第三届交流文章政府信息公开.docx

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第三届交流文章政府信息公开

第三届长三角城市档案局长联席会议交流材料

政府信息公开——档案部门的助推器

南通市档案局（馆）

（2008年10月）

5月1日，《中华人民共和国政府信息公开条例》正式实施。

该《条例》自公布到正式实施，历时一年有余，备受社会关注。

其作为政务公开的基础性工作，在保障公民知情权、监督权、参与权，构建社会主义和谐社会，转变政府执政理念，深化行政体制改革，建立反腐倡廉长效机制等方面具有重大意义。

《条例》第十六条规定，各级人民政府应当在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所，并配备相应的设施、设备，为公民、法人或者其他组织获取政府信息提供便利。

面对政府信息公开的大潮，档案部门如何找准位置，勇立潮头？

结合南通市档案局（馆）近两年来为政府信息公开服务的实践，提出一些粗浅思考。

一、政府信息公开助推档案部门步入前台

《条例》以法律的形式明确了国家档案馆是政府信息公开的场所，使档案部门从幕后走向前台，给档案工作的发展带来了前所未有的新机遇。

1．政府信息公开助推档案事业全面发展。

扎实的档案基础业务是保证政府信息公开的前提条件。

随着社会的不断进步，人们可以获得的信息量不断加大，信息的来源和传播渠道越来越多样化。

档案部门应当建立和完善规模更大、时效更强的数据库，为政府信息公开作出更大的努力。

同时，政府部门在活动中会产生大量的公文，《条例》的实施要求档案部门做好相关信息的整理、分类、编目和检索等基础工作，促使得档案部门要通过对档案信息资源的开发和利用，并以快速的传递速度和丰富的信息资源赢得自己的地位。

因此，随着《条例》的全面实施，有利于档案管理工作的进一步提高和完善，促使档案部门的地位也随之提高。

2．政府信息公开助推档案馆向公共档案馆转型。

衡量一个社会是否进步的一个重要指标是社会民众对公共事务的参与程度，而我国现有的档案馆还主要是为政府服务的，不是社会广泛参与的公共档案馆。

《条例》第十六条中关于“各级人民政府应当在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所，并配备相应的设施、设备，为公民、法人或者其他组织获取政府信息提供便利。

行政机关可以根据需要设立公共查阅室、资料索取点、信息公告栏、电子信息屏等场所、设施，公开政府信息。

行政机关应当及时向国家档案馆、公共图书馆提供主动公开的政府信息”的有关规定将使得档案馆更加开放，档案馆将面临日益增长的查询，公众将越来越离不开档案馆，使得档案馆的服务性、公开性和开放性功能日益增强，促使档案馆向公共档案馆转型。

3．政府信息公开助推全社会档案意识和档案工作者素质的提高。

《条例》的实施使得档案馆比以前更接近民众的生活，社会公众更加依赖于向档案馆查找相关文件，这样将使得全社会对档案工作的重要性有更加全新的认识，也有助于档案工作获得更高的社会地位。

同时，随着《条例》的实施，档案开放的领域越来越广，包含公民个人活动、财产权益等的档案越来越多，要求档案管理人员不能仅有单一的档案专业知识，而应当是知识全面的复合型人才，有利于档案干部队伍综合业务素质的提高。

二、档案部门深度参与政府信息公开工作的实践与思考

随着《条例》的实施，积极主动地为政府信息公开服务，已经成为档案部门的共识。

但是，如果我们的“服务”仅仅停留在“公众获取政府公开信息场所”这样的浅表层面是不够的，我们应该积极主动地、更深层次地参与政府信息公开工作。

只有这样，档案部门在政府信息公开工作中才能大有作为。

基于这样的认识，近年来，南通市档案局（馆）主动积极地参与政府信息公开工作，主要完成了三大任务：

1．参与《南通市政府信息公开实施办法》及其与之相配套的一系列规范性文件的讨论、制定工作。

《实施办法》是统管南通市政府信息公开工作的纲领性文件，对全市政府信息公开工作的责任者、公开范围、公开方式、法律责任等问题作了明确的规定。

档案局（馆）参加了起草、修改、定稿、颁发的全过程。

在这一文件中吸收了档案部门的两条意见：

一是将“各级国家综合档案馆的现行文件利用中心”列为政府信息公开场所之一；二是规定“政府信息生成后的时间超出档案管理法律、法规规定的档案移交年限的，公民、法人和其他组织应当到相应的国家档案馆查找有关政府信息。

