模块一 采购流程与采购制度管理.docx
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模块一采购流程与采购制度管理
第一章采购流程与采购制度管理
第一节采购和物流
一、采购的定义和内容
采购，在人们生活中是一个不陌生的概念。
从日常生活中来说，我们每天吃饭、穿衣等都是在进行采购；而对一个企业来说，采购也是企业运营必不可少的环节，对采购环节管理的好坏将直接影响到企业的利润。
从物流的角度来说，采购处于供应物流这个阶段，许多采购决策直接影响物流渠道中商品或服务的流动，换句话说，采购与采购管理质量的好坏将直接影响到整个企业物流的质量。
（一）基本概念
1、狭义的采购
简单地说，狭义的采购就是买东西。
扩展开来就是企业根据需求提出采购计划、审核采购计划、供应商、经过商务谈判确定价格、交货及相关条件，最终签订合同并按要求收货付款的全过程。
这种以货币换取物品的方式即“购买”，可以说是最普通的采购途径；无论个人还是企业，为了满足消费或者生产需求几乎都是以“购买”的方式来进行。
因此在狭义的采购之下，买方一定要先具备支付能力，也就是要有钱，才能换取他人物品来满足自己的需求。
2、广义的采购
广义采购是指除了以购买的方式获取物品之外，还可以通过下列途径获取物品的使用权，以达到满足需求的目的。
除购买之外还包括交换、租赁、借贷等方式，取得物品及劳务的使用权或所有权，以满足使用的需求。
（1）、租赁：
即以支付租金的方式获取他人物品的使用权。
（2）、借贷：
即一方以无须支付任何代价的方式获取他人的物品的使用权；使用完毕，仅返还原物品。
这种无偿借用他人物品的方式，通常是基于借贷双方的情谊与密切关系，特别是借方的信用。
（3）、交换：
所谓“交换”就是用以物易物的方式获取物品的所有权及使用权，但是并没有直接支付物品的全部价款。
换言之，当双方交换价值相等时，不需要以金钱补偿对方；当交换价值不等时，仅由一方补贴差额给对方。
综合以上说明，广义的采购就是单位或个人为了满足某种特定的需求，以购买、租赁、交换等个中不同的途径，取得商品及劳务的使用权或所有权的活动过程。
在日常经营活动中，我们所讲的采购是以购买方式为主的商品采购活动。
在一个大型的企业里，采购就其功能来讲并不单单是采购员或采购部门的事，而是企业整体供应链的重要组成部分，是集体或团队的工作。
同时，采购也是物流的重要组成部分。
（二）采购的形式和内容
1．根据采购物品用途的不同划分
（1）工业采购
通常指企业为了经营生产所需产品或服务，而按照一定代价同外部进行的业务活动。
同业采购往往通过一次以后便同供应商建立长期合作关系，工业采购的动机是理性的，一般是多人参与，是一个程序化的过程，采购数量通常比较大，价格也比较稳定。
（2）消费采购
消费采购活动是个人行为，而工业采购通常是机关、企业等机构的集体行为。
消费采购的随意性较大，主要为满足个人需求，采购动机带有个人喜好，采购量也比较小。
2．根据采购输出的结果划分
（1）有形采购
有形商品采购是指生产中所用机器设备、办公用品、原材料及低值易耗品等。
机器设备属于固定资产，使用寿命相对较长，故此类商品采购的特点是采购次数少，每单采购金额大。
原材料采购是指生产中所用的主料、辅料和半成品等。
低值易耗品是价值较低且在生产过程中容易损坏的物品，其特点是采购的次数多。
有形商品采购的内容包括原料、辅助材料、半成品、零部件、成品、投资品或固定设备，以及维护和修理运营用品（MRO物品）。
1）原料。
原料就是未经转化或只有最小限度转化的材料，在生产流程中作为基本的材料存在。
在产品的制造过程中，即使原料的形体发生物理或化学变化，它依然存在于产品里面。
通常，原料是产品的制造成本中比率最高的项目。
2）辅助材料（辅助）。
辅助材料指的是在产品制造过程中除原料之外，被使用或消耗的材料。
