吉林省水利水电建设工程档案资料管理规定14页word.docx
《吉林省水利水电建设工程档案资料管理规定14页word.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《吉林省水利水电建设工程档案资料管理规定14页word.docx（26页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
吉林省水利水电建设工程档案资料管理规定14页word
《吉林省水利水电建设工程档案资料管理规定》
吉水质监[2019]6号
1.总 则
1.0.1为加强我省水利水电建设工程文件资料的归档管理工作，统一水利水电建设工程档案资料整理标准，建立完整准确的工程档案，依据国家标准《建设工程文件档案整理规范》（GB/T50328?
2019）和《水利基本建设项目（工程）档案资料管理规定》（水办[2019]275号），结合我省水利水电建设工程实际情况，制定本规定。
1.0.2 水利工程档案是水利科技档案的重要组成部分,是专业技术人员劳动智慧的结晶,它产生于整个水利基本建设全过程,包括从项目提出、可行性研究、设计、决策、招投标、施工到竣工验收、试运行等过程中形成的应当归档保存的文字、图表、图纸、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。
1.0.3本规定适用于我省水利水电基本建设工程文件的归档资料管理工作，其它工程（农水、水产、水保、应急渡汛等项目）可参照执行。
1.0.4水利水电基本建设工程文件的归档整理，国家、行业如颁布新的标准，应按国家、行业新的标准执行。
2.术 语
2.0.1建设工程项目
经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。
它由一个或若干个具有内在联系的单位工程所组成。
2.0.2单位工程
具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。
2.0.3分部工程
单位工程中可以独立组织施工的，并能组合发挥一种功能的建筑安装工程。
2.0.4建设工程文件
在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。
2.0.5工程准备阶段文件
工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。
2.0.6工程实施阶段文件
指工程实施过程中，建设单位、设计单位、监理单位、施工单位形成的文件，包括工程建设中的咨询报告、施工图纸和设计变更、工程运用和调度方案、监理规划、工程质量评定资料（单元、分部、单位）等等。
2.0.7工程完工阶段文件
指工程完工后形成的文件，包括竣工决算报告、竣工审计资料等。
2.0.8竣工图
工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。
2.0.9竣工验收文件
建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。
2.0.10建设工程档案
在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。
2.0.11立卷
按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。
2.0.12归档
文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构或相关部门。
包括向本单位档案管理机构归档移交和向建设单位档案管理机构归档移交。
3.基本规定
3.0.1水利水电工程的建设、勘察设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围，按照统一领导、分级管理的原则，建立相应机构或配专人负责做好这项工作。
3.0.2在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，建设单位应履行下列职责：
（1）在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求；
（2）收集和整理工程准备阶段、实施阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应组织相关部门进行立卷归档；
（3）负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作；
（4）收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；
（5）在组织工程竣工验收前，若档案管理机构有要求的，应提请当地的档案管理机构会同主管部门档案管理机构对工程档案进行预验收；只有取得工程档案验收认可文件，才可组织工程竣工验收；
（6）对列入城建档案馆（室）接收范围的工程，工程竣工验收后3个月内，向当地城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程档案。
3.0.3勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。
3.0.4建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。
建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交，由建设单位汇总,验收的有关报告（如施工报告）由建设单位责成有关单位汇总编写。
3.0.5主管部门档案管理机构对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导，在工程竣工验收前，应对工程档案进行预验收，验收合格后，须出具工程档案认可文件。