”这一规定从本质意义上揭示了现行政府信息和馆藏档案的同一性、一致性。

市档案局（馆）还参与了与《实施办法》相配套的一系列规范性文件的讨论、制定工作。

这些文件有：

《南通市政府信息主动公开制度》、《南通市政府信息依申请公开制度》、《南通市政务公开责任追究制度》、《南通市政务公开考核办法》、《南通市政务公开审核制度》、《南通市政务公开公示制度》、《南通市政务公开听证制度》等，其中《南通市政府信息主动公开制度》、《南通市政府信息依申请公开制度》由市档案局（馆）起草。

2．起草、制定了深化政府信息公开的配套文件，进一步把推行政府信息公开工作落到实处。

主要有：

《南通市政府信息公开指南和目录编制规范》、公开指南和目录编写样本、不同类型政府机关的公开指南试写稿与公开目录试写稿、《南通市政府信息公开机构代码》，以及在政府信息公开工作中可能会用到的四件法律文书样本（包括政府信息公开申请《登记回执》、《可以公开告知书》、《不予公开告知书》、《难于提供告知书》等）。

上述配套文件的制定，对于规范、有序地推进与深化全市的政府信息公开工作起着十分重要的作用。

但是随着计算机的普及与互联网的发展、无纸化办公的推进和OA办公系统的广泛应用，原来制定的一些“规范”实施不到一年，就显得过时了。

根据形势的发展，急需制定一套政府信息网上公开的实施标准。

南通市档案局（馆）又积极主动地承担了这一任务，先后起草了《南通市政府信息网站公开具体实施标准》、《南通市公共企事业单位办事信息网站公开具体实施标准》，经过市政务公开领导小组办公室讨论通过后拟在全市政府机关和公共企事业单位全面施行。

这两个《实施标准》是《南通市政府信息公开指南和目录编制规范》的配套文件，是《编制规范》的进一步深化，具有一定的开创性意义。

实践证明，档案部门制定政府信息公开规范与标准的意义在于：

一是各单位政府信息与办事信息网站公开有了一个统一的、规范的、可操作的实施标准；二是各单位政府信息与办事信息网站公开有了一个集中的、对外充分开放的网络平台，为普通老百姓获取公共信息与网上办事提供了极大的方便；三是可以更方便地进行网站（页）维护与信息的及时更新；四是有利于下一步政府信息与办事信息的采集、归档和管理。

3．开展业务培训和检查，确保规范与标准的实施。

政府信息公开的规范与标准制定出来以后，关键是落实，落实的手段自然离不开传统的集中培训和个别辅导。

培训工作面广量大，开始搞的是集中培训，200多人集中在报告厅里，效果并不太理想。

后来，改变方法，将所有政府机关区分类型，分类指导，小班上课，小班辅导，反倒收到比较明显的效果。

下一步，我们还将组织政府信息公开工作的专项检查，将其列入政府年度目标考核之一，确保该项工作实施到位，同时也赋予了档案部门在政府年度目标考核中的话语权，提升了档案部门的地位。

通过几年的努力，在积极主动地参与政府信息公开工作中，我们主要有以下几点思考和认识。

第一，要以系统观念，着眼于创造档案部门外部的和谐环境，努力搞好与领导小组成员的关系。

在领导小组成员单位中，比起组织部、发改委等强势部门来说，档案局只能算得一个弱势部门。

此时的档案部门一定要不卑不亢，虚心求教。

在“强势”部门面前，不必自惭形秽，应该充分发挥档案部门的优势，自我加压、多方协作、脚踏实地、兢兢业业地做出几件像样的事来，要用自己的出色工作来赢得其他单位的认可与支持，创造出一个宽松和谐的发展档案事业的外部环境。

