会务接待手册说明.docx
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会务接待手册说明
会
务
接
待
手
册
2015年5月
1/17
一、
手册说明⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯
3
二、
有关会议的说明⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯
3
三、
会议程序⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯
5
会前工作（按顺序）..........................................................
.5
议题及参会人员范围的确定....................................................
5
会议场所的选定..............................................................
5
会议通知的起草..............................................................
5
申报会议预算................................................................
5
人员确认....................................................................
5
设备准备（常用，根据不同会议及实际情况进行调整）
............................5
预定........................................................................
6
车辆安排....................................................................
6
起草会务组工作安排表........................................................
6
会务宣传品的制作............................................................
6
食品的采买..................................................................
6
指导服务员的工作............................................................
6
会中工作（按顺序）............................................................
7
会议室保障..................................................................
7
汇报人员的保障..............................................................
7
用餐的保障..................................................................
7
住宿的保障.................................................................
8
会后工作（按顺序）............................................................
8
离会车辆安排................................................................
8
退房........................................................................
8
设备整理....................................................................
8
结账........................................................................
8
设备归还....................................................................
8
费用报销....................................................................
8
会务总结....................................................................
8
四、注意事项⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯8
附件：
附件一：
会议通知样式................................................................
10
附件二：
会务通知样式................................................................
11
附件三：
会议预算/结算清单样式.......................................................
14
