工作方法.docx

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工作方法

一、命令的接受方式：

多数的新进人员抱着既期待又紧张的心情，等着主管

交办第一份工作，希望能成功地把第一份工作做好，以赢

得主管的好感。

主管通常以二个角度来评价您的表现：

一

个是您的工作结果，另一个是您工作进行的态度。

因此，

这两个项目都是您学习的重点。

当主管指示第一份工作时，您该如何做呢？

下面的三

个步骤及注意点能供您参考。

接受命令的三个步骤

STEP1主管呼叫您的名字时

主管指派工作时，第一个动作一定是呼叫您的名字，

听到主管叫您的名字时，您可如下的回应：

立刻回答“是”，迅速走向主管。

注意点①用有朝气的声音立刻回答。

注意点②不要闷声不响地走向主管。

注意点③不要用“做什么”“什么事”等同辈团体的

用语回答。

注意点④带着您的记事本，以便随时记下主管的指

示。

STEP2记下主管交代事项的重点

新进人员初进公司，对公司的诸多事情并不熟悉，沟

通上必定比较吃力。

例如您到餐厅吃饭点菜时，若是碰到

的是一个熟练的服务生，对您点的菜如罗汉上素、龙凤翼

翅、芹香拌魔芋、碧绿玉带、板粟肫花等，他能倒背如流，

不会出错；但新来的服务生，他就必须把您点的菜写下来

才不会开错。

因此，您最好要记下主管交办事项的重点，

以避免遗漏。

做MEMO，除了防止遗漏外，还有下列的用意：

（1）具有核对（CHECK）的功能：

当主管指示完后，您可参考您的记录，重复指示

的重点，以核对您听到的和主管有无差距的地方。

好记性不如

烂笔头

（2）日后工作进行中，可根据MEMO记录主管所提示

的注意事项、协调事项，检查您的工作状况。

（3）可避免日后如“有交待”“没听到”等纷争发生。

STEP3理解命令的内容

一位人事部门的主管想要了解最近半年来人员的离

职状况，交待一位新进人员统计人员离职数目，请他三天

以后报告。

三天后接受命令的新进人员向主管报告半年内

总共离职30名员工，主管接着问各部门离职的人数有多

少，不同年资的离职人员各有多少，男性、女性各占多少

人，这位新进人员一概答不上来，主管不悦地说，我给您

三天的时间，您只给我统计出一个总离职人数。

上面这个案例，虽然是因主管交待事情不够清楚而造

成，但是若您在接受命令时能注意到下列几点，您将可避

免上述的误解发生。

注意点①不清楚的地方，询问清楚为止。

主管陈述命令内容时，有不清楚的地方，一定要询问

清楚为止，因为人总是有说错或记错的时候。

例如主管请

您在*月*日安排召开会议，您若发觉当天是国定假日，常

理而言，应该不会选在放假日开会，遇到这种有疑点的地

方，您必须向主管确认。

注意点②尽量以具体化的方式，向主管确认命令的内

容。

例如主管命令中提到召开座谈会，座谈会可能是只供

应茶水，也可能是供应咖啡、茶水、点心及便餐，同样都

是座谈会，此时您必须将座谈会具体化，以确认您心目中

的座谈会和主管心目中的座谈会是否是一致的。

注意点③要让主管把话讲完后，再提出意见或疑问。

主管交待命令和一般闲聊不同，交待命令前，他多半

已考虑过许多因素及可能发生的问题，因此不要中途打断

他的思绪，等他把话讲完后，再提出问题与意见，主管必

定会肯定您的聆听态度。

您能注意上述的三个注意点，相信您已能把握住理解

主管命令的原则。

命令如果被误解了，后面的行动，必然徒劳无功。

命

令的理解是如此的重要，在实务上有没有一套具体可行的

方法，让我们能正确地把握住命令的具体内容呢？

6W3H

是一个达成有效沟通的方法，它能保障人们沟通的内容达

到正确性，透过6W3H的方法同样能让我们对命令的内容

有正确的认识。

