工厂物料采购管理.docx
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工厂物料采购管理
工厂物料采购管理
2.1采购计划管理制度
制度
名称
采购计划管理制度
受控状态
文件编号
执行部门
监督部门
考证部门
第1章总则
第1条为规X工厂采购计划的管理，确保编制好的物料采购计划能够满足生产需要并且保证库存物料数量的经济合理，特制定本制度。
第2条本制度适用于工厂采购部在编制采购计划、采购预算时的管理事宜。
第3条采购计划管理的原则。
1．与工厂经营目标一致原则。
2．满足生产经营需要原则。
3．经济合理性原则。
第2章管理单位及部门职责
第4条销售部负责提供已预定的销售订单清单及销售预测计划。
第5条质量管理部、技术部负责提供下期生产计划中各部门工作中所需要的物料清单。
第6条仓储部负责提供仓储物料的存量报表及各种物料的安全库存报表。
第7条生产部负责提供不同阶段的生产计划及生产物料需求清单，并注明各种物料的需求期限及预估价格。
第8条采购部作为物料采购计划的管理单位，负责物料采购计划的编制、采购预算的编制、供应商的认证、采购进度计划的执行及采购计划的其他管理事宜。
第9条财务部负责提供上期或上年度的物料单价、次年度汇率、利率等预算基准，并负责采购部所编制的采购预算及采购费用支出的审核。
第3章采购计划编制要求
第10条采购计划的编制依据主要包括以下七项内容。
1．销售计划。
2．生产计划。
3．其余各部门的物料需求计划。
4．物料库存报表。
5．购买物料的厂商及市场状况。
6．采购计划的历史数据及上期执行状况。
7．工厂资金供应能力及采购预算。
第11条采购计划的编制原则。
1．量力而行原则。
编制的采购计划要严格按照预算执行并考虑到工厂的及时支付能力。
2．适度超前原则。
编制采购计划时要充分考虑物料的先进性，考虑物料的现实需求与前瞻需求，在工厂财力允许的情况下，适度提高采购物料的余量与内在品质。
3．成本经济型原则。
编制采购计划时充分考虑采购物料与其后续成本支出，按照降低采购成本的总要求，合格地确定规格型号等具体的技术参数。
4．物料分类原则。
编制采购成本时需要将采购的物料按照轻重缓急分为不同的等级，对重点物料或急需物料要确保优先安排采购。
5．提高采购整体效益原则。
（1）对采购价格容易随季节变化的物料，编制采购计划时应将其安排在价格处于低谷的淡季进行采购。
（2）对相近或相同的物料采购，编制采购计划时尽量安排一次性采购。
（3）对经过认证能够满足工厂需求的供应商，编制采购计划时尽量将不同的产品安排在一个供应商名下进行集中采购。
6．落实采购预算原则：
采购预算表规定的X围和项目必须列入采购账户，采购物料的数量和资金来源必须与采购计划相对应。
第12条采购计划的内容。
1．采购物料的数量、技术规格、参数及要求。
2．采购物料的价格及供应商。
3．采购物料在生产中的投入使用阶段。
4．采购的全部物料划分模块的标准及每个模块下包含的项目。
5．编制每个采购模块在采购过程中各个阶段的时间表，并根据每个模块的采购时间表确定全部采购的时间表。
6．签订采购协议时所用的合同类型。
7．整个采购工作的协调管理工作。
第13条销售部门及生产部门应在每年12月25日或每月的27日之前将下年或下月的销售计划、销售预测和生产计划、物料需求报送采购部，方便采购部编制采购计划及采购预算。
其他部门的需求计划按照生产部计划的报送转交时间统一报告给采购部。
第14条采购部在收齐所有的物料需求信息后，应根据工厂产品的行业特点、实际工作需要及工厂目前的物料配置，认真分析物料的需求情况，并结合工厂的财务状况对物料的需求采取必要的调整措施。
第15条采购部编制采购计划之前必须根据收集、整理的资料编制采购预算，采购计划的编制要严格控制在采购预算的X围内。