有些辅料与产品制造有直接的关系，但在产品制成时，辅料本身已经消失，如化学制品所需要的催化剂；有些辅料虽然还附着在产品上，但因其价值并不高而被视为辅料，比如成衣上的纽扣；有些辅料与产品制造过程没有直接的关系，只是消耗性的材料或工具，例如锉刀、钢刷或灭藻剂，包装材料及产生能量所耗用的燃料也属于辅料的范围。
3）半成品。
这些产品已经经过一次或多次处理，并将在后面的阶段进行深加工。
它们在最终产品中实际存在。
如钢板、钢丝和塑料薄片。
4）零部件。
它指的是不需要再经历额外的物理变化，但是将通过与其他部件相连接而被包括进某个系统中的产成品，它们被嵌入最终产品内部。
比如前灯装置、灯泡、电池、发动机零件、电子零件、变速箱。
5）成品。
主要是指用于销售而采购的所有产品，它们在经过可以忽略的价值增值后，与其他的成品和（或）制成品一起销售。
如由汽车生产商提供的附件，像汽车收音机等。
制造商并不生产这些产品，而是从专门的供应商那里取得这些产品。
百货公司所销售的消费品也属于这个范围。
6）投资品或固定设备。
这些产品不会被立刻消耗掉，但其采购价值经过一段时间后会贬值。
账面价值一般会逐年在资产负债表中报出。
投资品可以是生产中使用的机器，也可以是计算机和建筑物。
7）MRO物品。
这些产品是为保持组织的运转（尤其是辅助活动的进行）而需要的间接材料或用于消费的物品。
这些物品一般由库存供应，这类物资有办公用品、清洁材料和复印纸等，也包括维护材料和备件。
（2）无形采购
无形商品主要包括劳务和一些专有技术等。
劳务采购主要包括企业对服务业的采购，如聘请专业机构提供会计服务、管理咨询、法律咨询、程序设计等服务。
此类采购的技术含量高，采购人员需针对企业的不同需求，选择在特定方面有优势的专业服务供应商。
对劳务的采购还包括售前和售后服务。
无形商品采购一般不单独进行，而是随着有形商品采购而发生。
无形商品采购主要形式有技术、服务和工程发包。
1）技术。
是指取得能够正确操作和使用机器、设备、原料的专业知识。
只有取得技术才能使机器和设备发挥效能，提高产品的产出率或确保优良的品质，降低材料损耗率，减少机器或设备的故障率，这样才能达到减少投入、增加产出的目的。
2）服务。
服务是在合同的基础上由第三方（供应商、承包商、工程公司）完成的活动，它是指为了用于服务、维护、保养等目的的采购。
服务包括从清洁服务和雇佣临时劳务到由专业的工程公司（承包商）为化学公司设计新生产设备的范围。
这里还可能包括安装服务、培训服务、维修服务、升级服务及某些特殊的专业服务。
3）工程发包。
工程发包包括厂房、办公室等建筑物的建设与修缮，以及配管工程、动力配线工程、空调或保温工程及仪表安装工程等。
工程发包有时要求承包商连工带料，以争取完工时效；有时自行备料，仅以点工方式计付工资给承包商，如此可以节省工程发包的成本。
但是规模较大的企业，本身兼具机器制造和维修能力，就有可能购入材料自行施工，无论在完工品质、成本及时间等，均有良好的管制和绩效。
（3）、按采购数量分为大批量采购和小批量采购
在采购的过程中根据采购数量的大小而采取不同的采购方法。
在一个项目设计完成以后，首先要选择一个供应商提供几个样品以检查项目的可采购性，以及供应商或代理商的适应性，这是“开发采购”。
很多采购方案都需要根据实际情况快速设计图样、确定技术规范、进行物料选型等。
有时还得根据需要对供应商进行调整。
在开发采购通过后，要进一步确定设计方案的批量生产性，为此需要小批量采购，此环节被称为“中试采购”。
中试采购通过以后便进入“大批量采购”。
有些组织为了控制某一区域，或某家产品的销售权，而将该商品的区域销售权买断，此类采购称为“代理型采购”；从开发商或代理商那商品，然后再卖给往来客户或附近居民，该类采购称为“零售性采购”。
二、物流及相关概念
1、物流：
是指物品从供应地向接受地的实体流动过程。
2、供应链：
指产品生产或流通中，将产品或服务提供给最终用户活动涉及的上游与下游企业所形成的网链结构。
