ERP系统案例.docx
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ERP系统案例
ERP系统实施应用
刘婧烨信息管理与信息系统
背景：
ZL面粉集团是国内最大的面粉加工企业之一，产品涵盖专用粉与民用粉两大市场，是食品工业及连锁餐饮领域的领头企业，目前国内拥有多家生产企业，分布在全国各地，设备先进，原料精选优质小麦，产品粉质细腻、色泽自然，已获得多项荣誉，也得到了广大消费者认可与好评。
由于面粉的生产技术含量相对较低，投资费用低，进入门槛较低，国内面粉加工企业数量较多，外部市场一直处于供大于需的局面，竞争异常激烈，ZL面粉集团经过多年的摸索，已走出了一条独特的经营之路，借助ERP系统的先进管理工具，通过挖掘企业内部的潜力，提升企业的整体管理水平，在整体行业处于经营不佳的情形下，ZL面粉集团取得了很好的经营业绩。
ZL面粉集团在没有上线ERP系统前，所有的下属企业已各自建立自己的ERP系统，服务器的分散部署在不同地方，每家企业ERP系统各部相同，有用友的、金蝶的和ORACLE等产品，即使是同一厂家提供的ERP系统，使用的版本也各不系统，且ERP系统使用的模块不一致，有的上线模块多，有的上线的模块较少，另外，ERP系统基础设置、组织架构及产品名称都各不相同，这是上线前ERP系统应用的基本情况。
由于没有统一的ERP系统，给集团的日常管理带来非常大的困难，日常报表全部通过手工汇总和整理，而数据的源头没有统一分类和统一的名称，汇总工作难度较大，更重要的是，集团管理团队不能实时了解各企业的经营数据，所有数据都是下月才能看到上月的数据，造成了管理比较被动，只能是事后管理，同时，企业间的整体协同能力较差，无论在统一市场策略与规模化采购方面，都没有发挥出应有的协同效应，以上是没有上线ERP系统前面临的主要问题。
面粉集团ERP应用的管理需求与解决方案：
ZL面粉集团在上线ERP系统前，已经确立了明确的管理需求和业务需求，并在系统上线前对这些需求进一步的明确和细化，详细需求概述如下：
（1）实现集团“一套账”的ERP系统，统一各企业的基础档案分类，统一存货、客户、供应商、组织架构等；
（2）实现企业生产过程批次化的管理，并能够对产品的质量全过程的进行管理与追踪；
（3）统一各企业的组织架构与岗位，建立统一的人员的档案管理平台；
（4）建立全集团统一的基础数据信息化管理平台；统一规划集团财务核算主体，核算期间，核算账簿，会计科目，实现标准化，制度化的全覆盖；
（5）建立一个从供销管理、库存管理到财务管理的一体化业务管理平台，实现全面集成的物流、资金流、信息流一体化管理，提升企业管理水平；
（6）梳理并优化企业业务流程，规范业务管理、库存管理，减少库存资金占用，提升工作效率，使各部门数据能准确、及时得到传达与共享；
（7）建立全面、统一的数据分析报表，实现订单、出入库情况、库存量等信息的实时查询分析；
（8）建立标准的报表格式，统一报表上报制度，实现集团报表的归集，汇总，财务指标对比分析，为进一步提升企业信息化管控打下基础。
针对以上需求，经过集团管理团队反复研讨，认真评估，最终确定选择用友ERP系统完成本次集团信息化的建设与整合。
ZL面粉集团ERP系统应用内容分析：
ZL面粉集团ERP应用较为广泛，涉及企业日常业务的各个环节，大模块主要包括4类，分别是财务管理、供应链管理、人力资源管理及二次开发管理，小模块应用共计16个，其中，在企业的实际应用的过程中，开发了许多管理报表，这些报表分别放在对应的模块内展示，没有用单独的模块进行管理，具体企业应用功能模块如图所示：
