如何当好会议秘书.docx
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如何当好会议秘书
如何当好会议秘书
第26招如何当好会议秘书
如果公司要召开事务会议或专题讨论会议，而你被邀请作会议秘书的话，不要皱眉，这可是一次让你露脸的好机会，并非是一件令人烦恼的事。
那么，怎样才能轻松地当一个会议秘书呢？
作个会议计划，弄清谁是谁，谁坐哪儿。
一般情况下，没有人会在发言时逐字逐句地念发言稿（如果确实有人那样做的话，你可以用录音机录下来，随后再把它整理成文字），但是大家还是希望你能把他们作出的决定很好地记下来，同时，每个人也都希望你能很好地记下他们的见解。
要把自己当做会议主席的工作伙伴。
所以，要干好这份工作，你首先得是一个良好的记录员，其次对会议过程要态度客观冷静。
会议通知
公司：
委托人：
起草人：
时间：
审核人：
时间：
会议目的：
时间：
与会人员：
会议类型（含电话会议）：
会议记录/议项：
议项
提议人：
时间：
会议计划实例一则
承蒙ToucheRoss公司允许使用，作者在此深表感谢。
提示
“用不同颜色作记录，且前后保持一致——我们用粉红色笔来记录时间，绿色笔记录议程，桔黄色笔记录需要引起注意的事。
另外，每次会议都准备好委员会手册或协约参考材料，也会很有用。
”
——苏扎恩·戴维森（SuzanneDavison），行政官员
第27招如何主持好会议
在有些公司里，你永远都不可能用电话找到你要找的人。
他们不是在开会，就是有事缠身。
经理们最典型的一天中，有70%的时间花在会议上，而其中有1/3的会议很有可能是无关紧要的。
不管会议听起来有多么可怕，大多数无非是那些老套套，可以休身养性，就像外表花哨而无实质内容的劣等食物一样。
所以，既然我们每个人都希望会议变得理想有效率，那
么我们为什么不在此作一番讨论呢？
通往理想会议的一个途径是你自己来主持会议。
如果你很少主持会议或者曾有不良习惯的话，不妨考虑以下几个如何主持会议的要点：
1.这个会议是否非开不可？
用一个备忘录或一个告示是否就可以收到同样效果？
“周一晨会”如果没有什么东西需要讨论，就坚决取消；
2.将与会人员限制到8人以下。
删掉不发言只旁听的人。
那些只是因为必须列席而坐在那里的人，就像上课调皮捣蛋的孩子一样，只会扰乱会议或分散大家的注意力；
3.会议主题鲜明。
并就此主题与所有与会人员充分交谈；
4.约定会议开始与结束时间。
如果为在某项重要议题上达成决议而需要补时的话，要和所有与会人员商量究竟还需要多少时间才能结束。
如果大家达不成一致意见，就不要再补时讨论；
5.合理安排议程时间，各项议程长短适中，分出先后主次。
手腕里面戴块手表，以便需要时可以悄悄看一眼，掌握一下时间；
6.不要在桌上放文件。
所有文件应该事先就发下去，使大家有足够时间进行阅读和消化。
篇幅较长的文件或那些含有大量数据或详细情况的文件要相应附一份简短的内容提要。
要与会人员知道你为什么要发这些文件，又希望从他们那里得到些什么观点、决议或行动；
7.准备要相应充分。
送来的文件要全部阅读，两个会议之间的空闲时间和人们交谈一下，建立沟通桥梁，收集一些证据和信息。
用实例告诉大家，你希望其他每个人的会议准备工作也能达到这样一个标准；
8.鼓励参与精神。
让大家明确你选了这些人，就是让这些人都参加到讨论中来，不允许出现沉默现象；
9.排除“还有别的事吗”这句话。
如果公司的门廊塌了，或公司已经破产了，或者财务经理和清洁女工私奔了，这些事都不言而喻，无人不知。
“还有别的事吗”这句话是用来引导大家提出不同意见的提示语，或者是在大家都已疲惫不堪时，点点头便表示同意某个决议时用的；
