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excel01

第一章认识Excel2000

一、启动与退出Excel

1．启动了Windows98之后，便可以启动Excel2000，它的启动一般有三种方法：

（1）单击“开始”按钮，在“程序”菜单中单击MicrosoftExcel。

（2）双击Ｗindows98桌面上的Ｅxcel2000快捷图标。

（3）在Windows98资源管理器中双击Excel文件图标启动Excel。

2．退出Ｅxcel2000方法很简单，只需单击“文件”菜单中的“退出”命令，便可以退出Excel2000了。

二、Excel2000的用户界面

进入Ｅxcel2000后，屏幕上显示的画面就是Excel2000的工作界面，如图（1-2）所示，它主要由以下几部分组成：

1．名称框

显示被选中的单元格或区域名称。

2．公式编辑栏

用来输入和显示运算公式。

3．单元格

用于存放数据（也可输入内容和公式）。

4．行号与列标

用于确定单元格的坐标位置。

5．表选项卡

又称为工作表标签，用于切换工作表。

三、建立Excel表格的基本过程

在这一节，我们学习如何建立一个工资表，它是向单元格输入数据的过程，通常建立一个简单的表格有以下几步：

（一）输入表格名称及创建表头信息

表格名称是Excel表格所必备的，就像人有名字一样，而输入表头信息是建立表格的最基本步骤，它是为一个表格的行和列所取的名称，对行或列数据起解释说明的作用，如图（1-3）所示。

我们按照下面的步骤输入名称及表头。

1．鼠标移到工作表的工作区域，这时光标变成空心十字架，单击Ａ1单元格。

2．输入工作表名称“月份工资表”。

3．选择要输入数据的单元格利用“Tab”键（横向移动光标），“Enter”键（竖向移动

光标）或用“”方向箭头移动光标。

图（1-3）

（二）输入数据

下面我们来完成输入数据的工作，输入之前要先选择单元格，然后用键盘直接输入数字、文本、或其他数据，在输入数据时，为了使输入方便、快捷，下面我们来介绍有关自动填充的几个方面。

1．自动填充相同数据

如：

选定任意单元格，输入数据“１”，并使这个单元格处于选中状态，将鼠标移到此单元格右下角，出现十字填充句柄，便可以任意方向拖动，完成自动填充的功能。

2．自动按序列填充

如：

在A单元格内输入“５”，在Ｂ单元格内输入“７”，然后选定Ａ和Ｂ两个单元格，拖动填充句柄将按等差为２的序列填充。

3．等比填充

我们对于等差、等比这类比较复杂填充还可以利用编辑菜单“填充”菜单中的“序列”命令，打开“序列填充”对话框，如图（1-4）所示，然后，设置“序列产生在”“类型”。

最后，输入步长值和终止值。

注：

步长值即等差或等比序列中后一个数与前一个数的差值或比值。

图（1-4）

4．星期、年份、月份、日期等与时间有关的数据“自动填充”