3.0.6归档文件制作的份数：
验收规程有明确规定的，按照规定执行；验收规程没有明确规定的为原件1份，其余为复印件，复印件的份数应满足归档的要求和验收需要。
3.0.7水利工程档案管理工作的进程要与工程建设进程同步。
在进行工程质量等级评定和工程验收时，要同时验收归档文件材料的完整程度和整理质量，并在验收后，及时整理归档。
整个项目的归档工作应在竣工验收后3个月内完成，项目尾工的归档工作应在尾工完成后的1个月内完成。
3.0.8负责管理档案资料的工程技术人员在工作调动前必须交清有关档案资料，对于可告一段落的项目，还应按要求完成有关材料的立卷归档工作，否则不能调动工作。
4.水利水电工程文件的归档范围及质量要求
4.1工程文件的归档范围
4.1.1凡与水利水电工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理、立卷后归档。
4.1.2水利水电建设工程档案资料整理归档范围包括：
项目的可研、初设、技设、施工准备、建设实施、竣工验收等各阶段的资料。
（1）项目的可研阶段归档资料包括：
项目建议书及计划部门的批复文件，可行性研究报告及批复文件，项目环境影响评价报告，有关专家对项目的审查意见，有关会议记录，有关报告（项目安全鉴定报告、评估报告等）。
（2）项目的设计阶段归档资料包括：
工程地质、水文地质资料；建筑物及重要设备测量定位资料；设计文件（初设、技设）；有关设计批复文件；工程概算书；设计图纸（初设、技设）；建设单位与设计单位签订的合同等。
（3）项目的施工准备阶段归档资料包括：
征用土地的批准文件、移民安置等方面的文件（材料），移民动迁补偿协议书；工程招标投标评标资料（招标文件、投标文件、中标通知书、评标报告、招标工作总结等）；工程质量监督书；工程开工批复等。
（4）项目的施工阶段归档资料包括：
工程技术要求，技术交底，施工图纸及图纸会审记录；施工组织设计、施工计划、方案、工艺、措施资料；工程建设中的咨询报告（材料）；原材料、构配件、设备出厂合格证及现场复检资料；建筑材料送检及自检材料；单元工程质量评定资料；分部工程质量评定资料；单位工程质量评定资料；隐蔽工程验收记录；工程建设有关会议记录，记载重大事件的声像资料及文字说明；工程建设监理资料；设计变更材料；地质描绘资料；工程施工过程中现场质量控制检测资料；施工日记、施工大事记等。
（5）项目的完工阶段归档资料包括：
竣工决算报告及有关资料、竣工审计资料、竣工图纸等。
（6）项目的验收阶段归档资料包括：
工程建设管理工作报告；工程建设大事记；工程运用和度汛方案；拟验工程清单、未完工程清单，未完工程的建设安排及完成工期，存在的问题及解决建议；工程档案资料自查报告；重大技术问题专题报告；初步验收工作报告；工程建设征地及移民安置工作报告；工程设计工作报告；工程建设监理工作报告；工程施工管理工作报告；工程运行管理准备工作报告；水利水电工程质量评定报告；
验收鉴定书。
4.1.3各阶段工程文件的具体归档范围应符合本规范附录A的要求。
4.2归档文件的质量要求
4.2.1向档案管理部门归档的工程文件应为原件。
4.2.2工程文件的内容及其深度必须符合水利水电工程有关勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
4.2.3工程文件的内容必须全面、真实、准确，与工程实际相符合。
且语言精练，符合语法逻辑关系，前后数据要统一。
工程文件的语言必须使用工程术语，禁止使用白话文。
4.2.4工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：
红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
4.2.5工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，装订整齐，签字盖章手续完备，图片照片还要附以有关情况说明。
4.2.6工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297?
×210?
）。
图纸宜采用国家标准图幅。
单元工程质量评定表和其它相关表格应使用质量监督部门统一印制的表格。
4.2.7工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。
计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。
4.2.8所有竣工图均应加盖竣工图章。
1竣工图章的基本内容应包括：
“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。
2竣工图章示例如图4.2.8。
3竣工图章尺寸为：
50?
×80?
。
工程名称、施工单位和监理单位名称应与图章一起刻制（仿宋字），人员签字应有其法人授权的签字真迹或名章真迹。
80
（工程名称） 竣 工 图
15
50
施工单位
7
编制人
审核人
7
技术负责人
编制日期
7
监理单位
7
总 监
现场监理
7
20
20
20
20
图4.2.8 竣工图章示例
4竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏右上方空白处。
4.2.9凡按图施工没有变动的，可利用原施工图作为竣工图；虽有一般性设计变更仍可利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。
新绘制的竣工图应设置竣工图标题栏，内容包括工程名称、绘制单位、项目负责人（批准）、技术负责人（审核）、校核、绘图、描图、日期、比例等。
4.2.10不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-89）统一折叠成A4幅面（297?
×210?
