1公文管理培训讲稿课件.docx
《1公文管理培训讲稿课件.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《1公文管理培训讲稿课件.docx（13页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
1公文管理培训讲稿课件
公文的重要性（价值）
1.公文是规范协调组织各项活动的重要工具。
2.公文是管理的重要工具，是进行工作部署和承载、积淀管理思想的重要载体。
3.公文是体现自我综合素质的重要载体。
公文写作能力是走入职场必备的素养。
文字表达能力是个人综合能力的最好表现。
公文写作则是把组织意志通过个人以组织的程序和形式表达出来。
公文是公司加强内部管理、指挥生产经营、对外沟通交流的重要工具，公文处理是每一位管理人员必备的基本技能。
为什么开展公文培训？
1.公文质量评估工作中表现不佳，存在一定问题、差距和不足；2.部分员工对公文不了解；3.“文山”问题依然存在，各位管理员在文件处理上花费的时间过多。
一、公文处理办法宣贯
市公司于2013年10月首次制定下发安庆分公司公文处理办法。
之前一直是按省公司办法执行，没有自行制定。
二、公文基础知识
（一）公文的概念
文章—用有组织的语言文字反映社会现实和表达思想的篇章。
文书—党政机关、企事业单位、社会团体以及个人在社会活动中为了一定的目的而形成并使用的，有一定格式，内容完整的文字材料。
公文—就是公务文书。
指党政机关、社会团体、企事业单位等社会集团在现行的公务活动中形成的，有一定格式，内容完备，具有现行效用的文字材料。
文件—指机关单位用文字写成并使用的具有完整内容和固定格式的特定文字材料。
党政机关公文的概念：
是党政机关实施领导、履行职责、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
公司：
公文是公司在实施领导、履行职能、开展生产经营管理工作中形成的具有特定效力和规范体式的文书；（《安庆分公司公文处理办法》是传达贯彻党和国家、集团公司方针政策、部署要求，请示、报告重要事项，指挥、布置和商洽工作，答复问题，通报和交流情况等的重要工具。
（二）公文的特点：
一是权威性和政策性。
二是针对性和指导性。
三是规范性和约束性。
四是程序性和严密性。
五是对应性和定向性。
公文的作用：
Ø法规作用：
是法律法规的体现形式
Ø领导与指导作用：
是一种工具
Ø公务联系作用：
是协商和联系工作的一种手段
Ø宣传教育作用：
是教育的一种方式
Ø凭证和记载作用：
是公务活动的文字记录
指导工作，传达意图。
（通知）
联系工作，交流情况。
（函）
请示工作，答复问题。
（请示、批复）
总结工作，推广经验。
（通知、决定）
记载工作，积累史料。
（各文种）
（三）公文的种类（文种）
根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》，公文种类主要包括：
决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等共计15种。
根据安徽公司公文处理办法，公司公文的种类包括：
决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等共计9种。
（四）公文的分类
从文件的来源：
收文、发文（对内、对外）
从行文关系：
上行文、平行文、下行文
按时限要求：
一般、急、特急
按机密程度：
国家（绝密、机密、秘密、普通）;企业（核心商秘、普通商秘、内部信息、一般）
从文件的使用范围：
通用、专用（签报）
公司的公文分为通用公文（9种）和专用公文（签报）两大类
签报不仅仅是向公司领导请示工作，也可以汇报工作、反映情况（适用于公司各部门向公司领导汇报工作、反映情况和请求批示、批准）
（五）公文的拟写
公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发机构和印发日期、页码等组成。
份号。
公文印制份数的顺序号。
涉密公文应当标注份号。
密级和保密期限。
公文的秘密等级和保密的期限。
涉及国家秘密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。
