组织沿革编写与续编方法及示例.docx

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组织沿革编写与续编方法及示例

【档案目标管理指导文本第三批：

档案编研资料（3-5）】

组织沿革编写与续编方法及示例

一、组织沿革编写方法

“组织沿革”过去只是史志中的一部分内容，它作为一种独立的编研材料出现，是近十几年来的事情。

所以，从某些方而来说，组织沿革还不是一种成熟的文章体裁。

由于1987年国家档案局制定的《机关档案工作业务建设规范》中明确把“组织i沿革”作为档案编研材料的一种，因而这十几年来，组织沿革的编写开展得相当普遍，相信今后仍将是档案部门开展编研工作的一项重要内容。

下面，我们对其进行一些探讨和介绍。

（一）组织沿革的概念和种类

1．组织沿革的概念

组织沿革是一种主要依靠档案记载编写，系统记述一个机关、地区或专业系统的机构、职能、体制、人员、编制及其发展变化沿袭变革情况的史料型参考材料，也叫组织机构沿革。

组织沿革这一概念包含“组织”和“沿革”两个方面：

概念

记述的范围

组织

“组织”是指一个单位（如一个机关、一个团体或一个企业、事业单位）、一个地区（如一个省、一个市、一个县）、一个专业系统（如卫生系统、教育系统、金融系统等）的组织建制情况（包括内部机构设置、人员编制、领导成员的组成及分工）以及主要职能、隶属关系等等，这是组织沿革所要反映的主体对象；

沿革

“沿革”是指“组织”中各方面的沿袭、继续或发展、变革的情况，它从属于“组织”、反映“组织”的历史状况的。

关系

“组织”与“沿革”相互依存，不可分割，在编写过程中，要把两者有机地结合起来。

2．组织沿革的种类

按照不同的划分标准，可以将组织沿革分为许多不同的种类。

这里，我们按组织沿革记述的范围，将组织沿革分为单位组织沿革、地区组织沿革、系统组织沿革三种。

种类

记述的范围

举例

（1）单位组织沿革

（机关组织沿革）。

记述一个机关、单位（如党委机关、政府机关、学校、工厂等）的建制、职能、隶属关系及其内部组织和人员演变情况。

《××局组织机构沿革》

《××公司组织沿革》

（2）地区组织沿革。

记述一个地区内（省、市、地、县、区、镇等）所属党、政、群各级组织的设置、行政区划、人口、建制沿革的发展情况。

《××市组织沿革》

《××县组织沿革》

（3）专业系统组织沿革。

记述一个专业系统（如工业系统、商业系统、文化系统、教育系统等）所属组织的机构设置、人员编制等的沿袭变革情况。

《××市金融系统组织沿革》

《××县卫生系统组织沿革》

（二）组织沿革的特点

特点

记述的对象及要求

从记述的对象

来看

1.在内容上突出

“组织系统”。

它着重记述和反映记述对象（单位、地区、专业系统）自身在组织系统方面的有关情况，如机构成立、合并、撤销、复建的情况，人员编制和内部组织机构的设置情况等，至于它们做了哪些工作，开展了哪些活动，取得了怎样的成绩，则不作记述。

2.在联系上突出

“沿袭变革”

它以系统地反映记述对象自身发展、变化的历史过程为主要目的，把记述对象在不同历史时期和阶段中自身组织的沿袭、发展、变革情况反映清楚，而不是片面、孤立、静止地记载某一时间的情况。

3.在取材上强调

“真实准确”。

由于组织沿革以机构和人员情况作为记述的重点，必然牵涉到许多人，尤其是带有现行性的组织沿革，有关当事人往往都还健在，一旦在人员的任免、升迁、调转等问题上记述不准或出现错误，很容易引起“是非”。

