办公室主任工作内容及标准.docx

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办公室主任工作内容及标准

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第一章办公室主任工作标准概述

■办公室主任工作的特点

1、政治性[要体现党的路线、方针和政策。

]2、辅助性[只能根据的指示和决定行事，绝不可越俎代庖。

]3、全面性[其他职能部门不管的杂事，也要主动加以关心、协调。

]4、事务性[事无巨细，几乎都要办公室主任关心、检查。

]5、保密性

■内部和外部工作条件要求

1、干部队伍素质良好

2、组织合理和程序科学

3、信息渠道灵敏畅通

4、办公条件和服务手段不断改善

■办公室主任的职责

1、承办职责［主办、会办、转办、催办］

经上级部门、同级领导个人、下级部门，承办一些事务。

2、参谋职责

⑴协助领导安排工作

⑵协助领导做出决策

⑶为领导收集信息时，把好文件筛选关和质量关

“顺向”参谋——“辅助性参谋”

“逆向”参谋——“劝阻性参谋”

“侧向”参谋——“提示性参谋”

3、管理职责

⑴文书管理｛建立、健全各项有关制度；指导、督促各文书处理部门的工作｝⑵信息管理｛包括___的信息工作｝

4、协调职责

纵向协调

上令下行下情上达以点带面做好推广工作

横向协调

统一修改文件、规定平衡、安排一些部署、会议、临时检查

维护规定、平息矛盾统一各方意见，协助领导作出裁决

内部协调

协调一致员工___让每个员工发挥所长

5、指挥职责

⑴调度性指挥

⑵应变性指挥

第二章日常工作管理标准

■“上情”与“下情”互相结合

所谓“上情”，就是通常说的“上头精神”，也包含领导精神；“下情”，是指本地区、本部门、本单位的客观实际和人员素质、群众情绪等具体问题。

■抓典型树形象要防止不良倾向

■处理日常工作的技巧

一、当好“领头雁”

一个单位领导，若想让下级赞美自己，还必须做到能够让下级体验有意义的生活。

当前，许多人尤其是一些年轻的下属和职员，过惯了自由自在的生活，喜欢随心所欲地行动，组织性、纪律性都较差。

身为领导，如果听任他们所为，让他们牵着鼻子走，你就胜任不了领导的职务，反而很容易被下级视为无能和平庸。

因此，作为领导，必须有坚定的原则和目标，不能因下属的影响就轻而易举地改变初衷。

二、处理公文的技巧

面对着堆积如山的公文，主任的出路何在？

问题的解决，在于“少、精、简”。

提倡领导亲自动笔行文写材料。

[重要的行文，领导要亲口讲、亲笔写，这样做，除了能有效地压缩“文山”外，对提高领导素质、促进领导工作，都是有益的。

三、检查工作的技巧

1、听汇报2、看现场3、查资料4、和群众座谈、个别交谈

在此基础上，领导者对下属的工作要进行客观评价和有效指导。

四、总结工作的技巧

1、不要面面俱到

办公室主任的工作五花八门、千头万绪，总结时要分清大小、主次。

2、要做到一分为二

不要讲成绩时夸夸其谈，讲问题时一笔带过。

3、推广经验，纠正缺点

总结工作经验的目的，是为了更好地推动工作。

总结出的经验教训，一方面要确定责任人、落实纠正措施；另一方面也要召开干部会议，具体剖析教训的前因后果，提出整改的措施，让各单位都来抓好整改。

只有这样，总结工作才有意义

五、管理态度明朗，坚信自己

当你在领导一个团体时，如果态度暧昧模糊，毫无信念，群众就不会跟你走；反过来说，如果你态度明朗，坚信自己，群众就会拥戴你。

■日常工作的管理方法

一、抓住“中心环节”

二、“十指弹钢琴”

三、“以点带面”

四、“反弹琵琶”

五、抓“薄弱环节”