财务环节的应用分析：
ZL面粉集团财务主要应用了五个模块,分别是:
总账、应收管理、应付管理、固定资产、存货核算,具体每个模块的功能简要概述如下：
（1）总账系统的应用分析。
总账系统作为会计系统的核心，提供了全面的财务核算管理功能，除满足企业进行基本财务核算以及对外报告的需要外，还可通过提供科目辅助核算及多种账表查询功能，总账系统作为整个ERP系统的后端，其他模块的应用全部都会通过各类凭证，反映到总账系统内，实现完整的财务核算流程，同时，总账系统是所有系统的最后的归集，系统内能够完成于业务系统的对账，包括存货与总账对账、应收与总帐对账等功能。
（2）应收管理系统的应用分析。
应收管理内实现企业与客户、部门和业务员所形成的应收款、应付款、收款、付款业务的管理，为企业提供各种往来款项的处理、核销及相关的查询、统计的功能。
部门和业务员的往来既可以在应收管理中处理又可在应付管理中处理，通过对应收款项全方位的管理，实现应收业务与供应链等相关业务的紧密连接，辅助企业业务流，加强对资金流入流出的核算与管理，强化对资金的控制，保证企业资金的健康流动。
（3）应付款管理系统的应用分析。
应付管理内实现对企业与供应商、部门或业务员所形成的应付款、应收款、收款及付款和预付款业务的管理，同时也可满足暂估应付的管理，适应业务简便性的要求，强化资金控制，实现资金的合理运用及安排。
（4）固定资产管理系统的应用分析。
固定资产管理系统内完成了企业或企业集团的资产部门进行固定资产和其他资产（如无形资产、递延资产等）管理，并进行全面企业的资产核算；并完成了按资产的类别进行分类、分权限管理。
（5）存货核算管理系统的应用分析。
存货核算作为库存管理的后台，主要是从资金的角度管理存货的出入库业务。
其主要功能是核算企业存货的入库成本、出库成本和结余成本，完成对采购暂估业务的处理、存货成本的调整、材料计划价格的调整、材料成本差异的计算分摊、提取存货跌价准备等，通过对存货成本的计算可以及时准确地将各类存货成本归集到各成本项目和成本对象上，为企业全面成本管理、成本分析提供可靠、及时的基础数据。
供应链环节的应用分析：
ZL面粉集团上线ERP的过程中，共梳理出31支流程，每支流程既有系统内处理的业务，也有系统外处理的业务，供应链环节共应用5个模块，分别是合同模块、采购模块、销售模块、库存模块和内部交易模块，以下是每个模块的详细应用分析：
（1）合同模块应用分析。
合同模块主要的应用在原料的采购合同和产品的销售合同中，这两项业务是企业经营管理的重点，是控制和管理后续的关键，同时，由于企业的原料采购的金额较大，签订了采购合同，可以便于企业提前做好资金安排，故合同管理对企业日常管理是非常重要的。
（2）采购模块应用分析。
采购模块的应用相对比较简单，主要是从采购订单开始，对采购过程中物流运动的各个环节进行跟踪管理，包括请购、订货、收货、入库、收票、结算等，保障企业日常物料的消耗，同时降低企业的整理库存水平，ZL面粉集团启用了请购单多极审批流程，同时，请购单上设置了物料的安全库存和供应商的比价情况，便于管理者进行采购决策。
（3）销售模块应用分析。
供应链是企业管理的重点，销售则是供应链管理中的核心，在ZL面粉集团中，销售环节的管控比较精细，启用销售价格的管理、销售信用的管理、销售渠道的管理、客户的管理、销售产品及成本的管理等，同时，系统内开发了多张不同维度的销售报表，为销售的整体决策和分析提供了有力保障。
（4）库存模块应用分析。
