合同管理办法文本.docx

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合同管理办法文本

合同管理办法（试行）

第一章总则

第一条：

为了适应日益规范的建筑市场要求，减少和避免经济纠纷，维护公司的合法权益，加强公司的合同管理工作，建立健全以事前防范为主、事中控制和事后补救为辅的合同管理体系，规避经营风险，减少法律诉讼，根据《中华人民共和国民法通则》、《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规，结合公司的实际情况，制定本办法。

第二条：

本办法所称合同是指公司及所辖各部门在施工生产及经营过程中与公司以外自然人、法人、其他组织之间签订的平等、自愿、公平的设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

本办法所称合同管理是指各单位实施的合同签订、履行、变更、转让、终止、纠纷处理、监督检查、奖惩等行为。

本办法所指的合同，包括建筑消防工程施工合同、劳务合同、物资采购合同、房屋租赁合同。

第三条：

合同管理工作应当遵循下列原则：

（一）依法签订合同，保证合同内容、程序合法

（二）规范履行合同，提高合同的履约率

（三）妥善保管合同管理过程中的各项文书、单据，保证合同管理资料的完整性

（四）及时处理合同纠纷，维护企业的合法权益

第四条：

任何单位和个人不得利用合同从事扰乱社会经济秩序和单位生产经营管理秩序、损害单位利益、国家利益和社会公共利益等违法活动。

第五条：

任何人不得以任何方式泄漏在合同管理过程中知悉的商业秘密。

第六条：

本办法适用于公司所有部门。

第二章合同管理机构、人员及职责

第七条：

公司成立合同管理领导组，负责统一管理公司范围内所有的合同管理，合同管理领导组是本系统内合同管理工作的权力机构。

合同管理领导组的人员组成：

组长：

总经理

副组长：

行政总监营运总监财务总监

成员：

公司各部门

第八条：

合同管理领导组及各部门的职责：

（一）合同管理领导组：

1．负责制定和修改涉及公司的合同管理规章制度

2．监督和定期检查合同管理制度的落实情况，指导各部门合同管理工作

3．组织编写公司内的合同示范文本

4．全面负责公司范围内合同的评审、签订、监督，对于合同的会审必须在10个工作日内给予答复，日期不顺延，以便于合同管理的及时进行

5．解决合同纠纷的申诉、应诉、索赔

6．其他有关合同管理的工作

（二）管理中心：

1．负责收集各部门上报的草拟合同，组织公司合同管理小组进行评审

2．负责审核确认合同的工期、数量、单价（指标）、金额、质量等条款

3．根据预算、责任成本预算，监督合同的实际执行情况

4．负责审核外协队伍的准入资格，办理外协队伍的准入手续

（三）法律事务部：

1．负责制定及下发合同标准文本

2．负责审核合同条款，防范风险

3．对评审合格的合同加盖公司合同专用章

4．负责办理法定代表人授权委托书

（四）财务部：

1．负责收取外协队伍的履约保证金，扣缴外协队伍的质量保证金

2．负责审核合同约定的付款方式，在合同执行过程中控制资金的支付

（五）安检部

负责审核与安全、质量、环保、职业健康等相关的条款

第九条：

公司要成立合同管理小组，公司对外签订合同，必须经合同管理小组会审同意后方可草拟，并需派合同管理员按公司相关要求及时报送。

合同管理小组组成：

组长：

总经理

副组长：

行政总监、营运总监、财务总监

成员：

合同管理员、各职能部门负责人

总经理是各部门合同管理的第一责任人，对各部门

合同的签订、履行、终止全过程负责。

合同管理小组的主要职责：

（一）制定具体的合同管理制度

（二）宣传、组织学习并贯彻执行有关合同的法律、法规政策

（三）草拟和初步审查合同的各项条款，确保合同内容、条款等符合合同订立人的意志和有关法律的要求

（四）配合公司参与合同纠纷的申诉、索赔和应诉

（五）坚决制止单位和个人利用合同进行违法活动

（六）承办其他有关合同管理工作

第十条：

公司要设立专（兼）职合同管理员，并报公司法律事务部备案，在进行必要的法律培训后，方可上岗。

合同管理员是项目部合同的综合归口管理责任人，对项目部涉及经济事项的合同全过程负责。

合同管理人员主要职责：

（一）组织制定本项目部的合同管理工作实施细则

（二）建立健全合同管理台帐，作好和合同有关档案材料的保管工作

（三）负责草拟合同

（四）监督合同的履行过程，对可能出现的问题进行分析，及时以书面形式向法律事务部汇报

（五）合同终止或项目部解体后合同未履行完毕的将情况书面写明，报法律事务部备案

（六）经公司授权，进行资质预审

（七）承办其他有关合同管理工作

第十一条：

委托代理制度及程序：

（一）项目经理经公司董事长书面授权，并经书面批准后，方有权代表企业在授权范围内进行活动

（二）合同当事人必须在代理权限范围内实施代理行为，超越代理权的代理人无权订立合同，其行为由行为人承担民事法律责任

（三）委托代理必须采用书面形式，委托书应当载明代理人的姓名或名称、代理事项、代理权限、有效时间和委托日期，并由委托人签名或盖章；

第三章合同的签订、履行分工及权限

第十二条：

合同的签订

（一）签订合同应当遵守国家法律、法规、规章和政策的规定，坚持平等、自愿、公平、诚实信用的原则

（二）要采用公司统一制定的合同示范文本来对外签订合同，合同内容可根据施工现场实际情况填写，但是付款方式、争议解决方式和违约责任严格按照范本内容，特殊经济事项没有示范文本的，可以采用“协议书”的形式，要本着平等但利于我方履行的原则，协议书的条款应严谨、无漏洞，符合国家相关法律法规的规定

