西软前台收银系统使用说明.docx

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西软前台收银系统使用说明

第三章前台收银系统使用说明2

第一节帐务处理2

1.1前台帐务2

1.1.1前台帐务的介绍2

1.1.2查找客人帐务3

1.1.3客人帐务信息4

1.1.4功能按钮6

1.2前台团队帐务处理27

1.3宾馆工作帐31

1.4应收帐务33

第二节其它操作35

2.1帐务查询35

2.2催帐报表37

2.3交班报表39

2.4外币兑换40

第三章前台收银系统使用说明

第一节帐务处理

1.1前台帐务

系统主窗口下，选择“收银”“前台帐务”，屏幕弹出宾客列表窗口（如图1-1）。

图1-1

1.1.1前台帐务的介绍

我们的系统把酒店的前台帐务分成以下几种：

1、房间帐：

指需要住店客人自付的费用，如散客的费用，团队成员自付的杂费等。

2、团队、会议的公付帐务：

因为对于团队来说它的费用一般分成两种：

a、由团队统一支付的费用如房费、餐费、会议室的租金等，称为公付帐；b、各个房间发生的杂费如房间的电话费、客人的购物费等，称为自付费用，自付费用归在（1、房间帐）里面。

3、宾馆工作帐：

顾名思义就是宾馆为了工作需要，或财务审计为了帐务上的特殊处理的需要而设立的帐户，称为宾馆工作帐。

如酒店有一项非住店客人的停车费要录入电脑系统，就可以在宾馆帐里录入，又如财务的审计审核出前天的报表数据有错，因为报表一经生成后就不能再修改了，所以就可已在宾馆帐里输入数据进行调整，保证报表的累计数是正确的。

在这个窗口我们根据客人类别的不同分为四种帐务：

a、散客&成员

（1）

b、团队主单

（2）

c、会议主单（3）

d、宾馆工作帐（4）

1.1.2查找客人帐务

1、方法一：

在图1-2中，逐个找到客人的记录，双击就可以进入客人的帐务了。

图1-2

在这个窗口系统默认以房号顺序排列，如果想改变排序方式，单击标题栏中的任一项目就可以改变列表的排列方式。

在列表窗口中，拖动右边的滚动条可以对屏幕翻页。

单击右边功能按钮中的“查询”（快捷方式为按空格键或直接按字母（Q）也可以），系统会弹出另一窗口（如图1-3），输入相关的条件按回车键或点击确定按钮可以快速定位到客人帐务。