库存管理系统是供应链系统的基础，只有做好了库存管理，才能够做好销售和采购管理，在ZL面粉集团的应用中，统一了集团的所有物料分类和物料，每家企业使用相同的物料同，这就为后期数据的分析和对比奠定了最重要的基础，而统一物料的工作是个非常繁琐的工作，主要是物料的品种多，备品备件就有好几万个，还需要整理出标准的名称和规格，库存管理是其他模块的基础，做好该项工作非常重要。
（5）内部交易模块应用分析。
内部交易模块是针对集团化的应用，旨在解决集团下属企业间的内部采购和销售业务，将内部企业间的业务进行整合和关联，方便内部企业间的对账，提供清晰账务往来明细，提高对账的效率，特别是对于内部企业间关联交易非常频繁的企业，通过该模块内可以快速、清晰将企业间繁杂的物流、信息流及资金流进行快速核对，方便企业相关环节的人员随时了解各企业间内部交易情况的来龙去脉。
ZL面粉集团人力资源环节的应用分析：
（1）组织机构管理模块应用分析。
组织机构管理模块主要用于构建企业的组织体系、职务体系及岗位体系，同时，借助该模块完成整个集团组织架构的统一，职务名称和岗位名称的标准化，同时，在构建职务体系、岗位体系时，能够完成职等、职级的对应，并在系统内完成每个岗位说明书的定义，对后期统一招聘打下很重要的基础，同时，系统内可清晰查询到每个企业的组织架构图，同时，通过该模块，重新梳理了集团的整体组织，为ERP系统后续的整体推进奠定了核心基础。
（2）人员信息管理模块应用分析。
人作为企业最重要的资产，也是企业管理的重点，对人员信息的管理也是最基础的管理，更是人事管理中重要工作，该模块能够对人员信息管理提供全方位和灵活的功能，实现从员工进入企业，到员工离开企业，再到员工返聘/再聘，整个生命周期中的全过程管理，提高人事管理效率，规范企业人力资源管理流程，同时，系统并提供多维度人事报表的查询与展现，便于集团整体的对人员情况的掌握。
（3）人员变动管理模块应用分析。
人员变动管理主要用来管理员工在单位内发生的各类异动信息，包括人员类别、部门、岗位、职务等的变化情况。
主要业务包括：
转正业务、调配业务、兼职业务、离职业务等，涉及的变动业务包括转正、晋升、降职、平调、轮岗、跨公司调动、离休、退休、下岗、辞职、退职、延退等，对于跨公司调动业务既支持调入单位发起的调配申请，也支持调出单位发起的调配申请，转正业务处理后，相关信息回写到人员信息中，所有这些系统内完成的操作和企业实际业务是一致的，便于企业的日常管理，提升企业的人力资源管理水平。
二次开发系统的应用分析：
二次开发系统是集团信息化应用的重要补充，也是ERP系统的重要延伸，ZL面粉集团经过多年的不多摸索和总结，ZL面粉集团已形成一套完整、高效且适合自身的二次开发系统，同时，也是管理层日常工作的重要系统，通过二次开发系统与ERP系统的完美结合，弥补了ERP系统功能的不足，满足企业的个性化需要，二次开发系统简单实用，操作简单，得到了企业各层级人员的认可，同时，二次开发系统可以有效的弥补标准软件不足，很多管理需求标准软件无法实现，可以通过二次开发系统满足，以下是集团二次开发应用基本情况概述：
（1）计划管理系统的应用分析。
计划作为企业运营管理的源头，指导企业日常经营管理，对于ZL面粉集团来说，计划的管理难度非常大，产品销售零散，批量小，而对产品的生产来说，希望是大批量生产，批量大成本相对低，质量也会更加稳定，如何提高销售计划的准确率，一直是管理中的一个难题，为提高计划的效率，二次开发了计划管理系统，系统内可以按按产品报计划、按业务员报计划、按分客户报计划、按月报计划以及按周报计划等，同时，系统能够实现计划销量和实际销量的对比，计划准确率分析等功能，，该系统经过不断的改进和完善，目前，系统已成为销售管理的重要工具。
