秘书学复习资料.docx

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秘书学复习资料

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考试题型：

单选15分多选10分简答35分案例分析40分

第一章

1：

秘书工作的内容（任务）：

（1）文书撰写；

（2）文档管理；

（3）会议组织；（4）信息收集和处理

（5）接待与信访工作；（6）协调和督查工作；

（7）办公室日常管理工作：

（8）领导临时交办工作。

2秘书工作的特点

　　秘书工作的基本职能和它所处的特殊位置，形成了一系列对立统一的矛盾，构成了其特点。

（一）被动性和主动性的对立统一

（二）综合性与专业性的对立统一

（三）常规性与随机性的对立统一

（四）思想性与事务性的对立统一

（五）机密性与沟通性的对立统一

第二章考选择题，了解。

第三章

1秘书机构的性质（了解）

v秘书机构的性质——辅助性

2秘书机构的特点:

v1辅助功能的综合性。

其全面性和全局是其它职能部门和咨询机构所不具备的。

v2所处位置的中枢性。

所谓中枢机关，就是在决策管理系统中起主导作用的机关，秘书机构是最贴近中枢机关的办事部门。

v3组织关系的封闭性。

只接受本级机关的领导，直接对本级领导机关负责。

3秘书机构的职能:

v1.参谋职能。

表现在：

（1）有意识地为领导收集、整理信息。

（2）随时为领导提供参谋性服务。

v2.助手职能3.信息沟通职能4.关系协调职能

第四章

1什么是秘书的职业道德：

1：

在秘书职业活动中所必须遵循的，与秘书这特定职业相适应的行为规范，是社会道德在秘书职业活动中的具体体现，是秘书职业活动长期实践的产物。

2：

在秘书素质体系中，职业道德是最根本、最重要的的构成因素，是知识、能力、心理等其他构成因素的核心和灵魂。

2秘书必须具备的职业道德规范

v1、忠诚：

v忠诚的内涵比较丰富，忠诚于秘书岗位、事业，忠诚领导，忠诚于国家、人民。

v2、廉洁　

v清廉是秘书人员的立身之本。

特别对公务秘书尤为重要。

v3、谦和

v是秘书人员在职业活动中处理人际关系的基本原则。

v4、谨慎

v秘书工作须细致谨慎，这是秘书工作性质，内容所决定的。

v5、守密

v是秘书人员应加强守密的道德意识，培养成良好的保密习惯

3加强秘书职业道德修养

v职业道德修养是一个长期磨练和实践的过程，注意：

v1、强化职业意识

v强烈的职业意识为秘书自我修养树立了目标，使秘书的职业道德修养成为自己完成社会角色的自觉行为。

v2、道德学习和实践

v注意获取道德知识，加强对道德的历史、范畴、规范、要求等道德理论的理解，把职业道德意识变为自觉的职业习惯。

v3、提高个性心理品质。

第五章

1：

秘书与领导关系的认识：

秘书工作和领导工作是作为服务和被服务而相互依存的一对矛盾，秘书工作以不断改变自身条件来最大限度地适应领导工作不断变化发展的需求，在不断追靠中缩短差距，发展前进。

（牢记以下6点）

1、人格地位上的平等关系

2、实现工作目标的同事关系

3、工作职能上的上下级关系

4、工作过程的主从关系

5、工作沟通的双向交流关系

6、工作绩效上的一体关系

2：

秘书与领导相处的原则（了解）

（一）服从而不盲从

（二）尊重而不谄媚（三）参谋而不越位

（四）“实言”而不“食言”（五）补台而不拆台

3：

秘书处理与领导关系的方法（了解）

（一）了解领导，深入领会领导的意图。

v首先，要了解领导的工作思路。

v其次，要了解领导的工作方法。

v第三，要熟悉领导的个性特点。

（二）尊重领导，维护领导的权威，防止越位。

v一防止角色越位。

二防止决策越位。

三防止表态越位。

四防止场合越位。

（三）加强沟通，与领导建立良好的友谊关系。

第六章

1:

秘书礼仪，接待、宴请及日常交往（一般考案例）见ppt

2制定周计划表的注意事项：

v1.应按领导意图制定

v2.用纸以一张为限

v3.设定项目主要有日期、时间、地点、事项、备注等

v4.日程不能排得太满

v5.变动要及时调整和落实

v6.计划表应归档保存

第七章：

1：

印章的使用和管理

1.使用印章必须经与印章权力相称的领导人批准，保管人员不能自己决定是否用章；

2.用印前，印章管理人员应了解用印内容和目的，确认符合手续规定后，方可盖章；（管理人员对用印有监督权，必须进行认真的审查，对有疑问的或不符合规定的，有权拒用或提出异议。