附件四：
会务分工明细表..............................................................
15
附件五：
会议签到表..................................................................
17
2/17
一、手册说明
《会务接待手册》内容主要包含组织一次会议中所应做好的各项工作（会前、
会中、会后）及注意事项，以便于会务人员掌握会议服务的各项流程，更好地为
会议做好服务保障工作。
二、有关会议的说明
1.适用范围：
本手册所指会议是指公司或部门牵头组织的各类会议。
2.会议通知应包括以下几项内容：
3.会议目的：
明确说明举行此次会议要达到的效果；
4.会议时间：
应包括会议的开始时间和结束时间；
5.会议地点：
会议地点应明确标出，如果会议地点在公司外部，与会人员并不熟悉，会议通知中应附上会议地点示意图；
6.会议议程：
根据会议内容不同，可分为汇报、通报、研讨等内容。
每项会议议程应列出本项议程的汇报人、参会人员、列席人员和主持人的名单。
组织会议人员在确定与会人员时，应在明确会议目的基础上确定哪些人必须参会，努力做到既不因某人的缺席影响会议效果，也不影响与本次会议关系不大的人员的正常工作。
同时又给相关人员以学习、观摩的机会。
7.会议注意事项：
（1）着装要求：
应以衣着整洁、大方得体为主要原则，必须佩带工作
牌。
如有正装的着装要求需要明确指出。
（2）会议要求：
会议组织者根据会议的性质和内容确定会议内容是要录像、摄像。
尽量保留第一手资料，并作为公司发展史的一部分存档。
会议如需保密，应做好保密工作。
（3）对请假的要求：
明确参会人员因特殊原因无法参会需要向会议会
议会务组指定人请假，待准假后方可请假。
会议组织者不得请假。
（4）交通、食宿：
如果会议需要安排组织与会人员的交通和食宿，应
确定住宿人员名单，落实人员达到报道时间，做好车辆接送安排与食宿安排登记。
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流程图：
人员
会议组织部门
时序
开始
确定会议议题、目的、内容、
会前
时间、参会人员范围
审批N
Y
会中
会后
会务组相关部门备注
选址及确定
咨询酒店会议室及客房信息等。
起草会议通知
修改
反馈
发布
人员确认、会议预算
接收
1.预定会议室、用餐、会议设备。
会议准备
2.与会人员接送的车辆安排。
起草会务通知
3.了解会议地点周边餐饮娱乐
信息。
会议议程制作
4.如有住宿需求，应预定客房。
食品采买
场所布置与熟悉
会议期间会议室、与会人员、用
会间服务
餐、娱乐、住宿的保障工作。
设备整理
设备归还
1.费用结算。
费用报销
2.人员离开车辆安排。
3.退房手续办理。
会务总结
结束
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三、会议程序
*会前工作（按顺序）
1.议题及参会人员范围的确定
2.会议场所的选定：
会前至少十个工作日确定好会议地点，并详细了解场地的具体费用标准。
要求外部环境整洁幽雅、治安好、内部设备齐全；
（1）会议室的布局合理，灯光、音响、空调、投影仪等设备齐全。
（2）住宿（套间、单人间、标间）、餐饮等齐备。
说明：
对符合上述条件的场所应先初选2-3个地点进行综合比较，提交会议
组织部门确定后作后续工作。
3.会议通知的起草：
（1）应在会前一周确定本次会议的议程，其中包括会议的具体时间、主要
内容及安排、议题汇报人、参会人员及列席人员等事项。
（2）结合会议议程起草会议通知，其中应注明会议的时间、地点、主持人、
议程、会议的注意事项（包括着装要求、内容保密要求、会议文件的
要求、请假的要求、会议的纪律等）及路线图，并在会前十天发出。
（3）会议所需文件、资料、讲话的准备、起草、审批、打印。
4.申报会议预算：
根据会议的长短及对参会人员情况的确认，作如下费用明细。
会议室费用、
住宿费用、餐饮费用、娱乐费用、水果食品费、交通费、相关费用、机动费用等。
会议预算要求在会前四天完成，经会议组织部门审阅后，报公司总经理审批。
5.人员确认：
结合会议通知中所注明的参会人员名单，与其确认住宿、交通（往返）情况。
6.设备准备（常用设备，根据不同会议及实际情况进行调整）
设备明细
数量
设备明细
数量
设备明细
数量
投影仪
1台
U盘
1个
文件夹
若干
投影幕布
1台
激光笔
2个
桌牌
若干
笔记本电脑
1台
录音笔
1个
订书器、订书钉
1个
长线接线板
至少2个
笔记本、笔
若干
打印、复印一体机
1个
白板（笔、攃）
至少1套
话筒
1个
其他物品
若干
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7.预定：
根据征询结果进行预定。
其中要求确定的有：
会议室、房间、餐饮、娱乐。
8.车辆安排：
根据会议议程确定车辆的安排。
要求明确到达方式（飞机、火车、汽车）、
到达时间、地点、路线，并将安排情况通知会务车辆调度人。
9.会务通知起草：
在所发会议通知的基础上，结合以确定的参会及预订情况，起草会议的会务通知，要求所有安排详细并确定。
（1）应包括会议时间、地点、议程、房间安排、就餐安排、车辆安排、活
动安排、会务组联系方法及房间、会议注意事项及会址路线图注。
（2）会务通知要求在会前四天前完成，三天前发给参会人员。
10.起草会务组工作安排表：
在所发会务通知的基础上，按会务流程分析会务工作，要求尽量详细并将任
务落实到人。
11.会务宣传品的制作：
根据会议名称制作相应的签到背景板、欢迎条幅、会议条幅、温馨提示卡等，
并根据会议议程需要，制作相应的宣传品。
12.食品的采买：