3、供应：
指供应商或卖方向买方提供产品和服务的全过程。
4、战略采购：
指从后冠范围内确定采购资源、建立最优的供应商体系及战略伙伴关系。
5、前期采购和后期采购：
前期采购指采购过程中下定单之前的相关工作；后期采购指采购过程中下定单以后开始的工作。
6、采购环境：
指经过买家认可的、信得过的采购资源。
7、采购管理：
指采购业务单元，支持、审核、优化、批准、实施五个步骤。
管理的对象是计划、认证、订单、合同四个环节。
三、采购在物流系统中的地位与作用
（一）采购的地位
说到采购，很多人马上会联想到“回扣”，“灰色收入比工资还高”，“就是买买东西嘛，给我钱我也能买！
”。
传统的采购只是拿钱买东西，但是随着时间的流逝，对企业来说，采购已经不是买东西那么简单了。
它已经成为了一个专业。
一般情况下，企业产品的中外购部分占了较大的比例（60～70％），这意味着，在获得物料方面所做的点滴成本节约对利润产生的影响，要大于公司的其它成本，因此外购件与原材料的采购成功与否在一定程度上直接影响着企业的竞争力，采购与采购管理往往是竞争优势的来源之一。
1．采购在成本控制中的地位
2002年，美心公司与大多数高速发展的企业一样，开始面临增长瓶颈。
掌门人夏明宪毅然采取以利润换市场的策略，大幅降低产品价格。
然而，降价不久，风险不期而至，原材料钢材的价格突然飚升。
继续低价销售——卖得越多，亏得越多；涨价销售——信誉扫地，再难立足。
面对两难抉择，降低成本，尤其是原材料的采购成本就成了美心生死攸关的“救命稻草”！
夏明宪向采购部下达指令：
从现在开始的三年内，企业的综合采购成本，必须以每年平均10%的速度递减。
这让美心的采购部的员工们有点傻眼，甚至不服气：
此前美心公司的“开架式采购招投标制度”属国内首创，既有效降低成本，又杜绝暗箱操作，中央电视台都为此做过专题报道。
而且此举已经为美心节约了15%的采购成本，还有什么魔法能够让青蛙变得更苗条？
在夏明宪的带动下，美心员工开始走出去，从习惯坐办公室到习惯上路，超越经验桎梏，于不知不觉中形成了一套降低成本管理模式。
联合采购，分别加工
针对中小供应商，美心将这些配套企业联合起来，统一由其出面采购原材料。
由于采购规模的扩大，综合成本减少了20%！
配套企业从美心领回原材料进行加工，生产出来的半成品直接提供给美心，然后凭验收单到美心的财务部领取加工费。
同时随着原材料成本的降低，配套企业也更具竞争力，规模扩大，价格更低，形成良性循环。
原材料供应，战略伙伴
针对上游的特大供应商即国内外大型钢铁企业，美心的做法是收缩采购线，率先成为其中一两家钢厂的大客户乃至于战略合作伙伴。
而钢厂面向战略合作伙伴的价格比普通经销商低5%~8%，比市场零售价低15%。
于是仅2002年的一次采购，美心就比同行节约成本近1000万元。
随着采购规模的与日俱增，美心人开始有了和钢厂进一步谈判的砝码。
应美心要求，钢厂定期向提供钢材的价格动态，并为美心定制采购品种。
比如过去钢板的标准尺寸是一米，而门板尺寸是90厘米，其中十厘米就只能裁下来扔掉。
现在钢厂为美心量身定制生产90厘米钢板，就大大减少了浪费，节约了成本。
又比如他们还专门为美心开发了一种新材料门框，品质相同，价格每吨可节约600元……”
新品配套，合作共赢
对于新配套品种的生产，由于配套企业需要增加大量投资，导致新配套产品与其他配套产品相比，价格大幅增加。
美心就以品牌、设备、技术、管理等软硬件向生产方入股，形成合作；合作条件为，美心公司自己使用的产品，价格只能略高于生产成本的。
这样一来，合作方在新品的生产上减少了投入，降低了风险；同时，美心也降低了配套产品的采购成本，增加了收入。
于是各方受益，皆大欢喜……
循环取货，优化物流
解决了原材料和配套产品的采购问题，美心还与配套企业携手合作，从物流方面进行优化。
由于不同配套企业的送货缺乏统一的标准化的管理，在信息交流、运输安全等方面，都会带来各种各样的问题，必须花费双方很大的时间和人力资源成本。