不能有求必印）；原则上不能将章带出办公室。

3.做好用章登记。

内容包括：

用章时间、用章单位、内容摘要、批准人、经办人、用印人、用印数和留存份数等。

留存件和登记簿年终要存入档案。

4.盖章位置正确。

公文应盖在落款和年、月、日处，“骑年盖月”，盖印要清楚，不可歪、倒、偏、糊。

其他凭证按习惯位置盖章。

（落款章更正章骑缝章骑边章密封章封存章）

5.不在空白凭证上盖章。

确因工作需要，经过领导人批准，逐份编号盖章后，由使用人签名领用。

6.保证印章的绝对安全。

做到专人专柜保管。

印章被盗造成不良后果，保管人员要负法律责任。

7.废止后的印章应就地封存或缴回制发机关，不得重新启用。

2：

值班室的主要功能

v

（1）联络：

保证信息的及时传递

v

（2）过滤：

对各种信息和事务进行加工整理；对来访者的过滤。

v（3）应急：

应付紧急情况，处理突发事件。

3：

值班工作的任务

v1.负责信息沟通和通讯联络。

（电话、邮件）

v2.做好来访接待工作。

v3.承办上司交办的事务。

v4.处理突发事件。

v5.负责安全防范工作。

v6.负责值班记录。

（值班日志、电话记录、接待记录）

4：

保密工作的方针

v1、积极防范。

v2、突出重点。

v3、既确保国家秘密，又便利各项工作。

v做到有保有放，既要注意处理好保密工作，又要注意交流、宣传、利用。

5：

如何做好秘书的保密工作

（一）口头保密

（二）文件保密

v1）文件撰制的保密：

标明密级，确定发放范围；印制过程中的清样、废页、铅版、蜡纸的保密；草稿和修改稿的保密；复制时须履行手续，严格把关。

v2）文件传送的保密：

不通过普通邮政，不用普通传真机传递秘密文件；专程取送，严格履行登记、签收手续。

v3）文件的办理的保密：

收发、分送、传阅、借阅均须有严格的登记制度。

v4）文件的保管的保密：

存放在有保密保障的地方；及时清理、清退秘密文件；按规定立卷归档；销毁须登记造册并有专人监督。

（三）会议保密

v1.会前的保密工作

v2.会中的保密工作

v3.会后的保密工作

（四）新闻报道及通讯工作中的保密

第八章

1：

调查研究的基本程序：

（1）：

确定课题

秘书调查研究的课题，是单位领导层在决策、管理、推行工作中需要掌握信息资料主题或必须解决的问题。

课题必须既是“必要的”，又是“可行的”。

（2）：

确立调查的对象、类型和方式

　接受课题以后，首先应考虑课题的性质和要求，确定调查的范围大小，对象的多少，应该找哪些单位、部门、人员，才能确定用何种类型、何种方式去调查和研究。

（3）：

拟定调查项目和题型

　　课题是调查研究的总体内容和要求。

在实施调查时，秘书人员应将课题分解成大小、粗细不等的项目，即要求被调查者回答的问题和提供的具体内容。

同时还应考虑设计适当的题型，即题目形式。

（4）：

规定调查的时间和地点

（5）：

制订调查研究计划

-----调查的目的要求-----调研的内容------调研的对象、范围------调查的方式方-------步骤------调查的组织和分工

（6）：

组织调查研究实施

（7）：

研究调查资料

　　调查所得的各种信息资料先要经过整理，如核实、筛选、誊清、分类，然后进行研究。

　　秘书进行研究时，要注意资料的全面性与考虑资料的重点性并重。

（8）：

撰写调查研究报告

2：

集体访问——座谈会要掌握的内容：

调查人员在取得调查对象合作或单位支持的条件下，召集知情人开。

优点：

相互启发、补充，在较短的时间获得较多的资料。

“最简单易行又最忠实可靠的方法。

“（毛泽东）

缺点：

机密内容不适合；容易出现从众现象。

注意问题：

开始前——1.确定人数和人选；2.事先通知，明确内容。

3.根据目的和要求列出调查提纲。

进行中——1.开始时，容易冷场，要善于启发引导；中期发言热烈，要善于抓住中心，防止海阔天空；后期注意发现新动向，抓住遗漏。

2.不宜过早表态，不要随便打断发言者。

3.调整记录方式。

结束后——1.言而未尽者，会后个别交谈。