6W

●

WHAT

WHAT指要做的是什么及描述达成命令事项后的状态。

例如前例中人事主管要做的是半年内公司离职人数的统

计，他要的统计资料的状态是部门别的离职人数、年资别

的离职人员、男、女别的离职人数及总离职人数，经由WHAT

的质问，您能确认主管期望的东西和您想的东西是否一

致。

●WHEN

WHEN指什么时候要完成，工作允许的期间或什么时候

要完成那一部分的工作。

很多事情都是有时效性的，例如

开会要报告的资料，开完会才做好，它的效用已大打折扣

了，因此，对时间的要求，千万不要有任何的疏忽。

●WHERE

WHERE泛指各项活动发生的场所。

不同的场所能代表

不同的意义，适当的场所能取得工作上的地利。

例如年终

检讨会可在公司内部举行，也有许多公司一定选在外面能

提供会议厅的饭店举行。

●WHO

WHO指完成命令要接触或关联到的对象，如担当者、

责任者、参与者。

●WHY

WHY指理由、目的、根据。

WHY能让我们更能洞悉我

们为什么这样做而不要那样做。

●WHICH

WHICH指各种选择可能及优先顺序。

WHICH能让我们

思考保持更多的弹性，同时也让我们知道什么事情可以选

择，也提醒我们必须决定我们的选择。

3H

●

HOW

HOW指方法、手段、如何做。

●HOWMANY

HOWMANY指需要多大、多少，以计量的方式让事情更

具体化。

例如容纳30人的会议室、希望邀请500人参观

新产品发表会。

●HOWMUCH

HOWMUCH指预算、费用。

您能透过6W3H的方法，相信您必能具体无误地理解主管

下达的命令。

二、有效的报告方法：

1、有效的报告方法

报告是接受指示命令的人向下达命令的人陈述执行

的结果及经过。

报告是接受命令人的一项工作义务，命令

与报告可说是组织内沟通的基础，接受一份工作的命令后，

若最后没有履行报告，可说您这份工作仍未结束。

报告的对象

报告的对象是向您直接下达命令的主管，应该尽量避

免向其它部门的主管或更高层次的主管做越级报告，除非

是您的主管指示您这样做。

报告的时机

报告的时机有四个：

（1）做好计划时

当您做好工作计划时，可以先向主管报告，让他先了

解您的计划内容，并能借着说明计划向主管确认及讨论

一些问题；接受主管的指示，修正您的计划，最后要让

您的计划得到主管的认可。

记住计划是您未来行动的兰图，计划在得到主管认可

前往往需经过多次地向主管报告及修正的过程，千万不要中途气馁或失去信心。

（2）中间报告

对一些需要较长时间才能完成的工作，您在工作进行

的途中，要向主管报告您的进行状况，一方面让主管安心，另一方面也让主管知道您做了些什么事情。

（3）紧急报告

工作进行期间，发生了重大的问题，可能严重影响到

目标的达成，您必须向主管做紧急的报告。

（4）工作完成时

工作终了时一定要向主管报告，否则辛苦的工作结果

可能因失去时效而变得毫无价值。

例如主管要利用您做的

调查报告参加重要的会议或决定一件事情，若您工作完成

后没有向主管报告，主管可能以为您还未做好，以致放弃

参考您的调查报告。

报告的原则

（1）口头报告的原则

口头的工作报告有一些原则，您必须把握住这些原

则，才能做好有效率的报告。

一般新进人员最容易犯的缺

点是报告过于琐碎，或像写日记般将处理的事情依发生的

顺序，详细报告处理的事情依发生的顺序，详细报告处理

的经过，虽然报告的人非常努力用心地陈述，但是您有没

有想想看,听报告的主管心里急着想要听的是什么？

哪些项

目是他有兴趣听的？

主管有多年工作经验，他知道掌握哪些重点就能了解

您的工作进行状况，他平日的工作非常忙碌，又要面对多数的部属向他报告，因此，有效率的报告，一事实上要能配合主管的处理。

