管理信息系统的概念.docx
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管理信息系统的概念
第二章管理信息系统的概念
学习目的和要求：
通过本章节的学习，要求学生了解管理信息的含义及基本特性，理解系统的概念，并能够以系统的观点来分析企业的信息系统；理解管理信息系统的概念、发展和类型，掌握MIS的各种结构形式，以及其在现代化管理中的具体应用；熟悉企业作业、战术、战略三级信息系统应用环境及其基本内容。
§2.1管理信息的定义和性质
管理是指导工作、组织资源以达到组织目标的过程。
管理的主要职能是计划、组织、领导和控制。
管理的第一个职能计划决定组织应该做什么，包括评估组织的资源和环境条件，建立一系列组织目标。
而一旦确立了组织目标，管理者必须采取相应的战术实现这些目标，并建立监督运行结果的决策制定过程。
管理的第二个职能是组织，组织是决策目标如何实现的一种技巧，这种决策适合的组织结构并训练专业人员、组建通讯网络。
在上例中，办公设备代理公司的管理者必须组织好它的资源以实现公司的目标。
计算机部门也许会配备销售人员、技术支持代理、培训小组和系统分析员，从而支持市场策略的推行。
在这一新的计划中，管理者必须建立起与客户、制造商、销售人员和技术专家之间的沟通渠道。
领导是管理的第三个职能，包括管理者为实现组织目标对员工的指导和激励。
办公设备代理公司的管理者可能要制定一项计划来公司的销售人员，组织员工们努力工作，保持良好的士气。
第四个管理职能是控制，它帮助管理者确认组织的运行是否正常。
管理者也许会建立并使用一套指标体系，来评估公司员工的活动。
信息系统也能提供如何利用资金、物料达到经营目标的反馈数据。
在销售统计报告中，计划费用与实际费用的比较为管理者提供了控制组织资源所用的信息。
除了担负计划、组织、领导和控制等基本管理职能外，管理者同是也负责确保组织适应内外环境的变化。
当有新的竞争者意外地进入了市场或某位关键的管理者突然退出公司时，办公设备代理公司的管理者必须研究选择可行的解决方案。
管理信息是反映与控制管理活动的经过加工的数据，是管理上一项极为重要的资源。
对工厂来说，管理信息就好像人体的血液，通过循环把必要的传达到必要的地方。
一方面是物质流的表现和描述，另一方面又是用于掌握、指挥和控制社会和企业生产过程的软资源。
信息流的巨大数量和复杂的高度组织，是生产社会化程度的重要标志和重要组织部分。
§2.1.1管理信息的定义
从经济学角度来看，信息就是根据条件概率原则有效地改变概率的任何观察结构结果。
也就是说先验概率决定了所有的事件，然而某一事件则是通过描述与个人福利相关的变量，以及规定可能观察范围的变量来测定。
从而信息的理论定义可以近似地表述为：
信息就是传递中的知识差。
也就是说在同一传递过程中，如果任意给出一个知识度S0，只要能够确定另外一个知识度Sx，那么，当Sx－S0=△S>0，且｛△S｝
｛Sx｝时，△S对于S0是信息，Sx是S0的信息源，S0是Sx的信息用户；当S0－Sx=△S’>0，且｛△S’｝
｛S0｝时，△S’对于Sx是信息，S0是Sx的信息源，Sx是S0的信息用户；当|Sx－S0|=△S，且满足lim△S=0时，Sx对于S0，或S0对于Sx，都不能发生信息或成为信息源。
通俗来讲，也就是指数据资料中含信息量的多少是由消除对事物认识的不确定程度来决定的。
在获得数据资料之前，人们对某一事物的认识不清，存在着不确定性，获得数据资料以后，就有可能消除这种不确定性，而这种所消除的人们认识上不确定性的大小，就是数据资料中所含信息量的大小。
信息内容消除人们认识的不确定程度大，则发出的信息量就大；消除的不确定程度小，则发出的信息量就小。
如果事先就确切地知道消息的内容，那么消息中所包含的信息量就等于零。
例如，张三到一个10000人的学校去找李宁，这时在张三的头脑中，李宁所处的可能性空间是该学校的1000人。
当有人告诉他：