10.如果会议因故取消了，理所当然要通知每个人。
但是如果有人没接到通知来开会了，那你就应该在会场上说明取消原因并向他们道歉。
提示
禁止“二次会议”。
如果有人以没有参加上次会议为由，提出要就某事再讨论一次的话，你一定要态度坚决——就是不允许。
想好对付这些令你尴尬的委员们的办法。
实在不行的话，就拿出你的绝招——“主席决定权”。
第28招如何主持面试团工作
让自己在进行面试时显得有权威，同时给候选人和面试团成员鼓劲使其充满自信。
主持不当会使整个面试失去控制，或者面试时间被某个面试官占用，也可能出现不公正或非法提问，候选人可能会感觉受到了恫吓或其表述没有受到公正倾听的待遇。
这些对你的专业形象来说都是不好的消息。
以下是一个百试不爽的“40分钟长、3人面试团”的面试计划，供你参考：
话题时间提问人
·融洽气氛，打破僵局2团长
·介绍2团长
·引导提问5面试官
（1）
·CV提问7面试官
（2）
·技能/专业提问7面试官
（1）
1个主要问题和/或2～3个次要问题
·思维过程/解决问题办法提问7面试官
（2）
1个主要问题和/或2～3个次要问题
·眼力看法提问3面试官
（1）
·为什么我们要面试2团长
·为什么你来面试2面试官
（2）
·还有什么问题2团长
·下一步是什么，谢谢1团长
有经验的面试官从来不打无准备之仗，他们的真正辨别力在于他们对所有这些都早已耳熟目悉，他们知道怎样去伪存真。
提示
“对所有材料要反复阅读，对一些最重要的关键部分和相关问题要作一些笔记。
了解你的面试团成员并知道怎样发挥他们的作用。
如果面试已变得无力，或者你感觉自己不能判断面试人的真实才能，就稍稍改变一下面试形式，问一个出乎他意料的问题，比如：
‘有人说，有两种人能在面试中获胜：
能说会演的，和不能说不会演的。
你觉得这句话对你的这次面试适用吗？
’”
——詹妮弗·鲍顿（JenniferBowden）,人事管理咨询专家
第29招如何当自愿组织团体的头儿
个人的政治观点即使在最文明的组织团体中都可能成为异端。
无论是在居民联合会、石油消费委员会还是在公司滑雪俱乐部里，要树立一个自愿团体领导者的形象，就牵涉到一项综合能力：
领导技巧和使具有迥异的性情和不同个人政治观点的人们能和平共处，形成一个工作团体的能力，不能“窝里斗”。
在一个自愿组成的团体里，所有成员都想知道他们能给这个团体带来些什么。
所以在聚
会前，你要做大量的辅助性准备工作。
作为领导者，你要知道他们来参加的动机是什么，要务必使每个人的时间、技术和才能得到充分的利用。
而最重要的一点则是，对他们作出的贡献，你要对他作私下和公开的道谢。
“一个内阁想生存下去的话，必须给人留下一种印象，即在作决定时，明确、干脆而不妥协，此谓政府。
而民主者，即速战速决也。
”
——克莱蒙特·艾德礼ClementAttlee,1883—1967，英国首相［1945—1951］，工党领袖〔1935—1955〕，对英国大工业实行国有化，并创办国民保健事业——译者注。
（ClementAttlee）
提示
一个委员会通常喜欢感觉到他们属于某个特殊团体，且其领导人富有风格，并具有能使大众拥戴的领袖气质。
好好体会一下这句话。
第30招把参加会议作为发展事业的好机会
下面这个“10点计划”适用于任何会议，尤其是这种会议：
你在其中的作用还不十分明显，但需要反映出你的专家气派、自信和竞争能力：
1.提前到达会场，充满自信地步入；
2.挑选明显位置，确保能看见主席的眼睛。
占据合理空间，坐姿放松，但保持警觉，注
意观察、倾听；
3.务必较早发言；
4.发言观点明确，用词准确，开门见山；
5.一句一事；