美心明白，配套企业物流成本的提高，将直接转嫁到配套产品的价格上。
于是美心就聘请一家第三方物流供应商，由他们来设计配送路线，然后到不同的配套企业取货，再直接送到美心的生产车间。
这样一来，不仅节约了配套企业的运送成本，提高了物流效率，更重要的是，把这些配套产品直接拉到生产车间，保持了自身很低的库存，省去了大量的库存资金占用。
美心通过与原材料供应商及配套企业的携手合作，使原材料厂商拥有了稳定的大客户，配套企业降低了生产风险，而自身则在大大降低成本的同时，扩大了产销量，形成了各方皆大欢喜的共赢局面。
2002年，美心门的产销量同比翻了一番，美心的综合采购成本下降了17%，同比全行业的平均水平低23%！
美心公司成为惟一在原材料价格暴涨时期维持低价政策的企业，企业形象如日中天，渠道建设终于根深叶茂。
2．采购在供应中的地位
在商品生产和交换的整体供应链中，每个企业既是顾客、又是供应商。
为了满足最终顾客的需求，企业都力求以最低的成本将高质量的产品以最快的速度供应到市场，以获取最大利润。
企业的利润是同制造及供应过程中的物流和信息流的流动速度成正比例的。
从整体供应链的角度来看，企业为了获取尽可能多的利润，都会想方设法加快物料和信息的流动，这样就必须依靠采购的力量、充分发挥供应商的作用，因为占成本60%以上的物料以及相关的信息都发生或来自于供应商。
供应商提高其供应可靠性及灵活性、缩短交货周期、增加送货频率可以极大地改进工业企业的企划表现，如缩短生产总周期、提高生产效率、减少库存、加快资金周转、增强对市场需求的应变力等等。
3．采购在企业经营中的地位
许多企业都将供应商看作是自身企业生产开发与生产的延伸，从而与供应商建立合作伙伴关系，在自己不用直接进行投资的前提下，充分利用供应商的能力位自己开发生产产品。
达到节省资金、降低投资风险，还可以利用供应商的技术和规模生产速度形成生产能力，扩大生产规模。
中国制造企业有90%的时间花费在物流上，物流仓储成本占据了总销售成本的30%～40%，供应链上物流的速度以及成本更是令中国企业苦恼的老大难问题。
美的针对供应链的库存问题，利用信息化技术手段，一方面从原材料的库存管理做起，追求零库存标准；另一方面针对销售商，以建立合理库存为目标，从供应链的两段实施挤压，加速了资金、物资的周转，实现了供应链的整合成本优势。
零库存梦想
美的虽多年名列空调产业的“三甲”之位，但是不无一朝城门失守之忧。
自2000年来，在降低市场费用、裁员、压低采购价格等方面，美的频繁变招，其路数始终围绕着成本与效率。
在广东地区已经悄悄为终端经销商安装进销存软件，即实现“供应商管理库存”（以下简称VMI）和“管理经销商库存”中的一个步骤。
对于美的来说，其较为稳定的供应商共有300多家，其零配件（出口、内销产品）加起来一共有3万多种。
从2002年中期，利用信息系统，美的集团在全国范围内实现了产销信息的共享。
有了信息平台做保障，美的原有的100多个仓库精简为8个区域仓，在8小时可以运到的地方，全靠配送。
这样一来美的集团流通环节的成本降低了15%－20%。
运输距离长（运货时间3-5天的）的外地供应商，一般都会在美的的仓库里租赁一个片区（仓库所有权归美的），并把其零配件放到片区里面储备。
在美的需要用到这些零配件的时候，它就会通知供应商，然后再进行资金划拨、取货等工作。
这时，零配件的产权，才由供应商转移到美的手上——而在此之前，所有的库存成本都由供应商承担。
此外，美的在ERP（企业资源管理）基础上与供应商建立了直接的交货平台。
供应商在自己的办公地点，通过互联页（WEB）的方式就可登录到美的公司的页面上，看到美的的订单内容；品种、型号、数量和交货时间等等，然后由供应商确认信息，这样一张采购订单就已经合法化了。
实施VMI后，供应商不需要像以前一样疲于应付美的的订单，而只需做一些适当的库存即可。