（2）生产方案管理系统的应用分析。
面粉的加工方案是较为复杂的，投入原料的品种多，配比复杂，且生产工艺中需要先生产半成品，再由半成品配制成产成品的过程，如何把这些方案进行有效的管理并研发出最好的方案，是研发与生产环节的重要工作，为更好的管理和分析每一个方案，二次开放了生产方案管理系统，通过在系统内下达方案，系统提供成本情况分析、方案的比较、方案的跟踪执行等功能，同时，系统提供方案的对比和分析功能，针对同一产品使用不同方案就行对比分析等功能，目前，随着系统的不断调整和完善，数据的不断积累，数据可分析对比的价值也越大，特别是将方案的数据与质量数据进行关联分析，将更有助于不断的优化和完善企业的方案，方便管理员及时掌握加工过程中的实时数据，该系统已成为研发和生产环节人员的重要的管理工具。
（3）质量管理系统的应用分析。
质量管理系统是管理和监控产品从原料到产品入库全过程的质量检验情况，系统的主要流程是从原料的样品检验开始，到原料入司检验、原料的出库检验、基粉的过程检验、产品过程检验以及产品的二次检验的环节，系统能够实现按批次号进行全程的联动查询，不同批次的检验结果对比，相同产品不同批次的检验结果查询，便于各层级管理人员及时了解和掌握产品的质量情况，更是对客户的高度负责，确保让客户买到每一批产品都是合格的，确保每批的质量可以进行加工全过程的实时追踪。
网络环境的部署情况分析：
ZL面粉集团网络的部署全部采用互联网的模式，服务器端部署了三条100M网络链路，分别是移动、电信和联通的光纤接入，具体的网络拓扑见图：
硬件设备部署与分析：
ZL面粉集团硬件采用性价比较高的IBMP740系列服务器，考虑到数据安全，使用了两台服务器，两台交换机和一台存储设备，组成一个小型“SAN”网络结构，确保任何一台服务器或者任何一台交换机出现问题，不影响系统的正常运转，详细硬件设备部署如图所示：
该集团ERP实施过程的详细分析：
ERP实施团队的确定：
ERP实施方法的确定：
ZL面粉集团ERP实施共有十几家企业，如何能让这十几家企业快速有效上线是项目一开始就需要确定的大问题，ERP项目组经过多次研讨，最终选择了“先试点，后推广”的方式，先行选择两家企业作为试点进行上线，上线成功后，在剩余其他企业开始全面实施与部署。
ERP实施过程中的六个阶段分析：
（1）实施ERP系统前的准备阶段。
这一阶段的主要工作内容有：
制定ERP项目组的工作机制，包括实施顾问与企业内部项目组人员工作共同遵守的一些纪律，以便后期更好的展开工作；制定了整个项目的主计划，该计划是整个项目的核心，明确了项目的具体任务与完成时限；组建实施企业的关键用户团队并召开启动会议，正式进入项目的建设阶段。
（2）确定ERP系统设计的初步方案。
该阶段的主要工作内容有：
完成企业需求的调研，并分析需求是否合理，对不合理的需求与企业进一步商讨重新确定需求；对确定的需求与系统进行结合，分析系统是否能够满足，对不满足的需求提出解决方案，初步形成ERP系统的设计方案；按照该方案进行系统的安装与部署，并在系统内进行测试，验证方案，通过不断测试调整，直到找到合适的解决方案，并确定形成初步方案。
（3）模拟初步方案并调整成最终方案。
模拟真实的业务场景和业务数据，在已搭建好的测试ERP系统内进行验证，在验证的过程中，对不合理的地方进行调整，直到完成最终方案。
（4）培训，完成知识的转移。