6.大胆提出自己的见解，不要闷在心里（不然你坐在那里干什么）。
睿智、笼统、概括——把细节留给大家去发挥；
7.语气坚定、语音低沉，必要时放声陈述；
8.对另外一个人的发言或报告作一下你的评论——如果你担心自己的发言在大家心中不够分量；
9.掌握什么时候是留下印象的好时机——何时插一句，何时站出来；
10.及时离开。
除非你想利用这次机会征求某人的意见或和某人讨论某个问题，不要在会场继续逗留。
如果有人想找你说话，不妨以“还要去某地”或“还要见某人”为由推之。
提示
检验一下你的不安全程度。
如果被邀参加某个会议，问一问自己，如果你不去又会怎样。
如果你必须去，务必清楚这是你发展事业的一部分工作：
●学点东西——你在其他地方得不到的最新消息、独到见解，甚至闲言碎语；
●提高自我；
●给人留下你的印象；
●提高你的知名度。
第31招加入专业团体
专业团体成员资格不光是一个能给人以深刻印象的头衔，更是衡量你的竞争能力和信誉大小的尺度。
如果你是某个专业团体的成员，那么你便有资格向其他专业人士征求意见，或与其进行探讨和交往。
这些都是参加专业团体的一般好处。
但是许多专业团体加入要求都很严格，它们也不是惬意的俱乐部。
由一些高级专业人士组成的审查团对你的资历进行评估检查，这样获得的成员资格比只经过考试更能获得人们的信任和尊敬，因为这表示你确实有能力做这份工作，而并非纸上谈兵。
如果你加入了一个或几个专业团体，这表示你拥有了一张或几张专业证明，在一个竞争激烈的社会里，这可是使你面试获胜最有用的东西了。
如果你必须参加某个会议，就给自己定几条基本规则。
弄清楚自己在会议中担当的角色，你的职责与权限。
你能给这个会议做些什么？
如有必要，向会议进行陈述与再陈述。
找出担当这一角色的任务和前景。
如果你作为某利益团体的代表，应避免光讲该利益团体的路线政策。
如果人们已经知道你要说些什么的话，你又何必再浪费大家的时间呢？
你完全可以按自己的长相剪一块硬纸板，手上举一面横幅，上面印有你所属利益团体的路线政策，然后把它支在你通常的座位上，而你本人则可以逛大街去了。
提示
不要反复唠叨旧话题。
它太令人厌烦，听者“一只耳朵进，一只耳朵出”。
第32招如何当好助理
助理的作用和主管的作用差异不是很大，但与主管相比有其本身一些特点，两者还是有明显的区别的。
助理的存在是为服务于某个团体，使其更容易达到预定目标。
方法是通过使团体中所有的成员能感到并促使其感到平等、有作为、被认可，要让他们确信这个团体存在得有意义、有目的。
会议助理的工作是检查会议的客观环境是否妥当，会议的时间安排是否合理。
要能起到这种作用，需要业务成熟，并能在需要时保持沉默，必要时慷慨陈词；要仔细倾听，紧随会议讨论的主流，并能掌握人们潜在的思想和情感。
在做到以上要求的基础上，助理不能支配、领导这个团体或擅自作出决定。
管理咨询专家卡罗·提埃叶（CaroleTietjen）和彼得·沃尔科（Peterwalker）用了这么一个从种子发芽到开花结果的比喻：
辅助管理
种子
议事日程
花盆
会场安置及其环境
堆肥
由会上所有想法组成的肥沃的介质
发芽
讨论并大量意见的形成
培土
对各种意见的评估并选出最佳方案
开花
达成共识并产生出广为接受的结果
提示
一个好的助理有助于把事办妥，但不当操纵者。
第33招如何主持小组会议
在一个以良好工作结构行事的无级别组织里，留下你的业绩意味着参加某项工程，有时作为工程小组组长，有时作为小组成员。
而要领导一个小组，就意味着你的专业可靠性将受到顾客和小组内部成员的检验。
现代公司有了更多的以不同形式出现的小组，包括：
●自我管理工作小组；
●工程小组；
●问题解决小组；