一般情况下，我们总是通过输入相应的房号进入客人帐务，这也是系统推荐的进入宾客帐务的方法；

图1-3

2、方法二：

如你正在处理一个客人的帐务，此时如需处理另一宾客帐，则直接按Enter回车键，屏幕将弹出一查询窗口（如图1-4），可以输入房号或帐号直接切换到另一个宾客帐务。

当然在这里你要根据实际的情况，选择主单类别和主单状态。

系统默认的类别是“房间帐”，默认的状态是“在住”，支持对姓名和单位的模糊查找功能。

第二种方法为在进行帐务处理时，几个宾客帐之间切换提供了方便。

图1-4

1.1.3客人帐务信息

在进入了客人帐务以后，系统如图1-5所示，它主要分为四个区：

图1-5

●A区：

登记的客人信息，主要包括帐号（帐号后“I”表示主单状态为在住，其它状态详见附录）、主单标志、客人姓名、房价等信息，这些信息是由接待员录入的。

●B区：

帐务分类汇总显示。

如果房间住两人以上这里还可以分不同的客人显示各自的帐务。

当然前提是在输入客人帐务的时候必须输入不同的的客人里面，对于电脑房费和电话费则无法归入哪个客人，因此显示在房间公付帐里面。

●C区：

明细帐务信息，显示的内容主要由屏幕的右上端选项的不同而有所不同，目前有7种显示方式，而默认的方式为有效帐目。

它在帐务信息栏中一屏能显示15条记录，也可通过Pgup、Pgdn或拖动右边的状态条来实现移动记录。

在这个屏幕里你可以对帐务进行选择（如图1-5所示），打上勾的就是被选中的帐务，这样你就可以对这几行帐务进行转帐、结帐等操作了。

在这里支持多选（CTRL+鼠标逐个选择）和连选（先用鼠标选择一行，然后按住SHIFT键再用鼠标去选另外一行，那么在这两行之间的内容就全被选中）。

日期：

帐务发生的实际日期

项目：

费用的名称

摘要：

费用的说明及传票号码。

金额：

该费用的金额。

代码：

营业费用码，一般在系统初始设置中。

工号：

对该笔帐目进行操作的操作员工号。

营业日期：

帐目发生时系统的日期。

班：

进入模块时输入的班号。

转帐信息：

为转帐帐务，则显示相应的对方帐号。

房号：

发生该笔费用的原始房号，对于转帐的帐务查原始房号非常有用。

发生时间：

帐务发生的实际时间。

标志：

帐务的标志，主要有以下几种，在右上角下拉菜单处选择“有效明细”和“所有明细”时可查看到：

NR（在标志一格不显示）：

正常发生的帐务。

C原为NR的帐务用冲帐功能冲掉则原NRC

CO由冲帐功能自动生成的和原被冲帐目金额相反的帐

AD用调整功能输入的帐标志为AD

CA原调整的帐务用冲帐功能冲掉标志由ADCA

LT按行转帐转进和转出的帐

●D区：

功能区（也是我们下面要着重讲解的），它还包含右下角一些工具按钮，你可以用鼠标指向某一按钮，就可以知道它的功能了。

1.1.4功能按钮

图1-6

功能按钮分为两组，见图1-6，我们分别介绍这两组按钮：

a、帐务里的功能按钮

●收款（D）：

快捷键为ALT+D，押金为现金的输入

宾馆在客人入住后，为避免或减少逃帐，一般要求客人预付一定数目的定金。

操作方法：

鼠标点击功能区中的“收款（D）”或用快捷键ALT+D也可以，系统会弹出定金输入的窗口，如图1-7。

付款方式为“RMB”，输入金额、单号（如押金单号），选择“确认（O）”或ALT+O。

这里可以对押金单进行电脑打印。

图1-7

其它方式预付押金：

在窗口的A区中用鼠标单击“结算”后面的空格栏位，系统会跳出付款方式让你选择，你只要选择相应的付款方式就可以了。

●信用（S）：

快捷键为ALT+S，押金为信用卡预授权的输入（如图1-8）

图1-8

在图1-8的窗口里面，你只要输入相应的内容，然后鼠标点“确定”，这次输入的信用卡授权就会显示出来。

如果你不想要这次授权记录，也很简单，用鼠标双击这次授权记录（如图1-8），系统会提示你是否确信要删除记录，选择“是（Y）”系统就会把选种的记录删除掉，“否（N）”的话就不删除。