第16条采购部制订出的采购计划草案应征求各个生产车间及相关部门的意见，各生产车间及相关部门根据工作实际情况分析采购计划的可行性并提出建议或意见。
第17条采购计划中每种产品的供应商必须经过工厂的认证，对于无认证供应商的处理如下。
1．在产品上必须注明供应商未经工厂认证，提供不少于两家的备选供应商。
2．编制出详细的供应商认证计划及进度安排，作为采购计划的附件一并报主管副总及总经理审核，但此项事宜不得影响产品的按时供应。
第4章采购预算的编制
第18条工厂的采购预算必须与工厂整体的预算相吻合，不能独立于整体预算之外。
第19条采购计划中的采购预算主要以工厂进行生产和经营所需的原材料、零部件、备件等为主，生产设备和工程材料则另行编制单独的采购预算，不包括在计划期内的采购预算中。
第19条编制采购预算的目标。
1．采购部门凭采购预算进行采购和控制采购用款支出。
2．方便财务部门据此筹措和安排采购所需的资金，保证资金支付的准确性与及时性。
第20条采购预算的编制依据。
1．计划期间生产所需的物料数量。
2．预计的物料在期末的库存量。
3．本期计划末结转库存量。
结转库存量由仓储部门和采购部门根据各种物料的安全储备量和提前采购期进行确认。
4．物料计划价格。
物料计划价格由采购部门根据物料的当前价格，结合可能影响物料价格变化的因素确定。
第21条在编制采购预算时要充分考虑到影响采购预算的因素，其具体内容包括以下六个方面。
1．采购环境。
2．工厂销售计划。
3．用料清单。
4．存量管制卡。
5．物料标准成本的设定。
6．工厂的生产效率。
第22条采购部门要根据物料采购的具体内容，选择包括固定预算、弹性预算、滚动预算、增量预算、零基预算、定期预算等合适的采购预算方法。
第23条采购部应采用目标数据与历史数据相结合的方法确定预算数，并据此编制采购预算草案，递交财务部进行审核。
第24条采购部应与财务部进行协商，在充分考虑到企业的现实状况、市场状况和企业预算整体的基础上，对采购预算草案进行综合平衡。
第25条采购部应根据平衡过的采购计划草案编制正式的采购预算，并报主管副总与总经理审批。
第26条在编制的采购预算中，采购部必须对预算留有适当的余地，以应付可能出现的紧急采购状况。
第5章附则
第27条本制度由采购部制定，其解释权、修改权归采购部所有。
第28条本规定经总经理办公会议审议后，自下发之日起执行。
编制日期
审核日期
批准日期
修改标记
修改处数
修改日期
2.2采购合同管理制度
制度
名称
采购合同管理制度
受控状态
文件编号
执行部门
监督部门
考证部门
第1章总则
第1条为规X工厂对采购合同的管理事宜，做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作，使其符合采购管理的要求及工厂的利益，特制定本制度。
第2条本制度适用于对采购合同管理的相关事宜。
第2章采购合同的编写
第3条工厂采购部是采购合同的对口管理单位，负责工厂采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。
第4条采购合同的编写程序。
1．调查供应商。
在编写合同前，采购部应组织专人对初选供应商中的供应商展开调查，主要调查的内容包括供应商的经营X围、银行资金、履约能力、技术水平、管理水平、产品质量、法人资格、信用等级等方面，以确定可进行谈判的供应商。
2．进行谈判。
采购部应与合适的供应商展开谈判，谈判内容包括采购物料的价格、数量、质量、供货方式、货款支付等方面的谈判，并根据谈判所形成的方案选择对工厂最有利的供应商。
3．拟定草案并评审。
采购部应根据谈判所形成的方案拟定采购合同草案，并交各部门进行评审，同时报送法律顾问审核及总经理进行审批。