）,标题栏露在外面。
竣工图一般不少于四套。
5.水利水电工程文件的立卷
5.1立卷的原则和方法
5.5.1立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。
5.1.2一个建设工程由多个单位工程组成时,工程文件应按单位工程组卷。
5.1.3立卷可采用如下方法:
（1）工程文件可按建设程序划分工程准备阶段备查资料、实施阶段备查资料、完工阶段备查资料、竣工图、水利水电工程质量评定报告、验收报告、竣工验收鉴定书等七部分，即七卷，详见附录F；
（2）工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组分卷；
（3）监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组分卷；
（4）施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组分卷；
（5）竣工图可按单位工程、专业等组分卷；
（6）竣工验收文件按单位工程、专业等组分卷。
5.1.4立卷过程中宜遵循下列要求:
（1）案卷不宜过厚,一般不超过40mm。
（2）案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。
5.2 卷内文件的排列
5.2.1文字材料按事项、专业顺序排列。
同一事项的请示与批复、同一文件的主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，主件在前、附件在后的顺序排列。
5.2.2图纸按专业排列,同专业图纸按图号顺序排列。
5.2.3既有文字材料又有图纸的案卷,文字材料排前,图纸排后。
5.3 案卷的编目
5.3.1 编制卷内文件页号应符合下列规定:
（1）卷内文件均按有书写内容的页面编号。
每卷单独编号，页号从“1”开始。
（2）页号编写位置：
单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。
折叠后的图纸一律在右下角。
（3）成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。
（4）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
5.3.2 卷内目录的编制应符合下列规定:
（1）卷内目录式样宜符合本规范附录B的要求。
（2）序号：
以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。
（3）责任者：
填写文件的直接形成单位和个人。
有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。
（4）文件编号：
填写工程文件原有的文号或图号。
（5）文件题名：
填写文件标题的全称。
（6）日期：
填写文件形成的日期。
（7）页次：
填写文件在卷内所排的起始页号。
最后一份文件填写起止页号。
（8）卷内目录排列在卷内文件首页之前。
5.3.3 卷内备考表的编制应符合下列规定:
（1）卷内备考表的式样宜符合本规范附录C的要求。
（2）卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。
（3）卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。
5.3.4 案卷封面的编制应符合下列规定:
（1）案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式，案卷封面的式样宜符合附录D的要求。
（2）案卷封面的内容应包括：
档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷、第几分卷。
（3）档号应由分类号、项目号和案卷号组成。
档案号由档案馆单位填写。
（4）档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。
档案馆代号由档案馆填写。
（5）案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。
案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。
（6）编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。
（7）起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。
（8）保管期限分为永久、长期、短期三种期限。
各类文件的保管期限详见附录A。
永久是指工程档案需永久保存。
长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。
短期是指工程档案保存20年以下。
同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。
（9）密级分为绝密、机密、秘密三种。
同一案卷内有不同密级的文件，应当高密级为本卷密级。
5.3.5卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面。
5.4 案卷装订
5.4.1案卷可采用装订与不装订两种形式。
文字材料必须装订。
既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。
装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。
5.4.2 装订时必须剔除金属物和塑料物。
5.4.3 装订厚度一般不超过40cm。
5.5卷盒、卷夹、案卷脊背
5.5.1案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式。
（1）卷盒的名表尺寸为310mm×220mm,厚度分别20、30、40、50mm。
（2）卷夹的外表尺寸为310mm×220mm，厚度一般为20~30mm。
（3）卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。
5.5.2案卷脊背
案卷脊背的内容包括档号、案卷题名。
式样宜符合附录E。
6.水利工程档案文件的归档
6.0.1归档应符合下列规定:
（1）归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。
文件材料归档范围详见附表A。
文件材料的质量符合4.2的要求。