这一阶段工作非常重要，关系到系统能否快速启动的重要环节，培训要细致周到，不同的岗位进行不同的培训，确保每一个岗位都能够完成本岗位相关系统内的操作，保证系统试运行时都能够熟练操作。
（5）系统上线，录入真实数据。
这个阶段是对前面所有阶段工作的检验，只有这个阶段成功了，才意味着项目的成功，故前面几个阶段的工作必须做好，做扎实，才能保证系统的成功上线。
（6）上线的持续跟踪与问题的及时解决。
这个阶段同样非常重要，因为系统的搭建即使再完美，在上线后一定会有很多当时没有考虑到问题，而这个阶段已经开始运行，任何一个小问题都影响下一步的进行，特别是项目上线的第一周，一定会有非常多的问题出现，如果问题解决不及时，直接影响到用户对上线的信心，影响项目的成功上线。
综述所述，是ZL集团在ERP项目的实施过程中的六个阶段，对每个阶段都进行非常认真严谨的把握，有效的保证了项目的成功上线。
面粉集团ERP系统的上线遇到问题与解决办法分析：
ERP实施过程中需求发生变化与解决办法分析：
（1）分析业务需求是否清楚，如需求不清楚、业务流程尚未确定，绝对不允许在这正式的ERP系统内搭建；
（2）充分利用二次开发的方式解决新的需求，因为企业管理是动态的，即使需求分析工作前期做的很好，后期也一定是会变化，考虑到ERP
系统基础设置已经设置完毕，且投入使用，调整难度大，在不改变ERP系统的前提下，可以考虑通过二次开发平台来满足企业的需求，二次开发系统相对比较灵活，也更容易满足企业的个性化需求。
（3）对每一个可能变化的需求进行细分，分析总结每个可能会变化的需求对ERP系统的影响程度，提前做好应对方案，以下ZL面粉集团总结的需求变化对系统的建设影响程度表，如图所示：
项目周期短上线工厂多的矛盾与解决办法：
ZL面粉集团下属十几家工厂，分散全国各地，而上线ERP系统无论从管理上还是业务上，需要越快越好，项目周期最好不要超过一年，主要考虑数据的统计和分析的需要，考虑到管理的紧迫性，集团计划在一年内完成所有企业的ERP系统上线工作，而项目的前期选型和调研用了近3个月的时间，如何在剩下的9个月内，将全部企业上线，是集团ERP系统上线过程中面临的一个主要问题，经过项目组反复研讨，最终成功解决了这一极具挑战性的难题，具体解决方案如下：
（1）项目在试点企业上线时，明确要求所有未来上线的企业必须排2个人全程参与项目，为后期回企业上线ERP培养人才；
（2）从项目一开始抽调5名IT人员，全程全职参与项目，作为ERP系统知识转移的主要对象，为后期推广ERP系统做好人才培养；
（3）在进行ERP系统试点推广时，所有工作前移，全面考虑整个集团的业务，在试点时设计的业务和流程全部满足集团和所有企业的要求，同时，所有设计到ERP系统内的基础档案的分类、单据模板及关键控制点，全部从集团层面统一设计，等到全面推广时，工作量将极大的降低；
（4）项目从上线之初，团队内所有成员分工明确，责任到人，且所有工作部署后明确完成时限；
（5）合理安排ERP系统上线企业与项目小组人员的匹配，确保每家企业在上线系统，都能有项目小组成员参与，共同推动每个企业的上线；
（6）充分发挥各家企业在试点项目培养的人才，同时，要求各家企业成立本企业的项目组，由集团的项目组与企业的项目组共同推进系统的实施，确保按期成功上线。
ZL面粉集团在上线ERP过程中解决方案：
（1）充分了解企业管理者的需求，了解管理人员在日常管理中关注的重点是那些，需要借助信息系统实现和改善那些环节，了解清楚需求，才能找到解决方案；
（2）ERP项目组从一开始就必须清楚，管理者提出的需求那些能够实现需求，那些是实现起来比较难得需求，重点就是解决和分析这些不容易实现的需求，首席分析这些需求是否合理，是否是必要需求，因为现实中很多需求想法是好的，但在逻辑上是行不通的，把这部分需求找到解决方案，整体的应用基本就能够成功；