4．拟写正式的采购合同。
采购部应根据各相关部门、法律顾问及总经理的意见对采购合同草案进行修订，并据此形成正式的采购合同。
第5条正式的采购合同必须包括以下九个方面的主要内容。
1．合同签订双方的XX、住所和联系方式。
2．标的的全程与价格或报酬。
3．标的的数量与规格型号。
4．标的的品质和技术要求。
5．标的的履约方式、期限、地点。
6．标的的验收标准和方式。
7．付款方式和期限。
8．售后服务和其他优惠条件。
9．违约责任和解决争议的方法。
第6条采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体，表达必须严谨。
第3章采购合同的签订
第7条工厂采购合同的签订原则上由总经理进行签订，但金额在5000元以下的经总经理的授权委托可由采购部经理代表工厂进行合同的签订。
第8条与工厂签订采购合同的供应商必须具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，如果委托别人代签，采购部应审验其委托证明。
第9条工厂与供应商签订的合同必须采用书面形式，其他任何形式的合同视为无效合同。
第10条对于金额在10万元以下的采购合同，可以采用传真的方式进行签订，即工厂将合同拟订好后传送给供应商，供应商进行盖章签字后回传，工厂盖章签字后发给供应商回执，视为合同成立。
第11条签订后的合同由财务部保管采购合同的原件并复印三份，分别交行政部、采购部及法律顾问处进行保管。
第4章采购合同的执行与控制
第12条合同签订后即具有了法律约束力，采购部应及时向供应商发送订货单，使供应商及时准备工厂所需的物料。
第13条采购部应配合质量管理部做好采购物料的进厂验收工作，当所采购的物料不符合合同所约定的质量要求时，采购部应积极联系供应商进行处理。
第14条采购的所有物料都必须附带由供应商提供的验收报告，验收报告中应有供应商相关负责人的签字及公司章。
第15条采购部应建立合同履约的管理台账，对双方的履约进程逐次、详细地进行书面登记，并保存好能够证明合同履约的原始凭证。
第16条对于供应商需要按照样品或图纸加工的物料，如果存在加工过程周期长、变数多、监控过程比较复杂的现象，要求供应商提供进度安排，采购部根据进度安排与供应商进行联络，进行积极的协商，确保物料能够及时运送到工厂。
如果供应商提供的物料将延缓工厂的生产，采购部应减少在供应商处的采购数量并与其他供应商联系，增加采购数量。
第17条在合同的执行过程中采购部要处理好与供应商的关系，将供应商视为工厂的战略发展伙伴，便于在生产旺季加大物料采购时能够及时供应，在生产淡季时能够缩减或取消物料采购的数量。
第18条采购部应本着经济型的原则做好物料的采购进度控制工作，既保证仓库中的采购物料库存最低，同时还能保证采购物料满足生产的需求。
第5章采购合同的修改与终止
第19条在合同执行过程中，因供应商的原因造成无法按量供应的采购物料，采购部经调查核实，可与供应商签订新的采购物料的数量规定，作为采购合同的附件进行执行。
第20条在合同执行过程中，若外部市场环境发生变化（例如原材料价格或工资出现上涨，供应商无法按合同规定的价格交货）采购部可与供应商进行协商，签订新的供货价格的条款，作为采购合同的附件执行。
第21条在合同执行过程中，若因不可抗力导致供应商无法按时交货，采购部经过核实后，可与供应商进行协商签订双方的延期交货规定，作为采购合同的附件执行。
第22条有下列情形之一者，视为合同终止。
1．因不可抗力导致合同无法继续执行，双方同意取消合同。
2．因市场环境或需求的变化一方提出取消合同，由双方协商解决赔偿事宜。
3．出现违背合同条款的状况。
4．逾期没有履行合同约定的。
5．发生符合合同条款中合约解除的事项。
第6章合同纠纷的处理与合同管理
