劳动规章制度体系的构建.docx

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劳动规章制度体系的构建

劳动规章制度体系的构建

劳动规章制度体系的构建

江山/常昕

【专题名称】人力资源开发与管理

【专题号】F102

【复印期号】2008年06期

之一

《劳动合同法》自今年1月1日开始实施，有关如何依据该法进一步完善企业管理，贯彻企业管理权，建立现代化企业制度的话题成为企业管理者和人力资源工作者共同关注的热点问题。

与《劳动法》相比不难看出，《劳动合同法》不但对劳动合同的实体性和程序性事项作了更为细致的规定，引入了劳动专项协议的概念，同时明确规定了劳动规章制度的制定、颁布程序，进一步提升了劳动规章制度在企业管理中的地位和作用。

着眼于企业日常劳动关系管理可能涉及的各方面情况，并参照《劳动合同法》的规定，劳动规章制度体系至少应当由以下七项制度构成，即劳动合同管理制度、岗位职责、绩效考核制度、薪酬制度、考勤制度、奖励与惩罚制度及劳动规章的制定与颁布制度。

由于上述体系所涉及的内容较为庞杂，其中每一项制度均包含了企业管理诸多方面的问题，难以在此穷尽，故笔者在本文中先就上述七项制度做一概括评析。

劳动合同管理制度

《劳动合同法》第10条规定：

已建立劳动关系，未同时订立书面劳动合同的，应当自用工之日起一个月内订立书面劳动合同。

不难看出，《劳动合同法》之所以明确签订劳动合同的时限，旨在督促企业尽早与员工订立劳动合同，保障员工的合法权益。

而事实上，由于劳动合同中体现的是员工以及企业双方的主要权利与义务，因此订立规范的劳动合同并对其进行有效的管理，对于企业效益的提升与避免用人风险，同样也是十分重要的。

此外，规范、有效的劳动合同管理制度不仅有助于保护合同双方的合法权益，更是激励员工提高工作效率，从而提高企业人力效益的重要途径之一。

同时，劳动合同管理对于劳动纠纷、跳槽等问题，也会起到积极的预防作用。

岗位职责

岗位职责是对于员工具体职位责任的详细描述与要求，根据具体工作的不同，岗位职责的描述方式也不尽相同。

比如侧重安全操作类型的岗位职责偏向于程序、秩序的严格遵守，而营销类的岗位职责则侧重于业绩的数据指标等。

无论是哪一种类型，严谨、合理的岗位职责规定对于劳动合同双方都具有重要的作用。

一方面，岗位职责是企业招聘、录用员工的依据；另一方面，岗位职责也是企业对员工进行培训、目标管理、绩效考核、支付薪酬与人事调动等的基本依据之一。

因此，企业在制定岗位职责时，既要参考所在行业和相关职位公认的、基本的标准，又要结合企业的自身需求与特点，作出特殊的规定，但不可违反相关强制性法律规定及行业标准，特别是有关员工安全、健康等相关强制性规定。

绩效考核制度

企业效益来自于员工良好的工作业绩。

绩效考核正是对员工业绩的评价机制，同时也可起到督促与鼓励作用。

绩效考核所参照的重要标准之一是岗位职责与不同阶段确立的业绩指标，因此，绩效考核成为考查员工是否能够胜任所任职位的重要指标。

而不能胜任的最终后果可能是企业单方面解除劳动合同。

正因如此，《劳动合同法》对此进行了严格的限制。

《劳动合同法》第40条规定：

有下列情形之一的，用人单位提前三十日以书面形式通知劳动者本人或者额外支付劳动者一个月工资后，可以解除劳动合同：

（二）劳动者不能胜任工作，经过培训或者调整工作岗位，仍不能胜任工作的。

同时，该法第46条将此种解除劳动合同的原因列入企业需向员工支付经济补偿金的范畴。

因此，企业根据绩效考核对员工进行业绩、岗位职责评估时，为避免劳动争议的发生，制定尽可能细致、明确、规范的考核标准以及完整的考核程序尤为重要。

在进行绩效考核时也需要在与员工充分沟通的基础上，基于不同员工能力的差异性做出合理判断。

而对于绩效考核不合格的员工的处理，企业须在《劳动合同法》的规定下谨慎操作，特别要注意保存证明员工绩效考核不合格的证据。

薪酬制度

薪酬管理是人力资源管理的重要组成部分，也是企业激励机制的关键。

合理的岗位、绩效与薪酬管理体系，可以极大提升企业人力资本的价值。

薪酬除包括工资外，还包括保险与福利。

而就目前的理论与实际情况，薪酬不仅包括纯粹的经济性回报，还可包括以精神激励为目的非物质性回报，如较高水平的专业培训、良好的办公环境、作为奖励的休假、旅游等。

应当认识到，好的薪酬制度不仅在于保障员工的合法权益，更在于结合独特的企业文化，对员工起到很好的激励作用，提升员工的信任感、忠诚度与奉献精神。

另外企业须注意，《劳动合同法》大大丰富了薪酬管理的有关条款，对于签订劳动合同时薪酬不确定的情形、劳动合同无效时薪酬的确定标准、薪酬不按时支付时员工权利的保护、薪酬争议的解决等，都有法定的最低标准或是强制性规定。