根据会议的长短，采购相应的水果（水果应尽量选择应季、便于剥皮的水果，
水果旁摆放干、湿纸巾及温馨提示卡等）、干果及小点心，参考明细如下：
客房、会议室水果茶歇水果点心
香蕉、苹果、梨、橘子、草莓、西瓜、火龙果、哈密瓜、柑橘、咖啡、牛奶、小面包、饼干、
青枣、葡萄、樱桃等桃子等巧克力、萨其马等
13.会务指导服务人员的工作：
（1）确定每次会议须有2-3名会务人员。
（2）通知服务员每15分钟续茶。
（3）事先与酒店人员联系，保证服务人员的及时到位。
（4）在抵达酒店后将会议所用水果及点心交由服务人员清洗，并在会前
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30分钟摆放完毕（需覆保鲜膜，临近会前取下）
（5）摆放指路导示牌，指明会议室及会务组的地点。
会务人员需在会前
30分钟布置好签到台，做好会议签到准备。
（6）所有会议所需用品必须在会前2小时运送到场。
会议室所需物品（投
影仪、幕布、白板、激光笔）需在会前30分钟摆放并调试完毕。
（7）会议室的灯光、音响、空调等设备要求在会前30分钟准备并调试完
毕。
（8）会议室内的茶水需在会前10分钟开始冲泡。
（9）通知汇报人员于会前5分钟就坐并贮备好汇报资料。
*会中工作（按顺序）
1.会议室的保障：
（1）会议室全程要有一名会务人员留在会议室，保障会议的服务工作。
（2）每次汇报开始时，要随时关注设备、灯光、室温、音响等情况。
（3）协助汇报人员做好包PPT文件的调试及资料分发工作。
（4）在会议休息期间，要协助下一个汇报人员进行调试及资料的收发。
（5）及时了解会议的进展情况并及时通知外部会务人员做好日程安排的调整。
2.参会人员的保障：
（1）落实参会人员及时到会，了解参会人员资料的准备情况，并协助
做好准备工作（如笔记本、资料准备等）
（2）落实参会人员的用餐情况。
（3）落实参会人员的返回情况。
3.用餐的保障：
（1）要结合会议的进程和人数，通知餐厅饭餐的准备情况（人数）及
用餐时间。
（2）要求凉菜在正餐开始前15分钟摆放完毕，热菜在用餐开始时上桌，
尽量减少等待时间。
（3）如果下午有会议议程，午餐应安排为工作餐。
（4）午餐时间原则上不能晚于12:
30开餐。
4.住宿的保障：
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（1）提前与酒店沟通房间及房卡的去用程序，尽量先取得房卡。
在需
要住宿的人员抵达酒店时，要及时做好签到。
手机身份证并提供
相应的房卡。
待酒店将身份证登记后再予以退还住宿人。
（2）在当晚要与总台确定设定好第二天早上及中午的叫醒服务。
（3）会议期间落实住宿人的时间安排，确定退房时间。
做好与酒店的
房卡交还。
*会后工作（按顺序）
1.离会车辆安排：
全部会议结束后，做好参会人数返程车辆安排工作。
确定尚需要住宿人员名
单及客房号码，做好用餐及退房安排。
2.退房：
在会议最后一天的中午12:
00之前，将所有住宿房间的房卡收齐后，办理退房手续，并向酒店索要住宿清单。
3.设备整理：
在送走所有参会人员后，进行设备的收拾和整理工作。
4.结账：
在确认所有会议项目均已结束后，结账并开具发票。
5.设备归还：
返回公司后，归还所有所借设备。
6.费用报销：
在会后一周内进行费用报销，并附此次会议的费用决算表。
7.会务总结：
会后尽快进行会务总结工作。
四、注意事项
1.会务人员要做好会议保障工作并携带公司通讯录方便联系。
2.全程会议至少保证有1辆会议用车。
3.会议所需仪器应在出发前进行检测与调试。
4.会务人员要携带至少5份会务通知，以备查询。
5.对于涉及机密的受控文件，要指定专人做资料的发放工作。
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6.会议期间如发生紧急情况，会务人员要沉着冷静，及时检查可能导致的原因并尽快解决。
附件：
附件一：
会议通知样式
附件二：
会务通知样式
附件三：
会议期间公司领导行程安排
附件四：
会议预算/结算清单样式
附件五：
会务分工明细表
附件六：
会议签到表
9/17
附件一：
会议通知样式
河北本森农业科技有限公司
XXXXXX会议通知
一、会议地点：
；
二、会议时间：
；
三、会议主题：
；
四、参会人员名单：
；
五、会议议程安排：
时间安排
议程安排
发言人
时长
与会地点
备注
07:
00—08:
15
叫醒服务/自助用餐
01:
15
XX餐厅
08:
30—08:
35
会议开场
00:
05
08:
35—10:
20
上午会议内容
01:
45
XXX会议室
10:
20—10:
30
茶歇10分钟
00:
10
10:
30—12:
00
商务会议内容
01:
30
日期
12:
00—13:
30
午餐/午休
01:
30
XX餐厅
14:
00—15:
30
下午会议内容
01:
30
15:
30—15:
40
茶歇10分钟
00:
10
XXX会议室
15:
40—17:
30
下午会议内容
01:
50
18:
00—20:
00
晚餐
02:
00
XX餐厅
六、注意事项：
1.着装要求：
；请参会人员按照会议安排准时出席
会议；会议期间，请参会人员将通讯工具关闭或调成振动模式；
2.汇报人严格控制时间，保证会议议程顺利、按时进行；
3.对请假的要求：
；（例：
原则上不得请假与迟到，
如因时间无法配合需请假的人员应事先向总经理说明情况，请假批准后并告知会
务组。
）
七、会务成员及联系方式：
本次会议相关的接待、住宿等会务事宜请于会务组联系；
会务组成员及联系方式：
；
10/17
附件二：
会务通知样式
河北本森农业科技有限公司
XXXXXX会议会务通知
目录................................................