第二，要以全局观念，着眼于整个地区、着眼于各行各业的信息公开工作。

在为全市政府信息公开工作制定规范与标准时，一定要站在全市的高度通盘考虑，一是要把各县（市、区）、镇（乡）的政府信息公开工作考虑进来，二是要把下一步将要在全市全面铺开的公共事业单位的办事公开、党群系统的党务信息公开和群团信息公开全面地考虑进来。

这主要体现在机构代码和公开信息索取号的编制上。

我们在编制机构代码时，站在大市的高度，为各县（市、区）预留了代码，我们在编制公开信息索取号时，也为公开事业单位的办事公开信息和党群系统的党务公开信息、群团公开信息预留了代码。

机构代码的编制尽量与现行文件管理的编号相一致，且留有余地，并考虑了今后党群系统和有关企事业单位信息公开的需求。

第三，要以发展观念，着眼于今后电子文件的管理。

要力戒短期行为，要将政府信息公开工作与下一步电子文件数据库建设通盘考虑，要注意从政府信息的形成抓起，对政府公开信息形成的格式、标准在一开始就提出统一要求，以便与今后电子文件的归档和管理更方便有效地接轨。

编制政府信息公开目录时，增加了关键词录入，进一步完善政府信息的网上检索功能，为社会公众查阅利用政府公开信息提供更多的方便。

我们常说：

“有为才有位。

”南通市档案局（馆）的实践又一次证明了这一点。

对于政府信息公开工作来说，只有主动参与了，深度介入了，档案部门才能掌握主动权，发挥更大的作用。

三、档案部门在政府信息公开舞台上大有作为

目前，政府信息公开正迅速在各地推行，与此同时，无以数计的政府公开信息将在互联网上形成。

这些信息在不断地产生，不断地更新，同时也在不断地消亡。

面对互联网上这些已经形成的、并且每时每刻在不断形成与不断消亡的数量庞大的政府公开信息，一系列问题接踵而至：

谁来保存与管理互联网上的政府公开信息？

应该保存与管理哪些有价值的政府公开信息？

如何保存与管理这些有用的信息？

1．关于“谁来保存与管理？

”的问题。

保存与管理如此数量庞大的政府公开信息的主体是谁？

据有关资料介绍，目前我国网络信息保存研究尚处于试验和论证研究阶段，还没有专门的政府网站保存实践。

但在已经启动的两个试验项目中，政府网站信息的采集与保存是其重要方面。

一个试验项目是中国国家图书馆的“网络信息采集与保存”项目，从2005年开始镜像采集与保存中国政府网站；另一个是“中国Web信息博物馆”，采集对象包括政府网站信息及其他大量网站资源。

