APP365物流软件货运基础版说明文档.docx

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APP365物流软件货运基础版说明文档

货运基础版的使用

App365物流软件基础版：

简化的使用步骤，提高了物流公司的信息化管理的效率。

软件主要是根据物流公司的实际操作流程，把发货站的流程和到货站的流程结合在一起，使流程的没一个环节都能灵活操作。

既能达到使用简单，又能一目了然的了解公司的财务和掌握物流公司的全部情况；系统自动跟踪货物信息，客户直接网上查单，短信通知客户提货，节约成本又提高效率，还减少随时电话查货的烦恼。

系统主要分为运单录入、运单管理、配载发车、中转外包、财务管理、查询和设置八部分。

系统的基本标识：

①红色星号“*”：

表示为必填信息；

②查找标识

：

表示点击弹出新窗口进行查找；

③有下拉菜单

：

表示可以选择下拉菜单的内容；

④有掩藏内容

：

可以点击显示掩藏的内容；

⑤条件查询。

查询时，可以选择相应的条件进行不同的查询，一般在用条件查询时，应先清除其他的条件，点击

即可；

⑥页面的列表框。

一、基础设置。

首次使用系统时，还需要对公司在系统里面的一些信息进行设置，这一步是在设置里面进行。

设置包括：

网点设置，员工资料，客户资料，服务商资料，车辆资料，权限设置，打印模板设置，系统参数设置，公司信息设置。

1、网点设置。

网点设置主要是增加公司的网点即分公司，从而便于指定公司的员工在哪一个分公司操作。

步骤：

设置→网点→新增→填写完整→保存

2、员工资料。

员工资料包括：

增加员工和指定员工可以查看多个网点。

步骤：

设置→员工→新增→填写完整→保存

增加公司员工。

在员工列表里面进行新增，点击新增后，就可以填写新增员工的资料，在填写时，带红色星号的是必填信息。

填写所属网点时，要填写该员工所在的分公司，即点击后面的搜索

标志，在弹出的对话框中选中双击确定。

任职状态栏中，填写在职，如这名员工以后因为原因不在公司上班，则可在此选填离职，

把员工的状态填写成离职后，这名员工的账号就不能登录进系统里面去。

填写权限角色时，按照公司分配的角色选填。

填写完成后，点击保存即可。

如需继续新增员工，点击新增即可。

保存后系统将自动发送一封QQ邮件到新增员工的QQ上面，员工打开QQ邮箱，记住里面的初始密码，该名员工就可以登录到公司的系统上面，登录名就是QQ号码，密码就是初始密码。

如要改变登录的密码，则需要回到系统登录的界面，点击忘记密码或重置密码，按照提示操作即可。

或可参考公司的主页产品问答里面的《APP365物流系统，用户怎样重设密码?

》。

指定机构就是指定的员工可以查看多个网点和进行多个网点的操作。

比如说现在网点是深圳，在我指定上海网点之后，我就可以在网页右上角登录人位置

切换到上海进行上海网点的操作。

步骤：

设置→员工→选择员工→指定机构→选择机构→保存

3、客户资料。

当物流公司有相对比较稳定和重要的客户及业务员之间各自有不同的客户时，可以把这一部分客户的资料保存到系统里面进行维护，在录单的时候，系统也会自动将公司的客户记录在客户资料里面，当客户第二次发货的时候，录单就会自动查找出客户的信息。

步骤：

设置→客户→新增→保存

4、服务商资料。

服务商就是外发的中转外包物流公司，维护服务商的资料，主要针对第三方物流公司。

步骤：

设置→服务商→新增→保存

5、车辆资料。

主要对公司自有车和公司的合同车，挂靠车辆的信息进行维护，在配载的时候，根据公司所需要的车型输入车辆的一项信息，其他的信息都会自动查找出来。

步骤：

设置→车辆→新增→保存

6、权限设置。

权限设置是管理员在系统中管理员工的权限，系统管理员根据员工不同的角色分配不同的访问系统的权限。

步骤：

设置→权限→选择授权对象→选择授予权限→保存

7、系统参数设置。

系统参数设置是系统管理员管理系统的设置，系统管理员根据系统的不同需要进行更改设置。

步骤：

设置→系统参数→选择→保存

8、公司信息。

在公司注册使用系统时填写的资料就是公司资料，在公司资料位置可以更改，填写的公司名称和电话号码，就是打印运单和标签时显示的公司名称和电话号码，也是物流公司网页的名称和电话号码。