如，在任意格内输入“星期一”，拖动填充句柄，就可实现从“星期一”到“星期日”的自动填充。

四、编辑表格

我们在建立表格的过程中，偶尔会有输入错误的现象，有时，还需对表格进行修改，所以我们来学习几种常用的编辑方法

（一）修改数据

在输入错误的时候，可以有三种方法修改数据：

１．重新输入数据

（1）单击选中要修改数据的单元格。

（2）重新输入数据。

２．在单元格的内部直接编辑

（1）双击要修改的单元格。

（2）出现光标后，按键盘上的“Backspace”或“Delete”键删除后，重新输入。

３．在公式编辑栏中修改数据

（1）单击选中要修改数据的单元格。

（2）在公式编辑栏内修改。

（二）行与列的插入与删除

我们在进行制表的过程中，经常会出现增加一行（列），或是需要删除一行（列）。

以往的手工制表很难解决这个问题。

但使用Excel就可以很方便地解决这一问题。

在工资表中，如果有人员或是项目的变动就需要做行（列）的插入或删除操作。

例如：

我们要删除刚刚调出的人员的记录，或插入刚刚调入的人员记录，就要用到插入、删除行（列）。

１．删除行　

我们先来删除周同的工资记录，方法如图（1-5）所示。

（1）单击Ａ10单元格。

（2）单击编辑菜单中的“删除”命令。

（3）选择“整行”选项，单击“确定”按钮。

图（1-5）

２．插入行

我们如果要在第五行与第六行之间插入李小丹的记录，方法如图（1-6）所示。

（1）用鼠标左键单击Ａ5单元格。

（2）点击“插入”菜单中的“行”命令。

（3）输入李小丹的所有数据。

五、简单的公式应用与自动求和

在Excel中，假设要统计员工的总工资，则要用到公式，假设员工每旷工一天要扣５元的话，那么，总工资=基本工资＋奖金－事假天数*５－病假天数*５。

Excel中的公式是由以下几部分组成的：

●等号：

表示输入公式，用等号来识别。

●数字：

运算的对象。

●单元格引用：

要引用单元格数据需要输入它的坐标名称。

●运算符：

进行运算的符号有加、减、乘、除等等。

现在，我们要在Ｇ３单元格输入公式并求出第一个人的工资，方法如图（1-7）所示。

（1）单击Ｇ３单元格。

（2）输入公式：

＝C3＋D3－E3*５－F3*５。

（3）按回车键得出计算结果。

图（1-7）

我们现在已经算出一个人的总工资了，但其他人的工资是否要依次输入公式进行计算呢？

可以，但我们还有更好的方法去计算所有人的总工资，如图（1-8）所示。

（1）选定Ｇ３单元格。

（2）移动鼠标指针到Ｇ３单元格右下角。

（3）出现十字填充句柄后向下拖动鼠标，复制公式即可算出其他人的工资。

图（1-8）

最后，我们要对全体员工的总工资进行合计，方法如图（1-9）所示

（1）拖动选中Ｇ３～Ｇ13单元格（我们可以看到多拖动出一个单元格）。

（2）单击工具栏上的自动求和按钮“∑”。

（3）这样，合计结果就显示在Ｇ13单元格内。

图（1-9）

六、保存工作表

当我们做完自己的工资表后，需要将结果保存起来，便于以后查看和操作，保存工作表的方法如下图所示。

1．单击“文件”菜单的“保存”命令，弹出“另存为”对话框。

2．保存位置处选择路径：

ＭyDocuments如图（1-10）所示。

3．在“文件名”处输入“工资表”，点击“保存”按钮。

图（1-10）

课后练习：

制作一个简单的学生成绩表或工资表，来复习建立表格和编辑表格。

第二章创建Excel工作表

我们在第一章，初步学习了Excel2000的基本功能，了解了如何建立、编辑及保护工作表。

这一章里，我们要学习创建Excel工作簿的过程，工作簿是Excel中的一个基本概念，Excel文档就是工作薄，一个工作簿可以由多个工作表组成。

工作簿像是帐簿，工作表就相当于帐页。

图（2-1）是被格式化后的工作表。

图（2-1）

一、Excel中表格中的格式化

在第一章中，我们学习了简单的设置单元格格式化的方法，在这一节里，我们要详细学习它。

（一）设置表格的边框的步骤

1．选中区域（即我们想做多大的表格）。

2．单击“格式”菜单的“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框。

3．选择“边框”选项卡。

4．选择需要的线条颜色及线条样式。

5．点击左侧的内、外边框按钮，即可完成外边框的设置。

（二）设置表格的底纹及图案样式

1．打开“单元格格式”对话框。

2．选择“图案”选项卡。

3．选择底纹及图案样式。

4．点击“确定”按钮。

（三）“对齐”选择卡

选中单元格或区域后，单击右键选择“设置单元格格式”，在“字体”选项卡中选择“对齐”。

1．水平、垂直的文字对齐形式

在这里，我们可以设置文本在单元格中的位置。

如居中，靠上等。

2．自动换行

如果我们想在一个单元格中呈现两排文字的情况，就要用到自动换行。

3．缩小字体填充

指当单元格容纳不下过大的字号时，字号自动缩小。