“李宁是会计学院的”，而会计学院有1000人，那么，他获得的信息为1000/10000=1/10，也就是可能性空间缩小到原来的1/10。
一般情况下，我们并不直接有1/10来表示信息量，而用1/10的负对数来表示，即－log1/10=log10。
如果再有人告诉张三，说李宁是2002级会计1班的学生，那么他获得了第二个信息。
譬如2002级会计1班共有50人，则第二个信息的确定性又缩小到原来的1000/10000×50/1000＝50/10000。
显然：
只要可能性范围缩小了，获得的信息量总是正的；如果可能性范围没有变化，－log1=0，获得的信息量就是零；如果可能性范围扩大了，信息量变为负值，人们对这事件的认识变得更模糊了。
信息量的单位叫比特（bit）。
一比特的信息量是指含有两个独立均等概率状态的事件所具有的不确定性能被全部消除所需要的信息。
在这种单位制度下，信息量的公式可写成：
这里Xi代表第i个状态（总共有n个状态），P（Xi）代表出现第i个状态的概率，H（X）就是用以消除这个系统不确定性所需的信息量。
例如，硬币下落可能有正反两种状态，出现这两种状态的概率都是1/2，即P（Xi）=0.5。
这时，
值得注意的是，计算信息量的这一公式恰好与热力学第二定律中熵的公式相一致。
从分子运动论的观点来看，在没有外界干预条件下，一个系统总是自发地从有序到无序的方向发展，在这过程中，系统的熵的变化总是增加的。
因此，熵是系统的无序状态的量度，即系统的不确定性的量度，但信息量和熵所反映的系统运动过程和方向相反。
系统的信息量的增加总是表明不确定性的减少，有序化程度的增加，从而信息在系统的运动过程中可以看做是负熵。
信息量愈大，则负熵愈大，而熵值越小，反映该系统的无序程度越小，有序化程度越高。
信息量表述了系统的有序化过程，由此还可以给出更广泛的信息定义：
信息是任何一个系统的组织性、复杂性的度量，是有序化程度的标志。
§2.1.2管理信息的生命周期
信息从它的生成、收集、加工、储存、使用、维护直到失效退出的过程称为信息的生命周期。
信息的生命周期中的几个主要阶段是信息的生成与收集、传输、加工、储存、使用和维护。
1.信息的生成与收集
生成的信息分两类：
一类是原始信息，由于原始信息是分散化的信息，所以原始信息的生成是分散生成的；另一类是通过信息的积累或其他方式，将信息进行加工处理后生成新的信息。
信息收集过程也是信息获取的过程，在信息收集过程中主要是确定信息需求、确定信息源和确定收集信息的方法。
在进行信息收集时，首先要进行信息识别，即确定信息需求。
信息的识别可以由决策者识别，决策者是信息的使用者，他们最清楚系统的目标、所要解决的主要问题和为了解决这些问题所需要的信息。
从而可以采用与决策者交谈，或者由决策者填写调查表等方式来确定信息需求。
也可以由系统分析与设计人员识别，这些人员最清楚系统的设计细节，他们的任务是根据用户的要求，从系统整体的角度来确定信息需求。
在不同的组织活动层次，需要不同的决策信息，系统分析与设计人员要将这些不同组织活动层次的信息需求进行详细的识别和综合。
在实际确定信息需求的过程中，必须将由决策者识别和由系统分析与设计人员识别这两种方法相结合。
信息收集的方法主要有集中化收集、有目的的专项收集和随机积累法等。
集中化收集有明确的收集目标，有固定的收集程序、内容、路径和方式。
例如，国家的人口统计、经济指标的统计等，企业的各种定期报表等，都是采用集中化收集的方法。
有目的的专项收集是针对组织的某一方面决策收集信息的方法，如针对企业战略制定所收集的本行业中各企业的利润、成本等指标或数据。
随机积累法是由专人或专门的机构随时将与企业经营有关的信息进行分类和记录，以供企业各类人员查询使用。
2.信息的传输
企业中部分信息流是通过信息传输形成的。
信息的传输受信息系统的规模、时空分布约束、所采用的信息传输技术与设备等因素的影响。
信息传输的模式一般采用香农模型。
3.信息加工