服务类型选择的什么类型版本，那么打开系统默认的就是选择的版本。

9、打印模板。

物流公司打印运单和标签之前，根据物流的公司的需求选择一种模板，物流公司也可以根据自己印刷的运单进行模板调整。

在使用模板的时候，先选择一种模板，进行复制就可以使用了，步骤：

在模板管理列表里面选中一种模板→点击上方模板复制。

模板设计：

由于模板设计比较复杂，需了解系统模板的设计，请与本公司联系。

10、设备配置。

设备配置主要设置打印运单和标签的打印机和打印的模板。

11、安装打印插件。

谷歌浏览器本身是不支持其他的插件，需要安装打印插件才能进行打印机的连接。

刚注册系统打开运单录入界面

，系统会提示“未安装打印插件”的提示。

安装步骤：

点击安装插件→打开系统下载的365文件，然后最小化→点击浏览器的工具栏→将鼠标移至工具位置弹出子菜单→点击扩展程序打开→将下载的365文件拖到扩展程序里面→点击添加→安装之后刷新即可。

或打开页面》支持》产品问答》怎样安装打印插件。

二、系统使用流程。

系统的使用流程按照物流公司的实际操作顺序步骤使用，但app365货运基础版也基于极少数物流公司员工较少的情况设计了系统使用时，可减少配载发车直接进行到货管理和运单管理，到货管理里面可进行运费的结算这部分功能，从而减少软件在使用过程中的繁琐，麻烦的步骤。

以下是系统对物流公司两种业务处理的流程：

①托运开单→保存（打印运单、标签）→下达入库─→到货管理（到货入库）→列表选单确定入库→送货管理→送货签收→回单。

②托运开单→保存（打印运单、标签）→下达入库→配载发车（填写车辆信息→新增停靠点→填写运费→配货→打印装车单→打印合同→确定发车）─→到货管理（到货入库）→送货管理→送货签收→回单。

