雷柏费用支出审批细则.doc

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热键科技（深圳）有限公司

MLKIndustries（ShenZhen）Limited

MLK-H-013

Rev:

A.0

费用支出、审批实施细则

三阶文件

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热键科技（深圳）有限公司

MLKIndustries（ShenZhen）Limited

三阶文件

费用支出审批实施细则

文件编号：

MLK-H-013

版本号：

A.0

　项目 页次

0.0封页………………………………………………1

1.0目的………………………………………………2

2.0范围………………………………………………2

3.0定义………………………………………………2

4.0职责………………………………………………2

5.0作业内容…………………………………………2

6.0参考文件…………………………………………12

核准：

审核：

编制：

日期：

日期：

日期：

分发号：

1.0目的

为规范费用报销及支付业务，特制订本程序。

2.0适用范围

本程序适用于所有部门及所有人员。

3.0定义

　　本程序所指费用指汽车油费、路桥费、停车费、交际费、快递费、报关费、运输费、维修费、办公费、业务提成、房租、水电等费用，包括但不限于以上费用类别，差旅费除外。

4.0职责

1）财务部负责本程序制定、修改、废止之起草工作；

2）财务副总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。

5.0作业内容

5.1汽车加油费、路桥费、停车费支出

5.1.1账务处理

借：

管理费用（营业费用）--交通费

贷：

现金

5.1.2费用报销审核项目

1）审核报销单内各栏是否填写完整，是否与放行条一致；

2）审核是否经部门主管签署；

3）审核票据日期与出车日期是否一致；

4）审核是否注明出车原因；

5）审核车牌号码；

6）加油费须在单据背后注明加油时车辆行驶里程；

7）审核类别及合计金额是否与报销单填列一致；

5.1.3费用报销佐证

1）派车单；

2）加油票、路桥费发票、停车费发票

5.2交际费、餐费支出

5.2.1账务处理

借：

管理费用（营业费用）--交际费

贷：

现金

5.2.2费用报销审核项目

1）审核报销单有否部门主管签署；

2）审核有否交际费、餐费申请单；

3）审核餐费（交际费）申请单有无预计费用；

4）审核餐费申请单是否签署及注明就餐标准；

5）审核就餐客人是否跟业务有关；

6）审核发票金额及真伪，有否加盖发票章；

7）公司规定的其它审核项目；

5.2.3费用报销佐证

1）交际费或餐费申请单；

2）发票；

5.3邮政费、快递费支出

5.3.1账务处理

借：

管理费用（营业费用）--邮政费

贷：

现金

5.3.2费用报销审核项目

1）审核报销单有否部门主管签署；

2）审核有否邮件大宗包裹收据、快递、普件收据；

3）审核有无私人邮件或非本公司邮寄之其它收据报销；

4）审核快递申请单；

5）邮票购买证明；

6）审核报销人有否邮政费报销资质；

7）审核金额合计；

8）行政部代收邮件的，须于备注栏注明收件人部门及姓名；

5.3.3费用报销佐证

1）快递等业务发票（收据）；

2）快递等业务单据；

3）邮票购买证明；

4）大宗邮件（包裹）收据；

5）必要时提供快递申请单；

5.4报关杂费支出

5.4.1账务处理

借：

营业费用—报关费

贷：

现金（银行存款）

5.4.2报关费用明细

报关费用主要有以下几种：

1）报关手续费；

2）产地证明费用；

3）检验检疫费用；

4）理货费；

4）退关费、逾期仓租；

5）出口退税联相关费用

5.4.3费用报销审核项目

1）报关单据一般有：

商业发票，装箱单，商检证，出口货物报关单；有的商品则需要动植物检疫证书或产地证，出口外汇核销单，外销合同等。

2）审核报关杂费是否注明以上1）章节所指单据之出口编号、货名、件数、数量、日期、港口、提单号码、进仓地点、输出许可证号码等；

3）审核报关杂费报销金额是否与代理报关合同（或海关规定收费标准）标准相符；

4）审核各单据抬头是否为本公司名称；

5）审核发票（收据）经手人资料、签章是否齐全；

