公文写作如何使文章生动有效闫静.docx

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公文写作如何使文章生动有效闫静

如何使文章生动有效

北京时代光华教育发展有限公司特聘高级讲师闫静

写好商务文书必须按照文书的规范要求外还需要掌握并合理使用一些技巧，这些技巧的运用实际上就是对文书进行润色，使其变得更加生动有效。

从实践工作的积累和体会，总结了六个方面：

第一，积极运用情感指数增加商务文书的亲和力

判断商务文书的正式程度可以使用正式指数一样，增加文书的亲和力我们可以参考一个叫做“情感指数”的数字标准。

（一）情感指数的内涵。

所谓“情感指数”，实际上就是对读者的关注程度，它在很大程度上可以对商务文书的亲和力予以衡量。

正如前文所提到的，“沟通是被读者理解的信息，而不是所发出的信息”，情感指数的高低可以真实地反映出商务文书的撰写者是否站在目标读者的立场上来从事这项工作。

西方的心理学家通过研究发现，人类有共同的13个特性，其中有一条就是希望被尊重和理解；然而，绝大多数人在自然的条件下都是更加关注其自身的利益和情感，却往往忽视他人的相同需求。

因此，如果在商务文书中能够体现出相比自己更多的对于目标读者的关注，那么文书的亲和力自然会得到很大的提高。

（二）情感指数的计算。

情感指数，是用在商务文书中提到目标读者的次数减去提到撰写者自己或者公司的次数，如果结果为正值（即情感指数为正），说明文书是以读者为中心的；如果结果是负值（即情感指数为负），则显然难以获得目标读者的良好感受。

因此，在商务文书中应尽量少提及撰写者自身，而应该更多的提到目标读者。

【案例】

情感指数的计算与调整

以“我们很高兴的宣布，我们的新图书馆会在6月份对外开放，欢迎光临”这样一句话为例，其中提到目标读者的地方最多只有1处（即“欢迎光临”中对目标读者的暗指），而提到撰写者自身的地方却有2处；所以，这句话的情感指数为“－2”。

由于情感指数为负值，所以这句话让目标读者听起来就不是很舒服了。

为了提高其带给目标读者的亲和力，可以将其改为：

“从6月份开始，您可以用新图书馆来完善您的研究，我们图书馆欢迎您的光临”。

做了如此的修改之后，情感指数变为了＋2（读者处为3，撰写者处为1），相应的可以发现其亲和力也得到了较大的提升。

（三）增加情感指数的方法。

具体而言，增加情感指数的方法有如下四种：

一是，增加第二人称代词。

这是一种最为直接的方法，即在商务文书中增加“你”、“您”以及“你们”这样的第二人称代词，单数或者复数的都可以。

二是，增加第三人称的专有名词。

所谓的“第三人称的专用名词”有很多，例如“消费者”、“纳税人”以及“员工”等，这些专有名词出现在商务文书中也是一种对目标读者的尊重。

三是，增加读者的姓名。

由于人的天性特征使然，在商务文书中如果能在适当的时机上加入读者的姓名，也会使得其倍感亲切。

四是，增加对读者的暗指。

所谓的“对读者的暗指”，实际上就是指在商务文书中对祈使句的使用，这是因为祈使句中往往省略了指代目标读者的代词。

请计算以下范例中所表现出来的情感指数：

【案例】

各位支持我的读者：

你们好!

感谢你们一直以来支持着小可的书，我的书写的也还不够成熟,，但是还是要谢谢你们的支持，是你们的支持给了我继续写下去的动力，在这里想告诉大家一件事情，就是我马上要高考了，所以这段时间实在没有时间更新，还请读者们原谅。

请放心，这本书不会成半途而废的，我会一直写下去，希望你们继续支持我这个还不成熟的小子。

你们是最棒的读者。

耐心等待吧，一切都会继续下去的！

以下是某公司客户经理在带其下属小王参加完一次客户的会议后给小王发的一个邮件的部分内容，由于在这次会议中该经理面对客户A公司所提出的诸多问题无法解答而处境尴尬，他认为这是因为小王没有与其进行事先沟通所造成的，所以这个邮件中的语气显得相当的严厉。

出于对小王进行适当指导的目的，请对这封邮件进行必要的调整和修改。

“……我们必须马上处理这件事情，在这次的会议上我因为没有了解到A公司的最新信息而感到尴尬不堪。

对我来说，这是个不小的奚落，你我的确应该密切关注他们的情况，我希望从你那里而不是从客户那里知道最新一切的消息，……”。

第二，努力做到“读者为尊”