如何配合主管的处境呢？

下面几个原则能让您做出有效率的报告。

1先说结论

主管最想知道的是您工作的结果如何，因此您报告时的

顺序为①结论②经过③理由。

2简洁、正确

口头报告特别要注意简洁、正确，千万不要长篇大论，

先说明主管最想了解的重点，陈述时要条理分明，配合适当的情报，让主管容易理解。

3事实与主观的感想、臆测需区别

报告时一定要注意区别事实与自己的感觉，您进行工作

时，主管并没有身历其境，他无法辨别您描述的是事实还是您自己的观感。

事实和观感是有差别的，若给主管错误的诱导，让主管下达了错误的指示，这个责任应该归绺于报告者。

4不要遗漏重点

如何判断什么是重点呢？

当主管交待您去完成一件工作，这项工作的结果对主管来说一定会有它的用途。

例如，主管请您去对外洽询年终检讨会的开会场所，此时主管要根据场地能否租得到来决定开会的日期，因此，报告的重点将是有哪些适合的场地在什么日期能租借得到及费用各是多少等等。

是故，愈是能了解主管要把您的工作结果用在哪里，您将愈能把握住报告的重点，更简单地说，主管的关心点就是您报告的重点。

5成功、失败都要明言

事情的成败都要向主管明言，让主管能早做准备，特别是目标没有达成时应坦诚地向主管说明无法尴尬目标的原因，若自己有错的地方，应坦然承认，请求主管原谅。

（2）书面报告的原则

有些内容需要书面报告，例如：

1内容复杂、数字及图表很多的情况。

2需要正式的记录。

3要供多人参考。

4主管指示要书面报告。

书面报告和口头报告一样，也有一些原则能让您的报告

发挥报告的最大效果。

Ø遗词用语要简单易懂

艰深及华丽的用词用语，都不适合用在工作报告上

工作报告的用语应尽量让人易懂易读。

Ø标题清楚

书面报告千万不要像记流水帐一样，注意标题清楚，逐

条说明。

Ø尽量用图表、数字说明

图表、数字能阅读者一目了然，因此尽量使用图表及数

字说明。

Ø报告顺序要合逻辑

报告的顺序要有系统、合逻辑。

Ø利用添附资料说明

主管阅读书面报告时，往往您不在场，无法立刻回答

解说主管的疑问，因此对一些需要加强说明的资料及证明您

的观点的资料，可以附件的方式添附在报告后，供主管参考。

不管是口头报告或书面报告，报告的内容不但是您辛苦工作的缩写，也是主管做决定的依据，因此，不论您目前的口头沟通能力如何或您驾驭文字的能力如何，在日后的工作态度上，您都必须正视这件工作的重要性。

我们盼望您能花更多的心力注意及提升您的报告技巧。

三、与上司相处之道：

前面我们提供给您的是企业内良好人际关系的一般性原

则，您可运用在每一个场合，至于您与上司的相处方法，

除了一般性的原则外，下列的七件事情要请您特别留意。

1、理解上司的立场

新进人员的上司，多半为公司内的中阶主管，他们一方面要替部属争取权益，同时又得执行上层主管的命令，往往顾此失彼，您要能充分体认主管两难的立场。

2、有事情要先向上司报告

工作上发生的任何事情或疑问，都应先向上司报告，先征询上司的意见，千万不要隐瞒上司或自行向其它单位征询意见或诉苦。

3、工作到一个段落，需向上司报告

工作到了一个段落，需向上司报告经过状况及实施结

果，进一步征询上司的意见。

4、向上司提出自己的意见

工作上有任何好的看法或事先能感觉会发生什么问题，主动地向上司提出，让上司觉得您是个得力助手。

5、向上司提供情报

工作中收订的情报，整理妥当后，要提供给工作参考，让上司和您能获在同样的资讯，能让上司做更正确的决定。

6、依上司的指示行事

工作时要依上司的指示去做，您若有不同的意见可向上司报告，由上司裁量，对上司决定后的事情需依指示进行。

7、不要在背地说上层主管闲话

对自己的直属主管或公司的政策有不平不满的地方，要坦诚沟通或积极提出改善建议，不要在背后批评、指责。