注：

（1）在到货入库前的操作是发货站的操作，到货入库以后就是到货站的操作。

1、运单录入

⑴在运单录入时，运单号可自己输入，也可系统自动生成九位数单号，如需由系统自动生成运单号，需在系统参数设置里面选择自动生成单号即可；

⑵订单的类型可选用专线单和中转单，也可以在系统参数设置里面设置默认运单的类型，如默认专线单，那么系统打开运单录入页面则显示的是专线单；

⑶目的地必须填写目的公司网点，无公司网点的时候，则填写目的城市，在收发货人详细地址栏里面必须填写一个规范的地址，如：

目的城市为“贵阳”应填写为“贵州贵阳市”；

⑷计费的方式可以选择按件数、重量和体积计费这三种方式进行计费；

⑸运价和运费的区别：

运价即单价，运费则是运单上的货物应付的托运费。

如按件数的方式计费：

运费=运价*件数，一件货的运价是8块钱，那么一共三件货的运费则为24块钱；

⑹当发货商要求运费现付一部分，提付一部分时的操作，则直接在现付位置把现付的部分填上去，提付的部分填上去，系统自动根据填写的运费进行计算；

⑺送货费现付指的是发货商已经把货物的送货费已经在发货站付清了，但运费则是提付，勾选之后，系统则会提示送货费已付；

⑻运费现付未付指的是运单上面显示的是运费已付，但实际运费未付，是回付或月结的付款方式；

⑼回扣已返指的是物流公司给发货商的回扣在运单未结算的情况下，已经将发货商的这一部分回扣付给了发货商；

⑽在填写相关费用时填写准确，便于在财务结算时的准确性。

⑾运单下达入库，所有运单在录入保存后，必须要进行“下达”操作后，才能进行后续的配载装车、外包等操作；运单下达后，货物被确认入库，状态被更新为“已下达”；

⑿运单反下达，在运单下达后，发现相关信息有误，如果还没有进行下一步的操作，可以进行“反下达”操作，将运单恢复到“新增”状态，即可对运单再次进行修改；

﹥经由是货物从起站发出，经由公司的其他站点，再由其他站点确定配送路径：

【起站】 -- 【经由站】 -- 【目的地】

﹥运单的状态是由系统自动生成的，在运单填写完整后，检查无误保存；

﹥保存之后的步骤：

打印运单和标签→下达入库

﹥系统可以在系统参数设置里面设置提供在打印运单和标签的同时系统自动下达入库；

﹥托运单没有下达入库前的状态为“新建”，下达入库之后的状态为“已下达”，状态为已下达的运单则表示货物已经进入物流公司的仓库，所以下达入库之后的运单信息就不能再修改，允许修改托运单的前提是运单的状态为新建；

﹥在运单下达后，发现相关信息有误，如果还没有进行下一步的操作，可以进行“反下达”操作，将运单恢复到“新增”状态，即可对运单再次进行修改；

﹥运单下达入库后，物流公司可根据情况，给发货商和收货的客户发送短信通知或提示，接收号码可以填写多个，但在号码中间必须用英文的逗号隔开，短信的模板类型可以自选系统的模板，也可以自己编辑短信的内容。

﹥点击结算地和结算对象区域的"小三角形"按钮，可以展开这部分输入区域，在这个输入区域中，可以修改提付网点、提付人、回付网点、回付结算人等结算地和结算对象。

2、运单管理

在运单管理里面可以修改的运单信息（必须是运单的状态为新建的前提下）和查看运单信息及当前网点收货情况；

运单管理页面，条件查询框中，可以使用不同的条件查询运单的信息，条件运单号查询下拉菜单掩藏了收货人，收货电话和制单人的查询条件；

运单管理中也可对运单进行下达入库和反下达的功能，这主要是用于修改的运单处理，下达入库和反下达可以进行批量操作；

运单列表中，运单号前面有修改和查看

，点击修改，将会打开运单的录单界面，可以对状态为“新建”的运单进行修改补充；状态为“已下达”的运单，进行“反下达”修改。

点击查看，即查看运单的录入信息。

在App365货运基础版中，我们将运单跟踪，回单签收及图片上传，移库的功能，结算和运单删除整合到运单管理的列表里面，便于在发货站工作人员的操作；操作步骤：

将鼠标移到命令栏的"更多>>"，会显示扩展的菜单项：

﹥运单跟踪，运单的跟踪信息由系统自动生成，也可以手工录入或更改跟踪信息，客户通过网站即可查询运单的动态情况；

在列表中选中一条运单记录，点击“跟踪”按钮，显示“跟踪表格”，更改运单跟踪信息，点击“新增”即增加一条跟踪记录，“删除”即删除跟踪信息；修改跟踪信息时，只需点击需要修改的地方即可编辑修改；

﹥回单。

回单是发货方给采购方提供的用于核对货物数量以及规格的单证，一般随产品一起发送给采购方，同时也是发货方需要收货人的收货签收证明。

在app365货运基础版中，只进行了标识，系统中运单的状态将会变为“已回单”，只能针对"已签收的"运单进行处理；在进行确认回单的操作时，可以进行多个回单批量操作。

操作回单时，还可以上传回单的照片。

﹥移库。

移库的意思就是将货物从一个网点的仓库移到另一个网点仓库，主要是针对将货物发错网点或中转网店需要查看货物的情况下使用的功能。

如：

从A网点发往C网点的货物，结果A网点将货物发往了B网点，B网点就需要将这批货物再发到C网点，但系统的操作中，B网点是看不见A网点发C网点的货物信息，所以，A网点将货物做一个移库的操作，从A网点移到B网点，那么B网点就能查看这批货物信息。

﹥发货方结算和收货方结算。

App365货运基础版的运单管理增加结算的功能，主要是方便操作，但在财务里面同样也有结算的功能，两者是一样的。

当运单录入时，如果是现付，系统会自动进行结算，并在出纳明细账中生成对应的结算记录。

》发货方结算。

针对现付（现付未付）、回单付、月结这几种结算方式，完成与发货方的运费结算，并在出纳明细账中生成对应的结算记录；在录单时，如果是现付结算，且未选中“现付未付”，则在下达时系统会自动结算到出纳明细账。