■实施目标管理的一般步骤

1、精心制定单位的总目标和各项分解目标。

2、全力以赴地实施各项目标。

3、如期讲评各项目标完成情况、兑现奖惩措施。

第五章督促检查工作标准

■工作的程序

⒈领导交办的督查程序

交办→立项→登记→转办→承办→催办→检查→办结→办结回告→审核→立卷→归档

⒉中心工作督查程序

分解→立项→送审→批办→转交办→督办催办→检查→综合分析→专题回告→审核→再批办→再督办催办

→再办结回告→再审核→立卷→归档

■督查工作的公文文体种类

督查工作专用文件，目前多系借用各级党政领导机关办公厅（室）的文件头字，文件编号署上“督”字。

如“××办公厅文件”，下面为“××厅督字[××××]××号”。

这类文件即为督查工作专用文件。

其文件内容一般为关于加强督查工作决定、指示、通知，督查工作计划与工作要点、工作总结、工作报告、请求等。

此外，还有督查工作简报、督查工作制度、督查工作规划，督办通知单、督查工作条例等等。

⒈督查工作简报

格式同其他工作简报一样。

内容包括督查工作的开展情况、工作经验的推广与交流，决策指令的执行、实施、办理的进展状况和结果（实际效果）的综合分析等等。

督查工作简报的文头名称，目前各地方单位不尽统一，有“××省督查工作”，“××市督查工作简报”，“××县督查情况通报”，“××督查”。

⒉督查工作专报

督查工作专报，总体上也属于督查工作简报的范畴，是督查工作回告中重要的一种文字方式回告。

适用于那些重大决策、重要会议、重要文件的督查落实，以及重要的单项督查事项的执行、办理落实的情况与结果。

■督查工作情况通报

督查情况通报总体范畴上属于督查工作简报之列。

一般只发给领导层人员或报上级主管领导机关。

当然，向下级分发的情况也有。

实际内容多系刊载以下四个方面——

一、通报督查工作中的好人好事、先进事迹等；

二、刊载___关于督查工作的重要讲话、谈话、指示精神；

三、通报某些执行、实施、办理的部门/单位/承办人，贯彻执行不力，或顶着拖着不办的典型情况；

四、刊载通报在贯彻执行过程中出现的重大情况，包括出现的重大的新情况、新问题，以及重大的突发时间、重要的急情要事等。

■督查工作回告

督查工作回告，是专门用于向___和上级机关回报“执行情况”及“实施结果（效果）”。

督查工作回告的特点主要是侧重于——

１、___批示交办或口头交办的、具体事项的办理落实结果。

２、领导交办的大量的单项、单一、具体事项、问题的办结、处理解决结果。

督查工作对于领导交办事项，要事事有回音，件件有结果。

其“回音”、“结果”绝大多数是采用督查工作回告的方式。

３、只对领导或上级领导机关回告领导决策执行结果的，属于上行文。

４、印发份数有严格限制，往往份数很少，常常只是两三份，有时只是一份，一般只向具体批示交办的___回告结果即可。

５、回告的文稿制作有两种方式：

打印、人工书写。

应在印有“督查工作回告”的公文刊头下方的空白稿纸上开头。

６、督查工作回告文稿的制作格式一般系事先设计印制好，需用时，将正式文稿内容首页打印在其下方空白的材料纸上，其他页码可用一般常用的公文材料纸。

■督查报告的写作“三要”

1.要突出反映问题

2.要突出反映新鲜经验

3.要突出本地特色

■督查登记制度

1.所有督查事项，首先都必须在督查登记簿上逐一登记立项。

2.督查事项登记可根据督查事项的内容分簿登记。

3.“文件内容”和“会议内容”的督查事项、“领导交办”事项的登记，原则上指定一人具体承担。

4.在进行“文件内容”和“会议内容”的督办事项登记时，要每一张页码只登记一个具体子事项。

5.《督查事项登记簿》中页码表格及内容，可自行设计。

但是必须要有交办机关/单位/___，交办/来文的时间，督查事项主要内容、领导批办、交办意见、转交办的时间、承办单位/人、办结时限、办理过程（包括催办）及结果等基本内容。

6.要经常或定期对《登记簿》上登记的督查事项进行检查和清帐。

7.应定期对所登记的督查事项办结情况进行“统计”和“小结通报”。

各承办单位在一定的时限内（一季度，或半年、一年内）办结的回告情况，一般在印发通报时以“%”的形式表述其办结率的高低。

■登记转办要求

2.凡转办的督查事项，一律填写正式的《督办通知单》，督办通知单一般为一式两份（拟用复印纸复写），其中一份送发给承办单位，一份作为存查。

3.《转办通知单》填写完毕之后，应将转办的督查事项内容标题填写在《督办通知单》上，并将有关事项内容的全部资料复印一份，包括___的《批示意见》在内。

4.确立承办单位的办结时限要求，并填写在《督办通知单》。

5.将《督办通知单》、《督办事项》内容的复印件，以及领导《批示意见》的复印件，一并装入信封封好，并在信封上注明编号，送“机要公文交换站”发出。

6.对___口头交办的事项，如须转办的，除在《转办登记簿》上登记外，一般不填发《督办通知单》，通常采用电话的方式或直接到承办单位转交，然后在转办登记簿上注明转交日期及受理人单位、姓名即可。