2.及时做好记录的整理

3问卷调查的考试内容：

（1）类型：

v从问卷设计角度划分——开放式问卷和封闭式问卷

（2）优缺点分析：

优点：

（1）指向非常明确，便于受访者回答，提高完成率，且不会获得不相干的信息；

（2）简单易行，不会耽误受访者太多时间，容易为受访者接受；

（3）方便计算机输入，提高统计分析的质量。

缺点：

（1）答案具有明显的指向性，可能影响受访者的思考；

（2）提供的答案并不充分，无法函盖方方面面的可能，使受访者无法选择最符合自己情况的答案；

（3）答案较概括和抽象，不能充分反映出受访者的个体差异。

第九、第十章不考

第十一章

1：

会议的前期准备（考简答题）

v一、协助领导确定和协调会议议题

v二、成立会议组织机构

v三、确定会名、规模和规格，提出与会人员名单

v四、会议经费的预算

v五、拟定会期以及议程与日程

v六、制发会议通知

v七、会议文件和用品的准备

v八、会场的选择和布置

v九、落实后勤工作（吃住行）

v十、做好会前检查工作

2：

会场的选择和布置：

看ppt

3：

会议文件的种类

v1.指导性文件，如上级下发的政策性和工作部署性文件，会议上所做的开幕词、闭幕词、领导讲话、主题报告等。

v2.审议性文件，如工作报告、述职报搞、议案以及决定、决议、议程、日程、主席团名单、任免名单等会议文件的草案。

v3.成果性文件，如决定、决议、会议纪要、会谈纪要、合同、协议书等，其中一部分是从审议性文件转化而来的。

v4.记录性文件，如各种会议、会谈、会见的记录。

记录性文件以文字记录为主，辅以音像记录。

v5．交流性文件，如事迹报告、经验介绍、学术论文、会议简报等。

v6．参考说明件文件，如统计材料、调查报告、说明和其他背景性材料。

v7．传达宣传性文件，如会议纪要、会议公报、会议简报、会议消息以及配合会议宣传广告、招贴等。

v8．程序规范性文件，如议事规则、会议议程、会议日程、会议保密规定、选举办法、表决程序等。

v9．会务管理性文件：

如会议预案、会议通知、出席人员名单（包括分组名单）、签到簿、报到登记表、作息时间、文件清退表、会议总结等。

4：

开业（幕）庆典的筹划

一、做好开业庆典的舆论宣传工作

二、准备开幕词、答谢词等文字材料

三、做好来宾的邀请工作（领导、名流、新闻界、代表）

四、拟定典礼程序

迎宾–典礼开始–致贺词–致答词–揭幕–参观–开业

五、做好场地布置及其它物质准备（用品设备）

六、安排好接待服务及礼品馈赠

5：

会议通知的拟写（简答或案例）例子见ppt

（1）会议通知的格式：

通过文件传递渠道发出的会议通知，一般应写明：

召开会议的原因、目的、会议名称、主要议题、到会人员、会议及报到时间、地点、需要的材料等，通常采用条文式写法。

单位内部张贴或广播的周知性会议通知：

正文开头可不写受文对象，应在通知事项中说明：

会议时间、地点、内容、准备材料及出席人员等。

语言力求简短、明白。

还可以采用卡片式、表格式等。

按通知的名称分为会议通知、邀请信（函、书）、请柬、海报、公告等

6：

会议类型：

按规模分——特大型会议、大型会议、中型会议、小型会议。



按会期分——定期会议、不定期会议。



按功能分——决策型会议、分工协调会议、动员激励会议、总结评比会议、纪念庆典会议、信息交流会议、研讨会、展览会……

按召开方式分——常规会议；电视电话会议、广播会议、网络会议。

第十二章

1、信访工作的原则

v1、调查研究，实事求是的原则

v2、按政策法规办事的原则

v3、处理实际问题与思想疏导、法制宣传教育相结合原则

v4、属地管理、分级负责，谁主管、谁负责的原则。

2.处理集体上访的原则：

v首先，应坚持预测信访与解决问题相结合；

v其次，“归口处理”与“就地消化”相结合，既要坚持“属地管理，分级负责”又要注意因势利导；

v再次，坚持原则性与灵活性相结合。

3处理集体上访的方法：

（了解）

v

（1）稳定情绪，控制局面。

v

（2）摸清情况，研究措施。

v（3）领导出面，协调场面。

v（4）区别情况，恰当处理。