（三）除可及时清结的小型经济活动外，合同必须采用书面形式

（四）对外草拟的合同，必须经公司合同管理小组集体讨论、会签。

公司专（兼）职合同管理人员应及时将草拟合同报送公司合同管理领导组。

第十三条：

合同生效后，应当履行合同，以合同执行部门为主，其他有关部门应当密切配合。

合同中约定的生效条件尚未成就的，不得履行。

第十四条：

由于非我方原因致使合同无法履行，应采用书面形式及时通知对方，不得采用口头形式，及时采取措施减少损失发生，并注意收集、保全有关证据。

合同管理员同时应将相关情况报送公司合同管理领导组。

第十五条：

发现对方不履行或不完全履行合同时，合同执行部门除督促对方继续履行外，应立即将情况向合同管理员和报告，并注意收集、保全相关证据。

合同管理员收到报告后，应认真分析，提出应对措施，并报公司合同管理领导组审核批准。

对方确实不履行或不完全履行合同时，合同管理员应及时向对方送达违约通知书，收集、保全相关证据，配合公司做好法律诉讼或仲裁的准备工作。

第十六条：

合同履行完毕后，合同执行部门在10天内应当将合同履行情况书面报送合同管理员。

第四章合同变更和解除

第十七条：

生效的合同依法可以进行变更和解除。

第十八条：

合同一经签订，即产生法律效力，合同双方必须严格执行，原则上不能随意变更或解除合同。

如一方确需变更或解除合同时，必须把变更或解除合同的原因、责任及相关损失或赔偿以书面形式报告对方，对方按合同条款办理手续及赔偿。

双方协商核定有关责任及赔偿金额。

如双方无法调解时，依法采用仲裁或诉讼手段解决。

第十九条：

如合同一方未完全履行合同条款，造成另一方名誉或经济损失时，另一方可按照合同约定向违约方索赔，以及进行名誉或精神赔偿，直至解除合同。

善后事宜双方按照合同条款协商解决，如无法调解时，依法采用仲裁或诉讼手段解决。

第五章合同纠纷的调解和仲裁

第二十条：

合同发生纠纷时，当事人可以通过协商或者调解解决，协商不成需采取仲裁或诉讼手段解决时，合同管理员应及时向合同管理领导组报告，并整理收集有关资料到上级主管部门办理有关审定代理人等级及授权委托手续。

第二十一条：

依法向仲裁机构或人民法院请求变更或解除合同的，应当在法定期限内提出。

第七章合同档案资料的管理

第二十二条：

公司及所属各部门应加强合同档案资料的管理工作，建立健全合同档案资料管理制度。

第二十三条：

合同档案资料的生成一般分为三个阶段：

（一）合同正式签订前产生的相关资料

（二）合同正式签订后履行过程中产生的相关资料

（三）合同纠纷发生后产生的相关资料

第二十四条：

合同档案资料包括但不限于：

合同管理相关的法律法规、规章制度、合同示范文本、合同当事人的资信资料、来往函件、数据电文、招投标文件、合同、补充合同、会议纪要、来往函件的签发单据、合同评审表、合同会审情况记录、合同专用章用印审批表、合同管理台帐、合同用印登记表、合同签订履行情况表、合同检查意见书、检查整改情况报告书、财务结算凭证、起诉状、答辩状等。

第二十五六条：

合同档案资料中除技术性资料和财务凭证原件按照有关规定保管归档外，各相关部门应当做好其他资料的保管和移交工作，公司将对整个经济合同档案资料统一管理。

第二十六条：

合同档案基础资料是涉及企业商业秘密的重要文件，合同基础资料生成后，原件必须归档保存，日常工作中应当使用复印件。

严禁涂改、毁损合同档案资料。

如确需使用资料原件的，建立严格的审批、催还、归档制度。

严禁个人私自保管合同档案资料，严禁泄露合同档案资料中的内容

第二十七条：

各部门所签合同，必须由公司统一编号管理。

合同编号为：

福都广场（合同类型简称）字（签约年份）-总序号-分类合同的序号

第八章合同管理监督、考核与奖惩

第二十八条：

公司合同管理领导组定期对合同的执行情况进行监督检查，及时找出合同执行过程中在的问题，杜绝违反合同的行为。

合同监督检查是企业合同管理的重要内容。

公司合同领导组委托各职能科室有权单独成立合同监督检查小组，定期、不定期检查项目部的合同管理情况，保证合同的顺利履行。

第二十九条：

合同监督检查的主要内容有：

（一）合同管理制度的制定和落实情况

（二）合同档案资料的建立和保管工作

（三）合同的签订和履行情况

尤其是对于签订和履行过程，更是要作为检查的重点

第三十条：

合同监督检查小组应当在检查结束3日内向受检单位送达检查意见书。

检查意见书中应当包括监督检查小组成员姓名和职务，被检单位合同管理的基本做法，存在问题，相应的处理意见和加强合同管理的建议等。

第三十一条：

被检查单位应当自收到检查意见书3日内，将落实整改情况书面报告监督检查小组。

第三十二条：

各单位应当建立和健全合同管理的奖惩制度，通过奖励或惩罚，维护合同管理制度的严肃性，激发合同管理工作人员的积极性，不断提高合同管理水平。

第三十三条：

部门在合同履行过程中违反本办法的规定，尚未造成经济损失的，对有责任的领导和直接责任者，进行批评教育；已造成经济损失的，按其情节轻重，分别按造成经济损失金额3%～5%的经济处罚和行政处分；违反国家法律、法规的，移交司法部门处理。

第三十四条：

合同管理卓有成效，成绩突出的部门和个人按照有关规定予以奖励。

本制度自****年**月**日起生效实施

河南省福都商业管理有限公司

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