信息并不等于数据，数据经过加工后，通过人们的解释用于决策活动中才成为信息。
一次信息是由现场直接采集的信息，一次信息可以变换为数据并按照存储规则进行存储，也可以按照加工规则进行加工，按照解释规则进行解释后成为二次信息并用于决策，还可以直接按照解释规则进行解释后用于决策。
二次信息是文件或数据库中存贮的数据经过加工、解释后形成的决策信息。
二次信息是与所描述的实体在时空上已经分离的信息。
信息加工的许多。
从加工本身的角度可以分为数值处理和非数值处理两类。
数值处理主要是数学运算处理，包括算术与代数运算、数理统计中的各种统计量的计算与检验、运筹学中的各种优化算法以及模型等。
非数值处理包括数据的输入输出处理、文字处理、排序、归并、逻辑推理和判断等。
4.信息存储
信息存储是根据确定信息需求，将有用的信息保存起来以备将来使用。
信息存储主要解决的问题是确定存储信息的种类，以及确定信息存储的时间、存储方式、存储介质与设备。
5.信息的维护
信息的维护是保持信息处于合用状态所进行的所有活动，其主要目的是保证信息的准确可靠性、及时性和安全保密性。
6.信息使用
信息使用包括技术和实现信息价值转换两个方面。
技术方面主要解决的问题是如何快速及时、高质量地向信息用户提供信息服务。
实现信息价值转化是分配目的，信息使用的深度大体可分提高效率分阶段、及时转化阶段和寻找机会阶段。
提高效率阶段对应于信息系统的数据处理分阶段，其主要目的是提高信息处理，如将手工作业进行机械化或自动化处理，达到省人、省时的效果。
及时转化阶段已经认识到信息的价值只有通过转化才能实现，因为信息的寿命有限，所以信息必须及时转化。
在实际经营中，许多企业获得对企业经营有重大影响的战略信息后，不能及时转化，失去了企业发展的良好机遇。
在这个阶段信息主要用于管理控制。
寻找机会阶段对于信息商品化阶段，信息产业的发展给现代经济系统的运行带来了深刻的变化，信息商品化使得信息成为易于存取和流通的商品，使之不被某些组织局部占用。
此时，企业可以利用先进的技术得到充分的信息，较充分的信息可以提高了企业经营决策的准确性，缺乏及时的信息可能失去企业发展的有利时机。
§2.2管理信息系统的概念
20世纪60年代，美国经营管理协会及其事业部第一次提出了建立管理信息系统的设想，企图在企业内建立一个全面管理的信息系统。
但当时由于硬、软件水平的限制和开发方法的落后，并没有取得明显效果。
70年代后，随着科学技术特别是计算机等信息技术的迅速发展，以及经济管理模型得到一定的实际应用，管理信息系统得到了较大发展，并逐渐发展成一门新科学。
§2.2.1系统的概念
如果你是一个学生，早晨起来你到水房去洗漱，使用的是供水系统；到食堂就餐，接触到的是食堂系统；它们又都是学校后勤系统中的子系统。
除此之外还有教学系统、办公系统等。
系统这一术语被广泛地使用着，如人体中的血液循环系统、神经系统；城市交通系统、供电系统等等。
系统是一个为达到特定功能或目标而相互作用的组成部分或实体的集合。
系统由系统边界、输入和输出、输入到输出的转换方法、系统接口等组成，它也是由相互关联而又各自独立的子系统组成的。
例如教室系统中的课堂环境的组成包括教师、学生、课本和设备，所有成份相互影响都是为达到学习的目标，如图2-1所示。
图2-1教室系统
关于系统的含义，我们可以从以下三个方面理解：
1.系统是由若干部分（要素）组成的：
这些要素可能是一些个体、元件、零件，也可能本身就是一个系统（称为子系统）。
销售、生产、财务、人事、后勤等元素组成了企业管理系统。
而这些元素本身又都是一个系统，如财务管理子系统中包含资金、出纳、成本等部分。
另外，企业管理系统本身又是企业的一个子系统，这就说明系统和子系统是相对的。
2.系统具有一定的结构：
所谓结构是指系统的各要素之间相对稳定地保持某种秩序，是系统组成各要素间相互联系、相互作用的内在方式。
例如，钟表系统是由齿轮、发条、指针等零部件按一定方式装配而成的，把它们随意堆放在一起是不能构成钟表的。