涉及公司商业秘密的公文应当根据涉密程度分别标注“核心商密”、“普通商密”和“内部信息”。
紧急程度。
紧急公文应当根据紧急程度标明“急”、“特急”。
发文单位标志。
由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。
联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。
发文字号。
由发文代字、年份、发文顺序号组成。
联合行文时，使用主办单位的发文字号。
签发人。
上行文应当标注签发人姓名。
标题。
由发文单位名称、事由和文种组成。
主送单位和抄送单位。
主送单位指公文的主要受理、执行单位；抄送单位指除主送单位外，需要配合执行或知晓公文的其他单位。
两者都应使用全称或规范的简称、统称。
两个以上的主抄送单位，应按先外后内、先大后小的次序排列。
正文。
公文的主体，用来表述公文的内容。
附件说明。
公文附件的顺序号和名称，在正文中的相应位置标注“（详见附件）”。
发文单位署名。
署发文单位全称或者规范化简称。
成文日期。
成文日期应与公文签发人签发的日期一致，联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。
印章。
公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。
附件。
公文正文的说明、补充和参考资料。
在正文结束后成文日期前标注。
印发机构和印发日期。
公文的送印机构和送印日期。
页码。
公文页数顺序号。
公文拟写：
准备阶段（明确发文目的要求、发送和阅读对象），撰写阶段（拟定提纲、安排结构、正文起草），修改阶段（字斟句酌）
公文语言：
准确、鲜明，庄重严谨、简明通顺，平实得体、通俗易懂
三、常用公文规范
（一）行文规则
1.行文应当确有必要，讲究实效，注重针对性和可操作性。
2.行文关系根据隶属关系和职权范围确定。
一般分为上行文、平行文和下行文。
上行文应当遵循：
（1）原则上主送一个地方政府机关、上级单位，根据需要同时抄送相关的政府机关、上级单位，不抄送其下级机关（单位）。
（2）请示应当一文一事。
一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。
不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
请示必须标注联系人和联系方式。
（3）一般不越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。
下行文应当遵循：
（1）主送受理单位，根据需要抄送相关单位。
重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位。
（2）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，市公司可责令其纠正或者撤销。
联合行文、平行文应当遵循：
（1）公司与政府机关、社会团体、企业事业单位可以联合行文；市公司和市公司工会可以向所属单位及其工会委员会联合行文。
联合行文应当明确主办单位，并由主办单位编号、印发。
（2）市公司各部门不得与外单位联合行文。
公司内部部门不得联合行文，涉及两个及以上部门的事项采用会签方式行文。
（3）市公司部门之间原则上不相互行文，各部门之间可以“部门函”的形式商洽工作，询问和答复问题，征求或反馈意见。
（二）发文形式
公司公文的形式包括公司发文和部门发文。
凡涉及市公司层面的重要事项，以公司名义发文，包括：
1.进行重要工作部署；
2.发布规章制度和重要政策；
3.印发公司领导的重要讲话，传达重要会议精神；
4.人事任免，有关绩效考核的重要事项；
5.对下级单位（含市公司部门）和员工进行奖惩；
6.转发上级机关的重要文件并提出贯彻落实要求；
7.需要全市执行或周知的事项；
8.其他相关重要事项。
凡涉及部门职责范围内的常规性事项，以部门名义发文。
（三）标题
完全标题，包括发文机关、事由、文种。
如：
《集团公司关于进一步精简会议和文件的通知》
省略标题，常见省略发文机关。
如：
《转发集团公司关于进一步精简会议和文件的通知》，省略了“安徽公司”。
常用标题：
（发文机关）+事由+文种
例：
关于进一步优化全省生产经营分析会的通知