在列表中选中需要结算的记录，如果选中的记录是现付未付、回单付或月结，且未完成结算操作，则会弹出“发货方结算”对话框，否则会提示“不需要进行发货方结算”；

在对话框中填写结算方式和收款日期；

在查询中的出纳明细账中可以查询相关的结算记录；

》收货方结算。

针对提付结算和代收款的情况，由到站向收货方收取运费、送货费和代收货款，并在出纳明细账中生成对应的结算记录；

在列表中选中要结算的记录，该记录是提付、有代收款，且未完成收款结算操作，则会弹出“收货方结算”对话框，否则会提示“不需要进行收货方结算”；

如果到目的站客户要求送货，要加收送货费，则在字段“加收送货费”中输入送货费；

某些情况下，客户要求少收运费，给客户打折，此时在字段“折扣”中输入折扣金额；

默认情况下，结算金额包括货款，如果货款还未收，则选择“货款未收”；

结算金额=提付金额+加收送货费+货款-折扣；

点击"确认"按钮，则会针对提付、送货费、货款生成对应的结算记录；可以到"出纳明细账"查询到相关结算记录；

﹥图片上传。

针对主要上传回单图片，签收图片和异常件图片进行保存，便于以后查看数据。

﹥引出。

引出即引出Excel表格。

网页上面的引出都是引出Excel表格。

﹥运单删除。

在运单下达之前，可以删除运单数据，下达之后不能再删除。

3、配载发车

配载发车，是根据托运人的货物运送要求（如：

起运地、目的地、装卸货时间、货物类型、重量、体积等）进行车辆调度，确定行驶线路和途经站点，安排车辆到相关站点进行装卸货。

运单下达入库后，接下来的操作就是进行配载装车发车，但有的物流公司不需要在系统里面有配载发车这一步的操作，在app365货运基础版，可以在运单下达入库之后，直接在到货管理里面的到货入库，这一部分的操作，我们在到货入库时在讲操作。

打印预装车单：

装车之前，在系统中进行预配载，并打印出预装车单，交给仓管员作为装车的依据；装车时，仓管员在预装车单上标记出实际装车的情况；如果是通过条码扫描的方式，则不需要进行预装车处理，直接根据扫描生成配载清单；

打印装车单：

正式装车完成后，仓管员根据预装车单上的装车结果，调整配载记录，并打印出正式的装车清单，交给司机随车带走，作为与目的站进行货物交接的凭据；

打印合同：

发车时，与司机签订运输合同，作为与司机结算运费的依据；

确定发车：

将车次的状态更新为“在途”，同时将整车运费分摊到各运单上，从而可以进行“单票毛利分析”；确定发车后，不能再修改该车次信息；

异常条码分析：

通过扫描装车时，分析条码的异常情况；

列表：

返回到车次列表。

专线配载页面包括司机信息，目的地，司机费用和配载货物的信息。

步骤：

填写司机信息→选择车辆停靠点或目的地→输入司机的费用→选择配载货物→保存→打印装车单及发车合同→确定发车。

在进行配载的时候，首先要确定司机的信息，点击车牌或司机后面的搜索符号，可以选用维护车辆的信息，也可以自己填写司机及车辆的信息；

选择车辆停靠点及目的地，根据有的物流公司，在一条线上面有多个卸货点，途经的车辆可以在多个停靠点停车卸货，停靠点必须是公司的网点；

选择停靠点的步骤：

点击新增→在弹出的对话框选择停靠点→确定

可根据停靠点的顺序进行调整，操作“上移、下移”调整，选择多余或错误，可以点击“删除”去掉；

应付司机的运费，输入运费、其他费，自动计算应付合计；如果需要预付司机部分款，则输入预付款；如果需要司机回单再付款，则输入回付款；如果存在到付款，则应在途经站点表格的【到付款】中输入，如果在多个站点有到付款，则会将到付合计显示在右边区域的【到付】中。

配货，点击“配货”按钮，选择相应的货物，如图所示，默认是将货物配送到【运单目的地】，并且只能选择目的站属于“途经站点”的货物；如果要将货物进行短途分拨，将货物配送到"中转站【xxx】"，则应先在途经站点中选择一个站点作为"中转站"，然后选择单选框“中转站【xxx】”；