●费用（C）

本功能完成费用的输入和调整（如图1-9）

①费用输入

一般宾馆在各营业点的费用都可以在各营业点自己的电脑上进行处理，而有些未配电脑的营业点（如商场等）则需由前台收银员帮助输入电脑。

图1-9

图例中‘46A’指客房洗衣费用。

费用代码由3位数组成，前2位表示营业点代码，一般根据各酒店的实际情况设置，第3位为服务码，是系统内定的。

费用码按F1可以得到帮助。

费用输入不能为负数。

图1-9说明给该客人输入了一笔客房洗衣费用“69”，日期是“2006/09/14”，单号为“1245”。

②费用的修改

有时因为各种原因，我们需对客人帐务做相应的修改，如上例中，误输了客房洗衣费用69元，而实际费用为59元，我们有二种调整方法：

方法一：

在图（1-9）中我们把（A调整）前面的小框打上勾，则进入费用调整。

再输入客房洗衣费用代码46A，在金额处输入-10，选择“入帐”，系统生成一笔标志为“AD”的金额为-10的调整帐务，这样在客人的帐务上最终客房洗衣费用为59元。

费用调整中的金额没有负数的限制。

方法二：

利用冲帐功能，先把蓝色的光条定位在那笔商场费用上，使其被选中，再点击功能区上“冲帐（A）”，系统会弹出图1-10的窗口。

把帐务冲掉后，再重新输入一笔帐即可。

图1-10

注：

冲帐功能的特点：

a、只能冲当天本人本班发生的帐，如果用该功能去冲以前发生的帐或别的营业点（如餐饮、娱乐等）转过来的帐，系统则自动转化为调整功能。

b、在图1-10中“调整为”中输入调整金额，如果输入“原金额”则全部冲掉，该费用为“0”。

如果输入金额，系统会自动转化为调整功能。

因此帐务调整也可以通过这个方式来实现，就可以不用前面的调整功能了。

c、如果要查看被完全冲掉的帐目，则要选择（图1-6）右上角下拉菜单的“所有明细”。

系统会给帐目加上标志，原来的帐标志为“C”，系统自动生成的调整帐标志为“CO”。

d、如果转化成调整功能则帐务的变动同调整功能。

e、如果本人本班发现账务输入有误则可使用“冲帐”功能，如果不是本人本班发现账务输错，则必须使用“调整功能”。

如果是关于账务上的调整，例如客人在大堂吧消费100元，后客人投诉，大堂经理同意打八折收取80元，这时候即使是本人本班入的帐的也不建议员工将100元进行冲帐，再重新输入80元。

建议使用调整功能入一笔“-20元”大堂吧调整费用。

●转帐（T）

顾名思义就是把客人的帐务从原来的地方转移到另外一个地方。

转帐有二种方式：

1、按行转帐2、部分转帐

1、按行转账：

选择“转帐（T）”，并选中按行转帐方式，屏幕如图1-11：

图1-11

a、窗口的上半部分显示待选帐目，你可以从这里选择需要转帐的帐目。

这里支持间隔选（CTRL+鼠标逐个选择）和连选（先用鼠标选择一行，然后按住SHIFT键再用鼠标去选另外一行，那么在这两行之间的内容就全被选中）。

b、中间为功能按钮，单击左侧向下的箭头表示将“待选账目”中选中帐目拖到“已选账目”中，此时选中的帐目会显示在窗口下方；右侧向上的箭头表示撤销窗口下方选中的帐目。

“全选”和“反选”只对上半部分窗口有用，即全部选中窗口里的帐目，或反向选择窗口里的帐目。

“条件”按钮也只对上半部分窗口有用，即按指定条件选择帐目，如图（1-12）。

你可以选择费用类型、房号、费用日期等等。

“打印”按钮只对下半部分窗口有效，把已选窗口里的内容生成帐单打印出来可以给客人签字。

图1-12

c、下半部分窗口显示已选帐目。

d、窗口的底下一行输入目的房号或按F1打开帐号查询窗口，确认好目的客人后，单击人头图像左边的箭头，完成转帐，系统会告诉你成功了几行。

如图1-13。

图1-13

2、部分转帐：

选择“转帐（T）”，并选中部分转帐方式，屏幕如图（1-14）

图1-14

部分转帐其实是一种金额方式的转帐，选择目的帐号，然后在“代码”处输入相应的代码，“金额”处输入转帐的金额，选择“确认”。

这样系统就完成了以一种费用代码的金额转帐，它是一种汇总转帐的方式，只是在目的帐务中是以转过的费用的代码来体现的，在原帐户下则产生一笔对应的负数帐目，如图1-15。

图1-15

两种方式的转帐，在“转帐信息”处均有相关信息，如果是转出去的帐目，则有“TO***”的标记（***即目的帐号），如图1-15；而如果该帐目是其他帐户转过来的，则在“转帐信息”处有“FM***”的标记（***即原帐号）。

双击转帐信息中的转帐账号可以查看目的账号和原账号的账户信息。

两者的区别：

1.如果需要转明细帐务则要选择按行转帐，按行转帐只能转已发生的费用。

2.如果想任意转一笔费用，或者转一部分金额，则可选择部分转帐。

部分转帐通过金额方式进行转帐，可以转任意金额的费用，也可以转未发生的费用。

例如住店客人A同意帮住店客人B支付房费，那我们可以先在客人B房间帐户里使用“部分转账”功能先转一笔虚拟的房费到客人A的房间帐户中。

●结帐（P）

客人结帐退房。

选择“结帐（P）”，屏幕弹出选择一起结帐客人的窗口，如图1-16所示。

一起结帐的客人即联房的客人，在预订或接待时要进行正确设置。

图1-16

1.如果房间有留言备注，系统则先跳出留言备注窗口，如图1-17。

留言备注可以记录该宾客的一些特殊情况，比如上一班收银员需告诉下一班收银员对该宾客结帐时要注意的一些事情，就可先写在备注里，这样下一班收银员对该客人结帐时，系统就会自动跳出备注窗口，提醒当班收银员。