供应商则不用备很多货，一般有能满足3天的需求即可。
美的零部年库存周转率，在2002年上升到70-80次/年。
其零部件库存也由原来平均的5-7天存货水平，大幅降低为3天左右，而且这3天的库存也是由供应商管理并承担相应成本。
库存周转率提高后，一系列相关的财务“风向标”也随之“由阴转晴”，让美的“欣喜不已”；资金占用降低、资金利用率提高、资金风险下降、库存成本直线下降。
消解分销链存货
在业务链后端的供应体系进行优化的同时，美的也正在加紧对前端销售体系的管理进行渗透。
在经销商管理环节上，美的利用销售管理系统可以统计到经销商的销售信息（分公司、代理商、型号、数量、日期等），而近年来则公开了与经销商的部分电子化往来，以前半年一次的手工性的繁杂对帐，现在则进行业务往来的实时对帐和审核。
在前端销售环节，美的作为经销商的供应商，为经销商管理库存。
这样的结果是，经销商不用备货了，“即使备也是五台十台这种概念”——不存在以后听淡季打款。
经销商缺货，美的立刻就会自动送过去，而不需经销商提醒。
经销商的库存“实际是美的自己的库存”。
这种存货管理上的前移，美的可以有效地削减和精准的鬼斧神工制销售渠道上昂贵的存货，而不是任其堵塞在渠道中，让其占用经销商的大量资金。
2002年，美的以空调为核心对整条供应链资源进行整合，更多的优秀供应商被纳入美的空调的供应体系，美的空调供应体系的整体素质有所提升。
依照企业经营战略和重心的转变，为满足制造模式“柔性”和“速度”的要求，美的对供应资源布局进行了结构性调整，供应链布局得到优化。
通过厂商的共同努力，整体供应链在“成本”、“品质”、“响应期”等方面的专业化能力得到了不同程度的发育，供应链能力得到提升。
目前，美的空调成品的年库存周转率大约是接近10次，而美的的短期目标是将成品空调的库存周转率提高1.5~2次。
目前，美的空调成品的年库存周转率不仅远低于戴尔等电脑厂商，也低于年周转率大于10次的韩国厂商。
库存周率提高一次，可以直接为美的空调节省超过2000万元人民币的费用。
由于采取了一系列措施，美的已经在库存上尝到了甜头，2002年度，美的销售量同比2001年度增长50%-60%，但成品库存却降低了9万台，因而保证了在激烈的市场竞争下维持了相当的利润。
4．采购在项目中的地位
项目采购管理包括从项目团队外部购买或获得为完成工作所需的产品、服务或成果的过程。
任何项目都离不开采购活动，如果采购工作做的不好，可能会影响项目的顺利实施，影响项目的预计效益，甚至导致项目失败。
（1）、采购问题是银行贷款项目检查中重点讨论的中心问题。
银行贷款按项目实施中实际发生的费用予以支付的，如果采购延误就来直接影响对贷款的支付。
（2）、控制成本
项目采购中需要有一套严密而规范的程序和制度来防止贪污、受贿和欺诈行为以及严重的浪费现象。
（二）采购的作用
1．提高质量－提高采购原材料的质量。
2．控制成本－成本的高低是衡量采购是否成功的一个重要的原因。
3．建立供应配套体系－一方面减少供应商的数量，使采购活动尽量集中，降低采购成本。
另一方面要避免依赖独家供应商，防止供应商借助垄断提高价格。
4．与供应商建立合作关系－利用供应商的专业优势，让他积极参与到产品的开发与生产中来。
5．树立企业形象－采购同销售一样，对外工作，代表的企业的形象。
6．信息管理－共享采购资源。
第二节采购的组织与机构
一、采购组织机构的形式
采购制度是指企业采购工作的管理方式。
一般为中央集权方式的“集中制”、地方分权式的“分散制”和兼分权与集权的混合方式的“混合制”三种方式。
当然，其管理方式的决策与该企业的规模、地理条件、产品种类等皆有密切关系。
企业规模越小，分支机构分布越临近，产品种类越相似，采用集中制的机会越大；反之，则采用分散制或混合制。
（一）分权式的采购组织
1．组织特点
企业把与采购相关的职责和工作分别授予不同的部门来执行。
