者碳素墨水书写。

7、凡是有变更的图纸，必须有编制单位技术负责人和编制人的签字。

8、如果一张图纸更改通知单涉及到两张甚至更多的图纸，且这些图纸不在一个案卷内，应当将通知单的复印件附在有关案卷之中，或者在所有相关的案卷备考表中说明，以便日后查阅。

（四）竣工图章及其使用

竣工图章是确认竣工图有效性的一个重要手段和标识。

根据国家有关规定，竣工图章的格式、内容和使用要求是：

1、竣工图章的规格与样式：

编制单位

竣工图

编制人

技术负责人

编制日期

监理单位名称

监理人

（80mmX60mm）

2、竣工图章填写。

由编制单位逐张加盖并签署竣工图章，竣工图章各项目填写要齐全、清楚，不得代签；行业主管部门规定由设计单位编制竣工图的，可以在新图中采用竣工图标，并按要求签署竣工图标。

竣工图标的内容与格式由行业统一规定。

3、颜色。

竣工图章使用红色印泥，统一盖在标题栏附近空白处。

（五）竣工图编制的套数及费用与责任的承担

1、竣工图编制的套数。

建设项目竣工图一般应编制两套，由建设单位向业主和生产（使用）单位移交；如果建设单位主管部门或者上级主管单位需要接收的应按主管部门的要求办理，合同有专门规定的按合同规定办理；在大中城市规划区范围内的建设项目，其竣工图的编制套数还应考虑到向城建档案部门移交的与城市建设、规划及管理有关的主要建筑物和综合管线的竣工图。

2、编制竣工图费用的承担。

总的来说，编制竣工图的费用应在建设项目的总投资中解决，由建设单位或者有关部门在与承包单位签订合同时予以明确。

但是，施工单位应向建设单位提交两套属于职责范围内形成的竣工文件，其费用由施工单位承担；建设单位的主管部门要求增加套数或行业主管部门要求由设计单位编制竣工图的，其费用由建设单位承担；因修改需要重新绘制的，除合同事先有规定者外，应当根据具体情况，通过协商合理划分承担的责任。

3、通过合同确认竣工图编制的要求和责任。

建设项目各参建单位对竣工图的编制，应当通过合同的形式予以约定。

其内容可以纳入相应的设计合同或者施工合同，也可以单独订立竣工图编制合同。

合同中应当明确设计单位或者施工单位提交建设单位项目档案的名称、内容、版本、套数、时间、费用、质量要求以及违约的责任。

与此同时，监理合同也要明确监理单位对竣工文件审核和向建设单位提交监理档案的责任。

三、建设项目文件材料的整理

在建设项目进展到收尾阶段或者结束时，各参建单位即应及时做出安排，尽快按照合同要求将自己所负责的工程的文件材料，按照规定进行规范整理。

整理的方法步骤如下：

（一）建设项目文件材料的分类

建设项目文件材料应当分别不同情况，按照下列方法进行分类：

1、建设单位各内部机构形成或者收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件以及验收文件，应当根据文件的性质和内容，分别按照年度、单项或者单位工程进行分类。

2、勘察单位和设计单位形成的基础材料、设计文件，按照项目或专业进行分类。

3、施工技术文件按照单项工程的专业、阶段分类；检查验收记录、质量评定材料和监理文件，按照单位工程分类。

4、设备、技术、工艺、专利以及商检索赔文件，由承办单位按照台（套）、专业或者事由进行分类。

5、施工现场使用的译文和安装、调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行以及维护中形成的文件、工程事故处理文件，由施工单位按照专业、事由或者相关联系进行分类。

（二）建设项目文件的组卷

建设项目文件组卷的基本要求是：

遵循建设项目文件材料形成的基本规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，适当考虑保管期限和案卷厚度，便于保管和利用。

具体方法如下：

1、施工文件按单项工程、单位工程或者装置、阶段、结构、专业进行组卷。

2、竣工图按建筑、结构、供水、供电、供暖、电梯、消防、环保等顺序组卷。

3、设备文件按专业、台（件）等进行组卷。

4、管理性文件按问题、时间或者依据性、基础性、竣工验收文件进行组卷。

5、设计变更文件、工程更改洽商单、监理文件按文种进行组卷。

6、原材料试验文件，按单项工程、单位工程进行组卷。

7、如果同一单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业、台（件）、问题的文件材料比较少，可以单独组成一卷；如果同一单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业、台（件）、问题的文件材料比较多，可以分别不同情况组成有机联系并且连续排列在一起的若干个案卷。

8、不同保管期限的文件原则上不能混合组卷。

9、卷内文件一般不能有重份。

（三）卷内文件材料的排列

建设项目文件材料的具体情况比较复杂，具体到一个卷内的文件，应当分别不同情况，采取不同方法进行排列：

1、管理性文件按照问题结合时间或者重要程度进行排列。

2、施工文件按照管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收的顺序进行排列。

3、设备文件按照依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修的顺序进行排列。

4、竣工图按照专业、图号进行排列。

5、同一卷内的文件，一般按照文字材料在前图纸在后、译文在前原文在后、复文在前问文在后、正件在前附件在后、印件在前定稿在后的顺序排列。

（四）编写卷内文件页号

1、卷内文件凡是有书写内容的页面都应编写页号，其中正面编在右下角，背面编在左下角。

2、每一个案卷都要从“1”开始编写页号，不同的案卷不能连续编写页号。

3、卷内目录、备考表不能编在卷内文件的页数之内。

4、成套的图纸或印刷成册的文件，如已有系统准确的页号，可以不再重编。

（五）编写卷内目录

国家标准卷内目录的样式如下:

卷内目录

序号

文件

编号

责任者

文件材料题名

日期

页号

备

注

（297mmX210mm）

从上面我们可以看出，科技档案卷内目录共有七个栏目，这七个栏目填写的规范要求具体如下：

1、“序号”项：

指卷内文件的排列顺序编号，使用阿拉伯数字从“1”开始填写，一份文件一个号，每卷均从“1”编起。

2、“文件编号”项：

指卷内文件的文号、图纸的图号或者设备的代号，填写时应按原文照录，不能随意省略或变更。

无文件编号的文件，此项空缺不填。

3、“责任者”项：

指制发文件的单位或个人。

A、填写制发文件机关的名称或个人的姓名，一般以文件的盖章或署名为准；

B、机关应填写其全称或通用简称；

C、两个或两个以上机关的联合发文，一般只填写主办单位名称，也就是编发文字号的单位；

D、合同、协议应填写甲方、乙方两个单位的名称；

E、个人作者填写其姓名，必要时加填职务或身份，如“省长陆浩”、“日本XX公司总裁小田二郎”等；

4、“文件材料题名”项：

指文件的标题名称。

A、一般应照录文件原题名，不得自行缩减或修改。

B、无题名或题名不能揭示文件内容的文件，应根据文件内容自拟题名加“[]”填写。

C、有正题名、副题名的文件，可选择其中有检索价值的题名填写。

D、外文或者少数民族文字的文件题名，除原文照抄外，应将汉文译文加“[]”附在其后。

5、“日期”项：

填文件形成日期：

A、填写文件的形成时间，一般以落款时间、会议通过时间或发布时间为准；

B、用8位阿拉伯数字标注年、月、日，不能省略。

例如：

“2002年6月10日”标注为“20020610”，