（2）归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。
6.0.2归档时间应符合下列规定:
（1）根据建设程序和工程特点,归档可以分阶段分期进行,也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。
（2）勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。
6.0.3勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后,建设单位、监理单位应根据档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。
审查合格后向建设单位移交。
6.0.4工程档案一般不少于两套,一套由建设单位保管,一套（原件）移交当地档案馆（室）。
当地档案馆（室）没有要求时，原件交由建设单位保管。
6.0.5勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。
6.0.6凡设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件，应按国家有关规定和本规定附录A的要求单独立卷归档。
7.水利工程档案的验收与移交
7.0.1水利工程档案的竣工验收应在该项目验收委员会的领导下,与工程（项目）验收同步或提前进行。
建设单位在组织工程竣工验收前，应提请主管部门档案管理机构对工程档案进行预验收，建设单位未取得档案管理机构出具的认可文件，不得组织工程竣工验收。
7.0.2工程（项目）竣工验收时，应由参加验收的主管部门档案管理人员和建设、监理、运行管理、施工等单位的档案人员与工程技术人员组成档案验收小组。
大、中型建设项目要在验收工作结束时写出验收专题报告（此报告应作为工程竣工验收工作鉴定书的附件，并将主要内容反映到鉴定书中）；一般工程也应在工程竣工验收鉴定书中反映出有关档案资料的情况与评价意见。
7.0.3档案资料验收小组应通过听汇报（工程建设与档案资料管理概况和竣工资料自检报告）、参观工程建设现场（了解工程结构及生产流程）、抽查有关档案资料（重点抽查竣工图纸的质量）等多种方式进行档案资料的检查验收。
其中抽查工程档案资料的比例：
有关文字材料不得少于案卷总数的10%；竣工图不得少于总张数的15%。
并重点验收以下内容：
（1）工程档案齐全、系统、完整；
（2）工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况；
（3）工程档案已整理立卷，立卷符合本规定的规定；
（4）竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章；
（5）文件的形式、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备；
（6）文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。
7.0.4档案资料验收组的验收专题报告应包括以下内容：
（1）档案资料工作概况：
档案资料工作管理体制（包括机构、人员等）和档案管理条件（包括库房、设备等）及有关档案资料的形成、积累、整理（立卷）情况，其中包括项目单位、单项工程数和产生档案资料总数（卷、册、张）。
（2）竣工图的编制情况与质量
（3）档案资料的移交情况。
并注明已移交的卷（册）数、图纸张数等有关数字。
（4）对档案资料完整、准确、系统性的评价及档案资料在施工、试运行和管理工作中发挥作用的情况。
（5）档案资料工作中存在的问题、解决措施及对整个工程建设项目验收产生的影响。
7.0.5列入档案馆（室）接收范围的工程,建设单位在工程竣工验收后3个月内,必须向档案馆（室）移交一套符合规定的工程档案。
7.0.6停建、缓建建设工程的档案，暂由建设单位保管。
7.0.7对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程档案。
对改变的部位，应当重新编制工程档案，并在工程竣工验收后3个月内向档案馆（室）移交。
7.0.8建设单位向城建档案馆（室）移交工程档案时,应办理移交手续,填写移交目录,双方签字、盖章后交接。
8.附则
8.0.1本规定由省水利厅负责解释。
8.0.2本规定自发布之日起施行。
附录A 档案资料保管期限
序号
归 档 文 件
保存单位和保管期限
主管
机关
建设单位
管理
单位
施工单 位
设计
单位
监理
单位
一、
工程准备阶段备查资料
1
项目建议书、可研报告、项目环境影响评价报告及有关单位批文
长期
永久
永久
长期
2
征用土地批文及附件
永久
永久
3
征地补偿和移民安置资料
永久
永久
4
工程招标投标文件
永久
永久
长期
5
工程承发包合同及协议书（包括设计、施工、监理等）
永久
永久
长期
6
地质、勘察、水文、气象等设计基础资料
永久
永久
永久
7
初步设计及批复，其他设计文件
永久
长期
永久
二
工程实施阶段备查资料
1
工程建设中的咨询报告
长期
2
工程建设有关会议记录，记载重大事件声像资料及文字说明
长期
长期
长期
☆长期
3
单位工程质量评定资料、分部工程质量评定资料
长期
长期
长期
长期
4
工程运用及调度方案
长期
长期
5
施工图纸，设计变更，施工技术说明
长期
长期
短期
6
工程建设监理资料
永久
7
开工报告与往来文件
长期
长期
长期
长期
8
单元工程质量评定资料
长期
长期
长期
长期
9
设备产品出厂资料，图纸说明书，测绘验收、安装调试、性能鉴定及试运行等资料
长期
10
各种原材料、构件质量鉴定、检查检测试验资料
长期
长期
长期
长期
11
重大事故处理记录
长期
长期
12
施工大事记和施工日记
长期
13
原始测量手簿
长期
短期
三
工程完工阶段备查资料
续表A档案资料保管期限
序号
归 档 文 件
保存单位和保管期限
主管
机关
建设单位
管理
单位
施工
单位
设计
单位
监理
单位
1
竣工决算报告及有关资料
永久
永久
长期
2
竣工审计资料
永久
永久
长期
3
其他有关资料
四
竣工图纸
永久
永久
短期
五
验收报告
1
工程建设管理工作报告
长期
永久
永久
2
工程建设大事记
长期
长期
☆长期
☆长期
3
工程档案资料自检报告
永久
永久
4
重大技术问题专题报告
永久
永久
长期
长期
5
工程运用和度汛方案
永久
长期
长期
6
拟验工程清单、未完工程清单，未完工程的建设安排及完成工期，存在的问题及解决建议
永久
永久
长期
长期
7
初步验收工作报告
永久
永久
永久
长期
长期
长期
8
工程建设征地补偿及移民安置工作报告
升级会员 