第23条当工厂与供应商所签订的合同出现纠纷时，其一般采取如下处理方法。
1．与供应商协商解决。
2．请第三方协调解决。
3．由仲裁机构进行仲裁。
4．通过法律途径解决。
第24条采购合同的签订人员与资料管理人员要遵守合同的管理纪律，有下列情形之一者，工厂将根据情节的轻重进行相应的处理。
1．泄露合同内容。
2．私自更改合同内容。
3．丢失合同。
4．在合同签订做资料保管中损害工厂利益。
第25条参与采购合同履行与监督的人员违反工厂的相关规定，给工厂造成经济损失和其他损失的，工厂将根据性质与情节轻重对责任人进行行政和经济处罚，情节严重者将依法追究其法律责任。
第7章附则
第26条本制度未尽事宜，依照国家相关的法律、法规和政策执行。
第27条本制度自总经理办公会议审议后执行。
编制日期
审核日期
批准日期
修改标记
修改处数
修改日期
2.3物料采购合同X本
文案
名称
物料采购合同X本
受控状态
文件编号
执行部门
监督部门
考证部门
物料采购合同
合同号：
甲方（需方）：
乙方（供方）：
一、采购标的内容
采购标的表
标的名称
产地
型号、规格
等级
计量单位
数量
单价
金额
备注
合计金额（人民币）
小写：
大写：
佰万拾万万仟佰拾元角分
二、经××工厂（以下简称甲方）与××公司（以下简称乙方）协商，双方达成了一致的协议条款，具体内容如下。
1．合同双方基本信息
合同基本信息表
甲方基本信息
单位名称
单位地址
法人代表
联系方式
主要联系人
联系方式
其他信息
乙方基本信息
单位名称
单位地址
法人代表
联系方式
主要联系人
联系方式
其他信息
2．目的
甲方委托乙方制造本合约中所订购的物品，乙方同意制造符合甲方所提示规格的物品供应甲方。
3．采购价格
（1）合约中所记载的采购单价是根据甲乙双方的协议而订的，并将其固定一年，每年按实际需要由甲乙双方重新协议并修订。
（2）当采购报价决定后，乙方应根据甲方所指定的格式、内容迅速将报价明细提供给甲方。
（3）制造成本显著变动（超过±5%以上（含）），影响到本合约所订的采购业务，导致甲方或乙方希望修订采购单价时，双方应以书面通知对方以作为单价修订及实施日期的协议。
（4）采购单价除双方有特别约定外，是指为甲方的工厂交货价格。
（5）合约中所记载的购入数量，并不表示甲方向乙方保证购买数量。
甲方在本合约有效期间内，可变更采购数量，（予以追加或削减）。
（6）目前合约中采购数量仅是甲方向乙方提供的参考值，合约期满后，如果方所采购的实际数量和该采购数量之间有大幅差异时，双方可以提出要求修改单价并做结算。
4．订货与交货期
（1）甲方依本合约订货单中已载明的交货日期及每次的交货数量通知乙方。
乙方应遵守订货单所载内容交货，除非甲、乙双方在事前以书面形式同意变更订货单的约定内容外，乙方的交货不得与订单的约定内容有异。
（2）乙方对于甲方的订货内容如有异议时，如果是正常的订货，应于接订货单后5日（甲方的工作日）以内以书面形式通知甲方；如果是紧急订货，应于10日（甲方的工作日）以内以书面的形式通知甲方。
若无乙方的书面通知，即表示乙方同意甲方订货单记载的交货及数量。
5．交货
（1）乙方于交货时需附甲方所指定的交货单及甲方指定的货品出库验收报告，并务必于确定交货期限内交至甲方工厂。
（2）乙方应在交货前7日内，以或传真的形式向甲方提供交货计划（内容包括合同号、货物名称、型号规格、数量、重量和体积的约数、交货时间、地点、运输安排）。
甲方应及时做好准备，办妥一切接货手续,在货物到达后48小时内提运完毕。
（3）因乙方的责任导致交货期延迟、必须紧急出货时，所需的费用或甲方用别的方法向第三者发出订货时所需的费用等应由乙方负担。
因此导致甲方遭受损失时，乙方还需赔偿其损失。
若因为不可抗力的导致交货延迟，则乙方无需赔偿或负担其费用。