会议须知..............................................
日程安排..............................................
参会人员名单..........................................
友情提醒..............................................
会务组成员及联系方式
会务联系人联系电话
11/17
会议须知
尊敬的各位领导：
欢迎您参加本次会议，为开好本次会议，请您
参考以下几点说明：
1.本次会议安排在，会议地址：
，
酒店总机：
；
2.请参会人员按照会议安排准时出席会议；会议期间，请参会人员将通讯工具关闭或调成振动模式；
3.会议内容涉及企业商业秘密，请务必注意保存好会议材料；
4.会议期间，请注意安全，并妥善保管好财物；
5.会务中心为客房每天配送；客房均已设置叫醒服
务，时间定为：
上午XX:
XX；中午：
XX:
XX；
6.会务中心设在房，酒店内线直拨；备有
（碗面、咖啡、茶叶、药品等），如有需要请致电会务中心领用；
7.其余未尽事宜，请致电会务中心安排解决。
祝您会议期间工作、生活愉快！
12/17
友情提醒
1.酒店位置及地图：
酒店名称：
（地址：
；酒店总机：
）
（酒店地图）
起始地点
名称/位置
据酒店公里数
机场
XXX机场
XX公里
火车站
XXX火车站
XX公里
市中心
XXX广场
XX公里
2.天气预报：
未来六天天气预报（由中央气象局XXXX年XX月XX日发布）：
出租车车程
约XX分钟车程
约XX分钟车程
约XX分钟车程
（天气预报）
提示：
1）带齐证件出行，并注意路途安全；
2）并请准备部分个人药品，如遇雨水较多，注意准备雨具出行。
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附件三：
会议预算/结算清单样式
XXXXXXXXX会议费用预算/结算清单
序号项目/事宜数量单位单价金额备注
一、住宿、房务数量天数￥0.00
1套房
2单人间
3标间
二、餐饮
￥0.00
1
午餐
桌
￥0.00
2
午餐酒水
项
￥0.00
3
晚餐
桌
￥0.00
4
晚餐酒水
项
￥0.00
5
夜宵
项
￥0.00
三、会议室
场次
1
XXX号会议室
￥0.00
2
XXX号会议室
￥0.00
四、会务其他
1
会务水果（客房）
间
￥0.00
2
会务水果（会场）
人
￥0.00
3
会务交通费（派车、会
项
￥0.00
务组交通费）
4
宣传物品（条幅、签到
项
￥0.00
台、展架、指示牌等）
5
会务机动费用
项
￥0.00
五、礼品/奖品
1
个
￥0.00
2
个
￥0.00
3
个
￥0.00
六、往返交通费（预估）
1
人
￥0.00
2
人
￥0.00
3
人
￥0.00
4
人
￥0.00
5
人
￥0.00
6
人
￥0.00
7
人
￥0.00
七、合计预算费用
14/17
附件四：
会务分工明细表
河北本森农业科技有限公司
XXXXXX会务分工明细表
会议设总协调人：
XXX，联系电话：
XXX-XXXX-XXXX；
每个项目设负责人，分配任务落实到执行人，最终信息汇总至会议总协调人；
以下表格中未尽事宜根据实际情况予以补充。
时间
事项说明
执行人
备注
负责人及配合部门
一、前期准备：
（人员落实、酒店预订、水果准备、物品准备、入住确认等）
负责人：
XXX；配合
部门：
XXX
参会人员落实（姓名、职位、性别、报道时间、回程方
式等）
入住酒店客房、会议室及设备的预定
升级会员 