《关于安庆分公司XXX情况总结的报告》缺少谓语：
应为《关于上报安庆分公司xx情况总结的报告》
公文标题的标点符号
公文的标题里面一般不用标点符号，但在两种情况下，要使用标点符号。
A、标题比较长，不用标点符号会造成意思不明确和歧义时，应使用适当的标点符号
例：
《中共广东省委广东省人民政府关于授予吴广球等七位同志“广东省白求恩式先进工作者”称号的决定》——表示特有意义的称号。
例：
《关于进一步规范公文处理，精简市委及市委办公室文件的通知》——避免歧义。
B、标题里批转、转发特别重要的公文和法律、法规性公文的题目，可用书名号以提起关注，突出其义。
例：
中共广东省委批转《关于在全省开展以“讲学习、讲政治、讲正气”的主要内容的党性党风党纪教育的意见》的通知。
例：
国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知。
原标题是《关于加大智能终端及重点客户及资费促销的通知》
（四）文种
使用非法定文种，如XXX总结、计划，关于XXXX的申请
文种重叠、生造文种、乱用文种、文种混用
（五）转发
多层转发问题：
可以省略中间层次，如《转发中国移动集团公司转发工业与信息化部<关于进一步加强移动通信网络共建共享工作的通知>的通知的通知》，可以直接为《转发工业与信息化部关于进一步加强移动通信网络共建共享工作的通知》
为了弥补如此变通后可能出现的信息损耗，应把被删节的中间层次写进公文的开头，如：
“近接集团公司以中移通〔2009〕×号发来工业与信息化部关于进一步加强移动通信网络共建共享工作的通知，现转发给你们，……。
”
（六）主抄送
主送单位指公文的主要受理、执行单位；抄送单位指除主送单位外，需要配合执行或知晓公文的其他单位。
两者都应使用全称或规范的简称、统称。
两个以上的主抄送单位，应按先外后内、先大后小（由高到低）的次序排列。
规范：
各市分公司、省公司各部门，安徽中移公司，终端公司安徽分公司；发往12个以上（含12个）的分公司/部门，标注为“各市分公司/省公司各部门（除＊＊、＊＊外）”；发往12个以下的分公司、部门，应一一列出各分公司、部门的名称（仅限省公司发文）
签发领导一般不再抄送，会造成重复阅文。
分公司文件发送省公司和发送省公司部门是不同的。
（七）发文字号
公文正文中引用发文字号年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入。
如，根据《关于开展增补中高端手机营销活动的通知》（市场〔2011〕951号）要求，……
六角括号输入方法：
在WORD中点击“插入”→“符号”，从中选择后点击“插入”即可。
如“安移动办[2005]64号”应为“安移动办〔2005〕64号”。
收文编号：
省级〔2014〕1534号和发文字号：
安移动人〔2014〕22号是不同的
（八）正文
1.开头
比如依据什么情况、因为什么原因、由于什么事件等，常用“目前…”、“根据…”、“鉴于…”、“为了…”来开头。
一般以一个自然段完成（最多两个），不作过多解释。
没有开头：
开头修饰语太多
2.主体
公文的核心部分。
如果比较简单就一气呵成写完。
如果复杂，就用分条列项或小标题的方式来写。
公文的主体，用来表述公文的内容。
结构层次序数的第一层为“一、”，第二层为“
（一）”，第三层为“1.”，第四层为“
（1）”，第五层为“①”。
公文结构层次原则上不要超过五层。
根据省公司现行相关规定，目前安徽公司OA发文（含签报、工作协办单）正文统一使用3号仿宋体字、单倍行距（排版后A4纸每面应为22行、每行28个字），OA发文WORD格式的附件要求同上。
会议纪要、签报、工作协办单中的表格不作以上要求。
正文中如有小标题一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三第四层用仿宋体字标注。
企业公文除了发文机关标识（红头）、发文字号和红色反线外，正文中一般只用黑色。
3.结尾
根据情况来确定，可以不要。
结尾两种写法
提出措施和要求，或者加以强调，或者提出请求。
使用专用语，如：
请予批准（批复、批示、遵照执行），特此通知（通告、公告）
（九）附件
公文如有附件，应在正文中的相应位置后标注（详见附件＊）
如有附件，在正文下空1行左空2字标识“附件”，后标全角冒号