6）审核报销金额与原始单据是否一致；

7）异常费用或大宗费用须经财务副总（或董事）签署意见；

8）公司规定的其它审核项目

5.4.4费用报销佐证

1）报关费杂费对应之单据，如产地证，进、出口报关单等复印件；

2）发票（收据）原件；

3）必要时附船务、报关、运费开支申请表原件；

4）必要时须附入仓单；

5）公司要求的其它佐证；

5.5陆运费

5.5.1账务处理

借：

营业费用—运输费

贷：

现金（银行存款）

5.5.2费用报销审核项目

1）审核报销单有否部门主管签署；

2）审核车主（号）与请款运输部门是否相符；

3）装载货物之品名、数量、交运地点是否相符；

4）审核相关送货单、出仓单与托运单数量、时间是否相符；

5）审核货运发票抬头是否为本公司名称；

6）审核发票内容，如计价重量、总金额等项目；

7）审核运费标准是否与货运协议条款相符；

8）货柜车发票须审核货柜尺寸、柜号、数量、拖车台数等项目；

9）公司规定的其它审核项目；

5.5.3费用报销佐证

1）货运发票（收据）原件；

2）相关出库单、送货单复印件；

3）船务、报关、运费开支申请表相应联次；

4）月结货运商须提供复核过的月结单明细；

5）公司规定的其它审核项目；

5.6维修费支出

5.6.1账务处理

借：

管理费用（制造费用/营业费用）--维修费

贷：

现金（银行存款）

5.6.2费用报销审核项目

1）报销单是否经部门主管签署意见；

2）有无维修申请单；

3）维修申请单有无注明维修验收情况；

4）发票（收据）抬头是否为本公司名称；

5）报销金额与发票（收据）金额是否相符；

6）公司规定的其它审核项目；

5.6.3费用报销佐证

1）维修申请（通知）单；

2）必要时提供设备维修验收单；

3）发票（收据）原件；

5.7办公费支出

5.7.1账务处理

借：

管理费用（营业费用）--办公费

贷：

现金（银行存款）

5.7.2费用报销审核项目

1）本程序所指办公费指零星购买的办公用品等支出，不含月结方式购买的物品；

2）报销单据有否经部门主管签署意见；

3）审核发票内容是否属实；

4）审核该支出有否请购单及送货单、验收入库单；

5）审核上述单据的价格及金额是否与报销单所列一致；

5.7.3费用报销佐证

1）请购单；

2）相关送货单、验收入库单；

3）发票原件；

5.8佣金支出

5.8.1账务处理

借：

营业费用--佣金

贷：

现金（银行存款）

5.8.2费用报销审核项目

1）本程序所指佣金包含业务员提成及应付客户的佣金；

2）审核支付单据有否业务部门主管签署意见；

3）审核佣金所对应的应收款是否已收妥并由应收会计加签；

4）审核佣金计算依据是否与销售订单内容相符并由应收会计加签；

5）审核公司外部人员佣金汇款回条或证实书的申请人是否为本公司；

6）审核公司外部人员佣金汇出金额是否与原申请金额相符；

7）信用证溢价金额以佣金方式支付时，应审核汇出金额是否与溢价部份相符（即押汇金额与受订金额的差额）；

8）审核发票的抬头是否与本公司名称一致；

9）复核外币折算时，折算金额是否正确；

5.8.3费用报销佐证

1）结汇证实书；

2）佣金支付回单；

3）佣金汇出证实书；

4）发票（收据）原件；

5.9房租、水电、卫生费支出

5.9.1账务处理

借：

管理费用（营业费用/制造费用）--房租/水电等

贷：

现金（银行存款）

如果按月预提，则按以下会计分录处理：

借：

预提费用

贷：

现金（银行存款）

5.9.2费用支付审核项目

1）审核有否行政部门主管（经理）签署意见；

2）由总账会计按租赁协议审核房租金额及计费期间；

3）审核有无行政部门签署（水电费、卫生费等）；

4）水费需审核计费级次及对应价格；

5）一般用电电费需按计费级次审核价格；

6）特殊用电按以下明细审核应支付总金额：

应付电费总额={（流动电费单价*使用度数）+[基本电费单价*契约容量*（1-设备折旧率）]}*[1-（电力因数-80）*0.15%]+[基本电费单价*（最高负荷-契约容量）*3+电表租费]

4）单据到达财务部后，由总账会计审核是否重复支付并签署意见；

5）公司规定的其它审核项目

5.9.3费用支付佐证

1）首次付款申请时，须提供租赁协议复印件；

2）水电费、卫生费计费通知单；

3）发票（部份款项由财务部指定人员支付后取回发票）；

5.10福利费支出

5.10.1账务处理

借：

应付福利费

贷：

现金（银行