青年志愿者服务队部门设置及其职能.docx

青年志愿者服务队部门设置及其职能.docx

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青年志愿者服务队部门设置及其职能

秘书处

设立一个常务副秘书长，两个副秘书长

部门职能

1、文书工作

起草和撰写相关文件及规章制度；例会记录；新闻稿拟写；五四评优及芙蓉学子的文字材料准备。

2、资料保管

1）、服务队成员个人资料保管，资料包括文字资料和个人风采展示。

2）、活动资料（包括前期策划，新闻稿，照片，活动总结）所有活动开展时必须向秘书处提交策划和总结以便存档，以及服务队所有日常文件（重大会议记录、起草和撰写相关文件、制度保存）的整理和保管，电子资料保管方式应该多样化（刻盘，网盘多人保管）防止因客观原因导致资料丢失。

3、通讯及照片采集

加强协调干事和干部之间的关系为组织工作创造良好的氛围，及时传达主席团相关决定，另外关注先锋家园及信息门户上面的相关信息。

活动所有照片的采集工作。

4.活动室申请与管理

鉴于我院四大组织共用活动室的现状，应该在我们需要活动室使用权时进行事先调剂，以防与其他组织“撞车”从而影响会议进展。

5、关于队史的编写

1）保存各项大小活动的资料，按编年体制编写。

2）每一学年结束后有一总结环节，可以记录当年主席团及各位部长们对今年工作的总结和对来年的工作的期望。

还可以以“一人一言”的形式，做一个留言版，寄托自己的希望。

3）每一学年纳新结束后应有特殊板块记录各部部员的详细资料和风采展示。

会展培训部

设立一个部长，两个副部长

部门职能

1、承担活动前期的各种志愿者招募及面试工作。

2、对招募的志愿者进行统一培训。

3、定期组织校内校外优秀志愿者进行活动经验交流，邀请志愿服务专家为广大志愿者同学进行讲座。

4、在服务队纳新结束后，对全组织进行甄选招募，组建一支礼仪队和一支文艺队，礼仪队主要进行礼仪的培训和调度，文艺队包括才艺表演人才的招纳和主持人的培养。

两支小队直属会展培训部，人员来自不同的部门，由会展培训部管理。

活动创意部

设立一个部长，两个副部长

部门职能

1、主要负责学校内部活动的开展，实施，并尝试新的活动计划、方式以及宣传方法等等，为以后的活动创造新的活动思路。

2、创建队内策划库，修改整理各种已经开展以及即将开展的活动策划，规范策划格式、文字用语，以方便以后的策划及活动整理工作。

3、开展队内交流活动，使队员之间互相了解，增强队内和谐氛围。

4、负责与服务总队及各兄弟学院服务队之间的联系及合作。

监理部

设立一个部长，两个副部长

部门职能

1、监督考核职能

1）部长例会监督

负责部长例会的人员签到、记录会议中各干部的纪律，人员参与情况，各部门的任务及会议的整体情况比如现场的安排和气氛。

2）活动水平考核

a）确保活动策划由负责部门提前3~5天提交监理部；

b）准备期间，根据活动策划部门提交的策划书对负责任务的部门的工作进行跟进了解（跟进了解包括监理部派人参加策划部门关于此项目召开的各次会议，获取活动当天的成员分工安排表。

c）活动开始前，由监理部派人去签到，记录出席、未到人数以及迟到人数，对未到人员问清原因并做记录。

d）活动结束后，由活动负责部门指定人员填写活动记录表并交由监理部存档。

最后，由监理部将活动期间所有的记录材料汇总并对此次活动进行综合评估，并填写活动评估表。

3）服务队人员考核

由监理部人员记录会议及活动中人员的表现情况或由部长提供自己部门部员的情况，定期向主席团报告记录情况。

4）志愿者库的建立

对参与各活动的志愿者进行考核存档，包括参加服务时间，活动中的表现及对此次活动的评价等。

各活动负责人需在活动后向监理部提供每个参与志愿者的情况，以便监理部记录。

2、报账

负责各部门各活动及购买物品的报账，各部门活动前需将活动策划交到监理部，活动结束后将活动实际所报项目交到监理部，由监理部负责制作报表记录并向院团委报告经费预算。

3、公共物品的管理

项目拓展部

设立一个部长，两个副部长

部门职能

1、负责服务队精品长期活动的维系，比如陕西省图书馆志愿者每期的安排监管，爱心包裹项目的相关事宜安排等。

2、立足服务队，面向社会，联系服务实践基地，拓展服务队对外的基地建设，比如支教的基地联系。

3、牵头负责下学期服务队即将开展的国家级大型活动，比如陕西省博物馆的讲解员。

公关部

设立一个部长，两个副部长

部门职能

1、拉赞助

向社会企业商家拉取赞助资金、宣传横幅、活动物资，以确保服务队活动正常举办及帮助内部建设。

2、加强和校园广播间的联系，做好对内的广播宣传。

3、建立起和报社、媒体间的持久合作关系，加强社会公益活动的影响范围，做好对外的宣传。

4、做好与院团委及校团委之间的联系，申请证书及盖章工作。

5、申请教室

宣传部

设立一个部长，三个副部长

部门职能

为服务队所有活动进行形式多样的宣传，负责画板的制作、传统海报的制作与张贴；电子宣传工作，制作ppt，电子海报以及充分利用微博，人人网主页，qq等电子宣传平台，做好建设维护并及时更新活动信息和志愿者风采。