（4）应甲方的要求必须变更订单所记载的交货期的，应由甲、乙双方协商后，以书面约定为准。
6．验收
（1）乙方所交的货物在入甲方的仓库时，甲方可要求乙方或乙方的协作厂商进行会同检查。
甲方对于检查过的物品，确定品质及数量均合乎甲方的要求，则办理验收手续，并将验收复印件交予乙方一份进行保存。
（2）未经验收的物品，如果在甲方的生产线上或客户处发现品质不良的情况，则责任归于乙方，由乙方负责。
（3）如果物料的外包装完好无损，但箱内设备发现短缺或损伤，应由乙方负责补足或修理，其相关费用由乙方负担。
7．货款给付
（1）甲方给予乙方的货款方式分为预付款、发货款、验收款与质保金四种，币种为人民币。
（2）预付款。
甲方于本合同签署之日起，在15日内，将合同总成交价的20%作为预付款支付给乙方。
乙方在收到上述款项后，以传真形式向甲方确认。
如果甲方不按上述规定准时支付预付款，则交货期做相应的顺延。
（3）发货款。
乙方按合同规定在发货时，将有关运输提单或自提单、商业发票、装箱单和质量证书，以可靠方式寄递给甲方。
甲方收到以上单据的次日起15日内，将合同总成交价的40%，作为发货款支付给乙方。
乙方在收到上述款项后，以传真的形式向甲方确认。
如果乙方采用汽车运输，则发货款在乙方货车到达甲方指定地点后给付。
（4）验收款。
在采购物品通过甲方的验收之后，甲方在15日内，将合同总成交价的30%，作为验收款支付给乙方。
乙方在收到上述款项后，以传真的形式向甲方确认。
（5）质保金。
甲方将留取合同总成交价的10%作为乙方供货的质保金。
若乙方所供应的物料在12个月内无质量问题或后续服务到位，甲方将在到期后全额支付给乙方，乙方在收到上述款项后，以传真形式向甲方确认。
（6）甲方和乙方应以书面方式相互通知各方的开户银行、账户名称、账号。
开户银行、账户名称、账号如有变更，变更一方应在合同规定的相关付款期限前20天内以书面方式通知对方，未按时通知或通知有误而影响结算的一方负逾期付款的责任。
8．货物所有权的转移
乙方运送的物料到甲方指定地点经甲方验收后，物料的所有权从乙方转移到甲方。
9．质量保证
（1）乙方对所交货品保证品质符合甲方所要求的式样规格。
（2）乙方交给甲方的货物自所有权转移后12个月以内（除非甲、乙双方另有协议而有其他保证期间），当甲方发现有品质不良、数量不足或其他隐藏性瑕疵时，处理如下。
①若是归属乙方的责任的，甲方应立即将不良内容通知乙方，并可要求更换不良品、补充不足数量、整修瑕疵品、要求减价等，以减轻甲方损失。
②若是由甲方的人为使用不当及不可抗力造成的损失，乙方不负有任何责任。
（3）发生上述第①项的瑕疵致使乙方必须再次出货时，其有关再出货的各项费用由乙方负担。
甲方如果因此而蒙受损失，可向乙方要求赔偿损失。
10．订货数量的取消处理
（1）甲方由于生产调节或市场环境等原因需要削减或全部取消订货量时，应立即和乙方进行协商，并由乙方调查甲方实际状况，若确实有补偿的必要时，甲乙双方共同协议补偿的金额支付给乙方。
①有关于乙方已交的数量或已制造完成品，除非有特别约定，甲方以合约中所定的采购期间为限，核算货品价格。
②在取消订单前，乙方也已准备完毕，或乙方已向第三者订货完毕且已无法取消、转卖或留用的材料，除非有特别约定外，甲方以以合约中所定的采购期间为限，核定原材料的金额。
③核算半成品时，应包括材料和投入的人工费用。
（2）除上述条款，乙方不得向甲方提出其他的资金偿付或赔偿要求。
11．规格变更
（1）甲方基于设计上或现实需要进行规格变更时，乙方有义务配合物料的对应变更，按照甲方提供的新的规格及要求进行生产或备货。
（2）规格变更而导致物料价格变动时，依据甲方的管理办法另行处理，本合约不作说明。
12．报告义务