如物料或商品需求计划可能由制造部门或商品销售部门来拟定；采购工作可能由采购或商品部门掌管；库存的责任则可能分署不同的部门；产成品归属销售部门；再制品归属制造部门，原料或零件归属物料或仓储部门。
分权式的组织采购，就是单店经营，单店采购，采购业务授权给各分店自行负责。
2．不利因素
（1）权责不清
物料管理功能细分，工作显得零乱复杂，个别部门之间的职责也不明确。
采购作业效率差导致交货延期，会议上争论不休，没有负责解决问题的部门。
（2）目标冲突
各部门立场不同，造成本为主义，妨碍了横向的沟通和协调。
（3）浪费资源
各部门之间重叠的工作，没有统一指挥单位，管理工作复杂，人力、设备投资成本增加。
优点是采购具有弹性，较具市场攻击性。
采购各店自行负责，本部可精简人力。
价格由各店自订，机动性佳，有较大的经营主导权。
有利于采购各环节的协调配合且手续简单、过程短、直接快速；同时占用资金和库存空间较小。
能较符合本商圈消费者的需求。
但相应缺点也较突出，较难发挥大量采购，以量制价。
采购利益很难控制。
不利于采购成本的有效降低，易于产生暗箱操作。
如果管理失控，将会造成供应中断，加大采购成本，影响生产活动的正常进行。
易生弊端，无法塑造连锁形象。
自采就是采购各店自行负责，配送就是总部配货。
基本占比是80：
20，这种情况大的集团式连锁企业基本等同。
适用于大型生产企业或大型流通企业，如实行事业部制的企业，每一事业部设有独立的采购供应部门。
（二）集权式的采购组织
1．织织特点
将采购相关的职责或工作，集中授予一个部门执行，这是为了要建立综合的物料体系，因而设立一个管理责任一元化的组织体系。
这个体系称为物料管理部门或资材部，主要工作生产、采购及仓储。
集中制采购制度指由企业的采购部门全权负责企业采购工作。
即企业生产中所需物资的采购任务，都由一个部门负责，其它部门均无权采购。
举例，集团公司的采购制度属集权式。
2．优点
1）大幅度降低物料成本。
可使采购数量增加，提高与卖方的谈判力量，比较容易获得价格折扣和良好的服务。
2）有利于实现采购作业及采购流程的规范化和标准化。
3）有利于对采购工作实施有效控制
4）可以统一组织供应，合理配置资源，最大限度地降低库存。
3、缺点
（1）、采购流程过长，时效性差，难以适应零星、地域性及紧急采购状况。
（2）、非共同性物料集中采购，企业难以得到数量折扣利益。
（3）、采购与使用单位分离，缺乏激励，采购绩效比较差。
4、适用条件
（1）、企业物资需求规模小，集中采购能够解决企业的供应问题。
（2）、企业供应与需要同处一地，便于集中组织供应。
（3）、为了管理与控制，需进行集中采购。
连锁店的采购配送中心实行的是集中采购制度。
（三）、混合制
由集中制采购和分权制采购组合成的一种新型采购制度。
依据采购物资的数量、品质要求、供货时间、价值大小等因素，需求量大且价值高的物品、进口货物等可由总公司采购部集中采购；需要量小，价值低的物品以及临时性需要采购的物资，可由分公司和分厂的采购部门分散采购，但在采购中应向总公司反馈相关的采购信息。
补充资料：
集权与分权没有截然的好坏之分，现实的选择取决于企业的实际情况，有时候集权是不得已的选择，分权反而会增加管理成本降低效率。
企业必须在集权和分权之间选择一种平衡，这种平衡是环境、管理者性格、员工等各因素的协调。
迷失在集权中
一大清早，宏大公司的张总办公室里就挤满了人，手里拿着等待签字的各类文件和单据。
自从张总两年前上任到现在，很多个早晨都是在大量的签字中度过的。
两年前的宏大公司可以说是“内忧外患”，内部管理混乱，效率极低，有能力的员工纷纷离开另谋高就；外部市场欣欣向荣可是公司却大幅度亏损，整个公司处于破产的边缘。
张总到公司之后可以说是卧薪尝胆，倾尽全力：
从外部跑市场联系供应商，到内部制度建设，甚至到卫生
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