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办公自动化论文的范文3篇

办公自动化论文的范文3篇

　　　　   办公自动化论文篇一:

　　   论办公自动化在生活中的应用　　   随着信息科学技术的飞速发展,办公自动化系统在技术和应用上都得到了更高层次的发展,人们逐渐意识到对办公管理系统的运用可以使日常办公工作更加方便、快捷和高效。

而办公活动重要性的日渐突出,也引起了管理者的普遍重视,他们越来越感觉到没有信息技术支持的管理是力不从心的,因而办公自动化系统应运而生。

长期以来,人们对以纸质文件为中心的传统办公方式习以为常。

这不仅耗费了大量的人力、物力、财力,而且效率低、时效性差、容易出错,不利于长期稳定、高效的发展。

然而应用新型的办公自动化系统能够将人从繁琐、无序、低序、低端的工作中解放出来从事核心事务,整体提高了办事的工作效率和对信息的可控性,很好地规范并改进了现有的管理,降低了办公成本,提高了执行力,使管理趋于完善,更具有竞争力。

　　   关键词:

科学办公自动化工作效率　　   前言　　   办公自动化是信息社会的一种新型办公方式,它将现代化办公和计算机络功能结合。

随着信息技术的发展,办公自动化在行政企事业单位的管理、经营活动中发挥着日益重要的作用。

通过络,组织机构内部的员工可跨越时间、地点协同工作。

通过办公自动化系统所实施的交换式络应用,使信息的传递更加快捷和方便,从而极大地扩展了管理手段,实现了运营的高效。

办公自动化是信息化社会最重要的标志之一,它将人、计算机和信息三者合为一个办公体系,构成一个服务于办公业务的人机信息处理系统。

通过使用先进的机器设备和技术,办公人员可以充分利用各种办公信息资源,从而提高办公效率,使办公业务从事务级进入管理级,甚至辅助决策,将办公和管理提高到一个崭新的水平。

　　   1、办公自动化的介绍　　   、办公自动化的基本概念　　   办公自动化（OfficeAutomation,简称OA）是将现代化办公和计算机络功能结合起来的一种新型的办公方式。

办公自动化没有统一的定义,凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务,都属于办公自动化的领域。

在行政机关中,大都把办公自动化叫做电子政务,企事业单位就大都叫OA,即办公自动化。

通过实现办公自动化,或者说实现数字化办公,可以优化现有的管理组织结构,调整管理体制,在提高效率的基础上,增加协同办公能力,强化决策的一致性,最后实现提高决策效能的目的。

　　   计算机的诞生和发展促进了人类社会的进步和繁荣,作为信息科学的载体和核心,计算机科学在知识时代扮了重要的角色。

在行政机关、企事业单位工作中,是采用Internet/Intranet技术,基于工作流的概念,以计算机为中心,采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术,广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息,使内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式,为科学管理和决策服务,从而达到提高行政效率的目的。

一个实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。

中国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为:

利用先进的科学技术,使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中,由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统。

　　   、办公自动化的三大特性　　   OA的核心即为ezOFFICE（easyoffice）,强调的就是办　　公的便捷方便,提高效率,所以,作为办公软件,就应具备三大特性:

易用性、健壮性、开放性。

（1）.易用性——没有全面的应用做基础,一切都是空谈。

（2）.健壮性——必须具备超大用户、高并发应用的稳定性。

　　   （3）.开放性—能够与其它软件系统完成必要的关联性整合应用。

　　   、办公自动化的发展现状　　   我国办公自动化自70年代开始发展,到90年代末期大致经历了六个发展阶段:

（1）.硬件配置阶段　　   70年代末,办公过程中普遍使用的办公设备如传真机、打字机、复印机等,标志办公自动化系统开始兴起。

（2）.数据处理自动化　　   80年代中期开始,MIS（管理信息系统）的发展标志OA进入数据处理自动化的第2代OA阶段。

　　   （3）.C/S架构下工作流程自动化阶段　　   伴随着内部局域的兴起,第3代OA开始关注并实施不同部门间工作流程的自动化。

　　   （4）.B/S无障碍工作流程自动化阶段　　   90年代中期开始,随着Internet技术的兴起,第4代OA实现了移动办公,资源不再受到通讯技术的限制。

　　   （5）.协同工作型办公自动化　　   90年代末期开始,旨在实现项目团队协同、部门之间协同、业务流程协同与办公流程协同、跨越时空协同的第5代OA兴起,其核心即为KM（知识管理）。