如果在配货的时候，用PDA扫描进行装车，则将扫描的货物条码导入系统，然后点击PDA扫描配货即可；

分装即有的货物在实际装车中只装了一部分，在系统中的操作，就必须要将没有装走的货物和已经装车的记录到系统；

将司机的信息填完整》选择停靠点》货物配载完成》司机的运费输入之后保存，再进行的下一步就是打印预装车单，装车单和合同，确定发车；

装车单有含费和不含费的清单两种：

4、到货管理

到货管理是货物目的网点公司的操作，在前面的配载发车里面讲到了有的物流公司不需要在系统里面有配载发车这一步的操作，在app365货运基础版，可以在运单下达入库之后，直接在到货管理里面的到货入库，在到货入库里面，可以进行其他网点的操作，意思是在一个公司网点，可以操作其他网点的到货管理，这样提高了软件操作的灵活性。

在条件查询栏里可以选择自己需要的查询方式；

条件查询栏中，选择不同的到货站，可以进行其他网点的到货操作及管理，从而为不需要做配载操作的公司在软件的使用上面更简化，需要做这一步直接到货管理的流程步骤：

托运开单→保存（打印运单、标签）→下达入库─→到货管理→列表选单确定入库→送货管理→送货签收→回单。

在列表里面直接选单入库后，运单的状态则也由系统自动改变为到达目的地，同时在系统的跟踪信息里面也会由系统自动更新为到达目的地；

功能“更多”里面隐藏了送货，移库和图片上传功能。

﹥到货确认，对已到达“到货站”的货物进行确认，更新货物的状态为“已到目的站”或“已到中转站”，表示货物已进入该站点；

查询需要到货的运单记录，选择一条或多条记录，点击“确认到货”，点击提示框的“确认”按钮，即完成所选货物的到货确认。

这一步的操作表示已经确认货物到货入库了，接下来的流程就是通知客户提货或送货。

﹥短信通知，确认到货后，通知客户来提货；货物签收后，通知发货方货物已签收，使用的方法和运单录入的界面的短信一样。

﹥签收，货物经过“确认到货”，然后通知客户前来提货，客户提货时进行签收处理，货物被确认出库，状态更新为“已签收”；

选择一条要签收的运单记录，点击“签收”按钮，显示“签收对话框”，输入签收人、证件号、备注、签收时间等信息，点击“确认”将信息保存到系统中。

﹥送货，如果客户需要送货，则安排车辆和司机送货上门，并确定应付司机的送货费；

安排车辆和司机送货上门，并确定应付司机的送货费；点击“更多>>”下面的“送货”菜单，进入“送货管理”。

在进行送货管理操作时，可以一次进行多个运单的同时送货；

配载送货货物时，同时要填写送货费，在保存确定送货后，送货费会由系统自动结算，并在出纳明细账中生成对应的结算记录；

送货步骤：

到货管理→更多（点击送货）→送货管理→填写车辆（送货员）信息→配载送货货物→填写送货费→保存

打印送货清单，送货员送货时，随车配载货物的清单，也方便公司对送货的精确管理。

在送货管理车辆列表可以查看送货的明细；

送货车辆列表货物明细里面，可以修改，编辑送货费。

﹥收货方结算，针对提付结算和代收款的情况，由到站向收货方收取运费、送货费和代收货款，并在出纳明细账中生成对应的结算记录；

这里是收货方结算和运单管理的结算以及财务的结算是同样的操作，同样的功能。

﹥移库、图片上传和运单管理的移库及图片上传是同样的操作，同样的功能。

5、中转外包

中转外包是物流公司将无法通过自身渠道送达目的地的货物转包给同行（服务商）来完成；例如：

A公司在深圳揽收了一件货物，目的地是贵阳，而A公司没有直达贵阳的专线，所以将该货物转包给B公司，由B公司将货物送到贵阳；业务处理上，A公司将货物交给B公司，需要付给B公司“中转费”，B公司开具“托运单”给A公司，中转费的计算可以有多种方式：