●创造小组；
●管理小组。
小组会议主持人的作用是激发整个小组，使其向一个共同的方向努力。
如果你发现自己正起着小组工作主持人的作用，负责主持小组会议，而且你刚任职不久的话，以下这些指导准则应该对你会有所帮助：
1.务必使每个人都有所作为，不允许有人闷闷不乐或缄口不语；
2.要求提出具体想法，不允许没完没了不着边际地漫谈；
3.思想开明，不然你可能会错过最佳方案；
4.不要紧张不安，或怒气冲冲；
5.态度积极，用语积极；
6.允许花时间进行讨论和反映问题，但要以该工程工作为中心；
7.评估工程进展情况，找出弱项与强项；
8.对取得良好进展的工作要趁热打铁，加强巩固。
务必使每个人都明白哪些地方需要改进，并就改进方案达成一致意见；
9.注意小组每个成员的贡献，谁在哪个方面起到作用。
有的人在好几个方面起作用，有的人则致力于一至两个方面。
注意观察你掌握着那些人的情况，以及他们的行事方法。
当你了解了小组的内部关系时，你就可以更有效地利用这股综合力量。
注意掌握推拉管理方式。
提示
做个大方的组长。
如果你是某个工程的领导人，你赚的工资必然比大家多，那就要在工作出色的时候犒赏一下大伙，即使是偶尔的也行。
请大伙出去吃顿饭，晚上请大伙去玩卡丁车竞赛，或者白天请大伙去一个兴旺发达的农场欣赏一下田园风光等等，这些主意都极富想像力，也显示出你的大方慷慨，并且远比仅仅在收工后请大家喝杯啤酒更能提高你的威望。
第34招如何当好小组成员
随着传统的组织结构金字塔的崩溃，越来越多的职员将直接从事决策过程的日常工作。
要当好一名小组成员，就意味着能独立工作，对你的具体任务负责，并按时保质保量地完成小组分派的工作。
要主动接受计划指令，并注意你和他人各起到什么作用。
下面这些事中，你做到了哪些？
●赞扬别人；
●维护和谐；
●化解矛盾；
●抚慰感情受伤者；
●阻止变故；
●使小组乐观向上；
●遵守小组的时间安排；
●遵守小组的事务安排；
●推动小组取得成果；
●编制目录，作下笔记；
●宣传自己的想法；
●为坚持原定计划还是灵活改变方法出谋划策。
提示
在其他人面前，对自己发挥的作用不要过分谦虚，因为这是你的力量之源。
但是在特定环境下，也要作好收缩你起到的作用的准备。
第35招如何做小组展示
有时候，某位外面的顾客或者自己单位的某个管理小组会要求你们小组展示一下自己的工作。
这时，小组的形象和专业信誉千万不能受到损害。
因此，花点时间对展示工作作个计划是值得的。
你们必须事先开个会，讨论一下工作展示的要点和方法，让他们听些什么，看些什么，以及每个人的作用和职责，这些都要达成一致意见。
千万不要草草地带着参观人员匆匆转一圈便完事大吉，这样是致命的，显得你们很不协调，也不专业。
对展示工作的步骤拿出一个方案来，然后讨论一下采用什么道具和设备；安排好发言顺序和时间，商量好发言
要旨及辅助材料。
选一个人，负责维持秩序，决定由谁来回答哪个问题。
小组每个成员都要认真做好自己的准备。
在展示时，不要在参观者面前互相争论或表示不同意见，每个人只能回答事先商量好的涉及他本人特长的问题。
别人发言时，要作一些形体语言暗示，不要有烦燥、愤怒或不以为然的表情。
若有这种现象，事后要点名批评。
为使大家更像一个小组，要事先商量好着什么装。
大家不必非穿统一的制服不可，但如果大家能达成一致意见，着装能显示出一定程度的统一性，以暗示出自己小组的精神，同时又能显示出每个人的个性、角色、专长，这样会更好——比如，款式一样但颜色不同的上装；为本工程特别设计的男士领带和女士围巾；清一色的深蓝色裤子。
提示
在所有的辅助材料、幻灯片、OHP醋酸纤维制品和文件材料上使用本小组的名称或工程的代号，可以加深别人对小组特性的印象。