企业系统中的人、财、物等各资源必须按照某种秩序协调动作，才能保证生产活动的正常进行。
结构是系统之间相互区别的一个重要标志，即使系统的构成要素完全相同，但其组合方式存在区别，那么它们也会呈现出不同的特征和属性。
比如，拥有同样数量的工人、设备等资源条件的企业，会因人员结构、设备布置等分工协作方式的不同，呈现出不同的生产和竞争能力。
3.系统有一定的功能：
要实现某一目的，就需要一定的功能。
功能是指系统在存在和运动中所表现的功效、作用和能力。
从某种意义上讲，功能是系统存在的社会理由。
在自然界和社会中，某一系统之所以能存在，或更准确地说，能够被允许存在，是因为他表现出某种功能，对自然界或社会的其他系统发挥着某种作用。
可以认为，没有功能的系统是不存在的。
如呼吸系统的功能是进行体内外的气体交换；管理信息系统的功能是进行信息收集、传递、储存、加工、维护和使用，辅助管理和决策，帮助企业实现目标。
虽然系统的定义形形色色，但都隐含了这三个方面的含义。
根据系统的含义可归纳得出系统应具有：
集合性、相关性、层次性、整体性、目的性和环境适应性等特征。
① 集合性指任何一个系统至少要由两个以上相互区别的要素组合而成。
② 相关性系统的各要素之间是相互作用而又相互联系的。
③ 层次性系统可以分解成具有一定层次结构的子系统。
这也是系统空间结构的特定形式。
④ 整体性任何一个系统若要达到目标，不能仅仅考虑各个子系统，而应该同时注意到各子系统间的相互联系，注意到整个系统与其所处的环境之间的相互关系，注意到整个系统的整体目标。
⑤ 目的性系统具有某种目的，为达到既定的目的，必须具有一定的功能，这正是系统之间区别的标志之一。
系统的目的一般由具体的目标来体现，而较复杂的系统都是多目标的系统。
⑥ 环境适应性系统都是处于一定的环境之中的，它需要不断地与环境交互，故应具有环境的适应性。
不能适应外部环境变化的系统是没有生命力的。
从一般系统概念到系统工程，其实质就是用系统的方法来分析和解决问题。
要正确的认识、分析一个系统，必须运用系统的方法，这种方法包括的基本观点有：
树立系统的整体观、系统是可分层的、系统是动态发展的。
整体观点是系统的出发点，它是把系统对象作为一个合乎规律的由各个部分组成的有机整体来研究。
系统的基本特征表明，单独研究其中某一部分都不能揭示出系统的规律性，各组成部分的孤立特征和局部活动的总和，也不能反映整体的特征和活动方式。
因此，整体的观点要求我们首先把系统对象当作整体看待，从整体出发，从整体与部分的关系出发，研究和揭示系统的特征和活动规律。
而不是先把系统对象分割成许多简单的部分，分别加以考虑后再把它们机械的叠加起来。
系统是可分层的，即系统是可分解的。
对于复杂的系统对象，由于我们认识水平的限制，往往很难一下子迅速、全面地掌握系统全貌。
利用系统的层次性，可将系统由高到低，由表及里，由粗至细地进行分析。
如企业管理系统是一个多元、多级的复杂系统。
在这个系统中，管理可分为若干层次，不同管理层次有着不同的职责和任务。
系统是动态、发展的。
随着时间的变化，系统不断地从外界环境输入物质、能量和信息，同时也不断地向外界输出物质、能量和信息，而系统自身的状态也按一定的规律发展变化，从一种状态变为另一种状态。
系统为了生存和发展的需要，依据客观现实与自身条件，需不断地调整自己。
在信息系统建设中，系统的观点是进行信息系统开发的基础。
它揭示出在一定目标下系统的开发首先必须从整个系统出发，追求整体最优而不是局部最优，然后将整个系统由上到下，由表及里地分解，分析系统每个部分所应完成的功能，搞清楚系统各个组成部门之间以及与环境间的关系，同时还应考虑系统的发展变化，为将来系统的发展留有接口。
§2.2.2信息系统的概念
所谓信息系统，是一个对信息进行采集、处理、存储、管理、检索，必要时并能向有关人员提供有用信息的系统。
它是由人、硬件、软件和数据资源组成的人机系统，目的是及时、正确地收集、加工、存储、传递和提供信息，实现组织中各项活动的管理、调节和控制。