对于这种备注操作员要灵活应用起来，对日常工作会有很大的帮助。

图1-17

2.图（1-16）窗口中间显示了当前可能需要结帐的房间供你选择，绿色的一行为当前结帐的房间（这一行帐是必须被选中的），其余的结帐栏的勾可以被选上（一起结帐）或去掉（暂时不结帐）。

中间加收房费一栏，系统会根据日租加收时间设定（这个时间由工程师根据酒店的具体情况设定），默认跳在半日或全日租上，当然最后还是可由操作员根据实际情况选择是否要加收半日还是全天房租。

例如：

酒店设定在12：

30以后退房要加收半日房费，如客人在下午13：

00退房，则加收房费栏中系统默认“加收半天”的选项被选中，一旦选择“确定”，系统会自动加收半天房费。

3.结帐方式

系统有三种结帐方式：

a、选择“C.结帐退房”

进入结帐退房状态（如图1-18），窗口类似前面介绍的（图1-5）。

图1-18

选择“收款（D）”，打开结算款录入窗口，如图1-19。

图1-19

选择宾客的付款方式并输入客人的欠款额（系统会根据宾客当前的余额自动显示，你也可以修改这个数字），输好金额后，按“确认（O）”。

这个过程我们也称它为平帐过程，因为客人要结帐退房的话必须得把他的帐结平，系统才允许你做退房。

在你看到客人的余额等于0后你就可以选择“确定（O）”，系统就自动把房间退掉，并显示如图1-20的帐单。

在这个帐单里你可以选择多种方式打印。

图1-20

结完帐，窗口显示如1-21。

系统将客人的消费汇总归类。

图1-21

b、选择“P.部分结帐”，屏幕如图1-22，你可以根据客人的要求给他做部分结帐。

图1-22

在这里你可以按行选择帐务（方法同按行转帐）进行结帐，你也可以指定金额结帐见上图。

确定后就进入部分结帐功能如图1-23。

图1-23

部分结帐的方法与普通结帐相同，下面简单介绍该窗口下各功能按钮的作用：

收款（D）：

就是结算款输入；

转销（Z）：

把客人原来交的押金转成这次的结算款；

费用（C）：

费用输入；

帐单（P）：

打印帐单；

确定（O）：

平帐后，最后的确认；

退出（X）：

终止结帐。

c、选择“T.提前结帐至”

如果客人要求把明天或以后的房费提前在今天就先结算掉，你就可以选择“T.提前结帐至”，输入日期，单击“确定”，系统弹出如图1-24的提示。

图1-24

单击“确定”，系统会计算出需预收的房费，其余操作同部分结帐功能。

如果在做提前结帐前该房间已经有消费，会将已消费项目和预收房费一起结清。

注：

在“结帐（P）”的按钮上点右键有右键功能，具体的操作和上面所讲的一样。

如图1-25。

图1-25

●补救（R）

补救即对本人本班结错的帐进行补救。

打开要补救的客人帐务主单，单击“补救（R）”，打开屏幕如图1-26：

图1-26

主要功能如下：

1、撤消（R）：

撤消前面的结帐或部分结帐。

如果客人有多次结帐，系统会有一个列表让你选择。

如果客人已经结帐退房，必须先撤消结帐退房，才可以撤消前面的部分结帐。

操作步骤如下：

单击“撤销”，系统提示如图1-27：

图1-27

其中“撤销到帐号结帐前状态”指将之前的结帐退房等操作全部撤销；而“撤销到-S-状态”指房间状态仍保持退房状态，但是将原结帐帐务撤销，以重新结帐，此操作适用于本日退房结帐客人帐务结错，撤销结帐后重新结。