附件如有序号使用阿拉伯数字，后用圆点
例：
附件：
1.xxx
2.xxx
附件名称一般不加标点符号：
反例：
附件：
1.《中国移动××管理办法》
（十）阿拉伯数字的使用，怎么使用没有很严格的规定
一般原则是：
表示顺序的数字“第二、第三”之类，一般使用汉字；表示年月日的多用阿拉伯数字，如“2007年4月12日”；表示数量的多用阿拉伯数字，如“生产总值2500亿元”。
总之，能用阿拉伯数字的尽量用，会引起歧义和混乱时才用汉字数字，但一份公文里必须统一体例。
数字使用要规范：
3-8万（3万-8万），5-15%（5%-15%），三、四天（三四天）,十五、六岁（十五六岁）
尽量使用确数。
表示“以上”、“以下”概念时要注明是否包含本数。
（十一）其他注意问题
成文日期由系统自动生成，无需填写。
第一次出现的时间，要写清年份，年份一般不简写。
涉及到的职务、人名应用全称。
例：
xxx总经理；列出一个人的多种职务时一般先党内、再党外，由大至小的顺序。
要求别人报送材料时应明确时限和报送方式（邮件or公文）。
要慎用“急”、“紧急”文；防止滥设紧急性公文，要避免因主观原因导致缓事变急事。
（紧急程度。
紧急公文应当根据紧急程度标明“急”、“特急”。
要根据客观情况和实际需要慎重确定公文的紧急程度，防止滥设紧急性公文，要避免因主观原因导致缓事变急事。
对于紧急公文，部门负责人在审核时应当标明紧急的原因。
原则上，除完成上级机关紧急部署的工作、公司领导紧急交办的工作以及突发事项外，一般不应使用紧急公文。
）
（十二）核稿
对核稿工作的再认识
认识误区：
核稿的功能只是分发文件；核稿只是查找错别字；核稿是影响公文流转效率的瓶颈……
“求真相”：
通过查看公文修改痕迹，我们发现，核稿工作真是重、累、细活，核稿人压力山大。
核稿工作的意义和作用：
为公司管理增效；为个人成长添力
审核的重点是：
1.行文理由是否充分，行文依据是否准确。
2.内容是否符合国家法律法规、国家有关部门及行业主管机关的规定和集团公司、省、市公司的有关部署要求；是否完整准确体现发文单位意图；是否同现行有关公文相衔接；所提要求措施和办法是否切实可行。
3.涉及有关部门（单位）职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
4.文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
5.其他内容是否符合公文起草的有关要求。
（十三）段落
注意事项：
单倍行距
首行缩进
不能随意空行
内容较多时不能一段到底，分段要根据内容需要
小技巧：
当原文格式无法调整时（如行距），可通过word的全选内容—编辑—清除格式等功能重新修订文本格式，以满足公文格式要求。
“特此通知”上空一行是错误的
段落开头没有首行缩进是错误的
（十四）词句
注意事项：
尽量用短句，言简意赅
避免口语化（慎用“谢谢、晓得、不干”等词）
要使用法定单位（慎用“公分、担”等非法定单位）
数词后不要遗漏量词（反例：
“工程立项投资200万”，漏了量词元）
病句诊断：
公文病句类型大体有六种，即：
搭配不当、语序不当、残缺或赘余、结构混乱、语意不明、不合逻辑。
部门对极少数不遵守公司纪律事件，及时进行了批评教育和严肃处理（事件不可以“批评教育”）
许多员工热情地在休息室里同获奖代表交谈（应将“热情地”调至“同获奖代表交谈”前）
迁改费用大约30万元左右（用“大约”来概数时，不能用“左右”了）
在生产经营分析会上，指出了目前公司经营管理中存在的问题（遗漏主语“公司领导”）
（十五）几点建议
为减少以上错误的出现，建议：
先用WORD起草文件并按规范排好版式
粘贴至OA发文模板
通篇检查以下内容：
字体字号、空行空格
正文结构层次序号
附件格式
标点符号
数字表述
主（抄）送单位名称、顺序
通读检查是否有错字、漏字现象
善于使用格式刷、无格式粘贴等
（先用WORD起草文件并按规范排好版式，粘贴至OA发文模板，善于使用格式刷、无格式粘贴等。
不要使用硬回车，不要使用WORD自动生成的序号。
）
四、常见公文写作
（一）通知
适用于发布公司的各类规章制度、管理办法、技术规范和业务标准，传达要求所属单位执行、办理或周知的事项，转发上级的文件并提出具体要求，聘任（解聘）各级各类人员。
开头部分
发布通知的背景、原因或目的