现付、到付、月结等；

运单录入时，如果运单的目的地不是选择本公司的【网点】，而是选择了一个【城市】，订单的类型选择中转单，一般需要进行“中转外包”处理。

步骤：

中转外包→选择需要中转的运单→点击中转进入中转对话框→填写服务商信息→保存。

在中转运单的列表条件查询框中，可以选择多个条件进行查询，

﹥选择需要中转的运单，点击操作位置的【中转】，将会进入中转的对话框；

中转的日期系统默认的是当前的时间，但也可以自己更改；

在中转外包录入的对话框中，填入的是服务商的资料，货物清单列表中只需填写服务商的单号和中转的费用；

服务商是负责承运的物流公司，对于常用的服务商，可以在“设置--服务商”中事先建立服务商档案，然后从列表中选择；对于未事先建立档案的服务商，可直接输入，保存中转信息时，会将其保存到服务商资料库中；

提货地的填写的是货物到达目的地的服务商的详细地址，以便通知客户到该地提货；可以从列表中选择，也可以重新输入一个新的地址；

联系人和联系方式填写的是服务商的联系人和联系方式；

结算方式是与服务商结算中转费的方式，包括现付、提付、月结、垫付几种结算方式：

现付--与服务商交接时付款；提付--到达目的地后，服务商收取客户运费，并从中扣取中转费；月结--与服务商按月结算中转费；

交接方式是网点与服务商进行货物的交接的方式，包括：

送货到服务商、服务商自提；

﹥在中转的时候，如果运单的目的地是同一目的地或中转给同一服务商，可以一次进行批量中转；

批量中转的时候，服务商的单号和中转费则需要分别填写，

当把中转信息填写完毕保存后，中转批次系统会自动生成，在查询时，可以选择中转的批次进行查询；

当批量中站时，系统会自动统计已中转的件数、运费及中转费；

中转后，运单的状态变为【中转处理】，在查询时，选择【已中转】查询，会查询出已经中转的运单。

跟踪：

针对已经外包出去的货物进行动态跟踪，根据服务商的反馈，将反馈的跟踪信息保存到运单对应的跟踪记录中；

手工录入运单动态跟踪信息；流程相关的跟踪信息由系统自动产生；客户通过网站即可查询运单的动态情况；

在列表中选中一条中转运单记录，点击“跟踪”按钮，显示“跟踪表格”，然后在跟踪表格中增加或删除跟踪信息，点击“保存”按钮，保存跟踪信息。

在跟踪表格中，如果将字段“内部信息”设为“否”，则客户在网站查单将不能看到该条信息。

签收：

与服务商确认，如果指定的货物已经被收货人签收，则在系统进行"签收"处理，并将运单状态更新为“已签收”；

选择一条要签收的运单记录，点击“签收”按钮，显示“签收对话框”，输入签收人、证件号、备注、签收时间等信息，点击“确认”将信息保存到系统中：

结算：

是完成与服务商的“中转费结算”。

6、财务

在app365在线物流软件中的财务管理中包括审核、结算、手工记账和汇总的列表。

审核：

系统提供财务审核功能。

财务人员可以针对运单运费、车辆运费、中转费用进行审核或者修改。

经过审核过的费用将无法修改。

费用审核分为：

运单收入审核、发车运费审核、中转费审核。

运单审核：

对运单涉及的财务信息进行审核或修改运单财务信息。

经过审核的运单财务信息将不允许被修改。

该功能审核的费用为运单产生费用。

具体包含：

运单运费信息、现付金额、现付付款情况、到付金额、到付网点、回付金额、回付网点、货款扣金额、代收款金额。

﹥客户结算：

客户结算是用于跟客户进行账务结算，根据不同的结算方式，确定是与发货方结算或收货方结算；现付款、回单款、月结款、回扣、货款扣需要与发货方结算，提付款、送货费、货款需要与收货方结算，对应的功能分别是“发货方结算”、“收货方结算”。

选择菜单“财务--客户结算”，进入如下图所示的“客户结算”界面，输入条件查询出对应的运单列表，并进行相应的处理：

发货方结算：

针对现付（现付未付）、回单付、月结这几种结算方式，完成与发货方的运费结算，并在出纳明细账中生成对应的结算记录；在录单时，如果是现付结算，且未选中“现付未付”，则在下达时系统会自动结