在提出情感指数的基础上，接下来进一步提出“读者为尊”这个技巧。

（一）“读者为尊”的内涵。

实际上，所谓的“读者为尊”是运用情感指数、提升对读者的关注程度的观念的一种延伸；其核心意思就是要求从对方的角度来表述问题。

如果说情感指数是倡导在表达方式上要注意能够多提及目标读者，那么“读者为尊”就是在强调商务文书撰写者应该要站在目标读者的角度和立场来看待分析问题。

以下是两种不同的表述，可以很明显地看出其中的区别：

一是，一般的表述：

“我很高兴的宣布，我们公司在2005年度超过了预期的目标，完成任务了”；

二是，“读者为尊”的表述：

“非常感谢在座各位的努力，由于你们的努力，我们公司在2005年超过了我们预期的目标”。

（二）“最先提及读者而非自己”的原则。

在“读者为尊”的理念中，还有一条所谓“最先提及读者而非自己”的原则。

与情感指数是计算在商务文书中谈到读者的次数多还是提及撰写者自己的次数多不同，这个原则主要是强调应该在表述的时候首先提到目标读者，而后再继续其它的内容。

【案例】

张良的推荐信

以下是一封以推荐张良为主要内容的推荐信的部分内容：

“……我非常高兴推荐张良加入对方的战略团队，其财务技能可以帮助团队计算投资收益率和盈亏平衡点，同时其乐观向上的个性也会使团队中的每个人都笑口常开。

……”

如果按照“最先提及读者而非自己”的原则，这个内容应该修改为以下的形式：

“……贵方从张良的加入可以获得有形和无形的好处，有形的好处是其财务技能可以帮助团队计算投资收益率和盈亏平衡点，而其乐观向上的个性也会给团队带来无形的好处。

……”

第三，进行有效的反馈。

商务文书写作的第三个技巧是进行有效的反馈。

在商务文书中，不同的反馈会收到不同的效果，具体有以下几种类型：

（一）正面反馈。

所谓“正面反馈”，就是指对别人的一种认可。

美国心理学家威廉·詹姆斯的研究结果表明，人类本质中最深远的驱动力就是希望具有重要性；换而言之，也就是说人们最殷切的需求是渴望得到他人的肯定。

例如，在小孩子的培养方面就应该经常地予以鼓励和引导，而不能只是一味地简单批评。

在商务文书写作方面也是一样，在文书中撰写者应该有意识地多用一些正面的反馈去称赞目标读者做得好的地方，多给与对方一些关怀。

（二）修正性反馈。

所谓“修正性反馈”，就是指当目标对象出现了一些问题的时候，撰写者应该在商务文书中给与其一个反馈，但这种反馈是以一开始的称赞为前提的。

修正性反馈可以在向目标读者提出相应问题及其建议的同时，最大限度地给与目标读者体贴温暖的感觉。

尽管在日常工作中由于意见分歧而导致的指责是不可避免的，但如果能够将修正性反馈予以有效的运用，则可以使自己的人际关系获得很大的攀升。

（三）负面反馈和没有反馈。

负面反馈就是与正面反馈相对应的一种反馈形式，而“没有反馈”则更加可以从字面上来予以理解。

相比负面反馈容易导致工作中的矛盾升级而言，没有反馈则更加不利于工作的顺利展开和人际关系的改善与巩固；这是因为没有反馈一方面会使得实际问题得不到解决，另一方面也会使得团队的向心力减弱。

因此，在商务文书的写作中，一定要注意就目标读者的良好表现进行正面反馈，对其的缺点和不足予以修正性反馈或者负面反馈，但千万不能听之任之而没有反馈。

第四，增强商务文书的紧迫性

商务文书写作的第四个技巧是增加其时间上的紧迫性。

（一）增加紧迫性的作用。

在日常工作中，大家都有这样的经验，即希望自己的所发出的商务文书在目标读者那里能够被第一时间阅读，从而使自己的沟通目的能够尽快达成。

那么，要做到这一点就必须增加商务文书的时间紧迫性，激发目标读者能够在最短的时间内采取我们所希望的行动。

（二）增加紧迫性的方法。

在商务文书中增加紧迫性的方法其实很简单，主要就是在文书中加入体现时间敏感性的句子，注意限定事情的最后期限。

在增加时间敏感性的过程中，应该要注意以下三个方面的问题：

首先，时间的规范性。

应该注意时间的规范性问题。

这主要是指应该要避免使用昨天、今天、明天、今年等时间约束不明确的时间代词，这样的表述并没有太大的实际意义。

其次，时间的精确性。

在会议记录或者电报等商务文书中则更加要把握时间的精确性，应该在其中注明几月、几日、几时、几分甚至还有几秒等精确的时间，并且越精确越好。

最后，时间的通用性。

就是要特别注意时间使用的通用性，具体的要求范例包括：

①商务文书中一律要使用公元的全称，例如2003年不能缩写为03年，也不要称之为民国92年；

②在商务文书落款成文日期的部分，年度要采用中文的形式，例如“二○○六年”；

③尽量不要用农历；

④注意汉字和阿拉伯数字之间的搭配使用规则，不能出现“腊月15”以及“星期3”等错误情况。

第五，要增加可信度

商务文书写作的第五个技巧是增加可信度。

所谓“可信度”，就是让自己的文书在目标读者那里看起来非常的值得相信；而要做到这一点，就必须在商务文书的撰写过程中做到言之有物，将撰写者自己实际经历的东西表达出来。