因此，组织沿革的取材要求真实准确，出之有据。

主要特点

1.真实性。

能真实地反映该地区、该系统和该机关的组织机构、人员编制等方面的沿袭变革情况；

2．资料性。

所收录的组织机构沿革方面的资料丰富而全面，“一册在手，全局了解”；

3．地方性。

反映出一定的地方特色。

（三）组织沿革的内容与结构

1．组织沿革的内容

一般来说，组织沿革应包括以下内容：

序号

组织沿革包括内容

（1）

单位、地区或专业系统的历史概况；

（2）

行政区划或建制变更情况；

（3）

机构成立、合并、撤销和复建的情况；

（4）

机构名称变更、办公地点迁移情况；

（5）

机构性质、职权范围、主要任务及其变化情况；

（6）

机构隶属关系、所辖机构和地区范围及其变化情况；

（7）

主要领导人的任免情况；

（8）

领导体制及其变化情况；

（9）

人员编制及其变化情况；

（10）

内部组织机构的设置及其变化情况；

（11）

主要内部组织机构的职能及其负责人的任免情况；

（12）

其他与所有“组织”有关的情况。

以上内容，并非在所有组织沿革中都缺一不可，在具体实践中，究竟应写哪些内容，设置哪些项目，还要根据组织沿革的种类、性质以及记述对象本身的实际情况而定。

所以组织沿革的内容不能局限于机构、人员的罗列，而要把组织和沿革紧密地结合起来，完整、系统地反映出整个机构（地区、行业）各方面发展变化的历史情况。

具体说，组织沿革的内容应包括五大要素：

（1）机关性质和主要职能；

（2）隶属关系；

（3）人员编制；

（4）内部机构设置；

（5）领导成员的组成。

及各要素的发展变化情况。

2.组织沿革的基本结构

组织沿革一般包括封页或总题名、编者说明、目录、总序或概况、正文和附录几个部分。

结构

位置

内容

（1）封页或总题名

用作组织沿革封面的称封页，无封面而写在组织沿革之首的称总题名。

包括组织沿革的标题、起止时间、编者几项内容。

（2）编者说明

置于封页之后（有扉页的置于扉页之后），目录之前。

主要说明组织沿革的编写目的、体例、材料来源、组织沿革编写工作的组织与参加人员等。

（3）目录

置于编者说明之后，总序或概况之前。

视内容的繁简和篇幅的长短，以阶段名称或问题名称为条目；作为附录的图、表，也要编制目录。

适用于时间较长、阶段（问题）较多的单位，时间短的可不设目录。

（4）总序或概况

一般置于正文之前。

综合介绍本地区、本机关的基本情况和历史沿革概况。

对单位名称、单位性质、主要职能、隶属关系、人员编制及其历史沿革作一总体概述。

如果是用阶段法体休例编写，还应指出几人阶段的名称及其起止时间。

（5）正文

由按照一定体例编写而成的、主要包括“五要素”（机关性质和主要职能；隶属关系；人员编制；内部机构设置；领导成员的组成）的内容组成。

（6）附录

一般置于正文之后，也可根据附录的内容插人相应的位置（如封页之后、每一阶段之后），也可放在目录之前，序言之后。

与组织沿革有关的各种图、表，可作附录收于沿革之中。

所有与正文有关的图表，如行政区划图和机关组织系统图。

（四）组织沿革的体例与形式

1．组织沿革的体例

组织沿革的体例主要是指正文材料的编排形式与方法，具体是指材料内容的结构、表达形式及材料编排的层次和顺序。

虽然组织沿革所反映的内容不算太多，但由于各单位自身的历史长短不一，沿革情况错综复杂，所以如何选用适当的体例，把应予反映的客观情况有条不紊地记述清楚，形成一个既能如实反映单位沿革的历史面貌、又便于阅读便于翻检的有机整体，就成为编写组织沿革过程中的一个难点。