企业应防止在劳动合同的履行中，违反相关强行性规定，造成不必要的损失。

考勤制度

考勤是企业管理的基础性工作，是计发工资奖金、劳保福利等待遇的重要依据。

考勤最核心的内容即是工时制度，而工作时间在《劳动法》、《劳动合同法》以及相关规章、规范性文件中都有相关的国家法定标准。

此外，工作时间直接关系到薪酬，特别是加班、请假制度等，而对于薪酬，法律、法规也有相关最低标准或强行性规定。

因此，在建立考勤制度时，应全面考虑相关法律强制性规定。

另外，为避免争议的发生，考勤制度须公示，还要制作不同形式的报表、加班申请表、请假单等书面表格，以便定期统计与证据保存。

奖励与惩罚制度

奖惩制度中的奖励制度是独立于薪酬制度具有独立价值的绩效评价、激励机制。

企业为激发员工的劳动、创造热情，可设计各种合法、合理的奖励措施，并进行公示。

对奖励制度在此无需赘述，但企业必须注意评价标准与程序的公正性，以免引发不合理的竞争与争议。

相对于奖励制度，企业更须注意惩戒制度。

对于企业惩戒权的合法性，在劳动法理论上尚有争议。

但是基于法律明文规定的惩戒措施，例如企业可最终单方解除劳动合同等，可依据法定的标准与程序进行。

其他的惩戒措施，如行政处分、经济处罚等，企业必须遵守公平原则谨慎制定，不得侵犯员工的合法权益。

惩戒措施必须以公布为前提，且必须依据严谨的程序规范进行，包括调查取证、决定惩戒、征求工会意见、听取申辩、报送审查或批准、书面通知、入档与备案等。

惩戒制度的关键在于惩戒原由与措施的合法性以及程序的公正性，尤其是程序的公正性是惩戒合法性的保障。

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劳动规章的制定与颁布

《劳动合同法》第4条明确规定：

用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。

用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。

在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。

用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。

依据此条及其他相关法规，在制定企业规章制度时，要特别重视企业员工的民主参与。

参与的形式依据企业的不同类型与规模可以灵活选择，但核心在于保证员工提出意见、建议的权利。

这一过程最好有书面的记录等，作为证据予以存留。

规章制度制定后，必须经公示才能生效。

最高法院《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第19条规定：

通过民主程序制定的规章制度，不违反法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为人民法院审理案件的依据。

而公示的方式是多样化的，可以通过公司的网络平台、员工手册进行公示，也可通过集中的培训对一些重要的规章制度进行说明。

但是无论以何种形式，均须保留相关证据。

之二

劳动合同管理制度

《劳动合同法》颁布、实施前，部分企业虽然与员工依法订立了劳动合同，但并未就劳动合同的管理制定清晰的制度。

细究起来，原因有二：

一是《劳动法》对劳动合同的订立、变更、终止、解除等程序的规定较为概括，各种类型劳动合同之间的衔接相对简单，没有出现类似连续订立两次固定期限劳动合同后须订立无固定期限劳动合同等的技术性规定；二是企业本身对劳动合同管理的程序性事项关注度不够，在实践中并未形成统一的管理模式和规则。

《劳动合同法》的出台，越来越多的企业认识到，劳动合同从订立到结束（终止/解除）应当有模式化的管理流程。

相应的，一些配套的表格、书面通知等也应加以完善和细化。

做好上述准备，可以规范企业劳动合同的管理，在原有单一劳动合同文本的基础上逐渐构架出符合现代企业制度的劳动合同管理体系，从而尽可能降低由于管理疏漏给企业带来的用王风险和成本。