第36招不做外行人
要想在技术培训班上给人留下印象，就意味着你得让人感到完全是你自己想去的，而并非上司“送”过去的；就意味着你要显得愿意学习，而且准备聚精会神地去听讲，以学有所成；就意味着你要不懂就问，细心观察。
而说一些与主题不相关的话，做一些捣乱的事儿，或者扯七扯八地瞎提问，就会使你自己显得很愚蠢，使别人厌烦，并使老师怒火中烧。
要积极思考，上课准时、不迟到，穿工作服（除非要你穿便装），要让自己显得对什么都感兴趣——即使你内心根本提不起丝毫兴趣。
只有这样，你才可能会学到一些东西，或者碰到一些
有意思的人。
扯七扯八，冗长而晦涩的陈述，尤其是那些离题十万八千里，或敷衍搪塞的话，或是老生常谈，真是令人吃不消，相信没有人愿意听他“瞎白乎”一个字。
不分场合。
听说有人在大家讨论着门廊艺术展时，竟然把话题扯到什么校园停车场的安全问题上去了。
安全问题固然是个严肃的问题，可他选的场合显然不太合适，因此那些本来可能会同意他观点的人，也早改变主意了。
说话紧扣讨论主题，语言简洁明了，立场坚定鲜明，说完后就坐下，这样你就一定能在大家心目中留下一个好的声誉。
而如果你的话已经引起了大伙的兴趣，自然马上会有人来接上你的话茬。
提示
在一个理想的团体中，其领导会和下属一起工作，以准确地掌握下属们的培训需求。
下属们则理解他们为什么要接受培训，并清楚他们要达到什么目的。
最重要的是，大家都想学习。
第37招办一个令人难忘的培训班
很多人并非专业培训师，但有时他们也会被要求为他们的同事们办一个培训班，有的与其专长技能有关，有的是为了具体实施新的规则或适应新的系统，有的则是作一个涉及法律事务的公司商业局势最新报告。
怎么办？
互相影响
一提起成人教育，我们便会想到“边学边干是惟一途径”。
对所有参加培训班的学员，必须在参训期间积极参与，否则他们就会对培训材料日渐生厌，最终连你给他们作的展示都会充耳不闻、视而不见。
学习方法要多样化：
游戏、模拟试验、一问一答、小测验、分组讨论、案例分析、放映录像等等不一而足。
在自我介绍、打破僵局和建立融洽关系3个步骤上一定舍得花费时间（参见第38招）。
有侧重地设置培训课程
培训课程只能包括必不可少的科目，一定不要多。
找出学员们已经掌握了哪些知识，在此基础上再去选择培训课程，这很管用。
培训前先进行一次摸底测试，这会有助于了解学员们的学习兴趣和能力召集1/8的学员，和他们聊一聊，知道他们想学点什么东西，然后根据这个再去设置培训课程。
你也可以准备一些书面材料让他们带走，使他们能回去后专心地填写。
提示
我们能用所有的感觉器官学习。
所以，在学习新知识时，除了用耳朵和眼睛外，为什么不用用我们的鼻子、嘴巴和手呢？
第38招建立融洽的关系
大多数专业的培训师都认为，其培训是否成功，取决于他们能否在与学员们见面几分钟后便建立起融洽的人际关系。
同样，如果你是一位业余的培训师，你也必须和大家迅速建立良好的人际关系。
尽快掌握每个学员姓什么，让每个人都知道别人的名字是什么，并用名字直接互相称呼，这样能使大家很快安定下来。
一个小小的游戏节目或者练习，可以帮助大家习惯使用彼此
的名字，这样可以避免因叫不出人家不常见的名字而产生不必要的交谈障碍。
一个很管用的办法便是鼓励学员们在介绍自己不太常见的名字时，和大家熟悉的一个名字建立某种联系。
有一个学员就曾这样做过，他使大家很快便记住了他那难记的名字，我也对此非常感激。
他说：
“我叫郭拉，把劳拉的劳换成郭就得了。
”在英文名字中，郭拉（Guora）很少见，而劳拉（Laura）则很常见——译者注。
提示
“融洽的人际关系——一离开家门就要时刻记住！
”