（3）ERP项目组务必熟悉企业流程、管理需求及信息系统功能，只有把这三者完美结合，才能设计出满足企业需要的信息系统，也只有将三者结合，才能够将管理需求与系统进行高度匹配；
（4）组建一支既懂业务又懂技术的团队，ZL面粉集团从一开就有意识培养一支这样队伍，从项目初期就有大量的人员参与，因为只有具备了优秀的团队,才能保证项目的顺利进行。
集团ERP系统应用效果分析：
ZL面粉集团通过上线ERP系统，取得了较好的效果，得到了企业管理团队的认可，也增加员工对ERP系统的应用信心，以下是具体应用效果分析：
（1）通过应用ERP系统，建立了真正的“一套账”，统一了平台、统一了基础数据、统一了业务规则，完成了数据的集中管理，为各项业务集中管理打下了坚实的基础；
（2）通过集团统一制定会计科目体系，实现集中式财务管理，有效提供公司会计数据信息的标准、规范与统一、实现集团总部及下属企业对任意经营期间和任意数据进行实时监控查询；
（3）通过物料编码的统一，增强了物料档案的准确性，使材料的计划、采购、验收、入库、领料、盘点都均有编码可查，降低了一物多名，一名多物或物名不对现象的发生，实现了对不同单位、同一物料或不同单位、不同物料的现存量、库存展望量的统一查询；
（4）构建了统一的采购管理平台，建立了规范化的采购模式，提高采购行为的透明度，有效减少各种采购漏洞，实现了请购单、采购订单、到货、入库及结算的一体化，采购订单依据请购单，采购收货单依据采购订单生成，环节相扣，数据统一，信息共享，减少沟通成本，由于控制了采购数据源，使得后续财务处理更为准确，并大大提高账务处理效率；
（5）构建销售业务信息化平台，实现销售业务的全过程的物流、资金流、信息流的有效管理和控制，与财务、库存、无缝连接，高效集成使用，销售部门和客户签订销售订单，从订单信息传递、预收款、出货、回款等整个业务执行情况进行全程实时跟踪和管理；
（6）通过财务管理，实现了上级单位对下级单位财务数据监控查询，实现跨账薄查询、财务穿透业务单据查询；
（7）ERP系统应用前后的效果对比分析，如图所示：
（8）加速企业的决策，系统上线前，对于集团而言，数据全部是月底才能查询，所有的管理都是事后分析，造成决策不及时，给管理上带来较大的被动，当市场发生变动时，数据不能及时反映到决策者手中，当决策者要做出调整时已经错过了最佳时机，系统上线后，管理者可在任何地方，实时准确的查询到相关数据，为快速提供了最基本的保证；
（9）有效控制采购成本，ERP系统上线后，统一了所有的物料和供应商，每家企业采购的物料全部使用同一套物料，即使选择的供应商不同，系统内也可以实时对同一物料不同企业间对比分析，方便企业间的对标管理，便于管理者更好的掌握物料的采购价格，降低企业的采购成本；
（10）通过上线ERP系统，提高了集团纵向化的高效管理，对于集团化的企业，有个共同的特点，那就是从上到下，组织机构级次特别长，在手工管理的环境下，由于信息传递的方式落后，速度很慢，这样高层领导要了解基层部门运作情况和搜集有关信息是很困难的，严重地影响了企业管理和决策水平，上线ERP系统后，系统自动实现从上到下得数据汇总查询，使集团内的销售、生产、采购、库存、财务等信息得到及时的传递，从而突破了传统管理环境的时空瓶颈，大大提高了企业管理和决策水平。
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