就劳动合同所处阶段来看，劳动合同管理制度至少应包括以下三方面内容，即劳动合同的订立、劳动合同的变更与续订、劳动合同的终止与解除。

劳动合同的订立

细化劳动合同订立，首先应明确的是不同种类劳动合同的适用范围。

根据法律规定，劳动合同以期限为标准可分为固定期限劳动合同、无固定期限劳动合同、以完成一定工作任务为期限的劳动合同三种类型。

对于企业来说，由于员工间存在差异，因此，企业应当通过对员工结构、类型等的分析，在制度中明确每种劳动合同的适用范围，并形成各类合同间的区分、转换机制。

虽然《劳动合同法》规定连续订立两次固定期限劳动合同后应订立无固定期限劳动合同，但对于满足一定条件或标准的员工，订立无固定期限劳动合同完全可不拘泥于上述法定条件。

在规章制度中，企业可对相关条件、标准加以明确，从而使法律规定进一步与企业的实际情况相贴近。

除了劳动合同的期限管理和适用范围外，劳动合同的订立制度还应体现企业与劳动者订立劳动合同的程序。

《劳动合同法》规定订立书面劳动合同的时限为自用工之日起一个月，一旦超出该时限，企业则要承担相应的法律责任。

从实践中看，绝大多数企业能够在这一法定时限中完成劳动合同的订立。

但在个别情况下，由于劳动合同文本多为企业所定，劳动者对其中某些条款可能存在疑问。

若该疑问不能得到有效解决，则会出现劳动合同久拖不签的情况，给企业用工带来风险。

为了防止上述现象发生，确保在法定时限内完成劳动合同的订立，企业可根据实际情况在劳动合同订立制度中明确以下五个问题：

其一，企业向劳动者出示劳动合同的时间（如劳动者上班当日）；其二，劳动者阅读、理解劳动合同条款的期限（如收到劳动合同后一周）；其三，企业负责解答劳动者对劳动合同条款存在疑问的部门；其四，有权与劳动者订立劳动合同的部门；其五，劳动者在订立劳动合同时需要向企业提交的材料。

上述问题得到明确后，劳动者对订立劳动合同的程序一目了然，无疑大大提升了企业与劳动者订立劳动合同的效率，同时，也彰显了劳动合同订立过程中的平等性与合议性。

劳动合同的变更与续订

与劳动合同订立部分内容类似，劳动合同的变更与续订同样应明确具体程序。

《劳动合同法》规定，劳动合同的变更应当采用书面形式，并经用人单位与劳动者协商一致。

因此，从规章制度的内容来看，变更劳动合同的动议以何种方式提出，提出后另一方应当在多长时间内给予答复，变更内容经双方协商一致后以何种形式落实（直接在劳动合同上变更相应条款或者签订劳动合同补充协议）等，均可加以说明。

至于续订劳动合同，虽然《劳动合同法》并未提及，但各地区的地方性法规、条例对此问题有着较为详细的界定。

以北京市为例，《北京市劳动合同规定》第40条规定：

劳动合同期限届满前，用人单位应当提前三十日将终止或者续订劳动合同意向以书面形式通知劳动者，经协商办理终止或者续订劳动合同手续。

该规定从以下三点对劳动合同的续订手续作了规范：

其一，续订劳动合同应当由用人单位提出；其二，提出时限为劳动合同期满前30日；其三，提出方式为书面。

就上述内容，企业同样可在制度中加以细化。

劳动合同的终止与解除

相较于《劳动法》，《劳动合同法》对劳动合同终止的规定做出了较大调整：

一是扩大了法定终止情形，二是排除了约定终止条件，三是将劳动合同到期终止纳入到经济补偿金的给付范围。

基于上述调整，规章制度中有关劳动合同终止的内容也应做出相应变化，以确保其合法、有效。

与劳动合同终止相比，解除劳动合同更为复杂，具体可分为两类，即劳动者提出辞职和用人单位提出解除劳动合同。

虽然《劳动合同法》用较大篇幅对劳动合同解除的各种情形作了规定，但法律条款毕竟具有原则性，不可能根据每一企业的具体情况因地制宜，因此，用人单位需要在规章制度中进一步明确和细化。

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以《劳动合同法》第39条为例，该条规定，劳动者严重违反用人单位规章制度或严重失职、营私舞弊给用人单位造成重大损害的，用人单位可以解除与该名劳动者的劳动合同。

但在上述规定中，何为严重违反、严重失职、重大损害，法律均无法给出具体、明确的标准。

此种情况下，如果用人单位在规章制度中仍未对这些标准作出界定，一旦发生争议，法律条文势必缺乏可操作性，企业依据法律规定解除劳动者的劳动合同也将缺乏依据和证据。

对于这一点，企业应予充分注意。

劳动合同终止与解除制度中，另一需要明确的问题是离职手续的办理。

具体来说，劳动合同的终止与解除制度应就以下内容作出规定：

其一，办理离职手续的时间安排；其二，办理离职手续的步骤及流程；其三，进行工作交接时的注意事项及要求；其四，涉及经济补偿金的，明确企业向劳动者支付经济补偿金的时间和方式。