信息系统由许多部分所组成，这些部分相互作用以达到提供信息的目的。
其构成如图2-2所示。
图2-2信息系统的构成
系统资源是信息系统的基础，其中硬件部分包括支持信息处理、通信处理的计算机装置和其他计算机有关的设备。
操作系统、数据库管理系统、程序语言、网络软件、通用工具等属系统软件。
信息系统应用软件由支持特定管理功能的程序构成。
系统管理是保证信息系统正常运行的重要条件之一，它由一系列的有关规章制度、组织机构、人员管理、系统规划、人工处理、相应设计文件等组成。
信息系统本身也是一个系统，它具有系统的一般特征，其整体表现在信息系统是一个组织的内部的神经系统，具有整体效应；目的性在于提供各种管理所需的信息；信息系统是可以分解的，通常把一个组织的信息系统分解成若干子系统，而各个子系统又可以分为若干个模块，为了需要，每个功能模块又可以分成若干子功能模块，表现了信息系统的层次性；整个信息系统内部各部分（子系统）之间又存在着各种形式的联系。
信息系统除了具有系统的一般特征外，还具有自身的一些特点，在信息系统的开发建设中，不仅涉及到计算机的软硬件技术、通讯技术、数学、运筹学、控制论、信息等方面的学科知识，还涉及到社会科学领域中的有关政治、经济、管理、法律、组织行为学、人际关系学等许多方面。
计算机在管理中应用的发展与计算机技术、通讯技术和管理科学的发展紧密相关。
虽然，信息系统和信息处理在人类文明开始就已存在，但直到电子计算机问世、信息技术的飞跃以及现代社会对信息需求的增长，才迅速发展起来。
信息系统经历了由单机到网络、由低级到高级、由电子数据处理到管理信息系统、再到决策支持系统，由数据处理到智能处理的过程。
1.电子数据处理系统：
20世纪50年代中期至20世纪70年代初期。
电子数据处理系统（ElectronicDataProcessingSystems，EDPS）的特点是数据处理的计算机化，目的是提高数据处理的效率。
从发展阶段来看，它可分为单项数据处理和综合数据处理两个阶段。
单项数据处理阶段是电子数据处理的初级阶段，主要是用计算机部分地代替手工劳动，进行一些简单的单项数据处理工作，如工资计算、统计产量等。
随着计算机技术的发展，进入综合数据处理阶段后，各类信息报告系统应运而生，其特点是按事先规定要求提供各种状态报告，如生产状态报告、服务状态报告、研究状态报告等。
2.管理信息系统：
20世纪60年代至20世纪70年代。
随着数据库技术、网络技术和科学管理方法的发展，计算机在管理上的应用日益广泛，管理信息系统逐渐成熟起来。
管理信息系统（ManagementInformationSystems，MIS）的最大特点是高度集中，能将组织中的数据和信息集中起来，进行快速处理，统一使用。
有一个中心数据库和计算机网络系统是MIS的重要标志。
MIS的处理方式是在数据库和网络基础上的分布式处理。
随着计算机网络和通讯技术的发展，不仅能把组织内部的各级管理联结起来，而且能够克服地理界限，把分散在不同地区的计算机网互联，形成跨地区的各种业务信息系统和管理信息系统。
管理信息系统的另一特点是能够充分利用定量化的科学管理方法，通过预测、计划优化、管理、调节和控制等手段来支持决策。
3.决策支持系统：
20世纪70年代至20世纪80年代。
由于MIS能够提供大量报告，但这些信息并非经理决策所需，使得大部分被丢进废纸堆。
决策支持系统（DecisionSupportSystems，DSS）不同于传统的管理信息系统，它是在人和计算机交互的过程中帮助决策者探索可能的方案，为管理者提供决策所需的信息。
由于支持决策是MIS的一项重要内容，DSS无疑是MIS的重要组成部分；同时DSS以MIS管理的信息为基础，是MIS功能上的延伸。
从这个意义上，可以认为DSS是MIS发展的新阶段，而DSS是数据库处理与经济管理数学模型的优化计算结合起来，具有管理、辅助决策和预测功能的管理信息系统。