　　   （6）.协同发展型办公自动化　　   是一种领先的管理思想,在实现方式上仍以工作流自动化Workfiow及KM为核心。

　　   、办公自动化的主要内容　　   办公自动化中软件主要包括:

word、excel、PowerPoint等办公软件的操作和使用　　   、Word的概念简介　　   Word是由Microsoft公司出版的一个文字处理器应用程序。

它最初是由RichardBrodie为了运行DOS的IBM计算机而在1983年编写的。

随后的版本可运行于AppleMacintosh（1984年）,SCOUNIX,和MicrosoftWindows（1989年）,并成为了MicrosoftOffice的一部分。

　　   、Word的功能介绍　　   

（1）.所见即所得　　   用户用Word软件编排文档,使得打印效果在屏幕上一目了然　　   

（2）.直观的操作界面　　   Word软件界面友好,提供了丰富多彩的工具,利用鼠标就可以完成选择,排版等操作。

　　   （3）.多媒体混排　　   用Word软件可以编辑文字图形、图像、声音、动画,还可以插入其它软件制作的信息,也可以用Word软件提供的绘图工具进行图形制作,编辑艺术字,            ... >> 　　>数学公式,能够满足用户的各种文档处理要求。

　　   （4）.强大的制表功能　　   Word软件提供了强大的制表功能,不仅可以自动制表,也可以手动制表。

Word的表格线自动保护,表格中的数据可以自动计算,表格还可以进行各种修饰。

在Word软件中,还可以直接插入电子表格。

用Word软件制作表格,既轻松又美观,既快捷又方便。

　　   （5）.自动功能　　   Word软件提供了拼写和语法检查功能,提高了英文文章编辑的正确性,如果发现语法错误或拼写错误,Word软件还提供修正的建议。

当用Word软件编辑好文档后,Word可以帮助用户自动编写摘要,为用户节省了大量的时间。

自动更正功能为用户输入同样的字符,提供了很好的帮助,用户可以自己定义字符的输入,当用户要输入同样的若干字符时,可以定义一个字母来代替,尤其在汉字输入时,该功能使用户的输入速度大大提高。

　　   （6）.模板与向导功能　　   Word软件提供了大量且丰富的模板,使用户在编辑某一类文档时,能很快建立相应的格式,而且,Word软件允许用户自己定义模板,为用户建立特殊需要的文档提供了高效而快捷的方法。

　　   （7）.丰富的帮助功能　　   Word软件的帮助功能详细而丰富,Word软件提供的形象而方便的帮助,使得用户遇到问题时,能够找到解决问题的方法。

为用户自学提供了方便。

　　   （8）.Web工具支持　　   因特（internet）是当今计算机应用最广泛、最普及的一个方面,Word软件提供了Web的支持,用户根据Web页向导,可以快捷而方便地制作出Web页（通常称为页）,还可以用Word软件的Web工具栏,迅速地打开,查找或浏览包括Web页和Web文档在内的各种文档。

　　   （9）.超强兼容性　　   Word软件可以支持许多种格式的文档,也可以将Word编辑的文档以其它格式的文件存盘,这为Word软件和其它软件的信息交换提供了极大的方便。

用Word可以编辑邮件、信封、备忘录、报告、页等。

　　   （10）.强大的打印功能　　   Word软件提供了打印预览功能,具有对打印机参数的强大的支持性和配置性。

　　   、Excel的概念简介　　   MicrosoftExcel是微软公司的办公软件Microsoftoffice的组件之一,是由Microsoft为Windows和AppleMacintosh操作系统的电脑而编写和运行的一款试算表软件。

Excel是微软办公套装软件的一个重要的组成部分,它可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作,广泛地应用于管理、统计财经、金融等众多领域。