总之，劳动合同管理制度应针对劳动合同由起始到终结的每一关键环节，以制度形式固化企业对劳动合同的管理思路及管理习惯，同时让每一名企业员工在自身劳动合同状态发生变化时有据可查、有章可循，从而进一步提升企业管理劳动关系的效率，避免因权限、程序、标准不明而产生不必要的纷争。

奖励与惩罚制度

通过与各类企业的接触，发现当前有部分企业在管理理念上存在着人性化管理与制度化管理的困惑。

囿于篇幅，产生这种困惑的原因及应对思路在此不再展开，但上述两种管理理念却集中体现在本部分所探讨的奖励与惩罚制度中。

奖励更多地体现了人性化，从正面激发员工的积极性、能动性；而惩罚则更多表达了制度化，对员工种种有害于企业的行为进行规制。

因此，奖励与惩罚制度实质上是人性化与制度化的博弈。

一份优秀的奖惩制度，应当能起到确保企业持续发展的效用。

在制定奖励与惩罚制度时，企业应当注意以下几点：

首先，奖惩制度应当与企业自身的文化、业务、绩效考核方式相联系。

奖惩制度最突出的作用在于将事件发生之前传递给劳动者精神上的激励或是警示作为事件发生之后给予奖惩的依据。

因此，奖惩制度是否符合劳动者的心理预期，是否能起到激励或警示作用至关重要。

其次，奖惩制度应有专门的审查、执行部门以及公正的程序作为依托。

一般来说，办公室、人力资源部等职能部门可具体执行奖惩制度；企业有监事会的，监事会也可承担这一职责。

从内容上来讲，奖惩制度应当包括奖惩的提出主体、奖惩的审查主体、奖惩的批准主体与奖惩的执行主体。

此外，为充分保证奖惩的公正性，企业还可以设定相应的救济与复议程序。

第三，奖惩情形应与奖惩措施在内容与程度上相互匹配。

如奖励可分为嘉奖、记功、记大功、升职；而惩罚可分为书面警告、降职、罚款、直至解除劳动合同。

同时，企业在制定奖惩制度时应充分考虑奖惩制度的功能定位。

有效的奖励、惩戒措施并不在于程度，而应充分考虑其公平、公正与劳动者的感受。

否则，即使明确了奖惩制度，在实践中也可能出现难以执行的局面。

劳动规章的制定与颁布

《劳动合同法》颁布前，法律对于企业规章制度的制定并未做出明确要求，而在《劳动合同法》背景下，规章制度的制定与颁布均应遵循法定程序；否则即使制定了完备的规章制度，但若没有依法与劳动者讨论或者未有效告知劳动者，规章制度也将成为一纸空文。

结合《劳动合同法》对企业规章制度制定、颁布的程序性规定，企业在规章制度的相应部分至少应体现以下内容：

首先，应规定负责起草、组织颁行、监督实施及修订规章制度的机构或部门。

其次，应对《劳动合同法》所规定的规章制度的讨论、确定及劳动者异议的程序加以细化。

如企业以何种程序、形式与职工代表大会或全体职工讨论，工会或职工的提出意见可以采用哪些方式等等。

第三，应明确规章制度的告知程序。

提到告知，人们最先想到的做法是将规章制度文本人手一册发给员工，并让员工做出书面签收。

对于那些规模不是很大，经营地点跨地区较少的企业来说，这种方式无疑最为稳妥。

但有些大型企业，特别是大型集团公司，由于其经营区域覆盖全国，组织结构庞杂，员工数量众多，如果让每名员工对规章制度进行书面签收会大量耗费企业的精力和时间。

对于这类企业，则可充分运用互联网、电子信息栏、电子留言板等无纸化手段发布企业规章制度。

如某企业在规章制度中规定：

本企业规章制度一经确认将以电子邮件的形式进行群发，同时将制度文本公布于电子信息栏企业规章制度的子目录下，本企业员工应在收到电子邮件后进行确认并回复，且应于每周一下年下班前登陆电子信息栏查看规章制度的更新、变化情况。

通过上述规定，使企业规章制度在无纸化的前提下同样得到了有效的颁布与告知。

总体来说，上述三项制度偏重于企业劳动关系管理的环境建设，而内部管理手段和规范则要通过考勤制度、薪酬制度、绩效考核制度等进行贯彻和落实。

对于这些内容，下期继续探讨。

（待续）