EDPS、MIS和DSS各自代表了信息发展过程中的某一阶段，且至今它们仍各自不断地发展着，而且是相互交叉的关系。
EDPS是面向业务的信息系统，MIS是面向管理的信息系统，DSS则是面向决策的信息系统。
同时，随着信息技术和管理科学技术的不断发展，新的信息系统不断涌现，特别是应用于管理领域的信息系统，如专家系统（ExpertSystems，ES）、电子数据交换（ElectronicDataInterchange，EDI）、企业资源规划系统（EnterprisesResourcePlanning，ERP）等等。
§2.2.3管理信息系统的概念
Water.T.Kennevan在1970年提出了管理信息系统的概念并给出了管理信息系统的初始定义：
管理信息系统是以口头或书面的形式，在合适的时间向经理、职员以及外界人员提供过去的、现在的、将来的有关企业内部及其环境的信息，以帮助他们进行决策。
1985年，明尼苏达大学卡尔森管理学院教授GordonB.Davis给出了较完整的管理信息系统定义：
管理信息系统是一个利用计算机硬件、软件、手工作业步骤和分析、计划、控制、决策模型以及数据库的集成的用户－机器系统，它能够向企业或组织提供信息以支持其运行、管理以及决策支持功能。
20世纪80年代初，中国学者在《中国企业管理百科全书》中给出了管理信息系统的定义：
管理信息系统是由人、计算机等组成的能进行信息的收集、传递、储存、加工、维护和使用的系统；管理信息系统能实测企业的各种运行情况，利用过去的数据预测未来，从企业全局出发辅助企业进行决策，利用信息控制企业的行为，帮助企业实现其规划目标。
管理信息系统是一门多学科交叉的科学，基本学科主要包括管理科学、系统科学、运筹学、统计学、社会学、心理学、政策科学、计算机技术、通信技术。
从一个交叉学科的角度，管理信息系统的三要素为系统的观点、数学的方法、计算机应用。
管理信息系统具有以下特征：
1.面向管理决策：
管理信息系统是继管理学的思想方法、管理与决策的行为理论之后的一个重要发展，它是一个为管理决策服务的信息系统，它必须能够根据管理的需要，及时提供所需要的信息，帮助决策者做出决策。
2.综合性：
从广义上说，管理信息系统是一个对组织进行全面管理的综合系统。
一个组织在建设管理信息系统时，可根据需要逐步应用个别领域的子系统，然后进行综合，最终达到应用管理信息系统进行综合管理的目标，管理信息系统综合的意义在于产生更高层次的管理信息，为管理决策服务。
3.人机系统：
管理信息系统的目的在于辅助决策，而决策只能由人来做，因而管理信息系统必然是一个人机结合的系统。
在管理信息系统中，各级管理人员既是系统的使用者，又是系统的组成部分，因而，在管理信息系统开发过程中，要根据这一特点，正确界定人和计算机在系统中的地位和作用，充分发挥人和计算机各自的长处，使系统整体性能达到最优。
4.现代管理方法和手段相结合的系统：
人们在管理信息系统应用的实践中发现，只简单地采用计算机技术提高处理速度，而不采用先进的管理方法，管理信息系统的应用仅仅是用计算机系统仿真原手工管理系统，充其量只是减轻了管理人员的劳动，其作用的发挥十分有限。
管理信息系统要发挥其在管理中的作用，就必须与先进的管理手段和方法结合起来，在开发管理信息系统时，要融进现代化的管理思想和方法。
§2.3管理信息系统的结构
管理信息系统的结构是指管理信息系统的组成及其各组成部分的相互关系。
由于可以从不同的角度理解管理信息系统的各组成部分，所以就形成了不同的管理信息系统的结构。
§2.3.1管理信息系统的组成
从概念上看，管理信息系统由四大部分组成，即信息源、信息处理器、信息用户和信息管理者，如图2-3所示。
信息源是信息的产生地，包括组织内部和外界环境的信息，这些信息通过信息处理器的传输、加工、存储，为各类管理人员即信息用户提供信息服务，而整个的信息处理活动由信息管理者进
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