第六章收文处理标准

■文件呈阅的方法

一、注传法和存注法

◇注传法，即“注发”与“传阅”。

此法适宜处理上级来文，上级来文一般固定份数，要固定发某些单位或个人。

这种文件的分发，除固定的范围外，要留一份传阅（传后存档），并在该份文件上签署“注发意见”。

《注发表》可与《传阅单》连在一起，即《注发传阅单》。

注发人同时签“传阅范围”（单位或个人），一式两份。

此表附在最前面，与文件订在一起即可。

◇存注法，是把“存档”和“注发”。

这种方法适宜于处理下级送的情况、资料。

下级报来的情况、资料一般不予传阅，只分发给有关领导和部门并留一份存档。

然后交办公室主任注发，此份自行留存。

二、阅注法

这是处理下级请示、报告的一种方法。

收发员收文登记后，填写《阅办单》，请办公室主任拿出“拟办意见”，然后连同《请示（报告）》一起送有关领导批示。

三、拟办批示

将请示、报告送领导批示以前，办公室主任对《请示（报告）》中提出的问题，需要拿出初步意见供领导参考。

形成“拟办意见”。

四、摘要注办

所谓“注办”，就是把文件的“处理结果”在文尾或《公文处理单》上，作简短的注明。

■请办

一、批抄

包含“请批”和“抄发”两层意见。

批抄就是要解决来文请谁批、送谁阅的问题。

批抄包含在拟办中，就是给收文安排一个合理的批阅对象。

二、加抄

加抄亦称加发。

指来文经过批抄以后，还要增发某些单位和个人。

三、请办

指经授权的文书工作人员，将需要办理的文件直接注明送请主管业务部门经理。

请办是拟办意见的一种，可在文件左上角注明“请××部门办”或“请××部门商××部门办”。

并加盖公文处理章。

三、请批

请批是文书部门将收文送领导同志批办。

一般要附上“公文处理单”，由领导同志批示具体意见。

请批是拟办的重要环节，也可以看作是拟办意见的主要内容。

请批一般有三种情形、三种写法：

办公室主任工作内容及标准

1.经过深思熟虑，对上级来文如何贯彻、下级问题如何解决有一个具体的处理意见时，应该用简单、明确的语言，尽可能将处理方案写明；如果有两种以上的处理方案，也可一并提出，同时表明自己的倾向性意见，供领导决策参考。

这种情形可以在“公文处理单”上写上“请××同志批示”，下边写上具体方案。

2.提不出具体方案，但可以提出由哪个部门去办。

这种情形可以在“公文处理单”上写上“请××同志批示，拟请××部门办理”或者“请××同志批示，拟请××部门主办，会同××部门处理”。

3.对重大问题不便发表意见，或者不能确定应该由哪个部门承办的，则只在公文处理单上注明“请××同志批示”即可。

四、批办

需要贯彻落实的文件，通常有两种批办方法：

一是先批请单位___阅示；二是同时批送有关部门提出具体贯彻落实意见。

需要办理和答复的文件，要批明承办部门、承办人、承办期限及处理要求和方法等。

需由两个以上部门承办时，要明确指定牵头的部门，即主办单位。

对紧急重大和有疑难问题的文件，应首先请机关___阅示，然后再按领导指示办理。

阅知性文件，批明需阅知的领导同志、部门和范围即可。

批办意见没有固定不变的格式。

一般来说，，用“请××办理”、“请××批示”、“请××申视”等，承办部门或承办人必须提出答复意见，不能办理的，要说明原因。

另有些来文在结尾写有“如有不妥，请批示”、“不妥之处，请予指示”等，就属于无问题便无需答复的范围。

批办这类文件可使用“请××审阅”、“请××阅”、“请××阅酌”、“请××研究”等。

这类批办意见，常用于阅知性工作。

■传阅

一、传阅的范围

1.上级机关的指导性文件或重要会议文件。

2.需要几位领导共同批办的文件。

包括下级机关的请示，上级机关有关部门专项业务文件，以及本机关制发的需要会签的文件等。

3.机关领导在文件上有重要批示，需要其他领导同志和部门阅知、阅办的文件。

4.重要的刊物、资料以及具有供领导参阅价值的材料和信函。

二、传阅的要求

应由文书部门在文件首页附上“文件传阅单”。

文件阅毕后，阅看文件的人员要在“文件传阅单”上签注姓名和日期。

三、传阅的方法

1.分送传阅法

先送第一应阅人，第一应阅人退回后，再送第二应阅人，依次传阅。

2.集中传阅法

利用单位领导集中学习或开会的机会，在会前或会后，将紧急而又简短的传阅件集中传阅。

3.设立阅文室法

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