——梅尔·布兰金（MáireBrankin），牛津大学高级经理培训部
第39招举办一个研讨会
第40招宣传自己，提高知名度
第41招不要宣传过度
第42招警惕专业落伍
“我实在没有时间读这份报告”，“我实在不知道他们已经把这种药从名单上划去了”，“我不知道密码已经更改了”——再没有什么比你对应该知道的东西一无所知更显愚蠢的了。
同样，生产一些没有市场的产品或提供没人想要的服务，也一样愚蠢。
有专业信誉和掌握当前知识是专业形象的两个重要组成部分。
专业信誉是你的保证办法。
花点钱，务必使自己了解你赖以生存的直接专业领域内发生的事，要紧跟形势。
一定要弄清你所做的，是你的公司或部门之所需。
经常阅读本行业专栏文章，多利用你的联系网络。
提示
培养一种直觉，知道何时你的核心专业已经魅力不再，并及时调整、转向或顽强坚持。
第五章公共场合：
做个受欢迎的公司人
一个演说者最常见的问题是不能和听众建立融洽的关系，这最有可能是由于演说者过于注重了演说的内容引起的，其次是由于过分自信或缺乏排练。
在商业事务中，有的人过段时间就得作一次演说，尽管通常不需要很长，但对他们的事业来说却可能很关键。
∙第43招如何作好工作事务演说
∙第44招如何避免演说失败
∙第45招让各种设备成为你的朋友
∙第46招改进视觉形象，提高演说技能
∙第47招沉着应战不要紧张
∙第48招自我介绍：
30秒的口头签名
∙第49招多说“谢谢”，收获惊喜
∙第50招如何主持大会
∙第51招如何在大会上发言
∙第52招在会议上要表现积极
∙第54招不要吝惜你的掌声
∙第55招行善：
从身边小事做起
∙第56招好消息要告诉每个人
∙第57招坏消息说得要谨慎
∙第58招树立值得信赖的形象
第六章出差：
细微之处，彰显形象
出差可能非常惬意，也可能是场恶梦。
但是只要经过周密的计划和明智的研究，就能除去所有出差路上的障碍。
如果你有任何不清楚的地方，一定要毫不犹豫地拿起电话来，问一个有过此种经验的人，他会给你满意的答案。
你不会显得愚蠢，只会让你看起来有头脑。
∙第59招让出差变成惬意的事
∙第60招出差也要形象完好无损
∙第61招个人安全很重要
∙第62招手帕上打个结英国俗语，指提醒自己，类似于中国南方俗语“裤带上打个结”——译者注。
∙第63招会工作，会休息，会娱乐
∙第64招多多照顾外国客户
∙第65招出国时积极学习当地文化
∙第66招出国时尽量使用当地语言
∙第67招有效拓展交际网
∙第68招参加职员聚会时：
依样画葫芦行事
∙第69招组织一个漂亮的聚会
∙第70招担任本单位的
∙第71招积极参加各种仪式
第七章沟通：
职业形象的直观代言
“一份理想的履历会让我感到其背后确实立着一个人，能感到他的真实想法，能告诉我他获得了哪些成就，以及他是如何获得的。
任何人想玩小花招，立马就被扔进垃圾箱。
”
——德比·沃尔科（DebbieWalker），毕业生人事经理
∙第72招掌握打电话的技巧
∙第73招听电话也分水平高低
∙第74招认识听电话的障碍
∙第75招让自动电话应答器做你的管家
∙第76招更快捷的信息传递方法——使用传真
∙第77招不要随便使用手机
∙第78招理想的联系途径——加入Internet
∙第79招名片是地位的标志
∙第81招履历是有效的自我推销工具
∙第82招如何写“强力”求职信
∙第83招如何填写求职申请表
∙第84招如何写报告
∙第85招尽量发表几篇文章
∙第86招怎样提高写作技能
∙第87招做一个事业发展证明夹
∙第88招做一个剪贴报夹
∙第89招拍一些漂亮的照片
∙第90招做一
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