组织沿革比较常用的体例大致有四种：

体例

编排形式与方法

优缺点

适用范围

（1）

编

年

法

■即按照年代先后顺序，把单位领导成员、内设机构及其主要负责人、人员编制、主要职能等，用条款或图表逐年编列出来。

■■这种体例的表述包含年代——系列（包括组织机构和领导成员）两个层次。

■采用编年法能够比较清楚地反映出某单位各个年度的情况；

■■缺点是内容分散，重复较多，系统性不强。

因为一般单位的机构、人员在正常情况下都是相对稳定的，因此每一年都编列出该单位内部所有机构和主要领导成员，会造成内容重复。

■适用于机构变动频繁、组织系统经常变化的单位。

（2）

系

列

法

■即以单位内部的组织机构为主线，每个机构为一个系列，对每一个机构的人员编制、主要负责人的沿袭、变化等情况，按时序进行系列编写。

■■即对每一个机构及其领导成员的沿袭变化，按时序进行系列编写。

一个单位有多少个机构，就相应地设多少个系列。

■采用系列法能够较清楚地反映一个单位的整个组织体系和每一个机构及其主要领导成员沿袭变化的历史线索，反映出机构的纵向发展变化；

■■缺点是当内设机构复杂、变化频繁时，用系列法就不好处理。

因为绝对稳定的单位是不存在的，当组织系统发生重大变革时，用系统法就很难处理。

■适用于机构较稳定、内设机构较少、组织系统比较稳定的单位。

（3）

阶

段

法

■即根据单位历年来发展变化的特点，把单位的历史分为若干阶段，再在每一阶段里分别记述和反映单位内部各方面的情况及其沿革。

■■即根据单位发展史上的重要变化，把单位的历史分为若干自然的阶段，在每一个阶段里采用以单位内部组织机构（系列）为主线的方法进行编写。

■■■这种体例包括阶段——系列两个层次。

■阶段法体例保留了编年法以时为序的原则和适应多变的优点，兼取了系列法以系列为主线，脉络清楚的长处，而避免了它们的缺点。

即阶段法兼收了编年法时间性强和系列法脉络清晰的优点，阶段法的优点归纳起来有以下四点：

①内容比较完整，单位的内设机构、人员编制、领导成员以及单位性质、主要职能、隶属关系等诸方面可以得到全面反映；

②形式比较灵活，不论哪一级机关或企业、事业单位，不论单位大小都可以根据自身发展变化的特点或自身重大变革的环节，自然地划分出几个单位历史发展的主要阶段（历史阶段）；

③通过划分阶段，按阶段分别记述，单位（地区或系统）各方面的沿袭和变革的历史线索及基本脉络揭示清楚、清晰可辨。

④可以使人对整个单位（地区或系统）在不同阶段的组织体系一目了然。

■是一种适应性较强、应用范围较广的体例。

（4）

问

题

法

■即通过对单位自身组织体系发展演变的深人系统研究，抓住主要特点，结合读者了解和查考的实际需要，把单位（地区或系统）各方面的沿革情况分列为一个个问题，然后再一个问题一个问题地进行记述。

简言之，这种方法就是以问题作为安排组织沿革正文结构的基本线索和首要依据。

■■采用问题法，首先要明确列出问题，而问题的确定，则要根据每一个单位（地区或系统）的性质及其发展演变的特点和读者利用的需要，有的放矢（确定要设置的问题，所列问题可大可小，可多可少，重要的是要有的放矢）。

例如某镇政府机关组织沿革所列的问题是：

①机关成立时间和变化原因；②机关所在地的变迁；

③机关的性质、职能及任务；④管辖范围；

⑤内部机构设置；⑥人员编制；⑦主要党政领导人变化。

■■■在具体编写时，对每一个问题的结构安排和记述形式也可以灵活处理。

比较简单的问题，可采用单层结构，直述其事；内容较复杂的问题，可采用复式结构，在大问题之下再设若干小问题或再分若干阶段或再设若干系列，最后才分别具体记述。

■问题法的最大优点在于问题设置的灵活性与针对性。

2.组织沿革的形式

一部好的组织沿革，除了要有适宜的体例外，还要采用合适的表达形式。

组织沿革的表达形式大致有三种：

表达形式

说明

（1）文章式

就是用文章形式记述单位各方面情况及其沿袭变革情况；

（2）表格式

就是列表的方式将机构、编制、负责人及其沿革情况反映出来；

（3）图示式

就是用示意图将组织机构设置及演变情况反映出来，常见的为树叉式示意图。

备注

为了使组织沿革既简明扼要，又形象直观，可以采取文章式为主，表格式和图示式为辅，三种形式结合使用的办法，即单位性质、主要职能、隶属关系变化等情况用文章形式介绍；其他要素用图、表结合文字说明来介绍。

图示式例一：

表格式一（编年法）

年度

内部机构

人员编制

主要职能

主要负