　　   、Excel的作用和意义　　   使用MicrosoftExcel可以执行计算,分析信息并管理电子表格或页中的数据信息列表。

　　   、PowerPoint的概念简介　　   Powerpoint简称PPT。

用户不仅在投影仪或者计算机上进行演示,也可以将演示文稿打印出来,制作成胶片,以便应用到更广泛的领域中。

利用Powerpoint不仅可以创建演示文稿,还可以在互联上召开面对面会议,远程会议或在上给观众展示演示文稿。

Powerpoint的功能利用Powerpoint做出来的东西叫演示文稿,它是一个文件,其格式也叫.ppt格式。

演示文稿中的每一页就叫幻灯片,每张幻灯片都是演示文稿中既相互独立又相互的内容。

　　               ... >> 　　、PowerPoint的作用和优势　　   

（1）.使用MicrosoftOfficeFluent用户界面更快地获得更好的结果　　   

（2）.创建功能强大的动态SmartArt图示　　   （3）.通过OfficePowerPoint幻灯片库轻松重用内容　　   （4）.与使用不同平台和设备的用户进行交流　　   （5）.使用自定义版式更快地创建演示文稿　　   （6）.使用OfficePowerPoint和OfficeSharePointServer加速审阅过程　　   （7）.使用文档主题统一设置演示文稿格式　　   （8）.使用新的SmartArt图形工具和效果显着修改形状、文本和图形　　   （9）.进一步提高PowerPoint演示文稿的安全性　　   （10）.同时减小文档大小和提高文件恢复能力　　   2、办公自动化在生活中的应用　　   、办公自动化在中的应用　　   

（1）传统办公模式　　   大部分中小自成立至今,办公模式为传统的办公模式并主要以纸介质为主,在信息革命的浪潮中,显然已经远远不能满足高效率、快节奏的现代工作和生活的需要。

（2）络办公模式　　   现有络办公自动化系统和大型信息管理系统中,业务流程重组或者是文件流转功能都是核心功能。

同时办公主要是一个文件流转的过程,所有的办公事务都可以抽象成一个数据库对象。

　　   （3）中小办公模式的现状　　   如今普遍使用计算机来提高员工的工作效率,但是在需要许多员工一起协同工作环境中,公司更需要提高整体的工作效率,利用络通讯基础及先进的络应用平台,建立一个安全、可靠、开放、高效的信息络和办公自动化、信息管理电子化系统,为管理公司提供现代化的日常办公条件及丰富的综合信息,实现档案管理自动化和办公事务处理自动化,以提高办公效率和管理水平,实现公司各部门日常业务工作的规范化、电子化、标准化,实现信息的在线查询、借阅。

最终实现“无纸”办公。

　　   在传统的办公模式中,由于缺少重要的信息传递和工作流程环节,办公的各个部门之间无法实现信息共享和信息集成,从而难以实现各个部门之间的高效协作。

在日常的办公过程中,比较容易出现以下的差错:

　　   ①部门的信息传递和事务交接仍然由人工完成,容易出现差错;　　   ②上下级和部门之间无法实现协同工作,难以及时沟通;　　   ③信息和工作流程相互分离,缺少至关重要的随时记录,使工作监控和评估困难重重。

　　   随着信息技术的发展和国内信息技术应用水平的提高,在办公过程中,传统的工作方式和审批模式己经难以满足新的需求,实现办公自动化已经是提高政府机关和企事业单位办公效率,规范化管理的必然趋势。

　　   办公自动化系统的带来的好处有:

　　   ①信息传递与沟通交流顺畅　　   排除因职能、职位、距离等原因造成的信息联络不畅而带来的发展羁绊,通过构建内部通讯、信息发布与交流平台,实现多途径的联络与沟通,减少信息在途时间,提高信息的时效性,与此同时,缩短领导与职员之间,各部门之间的距离。

　　   ②规范工作管理,提高整体效率　　   解决了跨地域跨部门多岗位间的业务处理诸            ... >> 　　多问题,有效避免工作中出现的脱节、延误、错办等情况,杜绝职责不清、工作推脱等怠工现象,实现上协同办公,增强组织协调能力,提高团队协作能力。

同时,加强了领导实时了解事务状态,实时掌控工作进度,强化了过程控制与监督,加强了工作管理。

　　   ③整合信息资源,实现知识管理　　   打破“信息孤岛”,彻底改变文件丢失遗漏、管理分散、查找不方便等现象,解决因人事变动导致经验流失等问题,通过知识管理,有效整合并积累各类资源,实现再利用。

　　   ④增强凝聚力,提高响应能力　　   在降低管理成本,促进管理进步的同时,能够培养全员信息化关注与参与意识,激发掌握和利用先进信息技术的热情,提高专业素质,形成全新的文化。

　　   、办公自动化在校园中的应用　　   高校办公自动化是指利用先进的科学技术,尽可能充分地利用信息资源,提高工作效。

其基本特征是采用计算机文字处理技术生产、存储各种文档,使用复印机、传真机或络等其他先进设备复制、传递文档。

高校办公自动化系统的建设应着眼于顺应现代行政办公的需要,总体上要体现出操作方便、信息共享、切合实际、功能完整、安全高效、设置灵活、智能决策等特点。

高校办公自动化系统主要功能为:

事务型、管理型、决策型。

事务型为基础层,包括公文管理、督查管理、电子公文审批、公共信息查阅及收集,内部请示报告管理、会议管理、领导活动管理、个人待办事宜、日程安排、通讯录、快递办理、资源管理,以及其他有关机关行政事务处理等;管理型为中间层,它包含事务型,管理型系统是支持各种办公事务处理活动的办公系统、支持管理控制活动的管理信息系统相结合的办公系统;决策型为最高层,它以事务型和管理型办公系统的大量数据为基础,通过建立校内的邮件系统和信息发布平台,使办公文档、规章制度、新闻简报、技术交流等能够在高校机关内部得到及时的传播或传送。

高校办公自动化不仅能为高校管理和决策提供大量的信息服务,而且还能实现教育管理信息资源的交流与共享、提高高校的行政管理水平和工作效率及增强高校的节能意识。

　　   、学校OA须具备以下功能　　   教工管理:

包括教工基本信息、教师入校、教籍变动、部门管理、培训管理、奖惩管理、教研管理、考勤　　   学生管理:

包括学生基本信息、学籍管理、入学管理、奖惩管理、成绩管理公文管理:

公文流程的定义、公文模板的生成、公文流向等流程的处理工作管理:

工作计划、课程管理、教案管理、责任管理、绩效考核　　   档案管理:

记录学校各种规章制度,办公指南、工作指导等　　   图书管理:

包含新书入库、分类管理、图书检索、借阅管理　　   会议管理:

会议的申请、会议准备、会议通知、会议安排、会议纪要的生成等　　   在线讨论（BBS）:

公众及小组就主题进行讨论　　   公共信息:

包括常用、火车时刻表、飞机时刻表及全国各大、中、小学校及其他的一些热门站点等,通过INTERNET可以迅速、快捷的查询到所需信息　　   公告拦:

上信息发布、公告发布　　   办公指南:

规章制度、工作指导　　   意见箱:

员工可以畅所欲言,发表个人意见建议,群策群力为学校服务内部邮件:

实现学校内部邮件系统,方便信息交流,并可以和Internet互通电子邮件　　   个人助理:

包括日程安排、            ... >> 　　待办事宜自动提醒、个人通讯录等　　   、办公自动化在教学管理中的运用　　   

（1）办公自动化是高校教学管理发展的必然要求　　   现代意义上的办公自动化不仅包括公文流转、查询检索、实时办公、信息处理等部分,还包括决策支持系统,使办公自动化理论和实践在智能化方面取得更大发展,办公自动化的内涵又被进一步扩充。

信息时代的到来,信息技术的发展,将使办公自动化建设理论和实现手段继续发展。

高校的教学管理部门是学校各项政策的推行者,也是学校师生的服务者。

其办公自动化程度的高低,不仅关系到自身的管理水平,也关系到学校数字化建设的进程,乃至学校的形象和声誉。

笔者作为工作在教学管理部门第一线的工作人员,对此深有体会。

因此,我们必须加大力度,积极进行高校办公自动化的建设。

一个学校实现办公自动化的程度是衡量其实教学现代化管理程度的重要标准之一,也是促进学校科学发展的方式之一。

（2）教学管理的工作特点需要办公自动化　　   ①日常事务繁琐,工作任务量大。

　　   教学管理工作涉及到高校教学工作的方方面面。

既有日常的教学管理工作,又要处理一些突发性的教学异常情况。

既面向全体教学和学生,又要面向职能部门和上级领导。

每一项工作都涉及到学校、教师和学生的切身利益。

很多时候事情需要反复地监督和催办,工作任务量大,且繁杂而琐碎,非常有必要借助办公自动化来更好地完成工作。

　　   ②工作时限紧,需要科学的管理和规划。

　　   高校教学工作主要围绕着学校的教学计划和教学大纲进行,程序化的管理工作有着严格的时间限制,任务集中,责任重大,容不得半点的疏忽和失误。

为学校教学秩序的正常运行提供有利的保障,需要教学管理工作实时地发布和反馈各种信息,检验工作的正确性,合理地规划工作,并对工作进行科学的管理和监督,需要办公自动化来进行科学有效的辅助。

　　   办公自动化在现代秘书工作中的应用领域　　   

（1）发文处理　　   公文的制发,主要包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、分发等程序。