此处单击“否”，系统提示撤销原结帐，如图1-28。

图1-28

单击“确定”，则原结帐撤销，恢复到未结帐前状态，此时房间状态为“S”，房间仍为退房状态。

单击“退出”，回到如图1-29的界面。

图1-29

撤销完成后原付款方式帐目仍存在，此时需要用“冲帐”将原结帐方式冲销，再重新结帐。

其后的结帐方式同普通结帐，此处不再赘述。

2、重建（B）：

重新从客人的明细帐务计算客人的当前余额。

3、帐单（P）：

补打各种帐单。

4、定金（E）：

补打定金单。

●其他功能

在屏幕的右下角有5个按钮，把鼠标停留在某一个按钮上，就会显示该按钮功能。

1、修改电话等级（快捷键F2）：

通过这个按钮可以控制客房电话等级。

2、定义帐户（快捷键F3）：

定义帐户可对房间帐务进行定义分类。

如图1-30。

可单击“增加”新增分帐户，右侧选择该分帐户所付的费用类别。

图1-30

3、通知查房（快捷键F4）：

通过电脑向客房中心发查房请求，减少部门间电话联系。

如图1-31。

联房的房间查房时可自由选择。

图1-31

4、留言备注（快捷键F5）：

留言和备注的输入。

如图1-32。

图1-32

5、其他功能（快捷键F7）：

界面如图1-33

图1-33



（1）、显示帐目：

显示帐目能为我们分类查看帐务信息提供方便，如我们需查看客人电话详细信息，我们就可以使用此功能，如图1-34。

图1-34

（2）、主单日志：

查看客人主单的操作日志，操作员对客人主单的修改，系统都会有日志记录，以备查询。

（3）、团队主单：

快速从成员房间切换到团队主单。

（4）、团队成员：

列出团队成员列表，可以在这里快速选择成员，进入成员房间帐。

（5）、自动转帐帐务：

查询自动转帐转出去的帐务。

（6）、房价方案：

查询房价方案。

房间的房价方案提供了对包价、服务费与城建费费率及优惠计算方法等房价参数的定义。

A、定义房价，如图1-35

图1-35

：

费用的新增；

：

费用的删除。

“序号”：

按顺序排列。

“代码”：

按F1，选择相应的费用代码。

“金额”：

输入相应的金额。

“单位”：

选择相应计价方式。

“标志”：

有“包含”与“外加”两种选择，指房价是否包含该项费用。

如果含在房价里的选择“包含”，反之选择“不包含”。

“稽核（半）”：

定义在系统自动补过半天房费时是否需要收取该项费用。

有“不收”、“减半”、“全额”三种选择。

“日租”：

定义在加收全天或半天房费时是否需要收取该项费用。

有“不收”、“减半收”、“按比例收”、“全额收”四种选择。

B、高级设置，如图1-36

图1-36

若一房价方案未定义免服务费与附加费，则在上图中可定义其具体的费率及计算模式。

C、房费预览：

可查看该房间房费的收费情况，如图1-37。

图1-37

D、返佣设置，如图1-38。

图1-38

：

增加　　

：

修改　　

：

存盘

“返佣单位”：

点击“增加”按钮，按F1打开帮助窗口中，选择相应的返佣单位。

“模式”：

选择相应的返佣模式，分为“间”和“次”。

“间”代表按房间间数计算返佣，“次”代表按入住次数进行返佣。

“方式”：

返佣的计算公式，“比例”就是按照房价的比例进行返佣，如房价是800元/间，按10%返佣，就选择“比例”，在“金额”里输入“10”。

“定额”就是输入指定的返佣价，如果每间返佣50元，在“方式”栏里选择“定额”，在“金额”栏里输入“50”。

“全日租”：

代表手工加收全天房费时是否需要返佣，“T”代表需要，“F”代表不需要。

“已提取”：

代表返佣记录是否已提取。

（7）、协议签单人信息：

如果房间为协议单位的用房，通过这里可以查询到协议单位相关人员的照片和签字笔迹的图片，如图1-39。

图1-39

（8）、费用快速查询：

通过简单的条件输入，快速查询客人的帐务（注：

这里的日期为帐务发生的实际日期），如图1-40。

图1-40

（9）、换房和改房价：

如果本房间有换过房或改过房价的话，通过这里可以查询原来的房号和房价信息，如图1-38。

图1-41

●联房管理（快捷键F6）：