4．合并单元格

即把几个小单元格合并成一个大的单元格，例如：

制作表格标题时就可以用合并单元格的操作。

（1）选中任意连续的若干单元格。

（2）利用“格式”菜单“单元格”命令，打开对话框。

（3）选择“对齐选项卡”中的“合并单元格”选项，点击“确定”按钮。

（四）“数字”选项卡

在“数字”选项中，有“常规”、“数值”、“会计专用”等样式，这些都是特殊的数字格式，如：

可在单元格中输入￥5000的货币样式，就要用到“会计专用”样式。

（五）改变表格的行高与列宽

我们在输入数据的过程中，经常会出现单元格文字过长，会遮住其他单元格数据的情况。

这时，我们有必要调整一下列宽，而有时字号过大，或者需要在单元格中输入两排数据，则有必要改行高。

改变行高及列宽的方法及步骤如下：

第一种方法：

将鼠标指针移动到行号或列标的中缝，当出现双向键头时，按方向拖动鼠标即可。

第二种方法：

利用格式菜单的“行”菜单中的行高、“列”菜单中的列宽来改变。

如图

（2-2）所示。

图（2-2）

（六）行与列的插入与删除

它有以下两种情况：

1．“Ctrl”键加或跳选不相邻的单元格，利用“插入”菜单的“行”或“列”来插入多行多列。

2．选中相邻的若干单元格，点击“编辑”菜单的“删除”命令，选择“整行”、“整列”，来删除多行多列。

二、管理工作簿

在这里，我们要学习如何管理工作簿，即管理工作簿中的工作表，它包括：

插入工作表、删除工作表、重命名工作表、移动或复制工作表。

（一）插入工作表

1．选中任意工作表标签。

2．单击“插入”菜单的“工作表”命令。

3．这时工作表标签会多出一个。

（二）删除工作表

1．选中想要删除的工作表。

2．单击“编辑”菜单的“删除工作表”命令。

3．弹出黄色的对话框，点击“是”。

（三）重命名工作表

1．单击“格式”菜单，“工作表”菜单项中的“重命名”命令。

2．当工作表标签变黑后，便可直接输入文字。

（四）移动复制工作表

1．移动时只需按住鼠标左键拖动工作表标签即可。

2．复制时需利用“编辑”菜单的“移动”或“复制”工作表命令，打开对话框。

把建立副本前面的对号打上即可。

如图（2-3）所示。

图（2-3）

三、拆分窗口及冻结窗口

单独的拆分操作和冻结操作对于工作表没有太大的意义，我们把拆分与冻结配合使用，以利于观察数据。

例如：

我们要查看一下某集团从1990～2000年的销售额、营业额、与总利润的发展变化以及数据的对比关系就需要用到拆分和冻结窗口，如图（2-4）所示步骤如下：

1．用鼠标拖动水平滚动条键头右侧的小竖杆把窗口分成左右两部分。

2．单击“窗口”菜单中的“冻结窗格”命令，便可使左侧信息固定不动。

3．单击滚动条右侧键头，右侧信息会不断向左移动，这样便实现了冻结窗口的目的。

图（2-4）

撤消拆分窗口与冻结窗口是一个逆操作，只要打开“窗口”菜单，先“撤消冻结”，然后再“撤消拆分”即可。

四、数据表的保护

我们可以通过数据保护，使自己的工作表不被别人修改和删除，步骤如下：

1．选中想进行保护的工作表标签。

2．点击“工具”菜单中的“保护”单中的“保护工作表”命令，打开保护对话框。

3．设置口令，并确认口令。

这时，我们已经完成对工作表的保护了，可以自己试着修改工作表中的数据，我们会发现无法修改，说明工作表已经处于保护状态。

要想对它更改，必须撤消对它的保护，步骤如下：

1．利用“工具”菜单，“保护”级联菜单中的“撤消保护工作表”命令。

2．输入口令（是我们刚刚设的），即可以撤消保护。

五、自动套用格式

在前面的学习中，我们已经懂得了如何设计工作表的格式，但实际上我们还可以套用Excel提供的常用的格式，非常方便地设置工作表的格式。

步骤如下：

1．选定需要套用的格式的范围（区域）。

2．单击“格式”菜单的“自动套用格式”命令，打开“自动套用格式”对话框。

如图（2-5）所示。

3．选择符合要求的格式，点击“确定”即可。

另外，我们还可以通过对话框中的“选项”按钮，选择所需的应用格式种类。

图（2-5）

六、复制公式与单元格引用

我们在第一章中已经介绍了复制公式的方法，通过下面操作，复习一下它的使用。

1．如图（2-6）所示的销售表中，我们先利用公式算出第一种产品的售价。

2．利用自动填充功能来复制公式，即可同时算出所有产品售价。

下面我们来学习一下什么是单元格的绝对引用与相对引用。

在如图（2-6）所示的销售表中，Ｈ4单元格为毛利率值，而在公式中第一种产品售价公式为：

售价=F6*（1+＄H＄4）。

为什么在H4之前会加上$符号呢？

因为所有产品使用相同的毛利率，加上$符号就代表绝对引用，绝对引用H4这一单元格。

而第二种产品售价公式为：

=F7*（1+$H$4）,说明进价是变化的：

F6、F7、F8……是用坐标引用数据，是相对引用。

图（2-6）

课后练习：

自己创建一个商场的财务记录表，通过它复习这一章主要内容，如表格格式，单

元格引用与复制公式等。