现在,公文的撰写主要是用word软件在电脑上完成。

这样的好处主要体现在通过电脑排版的文档,可以很方便地对文档进行修改,且不会留下任何痕迹。

文档的字体、字号和格式等均可以根据需要进行设置,使得公文的格式更加规范,也体现出了公文的严肃性和权威性。

而且,再加上打印机的复印机等辅助设备,使公文的印制也更加的方便。

避免了以往公文排版印刷的麻烦。

（2）收文处理　　   以往传送一份文件,多是通过邮政系统靠人工投送,速度相对来说比较慢,而且还不排除在投送过程中会出现丢失、损毁、投送错误等情况。

如果是普发性文件,还需要一笔不小的开支。

而现在,通过传真机或者络传输文件,是一种“点对点”的传输方式。

一般情况下,只有收发双方知道文件的内容,避免了在文件传送过程中机密的泄露。

不仅速度快,而且成本相对低廉。

正是因为如此,“无纸化办公”现在越来越受到人们的重视。

　　   （3）文书的整理和归档　　   文件办理完毕之后,就需要把其中有保存价值的那些文件材料作为档案资料分门别类地整理、保存起来,作为以后工作的参考。

在过去,这些档案资料常常需要专门的库房和设备来保存。

而库房的容量总是有限的,若干年以后,总会饱和。

只能再选址建造新的库房,添置新的设备,这无疑需要大笔的资金投入。

文件的整理和归档包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等环节,是一系列纷繁复杂的工作,处理起来十分麻烦。

任何一个环节上出了问题,都会直接影响到后面工作的进行。

尤其是在大型的档案室和档案馆,档案整理工作更加要做到细致、准确            ... >> 　　nbsp; ?

阅读信息　　   用户登录系统后,都可以查看信息,但他（她）所能阅读的信息根据其读权限的级别而有所差别。

访客只能阅读所有用户均可阅读的信息,如公告、合理化建议等;其他用户除了可以阅读所有用户均可阅读的信息外,还可以阅读以下信息:

所有部门皆可阅读的,而且最低读权限小于或等于当前用户的读权限的信息;当前用户所属部门可读的,而且最低读权限小于或等于当前用户的读权限的信息。

　　   公文流转功能　　   ?

登陆公文流转子系统　　   用户进入公文流转子系统后的操作如下:

　　   ①能够看到系统给的公文审批通知信息。

形式以滚动条或其他消息框方式给出。

初始登录用户为集团所有人员并拥有自己的登录名和登录密码。

　　   ②登录公文子系统就要同时打开本登录用户的待审文件列表。

促使用户进入系统就进行审批文件。

　　   ?

公布公文文件　　   集团所有人员都可以发布公文。

用户按照公文的要求发布自己的公文（公文号、标题、内容、发布时间、发布人、附带文档及文档类型）。

每人发布的公文除了管理员有所有管理权限之外只能由自己或已审批过的人查看。

　　   ?

选择审批流程　　   用户自己填写的公文成功提交后,进入到选择审批流程。

流程分为两种:

固定流程和定制流程。

　　   ①固定流程　　   由发起人在固定流程表中选择一个审批流程。

分为:

　　   （a）发起人选择固定流程表中一个审批流程。

　　   （b）若需要对固定流程进行维护（增加、修改）,提供选择固定流程前到固定流程维护界面的入口,并能够返回。

也就是说用户在选择固定流程时,可以先进入到固定流程维护界面进行维护,然后返回选择界面选择一条固定流程。

　　   ②定制流程　　   发起人发起公文后或上一个审批人审批完后,按照先部门后人员选择下一步的审批人,完成后提交。

　　   ?

查看审批文件状态　　   发起人可以对自己发起的公文进行维护,维护类型如下:

　　   ①查看:

查看本人发起的公文的审批情况。

　　   ②前置:

本功能提供查看的公文是正在审批过程中的文件。

　　   ③删除:

在还没最终审批完成之前,对本人发起的公文,进行作废处理。

审批人可以对自己审批的文件进行查看。

　　   ?

审批文件并选择下一个审批人　　   用户进入到公文子系统就直接审批文件,若本公文审批流程为固定流程,则审批后提交完成,若审批流程为定制流程,则如同上面选择审批流程功能模块中的“定制流程”。

　　   ?

查询历史文件　　   历史文件为已经完成最后审批的文件。

　　   所有人都只能查看自己发起或者审批过的历史公文信息,但不能进行修改。

其他人发布的文件自己又没进行审批则没有权限查看。

历史文件的删除操作由管理员进行。

作废处理的文件只能由管理员才能够查看。

　　   ?

管理员查询浏览文件　　   查找文件描述　　   ①按照一定关键字进行文件查找,提供按公文名称,发起人,发起时间,审批人以及人员编号等查询。

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