设置联房（界面如图1-39）。

也可以单击窗口右上方的“

”标记，查看联房情况。

图1-42

把两个房间关联起来，对以后结帐，查找都有好处，可以联房结帐，联房查找。

通过“增加（A）”、“删除（D）”完成或删除联房，“切换（S）”联房之间的切换

“定义转帐（T）”指定义联房房间之间帐务的自动转移（不建议操作）。

●定义允许记帐费用：

单击帐务主单右上方的“

”标记可打开定义允许记帐窗口，如图1-43。

这里定义允许客人住店期间在那些营业点消费时可以把帐转房间帐。

定义可以按部门，也可以按营业点。

单击该按钮，你可以选择允许签单记帐的营业点，被选中的营业点在其复选框中有“√”标志。

如设置客房、商务中心―传真、商务中心―复印允许记帐，单击选择这些费用，如下图1-44所示即可，记帐灯显示为墨绿色；若所有营业点均允许记帐，则标志灯为绿灯。

图1-43图1-44

1.2前台团队帐务处理

团体的结帐相对散客帐务处理要复杂一些，因为团体帐务是由二个部分组成，团体公费部分和团体成员自费部分，也即我们系统内的团体主单和团体成员主单。

团体的结帐过程首先必须把每一个属于该团队的成员帐结清也即成员主单状态由“I”→“O”状态，最后才能结团体主单。

只要有一位成员还在住，就不能为团队主单结帐。

（1）查找一团体主单帐务

团体主单帐务的查找方式与散客帐务查询基本一致，进入前台客人帐务列表，选择团体主单标签，如图1-45，选中某一团体。

图1-45

团队帐务显示的窗口和房间帐务显示的窗口大同小异，如图1-46。

图1-46

（2）团体付费的查询与设置

由于团体帐分为团体帐务和成员帐务两部分，而这两者之间通过团体付费的设置实现自动转帐，所以团体付费的设置是否正确就会关系到最终的结帐速度，通常团体付费的定义是由前厅接待员在预订或登记时完成的。

在此我们只需查询就可以了，具体操作如下：

系统主窗口下，单击“收银”→“定义转帐”，如图1-47:

图1-47

上图中左边是团体信息列表框，列出了当前所有未进历史档案的团体帐号、团名及标志。

×——本费用为成员自付。

√——由团体付的费用（详细的可见右边费用列表框内标志“√”的费用，它会自动转帐到团体主单帐务中）。

如我们要修改团体付费的定义，可以选择“设置”，打开如图1-48定义窗口。

图1-48

用鼠标单击某项费用，使费用复选框中出现“√”标志，单击“确定”后，团体付费的有关定义就完成了。

（3）团体结帐步骤：

1、选择其他功能中的团体成员列表（快捷方式F7F5），如图1-49

图1-49

在图1-46中会显示出当前这个团队所有未结帐的房间，这时你可以双击选择那些余额不为0的房间进行逐个结帐（这个结帐就是前面讲的散客房间结帐）。

把余额不为0的房间全部结掉后，通过其他功能（快捷方式F7F4）切换到团队主单。

进入团体主单帐务后，单击“结帐（E）”，如图1-50：

图1-50

在此窗口中列出该团队所有未结帐的成员，前面已单独结帐的房间这里就不显示了。

在这个窗口的上面有三个选择项，你选择“所有帐务”，然后点“确定（O）”进入团队结帐，单击“收款（D）”“确定（O）”,这样团队结帐就完成了,而剩下的房间系统会自动退房。

同样，你也可以通过“转帐（T）”，把帐转到后台应收。

待余额为0时，选择“确定（O）”，将所有成员房间退房。

以上是团队一般的结帐流程。

2、团队成员提前结帐退房

如果成员需提前走，我们需单独结某一房间的帐。

它的结帐方式与散客结帐操作一致。

3、团队成员滞后结帐

有时由于其他原因，成员要晚两天走，如前所述成员不结帐的话，团队就不能结帐。

这时帐台的收银员在检查完需要滞后离店客人的帐务后，可以通知接待的工作人员，让她给该客人办理成员出团手续就可以了，这样该成员就转成普通散客可以继续住在酒店，而不影响团队的结帐了。

1.3宾馆工作帐

宾馆工作帐一般可用于以下目的：

1．记录饭店内部的各种费用开支，如内部长话费（在电话计费模块定义自动转账）、会议室、宴请客人费等。

每一个部门均可有一个固定帐号。

2．用于输入没有使用电脑的收银点的现金收入。

收银点每天营业结束后，可把现金收入在总台输入该账号，再用部分结账结掉该费用，本日的该收银点的营业收入就可反映在总