（1）甲方可随时请求乙方出示乙方公告的财务资料，或对其财务情况及营业状况等加以说明或迅速提交有关的报告书，乙方不得拒绝。
（2）乙方的事业发生重大的变更或有发生变更的可能性时，应立即将其内容通知甲方。
（3）甲方在本合约有效期间，甚至终了后，因前两项所得知乙方营业上或财务上的XX等事实，保证不泄露给第三者。
（4）甲方有权知道合约中采购物料的生产进度或备货进度，对于甲方的调查，乙方需提供详尽的资料，不得拒绝。
13．合约的终止
（1）甲方或乙方经协商中途终止合约时，需提前3个月通过书面通知对方，经双方协议才可终止合约。
（2）中途终止合约时，已确定物品的合约仍继续有效。
（3）发生下列情形或有充分的依据说明有发生下列情形的迹象时，双方经过书面通告后，合约自动终止。
①违反本合约条款的任何一项。
②无正常理由而在期限内确定对方无履行合约的迹象时。
③一方受到强制执行或销税滞纳处分、其他法律的处分或有工厂重整、清算手续开始或做破产的宣告时。
④发生资金减少、停止营业或业务转让、变更、合并的决议时。
⑤受到停止营业、吊销营业执照或营业登记取消的处分时。
⑥签发的票据遭受退票止付时。
14．违约与赔偿
（1）如甲方不按照本合同第7条规定准时支付款项时，应从最迟付款日的次日起，每日向乙方偿付逾期付款部分总值的0.5‰作为违约金。
此项违约金额以逾期付款部分总值的5%为限度。
（2）如乙方不按照本合同的规定准时交货，乙方应从最迟交货日的次日起，每日向甲方支付延迟交货部分货款的0.5‰作为违约金。
此项违约金额以逾期移交设备部分货款的总值的5%为限度。
（3）如因乙方的原因导致合同没有到期却终止时，乙方除赔付甲方的全部预算款外，另赔付给甲方总订货金额的20%。
15．合约的修订
本合约的修订必须由甲乙双方的法人或合同签订人共同协商一致，否则视为无效修订。
16．有效期限
本合同的有效期间是自合同签订日开始，以1年为期。
但在期满前2个月，双方均无书面表示异议者，自合约期满日开始，则自动延续1年。
17．争议的解决
（1）本合同及其修订本的有效性、履行和与本合同及其修订本效力有关的所有事宜，将受法律管辖，任何争议仅适用我国法律。
（2）甲乙双方因合同的解释或履行发生争议时，首先应争取通过友好协商解决，该协商应在30天内解决。
（3）协商不能解决时，合同的任何一方可将争议提交本地仲裁委员会，并按该委员会的仲裁规则进行仲裁。
（4）甲乙双方对仲裁结果不满意时，双方同意以××人民法院为第一审查管辖法院，通过法律途径解决。
（5）争议进行仲裁期间，除争议事项外，甲乙双方应继续履行本合同中规定的各自义务和权利。
18．本合同一式两份，合同盖章生效后，甲乙双方各持一份。
甲方：
乙方：
签字：
签字：
盖章：
盖章：
年月日年月日
编制日期
审核日期
批准日期
修改标记
修改处数
修改日期
2.4工厂采购管理流程
2.5采购作业管理制度
制度
名称
采购作业管理制度
受控状态
文件编号
执行部门
监督部门
考证部门
第1章总则
第1条为加强对工厂采购的管理，规X采购工作，保证生产的供应，控制采购的成本，特制定本制度。
第2条本制度适用于采购部人员在进行采购作业时的相关行为。
第3条采购工作的目标如下。
1．根据工厂生产的需求做好物料采购工作，保证生产物料的供应。
2．在保证物料供应的前提下控制采购成本。
3．处理好与供应商的关系，优化工厂的供应渠道。
第2章物料请购管理
第4条工厂的各物料请购部门应根据部门本身的职权向采购部提出请购申请，具体职权划分如下。
1．生产部，：
请购计划期间的用料或常备用料。
2．仓储部，请购预备物料或其他物料。
第5条请购单的填写。
1．用料部门的经办人员根据用料的预算及库存状况填写请购单，填写时要注明物
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