在这方面，档案部门似乎缺少应有的敏感，其表现似乎滞后许多。

其实，作为有着丰富档案信息资源管理经验的档案部门，也应该成为政府公开网站信息保存与管理的主体。

当一项新的信息管理工作刚刚出现而行为主体呈现多样化的时候，档案部门应该当仁不让，主动请缨。

事实上档案部门完全有条件、有能力完成好这一任务。

各级档案局（馆）对政府公开信息（特别是互联网上的电子文件与其他重要信息）的归档和管理，应该未雨绸缪，及早考虑，制定规范和制度，使其早日走上正轨。

南通市档案局（馆）正在通过自己坚持不懈的实践，努力做好这方面的工作，目前采用的是档案部门与信息中心共同管理的模式。

现在全市所有政府机关及公共企事业单位的上网信息都暂存在信息中心的服务器里，而永久保存有价值的政府公开信息的全市电子文件管理中心正在档案馆筹建。

2．关于“保存与管理哪些有价值的政府公开信息”的问题。

这个问题的核心是对政府机关网上公开信息的价值判断。

保存与管理的前提是采集。

这里必须解决好两个问题：

一是采集的原则，似仍应坚持“以我为主”的原则，即由各单位自行负责采集本部门、本单位形成的重要的政府公开信息，其编号应该尽可能地与配套的电子文件及纸质文件相一致。

既然有“为主”，必然还有“为辅”。

凡是对本部门员工的工作、学习、生活有所帮助的信息都可以列入采集的范围，因此，我们的采集原则可以定为“以我为主，博采众长”。

二是采集的范围，似应根据本部门、本单位的具体情况，制定出一份关于网站公开的政府信息采集范围的规定。

这个范围自然应该立足于本部门、本单位建立的政府网站（或网页）。

有的同志认为，现在各单位形成的电子文件与该单位政府信息公开网站（页）的内容相重复，就没有必要再进行网上采集与保存了。

我们认为这种认识有失偏颇，这是因为：

其一，政府机关网上的公开信息并不都是以本单位文件形式出现的。

网站上除了本单位颁发的文件外，还有许多重要内容仍具有惟一性，例如社会公众看了有关文件以后互动形成的一些有保存价值的文字信息与声像资料等。

其二，由于电子邮件在公务活动中的广泛应用，一些重要的电子函无疑应该列入网上采集与保存的范围。

其三，随着工作节奏的加快以及业务工作实时通信的发展，越来越多的政府机关工作人员与各方联系，还采用了MSN、QQ、雅虎通等即时通讯工具，它们所形成的大量的即时通讯信息，其中不乏有保存价值的公务性信息，我们也应该把这些信息纳入政府公开信息采集与保存的范围之中。

3．关于“如何保存与管理这些有用的信息”的问题。

这是一个保存与管理的方式方法问题。

政府公开信息采集以后，还必须进行一系列整理、鉴定工作以后才能存档。

整理工作的内容主要是鉴别真伪、区别价值、统一格式、编制检索工具等。

这些对于一个会熟练操作电脑的档案工作者来说，可谓是轻车熟路，应该没有太大的困难。

但从宏观与中观角度看，政府网站公开信息的存档与管理是一个相当大的系统工程，必须认真解决好五个“接轨”问题：

一是要和已对外公开的现行文件管理接轨；二是要和办公自动化目前所使用的OA系统对文件的管理相接轨；三是要和信息中心总控制室的后台数据库的管理接轨；四是要和正在筹建的电子文件管理中心接轨；五是要和未来的数字档案馆的管理相接轨。

在这五个接轨中，比较容易办到的是第一个接轨，因为都是档案部门在管或许要好办一些，只要注意，在政府公开信息中凡是与现行文件服务中心相重复的文件，其编号应该尽可能的一致。

后四个接轨的难度都比较大。

最后一个虽说也是档案部门内部的事，但由于数字档案馆的管理对象主要着眼于已经数字化了的馆藏档案，而新近存档的政府公开信息毕竟有着许多不确定因素，如何“融入”数字档案馆这个大家庭，还有许多问题值得研究。

这些无疑都是新的工作、新的任务，我们不能等其他系统建成了，成熟了，再来考虑已公开网上政府信息的管理问题，一定要做到未雨绸缪，早作准备，统筹考虑。

要圆满解决好以上三个问题，必须有相关的措施予以保证。

一是要加强宣传与监督，切实加强各级政府部门的政府网站公开信息的存档意识和存档责任；二是要加强档案部门与有关方面的通力合作，要打破“信息孤岛”，提倡“共建共享”，尤其是要加强与图书文献部门、信息技术部门的联系与合作；三是要尽快提高档案人员自身的综合素质，尤其要增强计算机运用和网络应用水平，以适应政府网站公开信息采集与管理业务工作的需要。

以上汇报的是我们对政府信息公开工作所作的浅显思考。

我们与兄弟单位相比差距仍然很大，我们将以此次会议为契机，不断学习先进经验，努力提升档案部门服务政府信息公开工作的水平，使档案馆从封闭走向开放、从传统走向现代、从神秘走向亲切，在时代的变迁中一路前行。

我们相信，只要我们勇于实践，积极探索，档案部门在服务信息公开，促进社会主义政治民主，构建以人为本的和谐社会这个大舞台上一定会大有作为。