文字简明扼要，并以“现通知如下”、“现将有关事项通知如下”等引领下文。
主体部分
写明告知或要求办理、执行的具体内容。
结尾部分
独立成段，主要是要求、希望和建议。
常以“特此通知”、“以上通知，望认真执行”结尾。
（二）会议通知
一般应包括以下内容：
召开会议的根据与目的；
会议名称；
会议时间；
地点（报到的时间、地点）；
与会人员；
差旅费报销办法；
与会者准备工作与注意事项；
联系单位、联系人与联系电话号码等。
会议通知的内容，要求准确、具体，避免错漏，并必须在会前送达，留出充裕的时间，以使与会者做好充分准备。
（三）通报
适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和交流重要情况。
标题：
《关于**的情况通报》、《关于**情况的通报》
正文：
表彰（批评）性通报一般包括三个部分：
主要事实：
表彰性通报要突出主要先进事迹，批评性通报要抓住主要错误事实
分析指出事例的教育意义：
指出主要经验和教训
决定要求：
写明组织结论与决定，同时提出对表彰或批评对象的希望、要求（批评性通报的结尾处要有针对性地提出防范措施）
情况通报一般有两种形式：
一种只对有关事实作客观叙述
另一种还对有关情况加以分析说明，有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见
（四）报告
适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
报告的类型：
工作报告：
凡向上级汇报工作的都是工作报告（综合、专题工作报告）
建议报告：
对自己职权范围内的某方面工作提出建议，希望采纳
答复性报告：
答复上级机关的询问，要有针对性，不能答非所问
报送报告：
向上级报送文件、材料，正文简略。
标题：
关于……的报告
正文：
概括说明事件的整体情况和发展动态；点明事件中发生的问题和倾向；提出解决问题的方法或建议
结尾：
“特此报告。
”“以上报告，请审阅。
”
（五）请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
1.写作总体要求
请示必须是向上级有所呈请，请其给予答复时才能使用，而且不能处处事事都请示，必须满足一定条件时才能行文
要严格遵行一文一事、只主送一个机关、一般不越级行文的原则
提出的请求应清楚明白，要对方批准或指示什么必须明白具体，以便于对方有问必答
2.常见问题
把请示写成“请示报告”
抓不住关键，原由写得太抽象、笼统，使人看不出要办理事情的必要性，同时对如何办理未提出办法和措施，或措施欠具体。
不是一事一请示。
比较急的请示，只能写“请速批示”，不能限定时间。
签报中存在的问题（没有主送、漏掉结语、篇幅太长、请示事项不清晰等）。
请示与报告的异同点
共同点：
两个都是写给上级的上行文；公文里都有陈述意见、反映情况的内容。
不同点：
时间：
请示和报告相比，时间要求更紧迫，请示写的情况是未解决的，是将来时，报告写的情况是已做过的，是过去时。
内容侧重点：
请示侧重于请示批准，报告侧重于汇报工作。
要求：
请示要求上级必须回复，报告则不必，只供上级参考。
（六）函
适用于与不相隶属的机构、单位商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复事项。
函的种类：
告知函、商洽函、询问函、答复函
写作格式
正文：
一般包括三层
简要介绍背景情况
商洽、询问、答复的事项和问题
希望和要求（特此函询、盼复、望函复、请即函复）
写作要求
要一事一函，忌一函数事
要体现平等坦诚精神，文字恳切得体、简洁朴实，用语谦和有礼
结尾：
“特此函告”、“特此函达”、“请予函复”、“专此函复”。
（七）纪要
特点：
综合性（具有整理和提要的特点）、指导性、备考性
写法：
一般分两大部分。
一是写明会议概况，包括会议时间、地点、组织者、出席和列席人员名单、主持人、议程、进行情况及对会议的整体评价；二是纪要的中心部分，反映会议的主要精神、讨论意见和议决事项等
主要写法：
集中概述法（小型会议）、分项叙述法（议题较多的会议）、发言提要法（需要了解与会人员不同意见的会议）
注意事项：
标题要规范、信息要素齐全、参会人员一般不写职位，牵头部门负责人不参加的会议，一般不得下发会议纪要。
升级会员 