例如，“我们在努力的爱护环境”这句话是比较空洞的；而如果将爱护环境的具体行动增加进去则会极大地增加其可信度：

“我们通过回收塑料、玻璃、铝材和纸张的方式，尽最大努力地去爱护环境”。

请对以下的内容进行修改以增加其可信度：

“每个员工的绩效考评将根据每个人的全面成长来计算，公司将会用几个标准来进行综合评分，希望每个员工重视个人的全面发展”

第六，行文需简洁

商务文书写作的第六个技巧就是尽量做到行文简洁。

正如我们在前文中所分析的那样，在日常商务环境中，目标读者并一定总是有时间来阅读并分析商务文书；因此，商务文书的撰写在意思鲜明的基础上，一定要做到尽量简单，不要罗嗦冗长。

【案例】

如何让大块的文章得到有效地阅读

尽管作为商务文书的撰写者应该要尽力做到行文简洁，但在实际工作中，我们还是会经常遇到需要部门的每个人都了解但是内容却又非常多的“大块文章”；对于这种文章，大多数人很多时候都不愿意阅读，因此也就无法发挥沟通的效果。

在这种情况下，可以按照以下的方法来进行处理：

首先让秘书把这个文章打印出来，而后附上一个记录着部门需要浏览者姓名的表格，并要求每个人在读完之后签字予以确认。

通过这种处理方式，可以强制性地要求目标读者进行阅读并形成有效反馈，从而使得从上至下的沟通更加顺畅。

要做到行文简洁可以采用以下的方式：

（一）采用电报文体。

要使商务文书短小精干，可以采用电报文体。

所谓的“电报文体”，就是在这种文体中一个字就有很多的意义，这就需要撰写者对文章中的每一个字都要进行斟酌，做到惜字如金。

（二）另加附件。

如果在商务文书中实在有太多需要说明的内容，那么为了达到行文简洁的目的，则可以将冗长的内容部分以附件的形式与正文分开。

（三）词句力求简单精炼。

商务文书写作的目的并不是为了难倒别人或者进行语言功底的考试，因此，在商务文书中应该尽量选用简单的词，避免采用比较晦涩的词；与此同时，还应该做到“一式一文主旨明确”，即用简单的一句话表达一个意思即可，不要试图用一个句子表达多个意思。

【案例】

复合句向单句的转化

有这样一句话：

“考虑了景观和工程因素之后，我们将建筑位置，定在离河最远的地方，或者如果这个位置不能够为大家所接受，那么我们将会聘请调查员考察一下其他可选的建筑地点”。

可以很明显地看到，这句话从“或者如果”那个地方开始形成了一个意思的转成，因此是个复合句。

但这种复合句在商务文书中是不应该出现的，应该将其转变为以下两个独立句：

“考虑了景观和工程因素之后，我们将建筑位置定了在离河最远的地方。

如果这个位置不能够为大家所接受，我们将会聘请调查员考察一下其他可选的建筑地点”。

另外，商务文书只是说明一个情况，而不是让撰写者发表某种感慨；因此，在其中应该少用描写性的词汇而尽量使用陈述性的词汇。

（四）多用主动语式。

在英文的文章中，被动语式的应用很多；但是在中文的语言环境中，主动语式更加符合读者的阅读习惯。

因此，商务文书写作也应该尽量采用主动语式。

（五）适当运用缩略语。

在日常工作和生活中，有各种各样的缩略语，例如“三个代表”、“八荣八耻”等；在商务文书中适当地运用缩略语可以使整个文章显得简洁流畅。

但是值得注意的是，对缩略语的使用应该把握适当的原则，即不能将没有通用性的、自创的缩略语运用与商务文书之中；否则，很容易引起不必要的歧异。

根据情感指数的计算方法，这段话中所表现出来的情感指数为＋3。

在案例所处的情形中，该客户经理基于这次会议的事情与小王的沟通应该是一种商量的口气，这样才能使得小王能够更好地接受并在以后的工作中予以改进。

因此，在沟通的邮件中，该客户经理应多用一些祈使句和鼓励性的话语，同时将自己与小王放在比较共同的立场上来对问题进行讨论。

按照这样的思路，这封邮件可以改为以下的形式：

“小王，非常感谢你让我参加了昨天的电话会议，会议之后，有一点很明显的就是，你和我需要想出一套方法来，确保我能够及时了解到A公司的信息。

我们需要更为有效的合作，你认为该怎么处理这件事呢？

你能否在工作的每一个阶段中都及时告诉我最新的消息？

咱们明天碰个面商量一些行动计划，怎么样？

……”

可以修改为：

“每个员工的绩效考评将根据每个人的全面成长来计算，公司将会用四个标准来进行综合评分，其中完成任务情况50%、客户满意度20%、团队精神20%以及沟通能力10%，希望每个员工重视个人的全面发展”